Checklist Categoraal spreekuur Vink het onderdeel af als het is uitgevoerd. De onderdelen worden hieronder uitgewerkt. a. Doelgroep vaststellen b. Omvang doelgroep voor het categoraal spreekuur berekenen c. Benodigde tijd voor het spreekuur berekenen d. Aantal spreekuren per jaar en duur van het spreekuur berekenen e. Iedere medewerker een eigen agenda f. Synchronisatie van de agenda s g. Spreekkamer vrijmaken voor alle medewerkers h. Praktijkuitrusting op orde brengen i. Beschikbaarheid van de huisarts voor overleg tijdens de spreekuren van de andere medewerkers j. Afspraken maken over de taakverdeling k. Protocol opstellen voor alle overgedragen handelingen l. Controle- en oproepsysteem instellen m. Structureel werkoverleg inplannen n. Communicatie met patiënten o. Samenwerkingsafspraken Toelichting op de Checklist Categoraal spreekuur: Ad a. Doelgroep vaststellen Maak, indien gewenst, een keuze uit de doelgroepen voor het categoraal spreekuur. Mogelijke doelgroepen zijn: Patiënten met hart- en vaatziekten Patiënten met diabetes mellitus Patiënten met reumatoïde artritis Patiënten met hypertensie Patiënten die cholesterolverlagende middelen gebruiken Nog onbekende patiënten die u selecteert tijdens het spreekuur (zie Stroomschema Instroom CVRM via case-finding) Tip 1. Wij raden aan om het spreekuur te starten met patiënten bij wie al een verhoogd risico bekend is, dus patiënten met hart- en vaatziekten en patiënten die al anti-hypertensiva of cholesterolverlagende middelen gebruiken. Ook patiënten met diabetes mellitus en reumatoïde artritis zullen vaak voor CVRM in aanmerking komen. Als het spreekuur eenmaal goed loopt kunt u indien gewenst actief aan de slag met het opsporen van patiënten met risicofactoren voor hart- en vaatziekten (case-finding) of met het Preventieconsult (Module cardiometabool risico, zie hoofdstuk 6: Instroommanagement). Tip 2. Bij patiënten met diabetes kunt u de controle van het risicoprofiel en de behandeling waarschijnlijk gemakkelijker tijdens de reguliere jaarcontrole uitvoeren. In dat geval neemt u de diabetespatiënten niet mee in de berekeningen. Tip 3. Mogelijk zijn de aantallen ook al berekend bij het opstellen van een jaarver-
slag of jaarplan. Omgekeerd kunt u de hier berekende getallen verwerken in die documenten. Ad b. Omvang doelgroep voor het categoraal spreekuur berekenen U kunt nu de totale doelgroep voor het categoraal spreekuur berekenen. Uitgangspunt is dat u de doelgroep vaststelt door de ICPC-coderingen te gebruiken. Andere methoden om de omvang van de doelgroep vast te stellen en een uitgebreidere beschrijving vindt u in bijlage 1: Inventarisatie van patiënten met (mogelijk) verhoogd cardiovasculair risico. Vul alleen de categorieën patiënten in die u onder a heeft geselecteerd. Schema 1 Doelgroep Patiënten met hart- en vaatziekten K74 Angina pectoris K75 Acuut myocardinfarct K76 Andere/chronische ischemische hartziekte K89 Passagère cerebrale ischemie/tia K90.03 Cerebraal infarct K92.01 Claudicatio intermittens K99.01 Aneurysma aortae Patiënten met diabetes mellitus T90 Diabetes mellitus Patiënten met hypertensie K86 Essentiële hypertensie zonder orgaanbeschadiging K87 Hypertensie met orgaanbeschadiging Patiënten met hypercholesterolemie T93 Vetstofwisselingsstoornis (of opsporen van patiënten via medicatie) Patiënten met reumatoïde artritis L88.01 Reumatoïde artritis Totaal 1 Patiënten met meerdere coderingen tegelijk (handmatig controleren) Totaal 2 Aantal patiënten a b a - b Ga vervolgens na of het geselecteerde bestand actueel is. Zijn er personen vertrokken of overleden? Mist u namen van patiënten die zeker een verhoogd risico hebben? Zijn er patiënten bij die volledig onder controle zijn bij de specialist? Welke patiënten hebben een beperkte levensverwachting, bijvoorbeeld door ernstig hartfalen, en komen daardoor niet in aanmerking voor uitgebreide preventieve interventie? Maak een lijstje van deze patiënten en trek het aantal af van totaal 2. U weet nu het aantal bekende patiënten voor het categoraal spreekuur. Patiënten die niet op de lijst totaal 2 thuishoren c Patiënten die ontbreken op de lijst totaal 2 d Totaal 3: totaal aantal bekende patiënten voor categoraal spreekuur totaal 2 (= a b) - c + d
Als u actief aan de slag gaat met opsporing levert dit mogelijk een substantieel extra aantal patiënten op die voor het categoraal spreekuur in aanmerking komen. Dit wordt hier niet in de berekeningen meegenomen. Wanneer u gaat werken met het PreventieConsult (module cardiometabool) kunt u met de rekenmodellen in de gelijknamige PraktijkWijzer de tijdsbelasting en de verwachte opbrengst aan patiënten inschatten. Ad c. Benodigde tijd voor het spreekuur berekenen Uitgangspunt is dat de POH de volgende werkzaamheden verricht: Gegevens verzamelen voor het cardiovasculair risicoprofiel (risicoprofilering). De hoogte van het risico inschatten aan de hand van een tabel of met een softwareprogramma (risicoschatting). De verschillende behandelingsmogelijkheden doornemen met de patiënt en zijn eventuele vragen beantwoorden. De keuze voor een interventie en het opstellen van een behandelingsplan zijn taken van de huisarts. Nagaan of er risicofactoren zijn en of er behoefte is aan of noodzaak voor aanvullende behandeling of bijstelling van de behandeling (controle). Patiënten begeleiden bij bijvoorbeeld stoppen met roken, afvallen, gezonder eten en meer bewegen. Schema 2 Benodigd aantal uren categoraal spreekuur (POH/PVK) Consult gericht op Benodigde tijd per consult Consulttijd x doelgroep Totaal aantal minuten Risicoprofi lering en risicoschatting 30 min 30 min x totaal 3 Evaluatie 15 min 15 min x totaal 3 Opstellen behandelingsplan 15 min 15 min x totaal 3 Controle 20 min 20 min x totaal 3 Begeleiding leefstijl 30 min 30 min x totaal 3 x. + Totaal aantal minuten gedeeld door 60 = totaal aantal uren categoraal spreekuur Toelichting op schema 2 Uitgangspunt is dat de huisarts de instelling op medicatie doet. De benodigde tijd hiervoor zit daarom niet verwerkt in het schema. De evaluatie en het opstellen van een behandelingsplan liggen deels bij de huisarts en deels bij de POH. In schema 2 is ervan uitgegaan dat bij alle bekende patiënten het risicoprofiel wordt opgesteld of het bestaande profiel aangevuld. Na het eerste jaar zult u minder volledige profielen hoeven op te stellen en meer profielen moeten aanvullen. De benodigde tijd zal dus korter worden. Het uitgangspunt is één controle per jaar voor alle patiënten met een verhoogd risico. Voor het gemak stellen we de doelgroep voor de controles gelijk met de totale doelgroep voor het categoraal spreekuur ( totaal 3 ). We nemen dus aan dat iedereen die voor risicoprofilering in aanmerking komt, daadwerkelijk een verhoogd risico blijkt te hebben en moet worden behandeld. In werkelijkheid zullen er patiënten zijn die bijvoorbeeld wel een verhoogde bloeddruk hebben, maar niet in aanmerking komen voor behandeling. De richtlijn meldt niet óf en hoe vaak u deze patiënten moet controleren. In dit boek raden we aan om bij deze patiënten eens in de drie tot vijf jaar het hele risicoprofiel te controleren. Op basis van even-
tuele veranderingen in het profiel kunt u dan besluiten alsnog een behandeling te starten. Van tevoren valt niet te berekenen om welk percentage van totaal 3 dit gaat. Omdat u toch tijd investeert in deze patiënten, negeren we het onderscheid in de berekening. De aanpassing van leefstijlfactoren kan de POH begeleiden. Houd daarbij wel rekening met de wens van de patiënt en de mogelijkheden van de praktijk. Vul zelf een schatting in, bijvoorbeeld 20 procent van alle patiënten die in aanmerking komen voor het categoraal spreekuur (20 procent van totaal 3 ). Bij Risicoprofilering en risicoschatting en Controle is tijd voor uitleg en voorlichting ingecalculeerd. De rekentijden voor deze onderdelen zijn schattingen. Op grond van ervaring kunt u de tijden zo nodig aanpassen. Ad d. Aantal spreekuren per jaar en duur van het spreekuur berekenen Deel het aantal uren door het aantal werkweken per jaar van de praktijkverpleegkundige/ POH. Dit geeft het aantal uren per week die u vult met een categoraal spreekuur cardiovasculair risicomanagement. U kunt nu de frequentie en het aantal uren per spreekuur vaststellen. De spreekuren moeten voldoende frequent zijn om voor de patiënten aantrekkelijk te zijn en om de medewerkers hun vaardigheden te laten behouden. Dat betekent ten minste wekelijks een aantal uren of een dagdeel. In formule: Totaal aantal uren gedeeld door aantal werkweken = (aantal uren per week) Gekozen frequentie: maal per week Aantal uren per spreekuur: uur (bereken apart voor eerste jaar en de daarop volgende jaren). Ad e. Iedere medewerker een eigen agenda Iedere medewerker moet een eigen agenda hebben. Ad f. Synchronisatie van de agenda s Een categoraal spreekuur verliest voor een patiënt snel zijn aantrekkelijkheid als hij lang moet wachten op een plek bij het spreekuur van een andere medewerker. Ad g. Spreekkamer vrijmaken voor alle medewerkers Tijdens de categorale spreekuren moet iedere betrokken medewerker een spreekkamer tot zijn beschikking hebben. Ad h. Praktijkuitrusting op orde brengen In iedere ruimte die voor het categoraal spreekuur wordt gebruikt moet de benodigde meetapparatuur en voldoende voorlichtingsmateriaal aanwezig zijn. Als men direct in het HIS registreert, moet een op een netwerk aangesloten computer in de kamer beschikbaar zijn. Ad i. Beschikbaarheid van de huisarts voor overleg tijdens de spreekuren van de andere medewerkers Het is belangrijk dat de huisarts tijdens het categorale spreekuur in de praktijk op afroep aanwezig is. Bovendien moet de praktijkverpleegkundige/poh, op basis
van spreekuurbevindingen, altijd naar de huisarts kunnen verwijzen. Het is dus niet verstandig het spreekuur van de huisarts die het categorale spreekuur begeleidt, helemaal vol te plannen. Het is ook mogelijk om de huisarts te laten deelnemen aan het categoraal spreekuur. Hij ziet dan bijvoorbeeld de patiënten voor wie een behandelingsplan moet worden opgesteld, en de patiënten die moeten worden ingesteld op medicamenteuze behandeling. Ad j. Afspraken maken over de taakverdeling Bespreek met alle betrokkenen bij het CVRM-spreekuur wie wat doet. U kunt daarvoor bijlage 11: Taakverdeling CVRM gebruiken. Ad k. Protocol opstellen voor alle overgedragen handelingen Alle handelingen die de huisarts overdraagt aan een praktijkmedewerker moeten protocollair worden vastgelegd. Zie hoofdstuk 1: Taakoverdracht en protocollen. Ad l. Controle- en oproepsysteem instellen De meeste patiënten met een verhoogd risico op hart- en vaatziekten komen in aanmerking voor jaarlijkse controle. Doel daarvan is problemen bij de behandeling te signaleren, de behandeling zo nodig bij te stellen en na te gaan of aanvullende behandelingen moeten worden gestart. Bij jaarlijkse controle is de frequentie laag, en bestaat de kans dat een deel van de patiënten de afspraak niet nakomt. U kunt het nakomen van controleafspraken bevorderen met: Een spreekuurkaartje Een afsprakenkaartje Signaleringformulier CVRM-controles Een oproepbrief Een herinneringsbrief (in het kader van het signalerings- en oproepsysteem als de patiënt niet verschenen is). Dit onderwerp is verder uitgewerkt in hoofdstuk 3: Vervolgafspraken: vastleggen, bewaken en oproepen. Genoemde materialen vindt u onder de bijlagen. Ad m. Structureel werkoverleg inplannen Alle hulpverleners moeten meedoen aan het werkoverleg. Zeker bij de start van het categoraal spreekuur zullen er nog veel aanloop- en afstemmingsproblemen zijn. In de opbouwfase van het categorale spreekuur verdient het aanbeveling om ieder spreekuur te besluiten met gezamenlijk overleg tussen huisarts en praktijkverpleegkundige/poh. Het doel van het overleg kan tweeledig zijn: enerzijds evaluatie van de spreekuurorganisatie, anderzijds inhoudelijk patiëntenoverleg en -overdracht. Ad n. Communicatie met patiënten Het instellen van een categoraal spreekuur cardiovasculair risicomanagement houdt waarschijnlijk twee grote wijzigingen in. In de eerste plaats gaat uw praktijk de preventie van hart- en vaatziekten systematisch uitvoeren, waarvoor u een speciaal spreekuur opzet. In de tweede plaats zult u taken overdragen aan andere praktijkmedewerkers. Het is van belang uw patiënten hierover goed te informeren. U kunt dit bijvoorbeeld doen wanneer u constateert dat een patiënt in aanmerking
komt voor het categoraal spreekuur of op het moment dat een patiënt die al behandeld wordt, een afspraak maakt voor controle. Het moet voor de patiënt duidelijk zijn dat het ondersteunend personeel bevoegd en kundig is om de taken en controles uit te voeren en dat u als huisarts regelmatig met het ondersteunend personeel overlegt. De patiënt mag niet het gevoel krijgen dat de weg naar de huisarts is afgesneden. Onder de bijlagen vindt u een voorbeeldbrief die u kunt gebruiken om patiënten te informeren. Ad o. Samenwerkingsafspraken Als u (een deel van) de leefstijlbegeleiding door hulpverleners buiten de praktijk wilt laten uitvoeren, kunt u hierover van tevoren samenwerkingsafspraken maken.