Release notes DigiInkoop Augustus/September 2013 Datum 9 september 2013 De Augustus/September release van DigInkoop gaat op 9 en 12 september 2013 naar productie. De release bestaat uit: 3 documenten en 16 wijzigingen Hieronder een overzicht van de documentatie en wijzigingen die live gaan met de Augustus/September release en beschikbaar worden voor alle deelnemende departementen en leveranciers. Per punt wordt benoemd of het documentatie of een wijziging betreft. Bij een wijziging wordt de wijzigingsomschrijving vermeld. Indien van toepassing wordt het JIRA-, Octopus- of Clientèle nummer vermeld. Documentatie 1 Overzicht Instellingen OU/BG (Clientèle 192072, Wijziging 315672, JIRA 1480) Beschrijving: De instellingen die in het document toegelicht worden zijn onder te verdelen in een aantal categorieën, namelijk: Algemene instellingen, Financiële opties, Inkoopopties, Ontvangstopties en Crediteurenopties. Per categorie worden de voor die categorie relevante onderwerpen toegelicht. Statussen Inkoopdocumenten (Clientèle 192072, Wijziging 315676, JIRA 1478/1479) Beschrijving: De statussen van de volgende inkoopdocumenten zijn onderwerp van deze documentatie: Inkooporders, Raamcontracten, Overeenkomsten, Offerteaanvragen, Offertes, Verzendingen, Bestelaanvragen, Tijdkaarten en Facturen. Overzicht Notificaties (Clientèle 192072, Wijziging 315677, JIRA 1477) Beschrijving: Per benoemd onderwerp (zie onder) worden alle relevante notificaties in kaart gebracht. 1 De wordt beschikbaargesteld aan Functioneel Beheerders en wordt geplaatst op de samenwerkingsruimte. 1
Er wordt een overzicht van notificaties gegeven van de volgende goedkeuringsworkflows: Catalogus bestelaanvraag, Niet catalogus bestelaanvraag, Inhuur bestelaanvraag, Inkooporder, Tijdkaarten, Contracten en (Voorstel)Factuur. Daarnaast worden de notificaties uit de volgende onderdelen weergegeven in het overzicht: Gebruikersbeheer, Alerts, Ontvangst, Plaatsing flexwerker, Flexwerker aanmaken via leveranciersportaal, Bijlagen toevoegen via leveranciersportaal, Factuurvalidatie (blokkeringen), Aanvraag wijzigingen via leveranciersportaal, Aanvraag annulering via leveranciersportaal, Registratie en beheer van leveranciersgegevens, Offerte(aanvraag), Aanvraag wijzigingen, Inkooporder bevestiging, ASN en Aanvragen. Leveranciers- en deelnemers portaal Routering afwijzing voorstelfacturen (Clientèle 192074, Wijziging 315516, Octopus 10b): Wanneer een voorstelfactuur werd afgewezen door de leverancier, kwam de afwijzing ter actie bij de crediteurenadministratie terecht. Dit proces is gewijzigd; een afwijzing van een voorstelfactuur komt niet meer terecht bij de crediteurenadministratie maar bij de betreffende aanvrager/ontvanger dan wel inkoper. De leverancier dient bij de afwijzing van de voorstelfactuur bij de betreffende factuurregel(s) verplicht een afwijzingsreden te kiezen. Op basis van de afwijzingsreden ontvangt de aanvrager/ontvanger dan wel inkoper een notificatie van de afwijzing in zijn werklijst. De betreffende persoon dient actie te ondernemen op de afwijzing wat kan resulteren in bijvoorbeeld een wijziging in de ontvangst, inkooporder en/of factuur. Zie voor meer informatie de UPK s en QRC Factuurafhandeling achter de Help link in DigiInkoop. Bevestiging inkooporder via mail (Clientèle 178289, Wijziging 314543): Vanuit de inkooporder-goedkeuringsworkflow wordt in sommige gevallen een mail gestuurd naar de leverancier. Deze mail geeft de indruk dat de leverancier met een antwoordmail de inkooporder kan bevestigen. Als de leverancier dit dan vervolgens probeert en een antwoord mail verstuurt dan komt er een mail met een foutmelding dat het mail adres van de antwoordmail niet bestaat. In andere gevallen is de mail template aangepast (in SMART2a), maar in deze template staat standaard geen directe link naar de inlogpagina van EPV. De link is nu gewijzigd naar: Klik hier om te beantwoorden, als leverancier wordt u dan naar de startpagina van de het leveranciersportaal geleid. Deelnemersportaal Werklijst overdracht (Clientèle Nvt, Wijziging 314362, Octopus nr 5, JIRA 1065): Het is vanaf nu voor budgethouders mogelijk om alleen hun werklijst over te dragen naar (of te delen met) andere budgethouders. Afhankelijk van de instelling per deelnemer kan een budgethouder overdragen naar andere budgethouders met 2
minimaal hetzelfde mandaatbedrag en/of een persoon met minimaal hetzelfde persoonlijk mandaatbedrag. Bij het overdragen van de werklijst wordt gevalideerd of de door u opgegeven persoon een valide persoon is om naar over te dragen. Middels een knop in het overdraag werklijstscherm kunt een rapport opstarten waarin u kunt zien naar wie u mag overdragen. Hier ziet u de namen van de personen en mandaatbedragen. Bent u geen budgethouder dan kunt u uw werklijst naar iedereen blijven overdragen, er veranderd voor u niets. Voor meer informatie zie de betreffende UPK s achter de Help link in DigiInkoop. Drempelbedrag inkoper klantorder (Clientèle 192078, Wijziging 315517, JIRA 1733): Via het inkoop instellingen scherm is vanaf nu instelbaar (per inkoopcategorie, per deelnemer) of en naar welke inkoper (al dan niet in combinatie met een drempelbedrag) een klantorder aanvraag ter goedkeuring gaat. Bij de oplevering van de augustus release werkt alles nog net zo als voorheen; de klantorders gaan nog steeds ter goedkeuring naar de huidige (groep) inkopers. Via het inkoop instellingen scherm kunt u aangeven of u nog steeds gebruik wil maken van deze goedkeuring door de inkopers of dat u deze functionaliteit wilt wijzigen. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat tot 50.000 euro uw eigen inkoper(s) dienen goed te keuren en daarboven bijvoorbeeld de inkopers van de HIS. Voor alle mogelijkheden en variaties zie de QRC Quick reference card inkoopdrempels achter de Help link in DigiInkoop. Bestudeer deze QRC zorgvuldig en test eerst de instellingen alvorens u deze doorvoert naar productie. Bent u niet zeker over de door te voeren wijzigingen en de consequenties raadpleeg dan functioneel beheer. Rapport goedkeuringsstatus factuur (Clientèle 192073, Wijziging 315515, Octopus 10a): Er is een nieuwe versie van het rapport goedkeuringstatus factuur beschikbaar. De layout en inhoud is gewijzigd en u kunt het rapport ook draaien op basis van kostenplaats. Naast de reeds aanwezige gegevens op dit rapport is de kostenplaats zichtbaar en daarnaast de toelichtings- en afwijsreden en wie de actiehouder is op basis van de afwijzing. De crediteurenadministratie kan met behulp van dit rapport eenvoudiger zien welke facturen nog niet zijn goedgekeurd of welke facturen zijn afgewezen en bij wie de actie uit staat. De naam van het rapport is : XXEPV Goedkeuringstatus factuur, het oude standaard rapport Goedkeuringstatus factuur is ook nog steeds aanwezig. Rapport geblokkeerde facturen (Clientèle 192073, Wijziging 315515, Octopus 10c): Er is een nieuwe versie van het rapport geblokkeerde facturen beschikbaar. De inhoud is gewijzigd en u kunt het rapport ook draaien op basis van kostenplaats. Naast de reeds aanwezige gegevens op dit rapport is de rubricering zichtbaar en wie de actiehouder is van de blokkade. 3
De crediteurenadministratie heeft met het nieuwe rapport een beter inzicht bij wie de blokkades ter afhandeling liggen. De naam van het rapport is : XXEPV Geblokkeerde facturen, het oude standaard rapport Geblokkeerde facturen is ook nog steeds aanwezig. Aanpassing notificaties matchblokkades (Clientèle 192076, Wijziging 315513, Octopus 10d): DigiInkoop voert een automatische factuurvalidatie uit bij matching van een factuur aan een order (en eventueel ontvangst). Wanneer hier geen fouten worden geconstateerd dan wordt de factuur betaalbaar gesteld. Worden er onregelmatigheden geconstateerd dan wordt de factuur geblokkeerd voor betaling en wordt een notificatie verstuurd naar de betrokken ontvanger of inkoper. De werknemer ontvangt de notificatie in zijn/haar werklijst of per mail. De notificatie was onvoldoende duidelijk om snel te zien wat er aan de hand is en wat er moet worden gedaan om de blokkade te verhelpen. De notificaties van de verschillende blokkades zijn gewijzigd, zodat in 1 scherm alle informatie kan worden gevonden inclusief uitleg over de blokkade en waar extra achtergrond informatie kan worden gevonden. Er wordt nu expliciet vermeld dat de ontvanger van de notificatie verantwoordelijk is voor het oplossen van de blokkade, daarnaast kan hij/zij de blokkade niet meer vrijgeven vanuit de notificatie. Dit betekent dat de verantwoordelijke in ieder geval altijd een onderliggende ontvangst dan wel inkooporder moet (laten) aanpassen en/of -in overleg met de leverancier- de factuur moet laten annuleren door de crediteurenadministratie. De leverancier kan vervolgens een juiste factuur opsturen. Incoterms (Clientèle 166610, Wijziging 311855): Het veld FOB op de inkooporder- en contract kop is gewijzigd naar de naam Incoterms en de inhoud van de waardelijst is aangepast. In plaats van FOB ziet u nu Incoterms op dezelfde plek staan in de kop van de inkooporder en contracten overeenkomsten. Daarnaast ziet u een aangepaste waardelijst bij de Incoterms. Ingeplande aanvragen incompatible met elkaar maken (Clientèle 177310, Wijziging 313129): Het is mogelijk dat een simultane aanvraag per abuis dubbel wordt ingediend of gepland staat. Hierdoor kunnen toekomstige problemen ontstaan waardoor de data integriteit van het systeem in het geding kan komen. (bijvoorbeeld records in de database worden dubbel verwerkt). In deze release is dat verholpen. Weergave goedkeuringshistorie bestelaanvraag (Clientèle 182270, Wijziging 313373): Er is geconstateerd dat de goedkeuringshistorie, zoals deze voor de eindgebruiker zichtbaar is, niet correct wordt getoond. Hierdoor kan de gebruiker niet zien bij wie de taak ligt. Toepassing van een vakantieregel lijkt hier mede voor verantwoordelijk. Oracle heeft een patch aangeleverd die dit probleem oplost. 4
Kostenplaats en specificatie met einddatum worden getoond in HR (Clientèle 180506, Wijziging 312517): Er is geconstateerd dat kostenplaatsen en specificaties waarvoor een einddatum is ingevuld in HR toch te koppelen zijn aan een persoon. Dit issue is opgelost waardoor waarden met een einddatum niet meer zichtbaar zijn in HR. Berichtenverkeer (release datum 09-09-2013) Application response versnellen (Clientèle 19079, Wijziging 315390): Bij het terugkoppelen van de budgetcheck controle door het extern financieel systeem was DigiInkoop niet ontvankelijk bij zeer snelle responses. Dit is nu opgelost zodat DigiInkoop direct bij het versturen van de budgetcheck ook gereed staat voor het verwerken van de respons van het extern financieel systeem. Harde verplichting gaat onterecht af (Clientèle 191063, Wijziging 315396): Bij de inhuur inkooporder wordt het ordertotaal soms niet juist berekend waardoor er wel een harde verplichting wordt verstuurd terwijl dit niet moet. Dit is opgelost. De berekening van het ordertotaal wordt nu altijd correct uitgevoerd. Hierdoor wordt er niet meer onterecht een harde verplichting verstuurd. Berichtenverkeer (release datum 12-09-2013) Nieuwe berichtenstandaard UBL 1.8 beta 0.3 voor harde verplichting bericht (Clientèle 194299 Wijziging 316174) Aanpassing berichtenstandaard UBL met betrekking tot harde verplichting bericht. Harde verplichting bericht (Clientèle 185060, Wijziging 314072): Het veld Delivery EndDate werd niet gevuld in het verplichting bericht bij een inhuur inkooporder. Dit is nu opgelost waardoor dit veld wordt gevuld met de einddatum van de betreffende inkooporderregel. 5
Harde verplichting bericht (Clientèle 191840, Wijziging 315642): In het schematron van Commitment bericht is sellersupplierparty name verplicht, terwijl een bestelaanvraag kan bestaan zonder leverancier. 6