Stagegids CE/CO IEMES Versie 22 november 2012 Fontys Academy for Creative Industries INHOUDSOPGAVE 01. Wie wat waar? 02. Stageperioden 03. Procedure 04. Studiepunten 05. Eisen aan het stagebedrijf 06. Eisen aan de stageopdracht 07. Eisen aan de rapporten 08. Rol van de stagedocent 09. Herkansingen 10. Stageovereenkomst 11. Email 12. Stage in het buitenland 13. Vertrouwelijke rapporten
1. Wie wat waar? Fontys Academy for Creative Industries Prof. Goossenslaan 1-04 Postbus 90909 5000 GL Tilburg Coördinator Stageplaatsen ACI Lia Peijnenborg email: aci-meewerkstages@fontys.nl mobiel: 06-50242249 Goedkeuring stageplaatsen/opdrachten meewerkstages Afspraken met studenten over vragen m.b.t. meewerkstages/vacatures Toekennen stagedocent/beoordelaar Beheer van stageinformatie op sharepoint (stageovereenkomst, overzicht stagebedrijven) Aanbieden van actuele vacatures voor stageplaatsen Informatie verstrekken en voorlichting geven over stageprocedure Begeleiden bij beëindiging stageovereenkomst door één van de drie partijen Organisatie voorlichting/themadagen Bedrijfsbureau ACI: Etty Koolman email: e.koolman@fontys.nl telefoon: 08850 79854 Inleveren van stageverslagen/scripties Verwerken van cijfers beoordeling stageopdrachten/-verslagen Inzien van verslagen Inleveren HBO kennisbank formulieren (per email) Toetscodes Bevestigen stageovereenkomst naar alle betrokken partijen Opleidingscoördinator Werkveld IEMES: Raymond van Brussel email: aci-onderzoekstages@fontys.nl mobiel: 06-83980693 Goedkeuring stageplaatsen/opdrachten onderzoek- en buitenlandstages Afspraken met studenten over vragen m.b.t. onderzoekstages Verantwoordelijk voor stage-informatie online (stagegids, evaluatie- en beoordelingsformulieren) Bespreken van afwijkende normen (meewerk- en onderzoekstages) m.b.t. de gestelde procedure in de stagegids Verzorgen van algemene stagevoorlichting Verantwoordelijk voor het buiten schools curriculum van beide opleidingen Coördinator Internationaal IEMES: Lotte Bouhuijzen (interim semester 2) email: l.bouhuijzen@fontys.nl mobiel: 06-81466156 Aanvragen beurzen Betrouwbare stagebemiddelingsbureaus in het buitenland Advies voor het vinden van een stageplek Voorlichting buitenlandactiviteiten
Afstudeercoördinator CE IEMES: Sandra Smits email: s.smits@fontys.nl mobiel: 06-51994805 Afstudeercoördinator CO IEMES: Gaby Crucq-Toffolo email: g.crucq@fontys.nl mobiel: 06-52352852 Afstudeercoördinator CO IEMES: Lotte Bouhuijzen (interim) email: l.bouhuijzen@fontys.nl mobiel: 06-81466156 Eerste aanspreekpunt voor studenten die tijdens hun studie studievertraging oplopen Samen met student een plan op maat maken om de studievertraging zo snel mogelijk weg te werken Begeleidende, adviserende en coachende rol t.o.v. de student Opleidingscoördinator CO IEMES: Erik Frey email: e.frey@fontys.nl mobiel: 06-53934384 Opleidingscoördinator CE IEMES: Martine Mingaars email: m.mingaars@fontys.nl mobiel: 06-51356891 Verantwoordelijk voor het binnen schools curriculum per opleiding Teamleider IEMES: Nick Welman email: n.welman@fontys.nl mobiel: 06-50242236 Verantwoordelijk voor het totale curriculum van beide opleidingen
2. Stageperioden De opleidingen CE IEMES en CO IEMES hebben twee stageperioden: de meewerk- en onderzoekstage. Voorwaarde is dat de student voor het starten met de stage het assessment heeft behaald. De volgorde van de stages is als volgt bepaald: Meewerkstage jaar 3 Hoofdfase semester 1 (27-08-2012 t/m 01-02-2013) Onderzoekstage jaar 4 Afstudeerfase semester 2 (04-02-2013 t/m 12-07-2013) Voor CO cohort 2008-2009 geldt dat de onderzoekstage flexibel gepland kan worden. Indien er een gegronde reden is om hiervan af te wijken dient student in eerste instantie contact op te nemen met de studiecoach. Voorwaarde: onderzoekstage vindt altijd plaats na de meewerkstage. Beide stages dienen in de branches event, music, entertainment en gaming plaats te vinden. Dat kan bij een bedrijf in de creatieve industrie dat z'n core business richt op event, music, entertainment en gaming. Dat kan ook bij een bedrijf buiten de creatieve industrie bij een afdeling of project dat zich richt op event, music, entertainment en gaming. De aantekening IEMES (International Event, Music & Entertainment Studies) op het getuigschrift kan niet worden afgegeven indien beide stages buiten de bovengenoemde context hebben plaatsgevonden. De student bespreekt zowel de studievoortgang als de planning van de stages met de studiecoach. Elke stage valt samen met een onderwijssemester: de opleiding beschouwt de eerste dag van het semester als startdatum van de stageperiode, de laatste als einddatum van de stageperiode. Elke stage hoort alles bij elkaar een studielast te hebben van 840 uur verdeeld over een redelijke periode binnen het normale onderwijssemester van 18-21 weken. Het is de taak van de student om samen met het bedrijf af te spreken de werklast van 840 uur in redelijkheid te spreiden. Daarbij geldt altijd dat de student qua vakanties e.d. de arbeidsvoorwaarden van het bedrijf volgt. Bovendien is de studielast van de stage een bruto studielast. Dat betekent dat onder die totale 840 uur vallen: Het verwerven van de stage incl. de gehele administratieve afhandeling (stageovereenkomsten e.d.) Eventuele voorbereidingstijd bij een buitenlandstage, in redelijkheid in verhouding tot de stageduur Het bijhouden van je portfolio of het verzamelen van andere bewijslast tijdens de stage, die later bruikbaar is voor je portfolio en (afstudeer-)assessment Het schrijven van het stage- of onderzoekrapport De tijd voor assessments of gesprekken/beoordelingen die verband houden met de stage (en de voorbereiding daarvan) De student ontvangt stagebegeleiding van de opleiding (stagedocent) gedurende de weken die volgens de opleiding onder de stageperiode vallen. De student heeft geen aanspraak op begeleiding in weken die volgens de Fontys jaaragenda onderwijsvrij zijn. Je kunt vooraf geen voorkeur opgeven voor een stagedocent. Mocht je onverhoopt een stagedocent toegewezen krijgen waarmee het contact voorheen aantoonbaar moeizaam is verlopen, dan kun je bij het Praktijkbureau het verzoek indienen om een andere docent te krijgen. Je stagedocent krijg je uiterlijk in de eerste twee weken van je stageperiode toegewezen, of zoveel eerder als mogelijk is. Afwijkingen van bovenstaande normen zijn onderwerp van gesprek tussen de stagiair en de opleiding. Wil een stagebedrijf bijvoorbeeld eerder starten met de stage of langer doorgaan, dan ligt de uiteindelijke beslissing bij de Opleidingscoördinator Werkveld. Eerste aanspreekpunt voor deze vragen is de Coördinator Stageplaatsen.
3. Procedure VOORBEREIDING STAGE AFSPRAAK STUDIECOACH De student bespreekt zowel de studievoortgang als de planning van de stages met de studiecoach zo vroeg mogelijk in het studiejaar. ZOEK JE STAGEPLAATS Het is aan te raden tijdig te gaan zoeken naar een stageplaats. Begin met het zoeken van een stage in het buitenland bij voorkeur een jaar voor aanvang. Woon de stagevoorlichting bij voor handige adviezen. Je ontvangt daarvoor een uitnodiging. Raadpleeg de coördinator Internationaal indien je in het buitenland stage wil lopen. HAAL JE ASSESSMENT Stage is alleen toegankelijk indien je het assessment hebt behaald. Voor het assessment geldt een toelatingsdrempel. Check voor de toegangsnormen de Onderwijs- en Examenregeling (OER). STAGEOVEREENKOMST 1. Waar vind ik de stageovereenkomst: - Fontys ACI website, studentservice 2. Wie vult de overeenkomst in: - Student dient deze in het geheel in te vullen in en niet de stageplaats. Informatie aangaande de stageplaats vergaren en verwerken in de overeenkomst - Overeenkomst dient getypt te worden. Handmatig geschreven overeenkomsten worden niet in behandeling genomen. - Print de volledig ingevulde en getypte overeenkomst 3. Ondertekening: - Stageplaats - Student 4. Hoe en waar in te leveren: - Scan de overeenkomst - Via de Fontys mail naar het betreffende emailadres: o Meewerkstages aci-meewerkstages@fontys.nl o Onderzoekstages aci-onderzoekstages@fontys.nl - Overeenkomst hoeft niet in hardcopy ingeleverd te worden 5. Retour: - Opleiding ondertekent de overeenkomst - Zowel student als de stageplaats ontvangen een ondertekend exemplaar per mail van het Bedrijfsbureau. - De stage kan beginnen.
START STAGE NODIG JE STAGEDOCENT UIT Zo vroeg mogelijk, uiterlijk in de eerste twee weken van je stage, krijg je een stagedocent toegewezen. Je nodigt je stagedocent meteen uit voor een stagegesprek. Het is de bedoeling dat je stagedocent in de eerste maand van je stage het stagebedrijf bezoekt en een bespreking heeft met jou en je bedrijfsbegeleider. Stagedocenten zijn altijd bevoegd de stage te beëindigen indien zij situaties aantreffen die niet voldoen aan de opleidingseisen. STEL JE PLAN VAN AANPAK/ONDERZOEKVOORSTEL OP In het geval van een meewerkstage stel je binnen drie weken, na aanvang van de stage, een plan van aanpak op en je stuurt dat aan je stagedocent. In het geval van een onderzoekstage stel je binnen drie weken een onderzoekvoorstel op (inclusief tijdsplanning) en je stuurt dat aan je stagedocent. LEID JE STAGEGESPREK Stel vooraf een agenda op, ontvang je stagedocent bij je stagebedrijf, zit het stagegesprek voor met stagedocent en bedrijfsbegeleider. Vraag je stagedocent het plan van aanpak te accorderen. De uiteindelijke stageopdracht is onderdeel van het plan van aanpak. Leg, indien mogelijk, de datum van je eindgesprek vast. Leg alle andere termijnen vast die op de stagevoortgang van toepassing zijn. Schrijf een verslag van het stagegesprek en stuur dat binnen tien werkdagen naar je stagedocent. SCHRIJF JE RAPPORT Bij een meewerkstage schrijf je een stagerapport, bij een onderzoekstage een onderzoekrapport. Informeer je stagedocent ten minste maandelijks over de voortgang van je stage conform de afspraken die je in het stagegesprek hebt gemaakt. Tip: bij het schrijven van je voortgang is het verstandig dit te doen aan de hand van competenties en/of opgestelde leerdoelen. AFRONDING STAGE VOER JE EINDGESPREK Het eindgesprek voer je bij voorkeur op je stagebedrijf en heeft een vrije vorm: dialoog, presentatie, vergadering, zoals in onderling overleg tussen stagiair, stagedocent en bedrijfsbegeleider is vastgelegd tijdens het stagegesprek. Hierbij zijn de stagedocent en bedrijfsbegeleider aanwezig. Tijdens dit eindgesprek stelt de bedrijfsbegeleider vast of de stagiair de stagewerkzaamheden naar behoren heeft uitgevoerd. De bedrijfsbegeleider heeft daartoe vooraf het evaluatieformulier ingevuld. Schrijf een verslag van het eindgesprek, inclusief reflectie, en stuur dat ter ondertekening naar je stagedocent en voeg het ondertekende formulier toe als bijlage aan je rapport. Dit gesprek voer je voor semester 1 tussen 17-12-2012 en 11-01-2013 en voor semester 2 tussen 21-05-2013 t/m 31-05-2013. LEVER JE STAGE-/ONDERZOEKRAPPORT IN Inleveren van je stagerapport doe je in de eerste reguliere tentamenweek aan het eind van het stagesemester op de hieronder aangegeven dag die voor jou van toepassing is. Elk onderzoekrapport kan worden opgenomen in de HBO Kennisbank tenzij op de stageovereenkomst is aangegeven dat het rapport vertrouwelijk is. Indien dit in een later stadium bekend is, dien je dit per email door te geven aan het Bedrijfsbureau. Het stageverslag wordt door de balie alleen geaccepteerd als de omslag de vereiste informatie vermeldt: naam student, studentnummer, toetscode, naam stagebedrijf, naam bedrijfsbegeleider, naam beoordelend docent.
meewerkstage stagerapport in 2-voud + een digitale versie op usb-stick (deze wordt niet teruggegeven). afstudeer-/onderzoekrapport in 2-voud + een digitale versie op usb-stick (deze wordt niet teruggegeven). Voor CE tot en met Cohort 2008 geldt onderstaande variant: afstudeer-/onderzoekrapport in 3-voud + een digitale versie op usb-stick (deze wordt niet teruggegeven) Inleverdata: semester 1 18-01-2013 herkansing na semester 1 28-03-2013 semester 2 07-06-2013 herkansing na semester 2 12-08-2013 Je levert je documenten in bij de Studentbalie en tekent ter plekke voor het inleveren van de documenten. Inleveren door iemand anders kan alleen door een tekenbevoegde gemachtigde. Je stagedocent heeft daartoe vooraf toestemming gegeven en dat gemeld bij het Bedrijfsbureau. Wanneer je in het buitenland stage loopt en daardoor niet aan bovenstaande procedure kunt voldoen, dan dien je vooraf met je stagedocent duidelijke afspraken te maken over het inleveren van je stage-/onderzoekrapport. WACHT JE CIJFER AF Uiterlijk tien werkdagen na inlevering van je rapport, ontvang je de beoordeling van je rapport per email van de stagedocent. Print deze email en bewaar die. Je rapport is beoordeeld door een onafhankelijk docent, anders dan je stagedocent. Je stagedocent mag de beoordelend docent vooraf een mondeling cijferadvies geven.
4. Studiepunten Voor CO en CE worden de volgende studiepunten toegekend: Meewerkstage 20 studiepunten Onderzoekstage 20 studiepunten Afstudeerassessment 20 studiepunten (hierin worden alle competenties op niveau 3 afgetoetst). De studiebelasting van de stage bedraagt 840 uur en dat komt overeen met de te behalen studiepunten. De opleiding kent 20 studiepunten toe aan het stage-/onderzoekrapport als bewijs van de verrichte werkzaamheden. De opleiding kent in totaal ook nog 20 studiepunten toe op het eindassessment van de bachelor als bewijs van o.a. de tijdens de stage opgedane competentieverwerving.
5. Eisen aan het stagebedrijf Aan de stagebiedende organisatie stelt de opleiding de volgende eisen: Staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel of is op andere wijze een erkende, geregistreerde organisatie. Kan de student op HBO-niveau begeleiding bieden (vooropleiding/ervaring bedrijfsbegeleider, actueel kennisniveau, beschikbare tijd en aandacht). Betreffende afdeling is gerelateerd aan de branches event, music, entertainment of gaming. Biedt de student een adequate werkplek op de eigen locatie voor een volledige werkweek. Biedt de student voldoende contactmogelijkheden met diverse professionals binnen en buiten de organisatie. Deze eisen worden gecheckt bij indiening van de stageovereenkomst. De stagedocent controleert bij bezoek of de feitelijke situatie overeenkomt met de verstrekte informatie.
6. Eisen aan de stageopdracht Aan de stageopdracht stelt de opleiding de volgende algemene eisen. Heeft voldoende complexiteit en omvang om als HBO-niveau gekenmerkt te worden. Als richtlijn hierbij dienen de generieke HBO-kwalificaties / Dublin-descriptoren (zie Studiegids). Biedt de student de mogelijkheid te werken aan de vooropgestelde opleidingscompetenties (zie Studiegids). Biedt de mogelijkheid te werken aan kenmerkende beroepsproducten en in kenmerkende beroepssituaties. De opdracht inclusief het samenstellen van stage-/onderzoekrapport vindt plaats binnen de totale studielast van 840 uur. Bij een onderzoekstage geldt dat de stageopdracht gecombineerd mag worden met andere stage werkzaamheden, maar dat tweederde van de tijd beschikbaar blijft voor de stageopdracht. Specifieke eisen voor de meewerkstage CE IEMES De stagiair werkt aan een marketing gerelateerd plan gebaseerd op onderzoek (bv. verkoopplan, promotieplan, sponsorplan, marketingplan, marketingcommunicatieplan). Specifieke eisen voor de onderzoekstage CE IEMES De student voert een toegepast CE onderzoek uit met een aanbeveling in de vorm van een marketingplan of voorstel of de implementatie daarvan. Specifieke eisen voor de meewerkstage CO IEMES De stagiair ontwikkelt een branche gerelateerd concept en een communicatieplan (bv. marketingcommunicatieplan, corporate communicatieplan, intern communicatieplan). Specifieke eisen voor de onderzoekstage CO IEMES De stagiair voert een toegepast onderzoek uit dat leidt tot een (ver)nieuw(end) branche gerelateerd concept inclusief de daarbij behorende communicatiestrategie. Voorbeelden van goedgekeurde verslagen/onderzoekrapporten kun je inzien bij het Bedrijfsbureau (voor meer informatie zie pagina Wie Wat Waar). Maak hiervoor per mail een afspraak.
7. Eisen aan de rapporten Algemene eisen Elk rapport voldoet aan de eisen van de daarmee direct verbonden vakgebieden: Onderzoek / Marktonderzoek, Communicatie Praktijk, Writing / Copywriting. De opleiding hanteert als leidraad: N. Verhoeven, Wat is onderzoek?, 2010. Elk rapport bevat hoofdstuk reflectie waarin de stagiair het eigen leerproces evalueert (vergelijking doelstelling vooraf - resultaten achteraf; evaluatie van gemaakte keuzes; kritische zelfreflectie op beroepshouding en persoonlijke ontwikkeling gerelateerd aan de generieke hbo-kwalificaties; plannen voor de toekomst). Elk rapport bevat als bijlage het door de bedrijfsbegeleider ingevulde evaluatieformulier. (vanwege opname in de kennisbank dit document digitaal als los document inleveren, zodat de beoordeling niet in de kennisbank wordt opgenomen) Elk rapport bevat als bijlage het door de stagedocent ondertekende verslag van het eindgesprek. (vanwege opname in de kennisbank dit document digitaal als los document inleveren, zodat de beoordeling niet in de kennisbank wordt opgenomen) Elk rapport vermeldt op de titelpagina volledige gegevens van de stage verlenende organisatie en student inclusief studentnummer en correcte toetscode van de stage (zie studiegids). Specifieke eisen aan het stagerapport Meewerkstage: Een heldere beschrijving van de opdracht/taken en een duidelijke uitsplitsing van de bijdrage aan die werkzaamheden door de stagiair. Een kritische, eigen analyse van het bedrijf en de producten en diensten van het bedrijf. Specifieke eisen aan het onderzoekrapport Onderzoekstage: Een correct en volledig onderzoekverslag inclusief aanbevelingen (zie o.a. N. Verhoeven, Wat is onderzoek?, 2010 ISBN 9789059316713).
8. Rol van de stagedocent De stagedocent houdt toezicht op de algemene kwaliteit van de stageplaats en verifieert (doorlopend) of de werkzaamheden van meewerk- of onderzoekstage op hbo-niveau zijn. Zodra daarover twijfel bestaat, grijpt de stagedocent in. De stagedocent adviseert waar nodig, gevraagd of ongevraagd, de student over uitvoering van de werkzaamheden en samenstelling van de verslaglegging. De stagedocent is in die rol één van de professionals die de student adviseert of kan adviseren; de beslissing op welke wijze en in welke mate gehoor te geven aan de adviezen van de stagedocent blijft altijd een verantwoordelijkheid van de student. De student is dus altijd zelf verantwoordelijk voor alles wat beschreven wordt. De stagedocent daagt de student voortdurend uit tot kritische reflectie op het eigen functioneren. Daarmee stimuleert de stagedocent de student tot lerend gedrag.
9. Herkansingen De afronding van een stage is een tentamen in de zin van de wet. Hier geldt net als bij alle tentamens: een kans en één herkansing per studiejaar. Bij het niet of onvolledig inleveren van het stage-/onderzoekrapport op de voorgeschreven datum wordt het cijfer 1 toegekend. Haalt de student een onvoldoende bij de eerste kans, dan is er een herkansing in de eerstvolgende tentamenperiode. Behaalt een student bij de herkansing alsnog een onvoldoende, dan wordt de casus voorgelegd aan de Opleidingscoördinator Werkveld. De Opleidingscoördinator Werkveld kan twee besluiten nemen. A. Blijkbaar geeft de gevolgde stage ook na herkansing onvoldoende input voor het samenstellen van een adequaat stage-/onderzoekrapport. De student loopt opnieuw een vol semester stage en krijgt daarvoor een (nieuwe) stagedocent toegewezen. B. Blijkend uit o.a. het verslag van het eindgesprek, het evaluatieformulier en de bevindingen van de stagedocent schort het niet aan de kwaliteit van de gevolgde stage, maar aan het vermogen van de student een adequaat rapport samen te stellen. De student loopt geen nieuwe stage, krijgt wel een stagedocent toegewezen voor het herschrijven van het rapport. De Opleidingscoördinator Werkveld stelt de inleverdatum vast. Beleid van de Opleidingscoördinator Werkveld van Fontys ACI is dat de voorkeur uitgaat naar optie A, tenzij er dwingende redenen zijn voor B te kiezen. N.B. Komen in het eindgesprek stagedocent en bedrijfsbegeleider tot de conclusie dat de stage werkzaamheden niet naar behoren zijn uitgevoerd, dan levert de student alsnog een rapport in op de voorgeschreven inleverdatum. De beoordelend docent stelt op basis van alle informatie (rapport, evaluatieformulier, gespreksverslag) een eindcijfer vast. Indien dat onvoldoende is zal de Opleidingscoördinator Werkveld een besluit nemen over het vervolgtraject.
9. Stageovereenkomst De stageovereenkomst kun je vinden op sharepoint en Fontys ACI website. Let op: dit document dient VOLLEDIG ingevuld te zijn, anders kan deze niet in behandeling worden genomen en kan er dus geen stagedocent gekoppeld worden.
10. Email Alleen mail verzonden via officiële Fontys accounts worden behandeld. Hiervan wordt niet afgeweken. Je kunt je Fontys account overal benaderen via webmail.fontys.nl.
11. Stage in het buitenland Loop je stage in het buitenland, dan zul je niet altijd in de gelegenheid zijn aan eerder genoemde vereisten te voldoen. Raadpleeg daarom vooraf de opleidingscoördinator Werkveld en maak daarmee maatwerkafspraken. De met de opleidingscoördinator Werkveld vastgelegde afspraken zijn bindend, mits je een verslag hebt geschreven van de afspraken en dat door de opleidingscoördinator Werkveld hebt laten ondertekenen. Hulp bij het vinden van buitenlandse stageplaatsen en advies bij het afsluiten van verzekeringen, studiebeurzen e.d. krijg je bij de coördinator Internationaal.
12. Vertrouwelijke rapporten Indien de stagiair een rapport gaat samenstellen met een vertrouwelijk karakter dan dient dit aangegeven te worden op de stageovereenkomst. In dat geval wordt het rapport alleen opgenomen in het archief en ontvangt de student de andere ingeleverde hard copy versie na beoordeling retour. Eveneens dient een vertrouwelijk rapport ook digitaal ingeleverd te worden op usb-stick/dvd in verband met plagiaatcontrole. Het rapport vermeldt de aanduiding "VERTROUWELIJK" in hoofdletters op de omslag en op elke pagina als koptekst of voettekst.