VZW Vlaamse Judofederatie

VZW Vlaamse Judofederatie Maatschappelijke zetel: Warandestraat 1A 9240 Zele Handleiding ledenbestand Secretaris blz. 1/30

Handleiding ledenbestand Secretaris Geschreven door: Sylvie De Graeve administratief coördinator Contactinformatie: Vlaamse Judofederatie vzw Warandestraat 1A 9240 Zele Telefoon : 052 44 90 16 (algemeen) : Admin. en sporttech. personeel direct Fax : 052 44 97 20 E-mail : vlaamse.judofederatie@skynet.be Website : www.vjf.be DOCUMENTINFORMATIE Geschreven voor : Vlaamse Judofederatie vzw Geschreven door : Sylvie De Graeve Laatste herziening : 24/11/2017 Door : secretariaat VJF Versie : 1.00 blz. 2/30

Handleiding ledenbestand Secretaris Inhoud 1. Inleiding... 4 2. Inloggen... 5 3. Lid informatie... 7 3.1 Paswoord wijzigen... 7 3.2 Persoonlijke gegevens consulteren wijzigen/toevoegen/verwijderen... 7 3.3 Adresgegevens consulteren wijzigen/toevoegen/verwijderen... 8 3.4 Communicatiegegevens consulteren/ toevoegen/ wijzigen/verwijderen... 9 3.5 Graadswijzigingen... 10 3.6 Verrichtingen... 10 3.7 Functies... 10 3.8 Betrokken groepen... 10 4. Clubbeheer... 11 4.1 Club informatie... 11 4.1.1 Algemeen... 11 4.1.2 Clubfiche... 12 4.1.3 Enveloppen... 14 4.2 Ledenbeheer... 15 4.2.1 Ingave nieuwe initiatieleden... 15 4.2.2 Ingave herstart leden... 18 4.2.3 Consultatie initiatie-leden... 19 4.2.4 Ingave nieuwe leden... 20 4.2.5 Consultatie leden... 24 4.2.6 Hernieuwingen... 27 5. Betaling... 29 6. Uitloggen... 30 blz. 3/30

1. Inleiding De Vlaamse Judofederatie respecteert strikt de wet op de privacy (wet van 8 december 1992) tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer gewijzigd door de wet van 11 december 1998 (staatsblad 18 maart 1993 en 3 februari 1999). Alle persoonsgegevens worden enkel verzameld en verwerkt om de ledenadministratie en doelgerichte communicatie met de leden van de Vlaamse Judofederatie vzw, Warandestraat 1A te 9240 Zele mogelijk te maken. Graag informeer ik u tevens dat voor het opstellen van deze handleiding gebruik werd gemaakt van fictieve gegevens. Bij de vernieuwde ledenapplicatie heeft ieder lid de mogelijkheid zijn persoonlijke gegevens in te kijken via de ter beschikking gestelde inloggegevens. Bovendien kan ieder lid de eigen adres en communicatiegegevens verbeteren. Ieder lid is bijgevolg verantwoordelijk voor de juistheid van de door hem ingebrachte gegevens. Als secretaris bent u verantwoordelijk voor de verwerking van de ledengegevens binnen uw club, dit met uitzondering van de graadtoekenningen. U blijft steeds verantwoordelijk voor de juistheid van de door u ingebrachte gegevens met uitzondering van de gegevens die door het lid zelf werden aangepast. Indien gewenst kan de hoofdtrainer u machtigen om de kyu graadwijzigingen eveneens toe te kennen. De werkwijze hiervoor staat beschreven in de handleiding voor hoofdtrainers. Wij wensen u alvast veel succes toe. Sylvie De Graeve administratief coördinator blz. 4/30

2. Inloggen Via de website van de Vlaamse Judofederatie krijgt u als secretaris de mogelijkheid om in te loggen op de ledenapplicatie. U kan het ledenbestand van de VJF op volgende 2manieren bereiken : 1 ste manier Via het tabblad Judoka logt u in met vergunningsnummer en paswoord U klikt op mijn account bovenaan rechts en komt in onderstaand scherm: Door hierop te klikken kan u meteen toegang krijgen tot het ledenbestand, conform uw toegangsrechten (lid, secretaris, voorzitter, hoofdtrainer,...) 2 de manier blz. 5/30

De reeds in uw bezit zijnde inloggegevens blijven gelden bij de nieuwe applicatie. blz. 6/30

3. Lid informatie 3.1 Paswoord wijzigen Om het paswoord te wijzigingen dient u tevens ingelogd te zijn. Vervolgens klikt u op Mijn account (1) > Paswoord aanpassen (2). In het daaropvolgende scherm kan u dan uw paswoord aanpassen U brengt het door u gewenste paswoord in en klikt op OK. 3.2 Persoonlijke gegevens consulteren wijzigen/toevoegen/verwijderen Onder lidinformatie vindt u de voor u persoonlijk geregistreerde gegevens terug. Links onderaan vindt u de club terug waar u bent aangesloten alsook de geldigheidsduur van uw vergunning. U kan hier uw persoonlijke gegevens raadplegen. Bij wijzigingen inzake naam, geboortedatum en nationaliteit dient u bij foute vermelding het secretariaat (tim@vjf.be) te raadplegen. blz. 7/30

Indien Judocontact op ja geregistreerd staat betekent dit dat er 3-maandelijks een tijdschrift naar uw adres wordt toegestuurd. Let wel : wanneer een Judocontact bij ons terugkeert wegens verkeerde opgave van adres wordt de toezending gedeactiveerd. U dient dan contact op te nemen met het secretariaat (tim@vjf.be) Nieuwsbrief : Standaard staat de ontvangst van de nieuwsbrief geactiveerd. Indien u geen nieuwsbrief meer wenst te ontvangen, kan u deze ontvangst deactiveren door de ja-vermelding te wijzigen in nee. Dit doet u eenvoudigweg door op het pijltje te klikken en dan de juiste keuze aan te duiden. Diploma bachelor of master LO : Indien u over geen LO-diploma beschikt, kiest u voor Geen. Indien u over één beide diploma s beschikt, klik de juiste keuze aan. 3.3 Adresgegevens consulteren wijzigen/toevoegen/verwijderen Adresgegevens kunnen gewijzigd worden door aanklik van het potlood vooraan de rechthoek die u in het item Adressen terugvindt. U tikt de gewijzigde gegevens in en klikt op het groene icoon : Indien u de ingave wenst te annuleren, klikt u linksboven. Om de analogie in onze databank te bewaren verzoeken wij u de adresgegevens als volgt in te geven : Lange Akker 10, 9240 ZELE (beginletter hoofdletter, vervolgens kleine letters; gemeente/stad in hoofdletters). blz. 8/30

3.4 Communicatiegegevens consulteren/ toevoegen/ wijzigen/verwijderen Aanklik opent de communicatiemenu. Om een communicatie-item toe te voegen, selecteert u eerst het desbetreffende item in het keuzemenu. U voegt de gegevens in in de daartoe voorziene blanco rechthoek. Om de analogie in onze databank te bewaren verzoeken wij u fax, gsm of telefoongegevens op onderstaande in te geven : Telefoonnummer : 09 230 56 75 of 052 44 90 16 (spatie na het zonenummer. Wanneer het zonenummer uit 2 cijfers bestaat, worden de eerste 3 cijfers gegroepeerd gevolgd door een spatie, 2 cijfers, spatie, laatste 2 cijfers). Wanneer het zonenummer 3 cijfers bedraagt, worden de cijfers gegroepeerd per 2. Faxnummer : idem als telefoonnummer GSM-nummer : 0495 78 84 75 (spatie na prefix, daarna groepering per 2 cijfers). U klikt op het groene icoon linksonder om de gegevens op te slaan. U kan bestaande gegevens wijzigen door op het potlood vooraan te klikken. U komt dan in de detailfiche terecht waar u de gewijzigde gegevens intikt. Opslaan gebeurt via aanklik van het groene icoon Communicatiegegevens kunnen verwijderd worden door eerst en vervolgens. blz. 9/30

3.5 Graadswijzigingen Uw persoonlijk behaalde graden vindt u terug onder het item graadswijzigingen. In deze fiche kunnen uiteraard geen wijzigingen worden aangebracht. 3.6 Verrichtingen De subrubriek verrichtingen omvat de data waarop betalingen inzake uw vergunning werden verricht. Geen wijzigingen mogelijk in deze fiche. 3.7 Functies De subrubriek functies vermeldt de functie die u vervult binnen uw club. In deze fiche kunnen geen wijzigingen worden aangebracht. 3.8 Betrokken groepen De VJF kent diverse groepen (scheidsrechters, tijdopnemers,.). Indien u deel uitmaakt van één van deze groepen, is dit terug te vinden onder deze subrubriek. Indien u tot geen specifieke groep behoort krijgt u bovenstaande melding. Geen wijzigingen mogelijk in deze fiche. Wij verzoeken u steeds het secretariaat te raadplegen indien u anomalieën vaststelt in de fiches die u zelf niet kunt wijzigen. blz. 10/30

4. Clubbeheer De rubriek clubbeheer omvat alle verrichtingen aangaande uw club- en ledenadministratie. U vindt er de geregistreerde club- en ledengegevens terug en kan tevens initiatieleden en nieuwe leden ingeven. Daarnaast kan u eveneens de reeds geregistreerde vergunningen hernieuwen. Elke club draagt de verantwoordelijkheid inzake de juistheid van de ingebrachte gegevens. Leden kunnen zelf hun persoonlijke fiche te allen tijde raadplegen. Leden vanaf 15 jaar kunnen het adres en de communicatiegegevens zelf wijzigen. De overige leden kunnen het secretariaat steeds contacteren bij vaststelling van foutieve gegevens. 4.1 Club informatie Via het aanklikken clubbeheer verkrijgt u de onderstaande subrubrieken. 4.1.1 Algemeen Onder de clubbeheer / club informatie / algemeen bekomt u een overzichtsfiche van de voor uw club openstaande enveloppen. Indien alle enveloppen werden afgesloten zal deze rubriek leeg zijn. U kan in deze fiche eveneens een ledenlijst afdrukken door het aanklikken van het printicoon. blz. 11/30

4.1.2 Clubfiche Onder de clubfiche vind je een overzicht van de geregistreerde clubgegevens terug. Wij adviseren u eventuele wijzigingen steeds nauwgezet door te geven aan het VJF-secretariaat zodat uw gegevens te allen tijde up-to-date blijven. De gegevens in deze fiche, met uitzondering van de aanpassing van de clubwebsite en ingave/aanpassing van nieuwe lesgevers, kunnen zelf niet aangepast worden, daar wijzigingen van clubgegevens onderhevig zijn aan goedkeuring door het secretariaat. om een website bij te voegen. om de URL van website aan te passen of te verwijderen om te verwijderen om uw wijzigingen op te slaan. vorig scherm. Wie kan als lesgever geregistreerd worden? 1. Iedereen met een VTS diploma (VTS initiator, Trainer B, Trainer A, G- initiator, Instructeur B) en iedereen met een Bachelor LO of Master LO. De functie lesgever is mogelijk in meerdere clubs. 2 Iedereen vanaf 1Kyu enkel in eigen club om een lesgever bij te voegen Klik op om de zoekfunctie op te starten en kies uit de lijst. blz. 12/30

om een lesgever aan te passen of te verwijderen om een lesgever te verwijderen om uw wijzigingen op te slaan. vorig scherm. blz. 13/30

4.1.3 Enveloppen Bij iedere verwerking met betaling wordt automatisch een envelop gecreëerd (zie item betalingen verder in deze handleiding). Subitem Enveloppen verschaft u toegang tot de verwerkte enveloppen van uw club. U kan een onderscheid maken tussen afgesloten enveloppen (enveloppen waar u reeds een gestructureerde mededeling voor ontving) en nog openstaande enveloppen. Indien u het envelopnummer kent dat u zoekt, kan u dit eveneens ingeven. Dit geldt eveneens voor de mededeling. Na aanklik van het groene icoon bekomt u een overzicht. blz. 14/30

4.2 Ledenbeheer Onder de Ledenbeheer zijn alle mogelijke ingaven van ledengegevens terug te vinden (zie onderstaand overzicht). 4.2.1 Ingave nieuwe initiatieleden Nieuwe leden (die nog geen judo beoefend hebben) kunnen genieten van een initiatieverzekering voor de duurtijd van 4 lessen (tijdens de promotiecampagne 8 lessen). Doorgave van de initiatielessen dient te gebeuren via het digitale ledenbestand. Uitzondering : Initiatiedagen die door de club éénmalig worden georganiseerd, moeten niet ingegeven worden in de database en genieten automatische verzekeringsdekking. Indien het echter over meerdere initiatiedagen gaat wel. Het nieuwe ingeschreven lid zal dezelfde waarborgen als dekking hebben als de uitgebreide verzekeringspolis van de vergunninghouders van de VJF. Om gebruik te kunnen maken van de gratis lessen dient men in acht te nemen dat de VJF bij aansluiting het systeem hanteert dat de begindatum van elke vergunning aanvangt op de eerste dag van een kalendermaand. Concreet houdt dit in dat de judoka : 1) ervoor kan opteren om de gratis initiatie te volgen en te wachten tot de eerste dag van de volgende maand voor effectieve aansluiting; 2) onmiddellijk kan aansluiten doch hierbij rekening dient te houden met het feit dat de vergunning aanvangt op de eerste dag van de lopende kalendermaand. De clubs worden verzocht deze info mee te geven aan de initiatieleden. Werkwijze : Klik op Ingave nieuwe initiatie-leden. blz. 15/30

Vul de gegevens aan. Het nummer dient u niet in te vullen, dit wordt automatisch toegekend. Ingave van geboorte- en begindatum kan handmatig gebeuren of u kunt gebruik maken van de kalender die u verkrijgt na het aanklikken van het icoon aan het einde van beide gegevenslijnen. Klik op doorgaan. U komt in een fiche waar u de verdere gegevens van uw initiatielid kan invullen. Om de uniformiteit te bewaren, verzoeken wij u de gegevens als volgt in te geven : Naam : De Graeve Sylvie (beginletter hoofdletters gevolgd door kleine letters). Adres : Lange Akker 10, 9240 ZELE (beginletter hoofdletter, vervolgens kleine letters; gemeente/stad in hoofdletters) Telefoonnummer : 09 230 56 75 of 052 44 90 16 (spatie na het zonenummer. Wanneer het zonenummer uit 2 cijfers bestaat, worden de 3 eerstvolgende cijfers gegroepeerd gevolgd door een spatie, 2 cijfers, spatie, laatste 2 cijfers. Wanneer het zonenummer 3 cijfers bedraagt, worden de cijfers gegroepeerd per 2. GSM-nummer : 0495 78 54 75 (spatie na de prefix, daarna groepering per 2 cijfers). blz. 16/30

Bij ingave van de postcode kan het zijn dat diverse deelgemeentes over een dezelfde postcode beschikken. Door te klikken op het venstertje achteraan de lijn, kan u de gemeente/stad selecteren. U kan eveneens een naam ingeven in het zoekvenster en op het groene icoon klikken. De nationaliteit staat standaard ingesteld op België. Door te klikken op het icoontje naast het veld voor de nationaliteit bekomt u een overzicht van alle mogelijke nationaliteiten. U klikt de juiste info aan en deze wordt automatisch aangevuld in de fiche. Vergeet niet het geslacht te selecteren. Opgave G-judoka s is mogelijk door het aanvinken van het vakje G-Judoka Vul onderaan de diverse data van de trainingssessies in en klik op opslaan. Ingave kan gebeuren door handmatige input of door aanklikken van de juiste datum op de kalender die u verkrijgt na aanklik van het icoon naast elke trainingsdag. In het veld commentaar kan u info invullen die nuttig is voor de club (bv. lid zal betaling vergunning doen op training van (datum), ) Elk initiatielid kan gedurende het volledige jaar genieten van 4 initiaties. Gedurende de promotiecampagneperiode kunnen initiatieleden die zich aanbieden bij een club die deelneemt aan de promotiecampagne genieten van 8 gratis initiaties. Nadat u de gegevens heeft opgeslagen na aanklikken van het groene icoon krijgt u onderstaand bericht : blz. 17/30

4.2.2 Ingave herstart leden Elke judoka t.e.m. 2 e Kyu krijgt de mogelijkheid om na een periode van inactiviteit opnieuw 4 gratis lessen te volgen. Deze inloopperiode kent de benaming Herstart en wordt enkel toegekend mits aan de voorwaarde wordt voldaan dat er tussen de laatste activiteitsdag en de 1 e dag van de herstartperiode minimaal 2 jaar zit. Vanaf 1 e Kyu dienen alle vragen tot initiatie via schrijven, gericht aan de raad van bestuur, aangevraagd te worden. Geef de gegevens van de judoka die de judosport wenst te herstarten in. Vul tevens de herstartdatum aan en klik op opslaan. Klik vooraan op het potlood om de fiche van de gewenste judoka te openen. U krijgt de gelegenheid om eventuele wijzigingen van adres- of communicatiegegevens aan te passen. In het veld commentaar kan u info invullen die nuttig is voor de club (bv. lid zal betaling vergunning doen op training van (datum), ) Geef de initiatiedata in en klik op opslaan. blz. 18/30

4.2.3 Consultatie initiatie-leden Aanklikken Consultatie initiatie-leden verleent u toegang tot de initiatiegegevens. U komt in onderstaande overzichtsfiche terecht, waar u al uw initiaties, of bepaalde geselecteerde gegevens (op nummer, op naam) kan opvragen. Na opgave van de door u gewenste gegevens klikt u op de zoekknop : Indien u geen gegevens ingeeft en onmiddellijk op de zoekknop klikt, krijgt u een overzicht van alle personen die reeds initieerden in uw club met vermelding van de einddatum van de initiatie. Op iedere gegevenslijn bevindt zich vooraan een potlood. Hiermee kan u de desbetreffende gegevensfiche openklikken om de gegevens volledig te raadplegen. blz. 19/30

4.2.4 Ingave nieuwe leden 4.2.4 a) Geldigheid van de vergunning : Alle vergunningen, met uitzondering van de 1 e aanvraag van vergunning in de maanden augustus en september, gelden voor 1 kalenderjaar. Bij de eerste aansluiting in bovengenoemd geval vervalt de lidkaart op het einde van de maand voorafgaand aan de maand van aansluiting. Aan nieuwe aanvragen in augustus en september wordt de vervaldatum 30/09/jaartal van aanvraag + 1 toegekend. Bij hernieuwing wordt in beide gevallen de initiële maand waarin de vergunning vervalt telkens behouden. Bij de normale, tijdige hernieuwing van de vergunning sluit de nieuwe geldigheid onmiddellijk aan bij de voorbije. Aansluiting van de vergunningsperiode is enkel gewaarborgd indien de hernieuwing niet later dan 1 maand na de einddatum van de vergunning gebeurt. Daarna zal de vergunning enkel via "Ingave nieuwe leden" kunnen verlengd worden met een onderbreking als gevolg. Dit is zeker te vermijden in verband met eervolle onderscheidingen en promotie naar hogere graden waar een ononderbroken vergunning vereist is. Dring bij uw leden dan ook aan op een tijdige betaling van de hernieuwing. 4.2.4 b) Verwerking van de vergunning : Bij de ingave van een effectief lid kunnen zich 5 situaties voordoen : a) Het lid bestaat nog niet; b) Het lid is reeds initiatielid en wordt nu effectief lid; c) Het lid heeft reeds vroeger judo gedaan in uw club, doch is gedurende enkele maanden (jaren) gestopt; d) Het lid bestaat reeds in een andere club maar kan overgenomen worden; e) Het lid bestaat reeds in een andere club en kan niet overgenomen worden. U dient een transfer aan te vragen. Het eerste gedeelte is in alle bovenstaande situaties hetzelfde. blz. 20/30

Vul de juiste gegevens in en klik op de knop doorgaan. Voor de ingave van de geboortedatum kan u gebruik maken van de kalender die u opent door aanklikken van het icoon achter de geboortelijn. Indien het lid vooraf niet initieerde en tevens nooit eerder aangesloten was bij de Vlaamse Judofederatie krijgt u in analogie met de ingave van de initiatiegegevens onmiddellijk een volledige fiche ter invulling. blz. 21/30

4.2.4 a) Het lid bestaat nog niet : U vult de verdere gegevens aan. Zorg er steeds voor dat u de juiste begindatum inbrengt. Deze is van belang voor de verwerking van de vergunningsdatum. Het statuut voor nieuwe leden staat standaard ingesteld als sportend recreatief. Elke judoka die deelneemt aan een gevecht onder het toezicht van een scheidsrechter is een competitieve judoka. Deze stelling geldt eveneens voor volgende wedstrijden met afwijkende reglementering : o U11/U13-ontmoetingen (competities met beperking om pedagogische redenen); o Shiai (competitie zonder coach wegens pedagogische doeleinden) Elke club behoudt evenwel de vrijheid om een judoka die volgens hen, buiten bovengenoemde regel om in aanmerking komt als competitief lid vermeld te worden, als competitief lid in te schrijven. Wanneer het statuut tijdens de sportcarrière wijzigt dient u dit aan te passen (zie werkwijze blz. 25). In het veld commentaar kan u nuttige info die voor de club bestemd is invullen (bv. lid dient bijdrage nog te betalen,.) Na het vervolledigen van de lidfiche klikt u op opslaan om de gegevens te verwerken. blz. 22/30

4.2.4 b) Het lid is reeds initiatielid of herstartlid en wordt nu effectief lid : Na ingave van de naam van de persoon, krijgt u een rechthoek met de gegevens van het reeds bestaande initiatielid. Bij vervaldatum staat de datum van de laatste initiatie vermeld. Door op het potlood vooraan te klikken, opent u het gegevensblad. U kan hier desgewenst nog wijzigingen in aanbrengen. U klikt op opslaan om de gegevens te verwerken. 4.2.4 c) Het lid heeft reeds vroeger judo gedaan in uw club, doch is gedurende enkele maanden (jaren) gestopt; Na ingave van de naam van de persoon, krijgt u de gegevens van het vervallen lid. Bij vervaldatum staat de laatste vervaldatum van de vergunning vermeld. U klikt op het potlood vooraan om de fiche over te nemen. Indien gewenst kan u nog wijzigingen aanbrengen. U klikt op opslaan. Opgelet : wanneer een lid gedurende een aaneensluitende periode judo beoefent, dient u de vergunning via hernieuwingen te verwerken. Bij de normale, tijdige hernieuwing van de vergunning sluit de nieuwe geldigheid onmiddellijk aan bij de voorbije. Aansluiting van de vergunningsperiode is enkel gewaarborgd indien de hernieuwing niet later dan 1 maand na de einddatum van de vergunning gebeurt. Daarna zal de vergunning enkel via "Ingave nieuwe leden" kunnen verlengd worden met een onderbreking als gevolg. Dit is zeker te vermijden in verband met eervolle onderscheidingen en promotie naar hogere graden waar een ononderbroken vergunning vereist is. Dring bij uw leden dan ook aan op een tijdige betaling van de hernieuwing. 4.2.4 d) Het lid bestaat reeds in een andere club maar kan overgenomen worden (zie bovenstaand voorbeeld voor verwerking). Dit betekent dat de vergunning in de vorige club vervallen is, waardoor de judoka vrij is om over te gaan naar een andere club. Het is onmogelijk om leden met een geldige vergunning in een andere club over te nemen. 4.2.4 e) Het lid bestaat reeds in een andere club en kan niet overgenomen worden. U dient een transfer aan te vragen. blz. 23/30

U krijgt vooraan de rechthoek geen potlood ter overname. Achteraan ziet u de vervaldatum bij de andere club. In dit geval dient u schriftelijk een transfer aan te vragen via het VJF-secretariaat. Transferdocumenten zijn terug te vinden op www.vjf.be Na het opslaan van de gegevens via het groene icoon rechtsonder verkrijgt u onderstaande bevestiging. Het scherm staat reeds klaar om indien gewenst verdere nieuwe leden in te brengen. Elke vergunning, met uitzondering van de nieuw aangevraagde vergunningen in de maanden augustus en september, hebben als vervaldatum de laatste dag van de maand voorafgaand aan de maand waarin de aanvraag werd verricht. Nieuw aangevraagde vergunningen in de maanden augustus en september hebben als vervaldag 30/09/jaartal van aanvraag + 1. 4.2.5 Consultatie leden Naar analogie met de initiatieleden kunt u als secretaris uw ledengegevens raadplegen en wijzigen. Hierbij kan u gebruik maken van extra zoekcriteria om bepaalde door u gewenste groepen op te vragen. blz. 24/30

Standaard staat het item geldigheid vergunning op ja. Indien u geen verdere gegevens invult en op het zoekicoon klikt, krijgt u een overzichtslijst van alle aangesloten leden. Indien u de geldigheid op nee instelt, verkrijgt u een overzichtslijst van alle leden die tot en met 3 maand vervallen zijn. Door op te klikken, kunt u vanaf deze positie rechtstreeks overschakelen naar inbreng nieuwe leden. Door de extra zoekcriteria aan te klikken kan u meerdere criteria instellen. Per item kan je ook de keuze maken tussen verschillende sub items. Op die manier is het voor u als secretaris eenvoudig om uw leden op functie, geslacht, graad, nationaliteit, leeftijd, functie of diploma te groeperen (zie voorbeelden ter illustratie op blz. 27). Elke lidfiche kan vooraan open geklikt worden ter raadpleging en wijziging (adres en/of communicatiegegevens, statuut, ). Wij raden aan om bij adreswijzigingen waarbij de vervaldatum dichtbij in het verschiet ligt eerst de hernieuwing uit te voeren en daarna de adreswijziging. Op die manier wordt eerst de hernieuwing verwerkt en daarna de adreswijziging waardoor deze gebundeld op 1 kaart worden. Om het statuut te wijzigen dient u naast de vermelding Bloso Statuut de juiste keuze aan te vinken. Vergeet niet om elke wijziging op te slaan door op te klikken. blz. 25/30

Op functie/ Op graad / Op groep / 4.2.5 a) Aanvraag duplicaat vergunning U kan als secretaris voor al uw leden een duplicaat vergunning aanvragen. Deze aanvraag is echter niet kosteloos. De kostprijs is steeds terug te vinden in het vigerende financieel handboek. Aanvraag van een duplicaat gebeurt door aanklik van het icoon op het einde van elke gegevenslijn. U krijgt onderstaande melding indien uw duplicaat werd aangevraagd : Het is onmogelijk om voor dezelfde persoon tegelijkertijd 2 duplicata aan te vragen. U zal dan onderstaande foutmelding verkrijgen : Indien u een excel-lijst wenst te bekomen van de door u opgevraagde data klikt u op download. blz. 26/30

4.2.6 Hernieuwingen Een lopende vergunning dient minimaal 1 maand voor de vervaldatum hernieuwd te worden. Deze melding is aangebracht op elke vergunningskaart, dit om leden hierop extra attent te maken. Bij de normale, tijdige hernieuwing van de vergunning sluit de nieuwe geldigheid onmiddellijk aan bij de voorbije. Aansluiting van de vergunningsperiode is enkel gewaarborgd indien de hernieuwing niet later dan 1 maand na de einddatum van de vergunning gebeurt. Daarna zal de vergunning enkel via "Ingave nieuwe leden" kunnen verlengd worden met een onderbreking als gevolg. Dit is zeker te vermijden in verband met eervolle onderscheidingen en promotie naar hogere graden waar een ononderbroken vergunning vereist is. Dring bij uw leden dan ook aan op een tijdige betaling van de hernieuwing. U geeft de periode waarvoor u hernieuwingen wenst te verwerken in met de bovenste gegevenslijn en drukt op het zoekicoon. U kan deze gegevens handmatig wijzigen of hierbij gebruik maken van de kalender naast de beide gegevensbalken. Vervallen van datum kan maximaal 1 maand terug gaan. blz. 27/30

U krijgt een overzicht van de te hernieuwen vergunningen binnen de periode die u heeft opgegeven. U vinkt de te hernieuwen vergunningen vooraan in de gegevenslijn aan. Daarna klikt u op hernieuwen. U verkrijgt de hieronder vermelde pop-up ter controle. Indien de gegevens juist zijn, klikt u op OK. Om terug te keren naar het hernieuwingsscherm, klikt u op annuleren. U kan dan indien gewenst wijzigingen aanbrengen. Indien u uw hernieuwingen bevestigd heeft via aanklik OK, komt u opnieuw in het hernieuwingsscherm terecht. Indien gewenst kan u nog bijkomende hernieuwingen verrichten. blz. 28/30

5. Betaling Al uw hernieuwingen en nieuwe leden worden bewaard in een openstaande envelop. Om de betaling te verrichten van de door u ingegeven nieuwe leden en hernieuwingen gaat u terug naar het item Clubbeheer. U krijgt een overzicht van de voor uw club openstaande enveloppen. Door op het potlood vooraan te klikken kunt u indien gewenst een overzicht opvragen van de verwerkte vergunningen. Om uw envelop af te sluiten klikt u op Afsluiten U verkrijgt de melding dat uw envelop werd afgesloten. U dient de gestructureerde mededeling die op het scherm komt te vermelden op de daartoe voorziene plaats op uw overschrijving. Opgelet : wanneer u lijsten afdrukt, zullen de leden pas als geldig vermeld staan op het moment dat de betaling op het secretariaat werd geregistreerd. Afhankelijk van de bankinstelling waarbij u bent aangesloten zal dit een tweetal werkdagen in beslag nemen. blz. 29/30

6. Uitloggen Om uit te loggen dient u de browser af te sluiten. Wij wensen u alvast veel succes toe! Bij eventuele vragen kan u uiteraard steeds terecht op het VJF-secretariaat.! NOOT! De PRINT (sreen) functie die bovenaan rechts te zien is in de applicatie zal geen correct afgedrukte lijsten weergegeven. Daarvoor dien je gebruik te maken van de CVS downloads of PDF lijsten. Sylvie De Graeve administratief coördinator blz. 30/30