November 2015 Paul Feenstra KAM Manager. Communicatieplan CO2 prestatieladder

Transcriptie

1 November 2015 Paul Feenstra KAM Manager Communicatieplan prestatieladder

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2 2. Communicatiedoelstellingen 2 3. Doelgroepen Stakeholdersanalyse Doelgroepen intern 3 3.3Doelgroepen extern 4 4. De communicatiemiddelen Communicatie uitingen 5 5. Planning 5 6. Overige zaken 6 Pagina 1 van 7

3 1. Inleiding Dit communicatieplan beschrijft de wijze waarop de Burgland Vastgoed Groep, bestaande uit Burgland Vastgoed B.V., Bouwbedrijf De Vries en Verburg B.V. en Burgland Projectontwikkeling B.V., haar beleid, ambities, prestaties en maatregelen op het gebied van milieu en reductie zowel intern als extern kenbaar maakt De communicatie is niet eenmalig, maar structureel van aard. Uiteindelijk moet al deze communicatie gaan leiden tot een win-win situatie voor zowel ons bedrijfs als onze medewerkers, opdrachtgevers en potentiële klanten. Met elkaar dragen we zorg voor het monitoren van de veranderingen binnen de carbon footprint en de milieuaspecten en de effectiviteit van ingevoerde reductiemaatregelen. Het is onze taak om deze verkregen inhoudelijke input te vertalen in toegankelijke teksten en illustraties. Na overleg met de Directie zullen de resultaten zowel intern als extern worden gepubliceerd. 2. Communicatiedoelstellingen Algemeen De communicatie omtrent de milieuaspecten (met name reductie) moet bijdragen tot bewustwording (kennis), veranderingsbereidheid (houding) en vermindering en verbetering (gedrag). Daarnaast moet de communicatie ervoor zorgen dat stakeholders en derden inzicht hebben in onze milieuaspecten en - prestaties. Er wordt al regelmatig op diverse trainingen, overleggen en in bedrijfsberichten gesproken over milieuprestaties. Deze maken al geruime tijd deel uit van onze Kwartaalmetingen. Bij de interne medewerkers moet vóór 1 juli duidelijk zijn: Wat de ambities inhouden; Welke milieuaspecten relevant zijn; Dat er sprake is van belangrijke, noodzakelijke ambities en reductiemaatregelen; Dat alle aangekondigde reductiemaatregelen en milieumaatregelen niet vrijblijvend zijn, maar dat er altijd een inspanningsverplichting geldt voor de medewerkers die dit betreft. Onderstaande items zullen na certificering vast opgenomen worden in de processen: Het milieu-en beleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf; Het huidig energie- en brandstof verbruik en de trends binnen het bedrijf; Het effect van de genomen maatregelen omtrent -uitstoot en overige milieumaatregelen. Pagina 2 van 7

4 3. Doelgroepen 3.1 Stakeholderanalyse Voor de Burgland Vastgoed Groep zijn de medewerkers, opdrachtgevers en bevoegd gezag de belangrijkste stakeholders. Deze groep heeft veel invloed op en veel belang in het beleid dat gevoerd wordt. Zij dienen op de hoogte te worden gehouden en zullen daar waar nodig geraadpleegd worden. Tot deze groep stakeholders behoren; De medewerkers, aangezien het energiebeleid van invloed is op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het behalen van de doelstellingen omdat zij degenen zijn die het beleid moeten uitvoeren. Opdrachtgevers, zij hebben belang bij de reductie ambitie en de zorg voor het milieu omdat zij op hun beurt naar hun stakeholders toe weer een statement kunnen maken als het gaat om duurzaamheid. De invloed is hoog aangezien zij eisen kunnen stellen bij het verlenen van de opdracht. Bevoegd gezag, zij stellen eisen op gebied van milieu in de vorm van wet- en regelgeving en controleren en handhaven hierop. Op de tweede plaats komen de onderaannemers/leveranciers, samenwerkingspartners en concurrenten. Zij hebben weinig invloed op maar wel veel belang bij het beleid dat gevoerd wordt. Onderaannemers/leveranciers hebben veel belang bij het milieu- en duurzaamheidbeleid van de Burgland Vastgoed Groep. Op termijn kan het inhouden dat de leveranciers ook hun footprint moeten aanleveren en dat dit onderdeel zal worden van de inkoopvoorwaarden. Gebleken is dat de meeste vaste onderaannemers/leveranciers positief in deze ontwikkeling staan en mee willen werken aan de reductie van -uitstoot. Concurrenten zijn geïnteresseerd in de mate waarin de Burgland Vastgoed Groep zich profileert op de prestatieladder en op het gebied van milieu- en duurzaamheid. Het kan nl. voor hen een concurrentievoordeel of- nadeel betekenen. Samenwerkingspartners zijn geïnteresseerd in de mate waarop de Burgland Vastgoed Groep scoort op de -prestatieladder als ook naar het milieu- en duurzaamheidbeleid. Op het moment dat er samen een aanbieding gemaakt wordt zouden zij voordeel van onze certificeringen kunnen hebben. In het najaar van 2015 is een inventarisatie opgesteld onder een groot deel van onze externe stakeholders, waarbij ze uitgevraagd zijn op het bezit van certificaten zoals ISO, VCA en milieucertificaten. Tevens is gevraagd of de bedrijfsvoering is afgestemd op BREEAM, BIM etc. Tevens is een inventarisatie gemaakt op het bezit van de prestatieladdercertificering. Het vervolg op deze inventarisatie is een daadwerkelijke dialoog (ook breder op MVO-beleid) om samen te werken aan de reductie van. 3.2 Doelgroepen intern De belangrijkste interne belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen zijn: Kantoormedewerkers; Uitvoerenden; Ondernemingsraad; Directie en management; Aandeelhouder. Pagina 3 van 7

5 3.3 Doelgroepen extern De belangrijkste externe belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen zijn: Opdrachtgevers; Eindgebruikers; Leveranciers; Concurrenten; Samenwerkingspartners; Gemeenten en omgevingsdienst; Media; Derden (overige bezoekers van onze website). 4. De communicatiemiddelen Voor de communicatie kan gebruik worden gemaakt van onderstaande beschikbare communicatiemiddelen. Intern Doelgroep Beschikbaarheid Frequentie Intranet Medewerkers Ja Doorlopend Sharepoint Medewerkers Ja Doorlopend /MT-vergadering Directie/Management Ja Agenda Toolboxmeeting, cao Medewerkers Ja Eén maal per jaar training Website Iedereen Ja Doorlopend Kwartaalmetingen -MT Ja Elk kwartaal PL en WVB overleg medewerkers Ja Vier maal per jaar Uitvoerdersvergadering PL, Uitv,Dir, Calc, BPO, BPA Ja Vier maal per jaar Extern Doelgroep Beschikbaarheid Frequentie Website Iedereen Ja Doorlopend Duurzaamheidsverslag Klanten Ja Elk jaar Linked-In Iedereen Ja Doorlopend Facebook Iedereen Ja Doorlopend Pagina 4 van 7

6 4.1 Communicatie uitingen De Burgland Vastgoed Groep heeft verschillende manieren om te communiceren, hieronder volgt een reeks met daarbij een korte beschrijving. Intranet: Alle medewerkers hebben toegang tot het intranet. Hierop worden publicaties vermeld; Sharepoint : Databank voor alle gevalideerde documenten. Updates via KAM groep en ICT; en MT vergadering : Communicatie via secretariaat en overige werkgroepen en overleggen; Toolboxmeeting : Minimaal een keer per jaar wordt er aandacht besteedt aan milieuaspecten; CAO Training : 1x Per jaar wordt er intern cursus gegeven aan alle Timmerlieden en Voormannen waar milieu en veiligheid standaard onderdeel van uit maken; Website : Iedereen heeft toegang tot publicaties op de Website; Kwartaalmetingen: Bespreking prestaties, evaluaties doelstellingen. Ook besproken binnen overlegstructuren ; PL en WvB overleg : Veiligheid en Milieu maken standaard deel uit van de vergaderstructuren midden management; Uitvoerdersvergadering : 4x per jaar komen alle uitvoerders, projectleiders, afdeling calculatie, Plan Ontwikkeling, Projectontwikkeling en Directie bij elkaar en bespreken o.a. : Kwartaalmetingen, veiligheid en milieu, nazorg. 5. Planning Om te zorgen dat alle communicatie op tijd en volgens afspraak wordt uitgevoerd is een planning opgesteld. Doelgroep Boodschap Middel Wannee r Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen Toolbox Uitv.verg. Toespraak Door Dec-2015 Uitvoering Dec-2015 Dir/KAM Dec-2015 CEO Intern Medewerkers Het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf De behaalde besparingen in - uitstoot Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen Extern Stakeholders Het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf De behaalde besparingen in - uitstoot Toolbox Uitv.verg cao cursus Toolbox Uitv.verg cao cursus Website/Link Op Karakter Website/Link Op Karakter ST. Dialoog Website/Link Op Karakter ST.Dialoog Dec-2015 Uitvoering Dec-2015 KAM Jan/febr KAM Dec-2015 Uitvoering Dec-2015 KAM Jan/febr KAM Vanaf 2015 Vanaf 2015 Vanaf 2015 Pagina 5 van 7

7 6. Overige zaken Organiseren De Administratie zorgt ervoor dat alle -data inzichtelijk worden gemaakt, dit gebeurt door middel van de managementtool.nl. Deze tool genereert de gegevens die nodig zijn voor het vaststellen van het - reductiebeleid dat jaarlijks wordt bijgesteld door het. Evalueren en bijsturen Het is belangrijk om regelmatig te controleren of alle communicatie heeft plaatsgevonden en te toetsen of deze goed is overgekomen, een mogelijkheid hiertoe zijn de interne audits. Indien nodig kunnen zaken na deze evaluatiemomenten worden aangepast. Tot slot De in dit plan genoemde acties zijn de communicatie inspanningen die minimaal zullen plaatsvinden. De intentie is om naast benoemde acties meer uitingen op het gebied van - communicatie tot uitvoering te brengen. Dit communicatieplan is door de directie van de Burgland Vastgoed Groep vastgesteld op 25 mei. Pagina 6 van 7