Welkom op de werkvloer Stage lopen op een afdeling inkoop/verkoop

Transcriptie

1 Welkom op de werkvloer Stage lopen op een afdeling inkoop/verkoop Praktijkboek voor de basis- en kaderberoepsgerichte leerweg in het vmbo brug tussen beroepsonderwijs en bedrijfsleven

2 Welkom op de werkvloer Stage lopen op een afdeling inkoop/verkoop Praktijkboek voor stages in de basis- en kaderberoepsgerichte leerweg in het vmbo

3 COLOFON Stage lopen op een afdeling inkoop/verkoop Redactie: Afdeling Onderwijs & Innovatie Eindredactie: Dusica Vukolic Vormgeving: LandGraphics, Amsterdam Drukwerk: Van Marken Delft Drukkers, Delft ECABO, mei 2005 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overname of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

4 Inhoudsopgave Inleiding voor de stagiair 5 Inleiding voor de praktijkopleider 6 Inleiding voor de docent 7 Introductie Stage lopen op een afdeling inkoop/verkoop 8 Opdracht 1 - Offertes 9 Opdracht Offertes bekijken 10 Opdracht Offertes aanvragen 13 Opdracht Offertes vergelijken 17 Opdracht 2 - Inkooporders 20 Opdracht Leverancierskaarten aanmaken en veranderen 21 Opdracht Inkooporder opstellen en uitvoeren 22 Opdracht 3 - Factuur controleren 23 Opdracht 4 - Bestellingen verwerken 26 Opdracht Telefonische verkoop 27 Opdracht Verkoopoffertes opstellen 30 Opdracht Verkooporders & verkoopoffertes controleren 31 Opdracht Orderbevestiging samenstellen 33 Opdracht Bestellingen invoeren 35 Opdracht Magazijnopdracht maken 36 Opdracht 5 - Klantbestand onderhouden 37 Logboek 39 Beoordelingsformulier 41 3

5 4

6 5 Inleiding voor de stagiair Gefeliciteerd! Je bent begonnen aan een stage op een afdeling in een bedrijf. Dit is een spannende, nieuwe ervaring. Het praktijkboek helpt je om zoveel mogelijk van jouw stage op te steken. Je leert het stagebedrijf in een korte tijd goed kennen via de opdrachten in het boek. Je doet nieuwe kennis en vaardigheden op door de contacten met de mensen die werken in het stagebedrijf. Bovendien weet je aan het einde van deze korte werkperiode een stuk beter of jij een bepaald beroep wel of niet leuk vindt. Op deze manier kun je ook beter een keuze maken voor de juiste vervolgopleiding in het mbo! OPDRACHTEN Er is een inleiding voor je praktijkopleider en voor je docent. Daarnaast zijn er verschillende praktische opdrachten. In dit praktijkboek gaan de opdrachten over het werken op de afdeling waar jij stage loopt. Bij iedere opdracht wordt precies aangegeven wat je moet doen. Je begint altijd met nadenken over wat jij al kan en weet. Vervolgens ga je aan de slag met de vervolgopdrachten. Soms is er een antwoordblad bij de opdrachten, waar je schrijfruimte hebt voor je antwoorden. Tenslotte vraag je aan jouw praktijkopleider om de antwoorden te bekijken. LOGBOEK Achter in het boek vind je het logboek. Je kunt in het logboek terugkijken op de gemaakte opdrachten en het werken in het stagebedrijf. De praktijkopleider geeft aan het einde van jouw stage in het algemene beoordelingsformulier aan waar jij wel en niet goed in bent. Dit formulier vind je ook achter in het boek. VRAGEN? Wanneer je opdrachten niet begrijpt of tegen andere onduidelijkheden aanloopt tijdens de stage, is het belangrijk om vragen te stellen. Als je vindt dat iets onduidelijk is, vraag je je begeleidende docent op school of je praktijkopleider in het stagebedrijf om uitleg. We wensen je de komende tijd veel succes én plezier tijdens jouw stage!

7 Inleiding voor de praktijkopleider 6 U bent als praktijkopleider vaak de eerste verantwoordelijke voor de begeleiding en (praktische) ondersteuning van een stagiair in uw bedrijf. Het praktijkboek ondersteunt u bij de begeleiding van deze tijdelijke, nieuwe collega. STAGE IN HET VMBO Stage lopen is voor de leerling in het vmbo vaak het begin van het leren van een beroep. De stage biedt namelijk uitstekende mogelijkheden om te proeven van een bedrijf. Op deze manier krijgt de toekomstige beroepsbeoefenaar de kans om zijn algemene vaardigheden te ontwikkelen. Daarnaast doorloopt de stagiair een vakmatige ontwikkeling, terwijl hij tegelijkertijd wordt getraind in het ontwikkelen van een passende werkhouding. BEROEPSORIËNTATIE De ervaring in het stagebedrijf speelt dus een aanzienlijke rol bij de beroepsoriëntatie van de leerling en bij de keuze van een vervolgopleiding. De leerling ontdekt of bepaald werk dat hem of haar aan de buitenkant aantrekkelijk lijkt, dat in de praktijk ook is. Bovendien kan een stage goed zijn om leerlingen te motiveren hun opleiding in het vmbo eerder af te ronden om daarna gericht een vervolgopleiding in het mbo te kiezen. OPDRACHTEN Het praktijkboek is voor het gemak opgebouwd uit diverse onderdelen. Zo zijn er een aantal praktische opdrachten voor de stagiair. Omdat het om onervaren, jonge leerling-werknemers gaat, zijn de opdrachten uit kleine, eenvoudige stappen opgebouwd. Daarnaast is in dit praktijkboek opgenomen: - een beoordelingsformulier algemeen functioneren, dat u na afronding van de stage (samen met de leerling) kunt invullen, - een logboek, waarin de leerling kan terugblikken op de opdrachten en de stage. AFSPRAKEN MAKEN Een succesvolle stage begint met heldere afspraken tussen de school (de begeleidende docent), de praktijkopleider van het stagebedrijf en de stagiair. Soms is het in het begin nodig om het management (en eventueel een personeelsfunctionaris) te betrekken bij de afspraken. Wij wensen u veel succes én plezier met de nieuwe stagiair!

8 7 Inleiding voor de docent U bent de begeleidende docent van een leerling die stagiair wordt en zo de mogelijkheid krijgt om werkervaring op te doen bij een bedrijf. In het stagebedrijf krijgt de stagiair volop kansen zich een passende werkhouding aan te meten en zijn algemene vaardigheden en vakinzicht te ontwikkelen. Het praktijkboek kan worden ingezet bij korte of langdurige stages, waarbij beroepsoriëntatie en/of beroepsvorming centraal staat, afhankelijk van het katern. OPDRACHTEN In dit boek worden de inleiding voor de stagiair, de praktijkopleider en de docent gevolgd door de introductie van de opdrachten voor de stagiair. Iedere opdracht wordt ingeleid en begint met vragen die de stagiair kort aan het denken zetten over de al aanwezige kennis en vaardigheden en over de opdracht zelf. Iedere (hoofd)opdracht bestaat uit meerdere (deel)opdrachten. Achter in het praktijkboek is het logboek opgenomen. Hier heeft de stagiair ruimte om terug te blikken op de stageperiode. Het beoordelingsformulier algemeen functioneren (ook achter in het boek) is bestemd voor de eindbeoordeling en aanvullend commentaar van de praktijkopleider. VOORBEREIDING Als begeleidende docent bereidt u samen met de praktijkopleider de werkzaamheden voor van de stagiair in het stagebedrijf. Hiertoe kunnen alle onderdelen van het praktijkboek worden vergeleken met de mogelijkheden die het betreffende stagebedrijf biedt. Het kan wel eens voorkomen dat niet alle opdrachten kunnen worden uitgevoerd tijdens de stageperiode in het stagebedrijf. Wij wensen u veel succes én plezier tijdens de begeleiding van de leerling als stagiair!

9 Introductie Stage lopen op een afdeling inkoop/verkoop 8 Wanneer je boodschappen doet bij de supermarkt, kleding of cd s aanschaft, doe je inkopen. Bedrijven houden zich ook met inkoop van producten en artikelen bezig. Het verschil met jou is dat een bedrijf grote hoeveelheden van bepaalde artikelen aanschaft. Dat kunnen honderden ordners zijn, tientallen telefoontoestellen en bureaustoelen, maar ook broodjes voor het bedrijfsrestaurant. Meerdere producten tegelijk aanschaffen, is in veel gevallen goedkoper en bespaart kosten. Bedrijven vinden dat belangrijk. Ze zetten daarom een aparte inkoopafdeling op waar inkopers werken. Voor hen is het een sport om de kosten te drukken. Dat doen ze bijvoorbeeld door printpapier van goede kwaliteit tegen de laagst mogelijke prijs in te kopen voor het hele bedrijf. Inkopers zoeken altijd naar de goedkoopste leveranciers, met de beste kwaliteit én de meest gunstige levertijd (zo snel mogelijk dus). Eerst vragen ze bij diverse leveranciers offertes aan om een indruk te krijgen van de verschillende prijzen op de markt. Deze vergelijken ze dan uitgebreid voordat ze inkopen. En jij gaat dat straks ook doen! Het bedrijf waar jij momenteel werkt, kan alleen maar draaien als er geld wordt verdiend. Dat geld komt binnen wanneer er klanten zijn die graag goederen of diensten willen inkopen. Dus moet het stagebedrijf producten, goederen of diensten verkopen. Allereerst moet de klant worden aangetrokken voordat hij een opdracht geeft aan jouw stagebedrijf. Om daarin te slagen moet je veel oefenen. Je kan bijvoorbeeld een klant telefonisch benaderen over een bestelling of je stuurt een aantrekkelijke offerte. Toont de klant interesse en geeft hij de opdracht? Dan is de volgende stap dat de bestelling vlekkeloos verloopt. Dat heet service. Een tevreden klant komt namelijk altijd terug. Een ontevreden klant niet meer én kan een hoop ellende geven. Bij inkopen en verkopen komt dus best veel kijken. In dit praktijkboek vind je verschillende opdrachten waarmee je kunt oefenen. Zo leer je veel over inkopen en verkopen!

10 Opdracht 1 Offertes Als je een nieuwe scooter wilt kopen, ga je naar een winkel. Je bekijkt daar verschillende modellen en vraagt de prijs. Met die prijzen in het achterhoofd ga je naar een andere winkel om te kijken welke scootermodellen en prijzen ze daar hebben. De inkopers van het stagebedrijf kopen allerlei artikelen in zoals papier, pennen en ordners. Zij vragen dan offertes aan. In deze opdracht ga jij diverse offertes bekijken. Dit zijn jouw opdrachten: Opdracht 1.1 Offertes bekijken Opdracht 1.2 Offertes aanvragen Opdracht 1.3 Offertes vergelijken Overleg met de praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. Werk elke opdracht zorgvuldig uit. 9 Wat kan ik en wat weet ik al? Heb je wel eens een prijsvergelijking gedaan? Antwoord: Ja/nee Zo ja, van welk artikel? Antwoord: Waar heb je de informatie vandaan gehaald? (bijv. uit een folder of van internet) Antwoord: Heb jij wel eens een offerte aangevraagd? Antwoord: Ja/nee Zo ja, hoe heb je dat gedaan? Antwoord:

11 Opdracht 1.1 Offertes bekijken Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak. 10 Dit heb je nodig - Twee oude offertes Dit moet je doen Stap 1. Verzamel twee oude offertes. De offertes moeten over dezelfde producten gaan. Stap 2. Leg de offertes voor je. Stap 3. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 4. Beantwoord de vragen per offerte op het antwoordblad van deze opdracht. Stap 5. Vraag of je een kopie mag maken van de offertes. Stap 6. Zo ja, neem de kopieën mee naar school. Eindresultaat - Je weet wat een offerte is.

12 Antwoordblad bij opdracht 1.1 Offertes bekijken STAP 3 Jouw vragen Antwoorden 11 Wat is een offerte? Wat is een order? Wat is het verschil?

13 Antwoordblad bij opdracht 1.1 Offertes bekijken STAP 4 12 Vragen Offerte 1 Offerte 2 Van welke leveranciers zijn de offertes? Wat voor soort offerte is het? Omcirkel het juiste antwoord. a Vast b Vast mits onverkort c Vrijblijvend a Vast b Vast mits onverkort c Vrijblijvend Wat is de datum op de offertes? Tot welke datum is de offerte geldig? Voor welke artikelen is de offerte aangevraagd? Wat zijn de aangeboden prijzen? Wat is het verschil in de prijzen? Wat zijn de leveringsvoorwaarden? Wat zijn de betalingsvoorwaarden? Hoe worden de artikelen verpakt? Voor welke leverancier heeft het bedrijf waar je werkt gekozen?

14 Opdracht 1.2 Offertes aanvragen Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak. Dit heb je nodig - Informatie om een offerte aan te vragen 13 Dit moet je doen Stap 1. Vraag of je mag meekijken als er telefonisch een offerte wordt aangevraagd. Stap 2. Maak aantekeningen van de offerte aanvraag op het antwoordblad van deze opdracht. Stap 3. Overleg of je een offerte mag aanvragen. Stap 4. Vraag voor welk artikel je een offerte kan aanvragen. Stap 5. Overleg wat je precies moet gaan vragen. Maak aantekeningen op het antwoordblad van deze opdracht. Stap 6. Zoek nu drie bedrijven uit waar je de offerte kan aanvragen. Vul de gegevens van de bedrijven in op het antwoordblad. Stap 7. Laat aan de praktijkopleider zien welke bedrijven dat zijn. Stap 8. Kies nu samen twee bedrijven uit. Stap 9. Vraag samen met de praktijkopleider de offertes schriftelijk aan. Stap 10. Maak een kort verslag op het antwoordblad van deze opdracht over hoe je de offerte hebt aangevraagd. Stap 11. Maak een kopie van de brief voor de offerte aanvraag. Stap 12. Neem de kopie mee naar school. Stap 13. Neem je verslag ook mee naar school. Eindresultaat - Je kunt offertes aanvragen.

15 Antwoordblad bij opdracht 1.2 Offertes aanvragen STAP 2 OFFERTE AANVRAAG VAN EEN COLLEGA 14 Aantekeningen offerte aanvraag STAP 5 JOUW OFFERTE AANVRAAG Aantekeningen voor jouw offerte aanvraag

16 Antwoordblad bij opdracht 1.2 Offertes aanvragen STAP 6 GEGEVENS VAN DRIE BEDRIJVEN 15 Leverancier 1 Naam: Adres: Postcode/Plaats: Telefoonnummer: Faxnummer: Website adres: Leverancier 2 Naam: Adres: Postcode/Plaats: Telefoonnummer: Faxnummer: Website adres: Leverancier 3 Naam: Adres: Postcode/Plaats: Telefoonnummer: Faxnummer: Website adres:

17 Antwoordblad bij opdracht 1.2 Offertes aanvragen STAP 10 HOE HEB JE DE OFFERTES AANGEVRAAGD? 16 Kort verslag van de offerte aanvraag

18 Opdracht 1.3 Offertes vergelijken Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak. Dit heb je nodig - (Eigen) aangevraagde offertes 17 Dit moet je doen Stap 1. Pak de offertes die je in de vorige opdracht hebt aangevraagd. (Of andere als deze nog niet binnen zijn gekomen). Stap 2. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 3. Vergelijk de offertes. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 4. Praat met de praktijkopleider over jouw antwoorden. Stap 5. Vul de antwoorden als het nodig is aan. Eindresultaat - Je weet hoe je offertes kunt vergelijken.

19 Antwoordblad bij opdracht 1.3 Offertes vergelijken STAP 2 18 Offerte 1 Offerte 2 Wat zijn de betalingsvoorwaarden? Wat is de prijs? Welke verpakking? (hoeveelheden per eenheid)

20 Antwoordblad bij opdracht 1.3 Offertes vergelijken STAP 3 VERGELIJK DE OFFERTES: Vragen Antwoorden 19 Zijn er verschillen? Welke? Zijn er overeenkomsten? Welke? Welke offerte is het beste? Waarom?

21 Opdracht 2 Inkooporders 20 De producten en artikelen in het stagebedrijf moeten altijd op voorraad zijn. Je plaatst tijdig een order bij een leverancier. Zo geef je hem een seintje om op tijd producten en artikelen te bezorgen. Daarom werken bedrijven met leverancierskaarten. Dat zijn eigenlijk lijsten met de telefoonnummers en adressen van de leveranciers. Zo n bestand moet natuurlijk altijd goed worden bijgehouden. Wanneer een leverancier een aantrekkelijke offerte indient en jij besluit een bestelling bij hem te plaatsen, dan geef je hem een inkooporder. Om dat goed te doen heb je een bestelformulier nodig. Dit zijn jouw opdrachten: Opdracht 2.1 Leverancierskaarten aanmaken en veranderen Opdracht 2.2 Inkooporder samenstellen Overleg met de praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. Werk elke opdracht zorgvuldig uit. Wat kan ik en wat weet ik al? Heb je een adressenlijst van jouw vrienden? Antwoord: Ja/nee Hoe vaak kijk je daar in per week? Antwoord: Wanneer een vriend verhuist, verander je dat ook in je adressenlijst? Antwoord: Heb je wel eens iets besteld? Antwoord: Ja/nee Hoe heb je dat gedaan? (telefonisch, via internet, in de winkel) Antwoord:

22 Opdracht 2.1 Leverancierskaarten aanmaken en veranderen Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. Dit heb je nodig - Leverancierskaarten 21 Dit moet je doen Stap 1. Verzamel alle gegevens van een nieuwe leverancier. Zoals adres, telefoonnummer en naam van de contactpersoon. Stap 2. Neem nu een nieuwe (digitale) leverancierskaart voor je. Stap 3. Kijk of je alle gegevens hebt die worden gevraagd. Stap 4. Zo niet, probeer dan de ontbrekende gegevens te achterhalen. Stap 5. Vul de leverancierskaart in. (Let goed op, als er iets niet duidelijk is, stel dan vragen.) Stap 6. Vraag of er nog meer gegevens gewijzigd moeten worden. Stap 7. Wijzig deze gegevens op de leverancierskaarten. Stap 8. Laat dit controleren. Stap 9. Vraag of je een kopie mag maken van de leverancierskaarten. Stap 10. Zo ja, neem de kopie mee naar school. Eindresultaat - Je kunt leverancierskaarten onderhouden.

23 Opdracht 2.2 Inkooporder opstellen en uitvoeren Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom 22 Dit heb je nodig - Ingevulde bestelformulieren Dit moet je doen Stap 1. Pak samen met een medewerker van de afdeling Inkoop alle bestelformulieren. Stap 2. Leg de lijsten per leverancier bij elkaar. Stap 3. Zoek nu uit wie er toestemming moet geven voor het plaatsen van de bestelling. Stap 4. Vraag of de verantwoordelijke toestemming wil geven voor het plaatsen van de bestellingen. Antwoord opdracht 2.3 STAP 2 Stap 5. Vraag aan de medewerker of hij een bestelling wil plaatsen. (Kijk mee en let goed op. Als er iets niet duidelijk is, stel dan vragen). Stap 6. Plaats nu zelf een bestelling. Stap 7. Vraag of je een kopie mag maken van de bestelling. Stap 8. Zo ja, neem de kopie mee naar school. Eindresultaat - Je weet hoe je een bestelling moet plaatsen.

24 Opdracht 3 Factuur controleren Als je zelf iets koopt in een winkel controleer je vaak of de rekening wel klopt, voordat je geld betaalt. Bedrijven controleren altijd alles wat ze hebben besteld. Voor die controle pakken ze het bestelformulier, de pakbon en de factuur (de rekening) erbij. De aantallen en de soort artikelen op de inkooporder, de pakbon en de factuur moeten bijvoorbeeld hetzelfde zijn. Als de factuur klopt, kan die naar de administratie. De administratiemedewerkers maken het geld over naar de leverancier. Overleg met de praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. Werk elke opdracht zorgvuldig uit. 23 Wat kan ik en wat weet ik al? Je hebt vast wel eens boodschappen gedaan bij de supermarkt. Heb je de kassabon gecontroleerd? Antwoord: Ja/nee Wanneer een kassabon niet juist is, wat doe je dan? Antwoord: Heb je in een winkel wel eens geld teruggekregen of bijbetaald omdat de caissière een fout maakte? Antwoord:

25 Opdracht 3 Factuur controleren Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak. 24 Dit heb je nodig - Factuur, pakbon en inkooporder Dit moet je doen Stap 1. Verzamel een factuur, de bijbehorende pakbon en inkooporder. Stap 2. Kijk of de factuur klopt met de pakbon en de inkooporder. Stap 3. Vraag waarop je moet letten. Schrijf deze punten op het antwoordblad van deze opdracht. Stap 4. Breng de factuur naar de administratie. Stap 5. Controleer zelf een factuur aan de hand van de door jou opgeschreven punten. Stap 6. Laat dit controleren. Stap 7. Controleer zelf minimaal drie facturen. Stap 8. Vraag of je de facturen met bijbehorende stukken mag kopiëren. Stap 9. Zo ja, neem de kopieën mee naar school. Eindresultaat - Je kunt aan de hand van inkooporders en pakbonnen facturen controleren.

26 Antwoordblad bij opdracht 3 Factuur controleren STAP 3 WAAR MOET JE OP LETTEN? Punten voor het controleren van de factuur met de pakbon en de inkooporder

27 Opdracht 4 Bestellingen verwerken 26 Verkoop is meer dan snel een product geven om er meteen geld voor terug te krijgen. Een goede presentatie is belangrijk. Dus moeten klanten altijd netjes te woord worden gestaan. Ook moeten de offertes verzorgd en duidelijk zijn als ze naar klanten worden verstuurd. Wanneer een klant een bestelling heeft geplaatst, stuur je automatisch een bevestiging. Om dat voor elkaar te krijgen, wordt de bestelling ingevoerd. En het magazijn moet een opdracht krijgen. Hiermee ga jij oefenen. Ook kun je hier oefenen met de klanten van het stagebedrijf of met zelf bedachte klanten. Dit zijn jouw opdrachten: Opdracht 4.1 Telefonische verkoop Opdracht 4.2 Verkoopoffertes opstellen Opdracht 4.3 Verkooporders & verkooporders controleren Opdracht 4.4 Orderbevestiging samenstellen Opdracht 4.5 Bestellingen invoeren Opdracht 4.6 Magazijnopdracht maken Overleg met de praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. Werk elke opdracht zorgvuldig uit. Wat kan ik en wat weet ik al? Heb je wel eens op een rommelmarkt gestaan? Hoe vond je dat? Antwoord: Ja/nee Heb je toen zelf de prijzen van je producten bepaald? Antwoord: Heb je vooraf opgeschreven wat je bij je had? Waarom wel of waarom niet? Antwoord: Heb je achteraf de dingen die je verkocht hebt opgeschreven? Antwoord: Ja/nee

28 Opdracht 4.1 Telefonische verkoop Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak. Dit heb je nodig - Telefoon 27 Dit moet je doen Stap 1. Luister mee als een collega een bestelling via de telefoon aanneemt. Stap 2. Schrijf op het antwoordblad van deze opdracht hoe de telefoon wordt opgenomen. Stap 3. Vraag tips voor het aannemen van bestellingen. Schrijf deze op het antwoordblad van deze opdracht. Stap 4. Luister nu nog een keer mee hoe een telefonische bestelling wordt aangenomen. Stap 5. Neem nu een telefonische bestelling aan. Stap 6. Praat met de praktijkopleider over de telefonische bestelling. Schrijf op het antwoordblad van de opdracht aan welke punten je de volgende keer moet denken. Stap 7. Vraag of je een kopie mag maken van de bestelling. Stap 8. Neem de kopie mee naar school. Eindresultaat - Je weet hoe je telefonische bestellingen aan moet nemen.

29 Antwoordblad bij opdracht 4.1 Telefonische verkoop STAP 2 HOE WORDT DE TELEFOON OPGENOMEN? 28 Vragen Antwoorden Wat wordt er gezegd bij het opnemen van de telefoon? Goedemorgen/middag/avond, Wordt de klant bij zijn achternaam aangesproken? Waarom wel of waarom niet? Hoe wordt de bestelling aangenomen? (bijvoorbeeld direct in de computer, of eerst op papier) Wordt de bestelling herhaald nadat de klant klaar is met spreken? Waarom wel of waarom niet? Wat wordt er tegen de klant gezegd als het gesprek is afgelopen?

30 Antwoordblad bij opdracht 4.1 Telefonische verkoop STAP 3 Tips voor het aannemen van bestellingen STAP 6 Waar moet je aan denken als je de volgende keer een bestelling aanneemt?

31 Opdracht 4.2 Verkoopoffertes opstellen Als je een stap van deze opdracht hebt afgerond, vink deze dan af in de aangegeven -kolom. 30 Dit heb je nodig - Twee offerteaanvragen Dit moet je doen Stap 1. Verzamel twee verkoopofferte aanvragen. Stap 2. Neem de verkoopoffertes samen met een collega door. Stel jezelf de vraag: Wat wil de klant?. Denk er over na. Stap 3. Ga nu samen een verkoopofferte opstellen. (Let goed op, als iets niet duidelijk is, stel dan vragen). Stap 4. Stel nu zelf een verkoopofferte op. Laat iemand meekijken. Stap 5. Laat de offerte controleren. Stap 6. Stel zelf in overleg met je collega nog twee verkoopoffertes op. Stap 7. Vraag of je een kopie mag maken van de verkoopoffertes. Stap 8. Zo ja, neem de kopieën mee naar school. Eindresultaat - Je kunt verkoopoffertes opstellen.

32 Opdracht 4.3 Verkooporders & verkoopoffertes controleren Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak. Dit heb je nodig - Twee verkoopoffertes - Twee verkooporders 31 Dit moet je doen Stap 1. Verzamel twee verkoopoffertes en twee verkooporders. Stap 2. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 3. Vergelijk de verkoopoffertes met de verkooporders aan de hand van de punten die op het antwoordblad staan. Stap 4. Maak deze opdracht voor twee verkoopoffertes en twee verkooporders. Stap 5. Laat je vergelijking controleren. Stap 6. Vraag of je een kopie mag maken van verkoopoffertes en de verkooporders. Stap 7. Zo ja, neem de kopieën mee naar school. Eindresultaat - Je kunt verkoopoffertes vergelijken met een verkooporder.

33 Antwoordblad bij opdracht 4.3 Verkooporders & verkoopoffertes controleren STAP 2 32 Vragen Antwoorden Wat is een verkoopofferte? Wat is een verkooporder? STAP 3 In de tabellen hieronder vergelijk je de verkoopofferte met de verkooporder. Je omcirkelt in de tweede kolom of de naam op de verkoopofferte hetzelfde is als op de verkooporder. Het verschil zet je in de derde kolom. Is alles hetzelfde? Offerte 1 - Verkooporder Hetzelfde? Verschil Naam Ja/nee Adres Ja/nee Producten Ja/nee Aantallen Ja/nee Prijs Ja/nee Is alles hetzelfde? Offerte 2 - Verkooporder Hetzelfde? Verschil Naam Ja/nee Adres Ja/nee Producten Ja/nee Aantallen Ja/nee Prijs Ja/nee

34 Opdracht 4.4 Orderbevestiging samenstellen Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak. Dit heb je nodig - Een voorbeeld orderbevestiging 33 Dit moet je doen Stap 1. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 2. Kijk mee als een collega een orderbevestiging maakt. (Let goed op, als iets niet duidelijk is, stel dan vragen). Stap 3. Maak nu zelf een orderbevestiging. Laat jouw collega meekijken. Stap 4. Maak nu alleen een orderbevestiging. Stap 5. Laat je orderbevestiging controleren. Stap 6. Vraag of je een kopie mag maken van de orderbevestiging. Stap 7. Zo ja, neem de kopie mee naar school. Eindresultaat - Je kunt een orderbevestiging samenstellen.

35 Antwoordblad bij opdracht 4.4 Orderbevestiging samenstellen STAP 1 34 Vragen Antwoorden Wat is het doel van orderbevestigingen? Wat heb je nodig om een orderbevestiging te kunnen maken?

36 Opdracht 4.5 Bestellingen invoeren Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. Dit heb je nodig - Een aangenomen bestelling 35 Dit moet je doen Stap 1. Neem een aangenomen bestelling van een collega of van jezelf. Stap 2. Voer deze samen met je collega in de computer. (Let goed op, als iets onduidelijk is, stel dan vragen). Stap 3. Herhaal stap 1 en 2. Stap 4. Voer nu zelf een bestelling in. Stap 5. Laat je werk controleren. Stap 6. Herhaal stap 4 en 5. Stap 7. Vraag of je een kopie mag maken van de bestellingen. Stap 8. Zo ja, neem de kopieën mee naar school. Eindresultaat - Je kunt bestellingen verwerken op de computer.

37 Opdracht 4.6 Magazijnopdracht maken Als je een stap van deze opdracht hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. 36 Dit heb je nodig - Bestelformulieren Dit moet je doen Stap 1. Verzamel een paar bestelformulieren. Stap 2. Maak samen met een collega een opdracht voor het magazijn. (Let goed op, als er iets onduidelijk is, stel dan vragen). Stap 3. Maak nu zelf een opdracht voor het magazijn. Stap 4. Laat de opdracht controleren. Stap 5. Maak nog een paar opdrachten. Stap 6. Vraag of je een kopie mag maken van de magazijnopdrachten. Stap 7. Zo ja, neem de kopieën mee naar school. Eindresultaat - Je kunt een opdracht voor het magazijn maken.

38 Opdracht 5 Klantbestand onderhouden Wanneer je een offerte, orderbevestiging of factuur verstuurt, moeten alle klantgegevens kloppen. Anders kan het gebeuren dat een factuur op een verkeerd adres wordt bezorgd. De factuur wordt dan niet betaald. En jij moet er achteraan bellen. Dat is een verspilling van tijd en geld. Bedrijven onderhouden daarom digitale klantbestanden. In een klantbestand staan de juiste gegevens van een klant en ook extra informatie over bijvoorbeeld welke bestellingen in het verleden zijn gedaan. Deze informatie willen de concurrenten van jouw stagebedrijf ook wel graag weten. Daarom wordt alle informatie over klanten goed geheim gehouden: want het gaat om zeer vertrouwelijke gegevens. Je begrijpt dat het onderhouden van een klantbestand heel nauwkeurig en belangrijk werk is. Overleg met de praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. Werk elke opdracht zorgvuldig uit. 37 Wat kan ik en wat weet ik al? Stuur je wel eens mailtjes naar je vrienden? Antwoord: Heb je hun adressen opgeslagen in jouw mailbox? Antwoord: Wat doe je als een adres van iemand verandert? Antwoord:

39 Opdracht 5 Klantbestand onderhouden Als je een stap van deze opdracht hebt afgerond, vink je de stap af in de -kolom. 38 Dit heb je nodig - Klantbestand Dit moet je doen Stap 1. Verzamel alle gegevens van een (nieuwe) klant. Zoals adres, telefoonnummer en naam van de contactpersoon. Stap 2. Neem een nieuwe (digitale) klantkaart voor je. Stap 3. Kijk of je alle gegevens hebt die gevraagd worden. Stap 4. Zo niet, probeer dan de ontbrekende gegevens te achterhalen. Stap 5. Vul de klantkaart in. (Let goed op, als er iets niet duidelijk is, stel dan vragen.) Stap 6. Vraag of er nog meer gegevens moeten worden ingevuld. Stap 7. Vul deze gegevens in op de klantkaarten. Stap 8. Laat dit controleren. Stap 9. Herhaal stap 6, 7 en 8. Stap 10. Vraag of je een kopie mag maken van de klantkaarten. Stap 11. Zo ja, neem de kopieën mee naar school.. Eindresultaat - Je kunt een bestand van klantkaarten onderhouden.

40 Logboek Tijdens een stage leer je altijd nieuwe dingen. In het logboek kijk je terug op je werkzaamheden. Als je de vragen invult, kun je straks makkelijker met je docent en je praktijkopleider praten over wat je geleerd hebt. 1. Welke opdrachten waren nieuw voor je? Na het afronden van alle opdrachten, ga je na wat je hiervan hebt geleerd. Beantwoord de vragen hieronder. Geef één of meer voorbeelden: Welke opdrachten heb je wel eens eerder uitgevoerd (bijvoorbeeld op school of tijdens een simulatie)? 3. Was je tevreden over het resultaat van de opdracht? Leg uit waarom wel/niet. 4. Wat vonden jouw collega s van jouw manier van werken? 5. Wat vond jij moeilijk?

41 Logboek 6. Wat vond je makkelijk? Wat vond je leuk om te doen en waarom? 8. Wat vond je niet leuk om te doen en waarom niet? 9. Eventuele opmerkingen:

42 Beoordelingsformulier Algemeen functioneren nr aspect beoordeling* Punctualiteit De leerling arriveert op tijd op het werk en houdt zich aan afspraken. 2 Zorgvuldigheid De leerling levert zijn werk verzorgd af en gaat daarnaast netjes te werk. 3 Aanpassing in het bedrijf De leerling past zich goed (en met gemak) aan, aan de heersende bedrijfscultuur. 4 Toepassing van regels en procedures De leerling is zich bewust van regels en procedures en past ze toe. 5 Omgaan met kritiek De leerling krijgt (opbouwende) kritiek en doet er daadwerkelijk wat mee. 6 Problemen aangeven De leerling geeft tijdig en duidelijk aan wanneer er problemen zijn. 7 Omgaan met leiding De leerling accepteert leiding en vraagt zonodig om sturing. 8 Contacten intern De leerling onderhoudt goed (en plezierig) contact met collega's op het werk. 9 Contacten extern De leerling gaat goed (en plezierig) om met klanten en/of externe relaties tijdens het werk. 10 Inzet De leerling spant zich in voor het uitvoeren van zijn/haar taken, toont doorzettingsvermogen en is bereidwillig om werk op zich te nemen. 11 Initiatief De leerling neemt in voorkomende gevallen het initiatief, bijvoorbeeld door zelf een nieuwe taak voor te stellen of werkzaamheden op te pakken. 12 Werken binnen een organisatie De leerling houdt rekening met de bevoegdheden en taken van anderen. 13 Samenwerking De leerling kan goed samenwerken met collega s. 14 Leergierigheid en ambities De leerling wil graag nieuwe dingen leren en heeft belangstelling om het bedrijf beter te leren kennen. 15 Uiterlijk verzorging De persoonlijke verzorging en kleding van de leerling is passend voor het werk. * U kunt uw oordeel met een sterretje* toelichten; de toelichting graag op de achterzijde van dit formulier uitwerken. 41 NAAM STAGIAIR: NAAM BEDRIJF: NAAM PRAKTIJKOPLEIDER: BEOORDELINGSNORMEN: 4: Goed tot zeer goed 3: Voldoende 2: Voor verbetering vatbaar 1: Behoeft nog veel verbetering 0: Niet van toepassing op deze werkplek/ te weinig informatie om een oordeel te kunnen geven

43 Beoordelingsformulier Algemeen functioneren Toelichtingen /opmerkingen: 42 Handtekening praktijkopleider Datum

44 43

45 44

46 Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven Disketteweg 6 Postbus BE Amersfoort Telefoon Fax info@ecabo.nl Website WOW2 2005/05