Rekrutering & Selectie VAATURE OÖRDINATOR ENTRALE INTAKEEL M/V 11.3.2015 De coördinator entrale Intakecel is verantwoordelijk voor de correcte en efficiënte werking van de entrale Intakecel. De entrale Intakecel is in het leven geroepen om een goede dienstverlening voor de zorgvragers te kunnen garanderen. De coördinator geeft leiding aan de medewerkers van de entrale Intakecel, zodat de zorgvragers een optimale trajectbegeleiding krijgen met toeleiding naar de meest adequate zorg- en dienstverlening en zodat de thuiszorg- en ouderenvoorzieningen van het OMW een optimale instroom van cliënten/bewoners krijgen. De coördinator entrale Intakecel neemt zowel een coördinerende als een begeleidende rol op. Vanuit zijn functie behoudt hij het overzicht en kan hij de juiste prioriteiten aanduiden. De coördinator entrale Intakecel rapporteert aan de directeur coördinator Ouderenzorg. Voor meer informatie kan je de functiekaart in de bijlage raadplegen. Aanbod De kandidaten die slagen voor de selectieproef en die aan al de gestelde voorwaarden voldoen, worden opgenomen in een wervingsreserve (contractueel), geldig voor de duur van drie jaar (wordt mogelijks verlengd). Bij een aanbod van betrekking worden de kandidaten in volgorde van hun rangschikking gecontacteerd. Weddenschaal Je ontvangt een aanvangswedde van min. 2673.97 euro bruto per maand. Je loon is afhankelijk van over te nemen anciënniteit in de publieke sector en max. 10 jaar relevante privéanciënniteit (weddeschaal B4-B5). Een persoonlijke loonsimulatie kan je aanvragen via jobs@ocmw-leuven.be of via 016 24 82 66. OMW Leuven biedt je een job met werkzekerheid en tal van voordelen: ruime opleidingskansen, maaltijdcheques, gunstige verlofregeling, fietsvergoeding, gratis openbaar vervoer van en naar het werk, een gratis hospitalisatieverzekering en samenaankoopdienst KUL. Voorwaarden 1. Toelatingsvoorwaarden: - Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie - De burgerlijke en politieke rechten genieten - Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie 2. Aanwervingsvoorwaarden: - Beschikken over: - ofwel een bachelordiploma - ofwel een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs Laatstejaarsscholieren en studenten die voor hun eindexamens staan, moeten het bewijs dat ze aan de diplomavereiste voldoen, vóór de aanstelling ingediend hebben. Bij hun kandidatuurstelling voegen zij een attest van de school, waaruit blijkt dat zij in het laatste jaar van hun studies zitten en met vermelding van de Brochure coördinator entrale Intakecel 1/7
datum of termijn waarop verwacht wordt dat zij hun diploma, nodig voor de functie waarvoor zij solliciteren, zullen behalen. De kandidaten die buitenlandse diploma s voorleggen moeten ten laatste bij kandidaatstelling of ten laatste één werkdag vóór het vaststellen van de agendering van de vaststelling van de kandidaturen door de aanstellende overheid het bewijs leveren dat ze de homologatie van het diploma hebben aangevraagd. Onder homologatie wordt verstaan een gelijkwaardigheidsbewijs of een niveaubepaling. Het effectieve bewijs van de homologatie moet binnengeleverd zijn ten laatste één werkdag voor het vaststellen van de agendering van de aanstellingsbeslissing aan de aanstellende overheid. - Slagen voor een vergelijkende selectieproef. - Voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966. Hoe solliciteren? Solliciteren kan tot uiterlijk 25 maart 2015. Stuur volgende documenten via mail naar jobs@ocmw-leuven.be of via de post naar OMW Leuven, dienst HRM, Andreas Vesaliusstraat 47, 3000 Leuven: - motivatiebrief - uitgebreid V of een inlichtingenformulier (www.ocmw-leuven.be/vacatures) - kopie van het vereiste diploma Ben je laatstejaarsscholier of bezit je een buitenlands diploma? Bekijk dan de aanwervingsvoorwaarden hierboven om te weten welke (bijkomende) documenten je moet opsturen. Bij een onvolledige kandidatuur word je niet uitgenodigd voor de selectieprocedure. Bij de indiensttreding bezorg je ons een een recent uittreksel uit het strafregister en ga je op medisch onderzoek. De communicatie tijdens de selectieprocedure verloopt via het extern kantoor. Uitnodigingen voor de selectieproeven en andere informatie worden verstuurd via mail. Programma selectieproef Deel I: Preselectie (optioneel) (deze vindt plaats op 20 of 21 of 22 april 2015) Indien er meer dan 40 geldige kandidaten zijn wordt een preselectie georganiseerd. De preselectieproef bestaat uit een case die peilt naar het vermogen van de kandidaat om snel informatie te kunnen opnemen en het overzicht te behouden in een complexe situatie. De preselectieproef is eliminerend. Om te slagen dienen de kandidaten minstens 60% te behalen. Deel II: Schriftelijke proef (deze vindt plaats op hetzelfde moment als de preselectie) Evaluatie van de algemene geschiktheid van de kandidaat die vereist is voor de functie aan de hand van een toetsing van de kennisvereisten, inzichten, vaardigheden en capaciteiten. Brochure coördinator entrale Intakecel 2/7
De schriftelijke proef omvat één of meerdere praktische cases die relevant zijn voor de functie. De context van de cases wordt uitgebreid geschetst evenals de opdrachten die de kandidaat dient te verwerken. De locatie van de afname van (de preselectie) en de schriftelijke proef wordt nog bepaald. Beide proeven worden samen afgenomen. Enkel de schriftelijke proeven van de kandidaten die geslaagd zijn op de preselectieproef worden verbeterd. De preselectie en het schriftelijk gedeelte zijn tijdsgebonden en worden opgesteld en verbeterd door een interne en externe deskundige, actief in het werkveld. Het schriftelijk gedeelte is eliminerend. Om te slagen dienen de kandidaten minstens 60% te behalen. Deel III: Mondelinge proef (deze vindt plaats in de week van 11 mei 2015 of de week van 18 mei 2015) De 30 best scorende geslaagde kandidaten op de schriftelijke proef gaan door naar het mondelinge gedeelte. Het mondeling gedeelte bestaat uit een jurygesprek. Aan de hand van het mondeling gedeelte worden naast de motivatie en relevante ervaring een aantal voor de functie relevante competenties beoordeeld. De jury peilt vervolgens naar de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie evenals van zijn/haar motivatie en professionele verwachtingen. De kandidaten worden geïnterviewd door een jury die samengesteld is uit een interne en externe deskundige, actief in het werkveld en een consultant van Search & Selection. De mondelinge proef gaat door in een nader te bepalen locatie van OMW Leuven. Het mondeling gedeelte is eliminerend. Om te slagen dienen de kandidaten minstens 60% te behalen. Deel IV: Assessment center (dit vindt plaats in de week van 25 mei 2015 of de week van 1 juni 2015) Het assessment center bestaat uit verschillende onderdelen. Elk van deze onderdelen stelt de consultant in staat door, aan de hand van zijn specifieke testeigenschappen, een diepgaand beeld te krijgen van de vooropgestelde persoonsgebonden competenties. Om deze competenties in kaart te brengen zal er gebruik gemaakt worden van een persoonlijkheidsvragenlijst, een postbakoefening, een interactief rollenspel en een competentiegericht interview. Het assessment center wordt van maximaal de 8 best gerangschikte kandidaten afgenomen door een consultant van Search & Selection. De bevindingen van alle onderdelen van het assessment center, worden door de consultant in beschouwing genomen en geïntegreerd in een totaal beoordeling. De Assessment centers gaan door in het kantoor van Search & Selection in Zaventem. Het Assessment enter is eliminerend. De kandidaten dienen een beoordeling geschikt te behalen om in de eindrangschikking te worden opgenomen. Brochure coördinator entrale Intakecel 3/7
Eindrangschikking De schriftelijke en de mondelinge proef worden beide gequoteerd op 50 punten. Het assessment center resulteert in een beoordeling geschikt of niet-geschikt. Kandidaten dienen een beoordeling geschikt te behalen op het assessment center om in de wervingsreserve opgenomen te worden. De rangschikking in deze wervingsreserve wordt bepaald door de scoring op het schriftelijke en mondelinge gedeelte. De kandidaat met het hoogste eindresultaat op 100 punten wordt als eerste gerangschikt. Nuttige informatie Eventuele adreswijzigingen, wijzigingen van het e-mailadres, telefoonnummer, enz na het indienen van de kandidatuur moeten onmiddellijk schriftelijk medegedeeld worden aan de dienst rekrutering & selectie zodat de kandidaat kan bereikt worden. Een kandidaat dient zijn antwoord op een aanbod van betrekking schriftelijk of via e-mail bekend te maken binnen een termijn van 7 kalenderdagen, zoniet verliest hij zijn opname in de reserve. Kandidaten kunnen een aanbod van een contract voor onbepaalde en bepaalde duur één keer gemotiveerd weigeren, zonder hun opname en hun plaats in de reserve te verliezen. Kandidaten kunnen op eigen schriftelijk verzoek uit de reserve worden geschrapt. Ook bij de effectieve indiensttreding moeten de kandidaten aan alle aanwervingsvoorwaarden voldoen. Bijkomende inlichtingen kunnen bekomen worden op de dienst rekrutering & selectie van OMW Leuven, Andreas Vesaliusstraat 47, 3000 Leuven (2de verdieping), per telefoon 016 24 82 82 of via e-mail: jobs@ocmw-leuven.be. Koen Wuyts secretaris Herwig Beckers voorzitter Bijlage 1 : Functiekaart Brochure coördinator entrale Intakecel 4/7
1. Functiedoel: De coördinator centrale intakecel is verantwoordelijk voor de werking van de intakecel en geeft leiding aan de medewerkers van de intakecel, zodat de zorgvragers een optimale trajectbegeleiding krijgen met toeleiding naar de meest adequate zorg- en dienstverlening en zodat de thuiszorg- en ouderenvoorzieningen van het OMW een optimale instroom van cliënten/bewoners krijgen. 2. Opdrachten: 2.1 Leiding geven aan, coachen en motiveren en coördineren van medewerkers Rechtstreeks leiding geven aan de maatschappelijk werkers en de administratieve medewerkers van de centrale intakecel en het personeelsbeheer terzake uitvoeren. Plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken voeren en begeleiden en opvolgen van individuele personeelsproblemen en problemen binnen het team. Taken delegeren naar de medewerkers en de uitvoering ervan opvolgen. Bewerkstelligen dat de rol van en taakverdeling en de samenwerking tussen de maatschappelijk werkers en de administratie binnen de centrale intakecel optimaal verloopt. Zelf ook uitvoerende taken opnemen, dossiers in orde brengen en meewerken aan het wachtlijstbeheer als voorbeeldfunctie en om ervaring op te doen. Voeling houden met het werkveld Ondersteunen van de maatschappelijk werkers door gezamenlijk complexe cliëntsituaties te bespreken, desgevallend zorgoverleg bij te wonen en waar nodig persoonlijk contact te hebben met de cliënt. Opvolgen van en kwaliteitscontroles doen op de cliëntendossiers o.a. sociaal verslag; bijdragebepaling en geeft hierover op regelmatige basis feedback Staat in voor de planning, coördinatie en organisatie van het team Staat in voor een evenredige verdeling van het werkvolume en ondersteunt bij het agendabeheer Standaardiseren van processen en procedures voor een uniforme werking van de centrale intakecel en opvolgen van de toepassing hiervan Uitwerken/bewaken van een uniforme wijze van dossieropbouw van cliënten voor de maatschappelijk werkers Individuele coaching van medewerkers Klachten en vragen van de medewerkers behandelen. 2.2 Zorgen voor een klantgericht en professioneel intakebeleid op maat van de zorgvrager (Laten) uitvoeren van sociale onderzoeken en de nodige huisbezoeken teneinde de leefsituatie van de cliënt in het thuismilieu of van de zorgbehoefte van de cliënt in het ziekenhuis juist in te schatten. Dit voor het bepalen van de hulpvraag, rekening houdend met de wisselwerking tussen de cliënt en diens omgeving en zijn fysieke en mentale mogelijkheden en beperkingen. (Laten) verstrekken van informatie en advies betreffende de diensten en voorzieningen die door het OMW aan huis, in woonzorgcentra, assistentiewoningen, het centrum voor kortverblijf en de lokale dienstencentra worden verstrekt of in samenwerking met OMW Leuven worden aangeboden of door andere partners in het zorglandschap worden aangeboden. (Laten) verzamelen en registreren van de administratieve gegevens nodig voor een volledig en juist cliëntendossier/bewonersdossier, voor een correcte aanvraag voor thuiszorg of ouderenzorg en voor eventuele sociale tegemoetkomingen en voor doorverwijzing naar de sociale dienst van het OMW voor eventuele financiële steun. (Laten) bepalen van en toeleiden naar de meest gepaste hulpverlening. Brochure coördinator entrale Intakecel 5/7
(Laten) begeleiden en ondersteunen van (potentiële) cliënten of bewoners voor een naadloze overgang naar andere hulpverlenings en verzorgingssettings. Behandelen van klachten van zorgvragers. Staat in voor de organisatie, opvolging en bijsturing van een professionele communicatie naar cliënten toe. Mee bewaken van het project actieve cliëntendetectie. 2.3 Zorgen voor een efficiënt, doelgericht, transparant en klantgericht wachtlijstbeheer, prioriteitenbeleid en bed- en flatbezetting Bepalen, ondersteunen en bewaken van een degelijke registratie en opvolging van alle intakes conform het wachtlijstreglement, het prioriteitenbeleid en de voorrangsregels. Zorgen voor een constante instroom van de juiste profielen in de WZ en GAW conform de streefcijfers en de streeftermijnen mbt opnametermijn en graad van zorgbehoefte. Uiteindelijk bepalen welke kandidaat bewoner zal opgenomen worden waar en op welk moment. Bewaken van een juiste en volledige registratie van sociale dossiers in de software en het doorgeven van alle gegevens nodig voor de administratieve verwerking van hulpvragen en opnames. Zorgen voor tijdige en noodzakelijke informatiedoorstroming tussen medewerkers centrale intake, thuiszorg, woonzorgcentra en assistentiewoningen en kortverblijf Desgevallend meewerken aan de voorbereidingen van inspecties en subsidiedossiers en beleidsmatige dossiers. 2.4 Verlenen van algemeen en specifiek advies/informatie over de toepassing van de wet- en regelgeving en nieuwe tendensen in de werking Informeert en ondersteunt de medewerkers mbt tot de toepassing van recente en relevante wet- en regelgeving voor de werking van de centrale intakecel. Volgt de wetgeving, documentatie en informatie van belang voor de centrale intakecel op en geeft deze door. Zorgt ervoor dat de kennis van de maatschappelijk werkers i.v.m andere diensten en tussenkomsten up-to-date blijft. Volgt trends, studies en onderzoek in het werkveld op en rapporteert intern. Maakt gegevens, overzichten en statistieken rond de stand van zaken rond de werking van de centrale intakecel op en houdt deze bij. 2.5 Leiden en actief deelnemen aan intern en extern overleg voor samenwerking met collega s en andere diensten en partners. Organiseren en leiden van het teamoverleg van de centrale intakecel. Overleg plegen /werkt mee aan optimale communicatie met het management van thuiszorg en ouderenzorg Overleg plegen met de maatschappelijk werkers van thuiszorg en ouderenzorg Actief deelnemen aan overleg voor samenwerking met partners. Deelnemen aan themagericht overleg. Actief participeren aan relevant intern overleg. 2.6 Actief meewerken aan beleidsvoorbereidende werkzaamheden Signaleren van structurele of blijvende noden, behoeften en tekorten in de hulpverlening en de organisatie van de centrale intakecel. Actief meewerken aan het verbeteren van de werkprocessen en de uitvoering van kwaliteitsprojecten en verbeteracties. Brochure coördinator entrale Intakecel 6/7
De nodige vorming volgen en laten volgen door de medewerkers o.m. in het kader van het vormingsbeleidsplan en via alle mogelijke kanalen de ontwikkelingen in de sector (doen) opvolgen, zodat de kennis en de vaardigheden op peil blijven. Werkt de vormingsplanning van de centrale intakecel mee uit en coördineert de uitvoering. 3. Vereiste competenties: Integriteit Samenwerken Klantgerichtheid Organisatieloyaliteit Plannen en organiseren Flexibiliteit Zelfstandigheid Groepsgericht leiding geven Individugericht leidinggeven B B B Brochure coördinator entrale Intakecel 7/7