Archibus Reservatiemodule Date de création : 24/08/2016 Version : 1 Date de dernière modification : 27/03/2017
Inhoud Archibus Reservatiemodule... 1 1 Aanmelden op Archibus... 3 2 Een zaal of werkpost reserveren... 5 2.1 Resultaten filteren... 6 2.1.1 Filteren op datum... 6 2.1.2 Filteren per zaal/werkpost... 7 2.1.3 Filteren op capaciteit... 8 2.1.4 Filteren per tijdspanne... 9 2.1.5 Filteren per locatie... 9 2.1.6 Filteren per gebouw, verdieping en/of ruimte Filtrer... 10 2.2 De te reserveren zaal/werkpost selecteren... 10 2.3 Ressources toevoegen... 11 2.3.1 Deelnemers toevoegen... 12 2.3.2 Ressources toevoegen... 13 De reservatie bevestigen... 14 3 Uw reservaties bekijken of bewerken... 17 3.1.1 Resultaten filteren... 17 3.1.2 Een reservatie bewerken... 18 3.1.3 Een reservatie annuleren... 19 2
1 Aanmelden op Archibus Om een reservatie te creëren in Archibus, moet u zich eerst en vooral aanmelden op de applicatie. Daarvoor klikt u op de volgende link : https://fm.buildingsagency.be (Indien de link niet werkt, kopieer dan de URL en plak deze in uw navigator). U komt vervolgens terecht op de aanmeldingspagina van Archibus : Screenshot 1 - Aanmelden Op deze pagina moet u uw login en paswoord, dat u voorafgaand ontvangen heeft via mail, ingeven en op de knop «Sign In» klikken. De hoofdletters verschijnen automatisch wanneer men de login typt. Het paswoord daarentegen is hoofdlettergevoelig, bijgevolg moet men de kleine letters en de hoofdletters respecteren. 3
Éenmaal aangemeld bevindt u zich op de onthaalpagina van Archibus : Screenshot 2 - onthaalpagina Op deze pagina ziet u een keuzemenu waarin volgende opties worden weergegeven : Een nieuwe reservatie van een zaal of werkpost creëren Mijn reservaties bekijken of bewerken Conflicten oplossen 4
2 Een zaal of werkpost reserveren Om een zaal te reserveren dient men te klikken op «Nieuwe zaal/werkplekreservering aanmaken» : Screenshot 3 - Menu De pagina waar men een zaal of werkpost kan reserveren wordt geopend : 1 2 3 Screenshot 4 Een reservatie creëren Deze pagina is opgebouwd uit 3 delen : 1. Een zone waar men kan filteren 2. Een zone die bestaat uit een lijst van de beschikbare zalen/werkposten (op basis van de geselecteerde filters) 3. Een zone waar men «ressources» kan toevoegen (deelnemers uitnodigen, catering toevoegen,..) 5
2.1 Resultaten filteren In het eerste deel van de pagina kan men de resultaten filteren op basis van : De datum Het type zaal of werkpost De capaciteit Het uur De locatie (land, provincie, stad en postcode) Het gebouw, de verdieping of de ruimte Wanneer men de gewenste filters heeft aangegeven klikt men op de knop «Opzoeken» : Screenshot 5 Resultaten filteren NB : Men kan verschillende filters tegelijkertijd gebruiken. 2.1.1 Filteren op datum Om een reservatie te kunnen creëren is het noodzakelijk dat men een datum selecteert! Om de datum te selecteren volstaat het om op de gekozen dag te klikken op de kalender : Voorafgaande maand Volgende maand Screenshot 6 - kalender De gekozen dag wordt gemarkeerd en getoond aan de rechterkant van de kalender. 6
2.1.1.1 Een recurrente reservatie creëren Wanneer u een recurrente vergadering wenst te reserveren, moet men klikken op «Herhalingspatroon definiëren» : de knop Screenshot 7 - Een recurrente reservatie creëren Er wordt een nieuw scherm geopend die u toelaat het gewenste type herhaling te selecteren (dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks) : Screenshot 8 Recurrentie definiëren 2.1.2 Filteren per zaal/werkpost Men kan ook filteren per zaal of werkpost. Hiervoor moet men klikken op de hiervoor voorziene filter : Screenshot 9 Filteren per type zaal/werkpost 7
Om de lijst te laten verschijnen met de beschikbare types zalen/werkposten moet men op het vakje met de drie puntjes klikken, dit vakje verschijnt wanneer men met de cursor over het veld beweegt : Screenshot 10 Beschikbare types zalen/werkposten tonen Het volstaat om te klikken op het gewenste type zaal of werkpost : 2.1.3 Filteren op capaciteit Screenshot 11 Lijst met beschikbare types zalen/werkposten Men kan eveneens de resultaten filteren in functie van de capaciteit van de zaal : Screenshot 12 Filteren in functie van de capaciteit van de zaal Het volstaat om het gewenste cijfer in te geven in het voorziene hokje. NB : Opdat de filter efficiënt zou zijn, moeten de gegevens op voorhand correct ingevuld zijn! 8
2.1.4 Filteren per tijdspanne Men kan filteren op beschikbare zalen en werkposten in functie van de tijdspanne waarin men een reservatie wil maken. Om deze filter te kunnen gebruiken moet men het begin- en eindduur ingeven in de hiertoe voorziene vakjes : Screenshot 13 Filteren per tijdspanne NB : Men moet de uren ingeven in het formaat HH:MM. 2.1.5 Filteren per locatie Het is eveneens mogelijk om te filteren per land, per provincie, per postcode en/of per stad : Screenshot 14 Filteren per locatie Om deze filters te kunnen gebruiken moet men klikken op de drie puntjes die verschijnen wanneer men met de cursor over het veld beweegt : Screenshot 15 - Utilisation du filtre de localisation NB : De applicatie filtert standaard op België (zie BE in het veld land). 9
2.1.6 Filteren per gebouw, verdieping en/of ruimte De laatste mogelijkheid bestaat uit het filteren per gebouw, verdieping en/of ruimte. Er zijn hiervoor drie vakken voorzien : Screenshot 16 Filteren per gebouw, verdieping en/of ruimte Net zoals bij de filter locatie moet men klikken op de drie puntjes die verschijnen aan de rechterkant wanneer men met de cursor over het vakje beweegt : Screenshot 17 Gebruik van de filters gebouw, verdieping en/of ruimte 2.2 De te reserveren zaal/werkpost selecteren Het tweede deel van de pagina laat u toe om de gewenste zaal of werkpost te reserveren: Screenshot 18 - Timeline In functie van de eventueel toegepaste filters in punt 2.1, verschijnt de lijst met resultaten in het tweede deel. Vervolgens moet u de zaal/werkpost die u wenst te reserveren selecteren : klik met de linkse knop van de muis aan het begin van het gewenste tijdslot en houd de knop ingedrukt tijdens het slepen naar rechts tot de eindtijd van uw reservatie (u kan de muisknop nu loslaten) : Screenshot 19 Keuze van de zaal/werkpost Indien u het geselecteerde tijdslot wil verifiëren, consulteer dan de filter uur (cf. punt 2.1.4) want deze wordt automatisch geüpdatet in functie van het geselecteerde tijdslot. 10
U kan ook over de groene zone bewegen met uw cursor zodat er een pop-up verschijnt met informatie over de selectie : 2.3 Ressources toevoegen Screenshot 20 - Pop-up d'informations sur la sélection In het derde luik van de pagina kan u deelnemers of ressources (catering, materiaal,..) toevoegen : Screenshot 21 Deelnemers of ressources toevoegen 11
2.3.1 Deelnemers toevoegen 2.3.1.1 Een deelnemer toevoegen die reeds geregistreerd is in de applicatie Indien de persoon reeds geregistreerd is in het systeem (als gebruiker of als bezoeker) dan kan u de knop «personen zoeken» gebruiken : Screenshot 22 Een in de applicatie geregistreerde persoon toevoegen Er verschijnt een nieuw venster dat u toelaat om de gewenste persoon op te zoeken : Screenshot 23 Personen zoeken Dit venster bestaat uit twee tabbladen, éen die toelaat om gebruikers van de applicatie op te zoeken, de andere om personen geregistreerd als bezoekers op te zoeken. U kan de gewenste persoon opzoeken op basis van verschillende criteria (naam, emailadres, telefoonnummer,..). Om de persoon/personen toe te voegen moet men het vakje aanvinken voor de naam/namen en klikken op de knop «Selecteren». 12
2.3.1.2 Deelnemers toevoegen die niet geregistreerd zijn in de applicatie Indien u een deelnemer wenst toe te voegen die niet geregistreerd is in de applicatie, moet u zijn emailadres ingeven in het hiertoe voorziene vakje et om de knop «toevoegen» klikken -: Screenshot 24 Emailadres van een deelnemer toevoegen Opgelet : Met deze methode kan u slechts 1 deelnemer per keer toevoegen! 2.3.2 Ressources toevoegen 2.3.2.1 Apparatuur en diensten toevoegen In functie van de zaal/werkpost die u geselecteerd heeft, kan u apparatuur en/of diensten toevoegen (enkel indien dit voorafgaand geconfigureerd is). Om een apparatuur of dienst toe te voegen moet men klikken op de knop «Kiezen» : Screenshot 25 Apparatuur of diensten toevoegen Er wordt een nieuw venster geopend die u toelaat de gewenste apparatuur of diensten toe te voegen : Screenshot 26 Toe te voegen apparatuur of dienst selecteren Om iets toe te voegen moet u de gewenste hoeveelheid ingeven in het hiertoe voorziene veld en klikken op «Tonen». 13
NB : Om apparatuur of diensten te kunnen toevoegen, moet u een zaal of werkpost selecteren (punt 2.2). 2.3.2.2 Catering toevoegen Het principe van catering is exact hetzelfde als voor apparatuur/diensten : u kan enkel catering toevoegen indien dit voorafgaand werd geconfigureerd. Om catering toe te voegen klikt u op de knop «Catering toevoegen» : Screenshot 27 Catering toevoegen Een nieuw scherm wordt geopend waarbij men een keuze kan maken over wat men wenst toe te voegen : Screenshot 28 Toe te voegen catering selecteren Het volstaat om de gewenste hoeveelheid in te vullen in het daartoe voorziene veld, u kan eventueel een opmerking toevoegen. Vervolgens klikt u op de knop toevoegen. 14
De reservatie bevestigen Wanneer u een zaal/werkpost heeft geselecteerd en eventueel ressources heeft toegevoegd, hoeft u enkel nog uw reservatie te bevestigen door op de knop «Reservering(en) bevestigen» te klikken die u rechts bovenaan kan terugvinden : Screenshot 29 Een reservatie bevestigen 15
Een nieuw scherm verschijnt waar u kan verifiëren of alle gegevens correct zijn en waar u informatie kan toevoegen zoals onderwerp en eventuele opmerkingen. U kan ook de naam van de persoon die de reservatie heeft aangevraagd wijzigen : Screenshot 30 Reservatie bevestigen Om te bevestigen klikt u op de knop «Verzenden». Zodra u uw reservatie valideert ontvang u (en de eventuele genodigden) een overzichts-email. Bovendien ontvangt u een herinneringsmail de dag voor uw reservatie. 16
3 Uw reservaties bekijken of bewerken Het is mogelijk om uw reservaties te bekijken en/of te bewerken. Hiervoor klikt u in het menu op «Mijn reserveringen weergeven en/of bewerken»: Screenshot 31 - Menu U krijgt een pagina te zien die u toelaat al uw reservaties van de laatste 200 dagen te bekijken : 1 2 Screenshot 32 Weergave van de reservaties Men kan deze pagina opsplitsen in 2 zones : 1) Een zone filters 2) De lijst van reservaties 3.1.1 Resultaten filteren Indien u een specifieke reservatie zoekt kan u de lijst met resultaten filteren in functie van diverse criteria (de datum, de reservatiecode, het gebouw,..) : Screenshot 33 Resultaten filteren 17
Zoals we reeds eerder hebben vermeld volstaat het om te klikken op de drie puntjes die verschijnen wanneer men met de cursor over het veld beweegt : Screenshot 34 Gebruik van de filters Zodra u de criteria waarop u wenst te filteren heeft gedefinieerd, drukt u op de knop «Tonen» : Screenshot 35 Filters toepassen De lijst van reservaties die corresponderen met de geselecteerde criteria worden weergegeven in de tweede zone. 3.1.2 Een reservatie bewerken U kan enkel een reservatie bewerken wanneer ze nog niet is aangevangen. Hiervoor klikt u op de knop «Bewerken» die u terugvindt aan de rechterkant van de te bewerken reservatie : Screenshot 36 - Éditer une réservation Wanneer u op de knopt heeft geklikt kan u uw reservatie bewerken op dezelfde manier als waarop u de reservatie heeft gecreëerd (cf. punt 2). 18
3.1.3 Een reservatie annuleren U kan eveneens uw reservatie annuleren. Hiervoor heeft u twee mogelijkheden : Ofwel klikt u op de knop «Annuleren» die terug te vinden is rechts van de te annuleren reservatie Screenshot 37 Een reservatie annuleren (1) Of u selecteert het hokje voor de te annuleren reservatie en u klikt op de knop «Geselecteerde items annuleren» Screenshot 38 - Annuler la réservation (2) NB : Dankzij de tweede optie kan u meerdere reservaties tegelijkertijd annuleren. 19