portimagazine september 2015 BRIO4YOU
3 Edito BRIO4YOU 4 Met BRIO4YOU heeft u steeds een lengte voorsprong! 6 Uw app evolueert: van MyBroker naar App4Broker 8 Evolutie kan je toch niet tegenhouden, proberen mee te evolueren is nog altijd de beste manier! DEMATERIALISATIE 10 Opnieuw spectaculaire vooruitgang in BRIO4YOU! 12 BRIO4YOU in cijfers 13 Binnenkort geïntegreerde telefonie! 14 De elektronische handtekening in 5 vragen DIENSTEN 16 Portima staat voor u klaar! 19 Wist u dat er een selectiebibliotheek bestaat in BRIO(plus)? Question Time Stuur ons het juiste antwoord door op de volgende vraag en win 2 bioscooptickets. We geven in totaal 25 x 2 tickets weg, dus aarzel niet en waag uw kans! Vraag: Eén van deze beweringen is onjuist. Dewelke? Mogelijke oplossingen a) De elektronische handtekening heeft dezelfde waarde als de handgeschreven handtekening. b) De elektronische handtekening via een bevestigingsknop is niet echt betrouwbaar. c) Een digitaal document dat ondertekend werd met een eid heeft dezelfde waarde als een papieren document met een handgeschreven handtekening. d) Het is onmogelijk een digitaal document dat elektronisch ondertekend werd te vervalsen zonder dat men het opmerkt Vul het antwoord online in op www.brio4you.be/nl/questiontime.html PortiMagazine BRIO4YOU is een magazine van Portima De winnaars worden persoonlijk op de hoogte gebracht. Verantwoordelijke uitgever: Claude Rapoport Coördinatie: Valérie Dechamps Realisatie: www.mindsetting.be Heeft u vragen of opmerkingen over een artikel in verband met onze diensten? Bel dan onze Infoline op het nummer 02/661.44.64. U kunt dit magazine ook bekijken en downloaden via onze website: www.brio4you.be PortiMagazine BRIO4YOU in uw mailbox? Als u het PortiMagazine BRIO4YOU in elektronische vorm in uw mailbox wenst te ontvangen, kunt u uw e-mailadres doorgeven via portimacom@portima.com of op BEN via http://ben.portima.be.
3 Edito Beste makelaar, Met BRIO4YOU heeft u steeds een lengte voorsprong. De Twin Peaks II regels werden sinds hun publicatie in juli 2013 geleidelijk verduidelijkt. Wij hebben er in tussentijd steeds alles aan gedaan om BRIO4YOU ook stapsgewijs aan te passen. Om u op de hoogte te houden van deze aanpassingen van BRIO4YOU aan de Twin Peaks II regelgeving, organiseren wij trouwens gedecentraliseerde & gratis opleidingen. Portima volgt echter niet enkel de nieuwe regelgevingen maar maakt ook gebruik van de technologische evoluties om innovaties in te voeren, zoals APP4BROKER en de elektronische handtekening. Dankzij deze nieuwigheden blijft BRIO4YOU een lengte voorsprong behouden, aangepast aan uw behoeften. Veel leesplezier, Claude Rapoport Afgevaardigd Bestuurder
4 BRIO4YOU Met BRIO4YOU heeft u steeds een lengte voorsprong! Het toepassen van de Twin Peaks II wetgeving, de dematerialisatie van documenten, de apps MyBroker en App4Broker: met BRIO4YOU kan u op beide oren slapen! U heeft immers steeds een lengte voorsprong! Portima heeft een duidelijk doel: moderne producten en diensten aanbieden die betrouwbaar en gebruiksvriendelijk zijn en voortdurend evolueren in functie van de markt, de technologieën en uw behoeften. We volgen hiervoor aandachtig nieuwe tendensen op die een impact kunnen hebben op uw beroep. Enkele voorbeelden: BRIO4YOU en de evolutie van de verzekeringssector De implementatie van de Twin Peaks II reglementering is ongetwijfeld de grootste verandering van de voorbije jaren in de verzekeringssector. Portima heeft dit dossier dan ook van dichtbij opgevolgd. Al snel begonnen we met de nodige ontwikkelingen om te kunnen beantwoorden aan de nieuwe eisen. En vandaag kunnen we met zekerheid zeggen dat u dankzij BRIO4YOU en de app MyBroker klaar bent om de uitdagingen van Twin Peaks II aan te gaan: De nieuwe informatieplicht-brieven werden ter beschikking gesteld en kunnen gemakkelijk elektronisch ondertekend worden door uw klanten. Het registreren van uw activiteiten wordt kinderspel dankzij het activiteitenrapport, dat u via MyBroker bovendien ter beschikking kan stellen van uw klanten. Zo beantwoordt u aan de eis voor meer transparantie. Het financieel overzicht werd volledig geautomatiseerd in BRIO4YOU. U kan er het beleggersprofiel van uw klanten mee bepalen. Selecties gebaseerd op reeds uitgevoerde FSMA-controles werden ontwikkeld en toegevoegd aan de selectiebibliotheek. Eén klik volstaat om te beantwoorden aan de vragen van de FSMA (zie kader). BRIO4YOU en de evolutie van nieuwe technologieën Er is geen ontkomen aan: we bevinden ons in het mobiele tijdperk. Informatie is tegenwoordig altijd en overal beschikbaar. Studies hebben bovendien aangetoond dat jongeren niet meer zonder nieuwe
5 FSMA-CONTROLES: DANKZIJ ONZE BRIO4YOU-SELECTIES * WINT U KOSTBARE TIJD! De FSMA is intussen begonnen met de eerste controles die nagaan of u de Twin Peaks II reglementering respecteert. De lijst met Leven en Beleggingen contracten en bijhorende commissies vanaf 1 mei 2015 De producten Leven en Beleggingen worden onder andere onder de loep genomen. Zo vragen ze alle contracten in deze categorie die opgesteld werden vanaf 1 mei 2015 (nieuwe datum waarop de Twin Peaks II wetgeving van kracht ging) te tonen. Om u te helpen vlot te kunnen antwoorden op dergelijke vragen, stelt Portima 2 selecties ter beschikking: De lijst met lopende contracten in de andere domeinen Met deze selecties kan u vlot alle contracten terugvinden die de FSMA wil controleren. U verliest dus geen tijd meer met het uitwerken van dergelijke ingewikkelde selecties, u krijgt immers onmiddellijk het gevraagde resultaat! * beschikbaar in BRIOclassic, BRIO en BRIOplus technologieën kunnen. Onze apps MyBroker en MyBroker Smart komen tegemoet aan deze nieuwe behoeften. Ze zorgen er immers voor dat uw klanten niet alleen hun verzekeringsgegevens online kunnen raadplegen, maar ook schadeaangiftes kunnen doorgeven. BRIO4YOU en de evolutie van de maatschappij Dematerialisatie is een fenomeen dat overal opduikt en ook bij Portima werken we al enkele jaren aan de dematerialisatie. Zo lanceerden we in 2008 de PLW-module (PaperLess Workflow), al snel gevolgd door de nog meer doorgedreven PLWplus-module. Dankzij deze 2 modules kan u al uw papieren documenten in elektronisch formaat bewaren in BRIO4YOU. Met de elektronische handtekening via eid namen we opnieuw een cruciale stap in de dematerialisatie. Deze handtekening zal geleidelijk de handgeschreven handtekening vervangen en zo vermijdt u volledig het afdrukken van documenten. Als u werkt met maatschappijen die hun bijvoegsels via AS/Web sturen, kan de volledige flow tussen maatschappij, makelaar en klant nu immers digitaal verlopen. Het versturen van een aanvraag naar de maatschappij, het ontvangen van de nodige stukken en zelfs de ondertekening door uw klant: alles kan elektronisch uitgevoerd worden. Kortom, niet alleen onze opvolging, maar ook de continue samenwerking met u zorgen ervoor dat BRIO4YOU technologisch vooruitstrevend is en blijft zodat u de concurrentie het hoofd kan bieden en kan beantwoorden aan de stijgende eisen van onze maatschappij en uw beroep.
6 BRIO4YOU apps Uw app evolueert: van MyBroker naar App4Broker MyBroker Makelaar werd in juni App4Broker. Het gaat om veel meer dan gewoon een naamsverandering, App4Broker zal immers mee evolueren met nieuwe technologieën en úw behoeften! Een terugblik In 2013 lanceerde Portima MyBroker. MyBroker is gratis beschikbaar in alle BRIO4YOU-beheerpakketten en kan gebruikt worden op pc, tablet en smartphone (het later uitgebrachte MyBroker Smart). Het grote voordeel van onze app? U verhoogt de interactie met uw klanten en versterkt hun vertrouwen. Met MyBroker kunnen uw klanten immers altijd en overal hun verzekeringsgegevens online raadplegen. Zo kunnen ze dankzij MyBroker bijvoorbeeld in het buitenland te weten komen of ze over een reisverzekering beschikken. Onze app zorgt er dus voor dat uw klanten onmiddellijk een antwoord krijgen op hun vragen, zelfs buiten de openingsuren van uw kantoor. En er is meer, ze kunnen u ook op elk moment van de dag een bericht, een formulier of zelfs een volledige schadeaangifte doorsturen. Maar MyBroker is ook een app voor u als makelaar. Voor u is het immers ook handig om op uw tablet altijd over de gegevens van al uw klanten te beschikken. Portima ontwikkelde dus een bijkomend beveiligingsniveau (met een mobiel certificaat) voor de netwerkverbinding. Al uw BRIO4YOU-gegevens bevinden zich zo binnen handbereik. Aan uw app werden extra functionaliteiten toegevoegd zoals het offline bewaren van documenten, zodat u er ook zonder internet toegang toe heeft, en de creatie van prospecten met behulp van hun eid. De verschillen tussen uw app en de app voor uw klanten werden zo echter steeds groter. Van Mybroker Makelaar naar App4Broker De verschillen tussen beide apps zullen blijven groeien. Om ervoor te zorgen dat beide applicaties elk op hun eigen ritme kunnen evolueren, hebben we dan ook besloten de benaming van onze app voor makelaars te veranderen. De app heet voor u voortaan App4Broker en de naam MyBroker wordt exclusief voorbehouden voor de app van uw klanten. Verdere evolutie heeft niet lang op zich laten wachten. App4Broker beschikt intussen reeds over een functionaliteit die niet bestond in MyBroker Makelaar: de elektronische handtekening Voortaan kunnen App4Broker en MyBroker dus onafhankelijk van elkaar evolueren om zo te beantwoorden aan de verschillende noden van u en uw klanten.
7 MyBroker Makelaar wordt App4Broker Op 15 oktober zal MyBroker Makelaar definitief vervangen worden door onze nieuwe app App4Broker. Om te vermijden dat u binnenkort uw app niet meer kan gebruiken, raden wij u aan zo snel mogelijk App4Broker te downloaden. Zo geniet u onmiddellijk van de laatste nieuwe functionaliteiten zoals de elektronische handtekening! Hoe App4broker verkrijgen? U kan App4broker GRATIS downloaden in de App Store en via Google Play. Als MyBroker al geïnstalleerd is op uw tablet mag u MyBroker verwijderen nadat u App4Broker heeft gedownload. Opgelet, om onze app te kunnen gebruiken, moet u een mobiel certificaat (her)installeren. Hiervoor dient u zich te richten tot de LRA (verantwoordelijke voor de certificaten) van uw kantoor die u de codes kan geven die u nodig heeft voor de installatie van uw certificaat. Voor bijkomende inlichtingen over App4Broker kan u terecht bij onze FAQ s op www.brio4you.be/nl/faq-app4broker.
8 Interview Evolutie kan je toch niet tegenhouden, proberen mee te evolueren is nog altijd de beste manier! Al enkele jaren investeert Portima in de ontwikkeling van applicaties die de communicatie en interactie tussen de makelaar en zijn klanten vereenvoudigen. Recent evolueerde MyBroker Makelaar naar App4Broker, zodat een duidelijke scheiding mogelijk werd tussen de app voor de makelaar (App4Broker) en de app voor de eindklant (MyBroker). Het ideale moment om eens langs te gaan bij Dirk Defooz van Zakenkantoor Dirk Defooz om te polsen wat hij vindt van onze applicaties en in het bijzonder van de digitale handtekening die mogelijk is met App4Broker. App4Broker, een volledige dossierkast in zakformaat Zakenkantoor Dirk Defooz werkt al sinds de lancering van MyBroker met deze app en schakelde sinds de introductie van de digitale handtekening met eid over naar App4Broker. Hij haalt enkele van de voordelen aan die voor hem van belang zijn: Met App4Broker neem je eigenlijk je volledige dossierkast in zakformaat mee naar je klanten. Ook wat betreft het consulteren van documenten of zelfs foto s bij een schadegeval komt App4Broker handig van pas. Een expert heeft immers niet altijd alle gegevens bij zich in zijn dossier. Even inloggen in App4Broker en je kan de gegevens opzoeken en zelfs onmiddellijk doormailen naar de expert. De digitale handtekening: gedaan met het afdrukken van documenten Dirk Defooz was er als één van de eersten bij om de elektronische handtekening met eid uit te proberen: Ik gebruik het zo vaak als ik kan. En dit zowel op kantoor via mijn pc, als op de baan via mijn tablet. Ik plaats elk voorstel, bijvoegsel, klantenfiche, onmiddellijk Dirk Defooz
9 "Ik gebruik de elektronische handtekening zo vaak als ik kan." Dirk Defooz in de lijst van de te ondertekenen documenten in App4Broker. Als de klant in kwestie dan eens op kantoor is of ik bij hem op bezoek ben, zie ik dat er nog documenten zijn die ondertekend dienen te worden en dan vraag ik hem dit direct. Zelfs als hij al een handtekening op papier heeft, vraagt Dirk achteraf, als de gelegenheid zich voordoet, toch nog een digitale handtekening: Zo ontdekken de klanten dat het ook zo kan en dat zij, en ik, de documenten achteraf nog online kunnen raadplegen. Soms een beetje dubbel werk, maar naar de toekomst toe heeft dit zeker zijn voordeel! Hij maakt zich bovendien sterk dat zijn klanten alle vertrouwen hebben in de digitale handtekening: Nog geen enkele klant heeft zich al vragen gesteld bij de betrouwbaarheid van deze handtekening. En terecht, de digitale handtekening met eid zoals die door Portima ter beschikking wordt gesteld, is 100% betrouwbaar en heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening. Wanneer we hem vragen of elke klant zijn pincode kent, moet hij toegeven dat dit niet steeds het geval is: Niet altijd, maar als ik hen dan even herinner aan dat papier dat ze ooit hebben gekregen met een pin- en een pukcode, dan vinden ze dit document meestal binnen de minuut terug! Naast de betrouwbaarheid van de elektronische handtekening zijn er voor Dirk Defooz nog 2 grote voordelen: Het niet meer moeten afdrukken van documenten en de snelheid van werken. Inderdaad, de volledige flow kan nu immers digitaal verlopen als u met maatschappijen werkt die hun bijvoegsels via AS/ Web sturen. De klant kan bovendien automatisch zijn ondertekende documenten online raadplegen en weet dus te allen tijde wat hij getekend heeft, aldus Dirk. En een nieuwe scanner heeft het kantoor ook niet meer nodig: Een tijdje geleden stond ik op het punt om een nieuwe scanner te kopen, maar ik heb besloten dat ik dit toch niet ga doen. Ik ga ervan uit dat ik binnen dit en een jaar geen enkel document meer zal moeten inscannen, tenzij een klant dit aanlevert. Mee evolueren is de beste manier Volgens Dirk Defooz staan zijn klanten meer en meer open voor deze nieuwe technologieën, ze beseffen dat we in een digitale wereld komen. Niet enkel de jeugd, maar ook de oudere generatie: De oudere generatie is er misschien iets minder vlot mee weg, maar ook zij beseffen het belang ervan! Dirk Defooz sluit het interview dan ook af met een duidelijk pleidooi voor het mee evolueren met deze nieuwe technologieën: We kunnen ons niet voorstellen wat er binnen 10 jaar allemaal mogelijk zal zijn. Tegen de stroom ingaan kost veel moeite en dat heeft toch geen zin. Ik ben van mening dat we momenteel in een opstartfase zitten: het wordt misschien nog niet altijd allemaal even vaak gebruikt, maar dit geeft mij de mogelijkheid om er op mijn gemak in te komen. Ik denk dat makelaars die deze nieuwe technologieën nu nog niet gebruiken, binnen dit en een paar jaar extra energie zullen moeten investeren omdat ze te laat op de trein zijn gesprongen. Het is nu een voordeel dat je je rustig kan inwerken en uitzoeken hoe alles werkt. Vroeger hebben mensen ook moeten leren typen op een typmachine, hoewel ze toen vonden dat schrijven makkelijker ging en uiteindelijk gingen we zelfs van een typmachine naar een pc. Evolutie kan je toch niet tegenhouden, proberen mee te evolueren is nog altijd de beste manier volgens mij! Bij Portima kunnen we niet anders dan het hier volmondig mee eens zijn. Hartelijk dank voor dit interview!
10 Dematerialisatie Opnieuw spectaculaire vooruitgang in BRIO4YOU! Al enkele jaren is de dematerialisatie aan een opmars bezig in BRIO4YOU. We begonnen met de ontwikkeling van PLW en PLWplus waarmee u al uw dossiers (contracten, correspondenties, ) volledig gedigitaliseerd kan bewaren. Nadien lanceerden we, voor u en uw klanten, MyBroker waarmee verzekeringsgegevens online geraadpleegd kunnen worden. En nu is er de elektronische handtekening via eid. Met deze nieuwe functionaliteit kunnen we stellen dat opnieuw een cruciale stap werd genomen in het proces van de dematerialisatie. WIST U DAT? U om een document via eid te kunnen laten ondertekenen op uw tablet een geschikte kaartlezer moet hebben? U kan het model dat u nodig heeft, bestellen op BEN > Zelfbeheer > Bestellen eid reader. Een papierloos kantoor: het einde van een mythe Een papierloos kantoor wordt nu echt realiteit! Inderdaad, dankzij de elektronische handtekening met eid kan u papier definitief achterwege laten. Oordeel zelf: u gaat op bezoek bij een klant met uw tablet. Dankzij App4Broker heeft u op uw tablet probleemloos toegang tot het nieuwe contract dat nog ondertekend moet worden door uw klant. U ontving het contract diezelfde ochtend in pdfformaat van de maatschappij. Nadat u het contract heeft toegelicht, wil uw klant het ondertekenen. Het is niet meer nodig het contract te printen, u hoeft enkel nog uw eid-kaartlezer te verbinden met uw tablet en de identiteitskaart van uw klant in te geven. Uw klant geeft vervolgens zijn pincode in en klaar is kees: het contract is ondertekend! Ten slotte stelt u het contract ter beschikking van uw klant in MyBroker. In slechts enkele minuten heeft u een anders lang en omslachtig proces doorlopen: het contract in tweevoud printen, het laten ondertekenen, het inscannen, het eventueel klasseren in uw archief, het in een envelop steken en een kopie naar de klant versturen, Zodra u terug op kantoor bent, kan u het ondertekende contract toevoegen aan het BRIO4YOU-dossier van uw klant. Het volledige dossier van uw klant is nu gedigitaliseerd en gecentraliseerd. Gemakkelijk en efficiënt!
11 De voordelen van dematerialisatie Productiviteitswinst De verwerking van uw documenten gaat heel wat vlotter. Het is niet meer nodig uw documenten te posten, het klassement is geautomatiseerd, overzichtelijk en ordelijk. Een document terugzoeken wordt echt kinderspel! U bespaart dus op stockageplaats en zal bovendien minder kosten hebben (portkosten, drukkosten, ) Gecentraliseerde informatie Bescherming van de planeet De handtekening met eid: een cruciale stap in de dematerialisatie De mogelijkheid om documenten door uw klanten elektronisch te laten ondertekenen met hun eid was het enige dat een spectaculaire vooruitgang in de dematerialisatie van uw kantoor nog tegenhield. Sinds juni is ook dit mogelijk! De elektronische handtekening met eid kan op twee manieren gebeuren: ofwel laat u de klant het document ondertekenen via uw pc wanneer hij bij uw op kantoor is, ofwel kan u het document laten ondertekenen op uw tablet via de app App4Broker, hiervoor hoeft u dus niet op kantoor te zijn. Alle informatie is te allen tijde Op grote schaal heeft het vermijden toegankelijk voor uw medewerkers van papier een positieve impact op en kan op een veilige manier het milieu (behoud van bossen, strijd circuleren. De traceerbaarheid van de tegen het broeikaseffect, ). Door documenten zorgt er bovendien voor papierloos te werken, stelt u dus een dat u er zeker van kan zijn dat u met ecologische en duurzame geste. de laatste versie van het dossier werkt. Voortaan zijn er twee types van een handgeschreven handtekening elektronische handtekeningen nodig had. De elektronische beschikbaar in BRIO4YOU: handtekening met eid is immers Handtekenen via een de enige handtekening die een bevestigingsknop: deze rechter erkent als equivalent van handtekening wordt gebruikt voor een handgeschreven handtekening. elk document dat u per e-mail naar uw klant kan sturen om een We bespreken deze elektronische goedkeuring te vragen. handtekening verder in detail in het Handtekenen via de eid van artikel De elektronische handtekening uw klant: onmisbaar voor in 5 vragen. documenten waarvoor u vroeger
12 Dematerialisatie BRIO4YOU in cijfers AANTAL OPGELADEN DOCUMENTEN PER MAAND IN PLW(PLUS) KLANTEN DIE TOT MYBROKER TOEGANG HEBBEN 30.000 2.500.000 2.000.000 1.500.000 1.000.000 500.000 25.000 20.000 15.000 10.000 0 dec-08 dec-09 dec-10 dec-11 dec-12 dec-13 dec-14 juni-15 5.000 U bent steeds talrijker om de PLW(plus)-module te gebruiken (bijna 1.600 kantoren en meer dan 6.500 gebruikers). Dit vertaalt zich in een voortdurend groter wordend aantal opgeladen documenten in PLW(plus). Zo heeft u in juni op één maand tijd meer dan 1.900.000 documenten opgeladen! 0 03-2012 06-2012 09-2012 12-2012 03-2013 06-2013 09-2013 12-2013 03-2014 06-2014 09-2014 12-2014 03-2015 06-2015 Sinds een jaar nemen we een significante stijging waar in het aantal klanten die u toegang geeft tot MyBroker. In juli 2015 gebruikten al meer dan 27.000 consumenten deze handige dienst. OVER DE ELEKTRONISCHE HANDTEKENING De elektronische handtekening wordt steeds vaker gebruikt. Al meer dan 15.000 klantenfiches werden elektronisch ondertekend met de bevestigingsknop en 1.700 financiële overzichten werden ondertekend via de eid. Sinds maart kan ook om het even welk document elektronisch ondertekend worden. 1.250 documenten werden intussen zo ondertekend.
13 BRIO4YOU Binnenkort geïntegreerde telefonie! U wil graag de naam van de klant die u belt kennen nog voor u de telefoon heeft opgenomen? Een telefoonnummer intypen is voor u tijdverlies of een bron van ergernis waar u graag vanaf wil? Dan is geïntegreerde telefonie voor u gemaakt! Portima werkt momenteel aan een oplossing voor geïntegreerde telefonie in BRIO4YOU. Het doel is dubbel: inkomende en uitgaande oproepen beheren. Het herkennen van inkomende oproepen: zodra een klant u belt, verschijnt er een pop-up op uw scherm met het nummer van uw gesprekspartner. Als het gaat om een klant of prospect die opgenomen is in uw BRIO4YOUbeheerpakket volstaat een klik op een knop om de klantenfiche te openen. U krijgt zo direct alle informatie over uw klant te zien en dit zonder tijdverlies! Click to call : u moet een klant contacteren? Het volstaat te klikken op een knop in de klantenfiche van uw BRIO4YOUpakket om uw klant automatisch te bellen. Eenvoudig en praktisch! Om u deze nieuwe dienst aan te kunnen bieden, bestuderen we momenteel twee oplossingen waaruit u zal kunnen kiezen: Ofwel wil u uw telefooncentrale vervangen: in dit geval kiest u voor de Voice over IP oplossing ( in the cloud telefonie). Ofwel wil u uw telefooncentrale behouden. Dan kiest u voor de installatie van een server waarop alle namen en telefoonnummers van uw contacten worden geregistreerd. Deze gegevens zal u eenvoudig kunnen exporteren uit BRIO4YOU om vervolgens te importeren op de nieuwe server. Momenteel testen we beide oplossingen. We voorzien de commercialisatie hiervan in 2016.
14 Dematerialisatie De elektronische handtekening in 5 vragen 1. Hoe functioneert de elektronische handtekening van Portima? ONDERTEKENING VAN HET DOCUMENT via een bevestigingsknop of eid De elektronische handtekening heeft dezelfde functie als een handgeschreven handtekening. Handtekeningen helpen u volgende zaken te verzekeren: De identiteit van de persoon die getekend heeft: elke ondertekenaar moet zeker zijn dat zijn tegenpartij is wie hij beweert te zijn. TIJDSTEMPEL Elke elektronische handtekening moet verbonden zijn met een tijdstempel. Deze stempel kent een betrouwbare datum toe aan een document. De tijdstempel garandeert dat: Het document op de gegeven datum bestond. Het document niet werd gewijzigd sinds deze datum. De integriteit van het document: de inhoud van het ondertekende document kan niet gewijzigd worden zonder dat dit gedetecteerd wordt. De onweerlegbaarheid van de handtekening: de ondertekenaar kan niet weerleggen dat hij het document ondertekend heeft. De elektronische handtekening beschermt tegen de bewering Ik ben niet diegene die getekend heeft. Als een document lange tijd bewaard moet worden is een tijdstempel van fundamenteel belang: deze preciseert immers sinds wanneer het document integer is. De tijdstempel beschermt tegen de bewering: Dit is niet het document dat ik getekend heb. ARCHIVERING Alle elektronisch ondertekende documenten worden conform de BRIO4YOU PortiSign Archiving Policy bewaard op zwaar beveiligde servers. Het is daar dat alle originele documenten teruggevonden kunnen worden in geval van een geschil. Samengevat houdt de elektronische archivering alle procedures in die ervoor zorgen dat elektronische documenten op een beveiligde digitale drager bewaard, beschermd en gearchiveerd kunnen worden. De continuïteit, integriteit en confidentialiteit van gearchiveerde documenten kan zo wettelijk gegarandeerd worden.
15 handtekening met dezelfde waarde als een handgeschreven handtekening. 4. Wat gebeurt er als men probeert een document te wijzigen nadat het reeds ondertekend werd? 2. Welke elektronische handtekening moet ik gebruiken voor welke documenten? Niet alle documenten hebben dezelfde gevoeligheid en hoeven dus ook niet ondertekend te worden met de eid van uw klant. In sommige gevallen volstaat een goedkeuringsmechanisme. De informatieplicht is hier een goed voorbeeld van: een bevestigingsknop wordt gebruikt als handtekening. Elk document waarvoor u via e-mail goedkeuring zou vragen, kan voortaan dus ondertekend worden met de bevestigingsknop. In andere gevallen is een handtekening met eid nodig. Toch is ook de handtekening via de bevestigingsknop echt betrouwbaar: ze garandeert het moment waarop het document werd ondertekend (tijdstempel) en de integriteit van het document (het werd niet gewijzigd). Bovendien bevat ze de identificatie van de ondertekenaar in MyBroker. 3. Heeft een digitaal document dat elektronisch werd ondertekend dezelfde waarde als een papieren document? Ja, voor zover de handtekening werd gerealiseerd met een eid-kaart en het archiveringsproces correct werd uitgevoerd. De elektronische handtekening met eid van Portima voldoet aan deze voorwaarden. Belangrijk om weten is dat elke elektronische handtekening door een rechter beoordeeld moet worden (hij alleen kan beslissen over de geldigheid van de handtekening). In dit geval is er echter geen twijfel mogelijk daar het gaat om een elektronische handtekening met eid: de rechter zal de handtekening beschouwen als een Het is onmogelijk een elektronisch ondertekend document te wijzigen. Elke wijziging leidt immers automatisch tot een foutmelding bij het openen van het document. Een poging tot vervalsing zal dus onmogelijk slagen. 5. Momenteel moet de klant tekenen met zijn eid op de tablet of pc van de makelaar. Zal de klant dit ooit thuis op zijn eigen tablet of pc kunnen doen? Omwille van technische beperkingen op de pc van de klant (zoals de installatie van het certificaat van de Belgische staat, het instellen van specifieke software, de specifieke eid-kaartlezers, enz.) moet de klant inderdaad zijn contract bij zijn makelaar ondertekenen. We bekijken momenteel echter andere oplossingen om de klant van thuis uit zijn contract te kunnen laten tekenen. We houden u uiteraard op de hoogte van de evolutie van dit dossier.
16 Diensten Portima staat voor u klaar! Portima maakt er een erezaak van u steeds de beste service te bieden. Een goede service begint bij een goed product. We zorgen er dan ook voor dat uw BRIO4YOU-beheerpakket continu evolueert in functie van uw behoeften zodat u steeds een lengte voorsprong behoudt op uw concurrenten. We staan er bovendien op u zo goed mogelijk te helpen bij het gebruik van BRIO4YOU! Portima volgt zowel de evoluties van de verzekeringssector als de technologische evoluties van dichtbij op om te kunnen garanderen dat de ontwikkelingen van BRIO4YOU overeenstemmen met uw behoeften. Uw beheerpakket wordt dan ook 2 keer per jaar grondig bijgewerkt zodat u competitief blijft. En als de actualiteit erom vraagt, dan blijft het hier niet bij. Toen de nieuwe wetgeving van Twin Peaks II in voege trad, waren we er bijvoorbeeld onmiddellijk bij om de nodige ontwikkelingen te implementeren in BRIO4YOU. Uiteraard gebeuren deze evoluties steeds in samenspraak met u. Iedereen die met BRIO4YOU werkt, kan suggesties ter verbetering doorsturen via uc.brio@ portima.com of uc.brioplus@portima.com. Al uw aanvragen worden behandeld op de Users Club en u wordt nadien op de hoogte gebracht over de beslissing. De Users Clubs zijn als het ware uw spreekbuis. Om BRIO4YOU optimaal te kunnen gebruiken is ook een goede kennis van alle mogelijkheden onontbeerlijk. We stellen dan ook alles in het werk zodat u BRIO4YOU ten volle kan benutten: een team van specialisten dat al uw vragen snel en duidelijk beantwoordt, verscheidene opleidingen op maat, praktijkgerichte coachings bij u op kantoor en een handig extranet boordevol nuttige informatie! Ons Brokers Contact Center gratis tot uw dienst U heeft een probleem in uw beheerpakket en weet even niet meer hoe u verder moet? Geen nood, u kan dagelijks beroep doen op de experten van ons Brokers Contact Center! Zij staan elke werkdag van 8u30 tot 12u30 en van 13u30 tot 17u30 voor u klaar als u vragen heeft bij het gebruik van onze producten. Om de vlotte werking van uw kantoor niet te verstoren, engageren we ons bovendien om minimaal 90% van uw telefonische oproepen binnen de 30 seconden te beantwoorden en stellen we ons als doel 80% van uw vragen op te lossen binnen de 2 uur en 90% binnen de 4 uur. In de praktijk kwam dit in de eerste helft van dit jaar neer op respectievelijk: 96% binnen de 30 seconden, 91% binnen de 2 uur en 93% binnen de 4 uur. Op ons Brokers Contact Center kan u rekenen! Hartelijk bedankt voor uw vertrouwen! Vorig jaar gaf u ons opnieuw een zeer goede score bij de tevredenheidsenquête die door het onafhankelijk bureau ICMA werd uitgevoerd. U gaf te kennen dat u tevreden bent over onze producten en diensten en beloonde ons voor het derde jaar op rij met een A-label! We stellen zelfs vast dat er nog een licht stijgende trend merkbaar is in de onderliggende factoren. U erkent duidelijk de toegevoegde waarde van BRIO4YOU en onze diensten. We danken u voor uw vertrouwen en we blijven er alles aan doen opdat onze producten en diensten zo goed mogelijk aan uw behoeften voldoen.
17 BROKERS CONTACT CENTER Voor BRIOstartup, BRIOclassic en BRIO 02 404 44 22 help.brio@portima.com Voor BRIOplus 02 404 40 00 help.brioplus@portima.com Een brede waaier aan opleidingen Portima biedt u daarnaast het hele jaar door een brede waaier van opleidingen aan zodat u uw kennis van uw beheerpakket kan verhogen. Niet alleen de basis van BRIO4YOU komt aan bod, maar ook voor elke nieuwe belangrijke functionaliteit voorzien wij opleidingen zodat u de werking hiervan zo snel mogelijk onder de knie krijgt. De opleidingen gaan steeds door in goed uitgeruste lokalen met 1 pc per persoon onder leiding van ervaren en enthousiaste lesgevers. We beperken bewust het aantal deelnemers per opleiding zodat u steeds de nodige persoonlijke aandacht krijgt. Enkele bijkomende pluspunten: Bij u in de buurt: al onze opleidingen zijn gedecentraliseerd. U vindt dus een opleiding bij u in de buurt en hoeft bijgevolg niet te vrezen voor tijdverlies door files of lange trajecten. Kort maar krachtig: Op een enkele uitzondering na nemen onze opleidingen slechts een halve dag in beslag. Op enkele uren tijd leert u alles wat u moet weten. Regelmatig: Onze opleidingen worden met regelmaat georganiseerd. U zal dus steeds een opleiding vinden binnen afzienbare tijd. Focus op 1 thema: Elke opleiding wordt toegespitst op één thema. Zo behoudt u makkelijk het overzicht. Praktijkgerichte coaching bij u op kantoor Naast de opleidingen die klassikaal plaatsvinden, kan u ook gebruik maken van COACH4YOU. Dit zijn gepersonaliseerde coachings, aangepast aan uw behoeften, met telkens 1 doel: de productiviteit van uw kantoor een boost geven! Portima biedt 2 soorten coachings aan: de algemene coaching en de specifieke coaching. Tijdens een algemene coaching bepalen we hoe u BRIO4YOU in uw kantoor optimaal kan gebruiken. We gaan na of u en uw medewerkers de verschillende functionaliteiten van BRIO4YOU doeltreffend gebruiken en op basis hiervan stellen we een concreet actieplan op waarmee u
18 Diensten Portima staat voor u klaar! zoveel mogelijk voordeel kan halen uit uw beheerpakket. Een specifieke coaching behandelt 1 thema. Er bestaan 4 specifieke coachings: PLW/PLWplus, Briefwisseling, MyBroker/App4Broker en E-Marketing. We bespreken samen met u hoe u de gekozen functionaliteit zo efficiënt mogelijk kan benutten. Hierbij houden we uiteraard rekening met de specifieke noden en wensen binnen uw kantoor. Nieuw: BRIO4YOU en Twin Peaks II BRIO4YOU werd aangepast om eenvoudig te beantwoorden aan de eisen van Twin Peaks II. Maar kent u alle mogelijkheden die uw pakket u hiervoor biedt? Om u te helpen de uitdagingen van Twin Peaks II met slechts enkele klikken aan te gaan, organiseert Portima in uw regio informatiesessies BRIO4YOU en Twin Peaks II! BEN: een schat aan informatie Wil u snel even zelf iets opzoeken, dan is er altijd BEN (http://ben.portima.be). BEN, ons extranet, bevat een schat aan informatie over uw beheerpakket. U vindt er de releasenota s die u 2 keer per jaar uitleggen welke nieuwigheden er in BRIO4YOU verwerkt werden. Daarnaast vindt u er ook heel wat gedetailleerde handleidingen en Quick User Guides (QUG). De handleidingen leggen functionaliteiten grondig uit, terwijl de QUG s u beknopt maar efficiënt de belangrijkste dingen vertellen die u moet weten over een bepaalde functionaliteit. Bent u eerder visueel ingesteld? Dan kunnen onze korte demofilmpjes u misschien helpen. Deze animaties tonen u stap voor stap de verscheidene mogelijkheden van BRIO4YOU. INFORMATIESESSIES BRIO4YOU en Twin Peaks II De sessie is GRATIS VOOR 1 PERSOON VAN UW KANTOOR. Per bijkomende persoon betaalt u slechts 60 EUR (INCLUSIEF BTW). Schrijf u snel in via BEN > Opleidingen! U leest het, bij Portima doen we er alles aan om u te helpen uw productiviteit te verhogen.
19 Tips & tricks Wist u dat er een selectiebibliotheek bestaat in BRIO(plus)? De selectiebibliotheek vindt u via de module Selectie en Rapport in BRIO(plus). Met deze selecties verzamelt u in een minimum van tijd een maximum aan informatie: enkele klikken volstaan om de gewenste informatie uit uw beheerpakket te halen. De selecties werden onderverdeeld in drie categorieën: Management: hiermee kan u, onder andere, de evolutie van uw portefeuille opvolgen. Commercieel: hiermee kan u commerciële opportuniteiten identificeren in uw portefeuille. Controle: hiermee kan u verifiëren of gegevens correct werden ingevoerd. Nieuw! Naar aanleiding van de Twin Peaks II wetgeving hebben we aan de categorie Controle een nieuwe reeks selecties toegevoegd waarmee u bij een controle vlot kan antwoorden op de vragen van de FSMA. Deze selecties werden eveneens ter beschikking gesteld van de BRIOclassic-gebruikers. Zo kan u bijvoorbeeld gemakkelijk de lijst met alle Leven en Beleggingen contracten (en bijhorende commissies) sinds 1 mei 2015 uit uw beheerpakket halen. U kan deze lijst ook voor andere domeinen creëren. U vindt een overzicht van alle beschikbare selecties op BEN > Beheerpakketten in de sectie Handleidingen van uw beheerpakket. HOE EEN SELECTIE UITVOEREN? Klik op de optie Selectie uitvoeren in de pop-up Wat wilt u doen?. Klik op het tabblad Bibliotheek om de lijst met beschikbare selecties te bekijken. Klik twee keer op de selectie van uw keuze. Klik op Selectie uitvoeren om de selectie te lanceren en het resultaat te visualiseren.
Elektronisch handtekenen op tablet met de eid van uw klanten? BESCHIKBAAR Android & ipad VO O R TA BLET Het is mogelijk dankzij App4Broker! App4Broker is de nieuwe app van Portima voor BRIO4YOU-makelaars. Dankzij App4Broker, kan uw klant nu ook onmiddellijk via uw tablet allerhande belangrijke documenten elektronisch ondertekenen met zijn eid! Gemakkelijk, praktisch en efficiënt! En bovendien met dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening! Download App4Broker gratis. Meer info op www.brio4you.be/nl/app4broker