Evaluatie informatiemanagement bij grote evenementen

Evaluatie informatiemanagement bij grote evenementen Concert @ Sea 5 e editie 2010 Opdrachtgever/ budgethouder Paraaf akkoord opdrachtgever Auteur: 1/11

Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 1. Inleiding... 3 1.1. Doelstelling informatiemanagement bij evenementen... 3 1.2. Aanpak (voorbereiding)... 3 1.3. Omvang... 5 1.4. Relaties met andere programma s/projecten/dossiers... 5 2. Uitvoering... 6 2.1. Aannames / uitgangspunten in de praktijk... 7 2.2. Definitie informatieknooppunten Concert at Sea... 7 3. Informatieorganisatiestructuur... 7 4. Informatiemanagement... 8 4.1. Capaciteitsplanning... 8 4.2. Activiteitenplan... 8 4.3. Randvoorwaarden (samenvoeging met 1.4 uit procesbeschrijving)... 9 4.4. Risico s... 10 5. Conclusie en evaluatiepunten... 11 Auteur: 2/11

1. Inleiding Op 25 en 26 juni 2010 heeft op de Brouwersdam de vijfde editie van het evenement Concert at Sea plaatsgevonden. Over het algemeen kan gesproken worden van een zeer geslaagd evenement. Naar aanleiding van de evaluatie van de projectgroep Concert at Sea 2009 waarbij in de aanbevelingen werd gevraagd meer en beter gebruik te maken van Veiligheidsregio Zeeland in relatie tot informatiemanagement, is dit jaar het proces informatiemanagement bij grote evenementen uitgewerkt door het team Informatiemanagement van het cluster Coördinatie Crisisbeheersing en Rampenbestrijding (CCR) van Veiligheidsregio Zeeland. In de evaluatie van 2009 stonden naast de aanbevelingen de volgende verbeterpunten in relatie tot informatiemanagement: A. Integratie van beelden op meerdere locaties; B. Een multidisciplinaire informatiemanager toevoegen aan security/organisatie; C. Eenduidig weerbeeld; D. Training eindgebruikers Osiris; E. Informatiemanagement toevoegen aan de projectgroep. Hieronder vindt u de evaluatie van het proces informatiemanagement bij het evenement Concert at Sea 2010. Als leidraad wordt de procesbeschrijving informatiemanagement bij grote evenementen gebruikt waarbij de input voor de evaluatie is geleverd door de drie informatiemanagers die tijdens het evenement als zodanig werkzaam zijn geweest in het motorkapoverleg (MKO). De evaluatie wordt in opdracht van de projectgroep Concert at Sea 2010 geschreven en verstuurd naar de voorzitter van de projectgroep en in cc naar de clustermanager CCR, de voorzitter van de Taakgroep Grote Evenementen, ICT en de informatiemanagers van Veiligheidsregio Zeeland. 1.1. Doelstelling informatiemanagement bij evenementen 1. Het opzetten en borgen van informatielijnen tussen de verschillende informatieknooppunten ten behoeve van crisisbeheersing en incidentbestrijding; 2. Informatiemanagement integraal betrekken bij de voorbereidingen op evenementen; 3. Bijdragen aan betere besluitvorming op basis van gevalideerde informatie. 1.2. Aanpak (voorbereiding) De aanbeveling uit de evaluatie uit 2009 is gehonoreerd door de medewerker informatiemanagement, tevens lid Taakgroep Grote Evenementen (TGE), in een vroeg stadium toe te voegen aan de projectgroep van Concert at Sea 2010 (verbeterpunt E). In de projectgroepvergaderingen zijn concrete besluiten genomen over de inzet van informatiemanagers en heeft informatiemanagement ook de regie over de informatievoorziening genomen. De uitwerking van het evenementengebied en sectoren maar ook de afspraken met de meteoroloog (verbeterpunt C), organisatie en security (verbeterpunt B) zijn in de voorbereiding centraal opgepakt door informatiemanagement. Tevens is er sprake geweest van mediation door informatiemanagement van Veiligheidsregio Zeeland tussen KLPD en security om aan verbeterpunt A te kunnen voldoen. Auteur: 3/11

Er is een procesbeschrijving informatiemanagement bij grote evenementen opgesteld, waarin op hoofdlijnen het proces staat beschreven en inhoudelijk is ingegaan op de specifieke situatie bij Concert at Sea. In dit document zijn tevens randvoorwaarden opgenomen over de inzet van in Osiris getrainde functionarissen en de acceptatie van de werkwijze met actiepunten en besluiten via Osiris. Het document is verspreid onder de projectgroepleden en door de organisatie van Concert at Sea op het extranet (D-site) geplaatst. Daarnaast is het stuk verstuurd naar de voorzitter van de TGE. Er is veelvuldig contact geweest met de organisatie over onder andere de definitie van het evenementengebied om de misverstanden uit voorgaande edities te voorkomen. Vanuit informatiemanagement is daarnaast gestuurd op korte lijnen tussen security/organisatie en de informatieorganisatie in de uitvoeringsfase om te kunnen voldoen aan de derde doelstelling van informatiemanagement bij grote evenementen: bij te kunnen dragen aan betere besluitvorming op basis van gevalideerde informatie. De informatiemanagers zijn op voorhand gebrieft en voorzien van ordners met draaiboeken en tekeningen als naslagwerk. De documenten op het extranet van de organisatie zijn ook regelmatig geraadpleegd voor kennisvergaring. Bij aankomst bij het MKO zijn de informatiemanagers door de organisatie rondgeleid over het gehele terrein. Dit had een enorme meerwaarde omdat het voor eenieder de mogelijkheid gaf om te kunnen starten met hetzelfde beeld zonder daadwerkelijk tot op detail bij de voorbereidingen te zijn betrokken. Het was in de luwe periodes niet mogelijk voor de informatiemanagers om via backstage de calamiteitenroute te betreden. Bij de accreditatie voor de volgende editie zal hiermee rekening worden gehouden. Informatiemanagement heeft zich in de voorbereiding beperkt tot het kunnen realiseren van een totaalbeeld op basis van informatie uit de verschillende knooppunten, het kunnen vastleggen van besluiten, opdrachten en procesinformatie. Zowel het MKO, het CoPI en de werkplek voor de Chef Mobiliteit zijn meegenomen in de voorbereidingen. Het is opvallend dat ondanks het vroegtijdige verspreiden van de inloggegevens van de D-Site (extranet van Concert at Sea) met daarop de draaiboeken en tekeningen, er een week voorafgaand aan het evenement nog inhoudelijk commentaar kwam vanuit operationele diensten. Daarnaast is in draaiboeken en hand-outs gebruik gemaakt van andere (niet correcte) tekeningen en afbeeldingen dan door informatiemanagement aangeleverd en verspreid via de D-Site. Auteur: 4/11

1.3. Omvang Informatiemanagement heeft zich zoals voorgenomen beperkt tot het realiseren van een totaalbeeld op basis van informatie uit de genoemde informatieknooppunten en waarnemingen, het vastleggen van besluiten uit vergaderingen, het uitzetten en monitoren van acties/opdrachten en het verwerken van procesinformatie in het lopend journaal. Daarnaast heeft de informatiemanager een adviserende rol gehad richting de voorzitter van het MKO met betrekking tot besluiten op basis van informatie uit de overige knooppunten. 1.4. Relaties met andere programma s/projecten/dossiers De VC-2 van Zierikzee is conform het project PIL ingezet als ondersteuning voor het CoPI. Concept Project informatielijn (PIL) Auteur: 5/11

2. Uitvoering Het toepassen van een netcentrische wijze van informatie-uitwisseling bevordert in belangrijke mate de snelheid en kwaliteit van de besluitvorming tijdens (de voorbereiding op) incidentenbestrijding. Het toepassen van een netcentrische werkwijze, is het meest effectief als álle informatieknooppunten zijn aangesloten op hetzelfde netwerk en de hiertoe ingerichte tools én werkwijzen. Commandobus Mobiliteit De commandobus is, anders dan in de projectgroep besproken, niet naast Traffic Support op de Wijde Wereld geplaatst waardoor deze ook geen beschikking had over Osiris. Op een andere wijze is periodiek verslag gemaakt dat naderhand als verouderde informatie in Osiris werd geplaatst. MCU / voorbereid CoPI In de projectgroep is besloten om de COH van de brandweer niet als overlegruimte te gebruiken maar gebruik te maken van de MCU van het KLPD. De MCU werd voorzien van beelden door het KLPD en tevens waren beelden beschikbaar die vanuit security via medewerking van het KLPD werden doorgezet. De MCU is gebruikt als kantoor voor de sectorcommandanten / leiders CoPI van politie. Anders dan bedoeld is de Osiris werkplek niet door de VC-2 geplaatst maar is gebruik gemaakt van de werkplek (voorzien van satellietverbindingen) voor de Chef Mobiliteit. De VC-2 heeft derhalve haar rol tijdens de evenementfase beperkt tot uitgiftepunt van pagers voor de MKO/CoPI leden. MKO De securitytruck was middels een sluis gekoppeld met een calamiteiten-productieunit. Deze ruimte was ingericht als vergaderruimte met een breedbeeldscherm waarop de camerabeelden konden worden bekeken die door de centralist van security werden bediend. ICT-VRZ heeft deze ruimte voorzien van een 2 e breedbeeldscherm waarop Osiris werd gepresenteerd. Een beeldscherm heeft veel voordelen ten opzichte van een beamer (warmte, ruimte, etc). Punt van aandacht is de inkijk van buiten naar binnen door het publiek. Zicht op het evenemententerrein heeft zijn meerwaarde bewezen, mogelijk dat spiegelruiten een oplossing bieden. De werking van de router heeft positief verrast, wel moet nog gekeken worden naar de threshold instellingen in relatie tot beperkte UMTS-verbindingen en naar de uitbreiding met vast internet op de locatie. Door een verbinding te leggen tussen security en de regiewagen van het KLPD, was het mogelijk om mee te kijken op de beelden van het KLPD, met name de helibeelden waren uitermate bruikbaar voor de organisatie en het MKO. Andersom werden de beelden van security ook doorgezet naar de regiewagen waardoor de uitkijklocatie op de Wijde Wereld en het SGBO in Middelburg nog meer beelden tot hun beschikking hadden. SGBO De ROT-ruimte is gebruikt als overlegruimte voor het SGBO, de Chef Informatie heeft met de Infodesk op de 1 e verdieping gezeten. De unit die normaliter camerabeelden doorzet naar deze ruimte bleek defect. Het is niet gelukt om dit afdoende op te lossen, waardoor de beelden alleen via de videomatrix waren te bekijken in de daarop aangesloten ruimtes. Auteur: 6/11

2.1. Aannames / uitgangspunten in de praktijk De informatieorganisatie staat los van de gekozen operationele hoofdstructuur: o In de uitvoering bleek toch dat er onduidelijkheid was over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Dit heeft verstorend gewerkt voor het informatieproces; Om het informatieproces te kunnen laten functioneren is het noodzakelijk om op alle genoemde locaties een informatieknooppunt in te richten (techniek en functionaris): o Het MKO was voorzien van techniek en functionaris. Het CoPI is conform het project PIL voorzien van techniek en ondersteunend personeel. Het SGBO heeft gebruik gemaakt van de centrale middelen en heeft getrainde journaalschrijvers ingezet; Het MKO in de ruimte naast security komt te vervallen zodra het CoPI actief wordt: o Niet van toepassing geweest; De locatie van de informatiemanager bij security staat los van het CoPI. Afhankelijk van het incident zal deze bij security blijven ten behoeve van de aansturing van het personeel via de centrale post: o Niet van toepassing geweest; Er is sprake van een technisch voorbereid CoPI, in de evenementfase is deze niet actief: o Conform afspraken gehandeld. 2.2. Definitie informatieknooppunten Concert at Sea Het MKO heeft conform afspraken gefungeerd als informatieknooppunt. De commandowagen van mobiliteit is niet op de Wijde Wereld geplaatst. Het SGBO heeft als informatieknooppunt gefunctioneerd. Het CoPI en ROT zijn niet opgeschaald geweest en hebben derhalve geen onderdeel uitgemaakt van de informatieknooppunten zoals bedoeld in de procesbeschrijving informatiemanagement. 3. Informatieorganisatiestructuur De beoogde informatiestructuur is opgezet conform de procesbeschrijving. Auteur: 7/11

4. Informatiemanagement Ten tijde van het evenement werd gebruik gemaakt van 4 verschillende soorten informatie: - statische informatie, meteobeeld, sfeerbeeld, status, slachtofferbeeld, gripniveau: totaalbeeld; - proces informatie, afzettingen bemenst, toegang Noord is open, logistiek is gereed: journaal; - opdrachten, het MKO wil van SGBO een overzicht van stremmingen op de wegen: actiepunten; - besluiten, CoPI besluit op te schalen i.v.m. naderend onheil op de Noordzee: besluiten. Het SGBO heeft een andere werkwijze gehanteerd waarbij besluiten en opdrachten via journaalregels zijn verwerkt en niet via de daartoe beoogde onderdelen van Osiris. Deze werkwijze is mogelijk afdoende voor monodisciplinaire afhandeling van evenementen, de opzet is echter om voorbereid te zijn op een multidisciplinaire opschaling. Door het toepassen van een andere werkwijze was het niet mogelijk voor de informatiemanager om hieruit een multidisciplinair totaalbeeld te destilleren. Bij een eventuele opschaling zou het onmogelijk zijn geweest voor het ROT en het CoPI om een overzicht te creëren uit de vele journaalregels. Het eenzijdige besluit om niet met actiepunten te werken is niet afgestemd met informatiemanagement van de VRZ of als zodanig vastgelegd in Osiris. Het proces van informatiemanagement is bovendien ernstig verstoord geraakt door de structuurdiscussie waarvoor aandacht is gevraagd in de evaluatie uit 2009 en in de brief van de stuurgroep daarover aan de directie van Veiligheidsregio Zeeland. Het aandachtspunt omtrent de hoofdstructuur is klaarblijkelijk onvoldoende opgelost getuige de diverse misverstanden en irritaties. Zo werden uiteindelijk besluiten van het MKO niet meer geaccepteerd door het SGBO. 4.1. Capaciteitsplanning De informatieorganisatie is op de volgende wijze vormgegeven: - SGBO: journaalschrijver(s) van politie; - ROT: piketfunctionaris IM-ROT (in geval van opschaling); - MKO / Security: informatiemanager VRZ; - CoPI: ondersteuning VC-2 onder aansturing van leider CoPI (opschaling). 4.2. Activiteitenplan Fase Activiteit Datum gereed Verantwoordelijke Initiatie Advies 29-01-09 actualiseren 27-03-2010 M.D. Nagelkerke Definitie Afstemmen met organisatie 14-04-2010 TGE Ontwikkeling Uitwerken maatregelen / draaiboek 10-06-2010 M.D. Nagelkerke Voorbereiding Planning resources 10-06-2010 M.D. Nagelkerke Realisatie Uitvoering informatiemanagement 26-06-2010 Informatiemanagement Nazorg Evaluatie 05-08-2010 Informatiemanagement Auteur: 8/11

4.3. Randvoorwaarden (samenvoeging met 1.4 uit procesbeschrijving) A. Medewerking organisatie m.b.t. faciliteren informatiemanagement bij security; B. Functionele locatie in de directe nabijheid van security voor het motorkapoverleg; C. Medewerking SGBO politie m.b.t. werkwijze met actiepunten en het leveren van een journaalschrijver+ (met kennis van uitgebreide functionaliteiten Osiris); D. Werkende ICT omgeving op basis van zogenaamde crisiskoffers; E. Voldoende functionarissen in de rol van informatiemanager MKO. A + B: De opzet om het MKO te koppelen aan security is een uitstekende en werkbare oplossing gebleken ten opzichte van de eerdere edities van Concert at Sea. Het was op deze wijze vrij eenvoudig om procesinformatie te loggen, acties uit te zetten en te monitoren en besluiten vast te leggen. Wel miste de koppeling tussen organisatie en informatiemanagement buiten de motorkapoverleggen waardoor de informatiestroom vanuit het evenement alsnog beperkt bleef tot eigen waarnemingen en de informatie die tijdens het MKO werd medegedeeld. Er zijn meerdere oplossingsrichtingen mogelijk, het voorstel is om dit gezamenlijk met informatiemanagement en de organisatie op te pakken. Er wordt aandacht gevraagd voor de logistiek voor de permanente deelnemers van het MKO. C: Het SGBO heeft gebruik gemaakt van getrainde journaalschrijvers, maar heeft deze echter niet conform de beoogde werkwijze laten werken in Osiris (zie hoofdstuk 4). D: Voor de communicatie is gebruik gemaakt van diverse verbindingsmiddelen: C2000, Blackberry, notebook + internet, Satelliettelefoon. De internetverbinding werd voorzien door een intelligente router met 2 UMTS-verbindingen en een ingang voor het satellietmodem. Dat de snelheid van de verbinding afnam vanwege verminderde dekking UMTS was voorspelbaar. De verwachting was dat de satellietverbinding het naadloos over zou nemen, dat is echter niet gebeurd. Middels de juiste instellingen zou dit te verhelpen zijn. Een signaal bij wegvallen van verbindingen zou wenselijk zijn omdat anders verkeerde conclusies over gebruikte software getrokken zou kunnen worden. Er moet worden onderzocht of met richtantennes andere UMTS-masten dan die in de directe nabijheid van het terrein zijn te benaderen. De inzet van satellietmiddelen is als uitermate betrouwbaar en robuust ervaren. Gespreksgroep Incident 9 is gebruikt door ICT en IM. Het is wenselijk om de organisatie op een andere wijze te kunnen bereiken dan GSM: een portofoon van de organisatie is een van de mogelijke oplossingsrichtingen. E: Er zijn in totaal drie functionarissen ingezet als informatiemanager bij het evenement. Daarnaast was de piketfunctionaris IM-ROT conform de regeling oproepbaar voor het ROT. Afstemming van vervoer voor de informatiemanagers was noodzakelijk omdat de piketfunctie voor het ROT ook geborgd moest blijven. Het heeft de voorkeur om met een opvallend voertuig ter plaatse te gaan vanwege de aanrijdtijd via de N57. Het vroegtijdig reserveren van voertuigen is noodzakelijk. Het dragen van bedrijfskleding wordt als wenselijk geacht ter beeldvorming. Informatievragen worden sneller beantwoord aan een uniform dan aan mensen in burger. Auteur: 9/11

4.4. Risico s Bedreiging Onbekendheid met netcentrisch werken Capaciteit ICT-VRZ Capaciteit IM-VRZ Uitval UMTS Uitval ICT Tegenmaatregel Trainen van journaalschrijvers en informatiecoördinatoren. Instrueren leider CoPI en SGBO-leden in de werkwijze Uren beperken tot daadwerkelijke opbouw Gebruik maken van informatiecoördinatoren VC2 voor CoPI Satellietverbinding crisiskoffer gebruiken ICT preventief aanwezig tijdens MKO uren De internetverbinding voor het MKO moet verbeteren qua snelheid en beschikbaarheid. Het experiment met de router en satellietverbinding is geslaagd, maar de uitgebreide mogelijkheden van de werkplek van de informatiemanager zijn onvoldoende benut door de beperkte verbinding. In samenwerking met de organisatie van Concert at Sea wordt bekeken in hoeverre een vaste internetverbinding (glas) is te realiseren in het bedieningsgebouw van Rijkswaterstaat aan de N57. Wederom is aangetoond dat grote groepen mensen op 1 locatie leidt tot congestie in de infrastructuur van de mobiele communicatie. Veel operationele mensen waren afhankelijk van de spraakverbinding middels GSM. Bij calamiteiten mag aangenomen worden dat ook deze verbinding niet of nauwelijks beschikbaar is. Het ontbreken van een directe lijn tussen de contactpersoon van de organisatie en de informatiemanager moet worden opgelost in de volgende editie. Calamiteiten unit, MKO overlegruimte, Osiris in MKO, inzet satellietkoffers Auteur: 10/11

5. Conclusie en evaluatiepunten De verbeterpunten op het gebied van informatiemanagement uit de evaluatie van 2009 zijn allemaal in de editie van 2010 opgelost. Integratie van Informatiemanagement in de projectgroep heeft tot vele verbeteringen geleid. De samenwerking met security en de organisatie is noemenswaardig, met name de rol die Bruno van der Hoek heeft gehad als intermediair tussen de overheden en de organisatie zelf. Complimenten gaan ook uit naar de beheerder van de securitywagen, de bereidwilligheid om informatiemanagement en ICT te ondersteunen getuigt van visie en het besef van de noodzaak tot samenwerking. De doelstellingen van informatiemanagement bij grote evenementen zijn nagenoeg volledig gehaald. Met name de informatiestroom buiten vergadertijden verdient aandacht, maar dit is oplosbaar. In het voortraject is het goed bevallen om de regie op informatievoorziening te beleggen bij het team Informatiemanagement van Veiligheidsregio Zeeland. Tijdens de uitvoering is helaas gebleken dat er toch van andere afbeeldingen en rasters gebruik is gemaakt. Het gebruik van de D-site is intern gepromoot maar vergt finetuning voor de volgende jaren op het gebied van notificatie en structuur. Vanuit de projectgroep zal een deadline gesteld moeten worden waarvoor de operationele diensten commentaar kunnen geven op geplaatste documenten en tekeningen. Het proces informatiemanagement heeft hinder ondervonden van de structuurdiscussie, ondanks het uitgangspunt dat de informatieorganisatie los staat van de gekozen operationele hoofdstructuur. We hopen dat het project Netcentrisch werken dat dit najaar van start gaat hierin oplossingen zal bieden. De afwijkende werkwijze van het SGBO zou bij opschaling hebben geresulteerd in een diffuus totaalbeeld doordat er essentiële gegevens in journaalregels verdwenen. Vanwege het multidisciplinaire karakter van het evenement is dit ontoelaatbaar. De verschillende verwachtingspatronen en discussies hebben ertoe geleid dat het nagenoeg onmogelijk was om de informatie te managen zoals bedoeld in de wet Veiligheidsregio s. Evaluatiepunten: - Internetverbinding MKO: o onderzoek vaste verbinding Zeelandnet i.s.m. organisatie Concert at Sea; o onderzoek richtantennes UMTS; o onderzoek intelligente router (threshold satelliet); o onderzoek bandbreedte satelliet. - Informatiestroom organisatie: o geborgd en direct contact met organisatie is noodzakelijk; o informatiestroom organisatie tijdens MKO-loze uren moet opgelost ten behoeve van informatieproces overheidsdiensten. - Informatievoorziening voorbereiding: o 1 centraal punt voor afbeeldingen en rasters onder regie van team Informatiemanagement; o deadline voor commentaar op documenten en tekeningen. - Structuurdiscussie: o proces informatiemanagement is ernstig verstoord door structuurdiscussie en eenzijdige besluiten m.b.t. werkwijze. Dit is onverenigbaar met netcentrisch werken; o afbakening van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastleggen. Auteur: 11/11