Foutloze invoering 4PS Construct bij Klop Verhuur Nieuwsbrief van 4PS - september 2009 Het einde van de papieren werkbon Er viel nog een behoorlijke winst te behalen in vereenvoudiging en versnelling van het administratieve proces in de buitendienst 4PS Construct - de marktstandaard in de bouw en installatietechniek
Ondernemen in roerige tijden De kredietcrisis trekt inmiddels één jaar haar wissel op de economie. Een jaar waarin de economische tegenwind alle media beheersen. Ook voor de nabije toekomst zijn de vooruitzichten niet bijster positief. Echter dit tijdsbeeld biedt ook kansen. Kansen om de organisatie op orde te brengen en klaar te zijn voor betere tijden. Kansen om personeel te trainen en processen te verbeteren. Kansen om beter uit de startblokken te komen dan uw collega s. Ook wij hebben ons begin 2009 afgevraagd hoe de markt zich gaat ontwikkelen. Hoe gaan wij ons hierin opstellen, welke kansen biedt dit voor 4PS? Wij hebben ervoor gekozen om juist nu te investeren. Zo hebben wij onze hardware-infrastructuur volledig vernieuwd om onze klanten nog beter te kunnen bedienen. Tevens zijn extra investeringen gepleegd in productontwikkelingen en het in de markt zetten van nieuwe oplossingen. En tot slot investeringen in onze mensen; trainingen, begeleiding en coaching met als doel een nog betere dienstverlening te bieden aan onze klanten. Investeringen waarvan wij de overtuiging hebben dat deze haar vruchten gaan afwerpen. Terugkijkend op de afgelopen 6 maanden hebben deze investeringen geleid tot een ongekende groei van 4PS; de omzet ligt 48% hoger dan die van 2008. Opnieuw hebben vele bedrijven gekozen voor 4PS Construct als ERP-oplossing. Bedrijven die juist in deze tijd investeren in efficiëntie en stroomlijnen van haar processen en organisatie. Innovaties worden ook ingezet bij bestaande klanten. Innovaties die direct een bijdrage leveren aan bovenstaand uitgangspunt, zoals bij Kropman Installatietechniek. Kropman investeert in het automatiseren van de buitendienst, als verlengstuk van de interne bedrijfsprocessen. Het bleek dat in de vereenvoudiging en versnelling van het administratieve proces voor de buitendienst nog een behoorlijke winst viel te behalen. Kropman werkt al sinds jaar en dag naar volle tevredenheid met 4PS Construct. Onder het motto Het einde van de papieren werkbon hebben Kropman Installatietechniek, Van der Linden Groep, Verkerk Groep en Van Dam Groep gezamenlijk met 4PS een mobiele buitendienstapplicatie ontwikkeld. U leest in deze nieuwsbrief de beweegredenen en hoe het ontwikkel- en implementatieproces van 4PS Mobile is verlopen. Een andere ontwikkeling die wij juist in deze crisistijd hebben gerealiseerd, is de digitale weekstaat. Ook wel urenverantwoording via internet genoemd. Steeds meer medewerkers van onze klanten krijgen hierdoor toegang tot een deel van de 4PS Construct applicatie waaronder urenregistratie, reizenregistratie en verlofregistratie. Een applicatie die volledig is geïntegreerd met 4PS Construct. Klop Verhuur liep met hun vorige bedrijfsapplicatie tegen allerlei blokkades aan. Reden om een selectieproces op te starten. In het artikel over Klop Verhuur leest u hoe de foutloze invoering van 4PS Construct is verlopen en welke belangrijke verbeterpunten zijn gerealiseerd. Daarnaast heeft Klop Verhuur nu een integrale materieelapplicatie die uitstekend toegerust is voor de toekomst. Recent heeft 4PS in overleg met verhuurbedrijven een geïntegreerde calculatiemodule toegevoegd. Deze module kunt u goed inzetten om kostprijscalculaties en prijsaanbiedingen op te stellen voor alle activiteiten van een materieeldienst, bijvoorbeeld voor bouwplaatsinrichting. Wanneer u deze nieuwsbrief leest is het bouwverlof inmiddels weer achter de rug. Hopelijk heeft u voldoende inspiratie opgedaan om de komende tijd de juiste beslissingen te nemen. Misschien heeft u besloten om juist nu te investeren in software. Wij zijn u dan graag van dienst. Tom Bakker Partner 2 4PS Nieuwsbrief - Voorwoord
6Het einde van de papieren werkbon Inhoud Er viel nog een behoorlijke winst te behalen in vereenvoudiging en versnelling van het administratieve proces in de buitendienst 11 Implementatie volgens het boekje Foutloze invoering 4PS Construct bij Klop Verhuur 4PS Construct productnieuws 4 Krachtig gereedschap: Meerjarenonderhoudsplanning geïntegreerd in 4PS Construct 10 Calculeren bij materieelverhuur 15 Urenverantwoording via internet: digitale weekstaat Colofon 4PS nieuwsbrief Deze nieuwsbrief informeert u over de ontwikkelingen met betrekking tot ICT en ERP, onze 4PS Construct oplossing en aanvullende oplossingen van onze partners. Bestemd voor de installatie-, service & onderhoud- en bouwbranche. Eindredactie: 4PS Redactionele tekst: Pieter van Kesteren Productie & Vormgeving: Meurs Grafische Vormgeving Fotografie: Anita Pantus 4PS Nieuwsbrief - Inhoud 3
Krachtig gereedschap: Meerjarenonderhoudsplanning geïntegreerd in 4PS Construct Om een installatie in conditie te houden is technische kennis vereist. Kennis met behulp waarvan je inschattingen kunt doen over de gedragingen van de installatie. Zodat je op basis van die inschattingen de noodzakelijke stappen kunt nemen. Het komt erop aan om niet minder, maar ook niet meer te doen dan nodig is om de contractueel overeengekomen afspraken na te leven. Er zullen daarom onderhoudsplannen opgesteld moeten worden voor verschillende vormen van onderhoud. 4PS Construct biedt u een adequate oplossing om, als u dat wilt, meerjarenonderhoudsplannen te maken. 4 4PS Nieuwsbrief - 4PS Construct productnieuws
Een onderhoudsplan voor preventief onderhoud aan installaties omvat de reguliere, planmatige onderhoudsactiviteiten binnen de normale levensduur van een installatie. Daarmee accepteert men conditievermindering gedurende de afschrijvings-periode. In 4PS Construct kan al geruime tijd een onderhoudsplan voor preventief onderhoud worden vastgelegd, waarin bijvoorbeeld het volgende is opgenomen: Inspecties (met verschillende onderhoudsfrequenties), al dan niet wettelijk verplicht; Periodieke onderhoudstaken (ook met verschillende frequenties); Noodzakelijke (verbruiks)materialen (bijvoorbeeld filters, V-snaren); Te betrekken onderaannemers; Te gebruiken materieel of gereedschap. Conditie installaties Na verloop van tijd zal de conditie van de installatie dermate teruglopen dat onderhoudsingrepen aan de installatiedelen noodzakelijk zijn, zoals vervangingen, revisies of modificaties. Onderhoudsingrepen zijn gericht op instandhouding of verbetering van het gewenste conditie-niveau van de installatie. En hoogstwaarschijnlijk zullen ze invloed hebben op het (geplande) reguliereof correctieve onderhoud. Meerjarenonderhoudsplan Dit brengt uiteraard de nodige kosten met zich mee, die normaal gesproken niet in het reguliere onderhoudscontract van de klant zijn begrepen. Toch wil de klant in zijn budgettering rekening houden met de te verwachten toekomstige investeringen. Daarom moet een prognose of budgetraming gemaakt worden van de te verwachten kosten in de tijd, op basis van de levensduur en conditie van de verschillende installatiedelen. Dit noemen we het meerjarenonderhoudsplan (MJOP). als kostenprognoses op langere termijn in 4PS Construct vast te leggen. Bij de opzet van deze module is gestreefd naar eenvoud. Geen ingewikkelde boekhoudkundige berekeningen, maar ingave van bedragen op basis van wat de betreffende onderhoudsmaatregel vandaag zou kosten. Daarbij is het mogelijk om de indexerings- en risicofactoren op te geven die automatisch over de ingegeven bedragen in de tijd worden doorberekend. Per contract kunt u meerdere meerjarenonderhoudsplanningen aanmaken. Elk op een andere peildatum. U kunt besparen in het opstellen van MJOP s door die van vorig jaar te kopiëren en waar nodig bij te stellen. Voor ingave van de gegevens wordt een matrixscherm gebruikt, waarin op de x-as de jaren zijn uitgezet en op de y-as de locaties, installaties en/of installatieonderdelen. Het niveau waarop u de vastlegging doet bepaalt u zelf. Bij uitgebreide contracten helpen de Microsoft Dynamics NAV-filters u bij het overzichtelijk houden van de MJOP door bijvoorbeeld alleen die locatie te tonen waar u op dat moment aan werkt. Horizon Ook de planningshorizon is in te stellen. Dit wil zeggen: de periode waarover u de MJOP wilt opstellen, bijvoorbeeld voor de komende 10 jaar. 4PS Construct maakt dan voor elk jaar een kolom aan waarin u vervolgens uw prognoses kunt ingeven. De verschillende soorten onderhoud kunt u kenmerken bijvoorbeeld met vervanging, revisie of modificatie. En daar kunt u vervolgens uiteraard weer op filteren. In het meerjarenonderhoudsplan kunnen ook de kosten van het reguliere onderhoud meegenomen worden. Dat gaat natuurlijk gewoon door. Dit kunt u met één druk op de knop in het MJOP importeren. 4PS beschikt ook over de objectencockpit. In deze cockpit is eveneens een verwijzing naar de MJOP opgenomen, zodat u per object snel inzichtelijk hebt wanneer welke onderhoudsmaatregelen gepland zijn. Om de presentatie naar uw klanten te vereenvoudigen is ook een standaardintegratie voorzien met Microsoft Excel, die gegevens automatisch overhevelt en een standaardrapport en een grafiek opbouwt. Samenvattend Met de meerjarenonderhoudsplanning in 4PS Construct beschikt u over een eenvoudig hulpmiddel om de onderhoudskosten voor de korte, middellange en lange termijn te beheersen. En tevens uw onderhoudsstrategie hierop af te stemmen. Krachtig gereedschap Met 4PS Construct Meerjarenonderhoudsplanning bent u in staat om, naast het contract voor regulier preventief onderhoud, meerjarenonderhoudsplanningen 4PS Nieuwsbrief - 4PS Construct productnieuws 5
Het einde van de papieren werkbon Er viel nog een behoorlijke winst te behalen in vereenvoudiging en versnelling van het administratieve proces in de buitendienst 6 4PS Nieuwsbrief - Klantcase
Sinds enkele maanden is het grootste deel van de 115 service- en onderhoudsmonteurs van Kropman Services uitgerust met een PDA, een Personal Digital Assistant. Een handheld computer die het mogelijk maakt serviceorders direct digitaal te verwerken. De PDA is online met de centrale Microsoft Dynamics NAV-database van Kropman Services verbonden en voorziet de service- en onderhoudsmonteurs van alle informatie die nodig is om hun werk goed te kunnen uitvoeren. Na afloop kunnen ze de klant meteen laten zien wat ze gedaan hebben, welke materialen ze daarvoor gebruikt hebben, hoeveel tijd ze hebben besteed en of er nog vervolgacties nodig zijn. De klant tekent daarna eenvoudig voor akkoord op de PDA. Dankzij de directe verbinding met de backoffice 4PS Construct ontvangt de klant, als hij dat wil, meteen een rapportage via e-mail of men logt daarvoor in op het klantportaal van Kropman (www.kropman.nl). Via dit klantportaal, dat overigens een eigen ontwikkeling is van Kropman, kan de klant de voortgang van de serviceorder volgen. Dat alles dankzij 4PS Mobile, een mobiele online én offline applicatie die in een hechte partnership-constructie door 4PS, Kropman Services en een drietal andere 4PS Construct-klanten ontwikkeld is. Paul Kok, landelijk manager Service, en Emile Tap, hoofd product- en procesmanagement, vertegenwoordigden Kropman in de samenwerking. Zij vertellen hoe 4PS Mobile in nauwelijks anderhalf jaar tijd van een scoop uitgroeide tot een werkende en innovatieve applicatie. Kropman Services heeft zich toegelegd het ERP-pakket 4PS Construct. Inmiddels op onderhoud en beheer van technische werkt driekwart van de monteurs van gebouwgebonden installaties. In het streven Kropman Services dagelijks met 4PS Mobile. naar optimalisering van de bedrijfsvoering bleek dat er in vereenvoudiging en versnelling van het administratieve proces nog behoorlijk wat winst te halen viel. Een vereenvoudiging die vooral moet komen van een verbetering van de informatievoorziening. De zwakke plek zat met name in de verwerking van serviceorder-informatie. Emile Tap: Je wilt je monteurs natuurlijk met gerichte en correcte informatie op pad sturen. Voorheen was dat nogal vaag, ze kregen te horen wat er ongevéér aan de hand was. Via 4PS Mobile krijgen ze nu de juiste actuele informatie op hun PDA. Precies zoals die ingevoerd is in Microsoft Dynamics NAV / 4PS Construct, ons integrale ERPsysteem. En op locatie kunnen ze onder andere met behulp van voorgedefinieerde velden bijhouden wat ze gedaan hebben, welke materialen ze hebben verbruikt, de dagstaat opmaken, eventueel aanvullend werk noteren en overige interne teksten mee-sturen die nodig zijn om de backoffice up to date te houden. En die informatie wordt weer automatisch weggeschreven in Eye-opener De beslissing om op zoek te gaan naar een mobiele applicatie was al in 2007 genomen, kort voordat Emile Tap in augustus van dat jaar bij Kropman in dienst kwam. Drie leveranciers waren gevraagd om een presentatie te geven en een businesscase te maken, zegt hij. Uiteindelijk kreeg één van hen opdracht om een functioneel ontwerp te maken. Dat functioneel ontwerp moest dienen als een onafhankelijke bron, op basis waarvan Kropman Services zou kunnen bepalen welke functionaliteiten een dergelijke mobiele applicatie zou moeten hebben met het oog op de specifieke processen van het bedrijf. In december 2007 was het functioneel ontwerp gereed. Een lijvig document waarin precies stond omschreven wat de wensen en eisen van Kropman waren, welke functionaliteiten voor het bedrijf relevant waren en hoe die naar de techniek van een mobiele applicatie vertaald moesten worden. Dat functioneel ontwerp was een echte eye-opener voor ons, zegt Emile Tap. We kregen niet alleen meer inzicht in de hele materie, het bleek ook dat er nogal wat 4PS Nieuwsbrief - Klantcase 7
Paul Kok (links), landelijk manager Service en Emile Tap (rechts), hoofd product- en procesmanagement afhankelijkheden waren. Wat bedoelt hij daarmee? Paul Kok legt uit: Voor ons was de kans reëel dat het tussen de leverancier van de nieuwe mobiele applicatie en die van onze ERP-applicatie niet zou boteren. En wij hadden geen zin om in zo n situatie terecht te komen. Eigen stempel Die omstandigheid heeft wel degelijk een rol gespeeld in de uiteindelijke afweging. Emile Tap: We stonden dus voor de vraag: geven we de opdracht aan de partij die ook dat functioneel ontwerp gemaakt heeft en die al over een goede werkende mobiele applicatie beschikt? Of gaan we in zee met 4PS, de leverancier van ons ERP-systeem, die te kennen geeft dat ze vergaande plannen hebben om zelf een mobiele applicatie te ontwikkelen? Het werd 4PS. Waarom? Paul Kok: 4PS en Kropman hebben al veel langer een relatie. 4PS is de leverancier van Microsoft Dynamics NAV 4PS Construct, onze ERP-applicatie die we indertijd ook in een vergelijkbaar partnership ontwikkeld hebben. We hadden een goed gevoel overgehouden aan die samenwerking en aan de implementatie van deze oplossing. Maar 4PS moest toch nog met de feitelijke ontwikkeling van de applicatie beginnen? Was dat geen bezwaar? Die andere leverancier kon immers een werkende applicatie bieden? Nee integendeel, zegt Paul Kok, In november 2007 had 4PS in een scoop beschreven wat ze wilden gaan maken. Die scoop had onze interesse gewekt. Bovendien zouden we op deze manier de kans krijgen om mee te ontwikkelen en zo ons eigen stempel op het eindresultaat te drukken. Gewoon begonnen Omgekeerd was gezamenlijke ontwikkeling ook voor 4PS een interessante optie, zegt Emile Tap, bij het werken aan dat functioneel ontwerp hadden we een heleboel expertise en kennis opgedaan die bij de 8 4PS Nieuwsbrief - Klantcase
ontwikkeling heel goed van pas zouden komen. Dat functioneel ontwerp is dan ook een belangrijk richtsnoer geweest. In de maanden daarna ging men voortvarend aan de slag. Behalve Kropman waren nog drie andere installateurs bij de ontwikkeling betrokken. In mei 2008 werd een eerste basisapplicatie opgeleverd die in de maand juni daarna uitvoerig getest werd. Eind september 2008 werd de applicatie vrijgegeven en kon men in principe aan de uitrol beginnen. De drie andere pilotbedrijven vonden echter dat ze daarvoor nog niet ver genoeg waren. Kropman was de enige die het op dat moment aandurfde. Emile Tap: Wij gingen ervan uit dat we dingen die nog niet helemaal lekker liepen, wel procedureel konden opvangen. We zijn dus gewoon begonnen. Eerst 8 december op onze vestiging in Alkmaar, de dag daarna Assen. In januari 2009 volgde Nijmegen, met maar liefst 52 buitendienstmedewerkers. Die eerste basisapplicatie miste nog enige functionaliteit en ook het gebruiksgemak liet nog te wensen over. Maar zegt hij, omdat wij als enigen met de applicatie aan de slag waren gegaan, konden we een grote rol spelen bij de optimalisatie. Wat wij in het veld tegenkwamen konden we mooi vertalen in gewenste functionaliteit en die vervolgens via updates aan de basisapplicatie laten toevoegen. Nieuw stuk gereedschap Heeft mee-ontwikkelen dan alleen maar voordelen? Paul Kok moet dat helaas ontkennen: Een nadeel is dat je zelf veel inspanningen moet leveren. En dat hoeft niet als je een applicatie zo van de plank kunt halen. Maar goed, dat hadden we vooraf ingecalculeerd. Wel is ons het begin tegengevallen, het was wat je noemt een slow start. Gelukkig hebben we er gaandeweg flink de vaart in gekregen. Maar de nadelen wegen uiteindelijk niet op tegen de voordelen. Er is echt sprake van een win-winsituatie. Onze feedback is voor 4PS erg waardevol geweest en wij hebben met 4PS Mobile een applicatie die nauw aansluit bij de behoeften van een organisatie als de onze. Wat volgens hem beter zou kunnen, is de begeleiding van 4PS bij de acceptatie binnen het bedrijf. Zoals overal heb je ook bij ons mensen die het leuk vinden om met computers te werken en mensen die er niet echt op zitten te wachten. Bovendien hebben sommigen bij een applicatie als deze het gevoel dat hij bedoeld is om hen in de gaten te kunnen houden. Big brother, dat idee. Dat zou kunnen, maar dat is niet zo. Het gaat ons er puur om de efficiëncy te verhogen, de foutmarges te verkleinen en de administratieve last te verlagen, ook voor de man in het veld. Het is belangrijk dat 4PS nieuwe klanten goed begeleid, bij het geaccepteerd krijgen van de vernieuwingen. Bij Kropman hebben ze er zelf veel aan gedaan. We hebben onze mensen zoveel mogelijk bij het hele proces betrokken, zegt Emile Tap, en ze laten zien waar de aantoonbare verbeteringen zitten. En dat helpt. We hebben ieder moment aangegrepen om over de digitale werkbon te communiceren, de voor- en nadelen bespreekbaar te maken en deze mobiele oplossing te promoten. Het wordt ook voor de monteurs steeds duidelijker dat ze zo langzamerhand toegroeien naar een nieuw stuk gereedschap, dat steeds vanzelfsprekender deel uitmaakt van hun dagelijkse praktijk. Straks gaan ze niet meer zonder dat ding van huis! Bedieningsplezier 4PS is bezig met het programmeren van de laatste functionele aanpassingen. 4PS Mobile is in feite marktklaar, al zullen aan de applicatie continu nieuwe mogelijkheden worden toegevoegd. Aan de Navision-kant zijn er nog wel enige aanpassingen nodig om de administratieve vereenvoudiging ook daar te verzilveren. Is de applicatie dan helemaal af of zijn er functionaliteiten die beide heren nog graag in 4PS Mobile gerealiseerd willen zien? Allebei geloven ze dat er best nog extra functionaliteit aan de applicatie kan worden toegevoegd. Voor Emile Tap staat de integratie van een TomTom-navigatie bovenaan de lijst: Het zou prettig zijn als ze alleen maar de naam van een klant hoeven in te geven en dat er dan automatisch naar toe genavigeerd wordt. En ook de barcode-optie mag wat hem betreft geïntegreerd worden: Stel je voor, ze halen de barcodelezer over een sticker en meteen is van het betreffende onderdeel de onderhouds- en storingshistorie bekend. Paul Kok gelooft dat er vooral hardwarematig innovaties te verwachten zijn: Misschien hebben ze straks een futuristisch klein computertje, zoiets als een iphone. Met grotere pictogrammen en misschien wel een vernuftig toetsenbord voor eenvoudige storingsteksten. Onze monteurs zijn nu nog met een pennetje op zo n klein schermpje bezig. Het bedieningsgemak van die handheld computers kan veel beter. Dat moet meer bedieningsplezier worden! Feiten in het kort Bedrijf Kropman Installatietechniek Activiteiten Als systeemintegrator bestrijkt Kropman de werkterreinen werktuigbouw, elektrotechniek, meeten regeltechniek, contamination control en prefabricage. Kropman opereert in de markten utiliteit, gezondheidszorg, pharma en industrie en werkt vanuit een hecht netwerk van 9 regionale vestigingen met ruim 800 medewerkers Modules Totale Microsoft Dynamics NAV 4PS Construct productsuite van Acquisitie tot Oplevering inclusief projectbewaking in combinatie met meerjarige prestatie beheercontracten Aantal gelijktijdige gebruikers 4PS Construct 193 Aantal 4PS Mobile gebruikers 115 Besturingssysteem Windows 2003 Server 4PS Nieuwsbrief - Klantcase 9
Calculeren bij materieelverhuur 4PS Construct heeft inmiddels een prima positie opgebouwd bij middelgrote en grote materieeldiensten en commerciële verhuurondernemingen. De ontwikkelingen in de markt gaan snel. Gezamenlijk met klanten blijven we continu nadenken over hoe we onze software nog efficiënter en slimmer kunnen optimaliseren. Na de calculatiemodule voor de B&U-sector Materieelsets beschikt 4PS Construct nu ook over een Vaak wordt er met materieelsets gewerkt. integrale calculatiemodule voor materieelen verhuurbedrijven. Ons uitgangspunt beeld keten met inventaris en een omhei- Bij de start van een bouw gaan er bijvoor- daarbij is de standaard 4PS Calculatieoplossing die alle installatiebedrijven voor aangesloten op het elektriciteitsnet en ning naar het project. De keten worden de volle honderd procent kunnen inzetten. er komt ook een telefoonlijn met ADSLaansluiting. In de materieel calculatiemodule Net als bouw- en installatiebedrijven maken kan een set in één regel worden ingevoerd materieeldiensten prijsaanbiedingen voor en (automatisch) worden geëxplodeerd hun potentiële klanten. Vaak gaat het bij naar calculatieregels met uren, artikelen en de materieeldienst niet uitsluitend om de materieel. verhuur van materieel. Meestal zijn ook zaken als bouwplaatsinrichting, steigerbouw Een andere mogelijkheid is het standaard en bekistingstechniek bij de materieeldienst koppelen van kostenregels aan materieel. ondergebracht. In de calculatie worden deze kostenregels automatisch meegenomen. Hierbij kunt u Met de calculatiemodule voor materieeldiensten is het mogelijk kostprijscalculaties meegegeven bij een zaagmachine of aan denken aan zagen die standaard worden en prijsaanbiedingen te maken voor alle het opstellen van een kraan bij aanvang activiteiten van de materieeldienst. van de huur. Ook de afvoerkosten kunnen uiteraard automatisch worden opgevoerd Kostprijs- en verkoopprijs- in de calculatie. calculatie Uiteraard kan de verhuur van materieel gecalculeerd worden. Hierbij wordt rekening gehouden met de gewenste huurperiode en met de tarieven voor die huurperiode. Sommige relaties willen materieeltarieven per week en anderen geven de voorkeur aan materieeltarieven per dag. Wanneer er kortingen per klant of per locatie zijn, wordt daarmee rekening gehouden in de verkoopcalculatie. Flexibiliteit in berekeningen Bij materieel gaat het vaak om grote volumes en aanzienlijke gewichten. De gewichten van het gecalculeerde materieel en de gecalculeerde artikelen worden opgeteld en kunnen worden overgezet naar het staartblad of eindblad. Op het staartblad kunnen desgewenst berekeningen met de gewichten worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld om de kosten per ton op te kunnen voeren. U kunt dit zelf eenvoudig en eventueel per klant bepalen en inrichten. Eenmalige invoer Als een calculatie gereed is en opdracht wordt, zou het jammer zijn als u alles opnieuw in zou moeten voeren. Daarom kunt u materieelcalculaties overzetten naar de materieelbehoefte. De materieelbehoefte kan vervolgens worden overgezet naar materieelorders. Voor deze opzet hebben we gekozen, omdat het gecalculeerde materieel vaak afwijkt van het daadwerkelijk geleverde materieel. In plaats van steigerpijpen van 6 m gaan er bijvoorbeeld steigerpijpen van 3 m naar het project. Kortom, de praktijk van onze klanten en dus de branche, is optimaal verwerkt in de calculatiemodule materieel. Kenmerkend voor materieeldiensten is het gebruik van de functie verkoop/terugkoop artikelen of verkoop/terugkoop materieel. Uiteraard wordt het gebruik hiervan volledig ondersteund in de calculatiemodule voor materieeldiensten en commerciële verhuurders. 10 4PS Nieuwsbrief - 4PS Construct productnieuws
Implementatie volgens het boekje Foutloze invoering 4PS Construct bij Klop Verhuur Teus Klop (links), directeur-eigenaar Klop Verhuur en Rogier Overbeeke (rechts) van ORVICO In de directe nabijheid van Verkeersplein Oudenrijn, het logistieke hart van Nederland, en op iets meer dan een steenworp afstand van de A2 én de A12 bevinden zich de magazijnen van Klop Verhuur. Een betere locatie voor een verhuurder van aannemersmaterieel kun je je nauwelijks voorstellen. De wensen die Klop Verhuur koesterde, hadden dan ook vooral betrekking op de verbetering van het verhuurproces. Daarom tekende het bedrijf in oktober 2007 een samenwerkingsovereenkomst met 4PS voor de implementatie van Microsoft Dynamics NAV 4PS Construct. Nog geen jaar later, in augustus 2008, ging Klop Verhuur over van haar oude bedrijfsbrede oplossing naar 4PS Construct compleet met een groot deel van de oude datahistorie. De overgang verliep volkomen foutloos! Het geheim? Een goede, om niet te zeggen perfécte voorbereiding, zegt Teus Klop, directeur-eigenaar van Klop Verhuur, en vooral niet te snel tevreden zijn! We vroegen de betrokkenen hoe de bepaald niet eenvoudige implementatie in zijn werk is gegaan. Naast Teus Klop zijn dat Annie Bloed, hoofd administratie van de materieelverhuurder, en Rogier Overbeeke van ORVICO, een onafhankelijk adviesbureau dat door Klop Verhuur is ingehuurd om de implementatie te begeleiden en uit te voeren. 4PS Nieuwsbrief - Klantcase 11
Klop Verhuur werkte al jarenlang met een bedrijfsbrede automatiseringsoplossing. Maar omdat de expertise bij de toenmalige leverancier steeds verder terugliep en nieuwe updates uitbleven, raakte het pakket steeds verder achterop. We liepen tegen allerlei blokkades aan, zegt Annie Bloed. Er was bijvoorbeeld geen koppeling met e-mail. Dat maakt de communicatie met de klanten erg lastig. Klop Verhuur met zijn relatief kleine backoffice beschikte niet over echte IT-expertise en schakelde daarom ORVICO in. Die is eerst gaan kijken naar de visie van Klop Verhuur: waar staat Klop Verhuur nu en waar willen ze naartoe? Rogier Overbeeke: Dat hebben we uitgebreid besproken en vastgelegd. Vervolgens hebben we daar een aantal conclusies aan verbonden. De belangrijkste daarvan was dat Klop Verhuur op zoek moest naar een nieuwe bedrijfsbrede applicatie die het mogelijk maakt de organisatie verder te optimaliseren. Maar voordat men daadwerkelijk de markt op ging, was het zaak eerst goed na te gaan wat nu precies de wensen en behoeften van het bedrijf waren en wat de gewenste functionaliteit van zo n nieuwe applicatie moest zijn. Er is veel software op de markt, dat is het punt niet, zegt Rogier Overbeeke. Belangrijker is dat jij weet wat je wilt en welke kant je met je bedrijf op wilt. Vervolgens kun je gericht gaan zoeken. Dat is ook het scenario dat we gevolgd hebben. In het begin hebben we dus helemaal niet naar IT gekeken. Materieelverhuur specifiek en complex De keuze voor een nieuw systeem en een nieuwe leverancier was uiteindelijk eenvoudiger dan gedacht, om de simpele reden dat er maar weinig applicaties op de markt zijn die geschikt zijn voor de materieelverhuurbranche. Teus Klop: Met een collega-verhuurder ben ik wel eens gaan uitzoeken welke pakketten nu echt specifiek op onze branche waren afgestemd. Daar kwam uit dat er eigenlijk helemaal niet veel geschikte software voorhanden is. Verhuur, zoals wij dat doen, is een aparte materie. Dat heeft niks te maken met het verhuren van een auto, een stuk gereedschap of serviesgoed voor een feestje. Dat is allemaal incidenteel. De volgende dag komt het verhuurde spul gewoon weer terug. Misschien dat er een paar koppen en schotels gebroken of weg zijn. Maar goed, dat wordt verrekend en daarmee is het klaar. Maar materieelverhuur is bulkverhuur. Dat is totaal iets anders. Dat gaat continu door. Het materieel komt voortdurend in kleine gedeeltes terug en er worden voortdurend gedeeltes bijgehuurd. Dus dat moet doorlopend geregistreerd kunnen worden, per datum, hoeveelheid, klant, project, met de verschillende kortingen enzovoort. Natuurlijk moet alles ook automatisch gefactureerd en waar nodig gecrediteerd kunnen worden. En daar komen ook nog het materieelbeheer en de afschrijvingen bij. Al met al dus heel complex. Het pakket echt aan het werk zien ORVICO heeft vooral op het gebied van materieelverhuur specifieke expertise. Het adviesbureau kent de markt en wist dat er eigenlijk maar één pakket was dat werkelijk in de bedrijfsvisie van Klop Verhuur past en dat de leverancier ervan over de juiste kennis beschikt. Rogier Overbeeke: We hebben nog wel gekeken of er nog meer geschikte pakketten waren. Maar ook uit eerdere ervaringen met 4PS Construct bij andere klanten waren we er al vrij snel zeker van dat deze applicatie het moest worden. Wat voor Teus Klop ook een rol gespeeld heeft was dat Ballast Nedam, een belangrijke klant, ook met het pakket werkte: We zijn gaan kijken hoe het daar draaide. Daar konden we de kwaliteit van 12 4PS Nieuwsbrief - Klantcase
de verhuurmodule zelf vaststellen. De eigen materieeldienst van Ballast Nedam heeft namelijk een werkwijze die met de onze te vergelijken is. Ze waren zeer te spreken over het pakket. Dat is een heel wezenlijk punt, vult Rogier Overbeeke aan. Kijk, in een demo kan alles. Maar het gaat erom dat je het pakket aan het werk ziet in de dagelijkse praktijk en dat je de mensen die ermee werken, naar hun ervaringen kunt vragen. Datahistorie moest mee naar nieuw systeem Toen de keuze eenmaal bepaald was, kon een begin gemaakt worden met de implementatie. Een bedrijfsbrede applicatie kun je vergelijken met een nieuw bedrijfsgebouw: het heeft alle productie-, kantoor- en archiefruimten en alle noodzakelijke faciliteiten. Er zijn deuren, trappen, liften, leidingen. Alles is er. Het moet alleen op de juiste manier ingericht worden. En in het geval van Klop Verhuur kwam daar nog bij dat eigenlijk de hele datahistorie in het nieuwe systeem moesten worden ingevoerd. Dat was voor ons essentieel, zegt Teus Klop, wij konden gewoon niet van begin af aan opnieuw beginnen, zoals ze in eerste instantie bij 4PS voorstelden. Materieelverhuur is een kwestie van continuïteit. De oude data moesten dus koste wat het kost over naar het nieuwe systeem. En dat ging om een immense hoeveelheid, honderdduizenden dataregels, zegt Rogier Overbeeke. Maar gelukkig was niet alles even relevant. Dus hebben we samen bepaald welke regels we mee moesten nemen. We hebben kritisch gekeken naar wat we echt nodig hadden en hoe we daarmee straks min of meer probleemloos over zouden kunnen naar het nieuwe systeem. De truc daarbij is dat je je concentreert op de uitzonderingen. De bulk dat lukt allemaal wel, het zijn de uitzonderingen die problemen geven. Slimme methodiek Bij het overzetten van die historische data was de kennis van Annie Bloed essentieel. Voor Rogier Overbeeke waren het niet meer dan tabellen, codes en cijfers. Maar Annie Bloed, die al ruim tien jaar bij Klop Verhuur in dienst is, wist precies wat ze representeerden. Dat overzetten was in principe handwerk, een andere manier 4PS Nieuwsbrief - Klantcase 13
was er niet. Maar je kunt daarbij wel een kortingsstructuren en andere parameters. slimme methodiek volgen, zegt Annie Klop heeft ook nog een verkooporganisatie. Bloed: We hadden zelf een uitgebreide De administratie daarvan is ook meteen lijst van filtercriteria opgesteld. Daardoor in het systeem geïntegreerd. Bovendien is hielden we van de oorspronkelijke anderhalf en passant ook nog van de gelegenheid miljoen materieellocatieregels zo n half gebruik gemaakt om het complete miljoen over. klantenbestand op te schonen. Maar We hebben uiteindelijk negen maanden ondanks dat alles konden de laatste vrijdag over de implementatie gedaan, drie van de vakantie al de eerste orders door maanden langer dan we gedacht hadden. het nieuwe systeem worden gegenereerd. Gewoon omdat we echt nauwkeurig wilden En inmiddels draait 4PS Construct al bijna zijn. Dat heeft zich uitbetaald. We zijn in een jaar naar grote tevredenheid. Wat zijn één keer foutloos overgegaan. En dat is terugkijkend, dan de factoren geweest best bijzonder! die het succes van de implementatie en De eigenlijk overgang vond plaats tijdens de overgang bepaald hebben? Rogier de vakantie. Er waren twee weken geen Overbeeke: Essentieel is dat je weet wat je mutaties, zegt Teus Klop, die hebben aan elkaar hebt en waar je op moet letten. we benut voor het definitief filteren van Dat je heel precies moet zijn. En dat je de oude bestanden en het onderbrengen vooral niet te snel tevreden moet zijn. daarvan in het nieuwe pakket. Toen zijn Teus Klop kan het daar alleen maar mee we gaan testen. Dat hebben we gedaan eens zijn: Ikzelf zou misschien genoegen door vóór de vakantie alle facturen over hebben genomen met een test van de maand augustus aan te maken in enkele tientallen facturen. Rogier niet, het oude pakket. En die vervolgens te die wilde dat die test zich uitstrekte over vergelijken met facturen over diezelfde het complete facturenbestand van een maand die we daarna in 4PS Construct hele maand! En hij heeft gelijk natuurlijk. hadden aangemaakt. Die moesten hetzelfde Klanten verlangen die nauwkeurigheid eindbedrag hebben. En dat klopte. van ons. Wij kunnen ons eigenlijk geen Zat er dan helemaal geen verschil in? Annie enkele administratieve fout permitteren, Bloed: 70 euro, maar dat waren kleine want dan verliest de klant zijn vertrouwen. afrondingsverschillen omdat 4PS Construct En vertrouwen, daar gaat het om in onze net iets anders rekent! branche. Vertrouwen Geïntegreerde materieelwebsite Het lijkt zo simpel, zo n factuur, maar die Klop Verhuur staat aan de vooravond van is wel de resultaat van een heel complex een nieuwe innovatie die voor verdere administratief proces met allerlei mutaties, optimalisatie zal zorgen. We willen onze Concrete verbeteringen dankzij 4PS Construct: Betere digitale archivering en zoekmogelijkheden Drie klantenbestanden naar één centraal klantenbestand Eén CRM- en financieel basisplatform voor vijf werkmaatschappijen Veel nieuwe digitale en op de toekomst gerichte ontwikkelingen mogelijk Betere voorraadregistratie Volledig geïntegreerd pakket voor diverse modules: materieel, verkoop, CRM, projectadministratie, inkoop, financieel, service & onderhoud klanten nog beter van dienst zijn en ze ook werkelijk 24 uur per dag kunnen bedienen, zegt Teus Klop. Daarom hebben Klop, ORVICO en 4PS gezamenlijk een standaard materieelwebsite ontwikkeld. Onze klanten en potentiële klanten zijn daardoor onder meer in staat om offertes aan te vragen en direct materieel te bestellen. De website is natuurlijk geïntegreerd met 4PS Construct. Daardoor is alle vastgelegde informatie zoals relatiegegevens, contactpersonen, tarieven, klantspecifieke kortingsafspraken, reeds geleverd en besteld materieel enzovoort, direct beschikbaar. We verwachten er veel van. Feiten in het kort Bedrijf Klop Verhuur Activiteiten Specialist in het verhuren en verkopen van aannemersmaterieel Modules Acquisitie, Relatiebeheer, Verkoop, Offertes, Calculatie Bouw, Artikelbeheer, Voorraad, Inkoop, Projectenbeheer, Klachtenbeheer, Koppeling salarispakket, Financieel, Documentenbeheer, Materieel Basis, Materieel Uitgebreid, Vaste Activa, Centraal relatiebeheer, Leveranciersbeoordeling, Barcodescannen, Termijnmotivering, Debiteurencockpit, Rekening Courant inclusief renteberekening Aantal gelijktijdige gebruikers 4PS Construct 15 Besturingssysteem Windows 2003 Server 14 4PS Nieuwsbrief - Klantcase
Urenverantwoording via internet: digitale weekstaat Bouw-, installatie- en GWW-bedrijven zijn echte projectorganisaties, voor wie inzicht in de werkzaamheden van hun medewerkers uitermate belangrijk is. De directe werkzaamheden en kosten worden immers op projecten of contracten/ service-orders geboekt. Vaak schrijven werknemers binnen een dergelijk bedrijf een urenverantwoording, ook wel de geschreven weekstaat genoemd. Deze papieren urenverantwoording of weekstaat wordt op de administratie vaak weer overgetypt in een geautomatiseerd systeem. Dubbele handelingen met een reële kans op fouten. Dat kan veel handiger en ook leuker. Uiteraard kennen we in 4PS Construct de systeem uit te voeren, dus vanaf de mogelijkheid om snel en eenvoudig uren bouwplaats of waar dan ook ter wereld. in te voeren. Maar niet iedere medewerker Het schrijven van uren moet dan ook snel en heeft toegang tot 4PS Construct. Vaak vinden ze het ook makkelijker om de uren via pen en papier te verantwoorden. In 4PS Construct kennen we inmiddels een drietal mogelijkheden voor het schrijven van uren. Daarbij is elke mogelijkheid toegespitst op een bepaalde groep gebruikers met hun eigen benodigdheden en invalshoeken. Onderstaand worden deze mogelijkheden in hoofdlijnen toegelicht: efficiënt gebeuren met een minimum aan handelingen. Daarom maakt 4PS Construct het mogelijk om aan de hand van CAOregels automatisch overuren, reiskosten, reisuren of vergoedingen te laten bepalen. Urenverantwoordingen kunnen dus met een minimale invoer snel en foutloos bij de administratie worden aangeleverd. Uren via Internet Medewerkers die hun eigen urenverantwoording dienen in te geven maar daarbij geen gebruik maken van de 4PS Constructapplicatie, zoals UTA-medewerkers, Centrale urenadministratie In de centrale urenverantwoording is het sinds jaar en dag mogelijk om uren te boeken en de invoer van anderen te controleren. Urenverantwoordingen kunnen snel en eenvoudig worden gecontroleerd en waar nodig worden aangepast. Wilt u de uren via een workflow nog laten goedkeuren in 4PS Construct? Geen probleem. In de applicatie is deze fiatteringsworkflow ingebracht. Dit betekent dat bijvoorbeeld de projectleider of de contractbeheerder in 4PS Construct een signaal krijgt om de verantwoorde uren te fiatteren. Urenverantwoording uitvoering Uitvoerders en projectleiders schrijven vaak veel urenverantwoordingen voor de aan hen toegekende CAO-medewerkers. In de regel doen ze dat naast het vastleggen van productiestanden, het uitschrijven van bonnen, het maken van prognoses enzovoort. 4PS Construct biedt de mogelijkheid om al deze functies op afstand direct in het 4PS Nieuwsbrief - 4PS Construct productnieuws 15
De voordelen van 4PS Construct Weburen: Plaats- en tijdsonafhankelijk uren kunnen registreren Volledige validatie in Microsoft Dynamics NAV / 4PS Construct Laagdrempelige internetapplicatie Volledige integratie met het Microsoft-platform Minimaliseren van de foutkans Snellere facturatie aanwezige validaties, zoals die worden toegepast in de urenverantwoordingsmodule. Bij het invoeren van weekstaten of urenverantwoordingen via internet komen de gegevens rechtstreeks in 4PS Construct terecht en worden door de administratie gecontroleerd en verder definitief verwerkt. Geen papieren bonnen meer, de foutkansen zijn geminimaliseerd en het registreren van uren wordt voor deze doelgroep veel leuker en eenvoudiger. monteurs of engineers, hoeven dit niet langer te doen via Excel of op papier maar kunnen dat nu doen via internet. Daar kunnen ze snel en eenvoudig een urenverantwoording invoeren inclusief reiskosten, kilometers en vergoedingen. In de weburen-applicatie is het eveneens mogelijk om de verlofregistratie inzichtelijk te krijgen. Daardoor kunnen uw medewerkers online hun opgebouwde verlofdagen opvragen. Belangrijke randvoorwaarde voor een succesvolle internetapplicatie, ook wel webservice genoemd, is dat er validaties beschikbaar zijn vanuit 4PS Construct. Het is immers niet de bedoeling dat uren op nietbestaande projecten worden geschreven. In de 4PS Construct Weburen-applicatie wordt standaard gebruik gemaakt van de reeds De urenverantwoording kan onafhankelijk van een locatie of de beschikbaarheid van 4PS Construct worden ingevoerd. Het enige wat nodig is, is een computer met een internetbrowser. 4PS Keplerlaan 4 6716 BS EDE T (0318) 644 500 F (0318) 644 510 E info@4ps.nl I www.4ps.nl