Samen met lokale besturen werken aan een divers personeelsbeleid Checklist Begeleiding stagiair - onbezoldigde niet-schoolse stage Diverse opleidingscentra kunnen stages organiseren, onder andere voor personen die het moeilijk hebben om zich te integreren in het reguliere arbeidscircuit. Dikwijls gaat het om kansengroepen (kortgeschoolden, personen met een arbeidsbeperking, personen van allochtone afkomst): personen aan wie in het kader van het actieplan voor meer stage- en leerwerkplaatsen extra aandacht wordt besteed. WIE IS WIE? de cursist; de stageaanbieder of de dienst bij wie de cursist een stage volgt; de stagementor: de werknemer die de leidinggevende aanstelt om de cursist op de werkvloer te begeleiden; de stagebegeleider: de stageverantwoordelijke van het opleidingscentrum. De stagebegeleider is de schakel tussen de dienst en de stagiair. VOORDELEN VOOR DE STAGEAANBIEDER De stage is voor de stageaanbieder nuttig om inzicht te krijgen in de mogelijkheden van iemand die een bepaalde opleiding volgt en kan voor extra rendement zorgen. Stageaanbieders kunnen stagiairs inschakelen in het arbeidsproces, maar zelf ook bijleren. In ieder geval vervult de stageaanbieder ook een maatschappelijke rol door cursisten leerkansen te bieden, zodat ze nadien beter gewapend de arbeidsmarkt kunnen betreden. LEERDOELSTELLINGEN, DUUR, VORM EN FORMALITEITEN Ga na of de leerdoelstellingen van de opleiding aansluiten bij uw activiteiten. Bekijk vooraf de duur en de formaliteiten van de stage. Ga na of u beschikt over de nodige mogelijkheden, ruimte en tijd om een stagiair te begeleiden en op te leiden in uw dienst. LEERDOELSTELLINGEN De belangrijkste leerdoelstelling van de stage bestaat erin de cursist in staat te stellen verworven vaardigheden, kennis en attitudes in te oefenen en uit te breiden. De stage is dus een deel van de opleiding. DUUR EN VERPLICHTE FORMALITEITEN Opleidingscentra hebben veel autonomie en bepalen zelf de duur van de stage. De duur van de stage is in de opleiding vastgelegd. De duur van de stage hangt af van de instelling en het karakter van de opleiding. Voor de jongere een stage kan lopen, moet de stageaanbieder beschikken over een risicoanalyse. Indien daaruit blijkt dat een medisch onderzoek noodzakelijk is voor die welbepaalde stagiair, dan worden de kosten anders dan bij de schoolstages niet vergoed door de federale overheid. Het is dus belangrijk om
als stageaanbieder met de stageaanvragende organisatie af te spreken wie het medisch onderzoek laat uitvoeren en wie het zal betalen. De stagevragende organisatie zal meestal over een stagecontract beschikken en dat aan de stageaanbieder voorleggen. De contractsluitende partijen zijn vrij om binnen de wettelijke grenzen in het contract op te nemen wat ze willen. Bij dit soort stages is de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, zoals bij een school het geval is, niet automatisch voor rekening van het opleidingscentrum. Bij het sluiten van het contract is het dus belangrijk om vooraf duidelijk af te spreken wie wat zal verzekeren. Zo nodig moet u werkkleding aan de stagiair bezorgen. U mag geen loon uitbetalen aan de stagiair. U mag wel kosten vergoeden die voortvloeien uit de stage (bijvoorbeeld reiskosten). U moet een kopie van de stageovereenkomst aan uw personeelsdienst bezorgen (naargelang van de afspraken in uw overheidsdienst). VOORBEREIDENDE GESPREKKEN Vaak neemt de stagebegeleider of de cursist zelf eerst contact met u op. Het is raadzaam dat u vooraf gesprekken voert met de stagebegeleider, de stagiair en de stagementor. WAT BESPREEKT U MET DE STAGEBEGELEIDER? Stel uzelf en uw dienst aan de stagebegeleider voor. Bespreek met de stagebegeleider de opleiding en de werking van uw dienst. Overloop met de stagebegeleider de leerdoelstellingen, de duur en de formaliteiten van de stage. Peil naar de vaardigheden en de voorkennis van de cursisten in de bewuste opleiding. Bespreek een haalbaar takenpakket door rekening te houden met de leerdoelstellingen van de opleiding en de vaardigheden en voorkennis van de stagiair. U kunt met de stagebegeleider afspreken om de mogelijke stagekandidaten aan een soort sollicitatieprocedure te onderwerpen. Zo krijgt u tijdens de gesprekken alvast een beter beeld van de personen die bij u een stage willen volgen. Stel een functieomschrijving op. Spreek met de stagebegeleider af dat hij een aantal kandidaten voorstelt. Nodig die cursisten uit voor een sollicitatiegesprek. Kies een kandidaat in wie u gelooft. Bespreek met de stagebegeleider hoe de evaluatie van de stage zal verlopen en welke evaluatiecriteria er zijn. Overleg met de stagebegeleider wanneer hij tijdens de stage uw dienst kan bezoeken. Wissel contactgegevens uit met de stagebegeleider.
WAT BESPREEKT U MET DE STAGIAIR? Laat u niet leiden door vooroordelen over afkomst, geslacht, handicap of leeftijd als u kunt kiezen uit een aantal kandidaten. Peil naar de motivatie en de kennis van de cursist: Waarom volgt de kandidaat de bewuste opleiding? Waarom wil hij uitgerekend bij u leren op de werkvloer? Heeft hij interesse voor uw activiteiten? Wat wil hij leren op uw werkvloer? Wat zijn de vaardigheden en de voorkennis? Wat wil de kandidaat doen na de opleiding? Geef de stagiair een korte rondleiding in uw dienst zodat hij een beter idee krijgt van hoe u werkt. Regel eventueel een ontmoeting met de stagementor. WAT BESPREEKT U MET DE STAGEMENTOR? Als u de stagiair niet zelf kunt begeleiden, wijs dan iemand van uw medewerkers aan als stagementor. De stagementor bouwt bij voorkeur een vertrouwensrelatie op met de stagiair. Wijs dus een ervaren medewerker aan, die kan trainen en coachen en die het vak door en door kent. Overloop met de stagementor de afgesproken leerdoelstellingen en het leerpakket. Overleg met de stagementor hoe u de stagiair kunt inschakelen op uw dienst. Overleg met de stagementor hoe hij de begeleiding van de stagiair het best kan aanpakken. NA DE GESPREKKEN Als alle gesprekken naar wens zijn verlopen, tekent u de stageovereenkomst. Het is belangrijk dat u voorbereidingen treft in uw dienst: licht uw werknemers vooraf in; maak voor de stagiair een ruimte vrij om zijn of haar persoonlijke goederen op te bergen; leg zonodig werkkleding en werkmateriaal klaar voor de stagiair. ONTHAAL EN START Zorg tijdens het onthaal voor een goede en ongedwongen sfeer, zodat de stagiair zich thuis voelt. Zorg ervoor dat de stagementor aanwezig is bij het onthaal. Stel uw medewerkers voor aan de stagiair en vraag ze hun functie toe te lichten. Bespreek met de stagiair het takenpakket en de vaardigheden, kennis en attitudes die hij moet verwerven tijdens de stage. Informeer de stagiair over veiligheid en geef hem alle nodige materiaal en kleding. Als de stagiair met de pc moet werken, zorg ervoor dat er een toestel beschikbaar is en dat de toegang tot de pc is geregeld. Maak de stagiair duidelijk dat hij zich moet gedragen zoals de andere werknemers en zich aan dezelfde regels moet houden. Een stagiair is er
bijvoorbeeld ook toe gehouden om vertrouwelijke of interne informatie waar hij mee in contact komt, vertrouwelijk te behandelen. Het arbeidsreglement van de stageaanbieder geldt ook voor stagiairs, zij het alleen als het gaat om bepalingen die relevant zijn. Sommige stageaanbieders hanteren een arbeidsreglement dat is aangepast aan de stagiairs. Dat kan, aangezien de wet de mogelijkheid biedt om afzonderlijke arbeidsreglementen op te maken voor de verschillende categorieën van werknemers of voor de verschillende afdelingen van de onderneming. Bij het onthaal van de leerlingstagiair in de onderneming moet de stageaanbieder hem kennis laten nemen van het arbeidsreglement. Zorg voor een rondleiding en informeer de stagiair over alle aspecten van de organisatie. Praat met de stagiair over het begin en het einde van de werktijden, het takenpakket, de kostenvergoeding Bespreek zeker ook de regeling op het vlak van maaltijden, carpooling, parking Zorg eventueel voor documentatiemateriaal, maar overlaad de stagiair niet met informatie. Geef een eerste stageopdracht. BEGELEIDING DOOR STAGEMENTOR Eén persoon wordt aangesteld als aanspreekpunt voor de stagiair, namelijk de stagementor. Hij kan voor een aantal aspecten eventueel te rade gaan bij zijn of haar collega's. Bewaak over de hele duur van de stage de leerdoelstellingen en het takenpakket. Houd voor uzelf geregeld korte tussentijdse evaluaties. Beschouw leren op de werkvloer als een dynamisch proces. Zorg tijdig voor nieuwe en uitdagende leeropdrachten. Bekijk leren op de werkvloer als een continu leerproces. Dus niet: de stagiair een aantal taken aanleren en hem daarna alleen die taken laten uitvoeren tot het einde van de stage. Motiveer de stagiair. Gun de stagiair voldoende tijd om zich in te werken. Wees geduldig. Verwacht niet dat de stagiair binnen de kortste keren zelfstandig kan werken. Geef de stagiair toch de kans om zich zelfstandig te ontplooien. Stimuleer een professionele houding en betrek de stagiair bij uw organisatie. De stagiair moet zich net zoals iedereen aan de regels houden. Behandel de stagiair als een echte medewerker. Geef de stagiair een zekere verantwoordelijkheid. Houd rekening met de mening van andere werknemers over de stagiair en blijf in contact met de stagebegeleider. Stuur zo nodig de stagiair tijdig bij en informeer de stagebegeleider. EVALUATIE VAN DE STAGIAIR Als de stage is voltooid, zal de stagebegeleider u vragen om een eindevaluatie van de stagiair op te stellen. Het gebeurt vaak dat opleidingscentra u een evaluatieformulier bezorgen.
Zijn u en de stagementor tevreden over de prestaties en de vorderingen? Heeft de stagiair de leerdoelstellingen bereikt? Heeft hij het takenpakket afgewerkt? Had de stagiair het juiste arbeidsritme? Zijn u en de stagementor tevreden over de werkhouding van de stagiair? Was de stagiair gemotiveerd? Nam de stagiair een juiste houding aan tegenover collega's, meerderen, klanten? Was de stagiair stipt? Had de stagiair voldoende verantwoordelijkheidszin? Was de stagiair zelfstandig genoeg? Kon de stagiair in team werken? ALGEMENE EVALUATIE Om het stageproces correct in te schatten, houdt u rekening met de mening van de stagiair, de stagementor en de stagebegeleider. Zo kunt u bijleren en de kwaliteit van een volgende stage in uw dienst verbeteren. STAGIAIR Heeft de stagiair iets bijgeleerd? Wat vond de stagiair positief tijdens de stageperiode? Wat vond de stagiair minder positief tijdens de stageperiode? Wat vond de stagiair over de begeleiding door de stagementor? STAGEMENTOR Vindt u dat de stagementor over voldoende begeleidingscapaciteiten beschikt? Heeft de stagementor de leerdoelstellingen en het takenpakket goed gevolgd? Heeft de stagementor de vorderingen van de stagiair gevolgd? Heeft de stagementor voldoende, te veel of te weinig tijd in de begeleiding van de stagiair geïnvesteerd? Kunt u in de toekomst de begeleiding van de stagiair nog beter delegeren aan de mentor? STAGEBEGELEIDER Vraag het oordeel van de stagebegeleider over de stage in uw dienst en over de begeleiding van de stagiair. Zo kunt ook u bijleren. Breng de stagebegeleider op de hoogte van uw bevindingen over het stageproces en de stagiair. Informeer de stagebegeleider over de positieve en negatieve aspecten van de opleiding. Zo kunnen opleidingscentra hun cursussen up-to-date houden en aanpassen.
AFRONDING Formuleer voor uzelf een algemeen besluit: beschouwt u de stage als geslaagd? Als u zeer tevreden was over de stage, houd dan geregeld contact met het opleidingscentrum in kwestie. Het centrum zal een volgende keer allicht opnieuw contact met u opnemen. Als u tevreden bent over de stagiair, maak hem dat dan duidelijk. Zorg eventueel voor een kleine attentie als blijk van waardering.