Informatie voor ondernemers Factuurvereisten en regels Vrijwel elke ondernemer heeft te maken met btw. Btw is de belasting die u als ondernemer verschuldigd bent over uw omzet. Daar staat tegenover dat u voor zover u btw belaste prestaties verricht de voorbelasting kunt verrekenen met de verschuldigde btw. De voorbelasting bestaat uit btw die u heeft moeten betalen bij de aanschaf van goederen en diensten voor uw bedrijf. Ondernemers, die btw belaste prestaties en diensten verrichten, innen en dragen de btw dus eigenlijk af voor de overheid. Om ervoor te zorgen dat de Belastingdienst de stromen van goederen en diensten kan volgen, bent u verplicht een administratie bij te houden, waarin u vastlegt hoe en hoeveel btw u heeft afgedragen. Uiteraard dient u de ontvangen facturen ook in uw administratie vast te leggen. De belastingdienst controleert of u correct heeft gefactureerd. Als u dat niet doet, kan de belastingdienst uw afnemer het aftrekrecht van voorbelasting ontzeggen en kunt u zelfs met een boete geconfronteerd worden. Het correct opstellen van een factuur is daarom een must. Hieronder hebben wij voor u een overzicht samengesteld met de vereisten waaraan uw factuur moet voldoen. Inhoud van de factuur Een factuur moet aan de in elk geval de volgende informatie bevatten: datum uitreiking factuur factuurnummer (let op: de nummering moet doorlopend zijn, dus bijv. 13001, 13002 etc.) uw naam, adres en btw-identificatienummer naam en adres van de klant (in buitenlandse transacties is het btw-identificatienummer vereist) het btw-identificatienummer is ook vereist als er sprake is van verlegging van btw (de btw wordt geheven van de afnemer) omschrijving van de prestatie datum van de prestatie datum waarop een vooruitbetaling is gedaan maatstaf van heffing de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of diensten bij verschillende prestaties moet u telkens het van toepassing zijnde btw-tarief vermelden de eenheidsprijs exclusief btw en de eventuele kortingen btw-tarief (0%, 6% of 21%) en btw-bedrag in euro s eventueel verwijzingen naar vorige facturen (in het geval van creditnota s en ontvangen voorschotten) wanneer de afnemer die een prestatie afneemt de factuur uitreikt (selfbilling) in plaats van degene die de prestatie verricht dient de factuur de vermelding factuur uitgereikt door afnemer te bevatten indien van toepassing een verwijzing naar de vrijstelling die geldt of de intracommunautaire levering die onder het nultarief valt 1
wordt de btw geheven van de afnemer, dan dient btw verlegd op de factuur vermeld te worden indien de bijzondere regeling voor reisbureaus wordt gehanteerd dient bijzondere regeling reisbureaus op de factuur te worden vermeld wanneer de margeregeling van toepassing is dient bijzondere regeling kunstvoorwerpen of bijzondere regeling voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten op de factuur te worden vermeld gegevens over het vervoersmiddel (waaruit blijkt dat sprake is van een nieuw vervoersmiddel) voldoet een fiscaal vertegenwoordiger de btw, vermeld dan ook zijn naam, adres en btwidentificatienummer Let op: In sommige gevallen kan een vereenvoudigde factuur worden uitgereikt (zie afzonderlijk kopje hierna voor de voorwaarden). oorspronkelijke factuur. Elk document dat een wijziging aanbrengt in de oorspronkelijke factuur, geldt als een factuur. Zo n document moet dan ook een opvolgend nummer hebben en aan de factuureisen voldoen. Vermelding btw-identificatienummer Als ondernemer moet u altijd uw btwidentificatienummer op uw factuur vermelden. In sommige gevallen kan de afnemer de factuur opmaken. Dit noemt men selfbilling. In dat geval moet u op de factuur vermelden factuur uitgereikt door afnemer. Ook kan een derde partij de factuur opmaken, ook wel outsourcing of third party billing genoemd. De ondernemer die het product of de dienst levert, blijft wel verantwoordelijk voor de juistheid van de factuur. Als de afnemer de factuur opmaakt, moet dit in een vooraf overeengekomen akkoord tussen leverancier en afnemer zijn overeengekomen. Toelichting factuurelementen Nummeren en uitreiken van facturen Een factuur moet een nummer hebben dat deel uitmaakt van een reeks. Er mogen geen gaten in die reeks voorkomen. Soms maakt u wel een factuur aan, maar reikt u die niet uit of moet u naderhand correcties aanbrengen op uitgereikte facturen. U moet foute facturen dan bewaren en correcties toepassen door de factuur terug te nemen en een nieuwe uit te reiken. De teruggenomen factuur moet u in uw administratie bewaren. Ook kunt u met een creditfactuur eventuele fouten in de eerdere factuur herstellen. In facturen die corrigerend zijn bedoeld, moet u duidelijk verwijzen naar de Vermelding btw-vrijstelling Het is verplicht enige aanduiding van een vrijstelling te vermelden op de factuur. Dat hoeft niet perse het wetsartikel te zijn op grond waarvan de vrijstelling van toepassing is. Het moet voor de afnemer en de Belastingdienst wel duidelijk zijn welk belastingregime u toepast. De fiscale verplichtingen van uw afnemer zijn daarvan immers afhankelijk. De aanduiding moet voldoende specifiek zijn en mag niet alleen bestaan uit de vermelding nultarief of vrijstelling. Als er sprake is van zowel belaste als vrijgestelde prestaties, moet u het factuurbedrag splitsen in een deel waarvoor een vrijstelling geldt en het deel dat is belast. Op de factuur moet u aangeven om welke 2
vrijstelling het gaat. Specifieke aanduiding op factuur Vanaf 1 januari 2013 moet u in sommige situaties een specifieke vermelding op de factuur opnemen. Het gaat hierbij om de volgende situaties: wanneer de afnemer die een prestatie afneemt, de factuur uitreikt in plaats van degene die de prestatie verricht ( factuur uitgereikt door afnemer ) wanneer er sprake is van een vrijstelling (niet alleen de in artikel 11 van de wet genoemde vrijstellingen, maar bijvoorbeeld ook die inzake beleggingsgoud) wanneer het gaat om een intracommunautaire levering die onder het nultarief valt (artikel 9 in verbinding met Tabel II, onderdeel a, post 6, van de wet) wanneer de btw wordt geheven bij de afnemer ( btw verlegd ) wanneer de bijzondere regeling voor reisbureaus wordt gehanteerd ( bijzondere regeling reisbureaus ) wanneer de margeregeling van toepassing is ( bijzondere regeling kunstvoorwerpen of bijzondere regeling voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten ) De cursief gedrukte onderdelen moet u (verplicht!) in deze situaties op de factuur vermelden. LET OP: Met ingang van 1 januari 2013 gelden de factuurvereisten van het EU-lidstaat waar de leverancier of dienstverlener is gevestigd. In de hierna volgende grensoverschrijdende uitzonderingssituaties moet u echter de factuurvereisten in acht nemen van de plaats waar de prestatie wordt geacht te zijn verricht: 1. uw buitenlandse vaste inrichting verricht de prestatie 2. de levering of dienst is belast met btw uit een ander EU-lidstaat 3. de buitenlandse afnemer stelt de factuur op (selfbilling) Specificatie vergoeding, eenheidsprijs en kortingen De factuur moet de opbouw van het btw-bedrag helder weergeven. U moet de vergoeding daarom specificeren in: vrijgestelde omzet, naar algemeen tarief belaste omzet en naar het verlaagde tarief belaste omzet. Ook moet u de eenheidsprijs en eventuele verstrekte kortingen apart vermelden. Bij verrichte diensten moet u de omvang van de dienstverlening vermelden op de factuur. U kunt hierbij denken aan een uurtarief. Vermelding fiscaal vertegenwoordiger en btw-identificatienummer Een fiscaal vertegenwoordiger wordt vaak aangesteld door een buitenlandse onderneming die in Europa niet over een vestiging beschikt. Geleverde goederen kunnen naar een centraal magazijn worden verscheept en met behulp van een fiscaal vertegenwoordiger worden ingeklaard. Wanneer gebruik wordt gemaakt van een dergelijk fiscaal vertegenwoordiger, moet de buitenlandse ondernemer op zijn facturen de gegevens van die vertegenwoordiger vermelden, alsmede diens btwidentificatienummer. 3
Deadline voor uw factuur Heeft u een factureringsplicht? Dan moet u zich aan de factuurdeadline houden. Dat betekent: vóór de zestiende dag na de maand waarin u de levering of dienst heeft verricht. De hierop aangegeven btw bent u verschuldigd op het moment dat u de factuur uitreikt of had moeten uitreiken. Daarbij komt dat het te laat uitreiken van een factuur gevolgen heeft voor de aftrek van voorbelasting bij de afnemer: deze heeft pas recht op aftrek zodra hij of zij de factuur ontvangen heeft. Voor verscheidene afzonderlijke leveringen of diensten kan een periodieke factuur worden opgemaakt mits de periode waarop de factuur betrekking heeft niet langer is dan een kalendermaand. LET OP: Ontvangt u een vooruitbetaling? Dan bent u verplicht om een factuur uit te reiken. authenticiteit en de integriteit kunnen waarborgen: een geavanceerde elektronische handtekening een elektronische uitwisseling van gegevens In de praktijk valt bij andere methoden te denken aan bedrijfsspecifieke elektronische apparatuur voor het maken en versturen van elektronische facturen of aan het per e-mail versturen van facturen die bijvoorbeeld de vorm van een pdf-bestand krijgen. U moet erop toezien dat u kopieën van de door uzelf (of in uw naam en voor uw rekening door een derde) uitgereikte facturen en van alle door uzelf ontvangen facturen bewaart in uw administratie. U bent vrij in de wijze waarop u de facturen opslaat. Houd er wel rekening mee dat u op verzoek aan de inspecteur binnen redelijke termijn de opgeslagen factuurgegevens ter beschikking kunt stellen. De elektronische factuur Met ingang van 1 januari 2013 is wettelijk bepaald dat dat papieren en elektronische facturen gelijk moeten worden behandeld. Een elektronische verzending van een factuur is alleen mogelijk als uw afnemer dit aanvaardt. Dit kunt u vooraf met uw afnemer afstemmen. Als uw afnemer na de elektronische verzending zonder commentaar de factuur verwerkt en betaalt, wordt hij geacht de elektronische verzending van de factuur te hebben aanvaard. Gezien het belang van de factuur moet de ondernemer de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur (op papier of in elektronisch formaat) waarborgen. De methode die hij daarbij gebruikt mag hij zelf bepalen. Hij hoeft die methode niet te melden aan de inspecteur. In de wet zijn twee methoden opgenomen die in elk geval de Vereenvoudigde factuur mogelijk? Het is ondernemers wettelijk toegestaan om in bepaalde gevallen een zogenoemde vereenvoudigde factuur uit te reiken. Dat is het geval als: het bedrag van de factuur niet hoger is dan 100 euro de uitgereikte factuur is aan te merken als een document of bericht dat wijzigingen aanbrengt in en specifiek en ondubbelzinnig verwijst naar de oorspronkelijke factuur Als sprake is van zogenoemde grensoverschrijdende afstandsverkopen of van intracommunautaire leveringen tegen het nultarief mag geen vereenvoudigde factuur worden uitgereikt. Op een vereenvoudigde factuur moet u in ieder geval vermelden: de datum van uitreiking van de factuur de identiteit van de ondernemer die de prestatie 4
verricht de aard van de prestatie het belastingbedrag en een eventuele verwijzing naar de oorspronkelijke factuur Meer weten Wilt u meer informatie en/of gericht advies voor uw situatie? Neem dan contact op met ons. Administratiekantoor Kaandorp & Mooij Julianaplein 12 1921AZ Akersloot Telefoon: (0251) 320582 Mobiel: 06-42333435 E-mail: info@kaandorpmooij.nl Disclaimer: Hoewel Administratiekantoor Kaandorp & Mooij de uiterste zorg heeft besteed aan de inhoud van deze informatieflyer, aanvaardt zij geen enkele aansprakelijkheid voor onvolledigheid of onjuistheid noch voor de gevolgen daarvan. 5