Boekhoudinstrument voor eenmensbedrijven c.q. voor zelfstandigen zonder personeel (ZZP ers). Toelichting stap voor stap. Wij zijn meestal dienstverleners. Wij maken niet veel kosten. Wij leven van opdrachten, maar hebben er soms ook nog wel eens een periode een (klein) loondienstverbandje bij. Het volkomen scheiden van bedrijfs- en privé-uitgaven en inkomsten is dan ook niet altijd makkelijk. Sommigen van ons maken elk jaar een begroting van te verwachten opbrengsten en kosten. Allemaal houden we ervan om onze tevredenheid te regisseren en periodiek te bekijken hoe het met onze orderportefeuille staat. 2 bankrekeningen De meeste van ons hebben bij een bank een aparte bedrijfsrekening en een aparte privé rekening. In de meeste gevallen internetbankieren we. We sturen rekeningen en moeten soms een periode wachten om betaald te worden. We dragen omzetbelasting af en innen die over onze facturen. We houden onze gereden kilometers bij en hebben soms ook nog wat cash betaald, waar bonnen tegen over staan. OB aangifte en herinneringen Elk kwartaal of één maal per jaar maken we de stand op. We doen aangifte OB: Hoeveel facturen hebben we gestuurd (omzet), waarover BTW moet worden afgedragen en hoeveel BTW hebben we over onze kosten betaald (voorbelasting) in deze periode. We kijken dan meteen welke opdrachtgevers de gestuurde rekeningen nog niet hebben betaald en sturen een herinnering. Jaarlijks Jaarlijks maken we onze verlies- en winstrekening op (de film van opbrengsten en kosten) en de balans (de foto van bezit en schuld op 31/12). Deze twee zijn de basis voor onze aangifte inkomstenbelasting en premieheffingen. Vaak vragen we hiervoor een boekhouder of accountant. Het aan de belastingdienst af te dragen bedrag of % IB en premies hebben we gereserveerd op een (privé) spaarrekening. Makkelijke administratie Nu we kunnen internetbankieren is het mogelijk onze inkomsten en uitgaven te downloaden. We hoeven dan eigenlijk niets meer over te tikken. Er moet alleen een systeem zijn, waar je het in kunt knippen en plakken. Als je daarmee per post kunt aangeven of het voor je bedrijf of voor je privé is je de BTW er uit kunt halen je aan kunt geven welke kostensoort het is. Dan heb je een basisadministratie, één structuur waarmee je altijd inzicht hebt in je bedrijf overzicht hebt en je resultaten kunt communiceren met de buitenwereld: je boekhouder/accountant en/of belastingdienst. Die structuur hebben we voor je gemaakt. Boekhoudinstrument voor 1mensbedrijven. Niets beveiligd Zoals je van ons gewend bent is het voordeel van ons boekhoudinstrument, dat er niets is beveiligd. Je kunt alle kostensoorten anders noemen, formules, maar ook de prints helemaal vorm geven naar je eigen bedrijf. Zo helpt het je als ondernemer strategische keuzes te maken en je marketinginspanningen te kunnen volgen of leiden. Waar formules onder zitten hebben we de cellen geel of oranje gemaakt. Tabellarisch Ons boekhoudinstrument is opgebouwd als een ouderwets (handmatig) tabellarisch kasboek met een verkoopboek, waar we de facturen in bijhouden. Maar door het gebruik van Excel 1
worden er meteen overzichten voor je gegenereerd. Bovendien hoef je bijna niets meer te tikken. Je gebruikt het tikwerk van de bank! Opbouw boekhoudinstrument voor 1 mensbedrijven Blad1 is het verkoopboek. Hierin klop je dagelijks/ wekelijks/ maandelijks je gestuurde facturen in. Je opdrachtenportefeuille houd je hiermee up to date. Evenals de gerealiseerde omzet/diensten al dan niet belast met BTW. We hebben 3 omzetgroepen gemaakt, zodat je ook je tevredenheid met je portefeuille kunt regisseren. Onder aan het blad kun je dan meteen zien hoeveel inkomstenbelasting en premies je vermoedelijk over de periode moet reserveren. Blad 2 is bankrekening 1, je bedrijfsrekening. Alle inkomsten en uitgaven, uit de download van je bank, bewerk je hier. Blad 3 is bankrekening 2, je privé rekening Alle inkomsten en uitgaven, uit de download van je bank, bewerk je hier. Zit er nog een bedrijfspostje in toevallig? Blad 4 is cash De resultaten van je kilometeradministratie kun je hier opnemen evenals de enkele bon, die je ten laste van je bedrijf uit je cash portemonnee hebt betaald. Blad 5 laat je totale boekhouding zien van de periode. Blad 6 geeft je het BTW overzicht. Wat moet je dit kwartaal opgeven aan diensten belast met BTW (uit je verkoopboek) en welke voorbelasting heb je al betaald c.q. de betaalde BTW over je bedrijfskosten in die periode? Het verschil draag je af. Blad 7 genereert je verwachte Verlies en Winstrekening. Blad 8 genereert je balans, als je op Blad 9 je investeringen en afschrijvingen goed hebt bijgehouden. (Of je laat je boekhouder deze opmaken, in ieder geval controleren!) De toelichting op de volgende pagina s helpt je stap voor stap door de inrichting en gebruik van het begrotingsinstrument. We hebben meerdere versies, want alle banken verstrekken verschillende vormen van downloads. We hebben ABN/AMRO, TRIODOS, ING, ASN en RABO bank. Of een combinatie. Bij je versie krijg je ook nog een download voorbeeld. Je kunt ons boekhoudinstrument in 2010 GRATIS gebruiken. Graag vragen we je wel ons een mailtje te sturen met je bevindingen. We kunnen je dan aan het eind van het jaar ook de versie 2011 sturen. Kom je er niet uit? We kunnen je altijd assisteren!bel of mail Dorrit Wajer en Rik ter Horst, ondernemersadviseurs 020-6711595 of 06 20 968 990 info@doorpakkers.nl www.doorpakkers.nl/ Of Van der Eyden Financial Services Hans van der Eyden Boekhoudkantoor 020-7764905 of 06 129 09 520 hans@vandereyden.com www.vandereyden.com We kunnen je adviseren bij inrichting van je boekhoudinstrument, en/ of fouten snel verhelpen. We rekenen daarvoor 1,- per minuut exc. BTW. Je kunt ons je sheets mailen met je probleemanalyse, emailadres, websiteadres en telefoonnummer. Wij kunnen dan bellen en sturen hem zo snel mogelijk verbeterd weer terug, met uitleg en een factuur van de bestede minuten per mail. Verwachten we dat we meer dan een uur bezig zijn, dan doen we je eerst een prijsopgave per mail Succes en veel plezier! Weet je helemaal niets van Excel? Zoek dan een ander boekhoudprogramma. Of bel Hans eens, of Doorpakkers? 2
Inhoudsopgave toelichting Toelichting stap voor stap... 4 Voor je begint... 4 Inrichten... 4 Verkoopboek... 4 Je downloads bewerken voor Bank1 en Bank 2... 5 Bank2... 8 Cash... 8 Overzichten... 8 Downloads van banken... 9 FAQ s voor de liefhebber...10 3
Toelichting stap voor stap Voor je begint Geef het instrument een nieuwe titel. (je hebt dan altijd het origineel om formules weer in op te zoeken). Per kwartaal kun je het ook een nieuwe titel geven (je werk raak je zo niet kwijt). Je kunt ook een heel jaar in dit instrument werken. Ga naar Bestand. Kies: opslaan als en zeg waar en onder welke titel je het opslaat. Inrichten De kostenposten en 3 omzetgroepen kun je een andere naam geven. Ga naar Bank 1 en formuleer je kostensoorten en omzetgroepen. Kom liever niet aan de codes in rij 1, dus zoek iets dat ook met die letter begint. Je kunt het wel veranderen, als je het snapt, maar verander nooit de plaats van de omzetgroepen, investeringen of directe kosten. Deze tikken door naar je overzichten o.a. het Verkoopboek en je verlies en winstrekening. Maak er bijvoorbeeld van Verkoopboek Hierin klop je dagelijks/ wekelijks/ maandelijks je gestuurde facturen in. Tip: Doe het voordat je de factuur wegstuurt, je kunt er het juiste BTW bedrag en/of optelfouten mee uit je factuur halen. Hij rekent BTW uit 19%. Bepaal dan zelf met het = teken in de juiste kolom of het diensten belast zijn met BTW of niet. Ook kun je met het = teken kiezen bij welke omzetgroep deze rekening hoort. Je opdrachtenportefeuille houd je hiermee up to date. Evenals de gerealiseerde omzet/diensten al dan niet belast met BTW. Erg handig voor je BTW aangifte. De totalen zie je per kwartaal in het blad BTW. 4
Verder kun je door de % zien of je opdrachten portefeuille zich conform plan ontwikkelt of dat je extra acquisitie of marketinginspanningen mag doen! Tip: Een vaste opdrachtgever moet in een jaar liever niet meer dan 71% van je orderportefeuille uit maken! (Wil je zelfstandigheidaftrek niet in gevaar komen). Onder aan het blad kun je dan meteen zien hoeveel inkomstenbelasting en premies je vermoedelijk over de periode moet reserveren. Je downloads bewerken voor Bank1 en Bank 2 Actie 1: Begin met je beginsaldo in te tikken Actie 2: Knip en plak uit de downloads van je bij- en afschrijvingen van je bank. (als je dit nog niet snapt lees dan eerst Bank en downloads) datum eventueel van/aan (ABN/AMRO doet alles in een kolom, omschrijving) omschrijving bedrag (tel even voor je plakt, of je voldoende lege rijen hebt. Er zijn er zo n 150 lege rijen per kwartaal) Actie 3: Bepaal met de BTW code het juiste BTW percentage, als het een bedrijfskostenpost is. Je ziet in de kolom: 1= 0% BTW, 2= 6% BTW, 3= 19% BTW 4= 19% BTW die je deze periode hebt ontvangen en nog mag afdragen / of al hebt afgedragen (zie verder BTW) 5
Actie 4: Haal nu bij elk bedrag weg of het een bedrijfskostenpost is of een privé kostenpost Resultaat 1: na 4 acties heb je al een overzicht van al je gemaakte bedrijfskosten in de periode exc. BTW. In de privé kostenpost zetten we alles dat privé is, dus voor je persoonlijke huishouden, levensonderhoud. Maar we gebruiken hem ook om alles wat NIET bedrijfskosten van de periode zijn in op te nemen. Bijvoorbeeld Geld dat je van privé op de bedrijfsrekening hebt gezet of andersom, omdat je anders rood staat= privé, want telt niet mee voor de omzetberekening! Betaalde of ontvangen BTW zijn ook geen bedrijfskosten, dus plaats in privé Betaalde rekeningen in 2009 van vorig jaar, horen ook niet bij de omzet van dit jaar, dus zet in privé. Geef ze evt. een kleurtje, kun je in een ogopslag zien, of al je openstaande rekeningen van vorig jaar wel zijn betaald. Betaalde ziektekostenverzekeringen etc. Deze privé posten hoef je niet meer verder te specificeren. Je kunt het wel met een = teken doen in de kolommen: Verzekeringe n aftrekbaar Privé giften Onkostenvergoedingen Sparen Handig voor je boekhouder, bij het opmaken van je belastingaangifte. Maar je ziet ze niet in je prints, want het zijn geen bedrijfskosten, die ten laste van de omzet gebracht kunnen worden. 6
Stapje verder Doe je alleen dit, dan heb je een keurig bedrijfskosten overzicht. Zeker als je mapje met bonnen daar mee correspondeert heb je een overzicht voor je boekhouder of belastingdienst. Maar wat heb je er zelf aan? Zet dan een stap verder en het wordt voor jezelf ook leuk! Actie 5: Geef van elk bedrijfsuitgave of inkomsten aan: waar het aan is besteed, je uitgaven zijn een bepaalde kostenpost welke rekeningen zijn er betaald en hebben tot inkomsten geleid Door de juiste codes in te vullen, houdt dit instrument het overzichtelijk voor je bij. Van elke bedrijfskostenpost bepaal je zo eenvoudig de kostensoort en de omzetgroep. Actie 6: Check. Het totaal moet kloppen, zie controle kolom Ja KLOPT!!! Van alle bedrijfsuitgaven heb je aangegeven waar je het aan hebt besteed Nu kun je al wat beleid gaan maken! C.q. Je tevredenheid regisseren! 7
Bank2 Doe nu hetzelfde voor bank 2 je privé rekening Alle inkomsten en uitgaven, uit de download van je bank, bewerk je hier. Zit er nog een bedrijfspostje in toevallig? Heb je er erg veel, denk er dan eens aan om je gedrag te verbeteren: meer de zaken uit je bedrijfsrekening te doen. Het kost je immers zoveel administratie tijd! Cash De resultaten van je kilometeradministratie kun je hier opnemen evenals de enkele bon, die je ten laste van je bedrijf uit je cash portemonnee hebt betaald. Deze Cash bladzijde moet je natuurlijk even tikken. Vergeet niet de min en dan enter!!! Overzichten In het blad Totaal Boekhouden zie je de overzichten van al je rekeningen en cash. Daarna volgt je verwachte verlies en winstrekening. Als je het blad afschrijvingen goed bijhoudt worden gedeelten van je Balans opgemaakt. 8
Downloads van banken We hebben verschillende versies gemaakt, bij elke versie ontvang je een specifiek A 4tje met download instructie: 1. Bij de ABN/AMRO kun je voor je downloads kiezen voor Excel. Doe dat, dan hoef je geen verdere handelingen te doen, dan ze in je pc te bewaren met een goeie titel, bijv. mutaties periode x. (kan een boekhouder altijd even controleren). De downloads van ABN/AMRO geven datum, omschrijving en bedrag in + en -. Zie verder A4 mutaties ABN/AMRO 2. Bij de Triodos kun je ook kiezen voor een Excel download. Alleen geven zij datum, van/aan, het bedrag zonder + - teken, en in een andere kolom Debit of Credit. Voor deze bank hebben we een ander instrument gemaakt een extra kolom met een code om, van die Debit/credit, direct plussen en minnen te maken, waarmee je weer kunt optellen en aftrekken. Zie verder A4 mutaties Triodos. 3. De ING geeft de bedragen ook zonder + - teken, en in een andere kolom Bij of Af. Voor deze bank hebben we een ander instrument gemaakt een extra kolom met een code om, van die bij/af, direct plussen en minnen te maken, waarmee je weer kunt optellen en aftrekken. 4. De RABO bank geeft de bedragen met d=af en c= bij. Voor deze bank hebben we een ander instrument gemaakt een extra kolom met een code om, van die d/c, direct plussen en minnen te maken, waarmee je weer kunt optellen en aftrekken. 4. Combinaties: Natuurlijk zijn er ook combinaties mogelijk bijvoorbeeld: Bank 1 ABN/AMRO, bank 2 ING etc. Laat ons dat weten!!! Met een boekhoudinstrument voor het bewerken van downloads van Fortis, Bizzner en SNS zijn we nog bezig. Wordt dus vervolgd. Dorrit Wajer info@doorpakkers.nl 06 20 968 990 01-01-2010 Kom je er niet uit? We kunnen je altijd assisteren!bel of mail Dorrit Wajer en Rik ter Horst, ondernemersadviseurs 020-6711595 of 06 20 968 990 info@doorpakkers.nl www.doorpakkers.nl/ Of Van der Eyden Financial Services Hans van der Eyden Boekhoudkantoor 020-7764905 of 06 129 09 520 hans@vandereyden.com www.vandereyden.com We kunnen je adviseren bij inrichting van je boekhoudinstrument, en/ of fouten snel verhelpen. We rekenen daarvoor 1,- per minuut exc. BTW. Je kunt ons je sheets mailen met je probleemanalyse, emailadres, websiteadres en telefoonnummer. Wij kunnen dan bellen en sturen hem zo snel mogelijk verbeterd weer terug, met uitleg en een factuur van de bestede minuten per mail. Verwachten we dat we meer dan een uur bezig zijn, dan doen we je eerst een prijsopgave per mail Succes en veel plezier! 9
FAQ s voor de liefhebber Vormgeving Onder de knop Bestand vind je pagina-instelling, afdrukvoorbeeld en afdrukken. Bij pagina-instelling kun je kiezen, staand of liggend afdrukken de marges instellen, zodat je een weergave op één pagina krijgt print vergroten en verkleinen van 100% tot x Kop en voettekst invullen of veranderen Het afdrukbereik van je blad corrigeren. Je kunt per blad printen of kiezen voor druk hele werkmap af Met de knop Invoegen figuur, kun je je eigen logo op elke pagina invoegen Onder de knop Opmaak vind je kolommen zichtbaar maken/ verbergen. Eenvoudige Formules Je hebt in de werkbalken onder de knop Beeld opmaak en standaard aangevinkt, dan komt ook de knop in beeld betekent sum, daarmee kun je formules maken. Een hele rij optellen sum cel x:cel y Optellen van enkele cellen is celx + cely Vermenigvuldigen, maal is * Aftrekken is Delen is / Een cel herhalen ergens anders is = Procentsommen kun je maken met de % knop, of beter nog (Cel gedeeld door/100)* maal y (dan weet je wat je gedaan hebt) Excel is slim je kunt formules kopiëren, gewoon een cel weer kopiëren en plakken in de cel waar je hem hebben wilt Invoegen nieuwe rij, dan kun je de formules in de rij erboven helemaal kopiëren en heb je alle formules weer in de nieuwe rij staan. In het boekhoudinstrument worden ook wat ingewikkelde logische formules gebruikt. Onder de kolom: BTW afdracht =ALS(G5=4;SOM(F5/119*19);0) Betaalde BTW =ALS(G5=3;SOM(F5/119*19);ALS(G5=2;SOM(F5/106*6);ALS(G5=1;SOM(F5*0);0))) Kosten soorten: =ALS($M5=N$1;$J5;"") etc. Stiekem zit in verkoopboek cel C 168 een automatische berekening zelfstandigenaftrek: =ALS(B25<=13659;(9251);ALS(B25<=15890;(8600);ALS(B25<=18080;(7953);ALS(B25< =51765;(7087);ALS(B25<=53955;(6470);ALS(B25<=56150;(5785);ALS(B25<=58340;(5 106);ALS(B25<=5000000;(4488))))))))) Banken geven in hun downloads soms geen + of in de bij- en afschrijvingen, maar gebruiken er een 2 e kolom Debit of credit of Bij/af voor. Wij willen wel plussen en minnen. De formule is dan =ALS(E5="credit";D5;-D5) of =ALS(E5="bij";D5;-D5) 10