Ziekteverzuimbeleid Stichting R.K. Schoolbestuur Culemborg e.o.
Inhoud - Inleiding 3 - Welzijn 4 - Registratie 5 - Ziekmelding 6 - Ziekteperiode 7 - Werkhervatting 8 - Tijdpad 9 - Bijlage 1: Protocol ziektevervanging 10 - Bijlage 2: Overzicht beleidsplannen en protocollen 13 - Bijlage 3: Praktische invulling 14 2008--10--13 Ziiektteverrzuiimbelleiid SRKSC 2
INLEIDING In het Strategisch Beleidsplan is de volgende tekst opgenomen: In het personeelsbeleid geven wij om diezelfde reden prioriteit aan het werk van de leerkracht en beschouwen hun welbevinden als een groot goed. Om hun werken positief te beïnvloeden, investeren wij met algemene en individuele maatregelen in hun werkklimaat en deskundigheidsontwikk e- ling. Hieruit blijkt de intentie van waaruit dit verzuimbeleid en andere aan het welzijn van het personeel gerelateerde beleidsplannen geschreven zijn. Onder het ziekteverzuimbeleid verstaat de SRKSC het geheel aan plannen en maatregelen gericht op het bevorderen van het welzijn van de werknemers, het voorkomen en/of verminderen van ziekteverzuim én alle activiteiten tijdens de ziekteverzuimperiode, gericht op begeleiding en terugkeer van de werknemer. Alle activiteiten zijn gericht op het bevorderen van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van de werknemer in relatie tot zijn werk. Dit maakt het ziekteverzuimbeleid onlosmakelijk verbonden met verschillende fingerende beleidsplannen en protocollen. Een overzicht hiervan is opgenomen in bijlage 2. Naast het feit dat een verzuimbeleid een belangrijk onderdeel is van een goed arbo- en personeelsbeleid, bepaalt de wet dat er een geschreven ziekteverzuimbeleid dient te zijn. De verantwoordelijkheid voor het opstellen van het verzuimbeleid ligt bij de algemeen directeur, de verantwoordelijkheid voor de uitvoering ligt in eerste instantie bij de locatieleiders. Zij worden hierbij desgewenst ondersteund door de algemeen directeur. Op het moment dat sprake is van (dreigend) langdurig verzuim draagt de locatieleider de directe verantwoordelijkheid over aan de algemeen directeur die zorg draagt voor een correcte uitvoering van de regelgeving. Hij is verantwoordelijk voor het contact tussen werkgever en werknemer en verzorgt het contact met de ARBO-dienst. De praktische uitwerking van het begeleidingstraject blijft de verantwoordelijkheid van de locatieleider. 2008--10--13 Ziiektteverrzuiimbelleiid SRKSC 3
WELZIJN Het bevorderen van het welzijn van het personeel van de SRKSC wordt allereerst ingegeven door de wens om een goed werkgever te zijn. Tevens zal een werknemer die zich wel voelt beter functioneren, hetgeen de kwaliteit van het onderwijs op de scholen ten goede komt. Het bevorderen van welzijn is tevens een preventieve maatregel in het kader van verzuimbeleid, immers, voorkomen is beter dan genezen. De essentie van preventie is dat we beschikken over middelen om potentieel verzuim beïnvloedende en belastende factoren te signaleren en passende acties te ondernemen. De volgende middelen worden hiertoe ingezet: - Het voeren van functioneringsgesprekken met de werknemer binnen vastgestelde termijnen en volgens een vastgestelde procedure (Functioneringsbeleidsplan); - Het (laten) uitvoeren van een risico inventarisatie (RI&E) en deze als vast agendapunt opnemen in de vergadering van de medezeggenschapsraad (Arbo-beleidsplan); - Het aanstellen van preventiemedewerkers. Zij zijn initiator, coördinator, aanspreekpunt, enz. binnen de organisatie betreffende arbo-omstandigheden (Arbo-beleidsplan); - Deskundigheidsbevordering op basis van individuele wensen (Nascholingsbeleid); - Leeftijdsbewust personeelsbeleid (Arbo-beleidsplan); - Het zo goed mogelijk beschrijven van de organisatie, de werkwijze en de reactie op mogelijke ingrijpende situaties (protocollen), waardoor de continuïteit van de organisatie wordt gewaarborgd en waaraan individuen houvast kunnen vinden. Daar waar deze documenten een directe relatie hebben met het welzijn van personeel zijn ze in de bijlage genoemd; - De Arbo-dienst en het Vervangingsfonds zijn instanties waarvan diensten kunnen worden afgenomen die ook in preventieve zin kunnen worden ingezet. - De algemeen directeur en de locatieleiders ruimen in hun regulier overleg ruimte op de agenda in voor de bespreking van personeelszaken, waarbij specifiek wordt stilgestaan bij het welzijn van de werknemers. De geregistreerde gegevens en de daaraan gekoppelde analyse (zie registratie), signalen die de locatieleiders hebben ontvangen, actuele ziektegevallen en de eventuele exemplarische context daarvan komen daarbij aan de orde. Doel daarvan is lering te trekken om preventief te kunnen acteren. 2008--10--13 Ziiektteverrzuiimbelleiid SRKSC 4
REGISTRATIE De SRKSC voert een zorgvuldige registratie noodzakelijk om het beleid ten aanzien van het ziekteverzuim te kunnen sturen, evalueren en bij te stellen. De registratie en administratie wordt gevoerd door het administratiekantoor. De registratie van de verzuimgegevens levert over een bepaalde periode een overzicht op met gegevens, zoals: - het (voortschrijdend) ziekteverzuimpercentage per school en stichting; - de (gemiddelde) ziekteverzuimduur in dagen; - een indeling van het ziekteverzuim op grond van leeftijd, geslacht, Onderwijsgevend Personeel en Onderwijs Ondersteunend Personeel. Van deze gegevens wordt door de Arbo-dienst een analyse gemaakt. Deze overzichten en analyse worden in het managementteam, de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad en het bestuur besproken. Het huidige dienstverleningscontract is afgesloten met Achmea. Iedere werknemer kan (ook zonder ziek te zijn) de bedrijfsarts bezoeken voor een consult. Vanuit het in de inleiding al genoemde oogpunt dat het welbevinden van het personeel een groot goed geacht wordt binnen SRKSC, stellen de algemeen directeur en de locatieleidershet zeer op prijs dat de werknemer hiervan melding maakt. Het is echter niet verplicht. De bedrijfsarts, mw. Romeijn, is te bereiken via telefoonnummer 030-2829500. Met een medewerker die vaak wegens ziekte verzuimt, zulks ter beoordeling van de leidinggevende, maar in ieder geval indien binnen 12 maanden vaker dan 3 keer wordt verzuimd, wordt een verzuimgesprek gevoerd. Doel hiervan is het voorkomen van toekomstige ziekmeldingen door te achterhalen waarom diegene zich ziek meldt. Uiteraard kan een verzuimgesprek ook ingezet worden bij dreigend verzuim. Het verslag van dit gesprek wordt opgenomen in het personeelsdossier. 2008--10--13 Ziiektteverrzuiimbelleiid SRKSC 5
ZIEKTEVERZUIM Een werknemer die zich niet in staat acht zijn functie uit te oefenen, meldt dit zo spoedige mogelijk bij de locatieleider van de school. Indien de locatieleider niet bereikbaar is, wordt de ziekmelding gedaan bij de algemeen directeur. Een locatieleider die zich niet in staat acht zijn functie uit te oefenen, meldt dit bij de algemeen directeur respectievelijk de voorzitter van het bestuur. De algemeen directeur meldt zich ziek bij de voorzitter respectievelijk de secretaris. Naast de normale menselijke belangstelling, informeert de leidinggevende naar oorzaak, ernst en verwachte duur van de ziekte. Op basis van het gesprek kan de leidinggevende verzoeken andere werkzaamheden te verrichten dan direct de functie betreffende. Om misverstanden te voorkomen wordt opgemerkt dat de huisarts niet de bevoegde persoon is om te beslissen of er noodzaak is tot ziekteverzuim en/of er sprake is van arbeidsongeschiktheid. De enige personen die dit kunnen vaststellen en bepalen zijn de bedrijfsarts en het UWV. Indien de leidinggevende ziekteverzuim onontkoombaar acht, dient de locatieleider voor vervanging te zorgen. Aangezien dat vaak niet eenvoudig is, wordt personeelsleden gevraagd tijdig melding te maken van het voorgenomen ziekteverzuim. Mocht de zieke werknemer materiaal dat op school nodig is thuis hebben, wordt dit gemeld en ter beschikking gesteld. De wijze waarop de vervanging geregeld wordt, is vastgelegd in het protocol ziektevervanging dat vanaf vaststelling van het ziekteverzuimbeleid integraal onderdeel daarvan uitmaakt en om die reden als bijlage 1 is opgenomen. Op basis van de verkregen informatie handelt de locatieleider als volgt: - Indien naar verwachting de duur van het verzuim korter zal zijn dan tien dagen, wordt het verzuim geregistreerd en wordt een afspraak gemaakt voor een vervolgcontact. - Indien naar verwachting de duur van het verzuim langer zal zijn dan tien dagen, wordt dit gemeld aan de algemeen directeur. Deze neemt contact op met de werknemer en informeert de bedrijfsarts. Het eerste bezoek aan de bedrijfsarts vindt plaats uiterlijk na 6 weken in verband met de wettelijke verplichting om een probleemanalyse te laten maken. - Indien de oorzaak van het verzuim arbeidsgerelateerd lijkt te zijn, meldt de locatieleider dit aan de algemeen directeur. Binnen vier weken na de ziekmelding vindt een gesprek plaatst tussen algemeen directeur, de locatieleider en de werknemer. De locatieleider nodigt, na overleg met de algemeen directeur, de werknemer uit. Dit startgesprek heeft tot doel inzicht te krijgen in de aard van het verzuim en de beperkingen/mogelijkheden van de werknemer. N.a.v. dit gesprek worden afspraken gemaakt over het vervolgtraject en de gewenste stappen t.a.v. reïntegratie. Deze afspraken worden op papier gezet en kunnen gezien worden als start van de reïntegratie. De bedrijfsarts ontvangt een afschrift van dit verslag met het verzoek de werknemer op te roepen voor een eerste consult. Tevens wordt dit gesprek gebruikt om de werknemer informatie te geven over het ziekteverzuimbeleid en de verplichtingen die daaruit voortvloeien voor beide partijen. De locatieleider draagt zorg voor het vastleggen van elk contact in het dossier van de zieke werknemer. Contacten die de algemeen directeur in dit verband heeft, worden door hem vastgelegd en aan de locatieleider verstrekt, die voor archivering zorgt. 2008--10--13 Ziiektteverrzuiimbelleiid SRKSC 6
ZIEKTEPERIODE De zieke werknemer dient tijdens het ziekteverzuim bereikbaar te zijn voor de algemeen directeur en de locatieleider van de school, uiteraard voor zover dit de gezondheidstoestand toelaat. Gedurende de periode dat een werknemer wegens ziekte afwezig is, wordt regelmatig contact onderhouden door de locatieleider van de school. De eerste periode van zes weken tenminste één keer per week. Los van de sociale aspecten is dit een belangrijke voorwaarde voor een snelle terugkeer van de werknemer. Aangetoond is dat hoe langer een werknemer ziek is, hoe hoger de drempel voor terugkeer wordt. Zodoende is voor de direct leidinggevende een centrale rol weggelegd in de begeleiding van de zieke werknemer. Zo vlug als de gezondheidstoestand het toelaat, zal de werknemer door de locatieleider worden uitgenodigd om de school te bezoeken en deel te nemen aan sociale activiteiten teneinde de band met de school in stand te houden. In de contacten die de locatieleider onderhoudt, komen de volgende aspecten aan de orde: - afspraak voor een volgend contact; - de wijze van informeren van team, ouders en leerlingen; - hoe collega s contact met de zieke onderhouden; - of en hoe de vervanger contact met de zieke onderhoudt; - of en wanneer de algemeen directeur, locatieleider en/of collega s op bezoek komen; Van de zieke werknemer wordt verwacht dat hij/zij meewerkt aan een spoedig herstel en alles in het werk zal stellen om op zo n kort mogelijke termijn het werk te hervatten. Derhalve dienen aanwijzingen van de bedrijfsarts te worden opgevolgd. Naar aanleiding van de probleemanalyse die door de bedrijfsarts is gemaakt, maken algemeen directeur en werknemer gezamenlijk een Plan van Aanpak voor de reïntegratie en ondertekenen deze. Dit plan dient tenminste elke zes weken te worden geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. In dit plan worden tevens de vervolgcontacten vastgelegd. Tijdens de afwezigheid is het voor de zieke werknemer niet toegestaan werkzaamheden van welke aard dan ook te verrichten zonder toestemming van de bedrijfsarts en overleg met de algemeen directeur. 2008--10--13 Ziiektteverrzuiimbelleiid SRKSC 7
WERKHERVATTING Wanneer een werknemer na een korte periode van ziekteverzuim (>2 en <6 weken) zijn werk wil hervatten en hij de bedrijfsarts nog niet heeft geconsulteerd, dient minimaal een dag voor de werkhervatting overleg plaats te vinden met de locatieleider. Indien deze twijfelt over de arbeidsgeschiktheid van de werknemer, informeert hij de algemeen directeur. Deze kan de werknemer verplichten het advies van de bedrijfsarts over de medische geschiktheid t.a.v. de werkhervatting af te wachten. In alle gevallen waarbij de werknemer reeds bij de bedrijfsarts is geweest, heeft werknemer voor de werkhervatting toestemming van de bedrijfsarts nodig en die van de algemeen directeur. Een werknemer die (langdurig) wegens ziekte afwezig is geweest zal in principe zijn werkzaamheden planmatig hervatten. Het re-integratieplan wordt opgesteld, uitgevoerd en beëindigd onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur in overleg met de werknemer en op basis van advies van de bedrijfsarts en de locatieleider. Het oordeel van de bedrijfsarts is altijd een advies en niet bindend voor de werkgever en werknemer. Deze reïntegratie is bij aanvang gericht op werkhervatting in de eigen functie. Gedurende het reintegratietraject kan het echter wenselijk zijn niet-lesgebonden taken te verrichten. 2008--10--13 Ziiektteverrzuiimbelleiid SRKSC 8
TIJDPAD: - 1e ziektedag: werknemer vraagt ziekteverlof; - Week 1 6: Locatieleider en/of algemeen directeur houden wekelijks contact - < 4 weken: gesprek algemeen directeur, zieke werknemer en locatieleider - > 4 en < 6 weken: bezoek werknemer aan bedrijfsarts, probleemanalyse; - 0-6 weken: wekelijks contact locatieleider werknemer; - > 6 <8 weken: opstellen Plan van Aanpak WIA; - elke 6 weken vindt een evaluatie plaats en eventueel een bijstelling; - week 13: werkgever meldt ziekmelding bij UWV; - week 52: eerstejaarsevaluatie Plan van Aanpak WIA naar UWV; - tweede ziektejaar 70 % loon; - week 87-91: Re-integratieverslag samenstellen en WIA uitkering aanvragen bij UWV; - 24 maanden: uitslag aanvraag WIA uitkering bekend, op basis daarvan wordt vervolg bepaald. 2008--10--13 Ziiektteverrzuiimbelleiid SRKSC 9
Bijlage 1 (integraal onderdeel van het ziekteverzuimbeleid) Protocol Ziektevervanging A. ONDERWIJZEND EN ONDERWIJSONDERSTEUNEND PERSONEEL Ziekmelding De leerkracht meldt zo spoedig mogelijk zijn / haar voorgenomen afwezigheid aan de directie, die zonodig vervanging probeert te realiseren. Ziektevervanging Procedure vervanging zoeken: - Vervangingslijst raadplegen. De locatieleider stelt de vervanger op de hoogte van het benoemingsbeleid. - Leerkrachten die een duobaan invullen vervangen elkaar. Gezien het feit dat personeelsleden voor een parttime betrekking hebben gekozen, gaat het hierbij veelal om een korte periode waarin zonodig gezocht kan worden naar een structurele oplossing. - Een parttimer werkt extra. Ook hier geldt de opmerking gemaakt bij het tweede punt. Bedoelde parttimer kan ook een leerkracht van een andere school binnen de stichting zijn. - Eén of meer leerkrachten leveren hun ADV of Bapo in en krijgen deze op een ander moment gecompenseerd of uitbetaald. Voorop staat op overeenstemming gericht overleg tussen directie en personeelslid, maar de directie kan zo nodig eigenmachtig besluiten compensatieverlof op een ander moment te verlenen. - Voor een korte periode wordt een beroep gedaan op ambulante mensen: remedial teacher, intern begeleider of locatieleider. Een korte periode, waarin zo nodig gezocht kan worden naar een structurele oplossing, omdat het reguliere werk van deze ambulante personeelsleden ook voortgang behoeft. Vanaf dit moment dient de algemeen directeur betrokken te worden. - Een vierde jaars PABO-stagiaire. Indien deze nog geen leer- arbeidsovereenkomst heeft, wordt de periode van vervanging uitbetaald. - Onderwijsassistent (met een dienstverband), waarbij de leerkracht van een aangrenzende groep de supervisie uitoefent. - Indien geen vervanger beschikbaar is, worden groepen zo mogelijk herverdeeld. Lesverzuim Indien geen andere oplossing voor handen is, wordt de ouders van één groep verzocht hun kind thuis te houden. Het bevoegd gezag en de inspectie worden hiervan in kennis gesteld. Regels m.b.t. het verzoek aan ouders hun kind thuis te houden: - Kinderen worden niet de zelfde dag naar huis gestuurd. - De ouders van alle kinderen worden (zo tijdig mogelijk) op de hoogte gesteld van de dag(en) waarop hun kind geen les kan volgen. - Groepen blijven per toerbeurt thuis. - De leerkracht van de groep die thuis moet blijven, neemt de lesgevende taken van de zieke collega over. - De lesstof wordt zo goed mogelijk afgewerkt, waarbij de hoofdvakken prioriteit genieten. - De leerkrachten dragen zorg voor een goede schriftelijke overdracht aan elkaar. 2008--10--13 Ziiektteverrzuiimbelleiid SRKSC 10
B. LOCATIELEIDERS - Een locatieleider meldt zich ziek bij de algemeen directeur. Naast de normale menselijke belangstelling, informeert de algemeen directeur naar oorzaak, ernst en verwachte duur van de ziekte. - De algemeen directeur informeert de voorzitter van het bestuur en de andere locatieleiders. - De algemeen directeur gaat na op welke wijze de voortgang van de school c.q. locatie het best gewaarborgd kan worden. - Indien duidelijk is dat de afwezigheid langer dan ca. vijf weken zal gaan duren, wordt de vervanging structureel geregeld, waarbij in eerste instantie binnen het managementteam de oplossing wordt gezocht. - De intern begeleider wordt betrokken bij de invulling van de vervanging en zo mogelijk functioneel ingezet. - De verzuimbegeleiding wordt verzorgd door de algemeen directeur. 2008--10--13 Ziiektteverrzuiimbelleiid SRKSC 11
C. ALGEMEEN DIRECTEUR - De algemeen directeur meldt zich ziek bij de voorzitter van het bestuur. Naast de normale menselijke belangstelling, informeert de voorzitter naar oorzaak, ernst en verwachte duur van de ziekte. - Afhankelijk van de situatie informeert de voorzitter of de algemeen directeur de locatieleiders. - Indien duidelijk is dat de afwezigheid langer dan ca. vijf weken zal gaan duren, wordt zo spoedig mogelijk een interim directeur aangetrokken. Het initiatief hiertoe neemt de voorzitter van het bestuur. - De verzuimbegeleiding wordt verzorgd door de voorzitter van het bestuur. Bij kortstondige afwezigheid wordt één van de locatieleiders de primus inter pares. Daarmee is deze formeel waarnemend algemeen directeur. Deze locatieleider wordt voor zijn/haar lesgevende taken vervangen en daardoor volledig ambulant. Daarnaast wordt de intern begeleider zo mogelijk van de lesgevende taken vrijgesteld, zodat deze ondersteuning kan bieden. De lopende bovenschoolse zaken behandelt de waarnemend algemeen directeur zo mogelijk in overleg met de algemeen directeur, ervan uitgaande dat deze daarvoor bereikbaar is. Indien dat onmogelijk is, wordt als volgt gehandeld: - Administratief wordt de waarnemer ondersteund door de administratief medewerkster van de school en de directie secretaresse. Op deze wijze kan de waarnemend algemeen directeur de administratieve werkzaamheden van school en stichting naar believen inrichten; - Voor bijeenkomsten die de algemeen directeur zou bijwonen, wordt de stichting zo mogelijk vertegenwoordigd door de waarnemend algemeen directeur en eventueel een bestuurslid. Indien aanwezigheid van een bestuurslid gewenst en/of vereist is, wordt bezien welk gebied hoofdonderwerp van de bijeenkomst is en afhankelijk daarvan wordt door de waarnemend directeur een beroep gedaan op: de voorzitter voor Onderwijs/Besturen overleg/algemene zaken; de penningmeester voor Financiën; Indien deze verhinderd zijn, wordt de secretaris benaderd. Mochten bestuursleden een specifieke portefeuille hebben (bijvoorbeeld Huisvesting), worden zij voor die problematiek rechtstreeks betrokken. - De afhandeling van administratieve bescheiden gebeurt zo nodig in overleg met de secretaris. De waarnemend directeur neemt hiertoe initiatief; - De onderwijskundige voortgang van de scholen blijft in handen van de locatieleiders. Als gebruikelijk overleggen zij met de waarnemend algemeen directeur. Indien nodig schakelt deze overeenkomstig genoemde beleidsterreinen een bestuurslid in; Op het bestuurskantoor is beschikbaar: - een lijst met telefoonnummers van bestuursleden en locatieleiders - personeelslijst - een lijst met wachtwoorden 2008--10--13 Ziiektteverrzuiimbelleiid SRKSC 12
Bijlage 2 Beleidsplannen en protocollen die onlosmakelijk verbonden zijn met de doelstelling van het ziekteverzuimbeleid: het bevorderen van het welzijn van de werknemers en het voorkomen en/of verminderen van ziekteverzuim. Beleidsplannen - Arbo-beleidsplan - Begeleidingsplan - Functioneringsbeleid - Nascholingsbeleid - Mobiliteitsbeleid - Attentiebeleid - Crisisbeleid - Deeltijdbeleid - Privacy reglement Protocollen - Ziektevervanging - Hoofdluis - Schoolzwemmen 2008--10--13 Ziiektteverrzuiimbelleiid SRKSC 13
Bijlage 3 Praktische invulling protocol ziektevervanging C: Algemeen directeur: Waarnemend algemeen directeur Directie secretaresse Secretaresse RK Josefschool : mw. J.G.M. Bons de Lang (locatieleider RK Josefschool) : mw. B.A.M. Lammers : mw. B.A.M. Lammers 2008--10--13 Ziiektteverrzuiimbelleiid SRKSC 14