MS Project Module 0 MS Project, versie 2000 (UK) Nummer: 210 (15102002) The Courseware Company Niets van deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Courseware Company.
VOORWOORD Geachte cursist(e), Van harte welkom bij deze opleiding! Om van een goede start verzekerd te zijn, hebben wij ter introductie een aantal zaken op papier gezet. Voor u ligt het cursusboek waarin de lesstof van de opleiding is opgenomen. Dit boek is tijdens de cursus bedoeld als hulpmiddel. U krijgt daarin een stapsgewijze uitleg met duidelijke voorbeelden. Daardoor heeft dit cursusboek (welk uw eigendom is) ook een grote waarde als naslagwerk. U kunt daarin informatie terugzoeken en uw kennis opfrissen. Tijdens een klassikale training geeft de trainer een duidelijke, centrale uitleg en zal u intensief begeleiden bij het uitvoeren van opdrachten. U krijgt zodoende de stof snel onder de knie. Wanneer u vragen heeft of extra uitleg wenst, aarzelt u dan niet de trainer te raadplegen. Tijdens een individuele training heeft de trainer een actiefbegeleidende rol. Hij/zij zal u helpen wanneer u problemen heeft met, of vragen heeft over de leerstof. Wij wensen u een leerzame en plezierige opleiding!
ALGEMENE CURSUSINFORMATIE Opbouw van het cursusmateriaal Het materiaal voor deze cursus is opgebouwd uit algemene informatie, een of meer modules en een algemene index. De volgorde waarin u de modules kunt doorlopen wordt hieronder getoond in een stroomdiagram. Algemene informatie De algemene informatie is opgebouwd uit: Voorwoord; Algemene cursusinformatie; Algemene inhoudsopgave. Moduleopbouw Elke lesmodule behandelt een specifieke werkzaamheid en komt qua duur overeen met een dagdeel. Iedere module is opgebouwd uit: Hoofdstukken (zie volgende paragraaf); Case (opgave over de gehele module). Hoofdstukopbouw Ook de hoofdstukken hebben een vaste opbouw: Opbouw Inleiding Uitleg Procedures Opgaven Omschrijving Korte tekst over de toepasbaarheid van het te behandelen onderwerp. Bespreking van een bepaalde functie of handeling. Stappenplan van uit te voeren handelingen. Aan de hand van een specifiek voorbeeld kunt u het geleerde oefenen aan de computer. Algemene opsomming van uit te voeren handelingen. Deze procedures zijn handig als naslagwerk. De opgaven zijn beschrijvend. U dient zelf de oplossingen te bedenken, hetgeen alleen mogelijk is als u de stof uit het hoofdstuk heeft begrepen. Algemene index In deze index vindt u, op alfabetische volgorde, alle trefwoorden die in het materiaal worden gebruikt. 1
The Courseware Company Module 0 Structuurschema De structuur van de cursus MS Project 2000 UK is als volgt: Module 1 Basisvaardigheden en opzet planning Module 2 Beperking, structuur en recources Module 3 Planning evalueren Module 4 Voortgang en Rapportage Module 5 Toegevoegde MOUS onderwerpen U kunt aan de hand van dit schema zelf het leertraject uitstippelen. 2
Algemene inhoudsopgave The Courseware Company Conventies In het cursusmateriaal worden de volgende schrijfwijzen en symbolen gehanteerd: Symbool/Schrijfwijze Betekenis Geeft aan dat u een bestand van schijf moet openen om praktijkoefeningen te kunnen maken. In het materiaal wordt ervan uitgegaan dat deze lesbestanden zich bevinden in een speciale "map met lesbestanden" die bekend is bij de cursist. Cursief Hiermee wordt een wetenswaardigheid aangegeven. Hiermee wordt aangegeven dat een bepaalde handeling kan worden uitgevoerd met de rechtermuisknop. Hiermee wordt een waarschuwing gegeven. Geeft het begin aan van een praktijkoefening. Naast dit symbool vindt u, in een opsomming, de geleide instructie om de oefening te maken. Alle namen van onderdelen die u op het scherm kunt lezen worden cursief weergegeven. " " Tekst die u wordt verondersteld in te typen, is tussen aanhalingstekens geplaatst. Typ alleen de tekst, niet de aanhalingstekens. Hoofdletters Shift+F1 Home, Alle bestands- en mapnamen worden in hoofdletters weergegeven. Toetsencombinaties met een plusteken tussen de toetsnamen geven aan dat u de eerstgenoemde toets ingedrukt moet houden, terwijl u de tweede typt. Toetsencombinaties met een komma tussen de toetsnamen geven aan dat u de toetsen na elkaar moet typen. Gebruik van scheidingstekens In de verschillende pakketten wordt gebruikgemaakt van scheidingstekens voor: decimale komma, duizendtalpunt en argumentscheider (listseparator). Deze worden in het cursusmateriaal opgenomen zoals ze gelden bij de standaardinstallatie van het betreffende pakket. 3
Algemene Inhoudsopgave Module 1 Basisvaardigheden en opzet planning Hoofdstuk 1 Introductie MS Project... 1-1 Bruikbaarheid MS Project... 1-1 Voortgang project... 1-2 Starten van MS Project... 1-2 Afsluiten van MS Project... 1-4 Project bewaren... 1-4 Het venster van MS Project... 1-5 Menubalk... 1-5 Werkbalken... 1-6 Invoerregel... 1-6 Procedures... 1-7 Hoofdstuk 2 Helpfuncties binnen MS Project... 1-9 Het menu Help... 1-9 Microsoft Project Help... 1-10 Contextgevoelige helpfunctie... 1-10 Knopinfo... 1-11 Office Assistant... 1-11 Het vraagteken in het dialoogvenster... 1-11 Procedures... 1-12 Opgaven... 1-13 Hoofdstuk 3 Basishandelingen in MS Project... 1-15 Bewaren van een project... 1-15 Automatisch opslaan... 1-17 Openen van een project... 1-18 Bewegen door de vensters... 1-19 Celwijzer verplaatsen met de muis... 1-20 Celwijzer verplaatsen met toetsencombinaties... 1-20 Verplaatsingen in de tijdschaal... 1-20 Cellen selecteren... 1-21 Kolommen en rijen selecteren... 1-21 Meervoudige selectie... 1-22 Gehele project selecteren... 1-22 Procedures... 1-23 Opgaven... 1-25 Hoofdstuk 4 Verschillende weergaven... 1-27 Weergave kiezen... 1-27 Weergave Gantt Chart... 1-28 Gantt Chart: Sheet view... 1-29 Gantt Chart: Chart view... 1-29 Gantt Chart Wizard... 1-30 Weergave Network Diagram... 1-30 Weergave Resource Graph... 1-31 Gantt chart: Task Form... 1-31 Weergave Calendar... 1-32 Gecombineerde (split) weergaven... 1-33 Procedures... 1-33 Opgaven... 1-34 5
The Courseware Company Algemene inhoudsopgave Hoofdstuk 5 Starten van een nieuw project... 1-35 Invoeren begin- of einddatum van een project... 1-35 Invoeren van projectinformatie... 1-36 Procedures... 1-37 Opgaven... 1-38 Hoofdstuk 6 Taken en doorlooptijd... 1-39 Invoeren van taken... 1-39 Duur of doorlooptijd van een taak... 1-40 Continue of echte doorlooptijd... 1-40 Mijlpalen... 1-41 Terugkerende taken...1-42 Taakinformatie... 1-43 Aantekeningen... 1-44 Procedures... 1-45 Opgaven... 1-47 Hoofdstuk 7 Taken koppelen... 1-49 Soorten relaties... 1-49 Finish-to-Start relaties... 1-50 Overige relaties... 1-51 Relaties leggen met behulp van een dialoogvenster... 1-51 Relaties leggen door middel van dubbelklikken... 1-52 Relaties leggen door middel van de Task Form... 1-52 Relaties leggen met behulp van de kolom Predecessors... 1-53 Vertragings- of overlappingtijd... 1-54 Overlappingtijd of negatieve vertragingstijd... 1-54 Notaties voor vertragings- en overlappingtijd... 1-54 Invoeren van vertragings- en overlappingtijd... 1-54 Procedures... 1-55 Opgaven... 1-57 Hoofdstuk 8 Case... 1-59 Index... 1-61 Module 2 Beperkingen, structuur en resources Hoofdstuk 1 Taken beperken en deadlines... 2-1 Tijdsbeperkingen... 2-1 Invoeren van tijdsbeperkingen... 2-2 Planning Wizard... 2-3 Conflicten... 2-4 Harde en zachte tijdsbeperkingen... 2-5 Deadline indicator... 2-5 Procedures... 2-6 Opgaven... 2-8 Hoofdstuk 2 Structuur van een planning... 2-9 Taakniveaus... 2-10 Subtaken definiëren... 2-10 Subtaken opheffen... 2-10 Niveaunummering... 2-11 Weergave hoofd- en/of subtaken... 2-11 Weergave Gantt balk... 2-12 Procedures... 2-13 Opgaven... 2-15 6
Algemene inhoudsopgave The Courseware Company Hoofdstuk 3 Projectgegevens bewerken... 2-17 Nieuwe taken invoegen en taken verwijderen... 2-17 Taken knippen, plakken en kopiëren... 2-17 Taken kopiëren met behulp van de vulgreep... 2-18 Taken verplaatsen... 2-18 Bewerkingen ongedaan maken... 2-19 Wijzigen van taken... 2-19 Rijhoogte aanpassen... 2-20 Procedures... 2-20 Opgaven... 2-22 Hoofdstuk 4 Netwerkplanning... 2-23 Knooppunten invoegen en verwijderen... 2-23 Invoeren van gegevens... 2-24 Koppelingen leggen...2-24 Wijzigingen maken in het Network Diagram... 2-24 Taken verplaatsen... 2-25 Weergave knooppunten... 2-26 Procedures... 2-26 Opgaven... 2-28 Hoofdstuk 5 Resources... 2-29 Resources invoeren...2-30 Resources toewijzen...2-31 Het dialoogvenster Assign Resources... 2-31 Het tabblad Resources van het dialoogvenster Task Information... 2-32 Toegewezen resources verwijderen en veranderen... 2-33 Procedures... 2-34 Opgaven... 2-36 Hoofdstuk 6 Plannen met resources... 2-39 Meerdere resources en parttime resources toewijzen... 2-39 Formule voor bepalen van hoeveelheid werk... 2-40 Taaktypen... 2-40 Taken met een vaste doorlooptijd... 2-41 Taken met vaste eenheden... 2-42 Taken met een vaste hoeveelheid werk... 2-42 Werkgestuurd plannen bij werken met meerdere resources... 2-43 Procedures... 2-44 Opgaven... 2-45 Hoofdstuk 7 Beschikbaarheid... 2-49 Standaardrooster en standaard projectrooster... 2-49 Resource rooster... 2-51 Een resourcerooster aan een ander rooster koppelen... 2-53 Werktijden standaard wijzigen... 2-53 Taakrooster... 2-54 Procedures... 2-55 Opgaven... 2-56 Hoofdstuk 8 Werken met meerdere projecten... 2-61 Consolideren van projecten... 2-61 Niet geopende projecten consolideren... 2-61 Project opsplitsen in meerdere ingevoegde projecten... 2-63 Reeds geopende projecten consolideren... 2-64 Koppelen van projecten... 2-65 Gebruikmaken van resources... 2-66 Resources delen... 2-66 Procedures... 2-68 Opgaven... 2-71 7
The Courseware Company Algemene inhoudsopgave Hoofdstuk 9 Case... 2-73 Index... 2-75 Module 3 Planning evalueren Hoofdstuk 1 Einddatum van de planning... 3-1 Kritieke pad... 3-1 Slacktijd in de planning... 3-2 Beperkingen analyseren... 3-3 Taken verdelen in hoofd- en subtaken... 3-4 Vertragingstijd en overlappingtijd toekennen... 3-5 Resources toevoegen...3-6 Procedures... 3-7 Opgaven... 3-9 Hoofdstuk 2 Overbezette resources... 3-11 De werkbalk resource management... 3-11 Overbezette resources: welke, wanneer en hoeveel... 3-12 Welke taken veroorzaken de overbezetting... 3-14 Procedures... 3-15 Opgaven... 3-16 Hoofdstuk 3 Overbezetting oplossen... 3-17 Handmatig oplossen van overbezetting... 3-17 Inhuren van nieuwe resources... 3-18 Onderbezette resources laten meewerken... 3-18 Onderbezette resources opsporen... 3-20 Onderbezette resources zichtbaar maken... 3-20 Overwerk tegen overwerktarief... 3-21 Overwerk tegen standaardtarief... 3-23 Taken uitstellen... 3-24 Taken splitsen... 3-26 Overbezetting door MS Project laten oplossen... 3-28 Procedures... 3-31 Opgaven... 3-33 Hoofdstuk 4 Case... 3-35 Index... 3-37 Module 4 Voortgang en rapportage Hoofdstuk 1 Voortgangsbewaking... 4-1 Oorspronkelijke planning vastleggen... 4-1 Baseline/Interim-plan bewaren... 4-2 Voortgangsbewaking...4-3 Voortgang invoeren... 4-3 Gevolgen wijzigingen tijdens voortgang... 4-5 Voortgang bekijken in de Tracking Gantt... 4-6 Voortgangsbewaking met behulp van de werkbalk Tracking... 4-6 Procedures... 4-8 Opgaven... 4-9 8
Algemene inhoudsopgave The Courseware Company Hoofdstuk 2 Filteren en sorteren... 4-13 Standaardfilters... 4-13 Filters maken... 4-14 Automatische filters... 4-16 Groeperen... 4-17 Procedures... 4-17 Opgaven... 4-19 Hoofdstuk 3 Afdrukken en rapportage... 4-21 Pagina-instellingen... 4-22 Oriëntatie, schaal en papierformaat... 4-22 Marges instellen...4-23 Kop- en voetteksten... 4-24 Legenda afdrukken... 4-26 Algemene instellingen op het tabblad View... 4-28 Pagina-einde invoegen... 4-29 Afdrukken... 4-31 Standaardrapporten...4-32 Rapportagemogelijkheden voor het gehele project... 4-33 Rapportagemogelijkheden voor taken... 4-34 Rapportagemogelijkheden voor kosten... 4-34 Rapportagemogelijkheden voor resources... 4-34 Rapportagemogelijkheden voortgang... 4-35 Rapporten maken...4-35 Projectgegevens exporteren naar andere applicaties... 4-37 Webpagina's... 4-37 MS Excel spreadsheet... 4-38 MS Word... 4-38 Procedures... 4-40 Opgaven... 4-44 Hoofdstuk 4 Case... 4-47 Index... 4-51 Module 5 Toegevoegde MOUS onderwerpen Hoofdstuk 1 Inleiding... 5-1 Hoofdstuk 2 Aanpassen van weergaven, balken en balkstijlen... 5-3 Maken en toepassen van zelfgedefinieerde groeperingen... 5-3 Zelf gedefinieerde groepering opslaan... 5-4 Maken en toepassen van aangepaste weergave... 5-5 Balken opmaken... 5-6 Balkstijl wijzigen... 5-7 Individuele balkopmaak wijzigen... 5-7 Procedures... 5-8 Opgaven... 5-10 Hoofdstuk 3 Project 2000 en Project 98 samenwerking... 5-13 Een project opslaan in MS Project 98 formaat... 5-13 Gewijzigde velden in MS Project 2000... 5-13 Informatie die verloren gaat... 5-14 Onderdelen waarop niet kan worden samengewerkt... 5-14 Procedures... 5-14 9
The Courseware Company Algemene inhoudsopgave Hoofdstuk 4 Tekengereedschap... 5-15 De werkbalk Drawing... 5-15 Objecten tekenen... 5-15 Een getekend object aan een taak koppelen... 5-15 Procedures... 5-16 Opgaven... 5-18 Hoofdstuk 5 Koppeling met Outlook... 5-19 Instellen van reminders...5-19 Schedule note berichten... 5-19 Procedures... 5-20 Opgaven... 5-21 Hoofdstuk 6 Werken met de Organizer... 5-23 De Organizer... 5-23 Aangepaste weergaven naar een ander project kopiëren... 5-24 Tabeldefinities herstellen...5-25 Procedures... 5-27 Opgaven... 5-28 Index... 5-29 10