ISS verbetert grip op de organisatie met Microsoft Dynamics AX Met Microsoft Dynamics AX verbetert het Institute of Social Studies zijn backofficeprocessen. Rapportages zijn nu direct beschikbaar en hoeven niet meer handmatig te worden samengesteld. Ontdek welke voordelen ISS nog meer behaalt. Inleiding De aanwezige IT-voorzieningen sloten niet goed aan bij de dagelijkse bedrijfsvoering. Zo moesten financiële rapportages handmatig worden samengesteld. Een migratie naar Microsoft Dynamics AX bracht uitkomst. Administratieve processen verlopen nu sneller en financiële rapportages zijn met één druk op de knop beschikbaar. Institute of Social Studies Het Institute of Social Studies in Den Haag is een internationaal instituut voor hoger onderwijs op het gebied van sociale en economische veranderingen met nadruk op ontwikkelingsprocessen. Het ISS is vijftig jaar geleden opgericht door de Nederlandse universiteiten om bij te dragen aan verdere training en onderwijs van professionals met name uit de ontwikkelingslanden. Bij het Institute of Social Studies (ISS) werken ongeveer 150 stafleden uit diverse landen. Meer dan 8500 studenten uit meer dan 160 verschillende landen hebben bij het ISS gestudeerd. Huisvesting van de studenten is soms een probleem. Wim Knoester, hoofd financiële afdeling bij ISS: "Buitenlandse studenten hebben vaak moeite met het vinden van een kamer. Daarom hebben wij een aantal studentenhuizen met gemeubileerde kamers in beheer, waar zij tegen een eerlijke prijs terecht kunnen." Situatie van niet geïntegreerde en verouderde software
Met de aanwezige IT-architectuur werd het steeds moeilijker om het aanbieden van onderwijs én huisvesting goed te organiseren. Wim Knoester: "Onze applicaties waren deels maatwerk, deels verouderde standaardoplossingen. Onze collega's moesten gegevens meerdere malen invoeren want de applicaties waren nauwelijks geïntegreerd. Verder ontbrak een goede rapportagemogelijkheid, waardoor we veel tijd kwijt waren met het handmatig opstellen van de diverse rapportages. Ook een goed debiteurenoverzicht ontbrak." Geschikte standaardoplossing Het opleidingsinstituut wilde de administratieve processen stroomlijnen en het inzicht in zijn eigen bedrijfsvoering verbeteren. Omdat duidelijk was dat dit met de bestaande applicaties niet zou lukken, ging ISS op zoek naar een vervangend pakket dat de financiële processen zou kunnen ondersteunen. "Maatwerk hebben we niet overwogen want onze kernprocessen zijn voor een groot deel vergelijkbaar met die van andere opleidingen: studenten komen, studenten gaan", zegt Knoester. "Een aantal processen is wél bijzonder voor onze situatie, zoals de huuradministratie, studentenverzekeringen en projectfinanciering. We wilden daarom een standaardoplossing die aan onze specifieke wensen aan te passen is, zodat hij aansluit bij de manier waarop wij werken." Door de rapportagemogelijkheden van Microsoft Dynamics AX kunnen we beter sturen op de financiële status. Vroeger moesten we rapporten handmatig opstellen, dat kostte veel tijd en was foutgevoelig. Nu zijn ze met één druk op de knop beschikbaar. Wim Knoester, hoofd financiële afdeling Institute of Social Studies Keuze voor oplossing én partner ISS nodigde een aantal ICT-leveranciers uit om een voorstel te doen en beoordeelde hun proposities op de combinatie van oplossing én bedrijf. Wim Knoester legt uit: "Wij wilden ons niet blindstaren op de mogelijkheden van alleen de softwareoplossing. De kennis van de partner en de manier van samenwerken zijn minstens zo belangrijk voor de slagingskans van een dergelijke implementatie."
LogicaCMG was één van de uitgenodigde partijen. Hun Microsoft Dynamics AX-voorstel werd goed ontvangen. ISS was goed te spreken over het gebruiksgemak van Microsoft Dynamics AX en eerdere ervaringen met LogicaCMG boden het vertrouwen met deze partner in zee te gaan. "Door de laagdrempelige Windows-interface kunnen gebruikers vlot met de basisfuncties aan de slag. De meer geavanceerde mogelijkheden van Microsoft Dynamics AX ontdekken ze vaak zelf", aldus Knoester. "Bovendien kent Microsoft Dynamics AX naast een eigen client interface ook een web interface. We hoeven de client dus niet op alle machines te installeren, en dat maakt hem flexibeler inzetbaar. Beheertechnisch past deze oplossing goed in ons IT-platform, dat al voor een groot deel uit Microsoft producten bestaat." Oplossing met universele modules Microsoft Dynamics AX is een modulair ERP-platform met veel standaardfunctionaliteit aan boord. Via aanvullende modules kunnen branchespecifieke mogelijkheden worden toegevoegd. Op die manier is de oplossing toe te snijden op de wensen van in dit geval een opleidingsorganisatie, een specifieke afdeling en/of een specifieke medewerker. "De modulaire opzet van Microsoft Dynamics AX geeft organisaties de vrijheid om de functionaliteit die ze het hardst nodig hebben als eerste te implementeren. Na verloop van tijd kunnen zij het gebruik van Microsoft Dynamics AX uitbreiden, eventueel met behulp van losse modules die de mogelijkheden van het pakket vergroten en het laten aansluiten bij de manier van werken van de organisatie." Gerrit Noorman, adjunct-directeur LogicaCMG Een voorbeeld daarvan is de module 'huuradministratie' die LogicaCMG ontwikkelde en implementeerde voor ISS. Gerrit Noorman, adjunct directeur van LogicaCMG: "Er bestaan wereldwijd honderden modules die verschillende functionele gebieden afdekken. Als er ites geschikts in de markt verkrijgbaar dan kopen we dat gewoon in, maar in dit geval hebben we ervoor gekozen om zelf een module huuradministratie te bouwen omdat dit voor ISS de beste oplossing is.
Het voordeel voor de klant is tweeledig: ze dragen niet de volledige ontwikkelkosten, want de module is ook voor andere organisaties inzetbaar, en de module heeft een levenscyclus die vergelijkbaar is met op zichzelf staande applicaties. We brengen dus regelmatig updates en nieuwe versies uit op basis van vragen uit de markt. Daar profiteert de klant dan weer van." Quick win al tijdens implementatie LogicaCMG en ISS begonnen samen met het inrichten van Microsoft Dynamics AX. Het voorbereidende werk was toen al gedaan. Door samen de verantwoordelijkheid te nemen voor het implementatietraject, verliep de kennisoverdracht aan de medewerkers van ISS voorspoedig. "We hebben ons geconcentreerd op kleine functionele stapjes met snel aantoonbare winst voor eindgebruikers", aldus Noorman. "Microsoft Dynamics AX staat dat ook toe: je hoeft niet het hele ERPsysteem in één keer neer te zetten. Daardoor kan een organisatie voor zichzelf ruimte creëren en worden eindgebruikers niet overspoeld met vele nieuwe mogelijkheden." Speerpunt bij de implementatie, die in augustus was opgestart, was de overgang van de financiële administratie. Deze moest zijn afgerond vóór het begin van het nieuwe boekjaar. Dat vergde wel wat gewenning bij de administratieve medewerkers van ISS. Wim Knoester: "We grepen de implementatie aan om tegelijk ons grootboekschema aan te passen. Samen met de gewenning aan het nieuwe pakket, had onze afdeling administratie dus te maken met een dubbele overstap. Dat is dankzij hun inzet en de begeleiding van LogicaCMG prima gelukt." Sneller en efficiënter werken Met Microsoft Dynamics AX kunnen de medewerkers van ISS efficiënter werken. Gegevens worden niet meer overgetypt en rapportages zijn met één druk op de knop direct beschikbaar. Wim Knoester: "We beschikken nu sneller over betere managementinformatie, en dat helpt ons bij de efficiënte inzet van onze budgetten. Hoe beter we dat doen, des te meer studenten we kunnen opleiden. Op die manier helpt Microsoft Dynamics AX ons om onze primaire doelstellingen te verwezenlijken."
Eisen Betere financiële rapportage Geïntegreerde oplossing Geen maatwerk Voordelen Gebruikers hoeven gegevens nog maar één keer in te voeren Financiële overzichten direct beschikbaar Aanpasbare software Producten Microsoft Dynamics AX www.microsoft.nl/ax Links Institute of Social Studies - www.iss.nl LogicaCMG - www.logicacmg.nl