NOTULEN VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 23 FEBRUARI 2015 OPENBARE ZITTING Aanwezig: Verontschuldigd: Afwezig: : raadsleden; Guido Goossens: OCMW-secretaris Ursula Bervoets, Maria Boven: raadsleden De voorzitter opent de vergadering. Openbare zitting 1. Goedkeuring van de notulen van de vergadering van 26 januari 2015 (openbare zitting). De raad keurt de notulen van de vergadering van 26 januari 2015 (openbare zitting) goed. 2. Kennisname van het verslag van de stuurgroep Wonen aan de Demer van 29 januari 2015. Gelet op het raadsbesluit van 25 februari 2013 tot o.m. aanstelling van Ingrid Van Aerschot als afgevaardigde van het OCMW in de stuurgroep van de interlokale vereniging H-Aar-Scherp ; Gelet op het raadsbesluit van 28 mei 2013 betreffende de goedkeuring van de statuten van de interlokale vereniging Wonen aan de Demer ; Overwegende dat in het raadsbesluit van 25 februari 2013 o.m. een terugkoppeling wordt voorzien over de vergaderingen van de stuurgroep door de aangestelde afgevaardigde; Gelet op het verslag van de stuurgroep Wonen aan de Demer van 29 januari 2015; NEEMT KENNIS: Artikel 1: van het verslag van de stuurgroep Wonen aan de Demer van 29 januari 2015.
3. Goedkeuring van facturen. Raadslid Peter Cras vraagt over de voorgelegde facturen: 1. factuur 2014/846/ALFC ten bedrage van 21 610,42 EUR inclusief BTW van Bulo Kantoormeubelen nv, Industriezone Noord II B6 te 2800 Mechelen 2. factuur 2014/840/ALFC ten bedrage van 448,72 EUR van Sint-Vincentiusconferentie afzonderlijk te stemmen. Op voorstel van de voorzitter om het punt van de agenda te halen; Artikel 1: Het punt wordt van de agenda gehaald. De voorzitter stelt voor de facturen als twee afzonderlijke agendapunten aan de agenda toe te voegen nl. 1. Goedkeuring factuur 2014/846/ALFC ten bedrage van 21 610,42 EUR inclusief BTW van Bulo Kantoormeubelen nv, Industriezone Noord II B6 te 2800 Mechelen. 2. Goedkeuring factuur 2014/840/ALFC ten bedrage van 448,72 EUR van Sint- Vincentiusconferentie. Artikel 2: Goedkeuring factuur 2014/846/ALFC ten bedrage van 21 610,42 EUR inclusief BTW van Bulo Kantoormeubelen nv, Industriezone Noord II B6 te 2800 Mechelen. wordt als agendapunt 10 aan de agenda van de openbare zitting toegevoegd. Goedkeuring factuur 2014/840/ALFC ten bedrage van 448,72 EUR van Sint-Vincentiusconferentie. wordt als agendapunt 11 aan de agenda van de openbare zitting toegevoegd. 4. Goedkeuring van het proces-verbaal van definitieve oplevering en vrijgave van de borgtocht (tweede helft) van INREBO BVBA voor de verbouwing van de zolderverdieping van een woning in het kader van het investeringsproject 2012/001 "Uitbreiding opvangcapaciteit LOI-woning Hoeve 13". Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere Gelet op het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere Gelet op het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere
Gelet op de algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 9; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het raadsbesluit van 1 juli 2013 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht Verbouwing van de LOI-woning gelegen te Testelt, Hoeve 13 aan de laagste regelmatige bieder, zijnde INREBO BVBA, Aarschotsesteenweg 255 te 3012 Wilsele, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 113.273,49 excl. btw.; Overwegende dat de uitvoering moest gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek nr. 1228 dat werd opgesteld door de ontwerper, ABE-Architecten, Lochtstraat 32 te 3272 Testelt; Overwegende dat de Deposito- en Consignatiekas op 20 augustus 2013 een borgstelling met nummer 42/023859 afleverde voor een bedrag van 5.670,00 euro voor de verbintenissen van BVBA IN RE BO, Aarschotsesteenweg 255, 3012 Wilsele, uit hoofde van vermelde opdracht; Overwegende dat de werken aanvingen op 16 september 2013; Gelet op het ondertekende proces-verbaal van voorlopige oplevering van 5 februari 2014; Gelet op raadsbesluit van 26 februari 2014 houdende de vrijgave van de eerste helft van de borgstelling met nummer 42/023859, tot nakoming van de verbintenissen van BVBA IN RE BO, Aarschotsesteenweg 255, 3012 Wilsele, uit hoofde van vermelde opdracht; Gelet op het verzoek van IN RE BO BVBA van 27 januari 2015 tot definitieve oplevering; Gelet op het ondertekende proces-verbaal van definitieve oplevering van 9 februari 2015; Gelet op het verzoek van IN RE BO BVBA van 10 februari 2015 tot vrijgave van het resterend gedeelte van de borgstelling met nummer 42/023859, tot nakoming van de verbintenissen van BVBA IN RE BO, Aarschotsesteenweg 255, 3012 Wilsele, uit hoofde van vermelde opdracht; Gelet op het advies van de financieel beheerder van 11 februari 2015;
Marie Jeanne Hendrickx, Jozef Lemmens, Kathleen Lemmens, Xavier Lesenne, Omer Mievis, Marlene Swinnen, Benny Vangelder Peter Cras, Artikel 1: De raad keurt het proces-verbaal van definitieve oplevering van 9 februari 2015 goed en bevestigt aldus dat IN RE BO BVBA, Aarschotsesteenweg 255 te 3012 Wilsele tot bij de definitieve oplevering voldaan heeft aan de verplichtingen voor de opdracht Verbouwing van de LOI-woning gelegen te Testelt, Hoeve 13, zodat de borgtocht met nummer 42/023859 bij de Deposito- en Consignatiekas voor de tweede helft mag vrijgegeven worden. Artikel 2: De voorzitter en de secretaris van het OCMW worden gemachtigd de akte van de Deposito- en Consignatiekas tot vrijgave van de tweede helft van de borgtocht te ondertekenen. 5. Aanvragen en schrappen van digitale certificaten voor toegang tot BelfiusWeb. Gelet op het raadsbesluit van 10 oktober 2000, houdende de toetreding tot Dexia PubliWeb en de latere omvormingen hiervan tot BelfiusWeb; Gelet op het besluit van het vast bureau van 3 februari 2015 tot aanwerving van Ceylan Gündogdu vanaf 10 februari 2015 o.a. als deeltijds (2/5) contractueel maatschappelijk werker (departement maatschappelijk welzijn algemene sociale dienst) ter vervanging van de afwezigheid in het kader van de deeltijdse loopbaanonderbreking van Petra Van Doninck en Natalie Pelgrims en dit uiterlijk tot en met 30 juni 2015; Aangezien het voor de goede werking van de dienst opportuun is dat Ceylan Gündogdu en Thomas Derison gemachtigd worden tot het gebruik van BelfiusWeb voor bepaalde rekeningen van het OCMW, beperkt tot de toegangscodes: a) Socialebijstandsrekening (centralisatierekening BE33 0682 2372 2746) met machtiging voor alle verrichtingen; b) Budgetbeheer (centralisatierekening BE63 0682 0878 0908) met machtiging voor alle verrichtingen. c) Systeem-I rekeningen (centralisatierekening BE62 0682 2372 4261) met machtiging voor alle verrichtingen. Gelet op het ontslag van Dorien Degens sedert 1 september 2014, waardoor het opportuun is haar volledig te schrappen als gebruiker van BelfiusWeb voor de entiteit van het OCMW van Scherpenheuvel-Zichem; Gelet op het ontslag van Tinne Lintermans sedert 13 oktober 2014, waardoor het opportuun is haar volledig te schrappen als gebruiker van BelfiusWeb voor de entiteit van het OCMW van Scherpenheuvel-Zichem;
Artikel 1: Voor Ceylan Gündogdu en voor Thomas Derison wordt bij Belfius Bank een digitaal certificaat aangevraagd met toegang tot de dienst BelfiusWeb, beperkt tot de toegangscodes: a) Socialebijstandsrekening (centralisatierekening BE33 0682 2372 2746) met machtiging voor alle verrichtingen; b) Budgetbeheer (centralisatierekening BE63 0682 0878 0908) met machtiging voor alle verrichtingen. c) Systeem-I rekeningen (centralisatierekening BE62 0682 2372 4261) met machtiging voor alle verrichtingen. Artikel 2: Voor Dorien Degens wordt aan Belfius Bank een volledige schrapping als gebruiker BelfiusWeb voor de entiteit van het OCMW van Scherpenheuvel-Zichem aangevraagd. Artikel 3: Voor Tinne Lintermans wordt aan Belfius Bank een volledige schrapping als gebruiker BelfiusWeb voor de entiteit van het OCMW van Scherpenheuvel-Zichem aangevraagd. 6. Kennisname van de voortgangsrapporten 2011, 2012, 2013, 2014 en besluit over het schrappen van doelstellingen en acties. Gelet op de afsprakennota tussen de raad, het vast bureau, de voorzitter en het managementteam van 27 januari 2014, inzonderheid punt 3.3,m); Gelet op het voortgangsrapport overblijvende acties 2011-2012-2013 (matrix) met een overzicht van de nog te realiseren doelstellingen en/of acties van 2011, 2012 en 2013; Gelet op het voortgangsrapport meerjarenplan 2014-2019 (matrix) met een overzicht van de nog te realiseren doelstellingen en/of acties van 2014; Gelet op het advies van 11 januari 2015 van het managementteam bij de voortgangsrapporten overblijvende acties 2011-2012-2013 en meerjarenplan 2014-2019 ; ; Artikel 1: De raad neemt kennis van de voortgangsrapporten overblijvende acties 2011-2012- 2013 en meerjarenplan 2014-2019 en van het advies van het managementteam bij deze evaluatie. Artikel 2: De volgende doelstellingen en/of acties en/of metingen worden geschrapt. De andere niet gerealiseerde of gedeeltelijk gerealiseerde doelstellingen en/of acties en/of metingen van 2011, 2012, 2013 en 2014 worden overgedragen naar 2015.
De volgende doelstellingen en/of acties en/of metingen van 2012 worden geschrapt (zie overblijvende acties 2011-2012-2013 ). Facility - Doelstelling 84: Zorgen voor de uitrusting van het archief in Markt 20. o Actie: Aankoop van archiefmateriaal en archiefmeubilair. Motivatie: het archief wordt eerst opgeruimd, indien er dan nog plaatsgebrek is, wordt buitenshuis gearchiveerd. De archiefruimte, voorzien in Markt 20, kreeg een andere bestemming nl. kantoorruimte. De volgende doelstellingen en/of acties en/of metingen van 2013 worden geschrapt (zie overblijvende acties 2011-2012-2013 ).. Sociale dienst: - Doelstelling 3: Het OCMW ondersteunt ouderen en zorgbehoevenden om zich zo lang mogelijk te handhaven in hun vertrouwde thuissituatie en haalt ouderen en zorgbehoevenden uit hun sociaal isolement: o Actie: Uitzoeken van de mogelijkheid voor het opstarten van een boodschappendienst. Motivatie: er zijn geen signalen van een behoefte bij het publiek, een gestructureerde boodschappendienst is dus niet opportuun. Bij individuele vragen kan het OCMW dit ad hoc organiseren. Leiderschap en strategie - Doelstelling 8: Het OCMW wenst een belangrijke facilitaire bijdrage te leveren in de residentiële zorg in Scherpenheuvel-Zichem. o Actie: Realiseren van het masterplan Koestraat Groenhoef. Motivatie: andere mogelijkheden met de ontplooiing van de site worden onderzocht. Human Resources Management - Doelstelling 15: Het OCMW treedt op als een dynamische werkgever. o Actie: Verdere implementatie met bijhorende opleiding van de software van Cipal. Motivatie: het budget heeft geen ruimte om bijkomende softwaretoepassingen te implementeren. o Actie: Onderhouden van de werkkledij van het personeel van de thuiszorgdiensten en de technische beambten van de dienst facilitymanagement. Uitwerken van een regeling. Motivatie: de kostprijs is te hoog en een praktische regeling is niet haalbaar. Kwaliteit - Doelstelling 27 : Het OCMW gaat voor een volwaardig documentbeheersysteem, dat zorgt voor de terugvindbaarheid van de documenten, digitale dossiervorming, regulering van de documentstromen en inzicht in de vooruitgang van de afhandeling. o Actie: Intranet Motivatie: opgenomen in het meerjarenplan 2014-2019, actie interne communicatie 2018. Facility: - Doelstelling 32: Het OCMW organiseert en onderhoudt zijn infrastructuur adequaat. o Actie: Aankopen van archiefmateriaal en archiefmeubilair voor Markt 20 tegen de ingebruikname. Motivatie: het archief wordt eerst opgeruimd, indien er dan nog plaatsgebrek is, wordt buitenshuis gearchiveerd. De archiefruimte, voorzien in Markt 20, kreeg een andere bestemming nl. kantoorruimte.
De volgende doelstellingen en/of acties en/of metingen van 2014 worden geschrapt (zie meerjarenplan 2014-2019 ). Thuiszorg - Doelstelling 1: Het OCMW ondersteunt ouderen en zorgbehoevenden om zich zo lang mogelijk te handhaven in hun vertrouwde thuissituatie en haalt hen uit hun isolement. o Actie 10: Samenwerken met gespecialiseerde diensten. Motivatie: gebeurt ad hoc in de periode 2014-2019. Sociale Dienst - Doelstelling 1: Het OCMW garandeert de burger een kwaliteitsvolle maatschappelijke hulp- en dienstverlening, o Actie 4: Samenwerken met gespecialiseerde diensten. Motivatie: gebeurt ad hoc in de periode 2014-2019. 7. Budgethouderschap binnen het OCMW. Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de OCMW s, inzonderheid op artikel 169; Gelet op het raadbesluit van 9 december 2013 tot goedkeuring van de delegatie van budgethouderschap door de raad voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het raadsbesluit van 30 juni 2009 houdende de vaststelling van wat onder het begrip dagelijks bestuur verstaan moet worden; Overwegende dat het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de OCMW s en latere wijzigingen het budgethouderschap als volgt definieert: de toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat taakstellend is in de zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft; Gelet op het besluit van de secretaris van 10 december 2013 waarbij de secretaris zijn bevoegdheid van budgethouder delegeert aan Jurgen Beyens, diensthoofd sociale dienst voor het departement maatschappelijk welzijn, aan Tina Van Dyck, deskundige bij de dienst boekhouding van het departement financiële zaken en aan Corinne Haeneefstingels, deskundige bij de dienst facilitymanagement van het departement algemene zaken; Gelet op het besluit van het vast bureau van 20 januari 2015 over de uitvoering van zijn budgethouderschap; Gelet op het besluit van de secretaris van 16 januari 2015 over de uitvoering van zijn budgethouderschap; Artikel 1: De raad neemt kennis van het besluit van het vast bureau van 20 januari 2015 over de uitvoering van zijn budgethouderschap en van het besluit van 16 januari 2015 van de secretaris van zijn budgethouderschap.
Artikel 2: De raad heeft geen opmerkingen over de uitvoering van het budgethouderschap door het vast bureau en de secretaris. 8. Kennisname jaarverslag klachtenbehandeling 2014. Gelet op het reglement klachtenbehandeling van 24 januari 2011 en latere wijzigingen, inzonderheid op artikel 12; Gelet op het jaarverslag klachtenbehandeling voor 2014; Gelet de bespreking; NEEMT KENNIS: Artikel 1: van het jaarverslag klachtenbehandeling voor 2014. 9. Wijziging van het huishoudelijk reglement. Gelet op het besluit van de raad van 9 december 2013 tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement; Gelet op de bespreking in het MAT van 13 februari 2015; Artikel 1: De volgende wijzigingen van het huishoudelijk reglement worden goedgekeurd: In artikel 4, 2 wordt de zin Als agendapunten aan de agenda worden toegevoegd overeenkomstig artikel 1, 6 van dit reglement wordt de aangepaste agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, openbaar gemaakt overeenkomstig het eerste lid. vervangen door de zin: Als agendapunten aan de agenda worden toegevoegd overeenkomstig artikel 1, 6 van dit reglement wordt de aangepaste agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, openbaar gemaakt overeenkomstig de eerste paragraaf.. In artikel 7, 3 wordt de zin Om de secretaris in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, delen de raadsleden aan de secretaris schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen. vervangen door de volgende zin: Om de secretaris in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of
de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, delen de raadsleden aan de secretaris schriftelijk (e-mail inbegrepen) mee welke documenten zij wensen te raadplegen.. In artikel 7, 4 wordt de zin De raadsleden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift via een formulier dat hen daartoe ter beschikking wordt gesteld en dat ingediend wordt bij de secretaris. vervangen door de volgende zin: De raadsleden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift schriftelijk (e-mail inbegrepen) bij de secretaris.. In artikel 7, 5 wordt de zin Om het bezoekrecht praktisch te kunnen organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk aan de secretaris mee welke instelling en/of dienst zij willen bezoeken en op welke dag en uur. vervangen door de volgende zin: Om het bezoekrecht praktisch te kunnen organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk (e-mail inbegrepen) aan de secretaris mee welke instelling en/of dienst zij willen bezoeken en op welke dag en uur.. In artikel 41, 3 wordt de zin De leden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift via een formulier dat hen daartoe ter beschikking wordt gesteld en dat ingediend wordt bij de secretaris. vervangen door de volgende zin: De leden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift schriftelijk (e-mail inbegrepen) bij de secretaris.. In het huishoudelijk reglement wordt overal de zinsnede website van de gemeente vervangen door website van het OCMW. 10. Goedkeuring factuur 2014/846/ALFC ten bedrage van 21 610,42 EUR inclusief BTW van Bulo Kantoormeubelen nv, Industriezone Noord II B6 te 2800 Mechelen. Gelet op het raadsbesluit van 9 december 2013 houdende de vaststelling van budgethouders en latere Marie Jeanne Hendrickx, Jozef Lemmens, Kathleen Lemmens, Xavier Lesenne, Omer Mievis, Marlene Swinnen, Benny Vangelder Peter Cras, Artikel 1: Factuur 2014/846/ALFC ten bedrage van 21 610,42 EUR inclusief BTW van Bulo Kantoormeubelen nv, Industriezone Noord II B6 te 2800 Mechelen wordt betaalbaar gesteld. Het betreft investeringsenveloppe 2014/007 overig beleid investeringen, betreffende de opdracht inrichting kantoorruimte, spreeklokaal en refter, Markt 20.
11. Goedkeuring factuur 2014/840/ALFC ten bedrage van 448,72 EUR van Sint- Vincentiusconferentie. Gelet op het raadsbesluit van 9 december 2013 houdende de vaststelling van budgethouders en latere Artikel 1: De volgende te betalen factuur wordt goedgekeurd: 2014/840/ALFC Sint- Vincentiusconferentie 448,72 EUR Bijdrage voedselbank 2014 OCMW-secretaris Namens de raad OCMW-voorzitter G. Goossens M.J. Hendrickx