Handleiding Meldprogramma Ongebruikelijke Transactie Overige transacties 1 (Excel 2002 en 2003) 1 Transactiesoort is noch een Money Transfer, noch een girale overboeking
Inleiding Vanaf mei 2011 werkt de FIU-Nederland met een nieuw systeem voor het verzamelen, verwerken en analyseren van ongebruikelijke transacties. Werden voorheen nog diverse methodes van melden geaccepteerd, vanaf mei 2011 worden alle meldingen vanuit een beveiligde website door de melder verzonden naar de FIU- Nederland. Aan het formaat van deze meldingen worden eisen gesteld: meldingen moeten als een xmlmeldrapport worden verzonden. Om dit xml- formaat te verkrijgen, kunnen meldende instellingen gebruik maken van dit Excel-meldprogramma. Na het invullen van in dit meldprogramma, genereert deze met één druk op de knop een xml-meldrapport dat aan deze eisen voldoet. Dat meldrapport kan vervolgens via de beveiligde website naar FIU- Nederland worden verzonden. Het meldprogramma kan worden gebruikt door: Meldergroepen Nederland Traditionele melders Handelaren Vrije beroepsgroepen Overheid Assurantie tussenpersoon Bank Beleggingsmaatschappij Casino Creditcardmaatschappij Effectenbemiddelaar Financieringsmaatschappij Geldtransactiekantoor Levensverzekeraar Handelaar in antiek Handelaar in kunst Handelaar in sieraden Handelaar in vaartuigen Handelaar in voertuigen Overige handelaren Accountant Advocaat Bedrijfseconomisch adviseur Belastingadviseur Bemiddelaar in onroerende zaken Makelaar Notaris Onafhankelijk juridisch adviseur Trustmaatschappijen Belastingdienst Douane Toezichthouder Voor informatie over de meldplicht per meldergroep, betreffende indicatoren van melden en meer kijkt u op www.fiu-nederland.nl.
Voor gebruik Het meldprogramma is gemaakt in Excel VBA en is gericht op een gebruiker met kennis van de normale gebruiksfuncties van Excel. Het meldprogramma opent zich in het Excel-programma dat op uw computer is geïnstalleerd. Het is dus een voorwaarde dat u beschikt over Excel op een PC met MS Windows (Excel versies 2003 tot en met 2010 en Windows XP of hoger worden ondersteund). Daarnaast moet uw PC het formaat XML ondersteunen, een functionaliteit die normaal gesproken via updates automatisch geïnstalleerd wordt. Mocht uit een melding in het Meldprogramma blijken dat u deze functionaliteit mist, dan kunt u op de Microsoft website een update installeren vanuit de volgende link: http://support.microsoft.com/kb/818409/nl. Nadat u het meldprogramma in Excel heeft gestart, zijn de normale gebruiks functies van Excel enigszins beperkt. Wij adviseren u om alle andere bestanden in Excel te sluiten voordat u het meldprogramma in Excel opstart. Bent u toch in de normale Excel-functionaliteit aan het werken, dan kunt u door het aanklikken van Venster altijd weer terug naar de Meldprogamma functies. De functies die u nodig heeft voor het genereren van een xml-meldrapport zijn allemaal te vinden onder het Meldprogramma:
Ontwerptoelichting De MFA Excel applicatie biedt de gebruiker de mogelijkheid om op eenvoudige wijze, met basale kennis van Excel, handmatig transacties in te voeren, een aantal controles uit te voeren en een xml-meldrapport te genereren. De applicatie voorziet in het hergebruiken van eerder ingevoerde meldrapporten voor nieuwe meldingen. Beschikbare functies in het menu: Nieuw meldrapport Meldrapport opslaan Een leeg meldrapport wordt aangemaakt. De gebruiker heeft de mogelijkheid om het meldrapport zelf tussentijds op te slaan. Voordat het meldrapport gecontroleerd kan worden, moet het zijn opgeslagen en moet u het een definitieve naam hebben gegeven Meldrapport opslaan als De gebruiker heeft de mogelijkheid om met het actieve meldrapport meerdere meldingen te maken via de functie melding opslaan als. Bestaand meldrapport Controleer meldrapport Genereer XML meldrapport Een eerder aangemaakt meldrapport wordt geopend voor verdere verwerking. Dit kan betrekking hebben op: Een eerder deels ingevuld rapport dat tijdelijk is opgeslagen. Een ingevuld rapport dat na controle nog fouten bevat. Een correct ingevuld en verzonden meldrapport, waar delen van hergebruikt worden. In dit laatste geval worden automatisch een aantal velden leeg gemaakt wanneer het meldrapport wordt heropend. De controle van de invoer wordt gedaan via de data validatie regels in de Excel werkbladen. Voor meervoudige data validatie, bijvoorbeeld controle van het invoertype in combinatie van een waarde, wordt direct op het werkblad uitgevoerd met extra codering. Via de Controleer melding wordt het volledige meldrapport op gecontroleerd op invulling de verplichte velden. Maar deze controles zijn niet volledig, er wordt niet gecontroleerd op correcte inhoud en alle onderlinge relaties tussen de ingevulde velden. Een aantal van die controles worden later wel uitgevoerd door de FIU-Nederland. Dit gebeurt zowel automatisch als handmatig. Op basis van deze controle is het mogelijk dat u in een later stadium van de FIU alsnog een bericht ontvangt om informatie te wijzigen of toe te voegen. Deze functie kunt u uitvoeren (is geactiveerd) als een meldrapport met de voorgaande keuze is gecontroleerd en de status goedgekeurd heeft.
Handleiding voor het melden van overige transacties in Excel 2002/2003 1. Download het meldprogramma voor ongebruikelijke transacties vanaf de website www.fiu-nederland.nl/melden (of, indien u het meldprogramma in uw mail heeft ontvangen, vanuit uw mail). Het gaat om de onderstaande drie bestanden: 2. U plaatst deze drie bestanden in een lokale map op uw computer (bijvoorbeeld in Mijn documenten) of op een USB-stick. 3. Is de download geslaagd, dan start u Excel op. U kiest Bestand en vervolgens Openen. U gaat naar de map waarin u de bovenstaande bestanden hebt geplaatst en klikt op: 4. Bij het openen geeft Excel mogelijk een beveiligingsmelding. Dit komt omdat het meldprogramma macro s bevat die nodig zijn om een meldrapport te maken dat geschikt is om naar de FIU-Nederland te sturen. Hier kiest u voor Macro s inschakelen. N.B. Het is mogelijk dat het inschakelen van deze functie niet toegestaan is omdat uw organisatie hiervoor specifieke beveiligingsrichtlijnen hanteert Neemt u dan contact op met uw afdeling ICT of beheerder
5. Hebt u het meldprogramma geopend, dan ziet u het onderstaande scherm: De tabel (MeldID, Meldergroep, etc) is de eerste keer dat u dit programma opstart leeg, deze wordt namelijk gevuld op basis van de configuratievragen die u automatisch doorloopt. 6. Achtereenvolgens ziet u de schermen: Vul de door u gewenste taal in Vul het land in waar u bent gevestigd Vul de door u gewenste meldergroep in
Op basis van deze laatste keuze kiest u vervolgens uit: U vult uw identificatienummer in (MeldID). U hebt dit unieke nummer bij uw registratie per email ontvangen van de FIU-Nederland. Tot slot klikt u op Voltooien: 7. In Excel 2002 en 2003 opent u het meldprogramma door te klikken op Meldprogramma:
8. U bent nu in het meldprogramma. Dat betekent dat een aantal functies uit het Excel menu vanaf nu niet meer werken. U kunt alleen de functies uit het Meldprogramma kiezen! Welke functies dit zijn, ziet u door te klikken op Meldprogramma. 9. Wilt u een nieuw meldrapport aanmaken, dan klikt u Nieuw Meldrapport aan: 10. U kunt een keuze maken uit drie mogelijkheden: een moneytransfer, een girale overboeking of een overige transactie:
12.Kiest u Overig, dan geeft u antwoord op onderstaande vraag of vragen: 13. U vult vervolgens in welke gegevens u hebt van de transactiepartijen waarvan u een melding doet. Nadat u voor alle transactiepartijen deze gegevens heeft ingevuld, klikt u op voltooien.
14. Een meldformulier ontvouwt zich nu: In de eerste kolom ziet u aan de kleur (blauw) of u verplicht bent dit veld in te vullen. In de tweede kolom INVOER vult u de gevraagde gegevens in. Het veld wordt groen als het veld juist is ingevuld. Sommige velden zijn al automatisch juist voor u ingevuld. Onderaan de pagina ziet u de namen van de werkbladen die u doorloopt. U bent nu in het eerste werkblad Melding. 15. Is het werkblad Melding juist ingevuld, dan klikt u op werkblad Transactie.
16. Het werkblad Transactie opent zich. U vult ook hier de verplichte velden in (in eerste kolom aangegeven in de kleur blauw). Bij de Soort Transactie en bij de Indicator kiest u uit een menu wanneer u aan de achterzijde van het invulveld op het pijltje klikt:
N.B. Weet u niet welke Indicator u moet kiezen, dan klikt u op Indicator_1 of Indicator_2 (of u klikt het werkblad Indicatoren aan). Uit de getoonde lijst onthoudt u de juiste code voor de Indicator en kiest vervolgens Terug naar het tabblad transactie waar u de juiste code aanklikt. Is alles correct ingevuld, dan kiest u voor het werkblad Girale Overboeking: Zijn alle velden in het werkblad Transactie correct ingevuld, dan klikt u het werkblad Transactiepartijen aan.
17. In het werkblad Transactiepartijen vindt u afhankelijk van de keuze die u eerder heeft gemaakt (over de aard van de transactiepartijen) een veldenlijst. Niet alle velden zijn verplicht, maar indien u beschikt over de gevraagde informatie, dan ontvangen wij deze graag. Bovenaan dit werkblad vult u eerst gegevens in over de eerste transactiepartij. Afhankelijk van het aantal transactiepartijen dat u hebt opgegeven, worden op deze pagina de mogelijkheden geboden om de gegevens daarvan in te vullen. Bijrollen, landen en identiteitsbewijs kiest u de opties uit de aangeboden lijst: Zijn alle velden in het werkblad Transactie partijen correct ingevuld, dan klikt u het werkblad Object aan:
18. Het werkblad Object open zich: 19.Zijn alle velden correct ingevuld, dan kiest u voor Meldrapport Opslaan. Het programma kiest nu een map (Reports) die automatisch is aangemaakt voor meldrapporten. U kunt zelf de naam kiezen, alleen de extensie (het gedeelte achter de punt) moet.rpt blijven. Dit gebeurt automatisch als u hier niets aan verandert. 20.Vervolgens kiest u Controleer meldrapport:
21. U ontvangt een foutmelding op het scherm als er velden niet juist zijn ingevuld of wanneer u verplichte velden bent vergeten in te vullen. Het programma gaat automatisch naar het veld toe dat onjuist of niet is ingevuld. Nadat u dit heeft hersteld, kiest u nogmaals voor Controleer meldrapport. 22.Is uw meldrapport volledig ingevuld, dan verschijnt hiervan een melding op het scherm: 23. Als laatste stap maakt u op basis van dit Excel-meldrapport een XML-meldrapport. U kiest Genereer XML meldrapport. U ontvangt een schermmelding als het gelukt is een XMLmeldrapport aan te maken. In deze schermmelding wordt het pad getoond naar de map waarin het XML-meldrapport is opgeslagen. Onthoudt u dit pad goed.
24. Dit bestand wordt automatisch in dezelfde map (Reports) opgeslagen als het meldrapport dat u eerder hebt opgeslagen (zie 19). U ontvangt van deze geslaagde actie een schermmelding waarna u het meldprogramma kunt afsluiten: 25. U kunt het gegenereerde XML-bestand verzenden aan FIU-Nederland via het meldportaal. Het correcte bestand om via het meldportaal te verzenden, heeft een XML-formaat en ziet er in uw map Reports ongeveer zo uit: