2 Individueel ontslag

2 Individueel ontslag 2.1 Ontslag wegens disfunctioneren en/of verstoorde verhoudingen 2.1.1 vóór tot ontslag wordt besloten Vaak zijn verstoorde verhoudingen en disfunctioneren niet los van elkaar te zien. Bij klachten over het functioneren raken de verhoudingen nu eenmaal vaak verstoord tussen de werknemer en zijn direct leidinggevende. Het is van belang de werknemer schriftelijk te waarschuwen dat indien zijn houding, instelling en functioneren niet verbeteren, dit tot ontslag zal (kunnen) leiden. Indien een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter wordt ingediend, of aan het UWV wordt verzocht toestemming tot opzegging te verlenen, zal door de werkgever moeten worden aangetoond dat de werknemer voldoende is gewaarschuwd en voldoende kans heeft gekregen zich te verbeteren. In de praktijk komt het regelmatig voor dat de werkgever stelt dat er al jaren klachten zijn over een werknemer, terwijl uit de beoordelingsverslagen blijkt dat de werknemer goed is beoordeeld. In het PZ-dossier bevinden zich geen waarschuwingsbrieven, memo s of e-mails met waarschuwingen. In zo n geval zal het niet makkelijk zijn toestemming te krijgen de werknemer te ontslaan, c.q. de kantonrechter ervan te overtuigen dat de arbeidsovereenkomst ontbonden dient te worden. Als de kantonrechter al besluit de arbeidsovereenkomst te ontbinden, zal de werkgever veroordeeld worden een aanzienlijke vergoeding aan de werknemer te betalen. Vaak is het ook zo dat de PZ-functionaris pas bij de problemen tussen de direct leidinggevende en de werknemer wordt betrokken, wanneer de verhoudingen tussen die twee al volledig zijn verstoord. Als er daarna nog waarschuwingsbrieven moeten worden verstuurd om de werknemer ervan te doordringen dat hij moet verbeteren, is het vaak al te laat. Te vroeg verzonden waarschuwingsbrieven kunnen de werknemer demotiveren, te laat schriftelijk waarschuwen 19

ontslag goed regelen heeft waarschijnlijk geen resultaat meer. Een zorgvuldige timing is daarom van groot belang. Bij de kantonrechter of het UWV zal moeten worden aangetoond dat de werknemer echt is gewaarschuwd, en dat hij had moeten begrijpen dat er een ontslag zou volgen indien er binnen een redelijke termijn geen verbetering zou volgen. Een eerste waarschuwingsbrief kan dus minder fel zijn dan een tweede en een derde. Hierna volgen twee voorbeeldbrieven met daaraan voorafgaand enkele opmerkingen. De brieven sluiten aan op een waarschuwingsgesprek. Een dergelijk gesprek dient bij voorkeur met ten minste twee mensen vanuit de werkgever te worden gevoerd, zodat er (bijvoorbeeld als er iets bijzonders gebeurt) een getuige aanwezig is. Als aan het eind van het gesprek de brief wordt overhandigd, kan de werknemer verzocht worden de brief voor ontvangst (niet voor akkoord, maar uitsluitend voor ontvangst) te ondertekenen. Indien de werknemer dit weigert, kan de brief aangetekend én per gewone post worden verzonden. Het voordeel van een brief zowel aangetekend als per gewone post te versturen, is dat indien de werknemer de aangetekende brief niet in ontvangst zou nemen, de brief in ieder geval aankomt, omdat hij ook is bezorgd per gewone post. Als gebeurtenissen worden beschreven is het van belang zo precies mogelijk te zijn. Het voorval, het moment waarop, en wie erbij aanwezig waren, moeten exact worden vermeld. De brieven moeten worden uitgedraaid op het briefpapier van de werkgever en niet bijvoorbeeld op briefpapier van een zustermaatschappij. Het is van belang op zo n moment na te gaan wie de exacte werkgever van de betreffende werknemer is. Als er meerdere bv s binnen het concern zijn, moet er dus in de arbeidsovereenkomst gekeken worden, in latere brieven, wie het salaris betaalt enzovoorts. Bij twijfel kan een advocaat worden geraadpleegd. De brieven moeten worden ondertekend door iemand die bevoegd is de werkgever te vertegenwoordigen. 20

individueel ontslag Waarschuwingsbrief: IN HANDEN VAN of: AANGETEKEND EN PER GEWONE POST Geachte heer/mevrouw, Beste, Hierbij bevestigen wij het gesprek dat u op (datum) had met in aanwezigheid van Het is nu al een aantal keren voorgekomen dat u (te laat komt, zich oncollegiaal opstelt, zich niet houdt aan de (administratieve) voorschriften, zich niet houdt aan afspraken, enz.). Wij noemen de volgende voorbeelden (data vermelden, concreet maken). Wij wijzen u erop dat u voortaan (op tijd dient te komen, zich collegiaal op dient te stellen, zich dient te houden aan (administratieve) voorschriften, zich dient te houden aan gemaakte afspraken). Wij verzoeken u goede nota van deze waarschuwing te nemen. Eventueel: Wij zenden u heden een kopie van deze brief eveneens per gewone post toe. Hoogachtend, Met vriendelijke groet, bv/nv/stichting/vereniging Laatste waarschuwingsbrief: IN HANDEN VAN of: AANGETEKEND EN PER GEWONE POST Geachte heer/mevrouw, Beste, Bij deze bevestigen wij het gesprek dat u op (datum) had met in aanwezigheid van Op (datum) hebben wij reeds met u gesproken en u gewezen op het feit dat (u te vaak te laat komt, u zich niet houdt aan de (administratieve) regels, u zich oncollegiaal 21

ontslag goed regelen opstelt, enz.). Voor de inhoud van het toen besprokene volstaan wij thans te verwijzen naar het in onze brief aan u van (datum) gestelde. Uw functioneren is sindsdien niet verbeterd. U (komt nog steeds te laat, houdt zich nog steeds niet aan de (administratieve) regels, stelt zich nog steeds oncollegiaal op enz. voorbeelden beschrijven met data, zo precies en concreet mogelijk). Jongstleden (datum) gebeurde er ook nog eens het volgende (voorval uitgebreid beschrijven). Wij hopen en vertrouwen op een voortzetting van de relatie in een goede verstandhouding, maar waarschuwen dat uw houding, instelling en functioneren onmiddellijk essentieel en blijvend dienen te verbeteren, bij gebreke waarvan wij genoodzaakt zullen zijn stappen te ondernemen om tot beëindiging van het dienstverband te komen. Wij hopen en vertrouwen echter dat het zover niet behoeft te komen. Eventueel: Wij zenden u heden een kopie van deze brief eveneens per gewone post toe. Hoogachtend, Met vriendelijke groet, bv/nv/stichting/vereniging Wanneer de werknemer voldoende is gewaarschuwd (en ook uit de beoordelingen blijkt dat er klachten zijn over het functioneren en/of over de verhoudingen tussen de werknemer en anderen) kan het besluit genomen worden een ontslagprocedure wegens disfunctioneren en/of verstoorde verhoudingen in gang te zetten. Het is aan te bevelen dit besluit niet te nemen alvorens de aandachtspunten als opgenomen in paragraaf 1.2 door te nemen (en contact op te nemen met uw advocaat). Controleer of het werkelijk wel nodig is een ontslagprocedure te starten. Arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd die binnen 36 maanden niet meer dan twee keer zijn verlengd eindigen van rechtswege, tenzij het een jongere betreft of in de cao anders is bepaald (zie paragraaf 1.4). 22

individueel ontslag Wat staat er in de cao en het handboek personeel over ontslag? Welk materiaal bevindt zich in het PZ-dossier? Zijn er nog andere factoren van invloed op de eventueel aan te bieden regeling? Als er op grond van cao, PZ-handboek, arbeidsovereenkomst en PZ-dossier geen belemmeringen zijn om het ontslag door te zetten, zal voordat welke stap dan ook genomen wordt, nagegaan moeten worden wat het kan kosten om de werknemer te ontslaan (zie daarvoor het volgende hoofdstuk). 2.1.2 nadat tot ontslag is besloten De werkgever zal er vaak de voorkeur aan geven om in goed overleg met de werknemer uit elkaar te gaan. Tegenwoordig kan de werknemer zonder zijn WW-uitkering in gevaar te brengen akkoord gaan met een einde van zijn arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden als het initiatief uitgaat van de werkgever en als er geen dringende redenen waren voor ontslag. 2.1.3 zonder vooraankondiging starten procedure? Wanneer de werknemer wordt meegedeeld dat de werkgever besloten heeft dat de arbeidsovereenkomst dient te eindigen, leidt dit vaak tot een ziekmelding door de werknemer. Het starten van een UWV-procedure heeft dan in de praktijk geen zin meer vanwege het ontslagverbod tijdens ziekte. Een ontbindingsprocedure aanspannen kan nog wel, hoewel de kantonrechter terughoudend zal zijn bij het ontbinden tijdens ziekte. Dit effect van de aankondiging van het einde van de arbeidsovereenkomst kan alleen worden voorkomen door het ontbindingsverzoek c.q. het verzoek om toestemming van het UWV zonder dit vooraf de werknemer aan te kondigen in te dienen en pas daarna met het ontvangstbewijs van de kantonrechter c.q. het UWV te hebben gekregen, de werknemer te confronteren met het feit dat het verzoek inmiddels is ingediend. Als de werknemer zich ziek meldt nadat de UWV-procedure is gestart, geldt het ontslagverbod bij ziekte niet. De werkgever kan dan met toestemming van het UWV de werknemer (met inachtneming van de geldende opzegtermijn minus één maand) ontslaan (ook tijdens ziekte). 23

ontslag goed regelen Indien er voor deze weg wordt gekozen en dus zonder vooraankondiging het ontbindingsverzoek wordt ingediend, kan uiteraard na indiening alsnog getracht worden een regeling te treffen. De praktijk is dan vaak dat nadat er overeenstemming is bereikt alsnog het inhoudelijke verzoekschrift (waarin ernstige verwijten worden gemaakt aan het adres van de werknemer) wordt ingetrokken. Nadeel van het zonder vooraankondiging starten van een ontslagprocedure is natuurlijk wel dat een werknemer zich erg overvallen zal voelen. Menig werkgever zal zich niet comfortabel voelen bij deze werkwijze. 2.1.4 procedures als er geen overeenstemming wordt bereikt Indien een inhoudelijke UWV-procedure wordt gevolgd (dus als geen overeenstemming is bereikt over een beëindigingsovereenkomst), betekent dit het volgende. INHOUDELIJKE UWV-PROCEDURE verzoek werkgever om toestemming van het UWV om de werknemer te ontslaan; verweer werknemer; eventueel tweede ronde (toelichting op het verzoek en reactie daarop); toestemming UWV of niet; opzegging met inachtneming van de opzegtermijn onder aftrek van één maand (met een minimum van één maand); mogelijkheid voor de werknemer om nadien een kennelijk onredelijke ontslagprocedure te beginnen. Dit is een schriftelijke procedure waarin de werknemer onder andere een schadevergoeding kan vorderen. Hoger beroep en cassatie zijn mogelijk. De procedure kan enkele jaren duren. Het UWV zelf kan geen afvloeiingsregeling opleggen. Tussen het moment van indiening van het verzoek om toestemming van het UWV en het einde van de arbeidsovereenkomst ligt in het algemeen minimaal vier maanden en soms (veel) meer. Indien een inhoudelijke ontbindingsprocedure bij de kantonrechter wordt gevolgd (dus als er geen overeenstemming is bereikt), betekent dit het volgende. INHOUDELIJKE ONTBINDINGSPROCEDURE ontbindingsverzoek (door werkgever); verweer (van werknemer); 24

individueel ontslag mondelinge behandeling (waarbij partijen hun standpunt toelichten bij de kantonrechter), meestal ongeveer vier tot zes weken na indiening verzoekschrift; beschikking van de kantonrechter (kantonrechter ontbindt (of ontbindt niet) en kent bij ontbinding meestal een vergoeding toe). In beginsel is geen hoger beroep mogelijk. Indien de kantonrechter naar de mening van de werkgever een te hoge vergoeding toekent aan de werknemer, kan de werkgever het verzoek alsnog intrekken (dan blijft de werknemer gewoon in dienst). Tussen het moment van indienen van het (inhoudelijk) verzoek en de ontbinding ligt in het algemeen twee à drie maanden. 2.1.5 stappenplan bij ontbinding wegens disfunctioneren en/of verstoorde verhoudingen Hieronder worden twee alternatieve werkwijzen beschreven voor de werkgever die heeft besloten dat de arbeidsovereenkomst met een werknemer moet worden beëindigd vanwege disfunctioneren van die werknemer en/of vanwege verstoorde verhoudingen. Alternatief a, stap 1 Laat een inhoudelijk ontbindingsverzoek opstellen en indienen bij de kantonrechter door uw advocaat (de werkgever kan het verzoekschrift ook indienen zonder bijstand van een advocaat). Indien de werkgever dit te onzorgvuldig vindt ten opzichte van de werknemer kan stap 1 van alternatief b worden gevolgd. Voer een gesprek met de werknemer (met twee mensen namens de werkgever), waarbij de werknemer wordt meegedeeld dat en waarom de werkgever besloten heeft dat er een einde aan de arbeidsovereenkomst dient te komen en overhandig een brief (met als bijlage het inmiddels ingediende verzoekschrift), die bijvoorbeeld als volgt luidt. IN HANDEN VAN of: AANGETEKEND EN PER GEWONE POST Geachte heer/mevrouw, Beste, In aansluiting op ons gesprek van (datum) en onze brieven aan u van, en (data), bevestigen wij u het volgende. 25

ontslag goed regelen Op (datum) hebben wij u reeds mondeling en schriftelijk gewaarschuwd voor. Wij hebben een en ander kort schriftelijk bevestigd in onze brief aan u van (datum). Vervolgens hebben wij u op (datum), wederom moeten waarschuwen omdat uw houding, instelling en functioneren nog steeds niet waren verbeterd. Wij verwijzen wederom naar onze brief aan u van (datum). Op (datum) is het volgende gebeurd. U (uitgebreid het voorval beschrijven). Als gevolg van dit alles hebben wij moeten besluiten om tot beëindiging van uw dienstverband te komen. Wij hebben inmiddels onze advocaat (naam advocaat) een inhoudelijk ontbindingsverzoek bij de kantonrechter laten indienen. Bijgaand treft u een afschrift van dit ingediende verzoekschrift aan. Wij zijn echter ook bereid bijgaande vaststellingsovereenkomst met u te sluiten (waarbij wij na ondertekening van de vaststellingsovereenkomst bereid zijn het ingediende verzoekschrift in te trekken). Bij gebreke van aanvaarding van het in de vaststellingsovereenkomst verwoorde voorstel binnen acht dagen na heden is het voorstel vervallen. Eventueel toevoegen: Vanaf heden bent u vrijgesteld van uw werkzaamheden met behoud van salaris. Het spijt ons u aldus te hebben moeten berichten. Wij sturen u een kopie van deze brief eveneens per gewone post. In afwachting. Hoogachtend, Met vriendelijke groet, bv/nv/stichting/vereniging (werkgever) Alternatief b, stap 1 Indien de werkgever het ten opzichte van de werknemer te cru vindt om hem te confronteren met een al ingediend verzoekschrift, kan de werkgever kiezen voor dit alternatief. Voer een gesprek met de werknemer (met twee 26

individueel ontslag mensen namens de werkgever), waarbij de werknemer wordt meegedeeld dat en waarom de werkgever besloten heeft dat er een einde aan de arbeidsovereenkomst dient te komen. Overhandig bijvoorbeeld de volgende brief aan de werknemer. IN HANDEN VAN of: AANGETEKEND EN PER GEWONE POST Geachte heer/mevrouw, Beste, In aansluiting op ons gesprek van (datum) en onze brieven aan u van, en (data), bevestigen wij u het volgende. Op (datum) hebben wij u reeds mondeling en schriftelijk gewaarschuwd voor. Wij hebben een en ander kort schriftelijk bevestigd in onze brief aan u van (datum). Vervolgens hebben wij u op (datum), wederom moeten waarschuwen omdat uw houding, instelling en functioneren nog steeds niet waren verbeterd. Wij verwijzen wederom naar onze brief aan u van (datum). Op (datum) is het volgende gebeurd. U (uitgebreid het voorval beschrijven). Als gevolg van dit alles hebben wij moeten besluiten op korte termijn stappen te ondernemen om te komen tot beëindiging van uw dienstverband. Wij zijn bereid bijgaande vaststellingsovereenkomst met u te sluiten. Bij gebreke van aanvaarding van het in de vaststellingsovereenkomst verwoorde voorstel binnen acht dagen na heden is het voorstel vervallen en zullen wij onze advocaat, (naam advocaat), verzoeken een inhoudelijk ontbindingsverzoek in te dienen. Variant: Vanaf heden bent u vrijgesteld van uw werkzaamheden met behoud van salaris. Het spijt ons u aldus te hebben moeten berichten. Wij sturen u een kopie van deze brief eveneens per gewone post. 27