Memo Deloitte Consulting B.V. Laan van Kronenburg 2 1183 AS Amstelveen Postbus 300 1180 AH Amstelveen Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9709 www.deloitte.nl Behandeld door: Datum: Michel Hummel Aan: Contactpersonen onderzoek FUMO Onderwerp: Invulinstructie vragenlijst best passende productie applicatie Geachte contactpersoon, invuller, Deze invulinstructie is bedoeld om u nader te informeren over de vragenlijst Onderzoek best passende productie applicatie FUMO. Het bevat handreikingen voor het beantwoorden van de gestelde vragen, nadere toelichting bij sommige vragen van de lijst (bijlage) en licht toe waarom deze (soms gedetailleerde) vragen worden gesteld. Het doel van deze vragenlijst is drieledig. Enerzijds dient zij om vast te stellen over welke voorzieningen de toekomstige Fumo zal moeten beschikken om in staat te zijn de taken op het gebied van Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving Wabo adequaat te ondersteunen. Dit voor de eigen organisatie en eventueel voor die bevoegde gezagen die gebruik wensen te maken van (delen van) de voorzieningen van de FUMO. Anderzijds dient de vragenlijst om u inzicht te geven in de ICT kosten en baten die voortvloeien uit de verschillende keuzes die er zijn voor het overhevelen van een bepaald takenpakket (Basistakenpakket, Basistakenpakket + of volledig) en de samenwerkingsvorm met de FUMO die gekozen wordt. Als derde wordt de mogelijkheid onderzocht waarin de FUMO (delen van) bestaande ICT voorzieningen overneemt van een of meer van de partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van de Wabo. Voor de op te richten FUMO zou deze optie tot een substantiële kostenbesparing kunnen leiden, in het bijzonder op de inrichtingskosten. Als verdieping op het rapport van Cap Gemini worden de kosten en baten van uw specifieke situatie zo nauwkeurig mogelijk in kaart gebracht en op individueel niveau aan u teruggekoppeld. Deloitte Consulting B.V. is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Amsterdam onder nummer 33259541. Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited
2 De vragenlijst is opgebouwd uit 2 delen: 1. Inventarisatie huidige situatie Hierbij moet onder huidige situatie verstaan worden de situatie die aanwezig zal zijn bij de start van de oprichting van de FUMO (omstreeks 1-1-2012). Eventuele investeringsbeslissingen in nieuwe applicaties en / of (concern) voorzieningen die reeds genomen zijn waarvan de (beoogde) datum van in productiename bekend is worden geacht deel uit te maken van de huidige situatie. 2. Toekomstige situatie, samenwerken met de FUMO Voor de toekomstige situatie wordt u gevraagd naar de meest waarschijnlijke opties voor samenwerking met de FUMO. Wat is de omvang van het takenpakket dat overgeheveld zal worden en op welke wijze verwacht u informatie te delen met de uitvoeringsorganisatie. We beseffen ons dat de inrichting van de ICT voorzieningen van de FUMO volgend is aan de (nog te maken) organisatorische keuzes, maar omdat ICT samenwerking een belangrijk onderdeel is van de toekomstige samenwerking (met bijbehorende kosten) willen we uw visie op basis van de nu bekende informatie graag expliciet meenemen. De onderwerpen uit deze vragenlijst beslaan de totale breedte van ICT aspecten die relevant zijn bij de inrichting van een (nieuwe) midoffice en de toekomstige samenwerking. In de onderstaande tabel is per onderwerp aangegeven welke rol het meest geschikt zou zijn voor het beantwoorden van de vragen. Mocht u bepaalde expertise uitbesteed hebben aan een service provider, dan verzoeken wij u de vragen in overleg met deze partij te beantwoorden. Onderwerp Rol Deel 1: Inventarisatie huidige situatie A. Applicaties VTH Wabo Proceseigenaar VTH Wabo / Proceseigenaar VTH Wabo / B. Primair proces C. Interactie met de klant Proceseigenaar VTH Wabo / D. Besturing Proceseigenaar VTH Wabo / E. Ondersteuning F. Document beheer / G. Data beheer / H. Koppelingen / I. Beheer /
3 Onderwerp Rol J. Infrastructuur en Techniek Deel 2: Toekomstige situatie, samenwerken met de FUMO K. Keuze takenpakket (verwachting) Proceseigenaar / L. Keuze koppelvariant (verwachting) Proceseigenaar / / M. ICT Kosten als gevolg van nieuwe situatie N. Baten als gevolg van ICT samenwerking in de nieuwe situatie Proceseigenaar / / Proceseigenaar / / O. Hergebruik bestaande voorzieningen Proceseigenaar / / Bij de inventarisatie van de huidige situatie wordt per onderdeel gevraagd naar het kostenaspect van uw ICT voorziening. Daarbij wordt onderscheid gemaakt naar verplicht in te vullen tabellen met een blauwe kop en optioneel in te vullen tabellen met een groene kop (en zwarte letters). We verzoeken u de kosten zo betrouwbaar mogelijk in te vullen en desnoods een schatting te hanteren. Aan het einde van deel 1 is bovendien een verzameltabel opgenomen waarin u kosten die niet uitgesplitst kunnen worden kunt opgeven. Wij hebben er naar gestreefd de vragen zo eenduidig mogelijk te stellen. Mocht u niettemin twijfelen over de wijze waarop een vraag geïnterpreteerd zou moeten worden, dan verwijzen we u als eerste naar de bijlage bij deze invulinstructie. In geval van aanvullende vragen kunt u contact opnemen met M. Hummel (mhummel@deloitte.nl, 06-52048791) of u aanmelden voor de bijeenkomst op 6 januari 2011 in het Provinciehuis waar de gelegenheid is tot het stellen van vragen. Veel succes bij het invullen van de vragenlijst. Michel Hummel Deloitte Consulting B.V.
4 Bijlage: Inhoudelijke toelichting bij de vragenlijst Onderdeel A Vraag 3: Met gebruikers wordt bij deze vraag gedoeld op personen die toegang hebben tot uw applicatie (z.g. named users ). Er wordt niet gedoeld op het aantal licenties. Kosten: Hier worden de kosten bedoeld die rechtstreeks te maken hebben met uw applicatie. Indien u beschikt over 1 pakket voor VTH dan kunt u de kosten invullen bij applicatie VTH, indien er meer dan 1 pakket gebruikt wordt dan verzoeken wij u de kosten uit te splitsen. De structurele kosten hebben betrekking op het onderhoudscontract dat u met uw applicatie leverancier heeft afgesloten. Interne (structurele) kosten op het gebied van onderhoud en beheer (functioneel en technisch) of kosten die uw serviceprovider in rekening brengt voor de uitvoering van de dienstenniveau overeenkomst worden in onderdeel I. separaat uitgevraagd). Onderdeel B Vraag 6: Bij deze vraag wordt uitsluitend gedoeld op voorzieningen die u gebruikt en onderdeel uitmaken van de applicatie(s) die gespecificeerd zijn in onderdeel A. Eventueel aanvullende software die in gebruik is voor vergelijkbare functionaliteit wordt in onderdeel H. separaat uitgevraagd. Kosten: Hierbij wordt gedoeld op het totaal aan kosten voor het aanpassen van de applicatie om uw primaire proces te ondersteunen. Denk hierbij vooral ook aan de interne uren die besteed zijn aan dit aspect. Onderdel C t/m F Vragen 7 t/m 13: Ook bij deze vragen wordt gedoeld op voorzieningen die u gebruikt en onderdeel uimaken van de applicatie(s) die gespecificeerd zijn in onderdeel A. Vraag 16: Met inhoudelijke data wordt gedoeld op VTH specifieke gegevens die niet passen binnen het referentiemodel voor de opslag van zaakinformatie (GFO-Zaken of RGBZ) maar wel relevant zijn voor de inhoudelijke behandeling van de zaak. Denk hierbij voor bouwvergunningen bijvoorbeeld aan de bouwsom, aantal woningen, wijziging oppervlakte en inhoud, bestemming, type monument, etc.
5 Onderdeel I Kosten: Hierbij wordt gedoeld op het totaal aan kosten dat gemoeid is met functioneel, technisch en operationeel beheer van de applicatie. Denk hierbij ook aan de ondersteuning van gebruikers op de werkvloer (bijvoorbeeld in de vorm van supergebruikers). Indien u het beheer heeft uitbesteed aan een serviceprovider kunt u de kosten uit de diensten overeenkomst overnemen. Onderdeel M Vragen 43 t/m 48: U wordt gevraagd met welke kostenposten u waarschijnlijk geconfronteerd zal worden op het moment dat de samenwerking met de FUMO ingericht zal worden. Het is niet nodig om een schatting van de kosten te maken (mag wel in de toelichting). In de toelichting kunt u aangevan of er specifieke aandachtspunten voor uw organisatie zijn m.b.t. de genoemde kostenpost. Onderdeel N Vragen 49 t/m 53: U wordt gevraagd aan te geven welke baten u verwacht te kunnen halen uit de samenwerking met de FUMO. Het is niet noodzakelijk een schatting van de baten te maken. In de toelichting kunt u aangeven of er specifieke aandachtspunten of verwachtingen zijn binnen uw organisatie m.b.t. de genoemde baten.