Hoe archief overdragen naar het Depot? Doe-dag in Vilvoorde 10/05/2012 Even voorstellen Dries Vandaele Coördinerende archiefdienst Team beleid Afdeling Proces- en Informatiebeleid Departement Bestuurszaken Vlaamse overheid www.bestuurszaken.be/informatiemanagement 10 mei 2012 2 Coördinerende archiefdienst Expertisedomeinen en doelgroepen archiefbeheer zorgdragers documentbeheer digitalisering Vlaamse overheid Departement Bestuurszaken 10 mei 2012 3 1
Overzicht 1. Toelichting 2. Stappenplan 3. Toekomst Alle informatie komt op de website van het Depot! Controleer bij het voorbereiden van een bewaargeving steeds de website voor de meest recente richtlijnen en procedures! http://www.bestuurszaken.be/hoe-kunt-u-ietsoverdragen 10 mei 2012 4 Voortraject Depot VR beslist op 14/9/2007 tot het nemen van een aantal maatregelen ter optimalisatie van het archiefbeheer bij de VO, waaronder de oprichting van een centraal depot in Vilvoorde. Eisen voor de inrichting: Moet voldoen aan de minimumeisen voor archiefbewaring Moet voldoende ruimte bieden voor de opslag van het semistatische archief van de Vlaamse ministeries. 10 mei 2012 5 Scope Depot voor de bewaring van semistatisch archief Aanbieden van kwaliteitsvolle bewaarplaats in combinatie met professionele dienstverlening Creëren van referentiekader voor semistatisch archiefbeheer binnen de VO 10 mei 2012 6 2
Monitoring (31/3/2012) http://www.bestuurszaken.be/het-depot/aangroei-vanhet-archief 10 mei 2012 7 Archiefdocumenten In bewaargeving Terminologie 10 mei 2012 8 Stappenplan Gebaseerd op bestaande procedures, richtlijnen en checklist http://www.bestuurszaken.be/hoe-kunt-u-ietsoverdragen 10 mei 2012 9 3
Stappenplan 1. Het prille begin 2. Voorbereiden van de overdracht 3. Organisatie van de overdracht 4. Realiseren overdracht 5. Dienstverlening 6. In het Depot 10 mei 2012 10 Het prille begin Goed archiefbeheer start op de werkvloer Zowel papier als digitaal Stel een klassement op Weet wat je hebt! Ononderbroken beheerscyclus Stel informatiebeheersplan op http://www.bestuurszaken.be/informatiebeheerspl annen 10 mei 2012 11 Dus niet: Archivist, David Bailin, 2006 (houtskool) 6 december 2009 12 4
Informatiebeheersplan Over welke archiefdocumenten beschikken wij? Exhaustief overzicht gekoppeld aan processen en organisatie Hoe lang moeten/willen wij die bijhouden? Administratieve bewaartermijn Juridische bewaartermijn 10 mei 2012 13 Informatiebeheersplan Wat is de uiteindelijke bestemming? Bewaren, bewaren na steekproef, vernietigen Basis voor een goede overdrachtslijst Laat goed en efficiënt beheer toe 10 mei 2012 14 Stap 2: Voorbereiden bewaargeving Wat komt in aanmerking? Niet: Documentatie Archief waarvan bewaartermijn is verstreken en bestemming vernietigen is Ongeordende en ongestructureerde archiefdocumenten Archiefdocumenten waar geen consistent beheer mogelijk is 10 mei 2012 15 5
Semistatisch archief Wat komt wel in aanmerking? Semistatisch archief Archief dat om juridisch of administratief nog geruime tijd moet worden bewaard En niet meer frequent wordt geraadpleegd. Statisch archief: tijdelijk Op dit moment is overdracht naar Algemeen Rijksarchief niet mogelijk 10 mei 2012 16 Voorbereiding Neem contact op met te Vilvoorde Geef een indicatie van de omvang en timing Richtlijnen en procedure voor overdracht Analyseer de over te dragen stukken Vul de overdrachtslijst volledig in: http://www.bestuurszaken.be/hoe-kunt-u-ietsoverdragen 10 mei 2012 17 Overdrachtslijst Meestal opgesteld tijdens materiële bewerking Volg de richtlijnen! Geef betekenisvolle beschrijvingen Bv. Niet dossiers, maar wel Huisvestingsdossiers Indien twijfel: depot.vilvoorde@bz.vlaanderen.be 10 mei 2012 18 6
Richtlijnen Richtlijnen werden geëxpliciteerd: Datakwaliteit Transparantie Voorbeeldfunctie Richtlijnen te vinden op de website: http://www.bestuurszaken.be/hoe-kunt-u-ietsoverdragen 10 mei 2012 19 Nut overdrachtslijst Geeft een duidelijke en overzichtelijke lijst van archiefdocumenten die zich in Depot Vilvoorde bevinden. Zorgt ervoor dat de informatie vlot toegankelijk en raadpleegbaar is Faciliteert de dienstverlening Laat toe om te komen tot een goed beheer. Tijdige vernietiging of doorstroom naar Bewaarinstelling Laat toe om goed depotbeheer te voeren Zowel in belang van jullie als van ons! 10 mei 2012 20 Materiële voorbereiding Schoon de in bewaring te geven overdrachten dubbels, kopieën, blanco s en lege formulieren werkdocumenten met een louter tijdelijk belang, bv. circulaires, ontvangstmeldingen, uitnodigingen voor vergaderingen, ) tenzij die van administratief-juridisch belang zijn drukwerk dat louter ter informatie werd toegevoegd (folders, brochures, documentatie, ) grote metalen hechtingsmechanismen ringmappen en ordners (klasseurs), dus niet de inhoud, maar wel de map zelf plastiek en elastiek voorgaande en kladversies van een document, tenzij deze van belang zijn om de ontstaansgeschiedenis van een bepaald document of beslissing te reconstrueren. 10 mei 2012 21 7
Materiële voorbereiding Schaf de juiste dozen aan: Stevige, duurzame archiefdozen Maximale binnenafmetingen: 385*260*114 mm Geen metaal Onderscheid tussen korte- en langetermijnbewaring Plooi ze op de juiste manier!!! Vul ze ook op de juiste manier!!! 10 mei 2012 22 Archiefdozen Archief met korte bewaartermijn (5 à 10 j.) Bij voorkeur conform ICN4-norm Stevig en duurzaam Archief met lange bewaartermijn (> 10 j.) Bij voorkeur conform ICN-norm 3/11 Stevig en duurzaam Aanbod vanuit ARA, maar ook vanuit JWB 10 mei 2012 23 3. Organiseren overdracht Bezorg je overdrachtslijst: Aan: depot.vilvoorde@bz.vlaanderen.be Timing: Ideaal 1 maand op voorhand Ten laatste 10 werkdagen voor de overdracht. 10 mei 2012 24 8
Overdrachtslijst Screening van de overdrachtslijst Vormelijk Zijn alle velden ingevuld? Kan Atlantis de overdrachtslijst importeren? Inhoudelijk: Betekenisvolle beschrijvingen? Zijn alle velden ingevuld conform richtlijnen? 10 mei 2012 25 Etikettering Elke doos wordt voorzien van een etiket met minimaal volgende metadata, afkomstig uit de overdrachtslijst Overdragende entiteit Doosnummer Bewaartermijn Jaar van vernietiging Bestemming http://www.bestuurszaken.be/beheer-vanarchieven#etiket 10 mei 2012 26 Materiële voorbereiding Plaats de archiefdozen op paletten conform de richtlijnen: http://www.bestuursza ken.be/sites/bz.vlaand eren.be/files/document en/organisatieontwikke ling/handleiding%20vo or%20het%20stapelen %20van%20archiefdoz en.doc 10 mei 2012 27 9
4. Realisatie bewaargeving Geen goedkeuring, geen bewaargeving! Maak goede, tijdige en duidelijke afspraken met de archiefassistenten (depot.vilvoorde@bz.vlaanderen.be) Transport voor rekening van overdrager Organisatie Kosten 10 mei 2012 28 Transport Regel tijdig je transport: Eigen middelen Via AFM: Goederenvervoer http://bz.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?id=430 5 Via privé-firma: Duidelijke afspraken Geef contactgegevens mee 10 mei 2012 29 In het Depot Geef steeds een exemplaar mee van de overdrachtslijst bij de overdracht Zorg ervoor dat de paletten genummerd zijn Archief zal geplaatst worden in quarantaineruimte 10 mei 2012 30 10
Nazicht Fysiek: Zijn alle dozen aanwezig? Zijn er dozen beschadigd, beschimmeld,? Is alles goed verpakt? Zijn de dozen genummerd en op volgorde gezet? 10 mei 2012 31 Nazicht Algemeen: Werden alle verbeterpunten afgehandeld? Inhoudelijk: Zijn de beschrijvingen voldoende betekenisvol? Klopt de inbewaargeving met de overdrachtslijst? Aantal verpakkingseenheden en inhoudelijke beschrijvingen? Etiket? 10 mei 2012 32 Afhandeling bewaargeving Plaatsen verpakkingseenheden Importeren in Atlantis Importmodule Finale check Bevestigen bewaargeving Afsluiten overeenkomst (in voorbereiding) 10 mei 2012 33 11
Overeenkomst Regelt de rechten en plichten van de beide partijen DBZ organiseert: goede, kwalitatieve bewaaromstandigheden Professioneel beheer Dienstverlening Overdragende instantie staat in voor: Goedkeuring tot inzage/reproductie Kosten en inspanningen verbonden aan overdracht naar Vilvoorde Bekomen machtigingen tot vernietiging Kosten verbonden aan en uitvoeren van de vernietiging Kosten en inspanningen verbonden aan voorbereiden en overbrengen naar bewaarplaats statisch archief 10 mei 2012 34 Atlantis! Nee, een tool om het archief in Vilvoorde professioneel te: - ontsluiten - beheren - ter beschikking te stellen Het verloren continent? 10 mei 2012 35 5. Dienstverlening Wordt geregeld in: Gebruikersreglement (in voorbereiding) Leeszaalreglement (in voorbereiding) 10 mei 2012 36 12
Inzage in archiefdocumenten Ontsluiting in eerste instantie intern, voor de ambtenaren zelf Ontsluiting voor de burger enkel mogelijk via de betrokken entiteit (i.k.v. openbaarheid van bestuur en onderzoek) 10 mei 2012 37 Inzage: hoe? Leeszaal (raadpleging ter plaatse) Interne bruikleen (raadpleging via estafette) Voorwaarden: Voor een vooraf bepaalde termijn Mits registratie in databank Op termijn: scanning-op-vraag 10 mei 2012 38 Beheer van de archiefdocumenten Overdragende instantie wordt betrokken Bij vernietiging (bekomen machtigingen, kosten, ) Bij overdracht naar bewaarinstelling M.a.w. bij elke bewerking die beheersmatige of financiële gevolgen heeft 10 mei 2012 39 13
6. In het Depot Uniforme en gestandaardiseerde plaatsing Continue berging Depotbeheersysteem, aangepast voor beheer van semistatisch archief en dienstverlening Procedures, richtlijnen, doe-dagen Rondleiding 10 mei 2012 40 7. Toekomst? Nota VR in voorbereiding DBZ-aanbod Vilvoorde : eerstaangewezen depot voor semistatisch archief Doelgroep wordt uitgebreid Secundaire doelgroep Kostprijs per str.m. Gelaagd dienstenmodel (voor iedereen) Scanning-op-vraag voor ambtelijk gebruik 10 mei 2012 41 Website Depot: Meer informatie? http://bestuurszaken.be/depot-vilvoorde Contactgegevens: www.bestuurszaken.be/informatiemanageme nt Depot.vilvoorde@bz.vlaanderen.be 10 mei 2012 42 14