voizxl Nummerplan 1
inhoudsopgave 2 Inleiding 3 Standaard functies 4 Extensies 5 Hoe wilt u uw extensies ingesteld hebben? 6 Telefoonnummers 7 Hoe wilt u uw telefoonnummers ingesteld hebben? 8 Voicemail 9 Hoe wilt u uw voicemail ingesteld hebben? 10 Extra functies 10 Fax over IP 11 Hoe wilt u uw fax ingesteld hebben? 12 Keuzemenu 13 Voorbeeld keuzemenu 14 Hoe wilt u uw keuzemenu ingeregeld hebben? 15 Wachtrij 16 Voorbeeld wachtrij 17 Hoe wilt u uw wachtrij ingeregeld hebben? 18 Opmerkingen 2
Inleiding Dit document is bedoeld voor klanten van voizxl die gebruik gaan maken van VoIP-telefonie. De meest gebruikte functies binnen VoIP-telefonie, zullen in dit document worden toegelicht. De wijze waarop de centrale wordt ingesteld, vormt het nummerplan. Om de werking van bepaalde functies binnen het nummerplan zo duidelijk mogelijk uit te leggen, worden deze toegelicht met voorbeelden. Het is aan u hoe u uw eigen nummerplan ingesteld wilt hebben. Deze handleiding bevat steeds een uitleg van een functie en vervolgens een bijbehorend formulier waar u kunt invullen hoe u dit binnen uw organisatie wilt. Door de velden naar eigen wens in te vullen, geeft u aan hoe u uw nummerplan ingesteld wilt hebben. Uw persoonlijke nummerplan zal door één van onze medewerkers worden ingesteld, nadat wij deze van u hebben ontvangen via de email. Voor meer informatie over het nummerplan en de diverse functies kunt u contact opnemen met onze supportafdeling via support@voizxl.nl of op 0346583091. 3
Standaard functies Extensies Wanneer u een VoIP-account heeft van voizxl, krijgt u naast één of meerdere telefoonnummers, voor elk toestel een eigen extensienummer. Heeft u bijvoorbeeld een telefoon met 002, dan is het extensienummer van deze telefoon 002. U kunt zelf aangeven welke naam een extensie moet krijgen. Deze naam wordtgetoond op het scherm van de ontvanger wanneer u uitbelt. Dit gebeurt enkel wanneer u intern naarcollega s belt en bij medevoizxlvoip gebruikers (andere klanten van voizxl). Geef hieronder aan hoe u dit in uw nummerplan wilt laten instellen. Bijvoorbeeld: extensie nr. extensie naam extensie nr. extensie naam 001 Klaas of 001 Receptie 002 Patrick 002 Magazijn 003 Saskia 003 Administratie Geef aan met welke van uw telefoonnummers u uit wilt bellen. Ook is het mogelijk om met een extensie anoniem uit te bellen. In dat geval ziet de ontvanger niet uw telefoonnummer in het scherm. Geef aan hoe u dit in uw nummerplan wilt laten instellen. Bijvoorbeeld: extensie nr. uitgaand Anoniem nummer 001 0346-583090 002 0346-583091 003 X Naast extensies voor telefoontoestellen bestaan er ook speciale extensies zoals eenkeuzemenu, een wachtrij of een voicemail. De getoonde velden zijn alleen bedoeld voor uw toestelextensies. 4
Hoe wilt u uw extensies ingesteld hebben? Vul uw extensies in en de verdere gegevens die u ingesteld wilt hebben. extensie nr. extensie naam uitgaand nr. anoniem 5
Telefoonnummers U kunt aangeven welke toestellen over moeten gaan, wanneer uw telefoonnummer gebeld wordt. Toestellen kunnen tegelijkertijd overgaan (Ring All) of pas na een aantal seconden (Cascade). Ook kunt u externe toestellen, zoals een mobiel, over laten gaan wanneer er naar uw telefoonnummer wordt gebeld. Houdt er rekening mee dat een oproep uit de VoIP-omgeving verdwijnt als deze naar de voicemail van uw mobiele nummer gaat. Geef hieronder aan hoe u ditin uw nummerplan wilt laten instellen. U kunt meerdere telefoon- en extensie nummers inéén veld invoeren, zoals: telefoonnummer(s): 0346-583090, 0346-583091 overgaan op: na sec: 001 0 002, 003, 004 10 005 15 06-12345678 25 Heeft u meerdere telefoonnummers bij voizxl en wilt u op uw toestel zien naar welk nummer is gebeld, dan is dit mogelijk door extra systeemextensies (huntgroup) te laten verwerken in het dialplan. De systeemextensie krijgt de gewenste naam en deze wordt via een doorschakeling zichtbaar op uw toestel. 0346-583090 extensie nr. Bedrijf A 001 002 0346-583091 003 Bedrijf B 004 Geef hieronder aan of u dit in uw nummerplan wilt laten instellen. Bijvoorbeeld: X ik wil zien dat naar dit nummer gebeld is via de extensie naam: Bedrijf A 6
Hoe wilt u uw telefoonnummers ingesteld hebben? overgaan op: na sec: ik wil zien dat naar dit nummer gebeld is via de extensie naam: overgaan op: na sec: ik wil zien dat naar dit nummer gebeld is via de extensie naam: overgaan op: na sec: ik wil zien dat naar dit nummer gebeld is via de extensie naam: 7
Voicemail U kunt een voicemail instellen die bellers te horen krijgen wanneer u niet opneemt. Devoicemail is een gratis functie die op een bestaande extensie kan worden ingesteld. Wilt u een aparte extensie gebruiken, dan kan dit soms handig zijn. Dit zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn wanneer u een centrale voicemail-box wiltwaarop diverse telefoonnummers uitkomen. Geef hieronder aan voor welke telefoonnummers u een voicemail in wilt laten stellen.geef ook aan wanneer de voicemail te horen moet zijn. Dit kan bij geen gehoor zijn, nadat een gesprek na een (door u aangegeven) aantal seconden niet is opgenomen. Bijvoorbeeld direct, dus na 0 seconde. Of nadat alle betreffende toestellen 35 secondenzijn overgegaan en er niet is opgenomen. telefoonnummer na sec: binnen tijdsinterval 0346-583090 X 0 0346-583091 X 15 Of kies ervoor de voicemail standaard binnen een tijdsinterval te laten horen. Bijvoorbeeld buiten kantoortijd, maandag tot en met vrijdag voor 9:00 en na 17:00 en in het weekend. Ook een dagelijkse lunchinterval behoort tot de mogelijkheden. telefoonnummer na sec: binnen tijdsinterval 0346-583090 X Tussen 17-9 tijdens werkdagen en in t weekend U kunt uw geluidsbestanden aanleveren in.wav en.mp3 formaat of een tekst inspreken door te bellen naar onze inspreeklijn. De geluidsbestanden kunt u sturen naar inspreeklijn@voizxl.nl. Vermeldt voor welk nummer en welk bedrijf de voicemail is. Daarnaast kunt u uw bericht inspreken op 0346-763681. U kunt voor u het bericht inspreekt aangeven voor welk nummer en bedrijf dit bericht is. Vul hieronder uw wensen in voor uw voicemail. 8
Hoe wilt u uw voicemail ingesteld hebben? telefoonnummer na sec: binnen tijdsinterval 9
Extra functies Fax over IP Uw VoIP-telefonie is verder uit te breiden met de extra functie: Fax over IP. Met Fax over IP kunt u via uw email faxen ontvangen en verzenden via het faxcenter Een faxnummer dat voor Fax over IP wordt ingesteld, kan enkel voor deze functie gebruikt worden. Geef hieronder per faxnummer eenemailadres aan waarop u uw faxen wilt ontvangen. De faxen zult u als.pdf-bestandbinnen krijgen via uw email. U kunt faxen versturen vanuit het faxcenter. U logt hier op in en kunt.pdf-bestanden versturen vanuit dit center. De inloggegevens ontvangt u via de email. 10
Hoe wilt u uw fax over IP ingesteld hebben? faxnummer: emailadres: 11
Keuzemenu U kunt kiezen voor de keuzemenu functie. Hierdoor klinkt uw VoIPtelefonie direct zeer professioneel voor de beller. Wanneer uw telefoonnummer gekoppeld is aan een keuzemenu, zal de beller eenwelkomstboodschap horen, gevolgd door een aantal keuzes. Deze keuzes kunnenweer leiden naar subkeuzes en vervolgens naar een extensie, ring all, cascade, wachtrij of voicemail. Ook kan eventueel een alternatieve welkomsttekst ingesteld worden die alleen geldt in een bepaald tijdsinterval. U kunt uw geluidsbestanden aanleveren in.wav en.mp3 formaat of een tekst inspreken door te bellen naar onze inspreeklijn. De geluidsbestanden kunt u sturen naar inspreeklijn@voizxl.nl. Vermeldt voor welk nummer en welk bedrijf het geluidsbestand is.daarnaast kunt u uw bericht inspreken op 0346-763681. U kunt voor u het bericht inspreekt aangeven voor welk nummer en bedrijf dit bericht is. Vul hieronder altijd uw tekst in, ook al levert u zelf geluidsbestanden aan. Het is mogelijk om na een keuze een tweede keuzemenu te openen. Een voorbeeld hiervan kan zijn om binnen de keuze administratie de keuzes facturatie, debiteuren en crediteuren te bieden. Het is dan mogelijk om nog gerichter uw inkomende gesprekken te routeren. Informeer naar de mogelijkheden via uw accountmanager. 12
Voorbeeld keuzemenu telefoonnummer naam keuzemenu 0346-583091 algemeen werkdagen 09:00-17:00 buiten werktijd Welkom bij voizxl. Kies 1 voor administratie, kies 2 voor sales of kies 3 voor support. Welkom bij voizxl. Op dit moment zijn wij gesloten. Toets 1 om een voicemail bericht achter te laten of verbreek de verbinding Keuze 1 - voicemail Keuze 1 - administratie Extensie 001 + 002 Keuze 2 - sales Extensie 003 t/m 008 Keuze 3 - support Extensie 009 + 010 Geen keuze - de opties worden herhaald 13
Hoe wilt u uw keuzemenu ingeregeld hebben? telefoonnummer naam keuzerij Tijdsinterval Alternatieve tijdsinterval Welkomsttekst Alternatieve welkomsttekst Keuze 1 - Extensie Keuze 2 - Extensie Keuze 3 - Extensie Keuze 4 - Extensie Keuze 5 - Extensie 14
Wachtrij Een andere professionele extra functie is de wachtrij. De beller krijgt een wachtmuziek te horen zolang er niet door één van uw toestellen wordt opgenomen. Wanneer uw telefoonnummer gekoppeld is aan een wachtrij, zal de beller eerst een welkomsboodschap te horen krijgen, gevolgt door wachtmuziek. De toestellen die ingesteld zijn in de wachtrij, de agents, gaan nu over tenzij deze al ingesprek zijn. Eventueel kan er een tussentijdse tekst afgespeeld worden. Een wachtrij kan ook achter een keuze in een keuzemenu geplaatst worden. De mogelijkheden zijn enorm! U kunt uw geluidsbestanden aanleveren in.wav en.mp3 formaat of een tekst inspreken door te bellen naar onze inspreeklijn. De geluidsbestanden kunt u sturen naar inspreeklijn@voizxl.nl. Vermeldt voor welk nummer en welk bedrijf het geluidsbestand is.u kunt ook uw bericht inspreken op 0346-763681. U kunt voor u het bericht inspreekt aangeven voor welk nummer en bedrijf dit bericht is. Vul hieronder ook altijd uw tekst in, ook al levert u zelf geluidsbestanden aan. 15
Voorbeeld wachtrij telefoonnummer naam wachtrij 0346-583091 algemeen Welkomsttekst Welkom bij voizxl. Op dit moment zijn al onze medewerkers bezet. U wordt zo spoedig mogelijk geholpen. Tussentijdse tekst Onze medewerkers zijn ingesprek, nog een moment geduld alstublieft Doorverbinden Extensie 001 + 002 + 003 + 004 16
Hoe wilt u uw wachtrij ingeregeld hebben? telefoonnummer naam wachtrij Welkomsttekst Tussentijdse tekst Doorverbinden 17
Opmerkingen De mogelijkheden zijn enorm dus het kan zijn dat uw wensen niet op dit formulier passen. Houdt er wel rekening mee dat voor de extra functies ook extra kosten in rekening worden gebracht. Heeft u nog vragen, dan kunt u uiteraard contact opnemen met één van onze medewerkers op 0346583091 of via support@voizxl.nl. 18