GEMEENTEBESTUUR onderwerp Evaluatie pilot flitsprocedure team GOKBL RIB nummer 2013 2013-74 collegevergadering d.d. programma portefeuillehouder 18 juni 2013 Dienstverlening W. van den Beucken steller MJA Donselaar doorkiesnummer +31 77 3599520 e-mail m.donselaar@venlo.nl registratienummer 13-8346 datum 05 juni 2013 datum verzonden 20 jun i2013 Informatie voor de raad (voor kennisgeving) Op 29 juni 2011 hebben de raadsfracties van de VVD, CDA, PvdA en de Lokale Democraten het college opgeroepen een onderzoek te doen of een Flitsvergunning in de gemeente Venlo kan worden ingevoerd. Per 1 oktober 2012 is de afdeling Gebouwde Omgeving van start gegaan met een pilot betreffende dit onderwerp. Via deze Raadsinformatiebrief willen wij de raad informeren dat het onderzoek positieve resultaten heeft aangetoond en dat wij deze nieuwe werkwijze voortzetten. Hoogachtend Burgemeester en wethouders van Venlo de secretaris de burgemeester Willemien Meijering Antoin Scholten
Samenvatting (Verplicht, maximaal een half A4) Op 29 juni 2011 hebben de raadsfracties van de VVD, CDA, PvdA en de Lokale Democraten het college opgeroepen: 1. 2. 3. 4. te onderzoeken of een Flitsvergunning in de gemeente Venlo kan worden ingevoerd; de in de bijlage van de motie vermelde 10 aanbevelingen te betrekken bij dit onderzoek; na vaststelling van beeldkwaliteitsplan / welstandsplan de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit (CRK) op te heffen; ons, vóór het vaststellen van de begroting 2012, te informeren over het resultaat van het onderzoek Als gevolg van het onderzoek naar de haalbaarheid en het nut van de invoering van een Flitsvergunning, waarbij de aanbevelingen gesteld door de raad door de afdeling Gebouwde Omgeving zijn meegenomen, is deze afdeling vanaf maandag 1 oktober 2012 met een pilot van start gegaan. Ter afhandeling van een aanvraag om een omgevingsvergunning is er gekozen voor een volledig anders ingericht werkproces, door ons als flitsprocedure bestempeld. Een aanvraag voor een omgevingsvergunning voor de activiteit Bouwen (oprichten van carports, dakkapellen, overkappingen, aan-, uit- of bijgebouwen en kleine wijzigingen van gevels en erfafscheidingen) en voor kapvergunningen die in aanmerking komen voor toepassing van deze flitsprocedure (een monument bijvoorbeeld bij voorbaat niet), worden afgehandeld van begin tot eind door maximaal twee medewerkers. Gevolg hiervan is dat verschillende taken en verantwoordelijkheden anders zijn komen te liggen binnen de afdeling, en dat er veel wachten overdrachtsmomenten zijn weggehaald. Hierdoor kan veel sneller een inhoudelijke conclusie gecorrespondeerd worden richting klant, waarmee we winst in tijd geboekt hebben. In plaats van een wachttijd die schommelt tussen de vijf en zeven weken, krijgt de klant nu binnen vijf werkdagen een antwoord of zijn aanvraag vergund wordt. Deze andere manier van werken heeft bij bovengenoemde type bouwaanvragen tot een grotere klanttevredenheid geleid, zo bleek uit reacties van onze klanten. Gebouwde omgeving heeft zich ook sterk gemaakt voor het aanpassen van het mandaatbesluit met ondermandaten naar medewerkersniveau. Hierdoor is het mogelijk gemaakt om verantwoordelijkheden lager in de organisatie te beleggen. Verschillende processtappen die voorheen door de afdelingsleiding genomen moesten zullen door de medewerker worden afgehandeld. Ook met deze stap is tijdwinst in de doorlooptijd behaald. Door het succes van de pilot zal de flitsprocedure op meer soorten aanvragen toegepast gaan worden, namelijk sloopmeldingen, kleine afwijkingen bestemmingsplan, reclamevergunningen en vergunningen inrit en uitweg. Omdat de feitelijke inhoudelijke toets niet veranderd is kunnen we niet spreken van winst in geld. Beschreven nieuwe werkwijze heeft na bewezen succes in het kader van de aanstaande reorganisatie als voorbeeld gediend op welke wijze we onze processen efficiënter en effectiever kunnen en gaan inrichten. 2
Overigens is punt 3 uit de motie niet in het onderzoek betrokken vanwege de specifieke en niet in het onderzoek passende karakter ervan. Uw raad zal hierover na vaststelling van de nieuwe welstandnota, waarvan de ter inzagelegging momenteel wordt voorbereid, worden geïnformeerd. Bijlagen Nr. Naam Datum 1. Persbericht Flitsprocedure 11-06-2013 2. Motie Flitsvergunning 29-06-2011 3. 4..... 5..... 3
- onderbouwing Onderbouwing Algemene toelichting 1. Wat is de kernopgave (Wat is de belangrijkste opdracht voor de gemeenteraad?) Doel van het invoeren van een flitsprocedure is het bestrijden van bureaucratie in tijd en geld. Dit sluit aan bij programma dienstverlening. 2. Waarom? (Wat is het doel van de raadsinformatiebrief?) De huidige wijze van het behandelen van omgevingsvergunningen voor kleine veel voorkomende bouwactiviteiten werd als bureaucratisch ervaren. Deze bureaucratie zou in tijd en geld kunnen worden bestreden door middel het invoeren van een flitsprocedure. 3. De informatie De opstellers van de motie hebben in hun eerste aanbeveling twee mogelijkheden aangekaart waar de aanvrager zijn aanvraag kan indienen: een fysieke balie, of een virtueel loket. Wij kiezen om verschillende redenen voor de tweede optie: het virtuele loket. Wanneer we kiezen voor een virtueel loket kan de aanvrager zijn aanvraag indienen wanneer het hem uitkomt, en is hij niet afhankelijk van de openingstijden van een fysiek loket. Dit zal de klanttevredenheid ten goede komen. Ook hoeven we als gevolg van deze keus afdeling Publiekzaken niet van een gewenste kwaliteitsimpuls te voorzien, waardoor er ook geen extra kosten gemaakt hoeven te worden. We zullen in eerste instantie niets extra s vragen van de klant. Door processen beter in te richten, en de focus naar de behoefte van de klant te verleggen, kunnen we met name in tijd veel winst boeken. Door te filteren op enkele punten bepalen we welke aanvragen flitsklaar zijn. Aangezien de pilot aantoont dat onze gekozen manier blijkt te werken, zullen we deze punten communiceren naar de klant. 4. Relatie met programma Klanten zullen meer tevreden zijn over onze dienstverlening. Daarom scharen we dit onder het gelijknamige programma. 5. Vervolgprocedure voor de raad Geen.
- onderbouwing 5