3.C.2_1 Communicatieplan CO 2 reductiesysteem. Conform niveau 3 op de CO 2 -prestatieladder 2.1

Transcriptie

1 3.C.2_1 Communicatieplan CO 2 reductiesysteem Conform niveau 3 op de CO 2 -prestatieladder 2.1

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Doelgroepen (stakeholders) Groep A; Veel invloed, veel belang Groep B; Veel invloed, weinig belang Groep C; Weinig invloed, veel belang Groep D; Weinig invloed, weinig belang Intern Extern 4 3 Communicatiemiddelen 5 4 Communicatieplan Fase 1 (voor certificering) Fase 2 (na certificering) 6 5 Website 7 Colofon 7 3.C.2_1 Communicatieplan CO 2 reductiesysteem 2/7

3 1 Inleiding In dit document wordt aangegeven op welke momenten wordt gecommuniceerd omtrent het Co2 reductiesysteem van Roelofsen BV. Bij het Co2 beleid dat wij nu hebben ontwikkeld en de doelstelling die wij ons daarbij hebben gesteld is goede communicatie van essentieel belang. Open en transparante communicatie draagt bij aan de bewustmaking en betrokkenheid van ons personeel. Elke medewerkers is namelijk van belang bij het behalen van onze gestelde doelstellingen. Communicatie met onze stakeholders resulteert in een grotere maatschappelijke betrokkenheid, een beter imago en mogelijk tot een betere kans bij aanbestedingen. 2 Doelgroepen (stakeholders) Stakeholdersanalyse B. Veel invloed, weinig belang: SKAO A. Veel invloed, veel belang Personeel Opdrachtgevers D. Weinig invloed, weinig belang Overheden NGO s C. Weinig invloed, veel belang Con-collega s Leveranciers Certificerende instellingen Cumela Nederland Stichting Arbouw 2.1. Groep A; Veel invloed, veel belang Deze groep heeft veel invloed op en veel belang in het beleid dat wordt gevoerd. Het is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij zullen overal van op de hoogte gehouden dienen te worden. Medewerkers; zij behoren tot de belangrijkste groep stakeholders. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij de werkzaamheden moeten uitvoeren. Van de werkvloer moeten de meeste ideeën komen tot terugdringen van onze Co2 uitstoot. Opdrachtgevers; zij hebben belang bij ons Co2 reductie ambitie omdat een hoge ambitie ook kan uitstralen naar onze opdrachtgevers. Hun invloed kan hoog zijn door de eisen die zij stellen bij hun inkoopvoorwaarden Groep B; Veel invloed, weinig belang De stakeholders in deze groep hebben in veel gevallen veel invloed maar weinig belang en zullen daarom geïnformeerd gehouden moeten worden. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. 3.C.2_1 Communicatieplan CO 2 reductiesysteem 3/7

4 Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen (SKAO) heeft veel invloed op het Co2-beleid van onze organisatie omdat deze stichting de eigenaar is van de Co2 prestatieladder. Het belang in onze individuele organisatie is klein. Zij stellen meer belang in de groep bedrijven die een ladderbeoordeling ondergaat/heeft ondergaan Groep C; Weinig invloed, veel belang Deze groep heeft weinig invloed maar veel belang en is daarmee de grootste groep. Con-collega s zijn geïnteresseerd hoe Roelofsen BV het doet op de Co2 prestatieladder omdat zij daarmee kunnen inschatten hoeveel voordeel wij kunnen hebben bij aanbestedingen waarbij de Co2 prestatieladder onderdeel is van de EMVI. Certificerende instellingen hebben er belang bij dat er goed gewerkt wordt aan het energiebeleid en dat er ambitie is om op de Co2 prestatieladder te scoren. Dat betekent voor hen immers werk Groep D; Weinig invloed, weinig belang Deze groep heeft weinig invloed en weinig belang. Zij verdienen dus de minste aandacht. Wel kan deze groep via algemene middelen zoals de website geïnformeerd blijven Intern De belangrijkste belanghebbenden die uit de analyse naar voren komen vormen de doelgroep van de interne communicatie: Kantoormedewerkers Uitvoerende medewerkers (vaste, tijdelijke en ingeleende medewerkers) Directie Interne communicatie vindt minimaal 2x per jaar plaats door middel van de nieuwsbrief. Deze wordt verspreid onder al het personeel. In het managementoverleg (1x per maand), de toolboxmeetings (minimaal 4x per jaar) en het jaarlijks personeelsoverleg. Elke week worden de medewerkers middels een druppel van de week die zij per sms ontvangen (en ook opgehangen wordt in de kantine) geprikkeld milieubewust bezig te zijn Extern De belangrijkste externe belanghebbenden die uit de analyse naar voren komen vormen de doelgroep van de externe communicatie. Leveranciers Klanten en opdrachtgevers Brancheorganisaties Derden Voor klanten en opdrachtgevers is het belangrijk om te weten dat Roelofsen BV duurzaamheid hoog in het vaandel heeft en dat zij bij de uitvoering van projecten rekening houdt met milieu-aspecten. Een onderdeel hiervan is het zoveel mogelijk beperken van de Co2-uitstoot. Voor leveranciers en con-collega s gaat dit verder: op hen zal ook een beroep worden gedaan om een bijdrage te leveren aan de beperking van de Co2-uitstoot. Dit kan in algemene zin, maar ook op projectbasis. Communicatie zal voornamelijk plaatsvinden via de website of door middel van rechtstreeks contact. 3.C.2_1 Communicatieplan CO 2 reductiesysteem 4/7

5 3 Communicatiemiddelen Voor de Co2-communicatie wordt gebruik gemaakt van de onderstaande communicatiemiddelen. Intern Doelgroep Frequentie Nieuwsbrief Medewerkers 2x per jaar Toolbox Medewerkers 4x per jaar Druppel van de week Medewerkers 1x per week Personeelsoverleg Medewerkers 1x per jaar Management overleg Kantoorpersoneel 1x per maand Extern Doelgroep Frequentie Website Opdrachtgevers, leveranciers, concollega s, 2x per jaar certificerende instellingen, overige belanghebbenden Nieuwsbrief Opdrachtgevers, SKAO 2x per jaar Facebook Opdrachtgevers, leveranciers, concollega s, certificerende instellingen, overige belanghebbenden NB. De communicatiemomenten zullen niet in dezelfde periode van het jaar liggen. Op deze manier wordt er meerdere malen over het jaar verspreidt gecommuniceerd. 4 Communicatieplan Om te zorgen dat alle communicatie op tijd en volgens afspraak wordt uitgevoerd is een planning opgesteld. Na certificering zal communicatie stuctureel plaats vinden volgens de planning in fase Fase 1 (voor certificering) Doelgroep Medewerkers Medewerkers Opdrachtgevers en leveranciers Opdrachtgevers en leveranciers Onderwerp Uitleg project, bekendmaking footprint 2013 Energiebeleid en reductiedoelstellingen + input medewerkers Footprint intentie tot verlagen Co2 uitstoot Uitleg start project + doelstellingen Communicatiemiddel Moment Verantwoordelijke Nieuwsbrief Week 5 Kwaliteitsmanager Toolbox Week 9 Kwaliteitsmanager Internet Week 9 Kwaliteitsmanager Nieuwsbrief Week 9 Kwaliteitsmanager 3.C.2_1 Communicatieplan CO 2 reductiesysteem 5/7

6 4.2. Fase 2 (na certificering) Intern Doelgroep Personeel en inleenkrachten Personeel en inleenkrachten Personeel en inleenkrachten Onderwerp Co2 footprint Co2 reductiedoelstellingen, subdoelstellingen & maatregelen. Mogelijkheden voor individuele bijdrage, huidig energiegebruik en deelname aan initiatieven Communicatiemiddel Moment Verantwoordelijke Via nieuwsbrief en Medio januari & Kwaliteitsmanager toolbox Via nieuwsbrief en Medio januari & Kwaliteitsmanager toolbox Via nieuwsbrief en toolbox Personeel Co2 reductietips Via wekelijkse druppel van de week Naar behoefte Kwaliteitsmanager Kwaliteitsmanager Extern Doelgroep Opdrachtgevers en leveranciers Opdrachtgevers en leveranciers Opdrachtgevers en leveranciers Onderwerp Co2 footprint Co2 reductiedoelstellingen, subdoelstellingen & maatregelen. Mogelijkheden voor individuele bijdrage, huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf. Wekelijks per sms en op het mededelingenbord Communicatiemiddel Moment Verantwoordelijke Via externe mailing Medio januari & Kwaliteitsmanager en website Via internetsite en Medio januari & Kwaliteitsmanager externe mailing. Via internetsite en externe mailing. Medio januari & Kwaliteitsmanager 3.C.2_1 Communicatieplan CO 2 reductiesysteem 6/7

7 5 Website Op de website is een gedeelte ingericht waar informatie te vinden is over het Co2 reductiesysteem van ons bedrijf. Deze is direct op de homepage te vinden. In dit gedeelte is informatie te vinden over: - ons Co2 reductiebeleid; - de Co2 footprint; - de Co2 reductiedoelstellingen en voortgang hiervan; - de Co2 reductie maatregelen en voortgang hiervan; - het energie managementplan (3.B.2.); - alle externe communicatie; - acties en initiatieven waarvan wij deelnemer zijn; - een kopie van ons meest recente Co2-bewust certificaat Tevens bevinden zich op deze pagina te allen tijde de meest actuele versies van onderstaande documenten (te downloaden als PDF): - 2.A.2_1 Review Co2 reductiesysteem dd-mm-jjjj - 3.B.1_1 Co2 reductiedoelstellingen B.1_2 Review Co2 reductiedoelstellingen dd-mm-jjjj - 3.B.2_2 Energie meetplan C.2_1 Communicatieplan Co2 reductiesysteem - 3.D.1_2 Actieve deelname initiatief Colofon auteur(s) Mariska van Baar en Sandra Roelofsen kenmerk Communicatieplan CO 2 reductiesysteem datum 15 februari 2013 versie 1.0 status Definitief 3.C.2_1 Communicatieplan CO 2 reductiesysteem 7/7