Tips, antwoorden en polls tijdens het webinar Jouw functioneringsgesprek 1 november 2016
Tips, antwoorden en polls tijdens het webinar Jouw functioneringsgesprek 1 november 2016 In het webinar Jouw functioneringsgesprek heb je ervaren wat je kunt doen om maximale regie op je gesprek te krijgen en te houden. Hierna lees je een samenvatting van de tips en de antwoorden die jullie gegeven hebben op de vragen die plenair gesteld zijn tijdens het webinar. Als laatste hebben we de meest gestelde vragen én de antwoorden hierop voor je op een rij gezet. Zo heb je profijt van alle antwoorden, die al eerder zijn gegeven. Belang en doel van het functioneringsgesprek Waarom is het functioneringsgesprek belangrijk voor jou? Om mijn ontwikkelingswensen en wensen voor de toekomst vast te leggen. Groei. Ik vind dat het belangrijk om te weten hoe ik ervoor sta. Het gaat over mij. Wederzijdse afspraken en verwachtingen. Om mijn mogelijkheden te peilen. Ik wil weten hoe ik gefunctioneerd heb en hoe ik verder kan. Om de voortgang in mijn werkzaamheden en ontwikkelmogelijkheden te bespreken. Een moment om eens de tijd te nemen zaken goed door te spreken. Feed back krijgen van je collega s en ook zeker eventuele leerpunten. Om aan te geven of ik mijn werkzaamheden nog leuk vind en om salaris verhoging te vragen. Wat is het doel van het functioneringsgesprek? Bespreken doelstellingen organisatie en persoonlijke ontwikkeling. Horen hoe er over je gedacht wordt en wat je verbeterpunten zijn. Zit je op de goede plek? Bespreken van doorgroeimogelijkheden en resultaatafspraken. Terugblik, vooruitblik en persoonlijke ontwikkeling. Hoe bereid je je voor? Bereid je voor op de acht onderdelen in het gesprek. Ze staan in de app Functioneringsgesprek Rijk, voor ios en Android. Kijk in de app bij de checklists. Daar kun je ze eenvoudig afvinken. Raadpleeg een collega. Wat ziet hij/zij als jouw sterke punten? Vraag om voorbeelden. Misschien heeft hij / zij ook tips waar je je nog in kunt ontwikkelen? Volg de training Het effectieve functioneringsgesprek van het A+O fonds Rijk. Je kunt je direct aanmelden voor deze gratis training. 1
Bereid je voor met de app Functioneringsgesprek Rijk Je verwacht een NEE In het webinar gaf de medewerker aan ervaring op te willen doen op een andere afdeling, de leidinggevende kapte haar wensen af met het argument dat hier geen budget voor was. Bereid je goed voor. Onderbouw je verzoek. Weet wat je wilt en waarom je dat wilt. Geef aan waarom je iets anders wil, neem de leidinggevende mee. Noem wat het de ander oplevert als hij/zij hiermee instemt. Vraag wat wel mogelijk is. Laat je niet met een kluitje in het riet sturen. Bespreek van tevoren de mogelijkheden met de beoogde afdeling. Stel voor dit te bespreken met iemand van HRM of een mobiliteitsmedewerker. Rijksbreed is persoonlijke ontwikkeling belangrijk. Wat voor afspraken zou jij met je leidinggevende willen maken? Te behalen doelen en afspraken over opleidingsmogelijkheden. Ontwikkeling, opleiding, scholing, cursussen. Afspraken over takenpakket, werkafspraken komend jaar. Meer kansen voor ontwikkeling ook al is het niet gekoppeld aan mijn huidige functie. Welke nieuwe taken ik kan oppakken om me verder te kunnen ontwikkelen. Toekomstplannen. Tijd voor dingen die ik leuk vind en waar ik goed in ben. Wanneer doe ik het goed, feedback. Kom eens spontaan langs voor een gesprek (het hele jaar door een goed gesprek tussen leidinggevende en medewerker). Je gesprek neemt een andere wending In het webinar reageerde de leidinggevende op de vraag van de medewerker (ik wil je meer zien) met een heel verhaal over zichzelf (druk, druk, druk). Onderbreek je gesprekspartner en vat samen wat hij/zij net vertelde. Daarmee maak je verbinding. Kom terug op je punt, benoem hoe het op je overkomt, geef feedback. Denk mee met de leidinggevende en de organisatie maar houd ook vast aan je punt. Doe een concreet voorstel, zorg dat je over een oplossing beschikt. Vraag wat wel mogelijk is. Blijf rustig en positief. 2
Afspraken vastleggen In het webinar werd gevraagd wie het verslag maakt van jouw functioneringsgesprek. Spreek vooraf af wie het verslag maakt. Maak oplossingsgericht afspraken. Sta in je kracht. Maak aan het eind van het gesprek de afspraken samen. Zorg dat de afspraken worden vastgelegd. Schrijf jij het verslag of doet jouw leidinggevende dat? Ik (45.9%) Mijn leidinggevende (36.1%) Wij maken geen verslag (0%) Dat verschilt (8.2%) Dat weet ik (nog) niet (9.8%) Als jij nu hoort wat de afwegingen zijn wat neem jij je dan voor voor je volgende FG? Wie schrijft dan het verslag? Ik (60.3%) Mijn leidinggevende (29.3%) Wij maken geen verslag (0%) Dat verschilt (0%) Dat weet ik (nog) niet (10.3%) Waar loop je tegenaan als je een afspraak wilt maken? Beperkte budgetten. Voorschriften van het rijk, drukte en wens om het gewone werk te laten doen. Onbekendheid van de leidinggevende over de mogelijkheden die er zijn. Het is altijd te druk om de afspraken waar te maken. Geen prioriteit. Ik loop nergens tegen aan. Het gaat goed. Vaagheid van afspraken. Onduidelijkheid over de toekomst i.v.m. reorganisatie. Doorontwikkeling qua functie alleen mogelijk wanneer er vacatures zijn. 3
Wat neem je jezelf voor na vandaag? Nog betere voorbereiding. Zelf met plannen komen en de uitvoering daarvan vast voorbereiden. De app bekijken en downloaden. Een tussentijds gesprek aanvragen. Functie omschrijving nog eens doorlezen. Concrete voorstellen voor opleiding. Nadenken over mogelijke reacties van mijn leidinggevende, zodat ik daarop kan anticiperen. Zelf het verslag en de afspraken vastleggen. Meer durven en goed voor mezelf opkomen. Tijd inplannen om echt goede voorbereiding te doen. Concreter maken van mijn wensen en argumenten. Welke tips hebben jullie voor elkaar? Ga in gesprek met collega s over het functioneringsgesprek, dat levert ook veel waardevolle informatie op. Wees niet bang! Kom op voor jezelf met een goede voorbereiding en doordacht plan. Bereid je goed voor en heb vertrouwen in een goede afloop. Blijf jezelf! Laat zien dat je bij je eigen wensen hebt gedacht aan voordelen voor de organisatie. Heb regelmatig contact met je leidinggevende. Blijf positief en rustig. Verzamel het hele jaar info en input voor je functioneringsgesprek. Maak het SMART! 4
Vragen & Antwoorden Wat is een Functioneringsgesprek? Minimaal één keer per jaar heb je een gesprek met je leidinggevende waarin je samen terugkijkt én vooruitblikt op jouw functioneren en de ondersteuning die jij daarbij nodig hebt van je leidinggevende. Ook bespreek je jouw persoonlijke ontwikkeling. Zit je vijf jaar of langer in dezelfde functie dan wordt ook je loopbaan besproken. Wat is een beoordelingsgesprek? Het beoordelingsgesprek is het formele gesprek aan het einde van het jaar, waarin je leidinggevende een toelichting geeft op het door hem of haar opgestelde oordeel over jouw functioneren. Wat is een personeelsgesprek? In de periode 2016-2018 voeren alle ministeries de gesprekscyclus Rijk in. Zodra dit is ingevoerd vervallen begrippen als functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek en RKW-gesprek en heet het op elk ministerie personeelsgesprek. Het personeelsgesprek is het gesprek dat je minimaal één keer per jaar hebt met je leidinggevende met als onderwerpen plannen, reflecteren op het functioneren en evalueren. Dit resulteert in een samenvattende conclusie van de leidinggevende. Er wordt een verslag gemaakt van dit gesprek door medewerker of leidinggevende. Welke punten komen aan de orde in het functioneringsgesprek? Het functioneringsgesprek bestaat uit acht onderdelen. 1. Resultaatafspraken 2. Werkomstandigheden 3. Integriteit 4. Ontwikkelafspraken 5. Loopbaan- mobiliteitsafspraken 6. Nevenwerkzaamheden 7. Plaats- tijdonafhankelijk werken 8. Overige zaken Wat betekent SMART? S - Specifiek M - Meetbaar A - Acceptabel R - Realistisch T - Tijdgebonden Je vindt voorbeelden van SMART in de app. Moeten de afspraken in het functioneringsgesprek worden vastgelegd? Ja, de tijdens het functioneringsgesprek gemaakte afspraken worden vastgelegd in P-Direkt. Een tip is de afspraken eerst via Word af te stemmen, en daarna te knippen en plakken in het formulier in P-Direkt. Wat betekent het Functiegebouw Rijk voor mijn functioneringsgesprek? Door de vergelijkbaarheid van functieprofielen in het Functiegebouw Rijk wordt duidelijk waar (inter) departementale loopbaanmogelijkheden (inclusief leerlijnen liggen).het geeft iedere Rijksmedewerker inzicht in waar zich interessant werk bevindt, omdat elk departement dezelfde functies gebruikt en het helpt om goede resultaat en ontwikkelafspraken te maken. 5
Heb ik kennis over het Functiegebouw Rijk nodig voor mijn functioneringsgesprek? Het kernprofiel in het Functiegebouw Rijk is een hulpmiddel voor het maken van resultaatafspraken. Hierin staan resultaatgebieden, resultaten en bijbehorend gedrag gedefinieerd. www.functiegebouwrijk.nl. Heeft het functioneringsgesprek een formele status? Ja, de afspraken zijn onderdeel van je personeelsdossier. Bij wie kan ik eventuele spanningen of problemen tussen mij en mijn leidinggevende aan de orde te stellen? Het is belangrijk dat je eerst zelf probeert om eventuele problemen op te lossen. Lukt dat niet, kun je afhankelijk van je situatie terecht bij: De leidinggevende van jouw leidinggevende Een vertrouwenspersoon Het loket conflictbemiddeling Rijk De HRM-adviseur van jouw dienstonderdeel De OR van jouw dienstonderdeel Je vakbond Ik wil graag een opleiding doen, maar mijn leidinggevende zegt dat dat voor mijn huidige functie niet noodzakelijk is en dat het opleidingsgeld anders besteed wordt dit jaar. Wat zijn mijn rechten? In de app het functioneringsgesprek Rijk kun je in een oogopslag zien wat je rechten en plichten zijn. Je kunt natuurlijk ook op ARAR kijken om daar te zien wat je rechten precies zijn. Krijg ik ook een beoordeling in mijn functioneringsgesprek Dat is afhankelijk van het ministerie waar je werkt. Er is binnen het Rijk afgesproken dat er minimaal een keer per jaar een gesprek plaatsvindt. Het kan dus zijn dat jij een functionerings en beoordelingsgesprek in een krijgt. Reden temeer om je goed voor te bereiden. Mijn leidinggevende voert het functioneringsgesprek in een open ruimte. Mag dat? Het functioneringsgesprek hoort plaats te vinden in een voor jou en je leidinggevende passende ruimte; doorgaans afgesloten zoals bijvoorbeeld een werkkamer of vergaderzaal. Past een ruimte jou niet, geef dit dan bij aanvang van het gesprek aan en suggereer een andere ruimte. Mag ik voor het gesprek aan mijn leidinggevende vragen wat er op zijn/haar agenda van het gesprek staat? Ik denk dat ik mij zo beter kan voorbereiden. Dat mag natuurlijk. Maar het gesprek bestaat altijd uit acht onderdelen. 1. Resultaatafspraken 2. Werkomstandigheden 3. Integriteit 4. Ontwikkelafspraken 5. Loopbaan- mobiliteitsafspraken 6. Nevenwerkzaamheden 7. Plaats- tijdonafhankelijk werken 8. Overige zaken Het is dus belangrijk om deze onderdelen goed voor te bereiden. Lange Voorhout 13 Postbus 556 2501 CN Den Haag T. (070) 376 5759 E. info@aofondsrijk.nl 6