Wij stellen uw Raad voor het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen.

Programma van eisen. Leiden, 9 september 2003. Nr. : 03.0118. Dnst. : Griffie In februari 2003 heeft het fractievoorzittersoverleg de Commissie voor de Rekeningen verzocht het proces van de benoeming van een nieuwe accountant op zich te nemen. In de gewijzigde gemeentwet is opgenomen dat de benoeming van de accountant een taak van de Raad is. De Commissie voor de Rekeningen heeft hiertoe een stuurgroep ingesteld, waarin drie raadsleden, 1 wethouder en de concerncontroller zitting hebben, met ambtelijke ondersteuning. Bij het opstellen van het programma van eisen accountantscontrole is van belang dat het een Europees aanbestedingstraject betreft. 2003. De stuurgroep heeft in augustus j.l. het programma van eisen besproken en doorgeleid naar de Commissie voor de Rekeningen. Na bespreking heeft de Commissie voor de Rekeningen besloten het Programma van Eisen als initiatiefvoorstel aan de Raad aan te bieden. Gezien de lange doorlooptijd van een Europese aanbesteding is het van grootste belang dat dit programma in de Raad van 7 oktober 2003 wordt vastgesteld, zodat de nieuwe accountant op tijd door de Raad benoemd kan worden voor de controle van de jaarrekening 2004. Het College van Burgemeester en Wethouders is om advies gevraagd over het voorliggende raadsvoorstel. Het College stemt in met het programma van eisen voor de selectie van de accountant. Wel wil het College benadrukken dat het proces van opstelling van de jaarrekening een krap gepland proces is, waarin ambtelijke organisatie, B&W en accountant ieder een eigen rol hebben. Dit proces vereist ook dat de drie betrokken partijen in het voortraject regelmatig overleg hebben. Alleen door goed van elkaar te weten wat de ander bedoelt, is het mogelijk het proces van opstelling van de jaarrekening goed en tijdig af te ronden. Uiteraard laat dit overleg onverlet de eigen verantwoordelijkheden behorende bij ieders eigen rol. Het College verwacht dat ook in de nieuwe situatie deze werkwijze gehandhaafd kan worden. Dit advies is vastgelegd in een brief aan de Raad dd 9 september 2003. Wij stellen uw Raad voor het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen. De Raad der gemeente Leiden; Commissie voor de Rekeningen. de Secretaris, de Voorzitter, M. RITZEMA. W. BLEIJIE Gezien het voorstel van de Commissie voor de Rekeningen (raadsvoorstel nr. 03.0118 van 2003); B E S L U I T: 1. Kennis te nemen van het traject voor de Europese aanbestedingsprocedure voor de selectie van een accountant; 2. Het in concept bijgevoegde programma van eisen aanbesteding accountantscontrole vast te stellen. Gedaan ter openbare vergadering van de Griffier, de Voorzitter,

2 Gemeente Leiden Europese aanbesteding EEG 2003/ September 2003 CONCEPT- PROGRAMMA VAN EISEN ACCOUNTANTSDIENSTEN

3 Nr. : 03. Dnst. : Griffie Gemeente Leiden Inhoudsopgave 1. INLEID ING 3 1.1 Algemeen 3 1.2 Algemene omschrijving van de opdrachtgever 3 1.2.1 Correspondentie adres 3 1.2.2 Aard en omvang van de opdrachtgever 3 1.2.3 Ontwikkeling organisatie 3 2. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 4 2.1 De accountancyfunctie algemeen 4 2.2 De certificerende functie 4 2.3 Natuurlijke adviesfunctie 6 2.4 Ondersteunende functie 6 2.5 Aanvang en looptijd van de overeenkomst 6 3. Algemene Eisen 6 3.1 Partnership 6 3.3 Nederlandse taal 7 4. Specifieke en functionele eisen 7 4.1. Algemeen 7 4.2 Controles 7 4.3 Brede ervaring 7 4.4 Rapportages 8 4.5 Adviespotentieel 8 4.6 Specifieke onderwerpen 8 5. Overige eisen aan de accountant 8 5.1 Samenstelling controleteams 8 5.2 Controlefilosofie 8 5.3 Continuïteit 9 5.4 Communicatie/ coördinatie 9 6. Offerte 9 7. Procedure 10 7.1 Algemeen 10 7.2 Schriftelijke vragenronde 11 7.3 Wijze van aanbieden van offertes 11 7.4 Wijze van beoordelen 11 7.5 Presentatie 11 7.6 Gunning 11

7.7 Overeenkomst onder opschortende voorwaarden 12 7.8 Gestanddoeningstermijn 12 4 Bijlagen: 13 1 Overzicht deelverklaringen 13

5 Nr. : 03. Dnst. : Griffie 1. INLEID ING 1.1 Algemeen Voor het doel van de aanbesteding, de achtergrond en aanleiding van de aanbesteding wordt verwezen naar het préselectiedocument van de Europese aanbesteding <nr. 2003/..>. In het kader van de Europese aanbesteding <nr. 2003/ > voor de levering van Accountantsdiensten aan de gemeente Leiden bent u in de préselectie geselecteerd om een offerteaanvraag te ontvangen. Indien u in aanmerking wenst te komen voor verdere selectie kunt u een offerte indienen overeenkomstig de in deze offerteaanvraag aangegeven instructies. 1.2 Algemene omschrijving van de opdrachtgever 1.2.1 Correspondentie adres Gemeente Leiden Concernstaf, afdeling FCI t.a.v. G.J.M.Heijnen Postbus 9100 2300 PC Leiden Telefoon: 0715165066 1.2.2 Aard en omvang van de opdrachtgever De gemeente Leiden heeft naar de situatie van 31 december 2002 117.000 inwoners en biedt werkgelegenheid voor ca. 1.550 fte s. De oppervlakte van de gemeente bedraagt 2.316 ha en het aantal wooneenheden 57.300. Volgens de begroting 2003 worden de baten en lasten geraamd op 423 miljoen euro. De vaste activa bedragen volgens de balans per ultimo 31 december 2002 535 miljoen euro. Aan eigen financieringsmiddelen in de vorm van reserves en voorzieningen is per die datum 210 miljoen euro beschikbaar. 1.2.3 Ontwikkeling organisatie Naar de situatie van 1 januari 2004 kent de gemeente Leiden de volgende diensten volgens het zgn. dienstenmodel: - Dienst Bouwen en Wonen - Dienst Milieu en Beheer - Dienst Cultuur en Educatie - Dienst Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid - Dienst Informatie en Dienstverlening - Dienst De Zijlbedrijven (Sociale Werkvoorziening) - Brandweer Voor de coördinatie en ondersteuning van het Gemeentelijk Managementteam en het college is er een Concernstaf.

6 Naast een concerncontroller heeft elke dienst een eigen dienstcontroller, die onder de verantwoordelijkheid van de dienstdirecteur valt. Voor de dienst Informatie en Dienstverlening en de Concernstaf is één dienstcontroller aangesteld. Na vaststelling van de Concernbegroting werken de diensten deze begroting uit in werkbegrotingen. Belangrijke input voor deze begrotingen vormen dan de inmiddels opgestelde afdelingsplannen. De programmabegroting is in ontwikkeling en zal niet eerder dan 1 januari 2005 worden uitgebracht. Het streven van de gemeente is gericht op verbetering van de informatievoorziening in de producten van de budgetcyclus en op een doelmatiger inrichting van het proces van afsluiting van de jaarrekening. De dienstdirecteuren rapporteren twee maal per jaar over de uitvoering van de begroting, waarna de verantwoording volgt bij de jaarrekening. Diensten maken thans veelal gebruik van verschillende financiële informatiesystemen. De gemeente wil per 1 januari 2004 overstappen op een nieuw, door alle diensten te gebruiken, financieel pakket. Daarnaast wordt extra energie gestoken in de uniformering van de administratie. De verwachting is dat deze stappen leiden tot efficiencyvoordelen in de uitwisseling van begroting- en rekeninginformatie en tot een efficiënter consolidatieproces. In aansluiting hierop is het voornemen op termijn de afzonderlijke financiële dienstadministraties in een centrale administratie onder te brengen. Niet uitgesloten wordt dat ook deze concentratie efficiencyvoordelen oplevert, waardoor mogelijk ook de door de accountant te verrichten controlewerkzaamheden efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Verzocht wordt in de offerte in te gaan op de ervaringen in dit soort processen opgedaan. In dit perspectief is de gemeente Leiden op zoek naar een accountant die meedenkt in (de gevolgen van) de hiervoor geschetste ontwikkelingen op het terrein van de inrichting van een efficiënter administratieproces, de verbetering van de informatievoorziening en de gevolgen van de nieuwe begrotings- en verantwoordingsvoorschiften van het rijk. 2. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 2.1 De accountancyfunctie algemeen De dienstverlening bestaat uit de volgende onderdelen: a) De certificerende functie, deze is gericht op het verstrekken van (goedkeurende) verklaringen; b) De natuurlijke adviesfunctie, deze vloeit voort uit en is onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie; c) De ondersteunende functie, deze omvat alle overige activiteiten die direct gericht zijn op de ondersteuning van de bestuurlijke, kaderstellende en controlerende organisatie. Minimaal eenmaal per jaar worden de werkzaamheden over de afgelopen periode met maximaal twee vertegenwoordigers van partijen geëvalueerd zonder dat hiervoor over en weer kosten in rekening worden gebracht. 2.2 De certificerende functie Het verrichten van de werkzaamheden is voorbehouden aan de beroepsgroep der Registeraccountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek). De aard en

7 Nr. : 03. Dnst. : Griffie omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). De controle moet gebaseerd zijn op de actuele regelgeving. Daarbij moet onder meer worden gedacht aan de Gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording (voorheen comptabiliteitsvoorschriften), het Besluit Leningvoorwaarden Decentrale Overheden, de Wet Gemeenschappelijke regelingen, de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), het Besluit accountantscontrole gemeenten, regelgeving met betrekking tot de inhoudelijke en financiële verantwoording van het Grotestedenbeleid en overige documenten betrekking hebbende op de sturing en beheersing van de gemeente, waaronder de Beheersverordening (Cfm. art. 212 Gemeentewet) en de Controleverordening (Cfm. art. 213 Gemeentewet) en de concernrichtlijnen van de gemeente Leiden. De gemeentelijke Controleverordening verwijst voor de door de accountant toe te passen goedkeurings- en rapporteringstoleranties naar het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole. Voor de jaren 2004 en 2005 zijn deze goedkeurings- en rapporteringstoleranties gelijk aan de bovengrenzen vermeld in het Besluit Accountantscontrole Gemeenten (zie verder 6. Offerte). Daarna wordt door de gemeenteraad bezien of tot nadere aanscherping moet worden overgegaan. Het hoofdbestanddeel van de werkzaamheden betreft het certificeren van de verantwoordingen van de zelfstandige administraties die, na consolidatie, samen de concernrekening (gemeenterekening) vormen. De jaarrekening dient te worden beoordeeld op: -Rechtmatigheid; -Volledigheid; -Administratieve organisatie en interne controle. In het kader van de single-audit gedachte dient bij de controle ook een oordeel over de juiste toepassing van de regelgeving te worden gegeven. Tevens dienen risico s voor de gemeente, gerelateerd aan de opgemaakte jaarrekening, gesignaleerd te worden. De te verrichten werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaggeving dienen de planning en controlcyclus van de gemeente Leiden te volgen binnen de door het College van Burgemeester en Wethouders vastgestelde tijdslimieten. De rapportage heeft betrekking op: 1) DE MANAGEMENTLETTERS Er worden per dienst managementletters opgemaakt naar aanleiding van de controlebevindingen. De afzonderlijke managementletters vormen de basis voor de concernmanagementletter. In deze letters wordt gerapporteerd over de bevindingen van te verrichten EDP-audits (Electronic Data Processingaudits). 2) DE CONCERNJAARREKENING De rapportage omvat de accountantsverklaring en het accountantsverslag bij de concernrekening en het concernjaarverslag die ten behoeve van de Gemeenteraad wordt uitgebracht met een afschrift aan het College van burgemeester en wethouders.

8 De controlewerkzaamheden worden regelmatig door het jaar uitgevoerd en uiterlijk 2 weken na aanlevering van de conceptjaarrekening afgerond. Het definitieve accountantsverslag en de accountantsverklaring worden binnen 1 week na afronding van de controlewerkzaamheden aangeleverd. De hiermee verband houdende activiteiten zijn: -Bespreking van de controle en het controlerapport bij de jaarrekening met de concerncontroller en de wethouder Financiën; -Bespreking van de controle en het controlerapport met de commissie voor de rekeningen ten behoeve van de advisering van de commissie aan de gemeenteraad; -Indien gewenst, het bijwonen van de vergaderingen van het college, raadscommissie(s) en de Gemeenteraad; -Bespreken en/of beantwoorden van incidentele vragen van raadsleden aangaande de rapportages. De managementletters voor de diensten worden aangeboden aan de dienstdirecteur, in afschrift aan de concerncontroller en besproken met de dienstdirecteur en de dienstcontroller. De concernmanagementletter wordt aangeboden aan B&W en in afschrift aan de commissie voor de rekeningen en de Raad gezonden. De overige activiteiten binnen de certificerende functie zijn gericht op het afgeven van deelverklaringen ten behoeve van ministeries en provincie(zie lijst met specificatie, bijlage 1.) Voor het grootste deel zijn deze werkzaamheden op jaarbasis in te plannen. Daarnaast zijn er deelverklaringen van meer incidentele aard, afhankelijk van de activiteiten in de loop van het jaar. Uitgangspunt van Leiden is te komen tot een single audit ten behoeve van ministeries, provincie en andere subsidieverleners, een ontwikkeling die ook door deze instanties wordt nagestreefd. 2.3 Natuurlijke adviesfunctie Deze onlosmakelijk aan de certificerende functie verbonden activiteit omvat adviezen van beperkte omvang die een directe relatie hebben met de managementletter en zich daarin uitkristalliseren. Deze advisering vindt plaats op eigen initiatief van de accountant, dan wel op verzoek van de gemeente. Hierbij valt te denken aan adviezen op basis van controlebevindingen en adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de (concept)rapportages, alsmede adviezen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen. Ook het op mondeling dan wel schriftelijk verzoek adviseren over de ontwikkeling van instrumenten voor de controlfunctie kan tot de natuurlijke adviesfunctie gerekend worden. Verder worden onder deze functie verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de Concernstaf en de directies van de afzonderlijke diensten voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. De accountant zorgt actief voor een informatiestroom richting de organisatie met betrekking tot het vakgebied. De adviesfunctie voortvloeiende uit de certificerende functie dient onder het contract te vallen. 2.4 Ondersteunende functie Deze ondersteuning omvat alle overige activiteiten gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke, kaderstellende en controlerende organisatie, te noemen: - Het gevraagd en ongevraagd advies geven met betrekking tot de jaarrekening; - Het op verzoek informeren en adviseren van het College van Burgemeester en Wethouders, de raadscommissie belast met de gemeentelijke financiën, de commissie voor de rekeningen en de Gemeenteraad, individuele collegeleden en/of de concerncontroller.

9 Nr. : 03. Dnst. : Griffie 2.5 Aanvang en looptijd van de overeenkomst De overeenkomst wordt aangegaan voor de termijn van vier jaar met de mogelijkheid om nog een maal met twee jaar te verlengen. Volgens de planning zal de overeenkomst met ingang van het boekjaar 2004, dus per 1 januari 2004 ingaan. Materieel betekent dit dat de werkzaamheden starten in het voorjaar van 2004. 3. Algemene Eisen 3.1 Partnership De gemeente Leiden zoekt een accountant die tevens 'sparringpartner' is, die ideeën levert over verbetering van instrumenten en daarbij oog heeft voor de organisatorische en systeemconsequenties. Dit veronderstelt dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het 'wat' en 'hoe' van modern lokaal bestuur. Het betekent voorts dat de accountant bereid moet zijn in de gemeente Leiden te investeren door inzet van topkwaliteit met betrekking tot expertise. 3.2 Nederlandse taal Alle stukken dienen in de Nederlandse taal te worden opgesteld; alle besprekingen en voorlichtende werkzaamheden zullen worden gevoerd in de Nederlandse taal. 4. Specifieke en functionele eisen De accountant dient om zijn controletaak adequaat te kunnen uitvoeren over voldoende kennis en ervaring te beschikken op voor (Nederlandse) gemeenten specifieke wet- en regelgeving op een breed terrein. Er wordt uitgegaan van onderstaande criteria. 4.1 Algemeen De accountantsfunctie is gericht op de certificering en daarmee samenhangende advisering en ondersteuning. Voor deze functie is ruime kennis en ervaring op het gebied van wet- en regelgeving met betrekking tot de Nederlandse gemeenten noodzakelijk. Het gaat hier om het brede terrein van het gemeentelijke beleid en beheer. De accountant dient over brede kennis en ervaring te beschikken over het functioneren van complexe grote gemeentelijke organisaties en bijbehorende specifieke bedrijfsonderdelen. De accountant dient bereid te zijn de accountantsfunctie af te stemmen op het bedrijfsconcept van de gemeente Leiden. Met de uitoefening van deze functie dient een bijdrage te worden geleverd aan de kwaliteitsontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. Ook de wijze waarop de accountant vorm gaat geven aan de inhoud van de uitoefening van de accountantsfunctie maakt hier onderdeel van uit. Verwacht wordt dat in de offerte wordt ingegaan op de te hanteren methoden en technieken en de wijze waarop met de ambtelijke en bestuurlijke organisatie wordt gecommuniceerd. Er moet sprake zijn van een directe (ook fysieke) bereikbaarheid van de teamleiding, duidelijkheid moet bestaan over responstijden bij spoedvragen, het werken met vaste teams en aanspreekpunten. Voor zowel de certificerende als de adviesfunctie dient het accountantskantoor te beschikken over: Een open doch tevens kritische houding ten opzichte van de te controleren organisatie;

10 Sterk ontwikkelde adviesorganisatie welke in staat is de genoemde processen met kennis en mankracht te ondersteunen; Sterk ontwikkelde kennis op het gebied van EDP-audit en advies op het gebied van ICT; Goede sociale vaardigheden en het vermogen om te kunnen communiceren met alle actoren in het proces. 4.2 Controles De vereiste controle is een controle op hoofdlijnen en op de administratieve organisatie en interne controle, waarbij gebruik gemaakt wordt van moderne controletechnieken. Vereist wordt een interim-controle met als doel het vergroten van de efficiency en het versnellen van de eindejaarscontrole, onder meer door het creëren van mogelijkheden voor een versnelde bijsturing. 4.3 Brede ervaring Degenen die de controle uitvoeren dienen ruime ervaring te hebben met de controle van grote gemeenten en goed op de hoogte te zijn van de specifieke gemeentelijke kenmerken. In het préselectietraject heeft de aanbieder moeten aantonen, dat hij recentelijke ervaring heeft met de reguliere controle van Nederlandse 70.000+ gemeenten. Alhoewel de gemeentelijke ervaring het belangrijkste is, is ervaring in andere lagen van de overheid en in het bedrijfsleven ook relevant. Om aan te geven dat de accountant over voldoende kennis en ervaring met betrekking tot voor gemeenten specifieke wet- en regelgeving op een breed terrein (waaronder fiscale zaken) beschikt, is in de préselectiefase een overzicht verstrekt met daarin de gemeenten en hun omvang van het inwonertal, die door de accountant gecontroleerd worden. Ook de aanwezige expertise, binnen het kantoor belast met de controle, moet aantoonbaar aanwezig zijn om op adequate wijze verklaringen binnen de daarvoor geldende termijnen af te kunnen geven. De aanbieder dient duidelijk inzicht te geven in het kwaliteitsniveau van de functionarissen die ingezet worden bij de uitvoering van het controlewerk binnen de diverse organisatieonderdelen, blijkende uit C.V. s. Dit geldt met name voor de kwaliteit van de controleleiders, die tevens contactpersonen zijn voor de verschillende organisatieonderdelen binnen de gemeente. 4.4. Rapportages De accountant dient in de rapportages kritisch te zijn naar de organisatie toe. Hij dient de rapportages transparant op te stellen d.w.z dat de bevindingen duidelijk te volgen zijn, in rapportages een consistente gedragslijn te volgen en tekortkomingen en risico s tijdig te signaleren en hierbij oplossingsgerichte adviezen te verstrekken. Naast standaardonderwerpen (inleiding, accountantsverklaring, ontwikkelingen, verslaglegging, balans, overige bevindingen) ook onderwerpen op te nemen die voortvloeien uit de kritische succesfactoren. Uit het rapport moet duidelijk blijken dat de accountant de dienst kent. Tevens dient de accountant positieve ontwikkelingen die in het oog springen in zijn rapportage op te nemen, de rapportages van de diensten op elkaar af te stemmen en te zorgen voor een zelfde niveau van rapporteren. 4.5 Adviespotentieel Adviespotentieel is van belang als maatstaf voor kennis en ervaring op het terrein van bedrijfsmatige ontwikkelingen in de gemeentelijke praktijk. Adviespotentieel is de maat voor de verscheidenheid aan gekwalificeerde adviesdiensten waarop de accountant in zijn eigen organisatie kan terugvallen en die van belang kunnen zijn in de gemeentelijke praktijk, zoals deskundigheid op het gebied van belastingrecht, automatisering, diepte-onderzoeken naar bijvoorbeeld rechtmatigheid, bedrijfsvergelijking tussen gemeenten, administratieve organisatie, EDP-audits, grondbeleid, Grotestedenbeleid, enz.

11 Nr. : 03. Dnst. : Griffie 4.6 Specifieke onderwerpen De accountant dient: Een vaste accountmanager per dienst aan te stellen, waarmee alles met betrekking tot de accountant besproken wordt; Zijn onafhankelijke, onpartijdige en kritische rol te waarborgen; Professioneel te zijn: d.w.z. kennis van zaken hebben, ervaring uitstralen, afspraken nakomen, communicatief goed onderlegd zijn, een zakelijk en open houding ten opzichte van de dienst en het concern hebben; Belangenverstrengeling te voorkomen. Bij afstoting of samenvoeging van diensten naar of met andere organisaties/ diensten die dezelfde accountant hebben, dient de mogelijkheid te bestaan de personele bezetting daarop aan te passen. Dit geldt eveneens indien concurrerende organisaties, dan wel derden waarmee de gemeente Leiden een bezwarenprocedure c.q. een (juridisch) geschil voert, tot de cliëntenportefeuille van de accountant behoren; Bij afstoting van taken en/of gemeentelijke diensten de contractprijs neerwaarts bij te stellen. 5. Overige eisen aan de accountant 5.1 Samenstelling controleteams Bij samenstelling van het team is deskundigheid van de te controleren dienst vereist. Binnen het team dient een goede kennisoverdracht plaats te vinden en de rolverdeling moet duidelijk zijn. Het team dat de tussentijdse controle uitvoert dient uit efficiency oogpunt in principe ook de eindcontrole uit te voeren. 5.2 Controlefilosofie Als maatstaf voor een stimulerende bijdrage aan de verdere verfijning van het planning- en controlinstrumentarium geldt de mate waarin de controle- en advieswerkzaamheden gericht zijn op de ontwikkeling van een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie, die niet alleen zicht heeft op zijn risicomarges maar deze risico's ook adequaat beheerst. Een en ander moet onder meer blijken uit de bereidheid van de accountant om gedurende de contractperiode zijn contractprijs neerwaarts bij te stellen naarmate het zelfcontrolerend vermogen en nieuwe ontwikkelingen (financieel informatiesysteem, uniformering administratie en mogelijke centralisatie van de financiële administratie) toenemen. 5.3 Continuïteit De factor continuïteit geeft de zekerheid aan waarmee verwacht mag worden dat de betrokken accountant de gemeentelijke overheid duurzaam als een van zijn primaire markten zal beschouwen. 5.4 Communicatie / coördinatie Interne communicatie (uitwisseling van kennis en ervaring) tussen controlemedewerkers is een noodzakelijke voorwaarde voor het uitvoeren van een efficiënte en effectieve controle. Er dient uitsluitend te worden gewerkt volgens een van tevoren met de diensten afgesproken planning. 6. Offerte De offerte dient minimaal de volgende elementen te bevatten: A. Algemeen

12 - de filosofie over controle op rechtmatigheid; - de filosofie over partnership ; - de perceptie van de 'natuurlijke adviesfunctie'; - de eventuele betrokkenheid en aantoonbare ervaring bij actuele ontwikkelingen, zoals single audit en EDP-audit; - de ervaring bij gemeenten c.q. lagere overheden en eventuele referenties; - ervaring met toezichthoudende organen; - methoden en technieken en de wijze van communicatie met de ambtelijke en bestuurlijke organisatie; - continuïteit als bedoeld onder 5.3. B. Specifiek - de controlefilosofie (de controle-aanpak, de eisen/ wensen met betrekking tot interne controle en admini stratieve organisatie, etc.); - een overzicht van de samenstelling en kwalificatie van het dienstverleningsteam voor de reguliere controle en deelverklaringen, waaruit de in dit programma opgenomen brede ervaring kan worden afgeleid; C. Prijs De uitvoering van de taak dient tegen een vooraf vastgestelde totaalprijs voor alle werkzaamheden plaats te vinden. De aanbieder wordt gevraagd één prijs (per jaar voor de volgende 6 jaar, excl. BTW) te offreren, met daarbinnen onderscheid in de algemene certificerende functie (inclusief de natuurlijke adviesfunctie en de bestuurlijke ondersteuning) en de certificerende functie voor het totale pakket van deelverklaringen. Daarbij wordt tevens de prijs per deelverklaring verstrekt. Voor het overzicht van deze deelverklaringen wordt verwezen naar bijlage 1. Indien het pakket van werkzaamheden substantiële veranderingen ondergaat zal de prijs bijgesteld worden op basis van een open calculatie van het meer- of minderwerk. Op basis hiervan stellen partijen in overleg een bijstelling van het geoffreerde tarief vast. Voor de certificerende functie dient te worden uitgegaan van de percentages voorgeschreven in het Besluit accountantscontrole gemeenten, weergegeven in onderstaande tabel. Deze percentages zijn ook van toepassing op de deelverklaringen. Soorten accountantsverklaring goedkeurend met beperking Oordeelonthouding afkeurend Fouten in de 1 % > 1 % < 3 % - 3% jaarrekening (% van lasten) Onzekerheden in de controle (% van lasten) 3 % > 3 % < 10 % 10 % - NB. Naast deze kwantitatieve benadering hanteert de accountant ook een kwalitatieve beoordeling, het zogenoemde professional judgement speelt ook nog mee. NB. De weging van fouten en onzekerheden maakt onderdeel uit van het professional judgement. De te hanteren rapporteringstoleranties zijn gelijk aan de in de tabel opgenomen goedkeuringstoleranties.

13 Nr. : 03. Dnst. : Griffie Ten behoeve van de mogelijkheid om de goedkeurings- en rapporteringstoleranties na twee jaar door de gemeenteraad aan te scherpen wordt verzocht tevens de prijzen aan te geven voor controles die gebaseerd zijn op goedkeuringstoleranties van 0,9% voor fouten in de jaarrekening en 2,5% voor onzekerheden in de controle. Deze percentages zijn dan ook van toepassing op de te hanteren rapporteringstoleranties. Eventuele prijsrisico s zien wij graag vermeld. Algemene inkoopvoorwaarden De algemene voorwaarden van beide partijen zijn niet van toepassing. In plaats van deze voorwaarden gelden de contractvoorwaarden volgens de overeenkomst. Overigens is het indexcijfer CAO-lonen (bedrijfsklasse financiële instellingen en de zakelijke dienstverlening) van het CBS van toepassing. 7. Procedure 7.1 Algemeen Het in behandeling nemen van deze offerteaanvraag houdt in dat de aanbieder met de bepalingen van deze offerteprocedure instemt. De aanbieder mag de gegevens die de opdrachtgever hem in verband met deze offerteaanvraag ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De offerte dient een geldigheidsduur te hebben van minimaal zes maanden, gelet op het gestelde in par.7.8 en gelet op het tijdstip van besluitvorming door de gemeenteraad. Gedurende deze periode is de offerte onvoorwaardelijk en bindend. Correspondentie en ontvangen aanbiedingen zullen na afloop niet worden geretourneerd. Uitsluitend offertes waarvan alle gegevens aangeleverd zijn, benodigd voor de beoordeling, worden in behandeling genomen. Aan het uitbrengen van een offerte kunnen geen rechten worden ontleend. De offerteaanvraag is geen opdracht, impliceert het niet en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd. 7.2 Schriftelijke vragenronde De aanbieders krijgen de gelegenheid om voor (datum) schriftelijk vragen te stellen. Deze vragen worden binnen 14 dagen schriftelijk beantwoord met een kopie aan alle aanbieders. 7.3 Wijze van aanbieden van offertes Uitsluitend offertes waarvan alle gegevens aangeleverd zijn, benodigd voor de beoordeling, worden in behandeling genomen. Door de opdrachtgever worden geen kosten vergoed inzake het uitbrengen van de offerte. De offerte dient rechtsgeldig ondertekend te zijn en in 10-voud te worden geleverd. Uw offerte dient uiterlijk op in het bezit van de gemeente Leiden te zijn. U dient uw offerte te overhandigen aan de heer G.Heijnen in persoon of, bij zijn afwezigheid aan het secretariaat van de afdeling FCI van de Concernstaf. Het overhandigen van de offerte kan uitsluitend op werkdagen

14 tussen 09.00 en 16.00 uur. Het adres is Stadhuisplein 1 te Leiden. De offerte envelop dient gesloten te worden ingediend. Er zal getekend worden voor ontvangst van de offerte. Bij te late inlevering wordt de offerte van verdere deelname uitgesloten. De envelop/verpakking dient voorzien te zijn van: gegevens afzender; de vermelding offerte accountantsdiensten Gemeente leiden ; de vermelding Persoonlijk en vertrouwelijk NIET OPENEN. 7.4 Wijze van beoordelen Kenmerkend van Europees aanbesteden is dat er niet meer over de offerte kan worden onderhandeld. Dit heeft de consequentie dat u een offerte dient uit te brengen die uw beste condities weerspiegelen. Beoordeling geschiedt aan de hand van de selectiecriteria en de gunningcriteria. Indien een offerte onduidelijkheden bevat, kan de opdrachtgever schriftelijk aanvullende informatie opvragen bij de aanbieder. Deze aanvullende informatie dient schriftelijk te worden verstrekt en zal deel uitmaken van de offerte. 7.5 Presentatie De aanbieders die voldoen aan alle kwalificaties worden uitgenodigd zich de presenteren aan de selectiecommissie. Tijdens deze presentatie kunnen zij hun offerte mondeling toelichten. Deze presentaties zijn gepland op in de raadzaal van het stadshuis te Leiden. 7.6 Gunning De knock-out criteria zijn: - op tijd inlevering van de offerte (volledig en in tienvoud) - weergegeven in de Nederlandse taal. De gunningcriteria in willekeurige volgorde zijn: - de mate waarin voldaan wordt aan de eisen in deze offerteaanvraag; - de mate waarin de inschrijver akkoord gaat met het concept-contract; - de algemene indruk van de offerte; - de economisch voordeligste aanbieding, gelet op onder meer: de prijs, de ervaring met gemeenten en de contacten/ ervaringen met belangrijke departementen (SZW, VROM, OCW, BZK), de kwaliteit van het dienstverleningsteam, de bereikbaarheid, de beschikbaarheid, de beschikbare specialismen, de controlefilosofie, de kennis van wet- en regelgeving, alsmede referenties van Nederlandse collega-gemeenten groter dan 70.000 inwoners. Tevens wordt hierbij betrokken de omvang van de aanbieder in relatie tot de veronderstelde flexibiliteit enerzijds en mogelijke kwetsbaarheid (financieel/ personeel) anderzijds. De onder meer uit raadsleden, wethouder Financiën concerncontroller en een dienstdirecteur samengestelde selectiecommissie adviseert de gemeenteraad rechtstreeks over de door de gemeenteraad aan te stellen accountant. 7.7 Overeenkomst onder opschortende voorwaarde Nadat de beslissing is genomen aan welke aanbieder de opdracht voorlopig zal het gunningsvoorstel in de gemeenteraad behandeld worden. Er zal een overeenkomst worden gesloten onder de opschortende voorwaarde, dat er binnen een periode van 15 dagen na dagtekening van deze

15 Nr. : 03. Dnst. : Griffie voorlopige gunningsbrief geen civiel of arbitraal kort geding is aangespannen tegen de gunningsbeslissing. Voor het geval binnen voornoemde termijn van 15 dagen een civiel of arbitraal kort geding wordt aangespannen, wordt de overeenkomst tevens aangegaan onder de opschortende voorwaarde dat de uitspraak in civiel of arbitraal kort geding inhoudt dat de gunning niet onrechtmatig is. Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan degene met wie de overeenkomst gesloten wordt, zullen de afgewezen aanbieders van die beslissing in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een korte brief met motivering voor de reden van de afwijzing, de verschillen ten opzichte van de uitgekozen offerte en de naam van de begunstigde. Door iedere belanghebbende kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de opdrachtgever. Iedere belanghebbende die het niet met de gunningsbeslissing eens is, kan binnen bovengenoemde termijn van 15 dagen een civiel of arbitraal kort geding aangespannen. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende dringend verzocht om de opdrachtgever tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de kopie-dagvaarding. 7.8 Gestanddoeningstermijn In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing civiel of arbitraal kort geding wordt aangespannen, dient de aanbieder de offerte in ieder geval gestand te doen tot na afloop van de hiervoor genoemde termijn van 15 dagen. Voorts dient hij voor het geval er civiel of arbitraal kort geding wordt aangespannen de offerte in ieder geval gestand te doen tot twee weken na de uitspraak in kort geding. Vanzelfsprekend zal van de overeenkomst pas gebruik gemaakt worden nadat door beide partijen de overeenkomst rechtsgeldig is ondertekend. Bijlage 1 Overzicht van deelverklaringen. BOUWEN EN WONEN Rijksbijdrage Lokaal Openbaar Vervoer Leiden Centraal project (indien opnemen dan aangeven tot en met welk jaar!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!) Vangnetregeling huursubsidie SOCIALE ZAKEN EN ARBEIDSMARKTBELE I D Inburgering Nieuwkomers Inburgering Oudkomers Kinderopvang alleenstaande ouders (t/m 2004) 1) ROA/VVTV ID (Melkertbanen) 2)

16 Wet Inschakeling Werkzoekenden 2) ABW/WWV 3) IOAW/IOAZ/BBZ WWB ABW single audit 4) WIW single audit 4) WIK 5) Afaak (t/m 2004) Agenda van de Toekomst Tijdelijke stimuleringsregeling intensivering controle en opsporing specifiek 1) Met ingang van 2005 wordt de regeling niet meer door de gemeente uitgevoerd, maar door de fiscus 2) Het besluit ID en WIW vervalt ultimo 2003, vanaf 2004 gaat het op in de WWB 3) Abw en WWV vervalt ultimo 2003, vanaf 2004 gaat het op in de WWB 4) Abw- en WIW-verslag vervallen ultimo 2003, vanaf 2004 een WWB-verslag 5) WIK wordt vanaf 2004 niet meer uitgevoerd door Leiden, maar door Den Haag CULTUUR EN EDUCATIE GOA/kansenbeleid WEB RMC Onderwijszieke kinderen Schoolbegeleidingsdienst Maatschappelijke Opvang, Vrouwenopvang en verslavingsbeleid Uitgaven openbaar onderwijs ten behoeve van doorberekening naar bijzonder onderwijs (Jaarlijkse acc.verklaring?)