TECHNISCHE SPECIFICATIES

Transcriptie

1 DG EAC/05/08 Bijlage 1 TECHNISCHE SPECIFICATIES Openbare aanbesteding EAC/05/08 TITEL: Raamcontract voor leveringen van abonnementen op algemene en internationale dag-, week- en maandbladen, op papier per koerier en op papier per post (in voorkomend geval met bijbehorende onlinetoegang), aan de diensten van de Europese Commissie in Luxemburg Aanbestedende dienst: Europese Commissie 1. ALGEMENE INFORMATIE De Europese Commissie (hierna "de Commissie" genoemd) heeft deze aanbesteding uitgeschreven om abonnementen op kranten en tijdschriften te laten leveren volgens de behoeften van haar diensten in Luxemburg. 2. DOEL VAN DE OPDRACHT EN VERWACHTE RESULTATEN 2.1. Algemeen doel De opdracht betreft de levering van abonnementen op algemene en internationale dag-, week- en maandbladen, op papier per koerier en op papier per post, aan de diensten van de Europese Commissie in Luxemburg. 3. TOEPASSINGSGEBIED 3.1. Algemeen Beschrijving van de opdracht Doel van deze aanbesteding is een raamcontract te sluiten overeenkomstig de in punt I.1 van het contract beschreven algemene doelstelling. De Commissie is op zoek naar één enkele distributeur. De inschrijver moet een inschrijving indienen die minstens 70% omvat van het totale aantal dag-, week- en maandbladen in de lijst in bijlage 5.

2 Indien geen enkele inschrijver een inschrijving indient die meer dan 70 % van de titels omvat, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de opdracht te gunnen aan verscheidene distributeurs Beschrijving van de opdracht Van deze dag-, week- en maandbladen moet de oorspronkelijke, door de uitgever gedrukte editie geleverd worden. Ook edities die in het kader van een licentiecontract met de uitgever worden gedrukt, worden aanvaard, mits alle bij de titel behorende algemene katernen mee worden geleverd. Veel van de papieren uitgaven moeten per koerier geleverd worden. Om aan de extra behoeften van een aantal lezers te voldoen, moet de inschrijver echter ook een inschrijving indienen voor per post bezorgde abonnementen, in voorkomend geval met bijbehorende, al dan niet gratis onlinetoegang. Daartoe moet de inschrijver beide kolommen van de prijsopgave in bijlage 5 van het bestek invullen. Aangezien de inschrijving met name op grond van de prijs wordt beoordeeld (zie punt 10.2 van het bestek), worden bij de beoordeling zowel voor levering per koerier als voor levering per post punten toegekend. De Commissie behoudt zich echter het recht voor het (de) formaat (formaten) te kiezen volgens haar behoeften en de geboden prijzen Om welke dag- week- en maandbladen gaat het? Algemene regel De lijst van de titels die de Commissie nodig heeft, is opgenomen in bijlage 5 bij het bestek. Hieronder vindt u de aantallen, die louter ter indicatie worden gegeven: Titels van dagbladen 35 Titels van week- en maandbladen 16 Totaal 51 In 2008 zijn er ongeveer 85 abonnementen op de gevraagde titels. Ter informatie is een raming van de behoeften van de Commissie met betrekking tot het aantal exemplaren per titel opgenomen in bijlage 7 bij het bestek. De lijst van de titels omvat de titels en het aantal exemplaren dat de Commissie tot dusver bestelt. Deze titels en het aantal abonnementen worden dan ook uitsluitend ter indicatie vermeld. Afhankelijk van de behoeften en de vraag bij de diensten van de Commissie kan het aantal abonnementen variëren en kan aan de contractant na de gunning van de opdracht een prijsopgave worden gevraagd voor een titel die niet in de lijst voorkomt. De prijs van die titels moet worden berekend door bij de prijs van de uitgever het percentage te tellen dat de distributeur aanrekent voor de andere aan de Commissie geleverde titels. 2

3 Het moet mogelijk zijn om van bepaalde titels niet alle nummers te bestellen, bv. alleen de nummers van maandag tot en met vrijdag, of alleen het nummer van zondag. De Commissie stelt aan het einde van de maand november of in december van het jaar N-1 een bestelbon op voor de abonnementen van 1 januari tot 31 maart van het jaar N. De Commissie stelt uiterlijk begin januari van het jaar N een tweede bestelbon op voor de abonnementen van 1 april tot 31 december van het jaar N. 4. LOGISTIEK EN PLANNING 4.1. Leveringsplaatsen Levering van papieren uitgaven per koerier De titels die de inschrijvers voor levering per koerier aanbieden, moeten in de gebouwen van de Europese Commissie te Luxemburg worden geleverd op naam van bepaalde personen of diensten. De overeenkomstig punt 4.3 verpakte en geëtiketteerde kranten moeten worden afgeleverd aan de receptie van het gebouw waar de levering plaatsvindt. De lijst van de gebouwen en openingstijden is ter informatie opgenomen in bijlage 6 van het bestek. Tijdens de looptijd van het raamcontract kan die lijst worden herzien, afhankelijk van het gebouwenbeleid van de Commissie. De dienst Abonnementen van de Centrale Bibliotheek van de Europese Commissie in Luxemburg zal de contractant tijdig de precieze adressen van de leveringsplaatsen in deze gebouwen en een gedetailleerd overzicht van de geadresseerden toezenden (zie punt 4.2). Levering van papieren uitgaven per post De titels die de inschrijvers voor levering per post aanbieden uit de lijst in bijlage 5 van het bestek moeten door de uitgever via de nationale post of op een andere wijze worden verzonden onder vermelding van onder andere het gebouw, de verdieping en de kamer van de geadresseerde. De dienst Abonnementen van de Centrale Bibliotheek van de Europese Commissie in Luxemburg zal de contractant tijdig de precieze adressen en contactgegevens van de geadresseerden toezenden (zie punt 4.2). 3

4 4.2. Leveringstermijnen Levering van papieren uitgaven per koerier De titels die de inschrijvers voor levering per koerier aanbieden uit de lijst in bijlage 5 bij het bestek moeten elke dag zo vroeg mogelijk nadat ze verschijnen worden geleverd op hun respectieve plaats van bestemming. Afhankelijk van de titel moet deze worden geleverd op de verschijningsdatum vóór 8.00 uur of vóór uur (de leveringstermijnen moeten worden vermeld in de prijsopgave in bijlage 6 bij het bestek). Bijzondere gevallen: - leveringen op zaterdag: als het gebouw open is, moet vóór 8.00 uur worden geleverd, zo niet wordt op de eerstvolgende werkdag 's ochtends geleverd; - tijdens de officiële vakantiedagen van de Commissie in augustus worden de per koerier geleverde abonnementen opgezegd, met uitzondering van abonnementen die noodzakelijk zijn voor de werkzaamheden van de diensten. Over deze bijzondere gevallen zal de dienst Abonnementen van de Centrale Bibliotheek van de Europese Commissie in Luxemburg tijdig precieze instructies geven. Levering van papieren uitgaven per post De titels die de inschrijvers voor levering per post aanbieden uit de lijst in bijlage 5 bij het bestek moeten zo spoedig mogelijk na verschijning door de uitgever naar de abonnees worden gezonden. Als bij een per post geleverde papieren uitgave ook onlinetoegang hoort, krijgen de abonnees bij het begin van het abonnement persoonlijk de benodigde gegevens toegestuurd Verpakking en etikettering van de colli Bij levering van papieren uitgaven, zowel per koerier als per post, moeten de colli voorzien zijn van een beschermende verpakking om schade door transport en behandeling te voorkomen. De contractant moet zorgen voor een etikettering die op alle punten voldoet aan de aanwijzingen van de dienst Abonnementen van de Centrale Bibliotheek van de Commissie in Luxemburg en moet in staat zijn om de etikettering op aanwijzing van deze dienst zo spoedig mogelijk te wijzigen. Op de etiketten moeten de volgende vermeldingen worden aangebracht: Abonneecode + naam van de geadresseerde of de dienst Europese Commissie Gebouw en kamer L-2920 Luxembourg 4

5 4.4. Beheer van de abonnementen en de leveringen De contractant moet de Centrale Bibliotheek van de Europese Commissie in Luxemburg een dienst ter beschikking stellen die op verzoek (telefonisch, per of per fax): bestellingen en opzeggingen van abonnementen verwerkt; adreswijzigingen verricht; de titel en/of het aantal exemplaren wijzigt; fouten bij de distributie verhelpt; klachten over onderbrekingen van abonnementen en problemen met leveringen per post behandelt; creditboekingen verricht voor niet geleverde papieren uitgaven (de contractant moet op eigen initiatief alle exemplaren crediteren die hij niet heeft kunnen leveren) en bij opzeggingen van abonnementen; algemene boekhoudkundige inlichtingen (bv. over de rekening van de klant) verstrekt. 5