Werkwijze en web-interface TSO Diensten Klanten van TSO Diensten Nederland hebben de beschikking over een speciale web-interface waarmee zij gegevens kunnen opvragen, invoeren en wijzigen. Dit document beschrijft de belangrijkste mogelijkheden van deze web-interface, en geeft een goede indruk van de werkwijze van TSO Diensten Nederland. Werkwijze en webinterface TSO Diensten.docx 14-4-2008 1/13
Inloggen en Welkom Om in te kunnen loggen heeft u nodig: een PC met internetverbinding en een geschikte browser, en een gebruikersnaam en een wachtwoord. Na het inloggen komt u op het Welkom-scherm: Figuur 1 Elk scherm van de web-interface heeft dezelfde opbouw: links ziet u het menu met de hoofdfuncties, bovenin ziet u onder welke naam en school u bent ingelogd. Deze twee gebieden wijzigen verder niet veel en laten wij in alle volgende afbeeldingen achterwege. In het resterende deel van het scherm tonen we informatie of gegevens. Hierboven bestaat dit deel uit één tabblad Welkom, maar veel schermen bestaan uit meerdere tabbladen. Merk op dat het Welkom scherm een belangrijk medium is in onze communicatie met onze klanten. In dit geval wordt de planning gegeven van de maandverwerking over januari 2007. Zoals u ziet verloopt die in een aantal vaste stappen: gedurende ongeveer een week krijgt de coördinator de gelegenheid om de administratie over de vorige maand bij te werken en gered te melden na een week factureren wij, waarbij de facturen zoveel mogelijk per e-mail worden verstuurd in de daarop volgende week kunnen eventuele fouten nog hersteld worden halverwege de maand incasseren wij en doen we de uitbetalingen. Via het Welkom-scherm houden wij onze klanten op de hoogte over de actuele stand van zaken. Werkwijze en webinterface TSO Diensten.docx 14-4-2008 2/13
Aanmeld/Presentie lijsten Als voorbereiding op het overblijven print u de Aanmeldijsten uit: Figuur 2 Er zijn verscheidene varianten mogelijk, afhankelijk van uw wensen. In dit voorbeeld is gekozen voor een weeklijst, met vermelding van alle leerlingen uit de groep - ook al blijven ze die week niet over. Op de Aanmeldlijst staan de leerlingen al vermeld die op een bepaalde dag vast overblijven. Zo blijft Alissa Bosgraaf vast over op maandag t/m donderdag. Jeremy Bonnes blijft op maandag gratis over, omdat zijn moeder die dag overblijfkracht is. De aanmeldlijst van een bepaalde week zult u vaak op de vrijdag ervóór uitprinten. Eventuele wijzigingen die u in de loop van de week doorkrijgt noteert u op de lijst. Zo blijft Carlos Boevink dit keer niet op donderdag over, Loek Jorritsma een keer wel op vrijdag, en Ezra Schreuder blijft op dinsdag niet gratis over. Op de dag van het overblijven wordt de Aanmeldlijst tevens Presentielijst. In dit voorbeeld is de presentie van de maandag al opgenomen. Blijkbaar was Alissa Bosgraaf afwezig zonder afmelden vooraf, en is Leonie van der Horst onverwacht toch overgebleven. Op deze manier noteert u alle wijzigingen en de dagelijkse presentie. Aan het eind van de week voert u deze gegevens in ons systeem in. Werkwijze en webinterface TSO Diensten.docx 14-4-2008 3/13
Presentie invoeren Figuur 3 Het scherm waarop u de presentie invult ziet er net zo uit als de overeenkomstige aanmeldlijst (zie vorige pagina). Alles wat u nu hoeft in te voeren zijn de afwijkingen. Om bijvoorbeeld in te voeren dat Alissa Bosgraaf afwezig was zonder af te melden klikt u op haar naam. Er verschijnt dan over bovenstaand scherm een nieuw venster waarmee u het tarief kunt aanpassen: Figuur 4 Het invoeren van de presentie beperkt zich dus tot de afwijkingen die in de loop van de week of bij de presentie zijn opgenomen, en is dus een kleine moeite. Werkwijze en webinterface TSO Diensten.docx 14-4-2008 4/13
Lijsten maken De aanmeld/presentielijsten maakt u met de menu-optie Lijsten maken : Figuur 5 Zoals u ziet kunt u niet alleen aanmeldlijsten maken voor de leerlingen maar ook voor de overblijfkrachten. Nadat u op de knop Maak hebt geklikt wordt de aanmeldlijst gemaakt en in uw postvak geplaatst. Werkwijze en webinterface TSO Diensten.docx 14-4-2008 5/13
Postvak bekijken Deze menu-functie geeft u een overzicht van alle bestanden in uw postvak: Figuur 6 Niet alleen staan hier de aanmeldlijsten die een coördinator met de menu-functie Lijsten maken zelf kan maken, ook staan er in het postvak verschillende bestanden en rapporten die door ons worden gemaakt. Enkele voorbeelden: Bij elke maandverwerking versturen wij de facturen per e-mail. Van ouders waarvan wij geen e- mail adres neme we de factuur op in het document Facturen 2007-12 (waarbij het in dit geval dus gaat om december 2007). De coördinator kàn deze uitprinten en verspreiden. Aanmaningen versturen wij niet per e-mail. De coördinator kan het bestand Facturen Aanmaningen printen en de aanmaningen op de geëigende manier verspreiden. Het document Facturen Openstaand bellijst (beter bekend als kortweg bellijst ) geeft een gedetailleerd overzicht van alle openstaande facturen per debiteur, en geeft tevens de adresgegevens. Wij adviseren coördinatoren om aan de hand van deze lijst maandelijks met de betreffende ouders te bellen. Facturen Overzicht 2007-12 geeft een overzichtelijk beeld van alle facturen, uitbetalingen en declaraties van de betreffende maand. Fin Resultaten geeft per post de inkomsten, uitgaven en het resultaat over de periode. De documenten die beginnen met Rap bevatten overzichten met diverse gegevens: de adresgegevens van alle leerlingen en overblijfkrachten, de bank- en e-mail gegevens van alle debiteuren, etc. Rap weektotalen bevat statistische informatie, met per week en per dag een oevrzicht van het aantal kinderen dat is overgebleven. Coördinatoren kunnen op verzoek nog andere overzichten krijgen, en ook bovenschoolse rapporten kunnen geleverd worden. Werkwijze en webinterface TSO Diensten.docx 14-4-2008 6/13
Aanmelden Figuur 7 Stel dat het vandaag 14 april is en de coördinator krijgt het bericht dat Carlos Boevink van groep mb3 na de meivakantie elke dinsdag komt overblijven. De coördinator doet dan het volgende: in het menu kiezen voor Aanmelden ; in dit scherm bladeren naar dinsdag 6 mei en groep Middenbouw 3 (zie hierboven) met de muis klikken op Carlos Boevink. Dan verschijnt over bovenstaand scherm het volgende venster: Figuur 8 het juiste tarief kiezen, in dit geval Normaal. Het gevolg van deze handelingen is dat Carlos Boevink vanaf 6 mei vast op dinsdag op de aanmeldlijsten staat. Werkwijze en webinterface TSO Diensten.docx 14-4-2008 7/13
Persoonsgegevens De menu-functie Persoonsgegevens biedt toegang tot verschillende schermen waarmee gegevens van leerlingen en overblijfkrachten opgevraagd en gewijzigd kunnen worden. Figuur 9 Met het volgende scherm wijzigt de coördinator de persoonsgegevens van leerling Carlos Boevink: Figuur 10 Werkwijze en webinterface TSO Diensten.docx 14-4-2008 8/13
En met het volgende scherm wijzigt de coördinator de adresgegevens van de familie Boevink: Figuur 11 Met het tabblad Facturen krijgt de coördinator een overzicht van alle facturen en hun status: Figuur 12 Werkwijze en webinterface TSO Diensten.docx 14-4-2008 9/13
Declareren De menu-functie Declareren biedt de mogelijkheid om declaratiegegevens te bekijken, in te voeren en te wijzigen. Declaren is bedoeld voor de situatie dat bijvoorbeeld een overblijfkracht uit eigen portemonnee aankopen doet ten behoeve van het overblijven, bijvoorbeeld speelgoed. Figuur 13 De overblijfkracht dient het bonnetje in bij de coördinator, die er vervolgens een declaratie van maakt. Figuur 14 Bij de eerstvolgende maandverwerking maakt TSO Diensten het geld rechtsreeks over naar de overblijfkracht. Voorschieten en declareren is de eenvoudigste, goedkoopste en minst risicovolle manier om financiële uitgaven te doen t.b.v. het overblijven, en heeft sterk de voorkeur. Een andere manier is om een eigen bank/giro-rekening voor de tso te openen met een pinpas, waarmee de coördinator aankopen kan doen. Dit brengt echter kosten en risico s met zich mee. Wij raden het gebruik van contant geld en een kas ten zeerste af. Werkwijze en webinterface TSO Diensten.docx 14-4-2008 10/13
Gereed melden Met deze menu-functie geeft de coördinator te kennen dat de administratie van de afgelopen maand is bijgewerkt en dat de maandverwerking kan beginnen. Figuur 15 Werkwijze en webinterface TSO Diensten.docx 14-4-2008 11/13
Contact Met deze menu-functie kan de coördinator een verzoek of een melding aan ons doorgeven. Figuur 16 Werkwijze en webinterface TSO Diensten.docx 14-4-2008 12/13
Ten slotte Met voorgaande pagina s hebben wij een beeld gegeven van de web-interface waarmee een tsocoördinator gegevens opvraagt, invoert en wijzigt. Verscheidene mogelijkheden hebben we onvermeld gelaten, en ook ontwikkelen we voortdurend nieuwe mogelijkheden op aangeven van onze klanten. Neemt u contact met ons op als u vragen heeft. Inmiddels heeft ons basisconcept zich in de praktijk ruimschoots bewezen. De web-interface biedt voldoende mogelijkheden waarmee een coördinator op eenvoudige wijze zijn/haar dagelijks werk kan doen. Wat niet met de web-interface mogelijk is kan altijd gerealiseerd worden met het achterliggende professionele softwarepakket InfoKid TSO, dat het hart vormt van ons systeem. Onze klanten ervaren het zonder uitzondering als zeer plezierig en zeer voordelig dat zij geen software hoeven te installeren en te onderhouden op een pc, dat ze zich geen zorgen hoeven te maken over de backup van hun gegevens, en dat ze geen boekhoudkundige kennis nodig hebben om toch een degelijke administratie te voeren. Sinds TSO Diensten de administratie doet maak ik me er niet meer zo druk om, en heb ik eindelijk genoeg tijd voor de ondersteuning en de begeleiding van de overblijfkrachten. Voor een professioneel uitgevoerde tso-administratie is alles wat u nodig heeft een pc met internetverbinding waarmee u uw gegevens opvraagt en invoert. Wij doen de rest! TSO Diensten Nederland Galvanistraat 34 6716 AE Ede t) 038 69 20 99 e) tso@tsodiensten.nl Kvk 09150032 Arnhem De overblijfgelden die TSO Diensten Nederland int voor haar klanten worden beheerd door de Stichting TSO Diensten Nederland, kvk 09172728. Werkwijze en webinterface TSO Diensten.docx 14-4-2008 13/13