Functiebeschrijving controller Gereformeerd Primair Onderwijs West- Nederland Mei 2015 Henk Hendriks
Inleiding Gereformeerd Primair Onderwijs West- Nederland (GPO-WN) is een onderwijsorganisatie die gereformeerd primair onderwijs verzorgt in het Westen van ons land. GPO-WN bestuurt 25 scholen met ruim 3500 leerlingen en bijna 500 personeelsleden. 1 Wat verwachten we van onze controller? Volgens ons heeft een goede controller drie belangrijke eigenschappen: 1. Op de eerste plaats moet de controller beschikken over een goede dosis vaktechnische competentie. Het is van belang dat de controller kennis heeft van allerlei financieel-administratieve en bedrijfseconomische concepten. De controller moet bijvoorbeeld weten en in de praktijk beheersen wat er komt kijken bij administratieve inrichting, informatievoorziening, risicomanagement en interne beheersing. Hij of zij mag soms op de deskundigheid van de externe accountant leunen als vraagbaak, maar hij of zij staat er grotendeels zelf voor. De controller wordt vaak vergeleken met de spin IN het web. Dit is het beeld dat alle draden bij hem of haar samenkomen. Er kan wat ons betreft echter beter worden gesproken van de controller als spin OP het web. Dat geeft beter weer waar het om gaat. Alle draden komen niet bij de controller bij elkaar. Hij is niet de eindverantwoordelijke bestuurder. Hij signaleert, coördineert, overlegt, oefent invloed uit en laat anderen gevraagd en ongevraagd delen in wat hij ziet en voorspelt. 2. Op de tweede plaats gaat het om voldoende externe oriëntatie. De controller moet een neus hebben voor relevante externe ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de financieel-economische huishouding van onze onderwijsorganisatie. Is hij zich bijvoorbeeld bewust van majeure veranderingen in de bekostiging van het onderwijs en zorg? Het gaat er niet alleen dat de controller op hoogte is en blijft van relevante ontwikkelingen in bijvoorbeeld bekostiging of de kosten van werkgeverschap. Hij moet ook kunnen aangeven wat de gevolgen zijn op operationeel en strategisch niveau 3. Verder verwachten wij van een controller dat hij of zij als een professional, teamlid en collega goed functioneert in het stafbureau, het directieberaad en in zijn contacten met de bestuurder en/of de raad van toezicht. De controller is het kritisch bedrijfseconomisch geweten van de organisatie, de vraagbaak en de opsteller en interne leverancier van essentiële financiële (voortgangs-)rapportages, toekomstramingen en scenariouitwerkingen. Hij moet echter wel kans zien om in een team en in zijn contacten op bestuursniveau die positie waar te maken. De wijze van functioneren en zijn inzet van sociale vaardigheden is een belangrijke succesfactor. 2 Plaats in de organisatie (Stafbureau) De werkzaamheden vinden plaats binnen het stafbureau van GPO-WN. De controller richt zich binnen de kaders van het financiële beleid op het geven van een nadere inhoud aan financiële kaders en werkt aan de uitvoering en monitoring van het financiële beleid van het bestuur. De controller is onder verantwoordelijkheid van de directeur-bestuurder belast met het ondersteunen van de schooldirecteuren met betrekking tot de ontwikkeling en uitvoering van het financiële beleid en met het uitvoeren van onderdelen van het financiële beleid binnen het bestuur. De controller adviseert de directeur-bestuurder op het gebied van de begrotingsvoorbereiding en - uitvoering, de administratieve organisatie, de interne controle, levert een bijdrage aan het proces van begrotingsvoorbereiding, - uitvoering en -beheer binnen het bestuur en steltverantwoordingsverslagen, rapporten en prognoses op over financiële resultaten van de organisatie. 2 van 5 20150190NO01-HH
3 Resultaatgebieden Draagt bij aan de ontwikkeling van financieel beleid door: het speuren naar en signaleren van relevante financiële ontwikkelingen en tendensen binnen de onderwijssector en het, gevraagd en ongevraagd, geven van advies hierover aan de directeur-bestuurder; het vertalen van dergelijke ontwikkelingen in beleidsmogelijkheden en/of wenselijke aanpassingen; het ten behoeve van overlegsituaties van de bestuurder, collega-stafleden en directeuren beoordelen van beleidsvoornemens en het opstellen van preadviezen; het voeren van vooroverleg voor het verkrijgen van nadere informatie dan wel het inventariseren en afstemmen van standpunten; het ondersteunen van de directeur-bestuurder en directeuren bij het overleg met externe instanties; het voorbereiden van de beantwoording van vragen van medezeggenschapsorganen en raad van toezicht. Levert een bijdrage aan het proces van begrotingsvoorbereiding, -uitvoering en -beheer binnen het bestuur door: het (laten) verzamelen van prognosegegevens en het opstellen van begrotingen voor de directeur-bestuurder en schooldirecties; het voorbereiden van overleg met directeuren en de directeur-bestuurder over financiële consequenties van ingediende schoolbegrotingen en het bespreken van gewenste c.q. noodzakelijke wijzigingen; het verzorgen van de begrotingsaanschrijvingen aan budgethouders; het voorstellen van wijzigingen in vastgestelde begrotingen naar aanleiding van de door de directeur-bestuurder geformuleerde ombuigingen c.q. verschuivingen; het adviseren van de directeur-bestuurder en directeuren ten aanzien van de te volgen procedures op het gebied begrotingen en scenario-uitwerkingen. het toezien op een juiste en tijdige verwerking van begrotingen in de financiële informatiesystemen en administraties. Ondersteunt de directeur-bestuurder bij het bewaken de inzet van budgetten door: het toezien op de tijdige verwerking van financiële gegevens in de door derden verzorgde personele en financiële administraties; het verzamelen en aanleveren van aanvullende financiële gegevens ten behoeve van de genoemde administraties; het opstellen van maand-, kwartaal- en halfjaarrapportages met betrekking tot de financiële prestaties, risico s en andere relevante bijzonderheden van de organisatie en de individuele scholen; het opstellen van aanvullende cijfermatige analyses en adviezen, verantwoordingsverslagen, rapporten en prognoses; het tijdig signaleren van budgetoverschrijdingen en het opstellen van de begrotingsaanschrijvingen aan budgethouders. Levert een bijdrage aan de inrichting en uitvoering van de administratieve organisatie (AO), de interne controle (IC) en het risicomanagement door: het controleren van de werking van de financiële organisatie en het adviseren over de inrichting daarvan; het jaarlijks uitvoeren van een risicoscan; het toetsen van de werking van (financiële) administraties, administratieve procedures, interne controleprogramma's, kwaliteitscriteria, taken en bevoegdheden op consistentie en/of doelmatigheid (planning en control cyclus). het toezien op de naleving van afspraken op het gebied van administratieve organisatie en interne risicobeheersing; het ontwikkelen van procedures en richtlijnen ten behoeve van de nadere inrichting van planning- en control cyclus; het in overleg met de directeur-bestuurder, accountant en de contactpersonen van het externe administratiekantoor helpen vaststellen van controlepunten in het financieel-administratief proces. 3 van 5 20150190NO01-HH
4 Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden De controller is verantwoording schuldig aan de directeur-bestuurder voor wat betreft de inhoud en de uitvoering van het financiële beleid en de kwaliteit van de adviezen. De controller is werkzaam binnen de financiële wet- en regelgeving, richtlijnen en leidraden op het gebied van financieel beheer en andere relevante financiële regelgeving, van belang voor het toetsen van financiële gegevens. De controller neemt beslissingen over concepten voor de begroting, over de begrotingsuitvoering, over de inhoud van financiële voortgangsrapportages en over het vaststellen van controlepunten in het financieeladministratief proces. De controller neemt beslissingen over de inhoud van analyses, (pre)adviezen, alsmede financiële verbeteringsvoorstellen. 5 Kennis en vaardigheden Kennis: Werk- en denkniveau: HBO +, bijvoorbeeld HEAO aangevuld met HOFAM. Brede kennis van de financiële wet- en regelgeving, van richtlijnen en leidraden op het gebied van financieel beheer, van het begrotingsproces en van de bedrijfs- en beleidsprocessen in het (primair) onderwijs. Kennis van en inzicht in rechtspositionele regelingen voor de financiële administratie en de hieraan verbonden procedures. Kennis van het financieel beheer, financiële plannings- en begrotingstechnieken en van richtlijnen die van toepassing zijn op het begrotingsproces. Kennis van IT-toepassingen binnen het financieel-administratieve vakgebied. Inzicht in taak, organisatie en werkwijze van de onderwijsinstelling en de financieel-economische en bestuurlijke context en consequenties daarvan, evenals de vaardigheid om het begrotingsproces binnen de organisatie daarop af te stemmen. Vaardigheid: algemeen: Vaardigheid in het rapporteren over bevindingen betreffende de begrotingsuitputting. Vaardigheid in het toetsen en nader analyseren van financiële gegevens. Vaardigheid in de uitvoering van de interne controle. Vaardigheid in het (mondeling en schriftelijk) adviseren over financiële aangelegenheden. Vaardigheid in het omgaan met verschillende belangen en vaardigheid in het oplossen vanuit de werksituatie voortvloeiende individuele problemen. Vaardig in het opstellen en toelichten van beleidsadviezen. Vaardig in het waar nodig leiding geven aan interne of externe processen rondom financiële administratie en huisvesting. Vaardigheid: persoonlijk: Het effect van het functioneren van de controller wordt naar onze mening niet alleen bepaald door vaktechniek. Vakmanschap is meer dan alleen kennis: het zijn juist de navolgende persoonlijke vaardigheden die het verschil maken tussen een meer of minder succesvolle controller: Zelfverzekerd Zelfverzekerdheid vormt het fundament voor de controller om het bestuur en de schooldirecties professioneel te adviseren. Het is geen synoniem voor hautain en arrogant. Het draait bij zelfverzekerdheid vooral om stavast en helderheid bij het formuleren van eigen standpunten. Overtuigend Ook overtuigingskracht is een belangrijke eigenschap voor de controller. Hij verheldert zijn standpunten, belicht relevante aspecten en schept draagvlak voor deze standpunten. De moderne controller overtuigt niet alleen met kennis, maar met vakmanschap en doelgerichte stevigheid en/of flexibiliteit. 4 van 5 20150190NO01-HH
Initiatiefrijk De controller neemt regelmatig het initiatief. Belangrijk is dat hij zich daarbij bewust is van de invloed van het eigen handelen op anderen. De controller past zijn eigen gedrag aan wanneer zich door gedrag problemen of kansen voordoen. Daarmee voorkomt hij dat zaken uit de hand lopen. Anticiperend Als één van de belangrijkste adviseurs en ondersteuners van het bestuur en de schooldirecties anticipeert de controller op kritische situaties. Hij heeft een goed gevoel voor de risico s die in de sector verscholen liggen en signaleert deze tijdig in de richting van het bestuur. Hij maakt natuurlijk niet van elk risico een showstopper maar zorgt er wel voor dat risico s serieus worden genomen. Sensitief Persoonlijke sensitiviteit is eveneens een kerncompetentie. De controller kan zich verplaatsen in anderen en onderkent de gevoelens en behoeften. Hij is benaderbaar, aanspreekbaar en heeft een luisterend oor. Hij stelt zich zelf kwetsbaar op, waardoor zijn persoonlijk gezag toeneemt. Samenwerkend De controller manifesteert zich als een echte teamspeler. Als teamspeler draagt hij bij aan een gezamenlijk resultaat, ook als dit niet direct zijn persoonlijk belang is. De controller zet zich in om samen met anderen doelen te bereiken. Flexibel Gevoel voor inter-persoonlijke verhoudingen, maar ook het vermogen om te variëren in het eigen gedrag gaan bij de controller hand in hand. Als geen ander weet hij zich gemakkelijk aan te passen aan wisselende omstandigheden. Hij waait niet met alle winden mee maar is authentiek en consistent in zijn gedrag. Creatief De moderne controller is creatief. Hij bedenkt actief nieuwe werkwijzen. Niet alleen vanuit de noodzakelijke inhoudelijke kwaliteit, maar ook vanuit een sterk gevoel voor verbeteringen. Daarbij durft hij gebaande paden te verlaten en met oorspronkelijke oplossingen te komen. Helikopterview De controller houdt het overzicht over zowel de delen als het geheel van een vraagstuk, probleem of project. Hij kan hoofd- en bijzaken scheiden en weet als geen ander van welke details hij wél op de hoogte moet zijn. Vasthoudend Ten slotte is de controller vasthoudend. Daarmee wordt niet bedoeld dat hij eigenwijs en onvermurwbaar is, maar wel dat hij koersvast en consequent is. 6 Contacten Met de directeur-bestuurder en schooldirecteuren over (aspecten van) het financiële beleid. Met relevante instanties over de aspecten van het financiële beleid en rechtspositieregelingen om informatie en adviezen in te winnen en om overeenstemming te bereiken over de uitvoering van regelingen. Met de directeur-bestuurder en schooldirecteuren over ingediende beleidsplannen en begrotingen om de financiële consequenties te bespreken en om afstemming te verkrijgen over gewenste c.q. noodzakelijke wijzigingen. Met de directeur-bestuurder en schooldirecties over geconstateerde afwijkingen tussen begrotingen en daadwerkelijke budgetuitputting en de financiële consequenties en wenselijk geachte (tegen)maatregelen. Met medewerkers van het externe administratiekantoor over onderdelen van de financiële administratie, de balans en delen van de jaarrekening en om mogelijke knelpunten te signaleren. Met de accountant over de controlewerkzaamheden van de accountant en de bijdragen die de controller levert aan een goed en voorspoedig verloop van die werkzaamheden. 5 van 5 20150190NO01-HH