Nota voor de kandidaten BXL 1278 - OPDRACHT VOOR ONTWIKKELING, IMPLEMENTATIE EN ONDERHOUD VAN ERP-SOFTWARE VOOR ADMINISTRATIEF BEHEER, PLANNING EN OPVOLGING VAN DE ONTWIKKELINGSPROJECTEN VAN BTC Opdracht voor aanneming van diensten Onderhandelingsprocedure met bekendmaking - Oproep tot kandidaatstelling I. VOORWERP VAN DE OPDRACHT I. 1. Aanbestedende dienst De aanbestedende dienst van deze overheidsopdracht is de Belgische Technische Coöperatie, naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met maatschappelijke zetel in de Hoogstraat 147, 1000 Brussel (ondernemingsnummer 0264.814.354, RPR Brussel). In toepassing van de wet van 21 december 1998 tot oprichting van de Belgische Technische Coöperatie, heeft BTC de exclusieve bevoegdheid inzake de tenuitvoerlegging, binnen of buiten het grondgebied van België, van taken van openbare dienst op het vlak van de directe bilaterale samenwerking met de partnerlanden. Op verzoek van instellingen van openbaar nut kan BTC bovendien ook andere opdrachten inzake ontwikkelingssamenwerking uitvoeren en eigen acties ontwikkelen die bijdragen tot de realisatie van zijn doelstellingen. BTC beheert ongeveer 180 ontwikkelingsprojecten. Deze projecten worden beheerd door de zetel in Brussel en genieten de ondersteuning en opvolging van 17 vertegenwoordigingen in de partnerlanden van de Belgische Staat. I. Voorwerp van deze opdracht BTC beheert haar projecten via verschillende verouderde softwarepakketten. Deze opdracht heeft als doel de bestaande software te vervangen door een ERP-systeem "tool voor projectbeheer". Het implementeren van ERP zal in twee stappen gebeuren: 1) Een eerste testfase voor een tiental pilootprojecten; 2) In een tweede fase zal het systeem geïmplementeerd worden voor alle projecten. I.2.1 Algemene functionaliteiten die worden verwacht van ERP 1. Moet gebruikt kunnen worden op het centrale niveau (maatschappelijke zetel en landenkantoren) evenals op het gedecentraliseerde niveau, d.w.z. in ongeveer 200 ontwikkelingsprojecten verspreid over verschillende (18) landen in drie continenten; 2. De data die van de projecten en landenkantoren komen kunnen consolideren; 1
3. Informatie die vervat zit in de verschillende modules die opgelijst staan onder punt I.2.2 kunnen linken; 4. Meertalig zijn: Frans, Nederlands, Engels (Spaans optioneel); 5. Web-based met functie off-line / synchronisatie; d.w.z. dat de voornaamste gebruikers verscheidene internetgebruikers zijn die open standards gebruiken zonder enige owner plugins te behoeven. De mogelijkheid van een off-line werkmodus zal ook moeten voorgesteld worden; 6. Mogelijks op het project-, landen- of algemene niveau geparametreerd worden; 7. Ontwikkelings- en implementatiemethodologie: proof of concept / step-by-step. 8. Open architectuur, gebaseerd op open standards. I.2.1 Specifieke functionaliteiten die worden verwacht van ERP Overheidsopdrachten 1. Sleutelstappen creëren, overeenkomstig de behoeften (verschillende wetgeving, types overheidsopdrachten, ), voor de opvolging van het gunningsproces van de overheidsopdracht; 2. Een plan uitwerken voor de gunning van overheidsopdrachten; 3. De vooruitgang van het gunningsproces van de overheidsopdracht opvolgen in functie van de sleutelstappen; 4. De uivoering van de overheidsopdracht opvolgen; 5. Inventaris van aannemers en inschrijvers. Logistiek 1. Inventarissen organiseren en beheren; 2. Aankoopaanvragen, bestelbonnen en ontvangstbewijzen genereren en mogelijke verbanden voorzien tussen de verscheidene documenten; 3. Het beheer van leveranciers en de contracten; 4. Het stockbeheer organiseren, in het bijzonder de voertuigen beheren. Human Resources 1. Dynamisch beheer van de geïntegreerd (uitgebreide) databases van interne en externe personeelsmiddelen 2. Automatisering van de rekruteringsprocedures inclusief de administratieve stappen (mailing, cv online, poolbeheer, ) 3. De data van elke personeelsdossier registreren (ca. 2000 personen): hoofdzetel, vertegenwoordigingen, projecten - internationaal en nationaal): beheer van salarissen (naleven van de verschillende nationale wetgevingen) en van de legale/extralegale voordelen beheer van de functieomschrijvingen, competenties, loopbaan, mobiliteit, opleidingen, (ontwikkelcirkels) beheer van de afwezigheden beheer van zendingen/verplaatsingen financieel beheer van de personeelsmiddelen 4. Registreren van tijdsbesteding (time sheet allocation); 5. HR Analytics; 5. Workforce planning / organogram 2
Boekhouding 1. In zijn functionaliteiten in staat alles te doen wat een klassieke boekhoudkundig software pakket inhoudt; 2. In staat zijn een analytische boekhouding te voeren (minimum 10 assen). Deze module moet een parametreerbare interface bevatten voor valideringsbehoeften; 3. In staat een ander boekhoudkundig pakket (bijvoorbeeld het boekhoudkundig pakket van de donor) te linken met het boekhoudkundig pakket van de organisatie (BTC); 4. Valuta beheren: De tool moet het beheer van de wissel tussen gebruikte valuta en valuta van de organisatie (Euro) mogelijk maken; 5. Een 'matching' ('lettrage') van de algemene boekhouding, de klanten en de leveranciers bevatten; 6. Toelaten de Belgische fiscale verplichtingen na te leven. Budgetbeheer 1. Aanmaken en vergelijken van verscheidene opeenvolgende versies van budgetten per kostencentrum; 2. Budgetstructuren parametreren (met totalen en subtotalen); 3. De uitgaven per periode (maand, trimester, jaar) plannen; 4. Het budget opvolgen (budget vs uitgaven/ verplichtingen, budget vs gemaakte en geplande uitgaven); 5. De verplichtingen beheren. Projectbeheer 1. De basisgegevens van elk project registreren; 2. Overeenkomstig de noden sleutelstappen aanmaken om de projectcyclus op te volgen; 3. Aanmaken van boordtabellen; 4. Beheren van veranderingen, uitzonderingen en marges evenals de beslissing en argumenten die ertoe leidden door aandacht te schenken aan het evenwicht tussen verandering en beheersing evenals aan de impact op de uitvoering; 5.Tabellen met de directe en indirecte verantwoordelijkheden van de verschillende leden van projeten/programma's. Opvolgen van resultaten 1. In staat een matrix aan te maken voor de opvolging van de resultaten: Y-as van de matrix: voor elk niveau van de "Outputs (n) - Outcome (1) - Impact (1)"- resultatenketen, zowel de kwalitatieve als de kwantitatieve indicatoren registreren; X-as van de matrix: voor elke indicator van de Y-as de verschillende waarden "Basiswaarden (1) - intermediaire waarden (n) eindwaarden(1)" evenals ander informatie (dataverzamelmethode, verantwoordelijke, enz.) registreren; 2. In staat verschillende versies van de matrix aan te maken en te consulteren; 3. In staat een maximale afwijking (feitelijke waarde vs geplande waarde) te bepalen, door overschrijdende waarden visueel te tonen op een hoger niveau (activiteiten); 4. In staat om de waarden van de indicatoren om te zetten in een voortgangsratio. 3
Operationele planning en opvolging 1. In staat de activiteiten te plannen en op te volgen door beide te linken (visualisatiesysteem in geval de kloof tussen planning en realisatie oploopt); 2. In staat activiteiten evenals lagere niveaus (subactiviteiten) te schrappen, toe te voegen en te vervangen. Risicomanagement 1. In staat geïdentificeerde risico's voor het project te registreren en dit op elk niveau van de resultatenketen (outputs, outcome, impact); 2. In staat prioriteit te geven aan risico's op basis van de waarschijnlijkheid van optreden en van de impact; 3. In staat verschillende versies van eenzelfde risico aan te maken en te consulteren; 4. In staat acties te verbinden met de risico's en hun uitvoering op te volgen. Verslaggeving en documenten 1. Flexibiliteit in de aanmaak van rapporten; 2. Duidelijkheid en gebruiksvriendelijkheid van de beschikbare rapporten; 3. Een import - exporttool voor de content (in staat om "diensten" aan te maken, automatisch) (integratie); 4. Mogelijkheid om documenten te downloaden; 5. Functie om automatisch beschikbare informatie te hergebruiken in het systeem (reusability/information blocks). Veiligheid en Interne Controle 1. In staat rollen te definiëren en er toegangsrechten aan te koppelen (parametreren van specifieke gebruikers aan onze activiteiten); 2. Controles en waarschuwingen voorzien om foute coderingen te vermijden; 3. Geautomatiseerde interne controlemaatregelen voorzien (b.v. budgetoverschrijding); 4. In staat tot een 'audit trail'; 5. Beveiliging en backup van data. II. COMMENTAAR BIJ DE GUNNINGSPROCEDURE Onderhavige opdracht voor de aanneming van diensten wordt gegund bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking (zie artikel 17, 3, 4 van de Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten). De keuze van deze procedure wordt bepaald door het feit dat de aard van de dienst van die aard is dat de specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen bepaald worden om de opdracht volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag te gunnen. Inderdaad, gezien de complexiteit van de opdracht die dient gerealiseerd en de diversiteit aan functionaliteiten die dienen geleverd te worden, verwacht BTC dat de mededinging tussen de inschrijvers ruimte biedt voor een reflectieve benadering van de implementatie van de ERPfunctionaliteiten die dienen ontwikkeld en ingevoerd te worden, en dit zowel ten aanzien van de context als ten aanzien van het specifieke karakter van BTC. De gunningsprocedure verloopt in drie fases: 1) Selectie van de kandidaten 4
Tijdens deze eerste fase zal BTC de door de kandidaten ingediende dossiers analyseren en ze vergelijken met de kwalitatieve selectiecriteria. De kwalitatieve selectiecriteria hebben betrekking op de persoonlijke situatie en de financiële capaciteit en technische bekwaamheid van de kandidaten (zie punt III infra). Er wordt een informatiesessie aangaande de selectiefase van kandidaten voorzien om het risico op formeel onregelmatige kandidaatstellingen te beperken (zie punt V infra). Elke kandidaat die niet wordt geselecteerd zal binnen een redelijke termijn een gedetailleerde onderbouwde beslissing ontvangen die de redenen voor niet-selectie vermeldt. 2) Verzending van het bijzonder bestek naar de geselecteerde kandidaten en ontvangst van de offertes In een twee fase zal BTC minstens drie en maximum vijf geselecteerde kandidaten uitnodigen om een een offerte in te dienen op basis van het bijzonder bestek dat BTC hen hiertoe heeft bezorgd. Het bijzonder bestek dient de gunningscriteria te vermelden. Tijdens deze fase kunnen de kandidaten die gevraagd werden een offerte in te dienen schriftelijk vragen stellen aan BTC en suggesties of opmerkingen formuleren aangaande het bijzonder bestek maken. In voorkomend geval zal BTC een document opstellen waarin de vermelde vragen, suggesties of bemerkingen over het bijzonder bestek zullen verzameld zijn en beantwoord worden en BTC zal dit naar de kandidaten die gevraagd werden een offerte in te dienen opsturen. 3) Onderhandelingen BTC behoudt het recht, tijdens de derde fase, onderhandelingen te voeren met een of meerdere inschrijvers, aangaande clausules in het bijzonder bestek en/of aangaand hun offertes. Na analyse van de offertes in vergelijking met de gunningscriteria die vastgesteld zijn in het bijzonder bestek en, indien nodig, na onderhandeling, krijgen de niet weerhouden inschrijvers binnen een redelijke termijn een gedetailleerde, onderbouwde beslissing met de redenen voor nietselectie. Na verloop van een eventuele wachtperiode (standstill), wordt de overheidsopdracht gegund door de kennisgeving van de toewijzingsbeslissing aan de inschrijver met de offerte die als meest voordelige wordt beschouwd op grond van de gunningscriteria. III. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA Indien twee of meer natuurlijke en/of rechtspersonen voor onderhavige opdracht samenwerken, dienen zij aan hun kandidaatdossier de overeenkomst van deze tijdelijke vereniging en/of uitbesteding toe te voegen met vermelding van de verschillende betrokkenen partners. Indien de overeenkomst(en) van tijdelijke vereniging en/of van uitbesteding zijn toegevoegd aan het kandidaatdossier, kunnen de vereisten aangaande de financiële capaciteit en de technische bekwaamheid bewezen worden door een of meerdere partner(s) of onderaannemer(s) van de kandidaat. III. 1. Persoonlijke situatie van de kandidaat (Art. 69 KB 8 januari 1996) Elke partner van de kandidaat moet voldoen aan de voorwaarden aangaande de persoonlijke situatie. De uitsluiting van een van de partners maakt de hele kandidaatstelling zonder waarde. Impliciete verklaring op eer Door het feit zelf van deelname aan deze procedure verklaart de kandidaat, evenals zijn eventuele partners, dat zij zich niet bevinden in een van de situaties van uitsluiting bedoeld in artikel 69 1, 1-4 en 2, 1-6 van het KB van 8 januari 1996. 5
Controle door BTC van de persoonlijke situatie van de kandidaten BTC zal de juistheid van de impliciete verklaring op eer voor de kandidaten die zijn geselecteerd. Daartoe zal BTC aan de betrokken kandidaten vragen om zo snel mogelijk en binnen de gestelde termijn informatie of documenten te bezorgen die toestaan hun persoonlijke situatie na te gaan, en dit voor er enige beslissing is genomen omtrent de selectie. De informatie of de documenten die BTC in staat stellen om de persoonlijke situatie van kandidaten en, indien van toepassing, hun partners, na te gaan, zullen door BTC zelf elektronisch opgevraagd worden bij de databeheerders indien die data op die wijze kostenloos kunnen opgevraagd worden. Gevolgen van het onderzoek Een kandidaat kan uitgesloten worden van de gunningsprocedure van de overheidsopdracht indien tijdens deze controle zou blijken dat de verklaring op eer niet overeenstemt met de persoonlijke situatie, of in voorkomend geval die van een van zijn partners, op de uiterste datum van ontvangst van de offertes. Een regularisatie achteraf is hoe dan ook niet mogelijk. Uitsluiting is ook mogelijk indien in de loop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke situatie van de kandidaat, of, in voorkomend geval, een van zij partners, niet meer overeenstemt met de verklaring op eer. Aangaande het bewijs dat de kandidaten hun verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid dienen kandidaten of, in voorkomend geval, hun partners die personeel tewerkstellen dat onderworpen is de regelgeving inzake de Belgische sociale zekerheid geen RSZattest toe te voegen aan hun offerte. Hun situatie wordt direct gecontroleerd door BTC. Buitenlandse kandidaten en hun eventuele partners die personeel tewerkstellen dat niet is onderworpen aan de regelgeving inzake Belgische sociale zekerheid dienen bij hun offerte het bewijs te voegen dat zijn hun verplichtingen hebben vervuld overeenkomstig de wettelijke bepaling van het land waar zij gevestigd zijn. II.2. Financiële capaciteit (Art. 70 KB 8 januari 1996) De kandidaat voegt bij zijn kandidaatdossier een verklaring op eer met vermelding dat zijn omzet voor de drie jaar die voorafgaan aan deze publicatie boven 5.000.000 btw inbegrepen ligt. Indien er niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, wordt de kandidaat niet geselecteerd. II.3. Technische bekwaamheid (Art. 71 KB 8 januari 1996) Enkel kandidaten die beantwoorden aan de vereisten aangaande de persoonlijke en financiële situatie (punt III.1 en III.2 supra) worden onderworpen aan de analyse van de technische bekwaamheid. Twee referenties De kandidaat voegt bij zijn kandidaatdossier een presentatienota aangaande twee referenties van projecten aangaande ontwikkeling en uitvoering van een ERP. Deze nota mag niet langer zijn dan drie A4-pagina's voor elke referentie. A) Minimale vereisten inzake de voorgestelde referenties Elk van beide referenties moet betrekking hebben tot de ontwikkeling en implementatie van een ERP-beheerstool die tijdens de laatste drie jaar voorafgaand aan deze publicatie werden gerealiseerd. D.w.z. dat het project waarnaar wordt gerefereerd op het ogenblik dat het kandidaatdossier wordt voorgelegd volledig moet geïmplementeerd zijn. Elk van beide referenties moet betrekking hebben op een bedrag van minstens 1.500.000 zbtw. Elk van de referenties moet betrekking hebben op een project met volgende minimale vereisten: Geïntegreerd beheer van een centrale eenheid en van gedecentraliseerde eenheden; 6
In staat data afkomstig van gecentraliseerde niveaus te consolideren op het centrale niveau; In staat informatie uit verschillende functionele modules te linken; Meertalig; Voornamelijk web-based met functie off-line / synchronisatie; Laat parametrage toe op verschillende niveaus (hoofdzetel, gedecentraliseerde eenheden, projecten, ); Met een ontwikkelings- en implementatiemethodologie: proof of concept / step-by-step. Laat gebruik van open standards toe. B) Inhoud van de presentatienota voor elk van beide referenties (maximum 3 pagina's A4 per referentie) 1. De nota behelst een beschrijving van het project dat als referentie wordt gebruikt evenals van wat er op het spel stond, van de beperkingen, de belangrijkste technische keuzes die werden gemaakt en van de bereikte resultaten op het gebied van ontwikkeling en implementatie van de betrokken ERP; 2. De nota van de kandidaat dient elk van de minimale vereisten vermeld onder punt A) supra, punt per punt, te overlopen en aan te tonen dat elk van deze vereisten wel degelijk werd geïmplementeerd in het betrokken project. 3. De nota zal een uitleg bieden over de relevantie van de keuze van de gekozen referentie aangaande de doelstelling van BTC voor onderhavige overheidsopdracht. Deze uitleg zal aangeven waarom de technische keuzes die werden gemaakt in het kader van het project dat als referentie werd gekozen vergelijkingen vertoont met deze die zouden kunnen gemaakt worden in het kader van de ontwikkeling en implementatie van een ERP-tool voor BTC. C) Evaluatiemethode van de referenties BTC zal de kwaliteit van de presentatienota's van de referenties van de kandidaten evalueren in functie van de drie aspecten gevraagd onder punt B) supra. Er zal een score op 50 worden toegekend door BTC voor elk van de twee voorgestelde referenties om een totale score op 100 te verkrijgen voor beide referenties. D) Consequenties voor de evaluatie van de referenties De kandidaten die beantwoorden aan de selectiecriteria voor de persoonlijke en financiële situatie zullen geklasseerd worden in functie van de scores die zijn toegekend door BTC voor de presentatienota van beide referenties. IV. SELECTIE VAN DE KANDIDATEN EN VERZENDEN VAN HET BIJZONDER BESTEK BTC zal minstens de drie beste geklasseerde kandidaten selecteren en maximum de vijf best geklasseerde kandidaten en hen uitnodigen om een offerte in te dienen op basis van het bijzonder bestek dat hen met dit doel zal toegestuurd worden. De niet-geselecteerde kandidaten zullen binnen een redelijker termijn een gedetailleerde gedetailleerde onderbouwde beslissing ontvangen met de redenen voor niet-selectie. V. INFORMATIESESSIE Er wordt een informatiesessie gepland over de selectiefase voor kandidaten op de hoofdzetel van BTC, Hoogstraat 147 te 1000 Brussel, op 24.09.2012 om 10h00. Deze vergadering zal tot doel hebben om deelnemers te informeren over de voorziene selectieregels voor deze opdracht om het risico op formeel onregelmatige kandidaatstellingen te 7
beperken. Ondernemers die wensen deel te nemen aan deze informatiesessie moeten zich ten laatste op 23.09.2012 per e-mail inschrijven bij Cédric DE BUEGER op het adres cedric.debueger@btcctb.org. VI. DEADLINE EN WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Kandidaatstellingen worden ofwel per post verzonden, ofwel ingediend op de kantoren van BTC, Hoogstraat 147 te 1000 Brussel. Ze dienen ingediend te zijn ten laatse op 19.10.2012 om 10u00. Een kandidaatstelling wordt in twee exemplaren opgesteld (een origineel en een kopie) en ingediend in twee afzonderlijke gesloten omslagen ter attentie van dhr Cédric DE BUEGER met volgende vermelding op de omslag: Kandidaatstelling Opdracht voor de aanneming van diensten Bxl 1278: Ontwikkeling, implementatie en onderhoud van ERP voor de projecten van BTC - "ORIGINEEL" of "KOPIE" evenals de contactgegevens van de kandidaat. VII. GOEDKEURING VAN HET KANDIDAATDOSSIER De kandidaatstelling dient samengesteld als volgt: Het getekend identificatieformulier van de kandidaat in bijlage bij deze kandidatennota; Indien twee of meer natuurlijke en/of rechtspersonen voor onderhavige opdracht samenwerken, dienen zij aan hun kandidaatdossier de overeenkomst van deze tijdelijke vereniging en/of uitbesteding toe te voegen met vermelding van de verschillende betrokkenen partners. Indien de inschrijver een rechtspersoon is met rechtspersoonlijkheid, dienen de documenten die de handtekeningbevoegdheid aantonen van de inschrijver(s) toegevoegd te worden (m.n. de statuten van de onderneming en het uittreksel van het Belgisch Staatsblad dat de handtekeningbevoegdheid aantoont). Indien de ondertekenaar handelt op basis van een mandaat, moet de volmacht tevens toegevoegd worden. In dat geval dient duidelijk te blijken uit de statuten en het uittreksel dat de mandataris beschikt over de nodige delegatie bevoegdheden. De verklaring op eer waaruit blijkt dat de totale omzet van de kandidaat voor de drie jaar die voorafgaan aan deze publicatie boven 5.000.000 btw inbegrepen ligt; Een presentatienota van twee referentieprojecten voor ERP-ontwikkeling en -implementatie (maximum drie A4-pagina's per referentieproject); Voor buitenlandse kandidaten die personeel tewerkstellen, het bewijs dat zij hun verplichtingen vervullen overeenkomstig de wettelijke voorschriften van het land waar zij gevestigd zijn. VIII. INDIENINGSTERMIJN VAN DE INFORMATIEAANVRAGEN Tot en met 12.10.2012 kunnen de kandidaten hun opmerkingen of vragen over deze nota sturen naar het volgende e-mailadres cedric.debueger@btcctb.org. Als dat nodig blijkt, zal BTC al deze vragen verzamelen en er een antwoord op geven door een rechtzetting te publiceren via de officiële kanalen 8
BIJLAGE IDENTIFICATIEFORMULIER VAN DE KANDIDAAT VOOR DE OPDRACHT VOOR ONTWIKKELING, IMPLEMENTATIE EN ONDERHOUD VAN ERP-SOFTWARE VOOR ADMINISTRATIEF BEHEER, PLANNING EN OPVOLGING VAN DE ONTWIKKELINGSPROJECTEN VAN BTC (BXL 1278) Opdracht voor aanneming van diensten door onderhandelingsprocedure met bekendmaking Firmanaam: Rechtsvorm: Maatschappelijke zetel (adres): Vertegenwoordigd door ondergetekende Naam, voornaam: Hoedanigheid: Contactpersoon: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mail: RSZ-inschrijvingsnummer of equivalent: Ondernemingsnummer: Rekeningnummer voor de betalingen: Financiële instelling: Op naam van: Gedaan te., op. Handtekening/naam: 9