Aanbestedingsdocument voor de openbare Europese aanbesteding Chemicaliën en laboratoriumbenodigdheden Publicatienummer: RUG 5110 2991 211089 Afdeling Inkoopmanagement Rijksuniversiteit Groningen Groningen, 3-12-2014 Copyright 2013 Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de rechthebbende c.q. door de rechthebbende gemachtigden, niets uit deze uitgave worden vermenigvuldigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, kopie of anderszins hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking.
8 Beschrijving gunningscriterium Inschrijver dient voor alle percelen de vragen behorende bij subcriteria G1 prijs, G2 plan van aanpak en subcriteria G3 projectplan te beantwoorden. In onderstaande paragrafen staan de gehanteerde subcriteria beschreven, te weten: G1 Prijs G2 Plan van aanpak G3 Projectplan Slechts van inschrijvers die een offerte hebben ingediend die voldoet aan de formele eisen, de selectiecriteria en onvoorwaardelijk voldoet aan het programma van eisen worden de subcriteria beoordeeld. De subcriteria worden beoordeeld op basis van de methode zoals beschreven in hoofdstuk 9 Beoordeling subcriteria. 8.1 Subcriterium Prijs (G1) Onderdeel van de beoordeling is de ingediende Prijs (fictieve inschrijfsom), subcriterium G1, voor de opdracht. De aangeboden fictieve Prijs wordt beoordeeld op basis van de methode zoals beschreven in hoofdstuk 9 Beoordeling subcriteria. Het subciterium Prijs bestaat uit twee onderdelen; Vaste prijs originele producten kernassortiment Inschrijver dient voor alle originele producten die opgenomen zijn in het Prijsinvulformulier prijzen aan te bieden. Prijzen voor de producten die opgenomen zijn in het Prijsinvulformulier kernassortiment dienen voor de gehele looptijd te worden vastgezet. Vaste prijs alternatieve producten kernassortiment Inschrijver dient voor alle originele producten die opgenomen zijn in het Prijsinvulformulier kernassortiment alternatieve producten aan te bieden. Prijzen voor de alternatieve producten die opgenomen zijn in het Prijsinvulformulier kernassortiment dienen voor de gehele looptijd te worden vastgezet. Bij dit aanbestedingsdocument is een Prijsinvulformulier kernassortiment gevoegd. Dit formulier dient door inschrijver te worden ingevuld overeenkomstig de eisen die aan de Prijs zijn gesteld in hoofdstuk 7 programma van eisen. Dit formulier is opgebouwd uit een aantal onderdelen en kolommen. De licht geel gekleurde kolommen dienen door de inschrijver ingevuld te worden. De overige kolommen zijn informatief en beveiligd tegen bewerken. Onderstaand staat per onderdeel een beschrijving van de kolommen vermeld: Artikelnaam Chemicaliën Verpakking eenh. Huidige producent Kolom A - Artikelnaam: Naam van het te leveren product Kolom B - Verpakkingseenheid: Huidige en gewenste verpakkingseenheid Kolom C - Huidige producent: De fabrikant van het product (de maker) Kolom D - Art. nr. producent: Artikelnummer van de huidige producent (kolom C) Kolom E CAS-nummer: Een CAS-nummer is een unieke numerieke identificatie voor chemische elementen, componenten, polymeren, en legeringen. CAS staat voor Chemical Abstracts Service. Kolom F - Magazijn voorraadartikel Prijzenblad orginelen Art.nr producent CASnummer Magazijn voorraadartikel Specificaties Prijs excl BTW Fictieve Prijs x afname Afname In deze kolom wordt aangegeven of het betreffende artikel in het magazijn op voorraad ligt. Dit wordt aangegeven met een x indien het een magazijn artikel betreft. Deze informatie wordt verstrekt ten behoeve van uw invulling subcriterium G3.2: Omschakelen magazijn
Kolom G Specificaties: Kolom H - Prijs excl. BTW: Kolom I - Fictieve afname: Kolom J - Prijs x afname: Inhoudelijke (eventueel technische) eigenschappen van het artikel. All-in prijs in Euro s ( ) voor het originele artikel inclusief alle gemoeide kosten en kortingen Indicatie van de afname in betreffende verpakkingseenheid gebaseerd op historische gegevens, deze gegevens worden gebruikt als weging van de prijs De prijs uit kolom H wordt hier vermenigvuldigd met de fictieve afname in kolom I Prijs excl BTW Op basis verpakkings eenh. Fictieve afname Prijzenblad alternatieven Prijs x Afname Feitelijke verpakkings eenheid Kolom L - Prijs excl. BTW: All-in prijs in Euro s ( ) voor het alternatieve artikel inclusief alle gemoeide kosten en kortingen Kolom M - Op basis verpakkingseenh: De prijs van het alternatieve artikel moet gebaseerd zijn op dezelfde verpakking als het origineel, daarom wordt hier opnieuw de verpakkingseenheid van het origineel genoemd Kolom N - Fictieve afname: Indicatie van de afname gebaseerd op historische gegevens, deze gegevens worden gebruikt als weging van de prijs Kolom O- Prijs x afname: De prijs uit kolom L wordt hier vermenigvuldigd met de fictieve afname in kolom N Kolom P - Feitelijke Verpakkingseenh: Hier geeft inschrijver ter informatie zijn verpakkingseenheid voor het betreffende artikel op Kolom Q - Omschrijving: Naam van het product dat u aanbiedt Kolom R -Producent: De fabrikant van het alternatieve product (de maker) Kolom S - Art. nr. producent: Artikelnummer van de producent (kolom R) Kolom T - Art. nr. leverancier: 8.2 Subcriterium plan van aanpak (G2) Uw plan van aanpak dient u als bijlage bij te voegen. Omschrijving Producent Artikelcode producent Artikelnummer dat door de inschrijver gebruikt wordt voor het betreffende alternatieve product Onderdeel van de beoordeling is het plan van aanpak, subcriterium G2. Op een aantal van de gestelde eisen, uit het programma van eisen, wenst de RUG een toelichting. Deze uitleg dient in een plan van aanpak opgenomen te worden. In het plan van aanpak dienen de volgende vragen apart (per hoofdstuk/paragraaf) uitgewerkt te worden: Artikelcode leverancier G2.1 Beschrijf hoe voorzien wordt in het aanleveren van de gevraagde gegevens, zoals omschreven in eis 7.2.4, eis 7.2.7 en eis 7.3.2 met betrekking tot bestellen en leveren. G2.2 Geef aan hoe een leveringsbetrouwbaarheid van 98% gegarandeerd wordt. G2.3 Licht uw procedure met betrekking tot het terughalen van producten toe, zie hiervoor de gestelde eis 7.4.2, eis 7.4.3, eis 7.4.6 en eis 7.4.7. G2.4 Licht uw klachtenprocedure toe, zie hiervoor eis 7.4.4. Door middel van de informatie die door inschrijver wordt ingediend bij de beantwoording van de vragen vindt beoordeling van het subcriterium G2 plaats. De antwoorden op de gestelde vragen zullen door de leden van de beoordelingscommissie beoordeeld worden op basis van de methode zoals beschreven in hoofdstuk 9 Beoordeling subcriteria. De beantwoording van dit subcriterium G2 mag in totaal maximaal vier (4) A4 bedragen met een minimale lettergrootte van 10 pnts. 8.3 Subcriterium Projectplan(G3) Uw projectplan dient u als bijlage bij te voegen. In het projectplan dienen de onderdelen G3.1 en G3.2 apart (per hoofdstuk/paragraaf) uitgewerkt te worden.
Onderdeel G3.1: Planning Inschrijver dient een globale projectplanning met betrekking tot de leveringen en bijbehorende diensten op te stellen. Met de uitvoering van de projectplanning dient uiterlijk 1 mei 2016 gestart te kunnen worden. Bij het beoordelen van de projectplanning wordt gekeken naar in hoeverre de volgende elementen in de planning zijn opgenomen: Voorzieningen treffen ten aanzien van elektronisch zaken doen (online winkel); Afstemmen factuur- en afleveradresgegevens; Communicatie naar RUG (inclusief evaluatiemomenten); Aanvang leveringen; Inspanningen door RUG. De planning mag een schematische weergave zijn in bijvoorbeeld een tabelvorm. De activiteiten, de duur van de activiteiten en het tijdspad dienen duidelijk leesbaar te zijn. Onderdeel G3.2: Omschakelen magazijn Verder dient inschrijver een plan op te stellen voor het omschakelen van het magazijn. Na de gunning moet de huidige voorraad van de magazijnen op Nijenborgh 4 vervangen te worden door de nieuwe producten. De magazijnproducten die vervangen moeten worden kunt u vinden in de separaat toegevoegde bijlage Prijsinvulformulier kernassortiment. De RUG wenst op één dag (bij voorkeur zo dicht mogelijk bij de ingangsdatum van de raamovereenkomst (1 juni 2016) het magazijn om te zetten naar de nieuwe producten, dit in verband met het beheer van ons voorraadbeheersysteem. Dit vergt een grote logistieke operatie. De volgende vragen dienen beantwoord te worden: Op welke wijze kan de inschrijver de RUG in deze logistieke operatie ondersteunen? Hoe wordt omgegaan met de oude huidige voorraad, welke mogelijkheden ziet inschrijver hiervoor? Ter informatie; de boekwaarde van de magazijnproducten was op 3 november 2014 130.000,- hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Welk tijdsbestek zal deze operatie in beslag nemen? Uitwerking in; o voorbereidingsfase, fase waarin het magazijn niet operationeel is (dit punt zal zwaar meewegen in de beoordeling van dit onderdeel) en o afronding van de operatie, de datum aangeven waarop de fysieke omzetting van het magazijn plaatsvindt.
9 Beoordeling gunningscriterium Alle percelen worden beoordeeld aan de hand van de subcriteria G1 prijs, G2 plan van aanpak en G3 projectplan. Hieronder wordt uitgelegd welke onderdelen meegenomen worden bij de beoordeling van de inschrijving. Perceel 1, 2 & 3: G1.1 prijs originele producten G1.2 prijs alternatieve producten, G2.1 vraag 1, G2.2 vraag 2, G2.3 vraag 3, G2.4 vraag 4, G3.1 planning, G3.2 omschakeling magazijn. De gunning van percelen 1, 2 & 3 vindt plaats op grond van de economisch meest voordelige inschrijving. Voor de beoordeling van uw offerte zullen onderstaande subcriteria met de bijbehorende wegingsfactor door de RUG worden gehanteerd. Perceel 1, 2 & 3 Nr Subcriteria Weging (punten) Nr Onderdelen Weging (punten) G1 Prijs 800 G1.1 Vaste prijs originele 600 producten kernassortiment G1.2 Vaste prijs alternatieve 200 producten kernassortiment Totaal G1 800 G2 Plan van aanpak 150 G2.1 Bestellen en leveren 30 G2.2 Leveringsbetrouwbaarheid 80 G2.3 Terughalen van producten 30 G2.4 Klachtenprocedure 10 Totaal G2 150 G3 Projectplan 50 G3.1 Planning 20 G3.2 Omschakeling magazijn 30 Totaal G3 50 Totaal 1000 De beoordeling van G2 Plan van aanpak en G3 Projectplan wordt gedaan door een beoordelingscommissie. Deze commissie bestaat uit 6 materiedeskundigen van de FWN. 9.1 Subcriterium Prijs (G1) De beoordeling van de prijs vindt plaats op basis van de fictieve som originele producten kernassortiment en alternatieve producten kernassortiment. Hierbij wordt de prijs per eenheid vermenigvuldigd met een op historische gegevens gebaseerd fictief aantal (artikelen) per jaar (de wegingsfactor). Optelling resulteert vervolgens in een fictieve som. Het subciterium Prijs bestaat uit twee onderdelen; G1.1 Vaste prijs originele producten kernassortiment Prijzen voor de originele producten die opgenomen zijn dienen voor de gehele looptijd te worden vastgezet. Het kernassortiment is door de jaren heen gegroeid en is een weergave van wat de RUG gewend is te bestellen of op voorraad heeft liggen. Het Kernassortiment is niet statisch en zal naar alle waarschijnlijkheid gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst ook wijzigen omdat bijvoorbeeld: De RUG besluit geen gebruik meer te maken maar van een product uit het kernassortiment. Een product wordt niet meer gemaakt door de producent en er komt een ander product voor in de plaats. De RUG gaat vaker of minder gebruik maken van een product dat (nog) niet tot het kernassortiment behoort.
Et cetera. Merkloze producten In het kernassortiment zijn bij de originele producten ook merkloze producten opgenomen. Dit betekent dat de merknaam ontbreekt. Het gaat hierbij met name om eenvoudige alledaagse producten zonder bijzondere specificaties. Voor alle merkloze originele producten geldt dat hiervoor de alternatieve kolommen ingevuld dienen te worden. Er worden geen additionele kosten in rekening gebracht. Alle met de levering gemoeide kosten (zoals onder andere verpakkingskosten, administratie, transport, etc.) dienen verwerkt te zijn in de prijs. De RUG levert hiertoe in separate bijlage de technische specificaties aan. G1.2 Vaste prijs alternatieve producten kernassortiment Inschrijver dient voor alle originele producten die opgenomen zijn in het Prijsinvulformulier kernassortiment (separate bijlage) alternatieven aan te bieden. Prijzen voor de alternatieve producten die opgenomen zijn in het Prijsinvulformulier kernassortiment (separate bijlage) dienen voor de gehele looptijd te worden vastgezet. Er worden geen additionele kosten in rekening gebracht. Alle met de levering gemoeide kosten (zoals onder andere verpakkingskosten, administratie, transport, etc.) dienen verwerkt te zijn in de prijs. Het is aan de RUG om te bepalen of een alternatief als gelijkwaardig bestempeld kan worden. Het alternatieve Product dient minimaal over dezelfde technische eigenschappen te beschikken als het originele product. De RUG behoudt zich het recht voor de gelijkwaardigheid van geoffreerde alternatieven te verifiëren en acht zich in staat om de gelijkwaardigheid van alternatieve producten te beoordelen. Deze beoordeling vindt in beginsel plaats aan de hand van een beschrijving van het product, haar producteigenschappen en overige inhoudelijke (eventueel technische) specificaties. Indien er gerede twijfel bestaat over de gelijkwaardigheid van het aangeboden alternatief zal de RUG gebruik maken van haar recht om navraag te doen bij de inschrijver. Indien ook hieruit blijkt dat het aangeboden alternatief niet voldoet aan de gestelde eisen, leidt dit onverwijld tot uitsluiting van de inschrijving. Beoordelingswijze G1.1 Vaste prijs originele producten kernassortiment: De beoordeling van de prijs vindt plaats op basis van de fictieve som originele producten kernassortiment. Hierbij wordt de prijs per eenheid vermenigvuldigt met een op historische gegevens gebaseerd fictief aantal (artikelen) per jaar (de wegingsfactor). Optelling resulteert vervolgens in een fictieve som. G1.2 Vaste prijs alternatieve producten kernassortiment: De beoordeling van de prijs vindt plaats op basis van de fictieve som alternatieve producten kernassortiment. Hierbij wordt de prijs per eenheid vermenigvuldigt met een op historische gegevens gebaseerd fictief aantal (artikelen) per jaar (de wegingsfactor). Optelling resulteert vervolgens in een fictieve som. Toekenning punten Het subcriterium Prijs is een belangrijk onderdeel van de gunning. G1.1 Voor de vaste prijs originele producten kernassortiment kunnen maximaal 600 punten worden behaald. G1.2 Voor de vaste prijs alternatieve producten kernassortiment kunnen maximaal 200 punten worden behaald. De puntentoekenning van de Prijs wordt als volgt uitgevoerd: G1.1 Vaste prijs originele producten kernassortiment De inschrijver met de laagst aangeboden fictieve Prijs voor het kernassortiment originele producten ontvangt het maximale aantal punten (600 punten). Van de andere inschrijvers wordt het percentage bepaald dat de aangeboden Prijs hoger is. De berekening van dit percentage is altijd ten opzichte van
de laagst aangeboden Prijs. De inschrijvers krijgen op basis van dit percentage minder punten. Het aantal punten wordt op 2 decimalen afgerond. Voorbeeld: (aangeboden fictieve prijs - laagst aangeboden fictieve prijs) x 100% = (percentage afwijking) (laagste aangeboden fictieve prijs) Ieder procent dat de aangeboden fictieve prijs van de inschrijver hoger is dan de laagste inschrijving worden 6 punten in mindering gebracht op het totaal te behalen aantal punten. Voorbeeld: Laagste prijs = 600 punten 1% hogere prijs = 594 punten 2% hogere prijs = 588 punten 3% hogere prijs = 582 punten Enz. G1.1 Vaste prijs alternatieve producten kernassortiment De inschrijver met de laagst aangeboden fictieve Prijs voor het kernassortiment alternatieve producten ontvangt het maximale aantal punten (200 punten). Van de andere inschrijvers wordt het percentage bepaald dat de aangeboden Prijs hoger is. De berekening van dit percentage is altijd ten opzichte van de laagst aangeboden Prijs. De inschrijvers krijgen op basis van dit percentage minder punten. Het aantal punten wordt op 2 decimalen afgerond. Voorbeeld: (aangeboden fictieve prijs - laagst aangeboden fictieve prijs) x 100% = (percentage afwijking) (laagste aangeboden fictieve prijs) Ieder procent dat de aangeboden prijs van de inschrijver hoger is dan de laagste inschrijving worden 2 punten in mindering gebracht op het totaal te behalen aantal punten. Voorbeeld: Laagste prijs = 200 punten 1% hogere prijs = 198 punten 2% hogere prijs = 196 punten 3% hogere prijs = 194 punten Enz. Totaal score subcriteriumprijs Punten G1.1 + punten G1.2 = Totaal score Subcriterium Prijs 9.2 Subcriterium Plan van aanpak (G2) Beoordelingswijze De beoordeling van G2 Plan van aanpak wordt gedaan door een beoordelingscommissie. Deze commissie bestaat uit 6 materiedeskundigen van de RUG met vakinhoudelijke kennis. De leden van de beoordelingscommissie geven onafhankelijk van elkaar een waardering aan het antwoord van inschrijver. Vervolgens wordt een gemiddelde berekend. Bij grote verschillen tussen de beoordelaars in het gegeven aantal punten op een bepaalde vraag wordt in discussie getreden. Op deze wijze borgt de RUG een zeer gewogen beoordeling waarbij alle invalshoeken worden meegenomen. Door middel van de beschrijving van de gevraagde onderdelen wil de RUG een beeld krijgen op welke wijze de inschrijver vormt geeft aan het plan van aanpak.
De beoordeling van de beschrijving van de gevraagde onderdelen van dit subcriterium vindt plaats aan de hand van onder andere de volgende punten: - Volledigheid van gegevens en informatie; - Controleerbare adviezen en toezeggingen; - Inhoud: invulling van de werkzaamheden, compactheid, onderscheidend; - Helderheid/duidelijkheid inhoud: doorgronden van de inhoud, wijze van uitleggen; - Meerwaarde van de werkwijze van de inschrijver. Bij de beoordeling worden onderstaande puntenscores gehanteerd: Onderdelen Slecht Goed 2.1 Bestellen en leveren Geen tot summiere 0 9 18 24 30 2.2 Leverings,- betrouwbaarheid 2.3 Terughalen van producten Geen tot summiere Geen tot summiere 0 24 48 64 80 0 9 18 24 30 2.4 Klachtenprocedure Geen tot summiere 0 3 6 8 10 In totaal kunnen er maximaal op het onderdeel plan van aanpak 150 punten gescoord worden. 9.3 Subcriterium Projectplan (G3) Beoordelingswijze De beoordeling van G3 Projectplan wordt gedaan door een beoordelingscommissie. Deze commissie bestaat uit 6 materiedeskundigen van de RUG met vakinhoudelijke kennis. De leden van de beoordelingscommissie geven onafhankelijk van elkaar een waardering aan het antwoord van inschrijver. Vervolgens wordt een gemiddelde berekend. Bij grote verschillen tussen de beoordelaars in het gegeven aantal punten op een bepaalde vraag wordt in discussie getreden. Op deze wijze borgt de RUG een zeer gewogen beoordeling waarbij alle invalshoeken worden meegenomen. Door middel van de beschrijving van de gevraagde onderdelen wil de RUG een beeld krijgen op welke wijze de inschrijver vormt geeft aan het projectplan. De beoordeling van de beschrijving van de gevraagde onderdelen van dit subcriterium vindt plaats aan de hand van onder andere de volgende punten: - Volledigheid van gegevens en informatie; - Controleerbare adviezen en toezeggingen; - Inhoud: invulling van de werkzaamheden, compactheid, onderscheidend; - Helderheid/duidelijkheid inhoud: doorgronden van de inhoud, wijze van uitleggen; - Meerwaarde van de werkwijze van de inschrijver. Bij de beoordeling worden onderstaande puntenscores gehanteerd: Onderdelen Slecht Goed 3.1 Planning Geen tot summiere 0 6 12 16 20 3.2 Omschakeling magazijn Geen tot summiere 0 9 18 24 30
In totaal kunnen er maximaal op het onderdeel plan van aanpak 50 punten gescoord worden. 9.4 Beoordeling economisch meest voordelige inschrijving Beoordelingswijze Economisch meest voordelige inschrijving: Om de economisch meest voordelige inschrijving per perceel te bepalen wordt de volgende berekening toegepast: Perceel 1, 2 & 3 Het aantal behaalde punten voor G1 Prijs (maximaal 800) Het aantal behaalde punten voor G2 Plan van aanpak (maximaal 150) Het aantal behaalde punten voor G3 Projectplan (maximaal 50) + Som afgerond op twee decimalen. De inschrijver die opgeteld het meeste aantal punten heeft behaald voor een perceel, heeft de economisch meest voordelige inschrijving en krijgt de opdracht gegund. Aan deze inschrijver wordt dan het voornemen tot gunnen uitgesproken. In het geval twee of meer inschrijvers een gelijk aantal punten op twee decimalen achter de komma scoren, zal het aantal behaalde punten op subcriterium Prijs (G1) de doorslag geven. Is daar ook een gelijke score, dan geldt het aantal behaalde punten op subcriterium Plan van aanpak (G2) als doorslaggevend.