Impressie wtco11 ICT BENCHMARK WONINGCORPORATIES 2012 Sparrenheuvel 32, 3708 JE Zeist (030) 2 270 500 offertebureau@mxi.nl www.mxi.nl
Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 De belangrijkste conclusies 5 3 ICT-kosten per VHE (voorbeeld 1) 7 4 ICT-volwassenheid (voorbeeld 2) 8 5 Functionele dekking primair systeem (voorbeeld 3) 9 Bijlage A: Lijst van deelnemers 10 Bijlage B: overzicht onderwerpen wtco 12 Samenvatting resultaten wtco11 Pagina 2 van 14
1 Inleiding In 2012 is voor de elfde keer de ICT Benchmark voor woningcorporaties (wtco) uitgevoerd. Er hebben 37 corporaties deelgenomen aan de ICT Benchmark van dit jaar; het gaat hierbij in totaal om ruim 911.874 verhuureenheden (VHE). Dit is circa 45% van alle VHE in de woningcorporatiesector. Dit jaar hebben vier corporaties voor het eerst deelgenomen. De corporaties die hebben deelgenomen aan de ICT Benchmark van dit jaar (wtco11) zijn opgenomen in bijlage C. Elfde editie ICT Benchmark Woningcorporaties (wtco11) In 2012 is voor de elfde keer de ICT Benchmark Woningcorporaties, wtco11 (hierna: de ICT Benchmark) uitgevoerd. Op basis van de ervaringen van de afgelopen benchmarkrondes voor woningcorporaties is de ICT Benchmark een goed instrument gebleken om inzicht te verkrijgen in de kosten van ICT. Het in 2001 ontwikkelde en in de jaren daarna (in samenwerking met woningcorporaties) doorontwikkelde benchmarkmodel is als uitgangspunt gehanteerd voor de ICT Benchmark. Dit model is gebaseerd op het principe van Total Cost of Ownership met betrekking tot ICT-kosten; dat wil zeggen alle kosten die samenhangen met het eigendom, gebruik en beheer van ICT. De objecten van de ICT-kosten die zijn geïnventariseerd en geanalyseerd in de ICT Benchmark zijn weergegeven in onderstaand figuur. Een toelichting op de methodiek en aanpak van de ICT Benchmark is opgenomen in bijlage A van dit rapport. Naast de ICT-kosten wordt in de ICT Benchmark ook onderzoek gedaan naar de mate van ICT-volwassenheid en functionele dekking applicaties (waaronder de functionele dekking van het primair systeem). Figuur 1: kostenobjecten wtco Samenvatting resultaten wtco11 Pagina 3 van 14
Waarom een ICT Benchmark? Corporaties hebben verschillende redenen om deel te nemen aan de ICT Benchmark. De belangrijkste redenen zoals deelnemers die noemen, staan hieronder vermeld. Zicht hebben op kosten en kostenontwikkeling in een weergave die aansluit op de wijze van sturing op kosten. Zicht hebben op de trendontwikkeling in de eigen ICT-kosten en op de kostenimpact van bepaalde ingrepen op langere termijn. Zicht hebben op kosten bij andere corporaties. Dat biedt antwoord op vragen als: Zijn wij op bepaalde punten duurder of goedkoper? Hebben we daar bewust voor gekozen? Sluit dat aan bij onze eigen beleving? Onderdeel zijn van een platform dat gericht is op kosten/batenmanagement van ICT. Door middel van de ICT Benchmark vergelijken corporaties zich, in de eerste plaats, met elkaar op het gebied van ICT-kosten. Het vergelijken vindt plaats op een systematische wijze, waardoor de vergelijkbaarheid van gegevens wordt geoptimaliseerd en onderbouwd. Dit betekent dat zinvolle vergelijkingen worden gemaakt en de deelnemer een goede inschatting kan maken van de eigen positie op het gebied van ICT-kosten. De benchmark richt zich niet alleen op ICT-kosten. Er wordt ook gekeken naar de volgende zaken: De ICT-volwassenheid van processen. Het type functionaliteit dat is geautomatiseerd. De ICT-trends die de komende drie jaar (of verder in de tijd) op de agenda s staan. Het verwachte kosteneffect van deze ICT-trends. De ontwikkeling van kengetallen door de jaren heen. In het kader van het thema van de ICT Benchmark, is ook dit jaar gekeken naar de kosten en de functionele dekking van het primaire systeem. Deelname aan wtco12? wtco12 gaat van start in maart 2013. Aanmelden voor wtco11 kan vanaf heden tot eind februari 2013. Een definitieve planning wordt in oktober 2012 bekend gemaakt. Begin maart 2013 vindt de startbijeenkomst van wtco12 plaats en wordt het benchmarkmodel verstrekt aan de deelnemers. In de maanden april en mei 2013 vinden de validatiegesprekken plaats met betrekking tot de aangeleverde gegevens van de deelnemers. Het definitieve benchmarkmodel wordt door de deelnemers eind mei aangeleverd. De oplevering van het rapport met de resultaten van wtco12 en de slotbijeenkomst vindt in juni 2013 plaats. Meer informatie over de ICT Benchmark Woningcorporaties kunt u vinden op www.mxi.nl/wtco. Heeft u vragen, dan kunt u contact opnemen met Wilfred van der Schaaf. Mail wilfred.van.der.schaaf@mxi.nl of bel (033) 422 02 20. Samenvatting resultaten wtco11 Pagina 4 van 14
2 De belangrijkste conclusies Dit hoofdstuk beschrijft de belangrijkste conclusies van de ICT Benchmark (in een samengevatte weergave). We gaan in op de kengetallen, de ICT-volwassenheid, de functionaliteit en het thema van dit jaar: ICT-kosten en functionele dekking van het primair systeem. Tot slot komen de ICT-trends aan bod. Uit de elfde ronde van de ICT Benchmark komen de volgende gemiddelde waarden van de kengetallen naar voren: Kengetal Uitkomsten ICT-kosten per VHE 122,- ICT-kosten per ICT-werkplek 7.769,- ICT-kosten per medewerker (in fte) 11.304,- ICT-kosten als percentage van de begroting 2,05% Verhouding operationele ICT-activiteiten (in fte) - aantal medewerkers 32,1 fte (in fte) Tabel 1: uitkomsten kengetallen wtco11 ICT-volwassenheid Op basis van de processen met de hoogste ICT-volwassenheid kan geconcludeerd worden dat corporaties de focus leggen op reactieve c.q. ad hoc-activiteiten. De hoge scores op hulp voor eindgebruikers (helpdesk) en incident- en probleembeheer illustreren dit. Beide processen zijn respectievelijk de eerste en tweede meest volwassen processen. Het proces hulp voor eindgebruikers is net als voorgaande jaren weer het meest georganiseerde proces. Geen van de corporaties streeft naar volledig geformaliseerde processen (over alle 22 processen van ICT-volwassenheid). Inzicht in de scores op de ICT-volwassenheid laat zien dat er een relatie lijkt te bestaan tussen de grootte van de corporatie en de mate van ICT-volwassenheid. Corporaties met minder dan 10.000 VHE scoren gemiddeld 47,2% van de maximaal haalbare score. Voor corporaties tussen de 10.000 en 20.000 VHE komt deze score uit op 50,9%, voor corporaties met meer dan 20.000 VHE is dit 55,7%. Functionaliteit Net zoals vorig jaar is er ook dit jaar één corporatie die 100% van de gevraagde functionaliteit heeft ondersteund met ICT. De gemiddelde functionaliteitscore is met 4,3% iets toegenomen ten opzichte van vorig jaar, naar 87,7% in 2011. De gemiddelde functionaliteitscore van de ICT Benchmark is de afgelopen acht jaar van 55% naar 87,7% gestegen. De laatste vier jaar was de stijging relatief beperkt. Samenvatting resultaten wtco11 Pagina 5 van 14
Thema: Kosten en functionele dekking primair systeem Gemiddeld wordt 28,7% van alle ICT-kosten bij de deelnemende corporaties aan het primair systeem uitgegeven. De ICT-personeelskosten van het primair systeem als percentage van de totale ICT-personeelskosten komt uit op een gemiddelde van 24,6% voor alle deelnemers. De softwarekosten van het primair systeem betreffen de grootste kostenpost van het primair systeem. Softwarekosten zijn goed voor gemiddeld 64,8% van de totale ICT-kosten primair systeem. Daarna drukken de personeelskosten het meest op de totale ICT-kosten van het primair systeem, namelijk met 24,4%. De ICT-kosten (per VHE) van het primair systeem bedragen gemiddeld 30,50 per deelnemer. Wat betreft de functionele dekking van het primair systeem scoren de CORA 2.0 processen Onderhouden eenheden en Verhuren eenheden het hoogst. ICT-trends De ICT-trend Social Media is bij 91,9% van deelnemers de komende drie jaar aan de orde. Mobiliteit plaatsonafhankelijk werken en Gebruik van webservices is bij 86,5% deelnemers de komende drie jaar aan de orde. In de ICT Benchmark van vorig jaar is aangegeven dat 95% van de deelnemers Mobiliteit plaatsonafhankelijk werken als trend ziet. Voor wat betreft Gebruik van webservices kwam dit vorig jaar uit op 90%. Als ICT-trend met de het grootste effect op de hoogte van de ICT-kosten wordt door 55,6% Gebruik van webservices genoemd en door 52,8% Uitwijkvoorzieningen. Lagere ICTkosten worden voornamelijk gezien in de ICT-trends Virtualisatie (61,1%) en Inrichitng van flexplekken (38,9%). Resultaten per klasse woningcorporatie Onder de corporaties per klassegrootte (ingedeeld naar klassengroote in aantal VHE) is een verschuiving te zien in het gewogen gemiddelde van het kengetal ICT-kosten per VHE in 2011 ten opzichte van 2010. Onderstaande tabel toont de uitkomsten van de ICT Benchmark voor dit jaar wat betreft de genoemde kengetallen. Kengetal < 10.000 VHE 10.000 20.000 VHE > 20.000 VHE ICT-kosten per VHE 137,4 114,0 123,3 Tabel 2: resultaten per klasse woningcorporatie Samenvatting resultaten wtco11 Pagina 6 van 14
3 ICT-kosten per VHE (voorbeeld 1) Figuur 1 toont de ICT-kosten per VHE. Figuur 1: ICT-kosten per VHE voor alle corporaties uit de benchmark De blauwe lijn representeert het gewogen gemiddelde over alle 37 deelnemers, ter waarde van circa 123,-. Uit figuur 1 ontstaat het volgende beeld: Ongewogen gemiddelde 123,7 Gewogen gemiddelde 122,9 Laagste waarde 70,3 Hoogste waarde 355,0 Toelichting Bij de berekening van het kengetal ICT-kosten per VHE zijn de totale jaarlijkse ICT-kosten (afschrijvingen + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal VHE dat in eigendom en/of in beheer is van een corporatie. Bij het bepalen van het exacte aantal VHE hebben we ook bedrijfspanden, garages, parkeerplaatsen, studentenwoningen en overige verhuurbare eenheden meegerekend. Samenvatting resultaten wtco11 Pagina 7 van 14
4 ICT-volwassenheid (voorbeeld 2) Figuur 2 geeft de totale ICT-volwassenheidsscore per corporatie in 2011 weer. Figuur 2: ICT-volwassenheid per corporatie Figuur 2 geeft het volgende beeld van het totale ICT-volwassenheidspercentage: Gemiddelde 51,4% Laagste waarde 31,8% Hoogste waarde 79,1% Gemiddelden per klasse Klasse Gemiddelde volwassenheid Tot en met 10.000 VHE (10 organisaties) 47,5% 10.000 20.000 VHE (10 organisaties) 50,2% Groter dan 20.000 VHE (17 organisaties) 54,4% Deze cijfers bevestigen de verwachting dat grotere corporaties hun ICT-processen meer formeel georganiseerd hebben dan de relatief kleinere corporaties. Samenvatting resultaten wtco11 Pagina 8 van 14
5 Functionele dekking primair systeem (voorbeeld 3) De informatiebehoefte geeft vanuit de primaire processen (op basis van CORA 2.) de behoefte weer aan informatie en functionaliteit van informatiesystemen aan. Het informatiefunctiemodel beschrijft de totale functionaliteit waarmee de informatiebehoefte van een corporatie wordt ingevuld. Informatiefuncties zorgen dat het proces voorzien wordt van de benodigde informatie zodanig dat de aan het proces gestelde eisen kunnen worden gerealiseerd. Het informatiefunctiemodel bevat een groot deel van de functionaliteit die nodig is voor ondersteuning van de processen uit het procesmodel. Aan de corporaties is per functionaliteit gevraagd of de functionaliteit wordt aangeboden vanuit het primair systeem en of de functionaliteit überhaupt wordt gebruikt. Een voorbeeld van de uitkomsten hiervan is in onderstaand figuur weergegeven. In procenten is weergegeven hoeveel procent van de corporaties één of meerdere primair systemen heeft waarin de functionaliteiten worden aangeboden en daarnaast gebruikt. Figuur 3: functionele dekking verhuur- en verkoopfuncties Samenvatting resultaten wtco11 Pagina 9 van 14
Bijlage A: Lijst van deelnemers Accolade Heerenveen 17.099 Allee Wonen Roosendaal 20.073 Bo-Ex Utrecht 10.346 Brabant Wonen Oss 15.860 De Alliantie Huizen 61.278 De Woningstichting Wageningen 5.692 De Woonplaats Enschede 18.586 De Woonschakel Westfriesland Medemblik 5.725 Domesta Emmen 10.851 Dudok Wonen Hilversum 7.902 Eigen Haard Amsterdam 62.071 Hestia Groep Landgraaf 6443 Lefier Groningen 33.681 Mitros Utrecht 30.595 Mooi land Ede 28.848 Portaal Veenendaal 56.284 Rochdale Amsterdam 45.533 Stadgenoot Amsterdam 38.240 Staedion Den Haag 40.989 Talis Nijmegen 15.411 Thuisvester Oosterhout 13.500 TREVIN Alkmaar 41.759 Triada Wonen Heerde 7.002 Vivare Arnhem 24.077 Volkshuisvesting Tiel Tiel 3.908 Weller Heerlen 10.938 Wonen Breburg Tilburg 29.429 wonencentraal Alphen aan den Rijn 9.309 Woningstichting St. Joseph Almelo Almelo 6.987 Woonbron Hoogvliet 60.200 Woonfriesland Grou 24.472 Woonpartners Helmond 8.671 Woonplus Schiedam Schiedam 16.265 Woonstad Rotterdam Rotterdam 53.886 Woonvisie Ridderkerk 9.531 Woonzorg Nederland Amstelveen 46.933 Zayaz 's-hertogenbosch 13.500 Het totaal aantal VHE van alle deelnemers aan wtco11 bedraagt 911.874. Samenvatting resultaten wtco11 Pagina 10 van 14
Net als voorgaande jaren hebben we de resultaten van de benchmark gepresenteerd voor het totaal aantal deelnemers en daarnaast per verschillende klassegrootte (in aantal VHE). Hieronder ziet u de drie gehanteerde klassen en het aantal deelnemers per klasse beschreven die een ingevuld model hebben ingeleverd. Klasse Aantal deelnemers per klasse (wtco11) 10.000 VHE 10 > 10.000 20.000 VHE 10 > 20.000 VHE 17 Samenvatting resultaten wtco11 Pagina 11 van 14
Bijlage B: overzicht onderwerpen wtco In onderstaand overzicht is inzichtelijk gemaakt welke uitkomsten c.q. kengetallen aan bod komen in de ICT Benchmark Woningcorporaties. Ieder jaar wordt het rapport, daar waar gewenst, op enkele onderdelen aangepast dan wel uitgebreid. ICT-kosten: o Verdeling ICT-kosten over zes ICT-objecten (ICT-management, ICTwerkplek, LAN, WAN, Applicaties en Spraak). o Verdeling ICT-kosten over vier ICT-componenten (hardware, software, personeel en overige). o ICT-kosten per VHE. o ICT-kosten per ICT-werkplek. o ICT-kosten per medewerker o ICT-kosten als percentage van de jaaromzet. Ontwikkeling ICT-kosten door de jaren heen: o Trendanalyse kengetallen ICT-kosten. o Ontwikkeling kosten ICT-objecten. Kengetallen op detailniveau: o Aantal ICT-werkplekken per medewerker. o Aantal ICT-werkplekken per ICT-medewerker. o Aantal medewerkers per ICT-medewerker. o Inzet ICT-medewerkers per ICT-object. ICT-volwassenheid: o ICT-volwassenheid nu. o Ambitie ICT-volwassenheid korte en lange termijn. o Gemiddelde ICT-volwassenheid per proces. o ICT-kosten per VHE en ICT-volwassenheid. Functionaliteit applicaties: o Functionaliteit. o Functionaliteit versus ICT-kosten. ICT-kosten en functionele dekking primair systeem: o ICT-kosten primair systeem. o ICT-kosten primair systeem per VHE. o ICT-kosten primair systeem als percentage van de totale ICT-kosten. o ICT-personeelskosten primair systeem als percentage van de totale ICTpersoneelskosten. o Functionele dekking primair systeem. ICT-trends: o ICT-trends en effect op ICT-kosten. Samenvatting resultaten wtco11 Pagina 12 van 14
Samenvatting resultaten wtco11 Pagina 13 van 14