HANDLEIDING Versie 1.5
Handleiding InZicht InZicht van VOC is het online hulpmiddel dat u helpt inzicht te hebben in het kennis- en opleidingsniveau van uw medewerkers. In deze handleiding nemen we u stapsgewijs mee door het programma. Mocht u ondanks deze uitgebreide uitleg nog vragen hebben, schroom niet ze te stellen. Stuur uw vraag naar vocinzicht@vocar.nlof bel de InZicht-helpdesk: 0252-242393. Inhoud Inhoud... 2 Inloggen... 3 Startpagina... 4 Bedrijfsgegevens... 5 Wijzigen bedrijfsgegevens... 5 Medewerkers... 7 Wijzigen gegevens medewerker... 8 Toevoegen certificaten... 8 Persoonlijk opleidingsplan (POP)... 9 Medewerker uit dienst... 9 Medewerker toevoegen... 10 Opleidingsoverzicht... 11 Inschrijven voor cursussen... 11 Kennisoverzicht medewerkers... 12 Inschrijven voor een cursus... 13 Profiel... 13 Zoekfunctie... 13 2
Inloggen Open uw webbrowser (bij voorkeur Google Chrome of Internet Explorer 10) en ga naar: www.vocinzicht.nl. Van InZicht hebt u een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen. Voer deze in, in de hiervoor bestemde velden. Let goed op het gebruik van HOOFDLETTERS, cijfers en leestekens. Klik tot slot op Inloggen en u komt in uw persoonlijke InZicht. 3
Startpagina Welkom op uw persoonlijke startpagina. U ziet dat het uw pagina is doordat uw bedrijfsnaam linksboven in het scherm vermeld wordt. Op deze startpagina vindt u een aantal mogelijkheden: Bedrijfsgegevens: hier worden uw contactgegevens, uitrusting en overige bedrijfsgegevens getoond en kunt u de gegevens aanpassen. Medewerkers: de personalia van uw medewerkers. Ook hier kunt u wijzigingen aangeven. Opleidingsoverzicht: een actueel overzicht van de gevolgde opleidingen en een concreet advies over de nog te volgen opleidingen. Planning: een actueel overzicht van trainingen die voor uw medewerkers staan gepland. Handleiding: helpt u stapsgewijs door het programma. Profiel: hier kunt u het wachtwoord veranderen. Uitloggen: door hier te klikken verlaat u InZicht. In de volgende hoofdstukken worden de functionaliteiten verder toegelicht. 4
Bedrijfsgegevens Hier treft u uw primaire contactgegevens aan (voor zover deze bij VOC bekend zijn). Onder het tabblad Bedrijfskenmerken staat bij welke keten of brancheorganisatie u bent aangesloten en het tabblad Uitrusting laat zien welk equipement in uw bedrijf aanwezig is. Wijzigen bedrijfsgegevens Wanneer er iets in uw bedrijfsgegevens verandert of u wilt de gegevens completeren, kunt u klikken op Wijzig gegevens. Dat kan op de tabbladen details, bedrijfskenmerken en uitrusting. Voer alleen uw wijzigingen in de juiste velden in en sluit af door op Wijzig te klikken. U ontvangt een bevestiging van uw wijziging op uw e- mailadres. 5
Let op: De wijzigingen worden door VOC gecontroleerd. De wijzigingen zijn pas zichtbaar in InZicht nadat VOC de wijzigingen heeft doorgevoerd. Klik op de -knop om weer terug te gaan naar uw startpagina. 6
Medewerkers Hier treft u medewerkers aan die, voor zover bij VOC bekend, in uw bedrijf werkzaam zijn. Klikt u achter een willekeurige medewerker op Details dan worden van die medewerker meer gegevens getoond. Voor de juistheid van het opleidingsadvies is het belangrijk dat de gegevens van uw medewerkers compleet zijn. Hier hebt u dan ook de mogelijkheid om van deze medewerker de gegevens te wijzigen of deze helemaal uit dienst te melden. 7
Wijzigen gegevens medewerker Wanneer u klikt op Wijzig gegevens verschijnt een kader. Hier kunt u de wijzigingen invoeren. Zodra u de wijzigingen hebt aangebracht en klikt op de knop Wijzig ontvangt u op uw e-mailadres een bevestiging. Toevoegen certificaten Het kan ook voorkomen dat de medewerker zijn diploma/certificaat bij een ander opleidingsinstituut dan VOC heeft behaald. Om dit diploma/certificaat ook in het overzicht te kunnen verwerken kent InZicht de mogelijkheid een digitaal dossier aan te maken. Klik hiervoor op Overige certificaten. Klik daarna op Certificaat toevoegen. Er opent een kader waarin u kunt aangeven om welke cursus het gaat. Ook kunt u een gelijkwaardige cursus van VOC selecteren om zo de plaats in de overzichten te bepalen. Klik op Bestand kiezen om het gescande of digitale certificaat te selecteren. Er opent zich een nieuw kader met de bestandsstructuur van uw computer. Selecteer het bestand en klik op Openen. Controleer de gegevens en klik dan op Voeg toe of klik op Sluiten om te annuleren. De ingevoerde certificaten zijn direct zichtbaar in InZicht. 8
Persoonlijk opleidingsplan (POP) Wanneer u klikt op POP verschijnt er een lijst van gevolgde trainingen van de betreffende medewerker. Klikt u daarna op PDF dan verschijnt de lijst met trainingen aangevuld met de gegevens van de medewerker. U kunt het Pdf-bestand afdrukken of opslaan. Medewerker uit dienst Wanneer u klikt op Medewerker uitdienst verschijnt er een kader. Voer hier de uitdienst datum in. Klik op de knop Uitdienst. U ontvangt op uw e-mailadres een bevestiging. 9
Medewerker toevoegen Via het tabblad Medewerker toevoegen (bij de lijst medewerkers) opent er een kader waar u een nieuwe medewerker kunt invoeren. Vul alle bij u bekende velden in, selecteer een functie en sluit af door op Voeg toe te klikken. U ontvangt een bevestiging van het invoeren per e-mail. Let op: De wijzigingen worden door VOC gecontroleerd. De wijzigingen zijn pas zichtbaar in InZicht nadat VOC de wijzigingen heeft doorgevoerd. Klik op de -knop om weer terug te gaan naar uw startpagina. 10
Opleidingsoverzicht Wanneer u vanuit de startpagina naar het opleidingsoverzicht schakelt, krijgt u direct de actuele stand van opleiden binnen uw bedrijf te zien. Dit overzicht heet Wat te doen. De klokken geven de status van uw bedrijf voor de betreffende norm in een percentage weer. Bij 100% voldoet u aan de norm (minimale eis). De minimale normeis is weergegeven onder het tabblad normeisen. Onder de klokken ziet u de opleidingen die ontbreken binnen uw bedrijf om aan de betreffende norm te voldoen. Een oranje stip in de klok betekent dat niet alle opleidingen via VOC zijn gevolgd. Inschrijven voor cursussen Klikt u op één van de genoemde cursussen dan wordt zichtbaar welke deelnemer(s) in aanmerking komen om deze cursus te volgen. Klik op de deelnemer van uw keuze, u komt direct op de VOC-site terecht, hier kunt u de deelnemer inschrijven. Na het inschrijven sluit u het tabblad en u bent weer terug in InZicht. Let op: Pas nadat VOC de inschrijving heeft verwerkt is deze zichtbaar in InZicht. 11
Kennisoverzicht medewerkers Het andere tabblad onder Opleidingsoverzicht is: Kennisoverzicht medewerkers. In de verschillende kolommen herkent u de medewerkers die u eerder hebt kunnen controleren en toevoegen onder Medewerkers. In de rijen ziet u het volledige opleidingsoverzicht van VOC. Klik op Legenda voor een betekenis van de verschillende kleuren en een verklaring van de functieafkortingen. Een groen vakje betekent dat de medewerker in het genoemde jaartal de cursus met succes heeft afgerond. Een groen/wit vakje geeft aan dat de opleiding niet bij VOC is gevolgd. Rood laat zien dat de medewerker is gezakt. Een geel vakje met een V betekent een voorlopige inschrijving. Deze moet door het bedrijf nog definitief gemaakt worden. Een geel vakje met jaartal laat zien dat de deelnemer voor die cursus in dat jaar is aangemeld. De lichtblauw gearceerde vakjes zijn de trainingen die voor die medewerkers worden aanbevolen. Een oranje vakje duidt op een verlopen geldigheid van een certificaat. De termijn staat weergegeven achter de cursusnaam. Het is raadzaam voor deze medewerkers of een herhalingsdag in te plannen of opnieuw in te schrijven voor de cursus en zo verzekerd te zijn van borging van kennis. 12
Inschrijven voor een cursus Ook vanuit het kennisoverzicht kunt u direct inschrijven. Klikt u op het cursusnummer van uw keuze dan wordt in een kader zichtbaar welke deelnemer(s) in aanmerking komen om deze cursus te volgen. Klik op de deelnemer van uw keuze, u komt direct op de VOC-site terecht, hier kunt u de deelnemer inschrijven. Na het inschrijven sluit u het tabblad en u bent weer terug in InZicht. Let op: Pas nadat VOC de inschrijving heeft verwerkt is deze zichtbaar in InZicht. Klik op de -knop om weer terug te gaan naar uw startpagina. Profiel Hier kunt u de wachtwoord veranderen. Het is raadzaam dit direct te doen tijdens uw eerste bezoek aan InZicht. Klik hiervoor op Verander wachtwoord. Vul eerst uw huidige wachtwoord in en vervolgens twee maal uw nieuwe, zelfbedachte, wachtwoord. Klik op Wijzig wachtwoord en uw nieuwe wachtwoord is opgeslagen. Klik op de -knop om weer terug te gaan naar uw startpagina. Bent u de inloggegevens vergeten? Klik op de site www.vocinzicht.nl op de knop wachtwoord vergeten. Na het invullen van uw gebruikersnaam ontvangt u per e-mail een nieuw wachtwoord. Zoekfunctie Op de verschillende pagina s van InZicht is een zoekfunctie te gebruiken. Voer een deel van uw zoekterm in en het resultaat is direct zichtbaar. Hoe vollediger de zoekopdracht, hoe beter het resultaat. U kunt bijvoorbeeld zoeken op: geboortedatum, geboortejaar, jaartallen bij trainingen, naam of delen van een naam. 13