Datum Behandeld door Ons kenmerk

Transcriptie

1 Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade AP Rotterdam Postbus CA Rotterdam Nederland Tel: Fax: Aan de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants Postbus AD AMSTERDAM Datum Behandeld door Ons kenmerk Patrick Seinstra RA Onderwerp Handreiking Gecombineerde verklaring bij financiële en mvo-verslaggeving Geachte heer, mevrouw, Wij hebben met belangstelling kennis genomen van de concept NBA handreiking 1123 Gecombineerde verklaring bij financiële en mvo-verslaggeving. Wij waarderen het initiatief van het NBA voor het opstellen van een concept praktijkhandreiking met aandachtspunten voor de vormgeving en het bewerkstelligen van uniforme uitingen door accountants met betrekking tot gecombineerde verslaggeving. Wij maken graag van de gelegenheid gebruik om te reageren op de concept praktijkhandreiking. In het consultatiedocument is vermeld dat in Nederland in toenemende mate organisaties hun financiële verslaggeving combineren met verslaggeving over de prestaties op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo). Dit is mede ingegeven door de vereisten van artikel 2:391 BW inzake mvo-thema s. Wij onderkennen ook in de praktijk dat accountants in toenemende mate worden gevraagd om zekerheid te verstrekken bij de gecombineerde jaarverslaggeving van een organisatie. Organisaties spreken hierbij de wens uit dat de accountant één verklaring uitbrengt bij deze verslagen in plaats van een afzonderlijke controleverklaring bij de jaarrekening en een assurancerapport bij het mvo-verslag. Het doel van de handreiking is de accountant praktische aandachtspunten mee te geven bij de vormgeving van deze verklaring. Tevens krijgt hij een voorbeeldtekst van deze verklaring. In deze reactie plaatsen wij enige inhoudelijke opmerkingen bij de concept NBA praktijkhandreiking voor de gecombineerde verklaring bij financiële en mvo-verslaggeving. Daarnaast hebben wij enkele opmerkingen en suggesties ten aanzien van het voorgestelde tekst voor de combineerde verklaring. Algemeen Zoals in de concept handreiking in de paragraaf Reikwijdte is aangegeven, richt de concept handreiking zich nu uitsluitend op de combinatie van financiële en mvo-verslaggeving. Andere situaties waarin Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

2 2 financiële en niet-financiële informatie gecombineerd zijn, zijn buiten beschouwing gebleven. In de concept handreiking is nu alleen een voorbeeldtekst opgenomen voor een gecombineerde verklaring waarbij voor beide objecten van controle een redelijke mate van zekerheid wordt verstrekt. Zoals beschreven in hoofdstuk 2 Huidige situatie kan sprake zijn van een drietal combinaties van financiële en mvo-verslaggeving. De handreiking en de in de bijlage opgenomen voorbeeldtekst richten zich op situatie 3 waarbij sprake is van een gezamenlijk verslag in één gezamelijke publicatie en kan van toepassing zijn op situatie 2 waarbij twee afzonderlijke verslagen worden opgemaakt die in één publicatie worden uitgebracht. De concept handreiking bevat momenteel geen guidance of voorbeeld teksten voor situatie 1 waarbij sprake is van twee afzonderlijke verslagen met twee afzonderlijke publicaties. Hierbij wordt een afzonderlijk assurance-rapport verstrekt. Wij verzoeken het NBA ook voorbeeldteksten voor situatie 1, zoals geschets in hoofdstuk 2 bij mvo-verslaggeving, te formaliseren door opname in de HRA voorbeeldtekstenbundel. Als Deloitte hebben wij een aangepaste concept verklaring opgesteld die alleen ziet op mvo-verslaggeving. Wij leveren die graag als input aan in de Werkgroep Verklaringen, voor opname in de HRA bundel voorbeeldteksten, zodat ook voor situatie 1 uniformiteit zoveel als mogelijk bewerkstelligd wordt. Opmerkingen bij de bijlage voorbeeldtekst in de handreiking In deze paragraaf hebben wij per onderdeel van de voorbeeldtekst onze reactie opgenomen. Titel Ons voorstel is om de titel te wijzigen in Assurance-rapport en controleverklaring van de onafhankelijke accountant. Immers, de jaarstukken (jaarrekening en jaarverslag) en controleverklaring maken onderdeel uit van het gecombineerde verslag. Om deze reden stellen wij voor eerst het assurancerapport omtrent het gehele maatschappelijk verslag te benoemen in de titel en daarna de controleverklaring behorende bij de jaarrekening. Geadresseerde In de voorbeeldtekst is de gecombineerde controleverklaring en assurance-rapport gericht aan de opdrachtgever terwijl het gecombineerde verslag zich juist richt zich op een bredere groep van belanghebbenden. Door de verklaringen juist te richten aan die belanghebbenden is direct duidelijk voor wie de verklaringen bedoeld zijn. Dit is vaak niet primair de opdrachtgever (degene die betaalt) aangezien de accountant het gecombineerde verslag controleert voor het maatschappelijk verkeer. Opdracht In de voorgestelde tekst is een paragraaf in staffelvorm opgenomen waarbij eerst de jaarstukken worden benoemd en vervolgens het maatschappelijk verslag. Het is naar onze mening duidelijker hier een kolom indeling te hanteren voor de passages waar het onderscheidt naar het maatschappelijk verslag en de jaarstukken noodzakelijk is. In de praktijk constateren wij dat opinies al vaak op dergelijke

3 3 wijze worden vormgegeven. In de bijlage hebben wij hiertoe een voorstel voor een opinie met een kolom indeling opgenomen. Verantwoordelijkheid van de accountant De derde alinea spreekt over overige niet-financiële informatie. In dit geval is het naar onze mening duidelijker om te spreken van Overige informatie. In standaard NVCOS 3410N wordt gesproken over een assurance-team dat multidisciplinair kan zijn. Dit multidisciplinaire team heeft een prominente plaats in deze standaard. Ons valt op dat in het assurancerapport dit prominent benoemde aspect niet expliciet terugkomt in de voorbeeldtekst. Het is naar onze mening wenselijk dat in de opinie naar de gebruiker zichtbaar is dat de accountant (financieel expert) zich voor onderdelen heeft laten ondersteunen door materie-deskundigen zonder dat hierbij afbreuk wordt gedaan aan ongedeelde eindverantwoordelijkheid. Het is naar onze mening wenselijk dit te benoemen bijvoorbeeld bij de optionele tekst voor de uitgevoerde werkzaamheden. Dit tekst voorstel hebben wij opgenomen in de bijlage bij deze reactie. Ten aanzien van de mogelijke werkzaamheden die zijn benoemd, ontbreekt nu nog dat wij in deze werkzaamheden ook het toegepaste applicatieniveau van GRI G4 controleren. Dat zou naar onze mening een zinvolle toevoeging zijn. Oordeel In het oordeel is een verwijzing opgenomen naar het intern gehanteerde verslaggevingsbeleid zoals opgenomen op pagina xx. Deze verwijzing is al opgenomen als onderdeel van de verantwoordelijkheid van het bestuur en behoeft hier naar onze mening niet nogmaals te worden opgenomen. Voorstel Graag willen wij van deze gelegenheid gebruikmaken om, rekening houdend met de door ons geplaatste kanttekeningen bij de huidige door de NBA opgestelde voorbeeldtekst, een aanvullende suggestie te doen voor een voorbeeldtekst ten behoeve van de handreiking. Deze suggestie hebben wij gebaseerd op in de praktijk beschikbare voorbeelden van opinies bij een gecombineerd verslag en de elementen zoals opgenomen in het consultatiedocument. Dit aanvullende tekst voorstel hebben wij eveneens opgenomen als bijlage bij deze reactie. In de door ons voorgestelde voorbeeldtekst hebben wij, mede ingegeven door de huidige maatschappelijke discussie, ook een paragraaf voor observaties opgenomen. In deze paragraaf kan de accountant dan overige opmerkingen, aanbevelingen of overige suggesties opnemen. Wij hopen met deze reactie een zinvolle bijdrage te hebben gegeven aan dit relevante thema en zijn uiteraard bereid om eventuele vragen te beantwoorden. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V.

4 4 Patrick Seinstra RA

5 BIJLAGE Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade AP Rotterdam Postbus CA Rotterdam Nederland Tel: Fax: Assurance-rapport en Controleverklaring van de onafhankelijke accountant i Aan: alle belanghebbenden ii Onze Opdracht iii Ons is verzocht om het over het [naam verslag] van NaamEntiteit(en)) te [StatVestPlaats] voor van het jaar 201X inclusief de in het verslag opgenomen jaarrekening over 201X en toelichting een opinie af te geven in de vorm van een iv : Assurance-rapport betreffende het MVO-verslag Wij hebben het [naam verslag] [optioneel] inclusief de juiste toepassing van [rapportage richtlijnen] gecontroleerd. Met als doel een assurance-rapport met een redelijke mate van zekerheid te verstrekken[optioneel]. Onze opdracht beperkt zich tot het jaar 20xx (en 20xx-1). Bij informatie over voorgaande jaren geven wij geen zekerheid. Wij geven geen opinie bij de toekomstgerichte informatie zoals ambities, strategie, plannen, verwachtingen en ramingen opgenomen in het verslag. Controleverklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit rapport opgenomen jaarrekening gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 201X en de winst-enverliesrekening over 201X (of voor een gebroken boekjaar: voor het jaar geëindigd op 30 juni 201X) met de toelichting, waarin opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

6 6 Verantwoordelijkheid van het bestuur Betreffende het MVO-Verslag Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van het verslag in overeenstemming met de [gekozen rapportage richtlijnen bv GRI G4], inclusief identificatie van belanghebbenden en bepalen van materiële onderwerpen. Het is van belang om de informatie in het verslag in de context van de gekozen verslaggevingscriteria en reikwijdte zoals uiteengezet op p. xx te beschouwen. Betreffende de jaarrekening Het bestuur van de [entiteit.] is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven in overeenstemming met Titel 9 Boek 2 van het in Nederland geldende Burgerlijk Wetboek (BW). Het bestuur/de directie is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het/zij noodzakelijk acht om het opmaken van het MVO-verslag en de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Onze Verantwoordelijkheid Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de het MVO-verslag en de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en de assurancestandaard 3410N. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat het verslag en de jaarrekening geen afwijking van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen, toelichtingen en overige informatie v in het MVO-verslag alsmede de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico s dat het jaarverslag inclusief de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan voor het opmaken van het jaarverslag, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de vennootschap. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële en MVO-verslaggeving en van de redelijkheid van de door het bestuur van de vennootschap gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van het MVO-verslag alsmede de jaarrekening.

7 7 Betreffende het MVO-verslag heeft ons multidisciplinaire team in het bijzonder de volgende werkzaamheden uitgevoerd om tot haar conclusie te kunnen vi komen,: vii - Het uitvoeren van een omgevingsanalyse en het verkrijgen van inzicht in de branche, relevante maatschappelijke thema s en kwesties, relevante wetten en regels en de kenmerken van de organisatie. - Het verkrijgen van inzicht in de opzet, bestaan en werking van de gebruikte systemen en de gehanteerde methoden voor het verzamelen en verwerken van gegevens die dienen als basis voor de gerapporteerde informatie. - Het interviewen van verantwoordelijke functionarissen. - Het onderzoeken van relevante bedrijfsdocumenten en het raadplegen van externe bronnen. - Het uitvoeren van cijferanalyses en het inwinnen van inlichtingen. - optioneel Het controleren van het door de organisatie toegepaste applicatie niveau Core of Comprehensive van Global Reporting Initiative G4. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.

8 8 Ons oordeel Betreffende het MVO-verslag Wij zijn van oordeel dat de informatie in het MVO-verslag in alle van materieel zijnde aspecten een juiste weergave is van het beleid van [entiteit] ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Tevens zijn wij van mening dat het verslag is opgesteld in overeenstemming met de [rapportage richtlijnen bv Global Reproting Initiative G4 CORE} of het verslaggevingsbeleid van [naamentiteit]. viii Betreffende de jaarrekening Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van het vermogen van NaamEntiteit(en)) per 31 december 201X en van het resultaat over 201X in overeenstemming met Titel 9 Boek 2 BW. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 2:393 lid 5 onder e en f BW vermelden wij dat ons geen tekortkomingen zijn gebleken naar aanleiding van het onderzoek of het [hanteer terminologie zoals gebruikt door cliënt voor verslag zoals bedoeld in artikel 2:391 lid 1 BW], voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig Titel 9 Boek 2 BW is opgesteld, en of de in artikel 2:392 lid 1 onder b tot en met h BW vereiste gegevens zijn toegevoegd. Tevens vermelden wij dat het [hanteer terminologie zoals gebruikt door cliënt voor verslag zoals bedoeld in artikel 2:391 lid 1 BW], voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening zoals vereist in artikel 2:391 lid 4 BW. Optioneel:Observaties ix Zonder dat dit de strekking van onze oordelen aantast, willen wij u als belanghebbende informeren en het bestuur aanmoedigen in de volgende rapportage uit te wijden over: - observatie 1 - Observatie 2

9 9 Plaats en datum (naam praktijk) (naam accountant i Volgorde omgedraaid, jaarverslag en jaarrekening zijn immers onderdeel van het gecombineerde verslag en niet andersom. ii Geadresseerde Het gecombineerde verslag richt zich op een brede groep. Door de verklaringen te richten aan de belanghebbenden is direct duidelijk voor wie de verklaring bedoeld is. Dit is vaak niet primair de opdrachtgever (degene die betaalt) aangezien de accountant het gecombineerde verslag controleert voor de gebruiker. De gebruiker is dus de begunstigde. iii In plaats van onder elkaar uit te wijden waarbij niet duidelijk is waarop dit van toepassing is, is gekozen om dit naast elkaar weer te geven. Indien er geen 2 kolommen zijn, is dit van toepassing voor beide. iv Kolommen i.v.m. leesbaarheid en herkenning wat waarbij hoort. v Overige informatie is veel duidelijker dan niet-financieel. De gebruiker van een MVO-verslag heeft immers een andere achtergrond en dient de verklaring ook te begrijpen. vi Toevoeging t.o.v. NBA tekst. vii Toevoeging o.b.v. COS3410N en mede gebaseerd op bredere discussie rond de toegevoegde waarde van accountantsverklaringen. viii Hier de verwijzing naar de verslaggevingscriteria weggelaten dit staat immers al onder verantwoordelijkheden van het bestuur. ix Toevoeging gebaseerd op maatschappelijke discussie rond de accountantsverklaring.