13 1. Cellen en formules Microsoft Excel is een rekenprogramma, ook wel spreadsheetprogramma genoemd. Met het woord spread wordt in het Engels tekst over meer kolommen bedoeld en de term sheet betekent vel of blad. In feite is een spreadsheet een groot vel ruitjespapier. In ieder vakje (cel) kunt u iets noteren. Dat kan een getal, bedrag of tekst zijn, maar ook een onderliggende formule waarmee u berekeningen automatisch laat uitvoeren. Een spreadsheet is een ideaal hulpmiddel voor het maken van overzichten waarin berekeningen voorkomen. U kunt het programma bijvoorbeeld gebruiken voor het per maand of week bijhouden van huishoudelijke uitgaven, een jaarlijkse kostenberekening van de auto, een rendementsberekening van aandelen of een contributieoverzicht van verenigingsleden. Voor dit type overzichten geldt dat de aard van de gegevens en de berekeningen niet verandert, maar de cijfers veranderen wel. Als u zo n overzicht in een spreadsheet maakt en de juiste formules invoert, worden de totalen automatisch, snel en foutloos berekend. Bij het opstellen van de begroting of de jaarstukken van een bedrijf of vereniging scheelt dat veel werk. Ook privé zijn er veel nuttige toepassingen. In dit hoofdstuk leert u het volgende: wat kolommen, rijen en cellen zijn; cellen selecteren; de cursor verplaatsen; getallen en tekst invoeren; de kolombreedte veranderen; optellen en formules invoeren; formules kopiëren; automatisch optellen met Som; werkbladen opslaan; de werkbalk Snelle toegang aanpassen; het lint minimaliseren en weer terugzetten. Let op! In een aantal oefeningen in dit boek wordt gebruikgemaakt van oefenbestanden. Die oefenbestanden kunt u downloaden van de website bij dit boek. In de Bijlage A Downloaden van de oefenbestanden achterin dit boek wordt de procedure stapsgewijs beschreven. Download de oefenbestanden van website www.basisboeken.nl/excel2007
14 Basisboek Excel 2007 deel 1 1.1 Openen van Excel U opent eerst het programma Excel. Dat doet u als volgt: Klik op Zet de aanwijzer op De kleur van verandert in lichtblauw. Als u even wacht, verandert het menu Start vanzelf. Klik op De inhoud van de map wordt nu getoond: Klik op
Hoofdstuk 1 Cellen en formules 15 1.2 Tabbladen en lint U ziet het venster van Excel 2007: Bovenin het venster ziet u de tabs van de beschikbare tabbladen, bijvoorbeeld tabblad en Daaronder ziet u het lint met allerlei opdrachten die u kunt laten uitvoeren: Ieder tabblad heeft zijn eigen lint met bijbehorende opdrachten. In dit voorbeeld is tabblad geopend. De opdrachten op het lint zijn geordend in groepen. Dit is bijvoorbeeld de groep : 1.3 Cellen selecteren Onder het lint ziet u het werkblad van Excel: Het werkblad is verdeeld in vakjes. Deze vakjes worden cellen genoemd. De eerste cel is dik omlijnd: Die cel is op dit moment geselecteerd.
16 Basisboek Excel 2007 deel 1 Een werkblad bestaat uit kolommen (verticaal) en rijen (horizontaal). De kolommen worden aangeduid met letters en de rijen met cijfers: Boven de geselecteerde cel staat. Die cel bevindt zich in kolom A: Links van de cel staat. Daaraan kunt u zien dat de geselecteerde cel in rij 1 staat: De geselecteerde cel is dus cel A1. Dat ziet u ook linksboven op de werkbalk in het Naamvak:
Hoofdstuk 1 Cellen en formules 17 U kunt een andere cel selecteren met de pijltjestoetsen: Pijltjestoetsen In kolom B is nu cel B1 geselecteerd: In kolom B is nu cel B2 geselecteerd: Tip U kunt ook naar de volgende rij gaan met. U kunt ook naar de volgende kolom gaan met.
18 Basisboek Excel 2007 deel 1 U kunt ook een cel selecteren door er met de aanwijzer in te klikken: Klik in cel C4 Cel C4 is nu geselecteerd: Let op! Vergeet niet te klikken in de cel. Als u alleen de cel aanwijst met de aanwijzer, selecteert u de cel niet. Pas na het klikken krijgt de cel een donkere rand en is die cel geselecteerd. Er zijn nog andere manieren om snel een bepaalde cel te selecteren. U kunt met deze toets naar de eerste cel van dezelfde rij springen: De Home-toets De selectierechthoek springt van cel C4 naar de cel van de eerste kolom van die rij. Dat is cel A4:
Hoofdstuk 1 Cellen en formules 19 U kunt ook in één keer cel A1 selecteren. Dat doet u met deze toetscombinatie: + Control-toets samen met Home-toets en houd deze ingedrukt Laat los De selectierechthoek springt naar de eerste cel van het werkblad: 1.4 Tekst invoeren In een cel kunt u verschillende soorten gegevens invoeren, bijvoorbeeld: getallen waarmee u kunt rekenen; teksten voor namen, toelichtingen of omschrijvingen; datums. U maakt als oefening een eenvoudig huishoudboekje. U ziet dan hoe u gegevens in Excel invoert en er berekeningen mee uitvoert. De cursor staat nu in cel B1. Typ: bank
20 Basisboek Excel 2007 deel 1 HELP! Ik heb een typefout gemaakt Typefouten kunt u gemakkelijk verbeteren met. Druk niet op of op, want daarmee verplaatst u de cursor naar een andere cel Staat de cursor al in een andere cel? Klik dan opnieuw in de cel en typ de goede tekst in U kunt nu de cel naast cel B1 selecteren en ook hier tekst in typen: Typ: kas Typ: totaal De cursor staat nu in cel D2. De cursor springt naar de eerste cel van de rij. Cel A2 is nu geselecteerd:
Hoofdstuk 1 Cellen en formules 21 1.5 De kolombreedte veranderen In de eerste kolom komen vaak omschrijvingen te staan. Als de omschrijving niet in de cel past, kunt u de breedte van de kolom aanpassen: Typ: boodschappen Het woord boodschappen is te breed voor de cel: De breedte van de kolom kunt u veranderen door te slepen met de muis: Plaats de aanwijzer tussen de kolomkoppen De aanwijzer verandert in : Druk de muisknop in en houd deze ingedrukt Sleep de aanwijzer naar rechts In het werkblad ziet u een verticale stippellijn meeschuiven: Laat de muisknop los als de stippellijn naast het woord boodschappen staat De breedte van de hele kolom is nu aangepast. U verandert op deze wijze dus niet de breedte van één cel, maar van de hele kolom. De andere kolommen behouden hun oorspronkelijke breedte; ze schuiven op.
22 Basisboek Excel 2007 deel 1 U kunt nu de overige omschrijvingen typen: Typ: huur Typ: autokosten 1.6 Getallen invoeren Het invoeren van getallen gaat op dezelfde manier als het typen van tekst. Klik in cel B2 Typ: 200 Tip U ziet dat u ook met de Enter-toets naar een volgende cel kunt gaan. Excel maakt onderscheid tussen tekst en getallen voor wat betreft de plaatsing in een cel: Een getal wordt rechts in de cel gezet: Tekst wordt links in de cel geplaatst:
Hoofdstuk 1 Cellen en formules 23 U kunt nu alle getallen invoeren die nodig zijn voor dit oefenwerkblad: Typ: 1100 Typ: 50 U kunt direct nadat u iets heeft ingetypt in een andere cel klikken: Klik in cel C2 Typ: 350 Druk twee keer op Typ: 175 De getallen zijn ingevoerd. U kunt er nu berekeningen mee laten uitvoeren. Zo kunt u bijvoorbeeld getallen in een rij of kolom laten optellen.
24 Basisboek Excel 2007 deel 1 1.7 Optellen De rubrieken boodschappen en autokosten worden zowel per bank als per kas betaald. U kunt het totale bedrag aan boodschappen en autokosten laten uitrekenen. Om dat te doen voert u een formule in. Dat doet u in de cel waar het antwoord moet komen. Om het totaal van de boodschappen op te tellen, moet u cel D2 selecteren. Klik in cel D2 In cel D2 moet het totaalbedrag van de boodschappen komen. In Excel begint een formule altijd met = Typ: = Excel staat nu klaar om een formule samen te stellen. Door op een andere cel te klikken kunt u aangeven dat u wilt rekenen met het getal in die cel. In cel B2 staat het bedrag dat via de bank aan boodschappen is betaald. Die cel wilt u in de formule opnemen: Klik in cel B2 U ziet dat B2 in de formule in cel D2 wordt ingevuld:
Hoofdstuk 1 Cellen en formules 25 U wilt gaan optellen: Typ: + Daarna kunt u een cel selecteren. In dit geval is dat cel C2. Hier staat het bedrag dat per kas aan boodschappen is betaald: Klik in cel C2 Nu wordt cel C2 in de formule ingevuld: U kunt de formule afsluiten door op de Enter-toets te drukken: In cel D2 komt de optelling te staan: Doordat in cel D2 een formule staat, wordt iedere verandering van de getallen in de cellen in die formule, direct uitgerekend. Klik in cel B2 Typ: 180 Tip Om de inhoud van een cel te veranderen, hoeft u de cel niet eerst te wissen. U kunt direct intypen wat er in de cel moet komen. In cel D2 verschijnt direct het nieuwe totaal:
26 Basisboek Excel 2007 deel 1 Tip Welke formule staat er in de cel? Als u wilt weten welke formule er in een cel staat, doet u het volgende: Klik in cel D2 Kijk in de formulebalk Daar ziet u de formule : 1.8 Formules kopiëren Ook voor de rubrieken huur en autokosten moeten de totalen worden berekend. De formules die moeten worden ingevoerd, zijn eigenlijk steeds hetzelfde. Alleen staan de op te tellen bedragen steeds een rij lager. In dat geval kunt u de formule kopiëren. Dat gaat heel snel en u voorkomt typefouten. U doet dat als volgt: Klik in cel D2 Wijs de rechterhoekpunt van cel D2 aan De aanwijzer verandert in : U kunt nu slepen met de muis: Druk de muisknop in en houd deze ingedrukt Sleep de aanwijzer naar cel D4
Hoofdstuk 1 Cellen en formules 27 Laat de muisknop los De formule is nu automatisch gekopieerd naar de cellen D3 en D4: HELP! Ik heb verkeerd gesleept De gemakkelijkste manier om verkeerde handelingen terug te draaien is door links bovenin het venster te klikken op de knop. Uw laatste handeling wordt dan weer ongedaan gemaakt. Daarna kunt u het nog eens proberen. Als het fout is gegaan: Klik op Excel heeft de formules automatisch aangepast aan de regel waarin de cursor nu staat: Klik in cel D3 In de formulebalk ziet u de formule : Klik in cel D4 In de formulebalk ziet u de formule :