Financieel verslag 2012 van Stichting Nationale Ouderendag Auteurs: R. Piera, Penningmeester, A. Vonk Secretaris d.d. 10 Februari 2013 1
Geachte Lezer, In 2012 heeft de Nationale Ouderendag voor de vierde keer plaatsgevonden met 16 deelnemende comités/gemeenten. De groei is ieder jaar onstuimig geweest in de zin van samenwerking met nieuwe partners, ontwikkeling van een nieuw wenssysteem, de noodzaak om betaalde krachten in te zetten etc. etc. Door heel veel inzet en enthousiasme is er in 4 jaar tijd heel wat neergezet. In totaal werden 3.300 ouderen in het zonnetje gezet door deelname aan één van de locale activiteiten of door het in vervulling gaan van een individuele wens. De ontelbare vrijwilligers in alle 16 gemeenten hebben deze dag weer tot een grandioos succes gemaakt. Na de Nationale Ouderendag heeft er een evaluatie plaatsgevonden met professionele begeleiding, om met de trots van de afgelopen jaren in de achterzak, kritisch vooruit te kijken. Vragen daarbij waren o.a.: Wie zijn wij, Wat doen wij en waarom? Uit deze evaluatie is als ambitie/focus naar voren gekomen dat: 1. De Nationale Ouderendag zich sterker profileert op het vervullen van wensen van ouderen 2. De Nationale Ouderendag zich focust op 1 dag (de eerste vrijdag van oktober) 3. Een lokaal comité het eerste uitgangspunt ook als uitgangspunt hanteert bij haar organisatie 4. Dat ieder locaal comité verantwoordelijk is voor de bezetting van het team (in beginsel deelname voor 3 jaar om continuïteit te waarborgen) en zijn/haar lokale fondswerving. 5. De landelijke Stichting kent een kleine effectieve bezetting die de locale comités faciliteert, landelijke sponsors en de landelijke/regionale pers benadert. Deze focus maakt het mogelijk om een herkenbaar beeld neer te zetten, voor de (kleine) Stichting focus te behouden en samenwerkingspartners te zoeken die deze focus ondersteunen danwel aanvullen zoals bv. Stichting Gouden Dagen en Nederland Cares. 2
Financieel Verslag Voor u ligt het Financieel Verslag van Stichting Nationale Ouderendag te Zeist over het jaar 2012. In het Financieel Verslag wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde financiële beleid over het jaar 2012. In het verslag wordt op een aantal plaatsen verwezen naar het Jaarverslag Nationale Ouderendag 2012. Hierin wordt uitgebreid ingegaan op alle activiteiten en wensen die in 2012 de revue zijn gepasseerd. De Stichting heeft dit jaar kunnen profiteren van een grote verbeterslag ten aanzien van de ICT ondersteuning. Dankzij Focus-Cura en MASC en de financiële support van Sluyterman Van Loo en RCOAK stond er een goed werkende webapplicatie die het mogelijk maakte de individuele wensen en activiteiten aan een groot publiek kenbaar te maken. Er kan echter gezegd worden dat er in 2012 relatief veel tijd is gegaan naar oplevering van het systeem, dat nu voor alle locaties zijn/haar waarde moet gaan bewijzen Het feit dat we dit jaar op 2 projectleiders konden bouwen voor de landelijke coördinatie was geweldig. Dit heeft het mogelijk gemaakt dat zoveel verschillende comités in het land mee konden doen. Zij hebben met enorm veel inzet en passie het groeiende Nationale karakter van de Nationale Ouderendag 2012 vormgegeven. De onstuimige groei leidt in 2012 tot verlies, dat mede wordt veroorzaakt doordat de kosten van de landelijke organisatie niet, of slechts gedeeltelijk, worden gedragen door de lokale comités. De financiële afhankelijkheid van fondsen is voor de Stichting op dit moment nog te groot. De afgelopen jaren is daarbij altijd uitgegaan van een model waarbij door deelnemende comités/gemeenten een gedeelte van de lokaal geworven middelen, naar de Stichting zouden vloeien. Om meerdere redenen blijkt dit echter beperkt haalbaar wat tot een groeiend tekort in de exploitatie leidt. Derhalve zullen wij ons als Stichting dit jaar moeten beraden op een toekomst met bestendige financiering. Het blijkt dat het voor lokale comités al een uitdaging is om zelf gelden te verkrijgen voor de organisatie van hun activiteiten. Met de hulp van diverse vrijwilligers die hun zakelijke expertise hebben aangeboden zijn we nu op zoek naar nieuwe manieren om onze droom te verwezenlijken. Het verder bouwen aan een nationaal netwerk waarmee dagelijks individuele wensen van ouderen kunnen worden vervuld, op basis van een gezond en bestendig groeimodel Februari 2013 3
Toelichting op de Balans per 31 December 2012 Balans&per&31&December&2012 31@12@12 31@12@11 Debet Credit Debet Credit 1010#$#Rabobank#Verenigingsrekening#1518.16.867 ########### 4.314,33 ######### 2.294,77 1020#$#Rabobank#Bedrijfstelerekening#1513.662.732 ################ 23,71 ######### 1.500,00 1400#$#Debiteuren ######### 23.915,50 ####### 17.906,66 1500#$#Nog#te#ontvangen#bedragen ########### 1.157,55 ############### 23,71 1300#$#Crediteuren ######### 1.168,22 1501#$#Vooruitontvangen#bedragen ######### 1.864,21 1800#$#Nog#te#betalen#Bedragen ######### 6.010,98 ######### 2.774,43 2000#$#Renteloze#Lening#Bestuurders ######### 4.500,00 ######### 4.500,00 130*#$#Rekening#Courant#Bestuurders ###### 19.779,25 ####### 13.673,10 3003#$#Gereserveerde#Gelden#Amersfoort ############ 600,00 2900#$#Algemene#Reserve ############## 390,61 ############# 390,61 Totaal:&Resultaat &&&&&&&&&&& 2.952,72 &&&&&&&&&&&&&&&&&& @ Totaal:&Balans &&&&&&&&& 32.754,42 &&&&&& 32.754,44 &&&&&&& 22.115,75 &&&&&&& 22.115,75 ACTIVA Liquide middelen De liquide middelen bestaan uit een 2-tal bankrekeningen die tezamen een saldo van 4.338,04 hebben. Het betreft een verenigingsrekening en een bedrijfstelerekening (spaarrekening). Overige Vorderingen De vorderingen bestaan uit een debiteurenpost ad 23.915,50 en een nog te ontvangen bedragen post ad 1.157,55. De debiteuren zijn: Debiteuren 31#12#12 Stichting-Sluyterman-van-Loo --------- 13.879,00 RCOAK --------- 10.036,50 ********* 23.915,50 De nog te ontvangen bedragen betreffen de doorbelaste verbruikskosten van reclame materiaal dat is doorbelast aan de deelnemende comités die daarvan gebruik hebben gemaakt. 4
PASSIVA Kortlopende schulden De kortlopende schulden bestaan uit een post Vooruit ontvangen bedragen en de Nog te betalen bedragen. Het Rabobank Stimuleringsfonds Utrechtse Heuvelrug heeft in 2012 5.000 ter beschikking gesteld voor het vervullen van wensen en organiseren van activiteiten in haar regio. Het balansbedrag ad 1.864,21 kan in 2013 nog worden gebruikt. Nog te betalen bedragen ad 6.010,98 betreft een aantal later ingekomen kostenfacturen en de restanten van de toegezegde gelden van de gemeenten Amersfoort, Utrechtse Heuvelrug en Zeist welke na de definitieve afrekening zullen worden teruggegeven aan de gemeenten. Nog te betalen kosten Factuur Gabrielle Hoogstraten Evaluatie 40,43 Factuur Marieke B. - Kerstkaarten 52,00 Factuur Donath 120475-123280 130,98 Verwachte terugbetaling subsidie Amersfoort 2012 168,59 Restant afrekening Gemeente UHR 2011 159,56 Verwachte terugbetaling subsidie Zeist 2012 3.164,05 Verwachte terugbetaling subsidie UHR subsidie 2012 2.134,05 Factuur J v Plateringen NOD 05-10-2012 119,80 Factuur Stichting Ravelijn Amersfoort 12,50 Bankkosten Periode 01-10-2012 t/m 31-12-2012 29,02 6.010,98 Renteloze Leningen In 2011 hebben 2 bestuurders aan de Stichting een Renteloze Lening verstrekt teneinde de investeringen in de nieuwe website te kunnen voorfinancieren. Er is in de Leningsovereenkomsten geen datum voor beëindiging van de looptijd opgenomen. De samenstelling van de post is als volgt: Rekening-Courant Bestuurders Naast de Renteloze Leningen heeft 1 bestuurder uit particuliere middelen aan aantal uitgaven voorgeschoten in afwachting van de te toegezegde fondsen van de Stichting Sluyterman van Loo en het RCOAK. Het betreft de kosten voor Landelijke Projectleiding. Algemene Reserve De negatieve Algemene Reserve ad 3.412,49 betreft de negatieve resultaten van 2010 en van 2012. In 2010 jaar zijn we niet in staat geweest om onze activiteiten volledig met fondsen en sponsoren te financieren, er ontstond toen een negatief resultaat van 390,71. Over 2012 wordt een negatief Resultaat behaald van 2.952,74. 5
Toelichting op de Exploitatierekening over 2012 Exploitatierekening.over.2012 2012 2011 Debet Credit Debet Credit Kosten'voor'het'instandhouden'van'de'Stichting 4300'5'Stichtingskosten'Algemeen '''''''''''''' 408,58 ''''''''''''' 222,99 4340'5'Kantoorkosten'Algemeen '''''''''''''' 274,63 4360'5'Administratie'en'boekhoudkosten '''''''''''''' 343,93 ''''''''''''' 172,55 4320'5'Reis'en'Verblijfskosten '''''''''''''''''''' 5 ''''''''''''' 295,00 4600'5'Bankkosten '''''''''''''' 105,36 ''''''''''''''' 96,05 4401'5'Ontwikkelkosten'Website ''''''''' 20.000,00 8200'5'Fondsen'en'algemene'Subsidies '''''' 44.000,00 ''''''' 18.619,96 8600'5'Donaties'en'Giften ''''''''''''' 135,00 8700'5'Rente'opbrengsten '''''''''''''' 69,14 ''''''''''''''' 23,71 9951'5'Betalingsverschillen '''''''''''''''' 1,08 ''''''''''''''' 23,71... 21.132,50... 44.070,22... 786,59... 18.802,38 Kosten'voor'de'coördinatie'en'ondersteuning'van'comitées 4310'5''Landelijke'projectleiding ''''''''' 21.423,00 ''''''''' 9.817,50 4350'5'Telefoonkosten '''''''''''''' 733,42 ''''''''' 1.105,98 4400'5'Website'kosten ''''''''''' 6.008,62 ''''''''' 8.293,11 4510'5'Reclame'en'advertenties '''''''''''''' 502,76 ''''''''' 2.803,58 4520'5'Representatiekosten '''''''''''''' 707,36 ''''''''''''' 580,70 4***'5'Bijdrage'coördinatie'en'ondersteuning'door'Stichting'1/16'(2011'1/9,'2010'1/2) ''''''''' 3.671,90 ''''''''' 7.533,62... 29.375,16... 3.671,90... 22.600,87... 7.533,62 Financiële'afwikkeling'activiteiten'en'wensen'Gemeente'Zeist 4540'5''Wenskaarten'en'Vrijwilligers'flyers'Zeist '''''''''''''' 689,78 ''''''''''''' 353,45 4550'5'Activiteiten'Gemeente'Zeist ''''''''''' 2.227,28 ''''''''' 2.170,03 4***'5'Bijdrage'coördinatie'en'ondersteuning'door'Stichting'1/9'(2011) ''''''''''' 1.835,95 ''''''''' 2.511,21 7501'5'Gemeentelijke'Projectkosten'Gemeente'Zeist '''''''''''''''''' 5 '''''''''''''''''' 5 8500'5'Gemeentelijke'Subsidie'Zeist ''''''''' 1.835,95 ''''''''' 5.000,00 8601'5'Donaties'en'giften'Zeist ''''''''' 2.917,06 '''''''''''''''''' 5... 4.753,01... 4.753,01... 5.034,69... 5.000,00 Financiële'afwikkeling'activiteiten'en'wensen'Gemeente'UHR 4541'5'Wenskaarten'en'Vrijwilligers'flyers'UHR '''''''''''''' 178,73 ''''''''''''' 374,82 4551'5'Activiteiten'Gemeente'Utrechtse'Heuvelrug '''''''''''''''' 40,00 ''''''''''''' 933,67 4***'5'Bijdrage'coördinatie'en'ondersteuning'door'Stichting'1/9'(2010'1/2) ''''''''''' 1.835,95 ''''''''' 2.511,21 7502'5'Gemeentelijke'Projectkosten'Gemeente'Utrechtse'Heuvelrug '''''''''''''''''' 5 '''''''''''''''''' 5 8501'5'Gemeentelijke'Subsidie'UHR ''''''''' 1.835,95 ''''''''' 3.819,70 8602'5'Donaties'en'giften'UHR '''''''''''' 218,73 '''''''''''''''''' 5... 2.054,68... 2.054,68... 3.819,70... 3.819,70 Financiële'afwikkeling'activiteiten'en'wensen'Gemeente'Amersfoort 4542'5'Wenskaarten'en'Vrijwilligers'flyers'Amersfoort '''''''''''''''' 86,42 ''''''''''''' 169,44 4552'5'Activiteiten'Amersfoort ''''''''''' 1.244,99 ''''''''''''' 209,50 8502'5'Gemeentelijke'Subsidie'Amersfoort ''''''''' 1.331,41 4***'5'Bijdrage'coördinatie'en'ondersteuning'door'Stichting'1/9'(2010'1/2) ''''''''' 2.511,21... 1.331,41... 1.331,41... 2.890,15... @ Financiële'afwikkeling'activiteiten'en'wensen'Gemeente'Haarlem 4553'5'Activiteiten'Haarlem... 187,20... 187,20...@... @... @ Resultaat... 2.952,74... @ Totaal:.Winst.&.Verlies... 58.833,96... 58.833,96... 35.131,99... 35.155,70 6
Om een goed inzicht te krijgen in de activiteiten van de Stichting is in de Exploitatierekening een uitsplitsing gemaakt in een aantal categorieën: - Kosten en Baten voor de instandhouding van de Stichting: dit betreft kosten die te maken hebben met administratieve verplichtingen zoals bankkosten en representatie e.d. Daarnaast zijn hier de niet specifiek toegewezen sponsor- en fondsenbedragen opgenomen. - Kosten voor de coördinatie en ondersteuning van de organiserende comités: dit betreft kosten die voortkomen uit de operationele werkzaamheden van de Stichting maar die niet specifiek zijn toe te wijzen aan activiteiten of gemeenten. - Financiële afwikkeling van activiteiten en wensen in specifieke Gemeenten: dit betreft kosten die zijn toe te kennen aan activiteiten en de vervulling van wensen in een gemeente. Deze zijn ook nodig voor de verantwoording aan die betreffende Gemeenten. Instandhouding van de Stichting Stichtingskosten algemeen Dit betreft een 3-tal posten, te weten de inschrijvingskosten voor de Kamer van Koophandel ad 24,08, de aanmelding van onze stichting en haar logo bij het bureau Merkenrechten ad 290,- en de aanvraag van de ANBI status ad 94,50. Kantoorkosten Algemeen Deze post betreft kosten voor postzegels, enveloppen en andere kantoormaterialen Administratie & boekhoudkosten Dit betreft de kosten voor het online boekhoudpakket dat wordt gebruikt voor de administratie en rapportage van de Stichting. In 2011 maakte de Stichting gebruik van Exact Online, in 2012 is een goedkoper programma aangekocht. Ontwikkelkosten website In 2012 is de website herbouwd. Voor 2012 is met de Stichting Sluyterman van Loo en het RCOAK afgesproken dat zij deze kosten tot een bedrag van 20.000,- financieren. Bankkosten algemeen Dit betreft de kosten voor het gebruik van de Rabobank Verenigingsrekening. In dit bedrag zijn geen rentekosten opgenomen. Wij hebben er voor gekozen om niet gebruik te maken van de mogelijkheid om rood te staan op de bankrekening zodat ook geen rentekosten kunnen worden gemaakt. Baten bij instandhouding van de Stichting Fondsen en algemene Subsidies Deze post ad 44.000,- betreft de toegezegde gelden van de Stichting Sluyterman van Loo en het RCOAK, ieder voor 22.000,- en is opgebouwd uit 2 posten die specifiek door deze partijen worden gefinancierd; 20.000,- voor de bouw van de website en 24.000,- voor de kosten van het Landelijke projectmanagement. 7
Renteopbrengsten De renteopbrengsten betreffen de te ontvangen rente over 2012 van de bedrijfstelerekening.. Kosten voor coördinatie en ondersteuning van de organiserende Comités Dit betreft kosten die te maken hebben met de operationele werkzaamheden van de Stichting maar die niet specifiek kunnen worden toegewezen. Daar waar de Stichting de financiële afhandeling voor het organiserende comité verzorgd word 1/16e deel van deze kosten in rekening gebracht bij de betreffende Gemeente. Landelijke Projectleiding In 2012 hebben wij de landelijke projectleiders capaciteit uitgebreid naar 2 medewerksters. Deze mogen tot een maximum van 2 dagen per week uren in rekening brengen. Om geen langdurige verplichtingen aan te gaan is de inzet vooralsnog op interim-basis vorm gegeven. Telefoonkosten Voor een goede coördinatie is in 2011 een telefooncentrale aangeschaft, met een landelijke Nationale Ouderendag nummer. De kosten voor de centrale en 2 toestellen, alsmede de gesprekskosten zijn bij deze post opgenomen. Website kosten In 2012 hebben wij de website en de wensenmodule geheel vernieuwd. De functionaliteiten zijn uitgebreid om zodoende klaar te zijn voor nieuwe gemeenten in de toekomst. De kosten voor de (ver-)bouwing van de website zijn tot een bedrag van 20.000 gesponsord door de Stichting Sluyterman van Loo en het RCOAK. De overige website kosten betreffen de instandhouding van de website en zijn waar mogelijk doorberekend aan de deelnemende gemeenten. Reclame & advertentiekosten Onder deze post zijn de algemene promotiematerialen (buttons, rolbanners en Vlaggen) opgenomen. De vlaggen en rolbanners zijn vanzelfsprekend voor 2013 weer te gebruiken. Representatiekosten algemeen Deze kosten hebben betrekking op de bedankjes die in december zijn uitgereikt aan alle sponsoren en deelnemende ondernemers teneinde hen ook voor 2013 weer te enthousiasmeren. Doorbelasting Kosten voor Coördinatie en ondersteuning De kosten voor Coördinatie en ondersteuning worden per deelnemende Gemeente voor een gelijk deel berekend. Omdat dit jaar slechts 2 van de 16 comités een vorm van funding konden verwezenlijken, worden deze kosten voor 2/16 gedekt. Uiteindelijk heeft de Gemeente Haarlem in 2012 niet bijgedragen. Voor 2013 zullen wij met deelnemende Gemeenten en organiserende comités vooraf nadere afspraken maken omtrent de doorbelasting van coördinerende en ondersteunende activiteiten door de Stichting. 8
Financiële afwikkeling per deelnemende Gemeente Voor de 4 Gemeenten waarvan de financiële afwikkeling via de Stichting is gelopen is in bovenstaande Exploitatierekening weergegeven welke kosten er zijn gemaakt en welke subsidies zijn toegekend. Per deelexploitatie zijn de kosten voor wervingsmateriaal (wenskaarten en flyers) opgenomen alsmede de kosten die samenhingen met de organisatie van activiteiten in die Gemeente. Voor een opsomming van die activiteiten en de vervulling van de wensen verwijzen wij graag naar het Jaarverslag Nationale Ouderendag 2012. Tevens is de doorbelasting van de coördinerende en ondersteunende handelingen door de Stichting opgenomen voor de Gemeente Zeist en Utrechtse Heuvelrug. De gemeente Amersfoort heeft specifiek aangegeven dat de subsidie uitsluitend ten behoeve van de wensen en activiteiten mag worden gebruikt. Tenslotte is weergegeven welke bijdrage de betreffende Gemeente heeft toegezegd. Voor de Gemeente Zeist geldt dat zij een voorschot heeft toegewezen aan onze Stichting, ad 5.000,=. De Gemeente Utrechtse Heuvelrug kent een voorschot toe waarbij na verantwoording over de kosten een gedeelte moet worden terugbetaald. Het voorschot is tevens het maximum toegezegde bedrag. Dit geldt ook voor de gemeente Amersfoort. Zoals aangegeven heeft de Gemeente Haarlem in 2012 niet financieel bijgedragen. We zijn in gesprek met de Gemeente Haarlem over een financiële bijdrage voor de organisatie van de Nationale Ouderendag van 2013. Gedaan te Zeist op 11 Februari 2013 Voorzitter: Penningmeester: Secretaris: J.M. Barendrecht R. Piera A. Vonk 9