Functiebeschrijving Administratief medewerker organisatorische cluster Graad: medewerker C1-C3 Versie: 27_12_2016 1
Plaats in de organisatie stadssecretaris directeur afdelingshoofd diensthoofd/teamleider administratief medewerker organisatorische cluster Je rapporteert als administratief medewerker rechtstreeks aan je leidinggevende. Daarnaast werk je nauw samen met de collega s van je dienst en heb je frequente contacten met andere stadsdiensten en met externen. Doel van de functie Je voert administratief ondersteunende opdrachten binnen het werkdomein van je dienst uit en draagt daarmee bij tot een vlotte, efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening. Als administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor de opmaak en nazorg van standaarddossiers (van a tot z) binnen je eigen werkdomein. Het gaat hoofdzakelijk om diverse inhoudelijk brede dossiers met een deels inhoudelijk, deels organisatorisch aspect. Je volgt je dossiers financieel op. Tevens ondersteun je je collega s of leidinggevende bij de administratieve flow van complexe dossiers en doe je operationeel ondersteunende taken voor je dienst. Daarnaast verzorg je specifieke dienstverlening over je eigen materie aan interne en externe klanten, waarbij je de afspraken rond klantgerichtheid, interne werkprocessen en specifiek de afspraken hierover binnen je dienst volgt. Resultaatsgebieden 1. Je volgt diverse inhoudelijk brede projecten en dossiers administratief en organisatorisch binnen je werkdomein van a tot z op. 2
Voorbeelden van activiteiten Je maakt de inhoudelijke standaarddossiers administratief correct en foutloos op en neemt de organisatorische aspecten van de opdracht voor je rekening; Je bereidt standaarddossiers inhoudelijk autonoom voor; Je verfijnt de precieze inhoud met je klanten en/of leidinggevende; Je brengt je dossiers, indien nodig, op e-agenda; Je vraagt, indien nodig, prijsoffertes; Je regelt de logistieke opvolging; Je volgt de financiële flow van je dossiers op (bestellingsaanvraag, bestelbon, facturatie ); Je doet de nazorg van je dossiers (briefwisseling, info betrokken partijen, evaluatie ); Je ondersteunt de administratieve afhandeling van complexe dossiers die inhoudelijk door je collega s van de dienst worden voorbereid en opgemaakt; Je neemt zelf initiatief om informatie voor hen op te zoeken; Je regelt de organisatorische en logistieke kant van deze dossiers; Je neemt proactief actie en zoekt alternatieve oplossingen als deadlines voor dossiers/projecten in het gedrang komen; Je zorgt ervoor dat opdrachten tijdig afgewerkt worden of (dringende/onvoorziene) zaken geregeld geraken door je netwerk (opgebouwde contacten met collega s van de eigen dienst, van andere stadsdiensten of externen) in te zetten; Je reorganiseert je eigen takenpakket om dringende en/of onvoorziene taken af te werken; Je neemt actief deel aan werkoverleg en doet spontaan navraag naar de stand van zaken van dossiers met het oog op je planning en de organisatie van je opdracht; Je controleert regelmatig of de gehanteerde richtlijnen voor administratieve taken up-todate zijn (op eigen initiatief nakijken van de correcte procedures voor verzending, opvolgen van de berichten over wijzigingen in interne procedures ). 2. Je verzamelt, verwerkt en houdt gegevens en informatie actueel om op elk ogenblik correcte en recente gegevens en informatie ter beschikking te hebben (voor jezelf, je leidinggevende, je collega s, andere stadsdiensten, klanten ). Voorbeelden van activiteiten Je voert gegevens in een applicatie/databank in en houdt deze up-to-date; Je controleert deze gegevens op fouten, onnauwkeurigheden en corrigeert ze; Je hanteert deze gegevens om opdrachten uit te voeren volgens interne afspraken; Je gebruikt deze gegevens om rapporten op te maken. Je maakt zelf draaiboeken over de administratieve en inhoudelijke flow van je opdrachten. 3. Je doet operationeel ondersteunende taken om bij te dragen tot een vlotte werking van je dienst. Voorbeelden van activiteiten Je zoekt informatie op vraag van de adviseurs en/of je leidinggevende en bezorgt deze tijdig aan de betrokkenen; Je organiseert (mee) vergaderingen, studiedagen, briefings, evenementen en neemt de praktische voorbereiding (afspraken maken met partners, opmaken van een infomap, organisatie van vervoer ) voor je rekening; Je verzorgt het opstellen, verwerking en/of vervolledigen van briefwisseling; Je zorgt voor het opstellen van nota s en verslagen; Je maakt documenten klaar voor verzending; Je bereidt de nodige documenten voor dossiers en vergaderingen voor; Je verzorgt het opstellen van uitnodigingen allerhande; 3
Je verzorgt op vraag typewerk of lay-out; Je verzorgt en verspreidt kopieer- en drukwerk; Je zorgt voor het bijhouden van de klassementen; Je draagt zorg voor het archiefbeheer, zowel op papier als digitaal; Je beheert de bibliotheek van de dienst; Je volgt het voorraadbeheer op (folders, flyers, kantoormaterialen, voorgedrukte documenten ); Je verdeelt de briefwisseling in de respectievelijke postbakjes en beheert elektronische postbussen; Je beheert de agenda van je leidinggevende om bij te dragen tot een efficiënte organisatie van het werk; Je maakt afspraken en doet zelfstandig voorstellen voor de planning van afspraken en signaleert of herinnert aan afspraken. 4. Je verzorgt specifieke dienstverlening aan de burger, interne en externe klanten (aan het loket, via telefoon, e-mail of briefwisseling) waarbij je de (intern) afspraken rond klantgerichtheid volgt en de specifieke wet- en regelgeving voor je dienst respecteert. Voorbeelden van activiteiten Je bent aanspreekpunt voor jouw dossiers en overlegt met interne en externe klanten over deze dossiers; Je behandelt algemene vragen van klanten en geeft informatie; Je bezorgt klanten proactief informatie over de stand van zaken van opdrachten; Je contacteert de nodige instanties of je leidinggevende bij complexe vragen; Je beantwoordt op een correcte manier telefonische oproepen en e-mails; Je verbindt op een correcte manier door of neemt boodschappen aan. 5. Je controleert je eigen werk systematisch zodat je afgeleverde informatie zorgvuldig, correct en volledig is. Voorbeelden van activiteiten Je checkt je informatie of gegevens op onnauwkeurigheden voor je ze aflevert aan je leidinggevende, aan klanten, aan andere diensten ; Je blijft aandachtig en nauwkeurig, ook bij repetitieve taken; Bij het uitvoeren van nieuwe of gewijzigde taken en/of richtlijnen stem je bij vragen of onduidelijkheden af met je leidinggevende; Je stemt af met collega s over jouw deel van het werk, van een opdracht en je respecteert hierbij de afgesproken timing. 4
Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau I) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken; Is bereid om nieuwe methodes aan te leren; Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk; Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is; Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen. 2. Klantgerichtheid (niveau I) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten. Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort; Blijft beleefd bij klachten; Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen; Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar); Stelt zich hulpvaardig op; Reageert snel en gepast op vragen van klanten; Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken). 5
3. Samenwerken (niveau I) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Werkt mee en informeert anderen. Houdt rekening met de mening van anderen; Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen; Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn; Aanvaardt groepsbeslissingen; Toont respect voor de verscheidenheid van mensen. 4. Betrouwbaarheid (niveau II) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe); Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau; Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen; Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan; Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid; Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken. 6
Graadgebonden competenties 1. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid (niveau II) Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt. Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen. Richt zich tot zijn gesprekspartner; Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is; Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen; Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet; Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan 2. Probleemanalyse (niveau I) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. Ziet de essentie van het probleem. Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken; Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem; Omschrijft duidelijk de kern van het probleem; Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek; Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem. 7
3. Creativiteit (niveau I) Komt met originele of nieuwe ideeën en oplossingen. Vindt invalshoeken die afwijken van de gevestigde denkpatronen. Staat open voor nieuwigheden en is bereid daarover mee te denken. Stelt bestaande procedures, afspraken, situaties op een gezonde kritische wijze in vraag; Staat open voor nieuwe ideeën, oplossingen, procedures en methodes; Kijkt over de grenzen van het eigen vak of entiteit (is nieuwsgierig, informeert zich); Ziet in het eigen domein toepassingsmogelijkheden voor werkwijzen of instrumenten uit andere vakgebieden. 4. Flexibel gedrag (niveau I) De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist. Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften; Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken; Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was; Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen. 8
5. Nauwgezetheid (niveau II) Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Levert met oog voor detail correct werk af. Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit; Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in; Blijft aandachtig bij routineuze taken; Controleert het eigen werk; Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties. 6. Organiseren (niveau II) De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning. Coördineert acties, tijd en middelen. Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk; Organiseert zich op zodanige wijze dat hij een overzicht kan bewaren; Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen; Zet schaarse middelen (mensen, instrumenten ) zo in dat ze optimaal benut worden; Is resultaatgericht in zijn actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing); Voorziet voor een omvangrijkere opdracht in een actieplan met benodigde budgetten, middelen, mensen en informatie. 9
Functiespecifieke competenties (niveau 1 tot en met 3) 1. Computervaardigheden Outlook: beheren van agenda, vergaderbeheer, taken: niveau II. Word: basiskennis en eenvoudige toepassingen van het tekstverwerkingsprogramma zoals algemene bewerkingen, tekstopmaak, werken met afbeeldingen, tekeningen, tabellen en kolommen en afdrukbeheer: niveau I. Excel: basiskennis en eenvoudige toepassingen binnen de excelomgeving; invoeren van gegevens, lay-out van het rekenblad gebruiken en afdrukbeheer: niveau I. Aanpassingen kunnen aanbrengen in een presentatie: niveau I. Gevorderde kennis en gebruik van specifieke software-pakketten,(web)applicaties en/of databanken binnen je eigen werkdomein: niveau II. 2. Procedures en wetgeving Kunnen omgaan met en verwerken van informatie gerelateerd aan het eigen specifieke domein: informatie, gegevens kunnen toepassen in standaarddossiers, basis: niveau I. Kunnen toepassen van de regelgeving binnen het eigen werkdomein in standaarddossiers: niveau I. Basiskennis procedure stadsadministratie: collegedossiers, gemeenteraden, commissieverslagen (elektronisch) voorbereiden, agenderen en/of versturen, flow van de procedure van stadsfinanciën (vastlegging, bestelbon ) kunnen uitvoeren en opvolgen: niveau I. Basiskennis van de toepassing van de wet op de overheidsopdrachten in standaarddossiers: niveau I. 3. Sectorspecifieke competenties In een veelheid van opdrachten, structuur kunnen aanbrengen en kunnen bepalen wat prioritair is om alles in goede banen te leiden: niveau I. 10