instructie Dataverwerking 1 (CSE02.1/CREBO:50236)
pi.cse02.1.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT
Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Gegevens controleren en voorbereiden voor verwerking (eindterm 1 en 2) 5 Vragen 6 Opdracht 1 Kennismaken met mutatieformulieren 7 Opdracht 2 Eenvoudige mutaties doorvoeren 8 Taak 2 Mutaties verwerken in gegevensbestanden (eindterm 3 en 4) 9 Vragen 10 Opdracht 1 Een bestand veranderen en daarna printen 11 Opdracht 2 Een gewijzigd bestand vergelijken met de mutatieformulieren 12 Opdracht 3 Foutloos en snel gegevens toevoegen, wijzigen en verwijderen 13 Taak 3 Gegevensbestanden raadplegen, een overzicht afdrukken (eindterm 5 en 6) 14 Vragen 15 Opdracht 1 Gegevens in verschillende bestanden zoeken en afdrukken 16 Opdracht 2 Snel en foutloos in verschillende bestanden zoeken 17 Dataverwerking 1
Dataverwerking 1 Praktijk
Inleiding Een ander woord voor gegevens is data. In elk bedrijf wordt met gegevens gewerkt. Dat kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn over klanten, zoals de naam en het adres of gegevens over ontvangen betalingen of rekeningen. Er zijn speciale programma s voor het verwerken van gegevens. In deze praktijkinstructie leer je nauwkeurig gegevens verwerken. Dataverwerking 1 3
Dataverwerking 1 4
Taak 1 Gegevens controleren en voorbereiden voor verwerking In de meeste bedrijven wordt veel met gegevens gewerkt. Voor het verzamelen van gegevens worden vaak standaardformulieren gebruikt, bijvoorbeeld een aanmeldingsformulier, een bestelformulier of een inventarisatieformulier. Voordat je de gegevens kunt invoeren, moet je ze goed controleren. Je moet heel nauwkeurig werken, controleren of de gegevens volledig zijn, of ze nieuw zijn en of ze al in een bestand staan. Taak 1 Dataverwerking 1 5
Vragen Beantwoord de volgende vragen. Soms zul je daarvoor met een collega moeten overleggen. Zet de antwoorden in een bestand op de computer of schrijf ze gewoon op papier. 1a. Wat voor soort gegevens worden verwerkt in het bedrijf waar je werkt? 1b. Neem de tabel hieronder over. Vul drie soorten gegevens in. Vul in de kolom ernaast in op welke afdeling deze gegevens worden verwerkt. Soorten gegevens: - - - Afdeling: - - - 2. Op welke manier krijg je gegevens om te verwerken in het bedrijf? 3. Hoe kun je gegevens voorbereiden voor verwerking? Geef drie manieren. 4. Welke afspraken zijn er voor de gegevens met een code? 5. Hoe worden documenten afgehandeld die niet volledig zijn? 6. Wat is een ander woord voor mutatie? 7. Worden in het bedrijf waar je werkt mutatieformulieren gebruikt? Zo ja, geef hiervan een voorbeeld. Bespreek eerst de antwoorden met je praktijkopleider. Overleg daarna met je praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Taak 1 Dataverwerking 1 6
Opdracht 1 Kennis maken met mutatieformulieren In deze opdracht maak je kennis met mutatieformulieren. Mutatieformulieren worden gebruikt om wijzigingen vast te leggen. Aan de hand van de informatie die op de mutatieformulieren staat, wijzig je de gegevens. Bij het gebruiken van de mutatieformulieren is het belangrijk dat je goed leest. Wat heb je nodig? Mutatieformulieren van je opdrachtgever (zoals wijzigingen van de voorraad of wijzigingen in adressenbestanden) Wat moet je doen? 1. Lees de mutatieformulieren goed door. 2. Vraag je praktijkopleider om uitleg als je iets niet begrijpt. 3. Orden de mutatieformulieren op onderwerp. 4. Leg in eigen woorden uit waarover deze formulieren gaan en wat er in de bestanden gewijzigd moet worden. Wat wordt het resultaat? Je kunt mutatieformulieren lezen en begrijpen. Taak 1 Dataverwerking 1 7
Opdracht 2 Gegevens voorbereiden voor verwerking Voordat je gegevens kunt verwerken in het databestand, bereid je de gegevens voor. Dat houdt in dat je de gegevens ordent, bijvoorbeeld op onderwerp of codering. Voordat je de gegevens verwerkt, controleer je of de gegevens volledig zijn. Zorg ervoor dat je netjes en precies werkt. Wat heb je nodig? Een aantal wijzigingen (zoals wijzigingen in namen, adressen) van je opdrachtgever, een gegevensbestand Wat moet je doen? 1. Orden de gegevens (wijzigingen) die je van je opdrachtgever hebt gekregen. 2. Controleer of de gegevens volledig zijn. 3. Zoek het bestand waarin je de wijzigingen moet aanbrengen. 4. Voer de wijzigingen door. 5. Laat je werk aan je praktijkopleider zien. 6. Sla het bestand op. Wat wordt het resultaat? Een gewijzigd bestand Taak 1 Dataverwerking 1 8
Taak 2 Mutaties verwerken in gegevensbestanden Stel je voor: je hebt een bestand met namen en adressen. Er gaat iemand verhuizen naar een ander adres. Je moet dan het adres in het bestand veranderen. En zo komt het vaker voor dat gegevens in bestanden moeten worden veranderd. In deze taak ga je daarom oefenen met het nauwkeurig aanpassen van gegevensbestanden. Hiervoor gebruik je een databaseprogramma. Taak 2 Dataverwerking 1 9
Vragen Beantwoord de volgende vragen. Soms zul je daarvoor met een collega moeten overleggen. Zet de antwoorden in een bestand op de computer of schrijf ze gewoon op papier. 1. Welke programma s worden gebruikt om gegevens in te kunnen voeren? Noem drie programma s die in het bedrijf veel worden gebruikt. 2. Welke voorschriften zijn er voor het wijzigen van gegevensbestanden in het bedrijf? 3. Welk soort wijzigingen/mutaties moeten er door jouw afdeling vaak worden verwerkt? 4. Wanneer gebruik je de helpfunctie van een databaseprogramma? 5. Wat moet je doen bij foutmeldingen? Bespreek eerst de antwoorden met je praktijkopleider. Overleg daarna met je praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Taak 2 Dataverwerking 1 10
Opdracht 1 Een bestand veranderen en daarna printen Behalve het verwerken van de mutaties moet je soms ook afdrukken maken van de bestanden. In deze opdracht ga je eerst de mutaties invoeren, daarna print je het bestand. Het is altijd handig om een papieren versie te hebben van een bestand. Stel dat je per ongeluk het bestand hebt afgesloten zonder het op te slaan, dan kun je de gegevens nog van de uitdraai overtypen. Wat heb je nodig? Een bestaand gegevensbestand en een lijst met wijzigingen óf een mutatieformulier Wat moet je doen? 1. Zet de computer aan. 2. Start het programma met de gegevensbestanden op. 3. Open het gewenste bestand. 4. Voer de mutaties (wijzigingen) in, sla het bestand tussentijds op. 5. Sla het bestand op. 6. Druk het bestand af. Wat wordt het resultaat? Een bestand met gewijzigde gegevens. Een print (afdruk) van de gewijzigde gegevens Taak 2 Dataverwerking 1 11
Opdracht 2 Een gewijzigd bestand vergelijken met de mutatieformulieren Om zeker te weten dat alle gegevens goed in het bestand staan, moet je de gegevens controleren. Door het afgedrukte bestand en de mutatieformulieren naast elkaar te leggen, krijg je een goed overzicht van de ingevoerde mutaties. Wat heb je nodig? Het gewijzigde bestand uit opdracht 1 en de mutatieformulieren Wat moet je doen? 1. Bekijk het afgedrukte bestand uit opdracht 1. 2. Vergelijk het bestand met de mutatieformulieren. 3. Verbeter de fouten in het bestand. 4. Druk het bestand weer af. 5. Laat nu je praktijkopleider controleren of je alles goed hebt ingevoerd. Wat wordt het resultaat? Nauwkeurig aangebrachte mutaties in een bestand Taak 2 Dataverwerking 1 12
Opdracht 3 Foutloos en snel gegevens toevoegen, wijzigen en verwijderen Het invoeren van mutaties moet nauwkeurig gebeuren. Maar veel tijd heb je vaak niet. In deze opdracht ga je daarom oefenen in snelheid. Je vraagt aan je praktijkopleider een aantal nieuwe mutaties en die ga je invoeren in het bestand. Als je niet meer weet welke stappen je moet volgen, lees dan opdracht 1 en 2 nog een keer door. Probeer tijdens het invoeren steeds sneller te werken. Blijf wel netjes en nauwkeurig werken. Als je fouten maakt kost het weer veel tijd om ze te herstellen. Wat heb je nodig? Een aantal nieuwe wijzigingen (mutaties) Wat moet je doen? 1. Herhaal opdracht 1 en 2 met nieuwe wijzigingen. Probeer het snel en nauwkeurig te doen. Wat wordt het resultaat? Foutloos en snel aangebrachte wijzigingen in een bestand Taak 2 Dataverwerking 1 13
Taak 3 Gegevensbestanden raadplegen, een overzicht afdrukken In deze taak leer je hoe je gegevensbestanden kunt gebruiken om informatie op te zoeken. Om dat goed te kunnen, moet je weten wat je moet zoeken en met de gegevensbestanden kunnen omgaan. De gegevens die je hebt gevonden, kun je daarna afdrukken. In deze taak ga je oefenen om snel en zorgvuldig gegevens te zoeken en af te drukken. Taak 3 Dataverwerking 1 14
Vragen Beantwoord de volgende vragen. Soms zul je daarvoor met een collega moeten overleggen. Zet de antwoorden in een bestand op de computer of schrijf ze gewoon op papier. 1. Van welk soort gegevens wordt vaak een overzicht afgedrukt in het bedrijf? 2. Waarom worden deze overzichten afgedrukt? 3. Voor wie zijn de overzichten bedoeld? 4. In sommige bedrijven worden de afgekeurde overzichten met gegevens vernietigd. Is dat in het bedrijf waar jij werkt ook zo? Zo ja, waarom worden die overzichten vernietigd? Bespreek eerst de antwoorden met je praktijkopleider. Overleg daarna met je praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Taak 3 Dataverwerking 1 15
Opdracht 1 Gegevens in verschillende bestanden zoeken en afdrukken Behalve het invoeren van gegevens moet je soms ook gegevens opzoeken. Bij het opzoeken van informatie is het belangrijk dat je goed weet wat je zoekt. Lees daarom vragen om informatie altijd eerst goed door, voordat je daadwerkelijk gaat zoeken. Weet je dan nog niet wat je moet zoeken, vraag dit dan eerst na bij een collega of bij de persoon die de informatie wil hebben. Wat heb je nodig? Een aantal gegevensbestanden (databases) Wat moet je doen? 1. Vraag je praktijkopleider welke informatie je moet opzoeken in de database. 2. Zoek de informatie die je nodig hebt. 3. Maak een (aantal) afdruk(ken) van de gevraagde informatie. 4. Laat je praktijkopleider de gegevens die je hebt gevonden controleren. Wat wordt het resultaat? De juiste informatie uit verschillende bestanden Taak 3 Dataverwerking 1 16
Opdracht 2 Snel en foutloos in verschillende bestanden zoeken In deze opdracht ga je informatie in verschillende bestanden zoeken. Zorg ervoor dat je goed weet wat je zoekt. Probeer tijdens het opzoeken van de gegevens je werktempo te verhogen. Let er wel op dat je netjes en nauwkeurig blijft werken. Wat heb je nodig? Een aantal gegevensbestanden Wat moet je doen? 1. Vraag je praktijkopleider welke informatie je moet opzoeken. 2. Zoek in de verschillende gegevensbestanden de informatie die je moet hebben. Probeer dit snel en zonder fouten te doen. 3. Maak een afdruk van de gevraagde informatie. Let er op dat deze goed op het papier komt te staan (let op de zijkanten). 4. Laat je praktijkopleider de informatie die je hebt gevonden controleren. Wat wordt het resultaat? De juiste informatie uit verschillende bestanden Taak 3 Dataverwerking 1 17