Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris. 20 februari 2016

Transcriptie

1 Leren archiveren 20 februari 2016

2 Dendermonde 20 februari 2016 Programma Vanaf 9u Onthaal 9u u Verwelkoming 9u30 9u40 Kennismakingsronde 9u40 10u40 Wat is archief? Waarom archief bewaren? Hoe archief bewaren in vijf stappen: inleiding 10u40 11u Pauze 11u 12u Hoe archief bewaren in vijf stappen? Stap 1: archief in kaart brengen Stap 2: ordenen en beschrijven 12u Vragenrondje 12u15 Rondleiding

3 Even kennismaken

4 3 vragen 1. Wat is archief? 2. Waarom archief bewaren? 3. Hoe archief bewaren?

5 Wat is archief?

6 Archief is Geheel van archiefstukken ongeacht vorm ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie vanuit zijn activiteiten en taken M.a.w. = geheugen van de vereniging

7 Oefening: herken je archiefstuk

8 Website?

9 Foto Willemsfondsontmoetingsdag?

10 Facebookpagina?

11 Persknipsels?

12 Flyer Davidsfonds?

13 Conclusie Weerspiegelt eigen werking Divers van aard: papieren én digitale documenten affiches foto s films Trofeeën etc.

14 Waarom archief bewaren?

15 Levensloop archief Dynamische fase Statische fase

16 Dynamische fase Juridische waarde Bewijskracht (bijv. boekhouding) Administratieve waarde Informatief nut (bijv. ledenlijsten) Verantwoording

17 Statische fase Geen administratief nut -> vernietigen? Historische / wetenschappelijke waarde Bewijswaarde (geheugen) Promotie-instrument

18 Wall of history roeiclub Brugge

19 Hoe archief bewaren?

20 Stappenplan

21 1. Je archief in kaart brengen 2. Ordenen en beschrijven 3. Selecteren 4. Bewaren 5. Valoriseren

22 Stap 1: Breng je archief in kaart

23 Breng je archief in kaart Oorzaak: vaak verspreid onder bestuursleden Gevolgen: versnipperd en uiteindelijk verloren! archief als persoonlijk bezit Acties: - Stel één verantwoordelijke aan - Maak een plan voor de toekomst

24 Breng je archief in kaart 1. Lanceer een oproep binnen de club 2. Ga op zoek naar jullie verleden 3. Noteer basisgegevens in een overzicht Trek hieruit je conclusies!

25 Voorbeeld Nr. Fysieke locatie of type drager Inhoud Omvang Datering Fysieke staat 1. Zwarte kast op zolder in lokaal vereniging 2. Harde schijf van de secretaris 3. Bij de voorzitter thuis Subsidiedossiers 9 ringmappen Verslagen van vergaderingen bestuur 50 MB heden Boekhouding 3 archiefdozen Mappen zijn scheefgezakt Sommige documenten zijn van Word 1997 Goede staat

26 Aan de slag Breng het archief fysiek samen op één plaats Berg alles op in dozen (behoud orde!) Geef elke doos een doorlopend nummer Noteer per doos enkele kenmerken

27 Voorbeeld Doosnummer Inhoud Datering Omvang 1. Subsidiedossiers mappen 2. Briefwisseling mappen 3. Oprichtingsakte (1) Jaarverslagen (2) 4. Verslagen van vergaderingen Raad van Bestuur 5. Programma s van activiteiten 1921 (1) (2) doos 1 stuk (1) 2 mappen (2) mappen

28 Tips Documenten worden vaak in reeksen of dossiers aangemaakt Trek deze nooit zomaar uit elkaar! Bewaar opschriften op verpakkingen

29 Stap 2: Ordenen en beschrijven

30 Waarom? Time is money Gemakkelijk documenten terugvinden Overzicht en structuur (context) Volledige en unieke dossiers Toegang tot meest recente informatie Versiebeheer (dubbels vermijden) Back-up

31 Hoe? Individuele documenten Dossiers en series Gegroepeerd in reeksen Onderbrengen in klassement

32 2 opties: Dossier Individuele documenten Wat is functie en doel? - Alle documenten die ontstaan uit zaak (vergaderdossier) - Welk criterium: zaakdossier, verzameldossier en onderwerpdossier - Hoe documenten in dossier rangschikken - Welke volgorde aan reeks dossiers (alfabetisch of chronologisch) Serie - Groep van documenten die op elkaar lijken (functie of vorm) - Beperkt aantal documenten (bv. vergaderverslagen) - Alfabetisch of chronologisch

33 Klassement Volgens onderwerp Volgens functie

34 Volgens onderwerp = Alle documenten onderbrengen in rubrieken Per onderwerp in één map Onderwerp afleiden uit inhoud

35 VTB-VAB afdeling Antwerpen 1. Cultuur 1.1. Dansen 1.2. Film 1.3. Fotografie 1.4. Geschiedenis 1.5. Kunst en archeologie 1.6. Muziek 1.7. Opera 1.8. Religie 1.9. Toneel en theater 2. Jeugd 3. Sport 4. Toerisme

36 Opmerkingen Praktisch maar subjectief (synoniemen) Document heeft meer dan één onderwerp Op meerdere plaatsen = moeilijk te vinden! Indeling van je vereniging volgens onderwerp Context ontbreekt Goed voor bibliotheek, niet voor archief

37 Ordening volgens functie = Weergave van functioneren vereniging Hiërarchisch overzicht van functies, taken en activiteiten (intern en extern) Logisch en tijdloos

38 VTB-VAB afdeling Antwerpen 1. Organisatie 1.1. Briefwisseling 1.2. Jaarverslagen 1.3. Bestuur Medewerkersvergadering 1.4. Financieel beheer en logistiek 2. Activiteiten 2.1. Algemeen 2.2. Uitstappen 2.3. Sport 2.4. Voordrachten 2.5. Festiviteiten Jubilea Huldevieringen 2.6. Tentoonstellingen 2.7. Communicatie Publicaties Nieuwsbrieven Pers 3. Activiteiten van contacten 4. Documentatie en onderwerpmappen

39 Opmerkingen Je moet goed je organisatie kennen Archiefdocument komt voort uit taken = functioneel klassement sluit aan bij werking Objectief en stabiel Minder taken dan onderwerpen Voordeel: context aanwezig Nadeel: zoeken via onderwerp

40 Tips voor goed klassement Van algemeen naar bijzonder Op basis van taken en activiteiten Niet klakkeloos gebruiken => aanpassen voor je eigen organisatie! Geef alle documenten een plaats Vermijd overlap tussen afdelingen Geen rubrieken varia of diversen

41 Klassement Mappenstructuur 1. Organisatie 1.1. Oprichting 1.2. Briefwisseling 1.3. Jaarverslagen 1.4. Bestuur 1.5. Financieel beheer en logistiek 1.6. Ledenbeheer 2. Activiteiten 2.1. Basiswerking 2.2. Projecten 2.3. Communicatie = 3. Documentatie en onderwerpsmappen

42 Hoe? Alle documenten van één zaak of project Mappen (reeksen dossiers en series) Functionele mappenstructuur bladeren

43 Mappenstructuur Tips papieren archief Gebruik rubriekcodes Beperk tot diepte van 5 mappen Herhaal mapnaam niet in bestandsnaam Plaats geen losse bestanden in hoofdmap Kies voor een betekenisvolle bestandsnaam

44 Tips naamgeving Maximum 256 karakters (pad) Gebruik enkel a-z en 0-9 Werk met underscore (_) i.p.v. spaties Gebruik niet :,?. / % ^ () & Vermijd afkortingen

45 Bestandsnamen Vaste ingrediënten: Type document: brief, verslag, uitnodiging, lijst, contract, affiche, etc. Onderwerp: zeer summier, naam activiteit (foto van ) Auteur (eventueel): initialen Datum: gebruik YYYYMMDD-notatie (sorteren) Versie: ontwerp, definitief, aangepast Extensie: niet wijzigen! Voorbeelden: _Brief_verhuurlokaal_v1_0.docx _verslag.pdf

46 Versiebeheer Geef dezelfde naam aan documenten Gebruik geen punten maar underscores en een nummer (meest recent): verslag_v0_9.docx verslag_v1_2.docx Of gebruik vaste afkortingen: ONTW, DEF, HERZ

47 Voorbeeld _verslag.pdf

48 s Gebruik een offline client (bv. Outlook) Haal s uit webclients (Gmail, Hotmail) offline Ideaal: In het digitaal klassement Alternatief: Bouw mappenstructuur in e- mailclient => exporteer berichten als msg of eml naar de digitale mappenstructuur

49 Oefeningen Tweede verbeterde versie van de folder voor het eetfestijn.png

50 Oplossing Folder_v0_2.png in map 6_4_Eetfestijnen bv. \Jaarmarkt_

51 Oefeningen Jdb.doc

52 Oplossing Speech van Jo De Bel voor een jubileum? Toespraak_Jodebel.doc in map 6_5_Jubilea \ _Huldiging_Roger_ Verhaegen

53 Bestandsformaten Bewaartermijn document is langer dan de levensduur van een bestandsformaat (bv. leesbaarheid oudere versies Word) Ideaal: sla op in OpenDocument-formaat of pdf/a Zoniet: gebruik courante formaten en sla ze om de 4 à 5 jaar op in de recentste versie (bv. doc > docx) Vermijd compressie en paswoorden

54 Voorbeelden Tekstbestanden: pdf/a, odt, txt, xml Rekenbladen: pdf/a, ods, xml Presentaties: pdf/a, odp, tiff eml, msg, txt, xml Afbeeldingen: tiff, jpeg2000 Geluid: wav, flac Video: mxf, mjpeg2000 Websites: html, xml Databanken: xml

55 Juist of fout? Ons archief moet volledig geordend worden op onderwerp. Mijn digitaal archief bewaar ik als versleutelde zip-file. Documenten die ik niet kan plaatsen in het klassement, klasseer ik in de map algemeen. Ik moet al mijn documenten opslaan als pdf om te archiveren.

56 Maak je archief vindbaar

57 Meld je archief bij Archiefbank

58

59

60

61 Vragen?