PROJECTMATIG WERKEN. Luk Indesteege

PROJECTMATIG WERKEN Luk Indesteege

Overzicht van de inhoud 1. Verschillende manieren van werken 2. Wat is een project? 3. Fasen in een project ---------------------------- 4. Beslissingen nemen 5. Projectbeheersing/projectmanagement

Doelstellingen Na deze bijeenkomsten: heb je een basisinzicht in projectmatig werken kan je een project faseren weet je hoe beslissingen in een project kunnen genomen worden heb je een inzicht in de 5 managementsaspecten van een project

Werkwijze oefeningen, actieve inbreng van de deelnemers beperkte stukjes theorie praktijkvoorbeelden, ervaringsuitwisseling interactie en vragen

Oefening 1 : kennismaking 1. Naam, functie of rol 2. Werk je in projecten? Wat is jouw taak hierin? 3. Wat zijn de problemen waar je tegenaan loopt in projecten? 4. Wat verwacht je van vandaag?

Overzicht van de inhoud 1. Verschillende manieren van werken 2. Wat is een project? 3. Fasen in een project 4. Beslissingen nemen 5. Projectbeheersing/projectmanagement

Projectmatig werken is niet nieuw

1. Er zijn meerdere manieren van werken 1. Routinematig werken: seriewerk standaardprocedures 2. Improviserend werken: innovatie creativiteit 3. Projectmatig werken: eenmalig tussen improviserend en routinematig werken Dit is geen kwalitatieve indeling!

Vergelijking werktypes improvisatie project routine onderwerp nieuw nieuw bekend resultaat onbekend gepland bekend regels weinig krijtlijnen procedures aanpak flexibel planmatig vast structuur weinig tijdelijk standaard

2. Projectmatig werken Tussen improviseren en seriewerk ligt projectmatig werken Een project heeft als kenmerken: Doel opdrachtgever Einddatum mijlpalen Budget geld, werkuren Structuur projectleider, medewerkers, werkpakketten WP

Oefening 2: wat is een project? omschrijf een eigen projecten (thuis of in het werk): doel periode, duur projectleider medewerkers

Drie succesvoorwaarden bij de start van een project Het projectvoorstel overleg tussen opdrachtgever en projectleider over het doel, het resultaat van het project De projectleider De geschikte persoon met de nodige competenties en bevoegdheden om het doel te kunnen bereiken De projectgroep een divers team dat o.l.v. de projectleider alle verschillende taken goed en tijdig uitvoert

succesvoorwaarde 1: vragen over het projectvoorstel Is er een akkoord (tussen opdrachtgever en projectleider) over het op te lossen probleem? Is het resultaat (doel) duidelijk omschreven? Is het resultaat een goede oplossing voor het probleem? Zijn er tegengestelde belangen?

succesvoorwaarde 2: vragen over de projectleider kent hij/zij de organisatie en het thema? is hij/zij bevoegd om te beslissen? heeft hij/zij organisatietalent? heeft hij/zij leidinggevende talenten? (mensen motiveren, communiceren, conflicten hanteren ) kan hij/zij goed samenwerken met de opdrachtgever?

succesvoorwaarde 3: vragen over het projectteam zijn de betrokken groepen, afdelingen, vertegenwoordigd? zijn de nodige (aanvullende) talenten aanwezig is de nodige werktijd beschikbaar en ingepland? zijn er tegenstrijdige belangen in het team? aanvaarden de teamleden het leiderschap van de projectleider?

structuur van een project Opdrachtgever DOEL projectleider Admin WP1 WP2 WP3 WP4

Extraatje bij succesvoorwaarden Een NAAM voor het project duidelijk link met het doel goed bekkend

Drie sleutelbegrippen bij projectmatig werken faseren project indelen in fasen (standaard) beslissen opdrachtgever geeft groen licht voor volgende fase beheersen is de taak van de projectleider Dit zijn de 3 thema s van deze opleiding

3. Projectfasering 0. initiatieffase 1. definitiefase 2. ontwerpfase 3. voorbereidingsfase 4. uitvoeringsfase 5. nazorgfase Doel: het project te kunnen overzien en de werkzaamheden te kunnen plannen

Fasering in een project 0. initiatief we gaan iets doen 1. definitiefase akkoord over wat we willen + PL, budget 2. ontwerpfase plan opstellen, offerte 3. voorbereiding afspraken maken 4. uitvoering nu gebeurt het 5. nazorg opruimen, onderhoud, toepassing

Oefening 3: projectfasering Herneem (per 2) een eigen project: Omschrijf kort de 5 fasen 1. Definitie 2. Ontwerp 3. Voorbereiding 4. Uitvoering 5. Nazorg en de bijbehorende mijlpalen

Projectfase 1 : definitie Doel: duidelijkheid over de opdracht krijgen Werkwijze: Overleg over de opdracht, keuzes maken Definiëren van doel en resultaat Bepalen van de einddatum Nodige middelen (mensen, dagen) inschatten Projectleider aanduiden Kwaliteitseisen vastleggen Eensgezindheid bereiken Mijlpaal 1: goedgekeurd projectopzet

Projectfase 2 : ontwerp Doel: precies plan van aanpak Werkwijze: Brainstormen met projectmedewerkers Activiteiten verdelen in fasen en werkpakketten Tijdsplanning opmaken Kosten berekenen, offerte maken, plan Mijlpaal 2 : een goedgekeurd projectplan (door de opdrachtgever) GO/NOGO

Projectfase 3 : voorbereiding Doel: alles klaar hebben voor uitvoering Werkwijze: Draaiboek / checklist opstellen Materialen bestellen Mensen inplannen Toeleveranciers vastleggen Risk management opstarten Communicatie opstarten Mijlpaal 3 : startensklaar

Projectfase 4 : uitvoering Doel: projectresultaat bouwen Werkwijze: Stap voor stap uitvoeren Kwaliteit bewaken Risk management Bijsturen Mijlpaal 4: projectresultaat klaar op tijd, volgens plan

Projectfase 5 : nazorg Doel: verankering in organisatie, blijvend gebruik Werkwijze: Nazorgplan uitvoeren disseminatie, inbedding, valorisatie. Al het tijdelijke opruimen Alle administratie afwerken Opleiding voor de gebruikers Onderhoud systematiseren Mijlpaal 5: project is af (oplevering), resultaat blijft

4.1 Het belang van beslismomenten veiligheid voor de opdrachtgever: Hij heeft informatie over het projectverloop Hij kan bijsturen Hij blijft betrokken veiligheid voor de projectmedewerkers Ze krijgen tussentijdse feedback Zij hebben een duidelijk kader Ze hebben vrijheid van werken binnen elke fase De kans op aanvaarding en succes is groot

4.2 Wie beslist, wanneer, waarover? Beslissen is een keuze maken, de andere mogelijkheden vallen af de projectleider beslist (met het team) gedurende elke fase de opdrachtgever beslist bij elke mijlpaal (na elke fase) indien afwezig: adviesgroep hoe: met beslisdocumenten

4.3 beslisdocumenten 1. Na de definitiefase: projectvoorstel Aanleiding, doel, resultaat, doelgroep, middelen, timing 2. Na de ontwerpfase: plan van aanpak Activiteiten, fasering, gedetailleerd budget, 3. Na de voorbereiding: draaiboek Detail van acties en middelen 4. Na de uitvoering: resultaat Beschrijving, publicatie, nazorgplan 5. Na de nazorg einddossier saldodossier, eindrapport

5. Projectbeheersing projectmanagement Derde sleutelelement naast faseren en beslissen De taken van de projectleider: Zorgen dat het project goed loopt en tijdig binnen budget het resultaat bereikt plannen en organiseren beheren en beheersen meten en bijsturen risicomanagement en brandjes blussen weten en laten weten

Projectbeheersing : 5 beheersaspecten 1. Tijd mijlpalen 2. Geld budgetbewaking 3. Kwaliteit gestelde eisen 4. Informatie duidelijkheid voor allen 5. Organisatie eenduidige afspraken Dit zijn de taken van een projectleider

5.1. TIJD beheersen werktijd per takenpakket en werkpakket WP totale werktijd verdelen over WP marges voorzien heen en weer denken van grof naar fijn plannen (nu fijn en later grof) doorlooptijd werktijd parallelle acties zijn mogelijk balkenplanning tijden strikt registreren en rapporteren

BALKENPLANNING J A N F E B M A A Week 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 WP1 Taak 1 WP1 Taak 2 WP1 Taak 3 WP2 Taak 1

Oefening 4: balkenplanning Omschrijf 6 activiteiten bij het bouwen van een huis, 2 per fase Ontwerp Voorbereiding Uitvoering Teken een eenvoudige balkenplanning in maanden

5.2. BUDGET beheersen Totale budget is de norm, en deelbudgetten per fase marges zijn mogelijk tussen fases kleine marges in geld = grotere marges in tijd of kwaliteit eerstvolgende fase wordt in detail uitgewerkt, latere fases grof werkelijke uitgaven strikt registreren na elke fase budgetcontrole en bijsturing vergeet de onderhoudskosten achteraf niet (nazorgfase) geen niet-gebudgetteerde uitgaven

5.3. INFORMATIE beheersen Communicatie kent 3 problemen: De zender het kanaal De ontvanger enkele verduidelijkingen: Gezegd gehoord Gehoord begrepen Begrepen aanvaard Aanvaard uitgevoerd Uitvoeren is nagenoeg onnatuurlijk

5.3. INFORMATIE beheersen duidelijke en eenduidige informatie goedgekeurd en op papier niet alle info aan iedereen: overdaad schaadt overzichtelijke documenten : Van wie + doelstelling Voor wie + verwachte actie Datum verzending + datum afhandeling info aan opdrachtgever: in beslisdocumenten info dient gearchiveerd (naamgeving)

5.4. KWALITEIT beheersen moeilijkst te omschrijven beheersfactor eisen zoveel mogelijk als (meetbare) kwaliteitsnormen in cijfervorm formuleren Effect voor de gebruikers Inhoud, omvang van het resultaat Vorm van het resultaat, presentatie karakter is afhankelijk van fase: 1+2: kwaliteitseisen omzetten in normen 3+4: handhaven van kwaliteitsnormen 4+5: toetsen van de normen ook hier zijn marges noodzakelijk

5.5. ORGANISATIE beheersen bevoegdheden vastleggen beslisstructuur vastleggen relatie met rest van de organisatie afspreken: de opdrachtgever moeit zich niet met de uitvoering de projectleider heeft bevoegdheid en vrijheid van handelen de projectmedewerkers werken zelfstandig, overleggen en beslissen mee en rapporteren (tijdelijk) aan de projectleider

Beheersaspecten integreren de 5 beheersaspecten beïnvloeden mekaar, vooral de marges bij elke mijlpaal moet de balans opgemaakt van alle 5, en de prioriteiten in de volgende fase een projectleider is maar gelukkig als de 5 beheersaspecten goed lopen

Nog enkele extraatjes hoe denken? eenvoudige denkregels hoe risico s verkleinen risk management hoe projectmatig werken intern verkopen? De voordelen softwarepakketten

Hoe werken in projecten: 3 regels 1. Eerst denken, dan doen 2. Van voren naar achteren denken en terug 3. Van grof naar fijn denken Deze 3 denkregels gelden in elke fase

Risk management nr Risico Impact Preventieve actie Evolutie 1 Curatieve actie 2 3 4 verder: financiële impact, wie?, prioriteiten..

Oefening 5: risk-management Project : studiebezoek in Spanje Omschrijf kort 5 risico s (brainstorming) Denk ook aan de fasen Ontwerp, Voorbereiding en Uitvoering Vul de Risk Management tabel in

Softwarepakketten voor projectmatig werken betalend: MS Project e.a. freeware: www.zoho.com http://ganttproject.biz/ www.openworkbench.org

Voordelen van projectmatig werken efficiënte inzet van schaarse mankracht PW is motiverend PW is overzichtelijk, veilig PW is leerrijk PW is afwisselend PW is niet-hiërarchisch

Vragen???

Dank voor uw aandachtige medewerking en tot ziens