-Cohesie- Handleiding GRIP
Inhoudsopgave Inleiding 3 Wachtwoord wijzigen 4 Ziekmelden medewerker 5 Hersteld melden medewerker 8 Advies accepteren/afwijzen 10
Inleiding Grip op de zaak Cohesie wil met het nieuwe verzuimmanagementsysteem GRIP letterlijk en figuurlijk de grip op de zaak houden. Wanneer een leidinggevende zijn of haar medewerker ziek meldt, wordt dit in de portal pas verwerkt nadat het door Cohesie gecontroleerd is. Voor het hersteld melden van medewerkers geldt hetzelfde. Een medewerker verdwijnt pas uit het overzicht van zieken, wanneer dit door Cohesie geverifieerd is. De leidinggevenden en HR medewerkers hebben inzage in de ziektedossiers van de medewerkers die onder hen werken. Leidinggevenden van leidinggevenden kunnen zowel de dossiers van hun medewerkers inzien als de dossiers die hun medewerkers beheren. Leidinggevenden met een inlog voor het nieuwe verzuimmanagementsysteem van Cohesie, kunnen daarmee inloggen op de online portal. Dit kan via de volgende link: https://grip.cohesie.nl/portal Deze handleiding is bedoeld voor leidinggevenden en HR medewerkers met een inlog voor de portal van Cohesie. In de handleiding worden de mogelijkheden van het nieuwe verzuimmanagementsysteem toegelicht. Er wordt beschreven hoe u een wachtwoord kunt wijzigen, hoe u een medewerker kunt ziekmelden en hoe u deze hersteld kunt melden. Ook ziet u de adviezen van Cohesie en kunt u deze accepteren of afwijzen. Niet iedere organisatie gebruikt dezelfde werkwijze, dus u zult mogelijk niet alle functies van de Portal gebruiken. Cohesie is in beweging, met deze Portal hebben we een eerste stap gezet, maar er volgen er nog vele. De mogelijkheden die we met GRIP hebben en nog gaan krijgen zullen we in de toekomst via de Portal met u delen. Uw suggesties zijn daarbij van harte welkom. Wanneer u vragen of opmerkingen heeft over GRIP kunt u terecht bij de volgende contactpersoon: Wikkie van den Broek Email: wikkie.van.den.broek@cohesie.nl Telefoon: 0342 411366 3
Wachtwoord wijzigen Het beginscherm (dashboard) wanneer u ingelogd bent, ziet er als volgt uit: Het wijzigen van het wachtwoord gaat als volgt: - Klik rechtsboven in het scherm op uw inlognaam (in het bovenstaande geval het e- mailadres wikkie.van.den.broek@cohesie.nl) waarna een scherm zich zal openen waarin u uw wachtwoord kunt wijzigen. - Het nieuwe wachtwoord dient tenminste 8 tekens lang te zijn en tenminste 1 kleine letter, 1 hoofdletter en 1 ander teken te bevatten. 4
Ziekmelden medewerker Om een medewerker ziek te melden, volgt u de volgende stappen: - Klik op de dashboard-pagina op de knop Alle medewerkers (links in het midden van het scherm). Het bovenstaande scherm met een overzicht van alle medewerkers ontvouwt zich. De ziek te melden medewerker kan gevonden worden door te zoeken op achternaam, afdeling, geboortedatum of een combinatie van deze drie. 5
Stap twee is het klikken op de betreffende medewerker. Door te klikken opent u de medewerkerskaart met de gegevens van de medewerker en zijn of haar re-integratie dossiers. - Links onderin drukt u op de blauwe knop ziekmelden. Vervolgens hebt u de mogelijkheid om de datum van de eerste ziektedag in te vullen. U kunt een korte toelichting geven op de reden van de ziekmelding. In verband met de privacywetgeving vragen wij u in deze toelichting bij voorkeur geen medische termen te gebruiken. De verwachte datum van werkhervatting is een indicatie vanuit u als leidinggevende over de verwachte hersteldatum van de medewerker. Tenslotte kunt u aangeven wat u verwacht dat Cohesie met de ziekmelding doet. Dat kan bijvoorbeeld zijn dat we telefonisch contact opnemen of juist niet. - Vul alle velden in en druk op ziekmelden. Hierna keert u weer terug naar de medewerkerskaart. 6
Vanuit de medewerkerskaart hebt u drie opties: - Het hersteld melden van de medewerker; - Naar het overzicht van alle medewerkers terugkeren; - Naar het overzicht van alle zieke medewerkers gaan. Deze opties vindt u links onderin uw scherm. 7
Hersteld melden medewerker Om een medewerker hersteld te melden: - Klik op het dashboard op de knop Ziek. Het overzicht van alle openstaande ziekmeldingen verschijnt. U kunt zieke medewerkers op dezelfde manier zoeken als eerder beschreven bij het ziekmelden van medewerkers. 8
Door op de betreffende medewerker te klikken opent u zijn of haar medewerkerskaart. Links onderin vindt u de knop hersteld melden. Door op de knop te drukken, opent u het scherm waarin u een hersteldatum kunt aangeven. - Vul een hersteldatum in en druk op hersteld melden U keert terug naar de medewerkerskaart. U hebt de optie om terug te keren naar alle medewerkers of naar de openstaande zieke medewerkers. 9
Advies accepteren of afwijzen Een advies beoordelen Kan via Ziek of rechtstreeks via TO DO: Klik op het dashboard op de knop To Do. Het overzicht van alle openstaande taken voor de leidinggevende verschijnt. U kunt nu de gewenste regel selecteren. 10
Het volgende scherm opent met daarin een knop Advies : Klik op Advies: Hier kunt u het advies accepteren of afwijzen. Als u kiest voor afwijzen dan kunt u via het reactieveld de reden daarvoor aangeven. Klik vervolgens op opslaan. Uw reactie komt dan bij ons binnen. Ook via het re-integratiedossier zelf komt u de knop Advies tegen. Daar werkt dit op dezelfde manier. 11