NIEUWE BTW FACTURATIE REGELS VANAF 01/01/13 A. Vooraf De nieuwe regels zijn ingevoerd om die conform te maken met de geldende EU BTW regels. Hieronder worden de meest ingrijpende wijzigingen vermeld. B. Wat moet er verplicht op een factuur vermeld worden om een rechtsgeldige factuur te zijn? Helaas merk ik vaak dat een aantal verkoopfacturen niet altijd helemaal voldoen aan de vereisten die door de BTW wetgeving bepaald zijn. Daarom vind je hieronder alle elementen die ZEKER op een verkoopfactuur moeten staan. 1) Factuurdatum: dat is de datum waarop de factuur wordt uitgereikt. Vanaf 01/01/13 hebt u tijd tot de 15 de van de maand die volgt op de levering van de goederen of diensten om de factuur op te maken (vroeger was dat tot de 5 de werkdag die volgde op de levering) 2) Volgnummer: dat is een uniek nummer dat wordt ingeschreven in het verkoopdagboek. De nummers moeten effectief op elkaar volgen. Let daar dus goed op. Er moet niet elk jaar met 001 begonnen worden. Je mag in principe gerust doornummeren. Voor het gemak van inboeken en vergelijken met het verkoopdagboek (dat wel jaarlijks met 001) begint, raad ik aan om elk nieuw BOEKJAAR met een nieuwe nummering te beginnen. Voorbeeld: stel dat het boekjaar afsluit op 31/3, dan nummer je de facturen van 01/04/2012 tot 31/03/13 met 12/001, 12/002 of 1213/001, 1213/002, enz 3) Identificatiegegevens: Dat is de volledige naam en adres. Indien je onder een vennootschap factureert, moet ook de vennootschapsvorm (BVBA, CommV, VOF) vermeld worden. 4) BTW nr: het is NIET noodzakelijk om én het BTW nr én het ondernemingsnummer te vermelden. Dat is immers hetzelfde nummer. Er wordt aangeraden om alleen het BTW nr te vermeld en niet alleen het ondernemingsnummer. Het is immers de BTW die de eisen stelt. 5) Identificatiegegevens van de klant: Dit is de volledige naam en adres van de klant. Het is dus van uitermate groot belang dat je bij de onderhandelingen of afhandeling van de zaak zeer goed weet aan wie je uiteindelijk moet factureren. Het komt nogal eens voor dat iemand meerdere vennootschappen heeft en dat je er van uit gaat dat de factuur op venn A moet komen, terwijl het uiteindelijk op venn B moest zijn. Als je het exacte adres van een klant wilt natrekken, kan dat via http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoekwoordenform.html 6) BTW nr klant: Dit moet enkel vermeld worden als de klant BTW-plichtig is natuurlijk. Om na te gaan als de klant je een correct BTW nr gegeven heeft, kan je dat nazien op: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/. Als je via deze opzoeking geen geldig BTW nr krijgt, kan je nog steeds via de link onder punt 5 mogelijk het juiste nummer opzoeken. 7) Datum van levering of beëindiging der werken of diensten: Dit is nieuw. Het volstaat immers niet meer om alleen de factuurdatum te vermelden. Voortaan moeten er dus op de factuur 2 data staan: 1) het factuurnummer en 2) de datum van levering of verrichting der werken of diensten (dus niet de beëindiging der werken of diensten). Dat heeft te maken met het feit dat het uitreiken van een factuur niet langer geldt als de opeisbaarheid van de BTW of de vaststelling van het belastbare feit. Geen paniek, later meer over deze 2 termen. 8) De omschrijving van de verkochte goederen of uitgevoerde diensten: het is belangrijk om daar nogal gedetailleerd in te zijn. Op die manier kan er makkelijker bepaald worden aan welk BTW tarief moet gefactureerd worden. Als de factuur een gevolg is van een eerder gemaakte offerte, mag je altijd naar die offerte verwijzen en moet je dus de omschrijving niet meer herhalen. Je bent dan wel verplicht om een kopie van de offerte aan de factuur vast te hechten. De offerte maakt dan integraal deel uit van de factuur.
9) Het bedrag waarop de BTW verschuldigd is: dat is de maatstaf van heffing (MVH). Je mag immers geen facturen opmaken waarbij de BTW inclusief is. De MVH en het BTW bedrag moeten telkens apart vermeld worden. Worden er goederen of diensten geleverd tegen verschillende BTW tarieven, dan moet er ook per BTW tarief een apart vak voorzien worden waarin de respectievelijke bedragen vermeld worden. 10) De eenheidsprijs: Moet eveneens vermeld worden en is er hoofdzakelijk voor diegenen die goederen leveren. Dat kan trouwens ook interessant zijn voor het stockbeheer: Op die manier kan je nagaan hoeveel stuks van een bepaald goed zijn verkocht. 11) Verrekening van de korting: Op kortingen moet er geen BTW gerekend worden. Dus is het interessant om die ook te gaan vermelden. Dat geldt dus ook voor korting-contant. Vb. U factureert een bedrag van 1.000 en wanneer de klant binnen de 2 weken betaalt, ontvangt hij een korting van 2% of 20. Dan moet je maar BTW gaan rekenen op die 980 (zijnde 205,80 als de BTW 21% is). Betaalt de klant binnen de 2 weken, dan betaalt hij 980+ 205,80= 1.185,80. Betaalt hij later dan betaalt hij 1.000+ 205,80= 1205,80).Hij betaalt dus NOOIT 1.210. 12) Het toepasselijke BTW tarief en totaal aan verschuldigde BTW: het toegepaste BTW tarief moet dus duidelijk vermeld worden als ook het totaal aan verschuldigde BTW. Het niet vermelden van één van deze elementen leidt ertoe dat je geen rechtsgeldige factuur hebt opgemaakt! Dat betekent ook dat uw klant geen geldige factuur heeft en ook de BTW in principe niet kan recupereren. Maar dat geldt ook andersom. Als jij geen rechtsgeldige factuur ontvangt, kan ook jij de BTW niet gaan recupereren. ONDERSCHAT DUS HET BELANG NIET. Er wordt ook gezegd dat de BTW controleurs daar meer en meer gaan op toezien. Weet ook dat er BOETES staan op het uitreiken van een verkeerde factuur. En die zijn niet mis: 1 ste overtreding: max 500 2 de overtreding: max 1.250 Volgende overtredingen: max 5.000 Naast deze gewone vormvereisten zijn er nog een aantal speciale vermeldingen mogelijk. Wat moet er extra vermeld worden door aannemers bij facturatie medecontractant? Tot dec 12 moest er op de factuur vermeld worden BTW te voldoen door de medecontractant, KB 1 art 20) Vanaf 01/01/13 volstaat de vermelding BTW verlegd. Dat is dus al voldoende. Wat moet er vermeld worden bij een intracommunautaire levering (levering van goederen en diensten binnen de EU) Wanneer het om goederen gaat vermeld u vrij van BTW wegens intracommunautaire levering. Dat is ook al voldoende Wanneer het om diensten gaat vermeld u kortweg BTW verlegd. Waarom dit verschil? Dit is België
Wat moet er vermeld worden bij de Margeregeling? Dit is bijna uitsluitend voor mijn klanten die 2 de handsauto s verkopen. Voortaan moet op de factuur de clausule Bijzondere regeling gebruikte goederen vermeld worden. C. De termen belastbaar feit en opeisbaarheid tot 2012 Het belastbaar feit is het moment waarom een handeling (levering van goederen of dienst) vastgesteld wordt en de BTW daarop kan worden geheven. Deze datum is van belang om te bepalen wanneer de factuur uiterlijk moet worden opgemaakt. De opeisbaarheid is de datum waarop de BTW dienst aanspraak kan maken op de verschuldigde BTW. Tot 2012 waren er 3 mogelijke tijdstippen waarop de BTW opeisbaar werd 1) De levering van de goederen of de beëindiging van de dienst 2) Het opmaken van een factuur als dat gebeurde vóór de levering of beëindiging van een dienst. 3) Het ontvangen van een (een deel van) de prijs als dat gebeurde voor de levering (bij voorschotfactuur). Vanaf 2013 zijn er slechts 2 mogelijke tijdstippen meer waarop de BTW opeisbaar wordt: 1) Bij de levering of het verrichten van een dienst 2) Bij het ontvangen van (een deel van) de prijs als dat gebeurt vóór de levering. In de meeste gevallen zal je niet echt op deze data moeten letten. Stel dat je een product verkoopt op 10/01/13. Dat goed wordt op 20/01/13 geleverd. De BTW is opeisbaar (moet dus worden opgenomen in de BTW aangifte van januari of het 1 ste kwartaal). Als je pas op 30/01/13 je factuur opmaakt, zal dat dus niets uitmaken: de BTW moet in januari of het 1 ste kwartaal worden opgenomen. Anders is het wanneer je een goed verkoopt op 20/03/13. Dat goed wordt geleverd op 27/03/13. De BTW moet in de aangifte van maart of het 1 ste kwartaal opgenomen worden. Wanneer je de factuur pas op 05/04/13 opmaakt, zal de BTW die je hierin opneemt, toch in de aangifte van maart of het 1 ste kwartaal moeten opgenomen worden. Voor de verwerking in de boekhouding is dat niet evident. Hier zijn dus 2 oplossingen voor. De 1 ste oplossing moet je zo veel mogelijk vermijden. Die bestaat erin dat je met een post-it duidelijk maakt dat de levering in maart of het 1 ste kwartaal gebeurde, zodat ik manueel de BTW in de correcte aangifte kan opnemen. Let op: de aanduiding van de datum van levering is een verplichte vermelding op de factuur. Vergeet dan ook niet om die facturen ook al mee te geven voor de verwerking van maart of het 1 ste kwartaal!! De 2 de oplossing is dat je de factuur op 31/03/13 opmaakt. Zo zal de BTW via het boekhoudprogramma sowieso in maart of het 1 ste kwartaal geboekt worden. Misschien is dit voor jou eigenlijk nauwelijks van toepassing: wanneer je iets verkoopt, lever je onmiddellijk en wordt ook onmiddellijk (of een paar dagen nadien) een factuur opgemaakt. Dus de datum van de uitgifte van de factuur en de datum van levering zijn dezelfde. Geen vuiltje aan de lucht dus. Toch nog even opmerken: als je op 15/01/13 een dienst verricht, dan MOET je uiterlijk op 15/02/13 de factuur hebben opgemaakt. Later MAG dus niet.
Werk je met voorschotfacturen, dan gaan de poppen aan het dansen. Zoals je hierboven kunt lezen, is de uitgifte van een factuur geen tijdstip van opeisbaarheid meer. Maw als je een voorschotfactuur opmaakt, betekent dit automatisch dat de goederen nog niet zijn geleverd of dat de dienst nog niet is verricht (anders zou het een eindfactuur zijn). Dat wil dus zeggen dat je op de voorschotfactuur geen BTW mag aanrekenen. Meer nog, als je een voorschotfactuur maakt, is die per definitie onjuist: je kunt immers de datum van de levering of betaling niet noteren omdat de levering nog niet heeft plaatsgevonden en de betaling ook nog niet is gebeurd. Oplossing: je maakt in eerste instantie geen voorschotfactuur meer, maar je stuurt in plaats daarvan een betalingsverzoek. Dat is een brief of gelijkaardig waarin je de klant vraagt om een deel van de overeengekomen prijs te betalen. Het wordt duidelijk met een voorbeeld. Stel dat je voor 2.000 goederen verkoopt (BTW tarief 21%) op 10/01/13, maar je komt met de koper overeen dat er vooraf 1.000 moet betaald worden (voorschot). De totale factuur zal 2.420 zijn. Er zijn 2 mogelijkheden: 1) Hij betaalt die 1.000 zonder dat daar een afzonderlijk document tegenover staat, maar dat zal niet zo dikwijls voorkomen, denk ik. 2) Jij stuurt hem een betalingsverzoek van 1.000 (dus excl BTW). De klant betaalt die 1.000 op 20/01/13. Op dat moment kan je een geldige voorschotfactuur maken: de datum van betaling is immers gekend, nl. 20/01/13. In die voorschotfactuur moet je nu ook de BTW opnemen. De factuur wordt dus 1.000 + BTW= 1.210. Maar dat betekent dus dat er dus nog een openstaand saldo is van. 210, zijnde de BTW. Je moet dus ook vragen dat de BTW op dat moment dus ook nog betaald wordt. Je ziet meteen dat er van een administratieve vereenvoudiging niet veel sprake is. Dat moet bij de wetgever ook zijn doorgedrongen en er is nu al sprake over een overgangsmaatregel of verduidelijking van de interpretatie. Het is afwachten wat er uiteindelijk uit de bus zal komen. Tot dan kan ik me alleen maar houden aan de regels die er op dit moment zijn. Maar laat me nog even verder gaan op het voorbeeld van daarnet. Je maakt een betalingsverzoek (excl BTW) op, de klant betaalt, je maakt een voorschotfactuur (incl BTW), de klant betaalt ook de BTW. Ik denk echter dat het 1 stap eenvoudiger kan. Weet één ding zeker, als je met voorschotten werkt, zal je STEEDS 2 DOCUMENTEN MOETEN MAKEN. Maar het is volgens mij mogelijk dat de klant maar 1 keer moet betalen. Op het betalingsverzoek vermeld je indicatief het bedrag van de BTW. Zo weet de klant hoeveel BTW hij nog moet betalen. Je kunt de klant niet tegenhouden wanneer die het totale bedrag in 1 keer overschrijft. Dus zowel de 1.000 als het bedrag van de BTW. Op die manier kan je nog steeds een geldige voorschotfactuur afleveren (incl BTW en met vermelding van de betaling), maar moet de klant daarna niet nog eens de BTW gaan bijstorten: dat heeft hij al gedaan. Het werkt natuurlijk ook omgekeerd. Als jij een voorschotfactuur ontvangt en de leverancier zou hier WEL BTW op aangerekend hebben, dan kan jij die BTW NIET aftrekken, zolang je die voorschotfactuur niet hebt betaald. Weet ook dat je na de betaling nog een correcte voorschotfactuur zult moeten krijgen: de datum van betaling zal immers op de eerste voorschotfactuur niet vermeld zijn. Dat kan pas vermeld worden nadat de betaling effectief is gebeurd. Dat betekent meteen dat zolang je die correcte voorschotfactuur niet hebt ontvangen, je de BTW niet kunt aftrekken. Het wordt dus opletten geblazen.
Opeisbaarheid bij een intracommunautaire levering Om het helemaal ingewikkeld te maken heeft de BTW gezegd dat het opmaken van de factuur WEL een reden tot opeisbaarheid is. Ten minste als die factuur betrekking heeft op de volledige prijs. Voorbeeld: Je levert op 18/01/13 een partij goederen aan Nederland. Je maakt op 22/01/13 een factuur op. De opeisbaarheidsdatum is 22/01/13 (en dus niet op 18/01/13 zoals bij een binnenlandse levering). Gezien de specifieke regelgeving voor: - Voorschotten (vooral bij aannemers) - Intracommunautaire verkopen en aankopen - Margeregeling - Horeca Zal ik voor die klanten een specifieke nota maken waar alles nog eens overzichtelijk in vermeld staat. Het moet wel duidelijk zijn dat ik je hierbij duidelijk op de hoogte heb gebracht van de nieuwe regels. Ik ben steeds bereid die nog eens te verduidelijken bij jou thuis als dat nodig zou zijn. Weet dan ook dat ik alle verantwoordelijkheid afwijs, mocht u zich niet aan de regels houden en tijdens een controle omwille van het niet-toepassen van de regels boeten opgelegd krijgt. Eclipse Consult Inc.