GFI-producthandleiding GFI MailArchiver Archiveringsassistent
De informatie en inhoud van dit document is alleen bedoeld ter informatie en wordt geleverd als zodanig en zonder garantie in welke vorm dan ook, expliciet, impliciet of anderszins, waaronder, zonder beperking, enige garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel, en niet-inbreukmakendheid. GFI Software kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade, waaronder gevolgschade of enige andere schade, voortvloeiend uit het gebruik van dit document. De informatie in dit document is afkomstig van openbaar beschikbare bronnen. Hoewel GFI alles in het werk stelt om correcte informatie aan te bieden, kan de volledigheid, nauwkeurigheid, actualiteit of geschiktheid van de informatie niet worden gegarandeerd en kan hierop geen aanspraak worden gemaakt. GFI kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor drukfouten, verouderde informatie of fouten. GFI biedt geen garantie, expliciet of impliciet, en aanvaardt geen wettelijke verplichtingen of verantwoordelijkheid voor de nauwkeurigheid of volledigheid van de informatie in dit document. Als u van mening bent dat dit document foutieve informatie bevat, kunt u contact met ons opnemen waarna wij uw opmerkingen zo snel mogelijk zullen bekijken. Alle product- en bedrijfsnamen die hier worden vermeld, kunnen handelsmerken zijn van hun respectievelijke eigenaars. Microsoft en Windows zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. GFI MailArchiver is een copyright van GFI SOFTWARE Ltd. - 1999-2014 GFI Software Ltd. Alle rechten voorbehouden. Documentversie: V. 2.3.0 Laatst bijgewerkt (maand/dag/jaar): 7/8/2014
1 Inleiding 4 1.1 Over GFI MailArchiver 4 1.2 Over GFI MailArchiver Archiveringsassistent 4 1.2.1 Systeemvereisten - GFI MailArchiver Archiveringsassistent 4 2 gebruikengfi MailArchiver Archiveringsassistent 6 2.1 GFI MailArchiver Archiveringsassistent voor Outlook 2003 6 2.2 GFI MailArchiver Archiveringsassistent voor Outlook 2007 7 2.3 GFI MailArchiver Archiveringsassistent voor Outlook 2010 / 2013 8 2.4 Bestandsarchivering 9 2.4.1 Een bestand archiveren met GFI MailArchiver Archiveringsassistent 10 3 configureren GFI MailArchiver Archiveringsassistent 13 4 Probleemoplossing en support 16 4.1 Inleiding 16 4.2 GFI SkyNet 16 4.3 Webforum 16 4.4 Technische ondersteuning aanvragen 16 4.5 Documentatie 16 4.6 GFI MailArchiver ArchiveringsassistentProblemen met 17 5 Verklarende woordenlijst 18 6 Index 23
1 Inleiding 1.1 Over GFI MailArchiver GFI MailArchiver is een krachtige, gebruiksvriendelijke oplossing voor het archiveren van e-mails, waarmee u alle interne en externe e-mails in één centraal archief kunt archiveren. Dit archief kunt u vervolgens eenvoudig beheren vanuit de browsergebaseerde interface van GFI MailArchiver, zodat bevoegde gebruikers de gearchiveerde e-mails kunnen bekijken en doorzoeken. 1.2 Over GFI MailArchiver Archiveringsassistent De GFI MailArchiver Archiveringsassistent is een invoegtoepassing in Microsoft Outlook waarmee gebruikers handmatig e-mailberichten en agenda-items uit de Microsoft Outlook-client kunnen archiveren in GFI MailArchiver. De items die zijn opgeslagen in GFI MailArchiver, worden standaard georganiseerd in een mapstructuur die gelijk is aan het postvak van de gebruiker in Microsoft Outlook. U kunt GFI MailArchiver pas gebruiken als de optie Handmatig archiveren in GFI MailArchiver Archiveringsassistent is ingeschakeld. Neem voor meer informatie contact op met uw systeembeheerder. GFI MailArchiver Archiveringsassistent kan worden geïnstalleerd in Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 en 2013. 1.2.1 Systeemvereisten - GFI MailArchiver Archiveringsassistent Software BELANGRIJK De computer waarop GFI MailArchiver Archiveringsassistent is geïnstalleerd, moet verbinding kunnen maken met de GFI MailArchiver-server. SOFTWARE Ondersteunde Microsoft Outlook - versies - alleen GFI MailArchiver Archiveringsassistent Microsoft Outlook 2003 (inclusief Service Packs 1, 2, 3 of 4) Microsoft Outlook 2007 (inclusief Service Packs 1 of 2) Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2013 GFI MailArchiver 1 Inleiding 4
SOFTWARE Ondersteunde besturingssystemen Windows 8 en 8.1 Windows 7 Windows Vista Windows Server 2003 Windows Server 2008 Overige vereiste onderdelen Windows Server 2012 HTTP-poort 80 (of HTTPS-standaardpoort 443 voor beveiligde verbindingen) - wordt gebruikt om verbinding te maken met GFI MailArchiver. Microsoft.NET Framework 4-clientprofiel Hardware ONDERDEEL Processor Geheugen Fysieke opslagruimte VEREISTEN Processor met een snelheid van 1 GHz of meer. Minimum: 512 MB RAM Aanbevolen: 2 GB RAM 20 MB fysieke opslagruimte vereist voor de installatie van GFI MailArchiver Archiveringsassistent. GFI MailArchiver Archiveringsassistent kan niet worden geïnstalleerd op de Microsoft Exchange Server. GFI MailArchiver 1 Inleiding 5
2 gebruikengfi MailArchiver Archiveringsassistent Als GFI MailArchiver Archiveringsassistent is geïnstalleerd, wordt het programma automatisch geregistreerd bij Microsoft Outlook. Microsoft Outlook zal automatisch proberen verbinding te maken met GFI MailArchiver via de URL die tijdens de installatie is opgegeven. Als GFI MailArchiver Archiveringsassistent is geïnstalleerd, worden er knoppen voor handmatig archiveren aan werkbalken, linten en/of menu's in Microsoft Outlook toegevoegd. Standaard is GFI MailArchiver Archiveringsassistent zo ingesteld dat alle handmatig gearchiveerde items bewaard blijven. Raadpleeg voor meer informatie configureren GFI MailArchiver Archiveringsassistent (pagina 13). 2.1 GFI MailArchiver Archiveringsassistent voor Outlook 2003 Als u GFI MailArchiver Archiveringsassistent installeert, wordt een extra werkbalk aan Microsoft Outlook 2003 toegevoegd. De functionaliteit van GFI MailArchiver Archiveringsassistent is pas beschikbaar nadat u Microsoft Outlook opnieuw hebt opgestart. U kunt als volgt handmatig een e-mail archiveren: 1. Selecteer in Microsoft Outlook het e-mailbericht, agenda-item of bestand dat u wilt archiveren. 2. Kies een van de volgende opties op de werkbalk: Tabel 1: Functies voor handmatig archiveren OPTIE Archiveren: hiermee archiveert u het geselecteerde item, waarbij dezelfde mapstructuur gehandhaafd blijft. Bestand(en) archiveren naar... : hiermee kan de gebruiker lokaal opgeslagen bestanden (zoals Microsoft Office-documenten, afbeeldingen en PDF-bestanden) selecteren en archiveren. Raadpleeg voor meer informatie Bestandsarchivering (pagina 9). Archiveren naar... - Hiermee archiveert u de geselecteerde items naar de opgegeven locatie. Met deze optie hebben gebruikers de volgende mogelijkheden: Gebruikers kunnen bestanden archiveren naar de postvak van een andere gebruiker Voer in het veld Postvak zoeken de naam in van het postvak van een gebruiker waartoe u toegang hebt en klik vervolgens op Postvak toevoegen. Een map aan de bestaande mappenstructuur toevoegen Klik op het knooppunt waar u het bestand wilt opslaan en klik op Nieuwe map. Geef vervolgens de mapnaam op wanneer u hierom wordt gevraagd. GFI MailArchiver 2 gebruikengfi MailArchiver Archiveringsassistent 6
OPTIE Outlook-map archiveren: hiermee archiveert u de volledige geselecteerde Outlook-map. Als de map submappen bevat, wordt u gevraagd of u ook de submappen wilt archiveren. Outlook-map archiveren naar... : hiermee archiveert u de volledige geselecteerde Outlook-map naar de opgegeven locatie. Met deze optie hebben gebruikers de volgende mogelijkheden: Gebruikers kunnen bestanden archiveren naar de postvak van een andere gebruiker Voer in het veld Postvak zoeken de naam in van het postvak van een gebruiker waartoe u toegang hebt en klik vervolgens op Postvak toevoegen. Een map aan de bestaande mappenstructuur toevoegen Klik op het knooppunt waar u het bestand wilt opslaan en klik op Nieuwe map. Geef vervolgens de mapnaam op wanneer u hierom wordt gevraagd. Als de map submappen bevat, wordt u gevraagd of u ook de submappen wilt archiveren. 2.2 GFI MailArchiver Archiveringsassistent voor Outlook 2007 Als u GFI MailArchiver Archiveringsassistent installeert, wordt een extra werkbalk aan Microsoft Outlook 2003 en 2007 toegevoegd. De werkbalkoptie is pas beschikbaar nadat u Microsoft Outlook opnieuw hebt opgestart. U kunt als volgt handmatig een item archiveren: 1. Selecteer in Microsoft Outlook het e-mailbericht, agenda-item of bestand dat u wilt archiveren. 2. Kies een van de volgende opties op de werkbalk: Tabel 2: Functies voor handmatig archiveren OPTIE Archiveren: hiermee archiveert u het geselecteerde item, waarbij dezelfde mapstructuur gehandhaafd blijft. Bestand(en) archiveren naar... : hiermee kan de gebruiker lokaal opgeslagen bestanden (zoals Microsoft Office-documenten, afbeeldingen en PDF-bestanden) selecteren en archiveren. Raadpleeg voor meer informatie Bestandsarchivering (pagina 9). GFI MailArchiver 2 gebruikengfi MailArchiver Archiveringsassistent 7
OPTIE Archiveren naar... - Hiermee archiveert u de geselecteerde items naar de opgegeven locatie. Met deze optie hebben gebruikers de volgende mogelijkheden: Gebruikers kunnen bestanden archiveren naar de postvak van een andere gebruiker Voer in het veld Postvak zoeken de naam in van het postvak van een gebruiker waartoe u toegang hebt en klik vervolgens op Postvak toevoegen. Een map aan de bestaande mappenstructuur toevoegen Klik op het knooppunt waar u het bestand wilt opslaan en klik op Nieuwe map. Geef vervolgens de mapnaam op wanneer u hierom wordt gevraagd. Outlook-map archiveren: hiermee archiveert u de volledige geselecteerde Outlook-map. Als de map submappen bevat, wordt u gevraagd of u ook de submappen wilt archiveren. Outlook-map archiveren naar... : hiermee archiveert u de volledige geselecteerde Outlook-map naar de opgegeven locatie. Met deze optie hebben gebruikers de volgende mogelijkheden: Gebruikers kunnen bestanden archiveren naar de postvak van een andere gebruiker Voer in het veld Postvak zoeken de naam in van het postvak van een gebruiker waartoe u toegang hebt en klik vervolgens op Postvak toevoegen. Een map aan de bestaande mappenstructuur toevoegen Klik op het knooppunt waar u het bestand wilt opslaan en klik op Nieuwe map. Geef vervolgens de mapnaam op wanneer u hierom wordt gevraagd. Als de map submappen bevat, wordt u gevraagd of u ook de submappen wilt archiveren. 3. Klik met de rechtermuisknop op een e-mail en selecteer de gewenste archiveringsopdracht in het snelmenu (optioneel). 2.3 GFI MailArchiver Archiveringsassistent voor Outlook 2010 / 2013 Als u GFI MailArchiver Archiveringsassistent installeert, wordt in Microsoft Outlook 2010 en 2013 een tabblad aan het lint van Microsoft Outlook op het tabblad Start toegevoegd. De GFI MailArchiver-opties zijn pas beschikbaar nadat u Microsoft Outlook opnieuw hebt opgestart. U kunt als volgt handmatig een item archiveren: 1. Selecteer in Microsoft Outlook het e-mailbericht, agenda-item of bestand dat u wilt archiveren. 2. Kies een van de volgende opties op de werkbalk: Tabel 3: Functies voor handmatig archiveren OPTIE Archiveren: hiermee archiveert u het geselecteerde item, waarbij dezelfde mapstructuur gehandhaafd blijft. GFI MailArchiver 2 gebruikengfi MailArchiver Archiveringsassistent 8
OPTIE Bestand(en) archiveren naar... : hiermee kan de gebruiker lokaal opgeslagen bestanden (zoals Microsoft Office-documenten, afbeeldingen en PDF-bestanden) selecteren en archiveren. Raadpleeg voor meer informatie Bestandsarchivering (pagina 9). Archiveren naar... - Hiermee archiveert u de geselecteerde items naar de opgegeven locatie. Met deze optie hebben gebruikers de volgende mogelijkheden: Gebruikers kunnen bestanden archiveren naar de postvak van een andere gebruiker Voer in het veld Postvak zoeken de naam in van het postvak van een gebruiker waartoe u toegang hebt en klik vervolgens op Postvak toevoegen. Een map aan de bestaande mappenstructuur toevoegen Klik op het knooppunt waar u het bestand wilt opslaan en klik op Nieuwe map. Geef vervolgens de mapnaam op wanneer u hierom wordt gevraagd. Outlook-map archiveren: hiermee archiveert u de volledige geselecteerde Outlook-map. Als de map submappen bevat, wordt u gevraagd of u ook de submappen wilt archiveren. Outlook-map archiveren naar... : hiermee archiveert u de volledige geselecteerde Outlook-map naar de opgegeven locatie. Met deze optie hebben gebruikers de volgende mogelijkheden: Gebruikers kunnen bestanden archiveren naar de postvak van een andere gebruiker Voer in het veld Postvak zoeken de naam in van het postvak van een gebruiker waartoe u toegang hebt en klik vervolgens op Postvak toevoegen. Een map aan de bestaande mappenstructuur toevoegen Klik op het knooppunt waar u het bestand wilt opslaan en klik op Nieuwe map. Geef vervolgens de mapnaam op wanneer u hierom wordt gevraagd. Als de map submappen bevat, wordt u gevraagd of u ook de submappen wilt archiveren. 3. Klik met de rechtermuisknop op een e-mail en selecteer de gewenste archiveringsopdracht in het snelmenu (optioneel). 2.4 Bestandsarchivering Met de functie Bestandsarchivering kunt u bestanden (waaronder Microsoft Office-documenten) die op een willekeurige plek op uw pc zijn opgeslagen, archiveren in GFI MailArchiver. Deze functie is speciaal ontworpen om een centrale plek te kunnen bieden aan gebruikersgegevens. Bestandsarchivering biedt de volgende mogelijkheden: Gebruikers hebben belangrijke bestanden gemakkelijk binnen handbereik Gebruikers kunnen een IMAP-account gebruiken om vanaf verschillende locaties toegang tot bestanden te krijgen Gebruikers kunnen bestanden archiveren naar de postvak van een andere gebruiker Gebruikers kunnen bestanden in GFI MailArchiver in de gewenste mappenstructuur organiseren GFI MailArchiver 2 gebruikengfi MailArchiver Archiveringsassistent 9
2.4.1 Een bestand archiveren met GFI MailArchiver Archiveringsassistent Het proces voor het archiveren van bestanden bestaat uit de volgende acties: De bestanden die via GFI MailArchiver Archiveringsassistent zijn gearchiveerd, worden in een e- mail ingesloten en gearchiveerd Het gearchiveerde bestand wordt in GFI MailArchiver met dezelfde bestandsnaam opgeslagen De archiefdatum is de datum waarop het bestand voor het laatst is gewijzigd Met GFI MailArchiver Archiveringsassistent kunt u ook bestanden archiveren die zijn opgeslagen in Microsoft Outlook. In dit scenario is de archiefdatum de datum waarop het bestand in Outlook is opgeslagen. Wanneer u documenten archiveert die zijn opgeslagen in Microsoft Outlook, wordt in GFI MailArchiver standaard de mappenstructuur van Microsoft Outlook gehandhaafd. Desgewenst kunnen gebruikers een andere mappenstructuur maken met de functie Archiveren naar... of Outlook-map archiveren naar... U kunt als volgt een bestand archiveren: 1. Klik in Microsoft Outlook op Bestanden archiveren naar. 2. Selecteer via Windows Verkenner het bestand dat u wilt archiveren en klik vervolgens op Openen. GFI MailArchiver 2 gebruikengfi MailArchiver Archiveringsassistent 10
Schermafbeelding 1: Het dialoogvenster Bestandsarchivering 3. Selecteer in het venster Bestand(en) archiveren naar een bestaande bestemming of voer een van de volgende handelingen uit: Tabel 4: Opties voor Bestanden archiveren naar OPTIE Postvak toevoegen Nieuwe map Voer in het veld Postvak zoeken de naam in van het postvak van een gebruiker waartoe u toegang hebt en klik vervolgens op Postvak toevoegen. Met deze optie kunt u bestanden archiveren naar het postvak van een andere gebruiker. Als u een map aan de bestaande mappenstructuur wilt toevoegen, klikt u op het knooppunt waar u het bestand wilt opslaan en klikt u op Nieuwe map. Geef vervolgens de mapnaam op wanneer u hierom wordt gevraagd. 4. Controleer of het pad naar de doelmap correct is en klik op OK. De berichten en bestanden die u archiveert, mogen niet groter zijn dan 100 MB. Bestanden waarvoor deze limiet wordt overschreden, worden niet geüpload en kunnen verzend-/ontvangstfouten veroorzaken. GFI MailArchiver 2 gebruikengfi MailArchiver Archiveringsassistent 11
BELANGRIJK Bestandstypen die als bijlagen worden geblokkeerd, worden ook geblokkeerd wanneer ze rechtstreeks in GFI MailArchiver worden opgeslagen. GFI MailArchiver 2 gebruikengfi MailArchiver Archiveringsassistent 12
3 configureren GFI MailArchiver Archiveringsassistent Als GFI MailArchiver Archiveringsassistent is geïnstalleerd, werkt de invoegtoepassing naar behoren als u de standaardinstellingen handhaaft. U kunt echter verschillende instellingen wijzigen om het programma aan de voorkeuren van de gebruiker aan te passen. U kunt de standaardinstellingen als volgt wijzigen: 1. Open Microsoft Outlook. 2. Klik in het lint van Microsoft Outlook op Archiveringsassistent. 3. Klik op Instellingen in de vervolgkeuzelijst. Schermafbeelding 2: GFI MailArchiver Archiveringsassistent-configuratie-instellingen. 4. Klik op het tabblad Verbinding. 5. Geef in het gebied Verificatie een of beide verificatiemethoden op: GFI MailArchiver 3 configureren GFI MailArchiver Archiveringsassistent 13
OPTIE Windows-verificatie Aangepaste verificatie In GFI MailArchiver Archiveringsassistent worden uw Windows -aanmeldingsgegevens gebruikt om verbinding te maken met de GFI MailArchiverserver. Deze methode wordt gebruikt als u in een intranetomgeving werkt en bent verbonden met hetzelfde Active Directory -domein als de GFI MailArchiver-server. Selecteer deze verificatiemethode als u verbinding met GFI MailArchiver wilt maken vanaf een externe locatie buiten het netwerk van uw organisatie. De gebruikersnaam en het wachtwoord die hier worden weergegeven, worden geverifieerd op de GFI MailArchiver-server. BELANGRIJK Wanneer formulierverificatie op de server is geconfigureerd, is aangepaste verificatie vereist voor GFI MailArchiver Archiveringsassistent. 6. Selecteer de gewenste optie in het gedeelte Serveradres voor GFI MailArchiver: OPTIE Standaard Aangepast SSL-beleidsfouten negeren In dit veld wordt het serveradres weergegeven als GFI MailArchiver Archiveringsassistent is geïnstalleerd via GPO en als de systeembeheerder ook het serveradres heeft geïmplementeerd. Als het veld leeg is, verschijnt er een foutmelding wanneer u e-mails probeert te archiveren. Geef handmatig het adres op waar GFI MailArchiver is geïnstalleerd. Deze optie is standaard ingeschakeld. Hiermee kunt u een verbinding tot stand brengen tussen GFI MailArchiver Archiveringsassistent en GFI MailArchiver, waarbij eventuele SSLbeleidsfouten worden genegeerd tijdens het valideren van het externe certificaat dat voor verificatiedoeleinden door GFI MailArchiver wordt verstrekt. Gebruikers kunnen op deze manier via SSL verbinding maken met de GFI MailArchiver-server, zelfs als voor de server een zelfondertekend, vervallen, ingetrokken, verdacht of op een andere manier ongeldig certificaat wordt gebruikt. BELANGRIJK Het serviceadres voor GFI MailArchiver wordt altijd ingesteld op Standaard, zelfs als GFI MailArchiver Archiveringsassistent handmatig is geïnstalleerd. Als het veld leeg is, voert u de volgende stappen uit: 1. Neem contact op met uw systeembeheerder en vraag om het serveradres. 2. Klik op de knop Aangepast en typ het adres dat u hebt ontvangen in het adresveld. 7. Klik op het tabblad Handmatig archiveren. Configureer onder Algemeen de volgende opties voor Archiveringsbewerkingen: GFI MailArchiver 3 configureren GFI MailArchiver Archiveringsassistent 14
OPTIE Automatisch opnieuw proberen bij herstelbare fout Dialoogvenster automatisch sluiten na voltooiing Als deze optie is geselecteerd, wordt in GFI MailArchiver Archiveringsassistent automatisch geprobeerd de geselecteerde e-mail opnieuw te archiveren wanneer een probleem is hersteld. Selecteer deze optie om het dialoogvenster Archiveringsvoortgang automatisch te sluiten als de geselecteerde e-mail is gearchiveerd. 8. Klik op het tabblad Opties Verwijderen. 9. Configureer de volgende opties voor e-mailberichten en agenda-items in Microsoft Outlook: OPTIE Gearchiveerde berichten niet verwijderen Gearchiveerde berichten direct definitief verwijderen Gearchiveerde berichten definitief verwijderen na N dagen Beleid voor verwijderen nu uitvoeren voor reeds gearchiveerde berichten Selecteer deze optie als u wilt voorkomen dat e-mails of agenda-items na het archiveren worden verwijderd. Als u deze optie selecteert, worden e-mails of agenda-items na het archiveren verwijderd. Geef het aantal dagen op dat u lokale kopieën van berichten wilt bewaren nadat de berichten of agenda-items zijn gearchiveerd (standaardwaarde is 30 dagen). Als deze optie is ingeschakeld, wordt de geselecteerde bewaarmethode toegepast op alle oude e-mails of agenda-items die zijn gearchiveerd, maar nog niet zijn verwijderd. Als deze optie niet is geselecteerd, worden alleen de e-mails/agenda-items verwijderd die vanaf die dag zijn gearchiveerd. Deze instellingen zijn niet van invloed op e-mails en agenda-items die zijn opgeslagen in de archiefopslag van GFI MailArchiver en worden niet beïnvloed door het bewaarbeleid dat in GFI MailArchiver is geconfigureerd. 10. Klik op OK. GFI MailArchiver 3 configureren GFI MailArchiver Archiveringsassistent 15
4 Probleemoplossing en support 4.1 Inleiding Deze sectie bevat informatie die u kan helpen problemen op te lossen die u kunt tegenkomen bij het gebruik van dit product. De belangrijkste informatiebronnen voor het oplossen van deze problemen zijn: Deze handleiding GFI SkyNet-artikelen Webforum Contact opnemen met het GFI Technical Support-team 4.2 GFI SkyNet GFI Software Ltd onderhoudt een uitgebreide Knowledge Base-opslagplaats die antwoorden op de meest voorkomende problemen biedt. GFI SkyNet bevat altijd de nieuwste technische ondersteuningsinformatie en patches. Als u in deze handleiding geen oplossing voor een probleem kunt vinden, raadpleegt u GFI SkyNet. 4.3 Webforum Technische ondersteuning voor gebruikers is beschikbaar op het GFI-webforum. 4.4 Technische ondersteuning aanvragen Als de bovenstaande informatiebronnen geen oplossing voor uw problemen bevatten, neemt u contact op met het GFI Technical Support-team door online een aanvraagformulier voor ondersteuning in te vullen of door te bellen. Online: Vul het formulier voor ondersteuningsaanvraag in en volg de instructies op deze pagina nauwkeurig op om ondersteuning aan te vragen. Telefonisch: Voor het juiste telefoonnummer van technische ondersteuning in uw regio gaat u naar onze website. Zorg dat u uw klantnummer bij de hand hebt voordat u contact opneemt met het Technical Supportteam Uw klantnummer is het online-accountnummer dat aan u wordt toegewezen wanneer u voor het eerst uw licentiesleutels registreert in de GFI Customer Area. Wij beantwoorden uw vraag binnen 24 uur, afhankelijk van uw tijdzone. 4.5 Documentatie Als deze handleiding niet aan uw verwachtingen voldoet of als u van mening bent dat de documentatie op welke manier dan ook kan worden verbeterd, kunt u ons dit laten weten door een e- mail te sturen naar documentation@gfi.com. GFI MailArchiver 4 Probleemoplossing en support 16
4.6 GFI MailArchiver ArchiveringsassistentProblemen met Tabel 5: Veelvoorkomende problemen PROBLEEM De knop voor archiveren verdwijnt GFI MailArchiver Archiveringsassistent Error_ManualArchivingDisabledException. Handmatig archiveren is niet ingeschakeld op de GFI MailArchiverserver. Error_ServerCertificateValidationException Error_UpgradeRequiredException Het adres van de GFI MailArchiverserver is onjuist geconfigureerd. OPLOSSING Oorzaak Dit probleem kan optreden als GFI MailArchiver Archiveringsassistent (of het opstartprogramma) een niet-verwerkte fout veroorzaakt die wordt doorgegeven aan Microsoft Outlook. Oplossing 1. Ga in Microsoft Outlook naar Bestand > Opties > Invoegtoepassingen. 2. Selecteer Beheren > Uitgeschakelde items en klik op [Start...]. 3. Schakel GFI MailArchiver Archiveringsassistent in. 4. Start Outlook opnieuw op. Oorzaak Oplossing Neem contact op met uw systeembeheerder om de optie voor handmatig archiveren in te schakelen. Oorzaak Het door de GFI MailArchiver-server uitgegeven SSL-certificaat kan niet worden gevalideerd. Oplossing Neem contact op met uw systeembeheerder. Oorzaak GFI MailArchiver Archiveringsassistent moet worden geüpgraded zodat de versie compatibel is met de huidige versie van de GFI MailArchiver-server. Oplossing Neem contact op met uw systeembeheerder. Oorzaak Op de pagina Instellingen is een verkeerd serveradres opgegeven. Oplossing 1 Neem contact op met uw systeembeheerder. Oplossing 2 Geef handmatig het adres op waar GFI MailArchiver is geïnstalleerd. 1. Ga in Microsoft Outlook naar de GFI MailArchiver Archiveringsassistent-werkbalk en klik op Instellingen. 2. Selecteer Aangepast en typ het serveradres in het veld dat wordt weergegeven. 3. Klik op OK. GFI MailArchiver 4 Probleemoplossing en support 17
5 Verklarende woordenlijst A Active Directory AD Een technologie waarmee verschillende netwerkservices worden geboden, waaronder LDAPdirectoryservices. ADM Zie Active Directory ADM-bestanden zijn sjabloonbestanden die door een groepsbeleid worden gebruikt en waarin wordt beschreven waar de beleidsinstellingen in het register zijn opgeslagen. Daarnaast wordt in de ADM-bestanden beschreven welke gebruikersinterface beheerders zien in de module Groepsbeleidsobjecteditor. Archiefbeheer Een GFI MailArchiver-technologie waarmee u de archieven die u wilt gebruiken in de wachtrij kunt plaatsen en kunt plannen volgens verschillende perioden. Archieven Een verzameling e-mailbronnen, e-mailmetagegevens en zoekindexen in GFI MailArchiver. B Bewaarbeleid Een systeem waarmee u kunt bepalen hoe lang bepaalde e-mails in uw archieven bewaard moeten blijven. C Categorisatiebeleid Een categorisatiesysteem in GFI MailArchiver waarmee e-mails op basis van het label kunnen worden gecategoriseerd. Controle databaseactiviteiten Een systeem waarin de traceringsfuncties van Microsoft SQL Server worden gebruikt om alle activiteiten in een archiefdatabase vast te leggen. Controle gebruikersinteractie Een systeem waarmee u alle activiteiten van gebruikers kunt vastleggen wanneer ze gebruikmaken van de webinterface van GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 5 Verklarende woordenlijst 18
D Databaseschema De structuur van een database waarmee de tabellen, de velden in deze tabellen en de relatie tussen de velden en tabellen worden gedefinieerd. E Exchange OLE DB-provider Een methode waarmee u via OLE DB en Microsoft ADO toegang krijgt tot het lokale Microsoft Exchange Server-archief. Exchange System Manager Een speciale MMC-console waarmee u uw Exchange-organisatie kunt beheren. ExOLEdb Zie Exchange OLE DB-provider F Firebird-database Een open source relationeel databasesysteem. Functionaliteitsniveau domein Met domeinfunctionaliteitsniveaus kunt u functies voor het hele domein in uw Active Directory Domain Services-omgeving inschakelen. Er zijn verschillende domeinfunctionaliteitsniveaus beschikbaar, afhankelijk van uw netwerkomgeving. G Gecombineerde verificatiemethode Een SQL Server-verificatiemethode waarmee zowel Windows- als SQL Server-verificatie wordt ingeschakeld. Gespreksthread Een lijst met e-mails die samen een gesprek tussen twee of meer gebruikers vormen. GFI MailArchiver Import Service Een hulpprogramma van GFI MailArchiver waarmee u e-mailgegevens uit een bestand in GFI MailArchiver kunt importeren. GFI MailArchiver Outlook Connector Een hulpprogramma in GFI MailArchiver waarmee u Microsoft Outlook-mappen kunt synchroniseren met de e-mailgegevens die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. GFI MailInsights Een rapportagehulpmiddel van GFI MailArchiver dat gebruikmaakt van gearchiveerde e-mails om informatie over e-mailgebruik en trends te leveren. GFI MailArchiver 5 Verklarende woordenlijst 19
GPO Zie Groepsbeleidsobjecten Groepsbeheerders Een gebruikersgroep in GFI MailArchiver waarvan de leden alle gebruikers kunnen zoeken en weergeven die deel uitmaken van de Active Directory-groep. Groepsbeleidsobjecten Een centraal beheer- en configuratiesysteem van Active Directory waarmee u kunt instellen welke taken gebruikers in een computernetwerk kunnen uitvoeren. H Headers De informatie die voorafgaat aan de tekst van de e-mail (hoofdtekst). Voorbeelden hiervan zijn de afzender, de geadresseerde, het onderwerp, de verzend- en ontvangsttijd, enzovoort. I IMAP Zie Internet Message Access Protocol Internet Message Access Protocol Een van de twee meestgebruikte internetstandaardprotocollen voor het ophalen van e-mail. Het andere protocol is POP3. L Logboekopname Een functie in Microsoft Exchange Server waarmee e-mailkopieën voor verschillende doeleinden in een centraal postvak worden opgeslagen (bijvoorbeeld voor e-mailarchivering). M MAIS Zie GFI MailArchiver Import Service MAPI Zie Message Application Programming Interface Message Application Programming Interface Een berichtenarchitectuur voor Microsoft Windows die u in staat stelt e-mail te verzenden vanuit een Windows-toepassing en een document als bijlage bij de e-mail te sluiten. Metagegevens Gegevens die informatie levert over de e-mails die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. GFI MailArchiver 5 Verklarende woordenlijst 20
Microsoft SQL Server Een relationeel databasebeheersysteem van Microsoft. MIME Zie Multipurpose Internet Mail Extensions Multipurpose Internet Mail Extensions Een standaard die een uitbreiding vormt op de e-mailindeling zodat ook ondersteuning kan worden geboden voor tekst in een andere indeling dan ASCII, niet-tekstuele bijlagen, berichttekst met verschillende delen en headerinformatie in niet-ascii-tekensets. O OneClick Restore Een gebruiksvriendelijke methode waarmee u gearchiveerde e-mails kunt terugzetten in het postvak van de gebruiker, e-mails kunt herstellen naar de staat waarin ze verkeerden op het moment van verwijderen en e-mails als e-mailbijlage naar gebruikers kunt verzenden. Openbare mappen Een algemene map die tussen Microsoft Exchange en een gebruiker wordt gedeeld en waarmee informatie kan worden gedeeld. Ophalen postvak met mappenstructuur Een functie in GFI MailArchiver waarmee u de mappenstructuur van het postvak in Microsoft Exchange kunt synchroniseren met GFI MailArchiver. Outlook Web Access Een Microsoft Exchange Server-webmailservice. Hiermee hebt u via een webinterface toegang tot e-mails, contactpersonen, taken enzovoort als Microsoft Office Outlook niet beschikbaar is. OWA Zie Outlook Web Access P POP3 Zie Post Office Protocol ver.3 Post Office Protocol 3 Een protocol dat door lokale e-mailclients wordt gebruikt en waarmee e-mails via een TCP/IPverbinding uit postvakken worden opgehaald. Postvak Een directory of map waarin berichten van e-mails worden ontvangen, gearchiveerd en opgeslagen. GFI MailArchiver 5 Verklarende woordenlijst 21
PST-bestand Een bestand waarmee lokale kopieën van e-mails, agenda-activiteiten, contactpersonen en andere items in Microsoft Office Outlook worden opgeslagen. PST-exportprogramma Een agentgebaseerd hulpprogramma dat op doelcomputers wordt geïmplementeerd en waarmee e-mails uit PST-bestanden worden opgehaald voor verwerking door GFI MailArchiver Import Service. S Single Instance Storage Hiermee kunt u een kopie van een e-mail bewaren die meerdere gebruikers kunnen delen. Zo voorkomt u dubbele gegevens en kunt u efficiënter werken omdat er minder schijfruimte nodig is voor de opslag van e-mails. T Toegangsbevoegdheden Bevoegdheden die zijn verleend aan gebruikers of groepen gebruikers voor het uitvoeren van verschillende bewerkingen op diverse e-mails. Z Zoekindex Een systeem waarmee gegevens worden verzameld, geanalyseerd en opgeslagen om snel en nauwkeurig gegevens te kunnen ophalen. GFI MailArchiver 5 Verklarende woordenlijst 22
6 Index A Active Directory 14 archief 4 B Bewaarbeleid 15 D Documentatie 16 I IMAP 9 K Knowledge Base 16 S Systeemvereisten hardware 4 T Tijdzone 16 V Verklarende woordenlijst 18 W Webforum 16 GFI MailArchiver Index 23
VS, CANADA EN CENTRAAL- EN ZUID-AMERIKA 4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703, USA Telefoon: +1 (888) 243-4329 Fax: +1 (919) 379-3402 ussales@gfi.com VK EN IERLAND Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, UK Telefoon: +44 (0) 870 770 5370 Fax: +44 (0) 870 770 5377 sales@gfi.co.uk EUROPA, MIDDEN-OOSTEN EN AFRIKA GFI House, Territorials Street, Mriehel, BKR 3000, Malta Telefoon: +356 2205 2000 Fax: +356 2138 2419 sales@gfi.com AUSTRALIË EN NIEUW-ZEELAND 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telefoon: +61 8 8273 3000 Fax: +61 8 8273 3099 sales@gfiap.com