Raadsvoorstel. Inleiding. Feitelijke informatie. Afweging. Inkoop. Procedure. REFNUMBERZaaknummer KCHH01. Onderwerp Aanbesteding accountantscontrole

Transcriptie

1 REFNUMBERZaaknummer KCHH01 Onderwerp Aanbesteding accountantscontrole Raadsvoorstel Inleiding In 2005 is met accountantskantoor Deloitte een overeenkomst gesloten voor het uitvoeren van accountantsdiensten in de periode In 2009 heeft de raad besloten de huidige overeenkomst met één jaar te verlengen tot en met boekjaar Verdere verlenging is niet meer mogelijk. Feitelijke informatie Voor het boekjaar 2011 moet de gemeente de accountantsdiensten opnieuw aanbesteden. Aan uw raad komt op grond van de Controleverordening (artikel 2) de bevoegdheid toe om voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast te stellen en om de accountant te benoemen. In genoemde verordening worden voorwaarden vermeld waaraan het programma van eisen moet voldoen. Verder zijn hierin eisen opgenomen over de accountantscontrole, opdrachtverlening aan de accountant, informatieverstrekking tussen accountant en gemeente en overige controles en opdrachten. Afweging Het nieuwe programma van eisen is ten opzichte van het huidige programma van eisen, dat als uitgangspunt gebruikt is, geactualiseerd en verbeterd, en voldoet aan de in de Controleverordening gestelde eisen. Onder andere de volgende elementen maken deel uit van het programma van eisen: de natuurlijke adviesfunctie; de eisen aan het accountantsteam; het plan van aanpak; de gunningscriteria en de weging daarvan in procenten. Doel is een verbintenis aan te gaan voor 4 jaar: in het programma van eisen is de mogelijkheid opgenomen om de overeenkomst van een jaar met drie maal één jaar te verlengen. Inkoop De raming van de opdrachtsom ligt onder het Europese drempelbedrag van ,-. Voor het uitvoeren van de aanbesteding wordt gekozen voor de procedure meervoudig onderhands aanbesteden. Drie accountantskantoren worden uitgenodigd om in te schrijven op het programma van eisen. Dit zijn accountantskantoren met veel ervaring bij gemeenten. Procedure De aanbesteding van de accountantscontrole is op 9 november 2010 in de auditcommissie behandeld. De auditcommissie adviseert een onderhandse aanbesteding waarbij drie accountantskantoren worden uitgenodigd om in te schrijven op het programma van eisen en heeft, met enkele kleine aanpassingen, ingestemd met het programma van eisen. Na vaststelling van het programma van eisen door uw raad wordt de aanbestedingsprocedure gevoerd die leidt tot een raadsvoorstel tot benoeming van een accountant in de raadsvergadering van 10 mei

2 REFNUMBERZaaknummer KCHH01 Onderwerp Aanbesteding accountantscontrole Voorgenomen besluit Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. Het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven de burgemeester, drs. H.P.T.M. Willems 2

3 REFNUMBERZaaknummer KCHH01 Onderwerp Aanbesteding accountantscontrole De gemeenteraad van Heusden in zijn openbare vergadering van 14 december 2010; gezien het voorstel van het college van 16 november 2010, KCHH01; gelet op de Controleverordening gemeente Heusden; gelet op het advies van de auditcommissie; gelet op de beraadslaging; b e s l u i t : het programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten vast te stellen. de griffier, de plaatsvervangend voorzitter, mw. drs. E.J.M. de Graaf dhr. ing. A.P.M. van den Hoven 3

4 Programma van Eisen Accountantsdiensten Gemeente Heusden

5 Inhoudsopgave 1. INLEIDING 2. ACCOUNTANTSDIENSTEN 2.1. Uitgangspunten 2.2. Certificerende functie 2.3. Overige verantwoordingen 2.4. Natuurlijke adviesfunctie 2.5. Overige advisering en ondersteuning 2.6. Accountantsteam 2.7. Rapportages en besprekingen 2.8. Plan van Aanpak 2.9. Looptijd overeenkomst en contract Prijzen en prijsaanpassingen 3. AANBESTEDING 3.1. Aanbestedingsprocedure 3.2. Uitsluitingsgronden 3.3. Nadere informatie 3.4. Inschrijving op de aanbesteding 3.5. Toelichting en presentatie 3.6. Gunningcriteria BIJLAGEN: 1. Inkoopvoorwaarden gemeente Heusden 2. Inschrijfstaat 3. Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Heusden + relevante onderdelen Controleprotocol controle

6 1. INLEIDING De gemeente heeft tot en met het controlejaar 2010 een overeenkomst voor de accountantscontrole. Voor de periode vanaf het controlejaar 2011 (vanaf 1 april 2011) wil de gemeente Heusden een nieuwe overeenkomst aangaan. Zij heeft hiervoor een onderhandse aanbestedingsprocedure opgestart. Voor de aanbesteding zijn meerdere partijen uitgenodigd om in te schrijven. De eisen, wensen en de procedure voor het indienen van deze aanbieding zijn vermeld in dit Programma van Eisen Accountantsdiensten Gemeente Heusden. De gemeente heeft de intentie een verbintenis aan te gaan voor een periode van 4 jaar; de overeenkomst wordt telkens gesloten voor 1 jaar met een optie tot verlenging van drie keer 1 jaar. De overeenkomst is resultaatgericht en kent een vaste vergoeding voor het bereiken van de te verwachten resultaten, zoals in het Programma van Eisen wordt omschreven, onafhankelijk van de noodzakelijke inzet door de accountant. De opdracht omvat accountantsdiensten die leiden tot verklaringen bij verantwoordingen. De overeenkomst wordt vastgelegd in een contract, dat gebaseerd is op dit Programma van Eisen. Dit programma van eisen is bedoeld om de uitgenodigde partijen de mogelijkheid te bieden op een goede en juiste wijze mee te dingen naar de gunning van de opdracht. 3

7 2. ACCOUNTANTSDIENSTEN 2.1 Uitgangspunten De opdrachtgever (de raad van de gemeente Heusden) wenst een meerjarige verbintenis aan te gaan met een accountant voor enerzijds de controle op de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening van de gemeente Heusden en anderzijds het verrichten van (aanvullende) controlewerkzaamheden voor het afgeven van overige verklaringen bij verantwoordingen ten behoeve van Ministeries en Provincie. De opdrachtgever gaat uit van de minimale en wettelijk noodzakelijke controle werkzaamheden benodigd voor een deugdelijke grondslag van het oordeel in de verklaring. Naast de algemene grondslagen voor de accountantsdienstverlening zijn specifiek de gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), het Besluit Leningvoorwaarden Decentrale Overheden, de Wet Gemeenschappelijke regelingen, de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten, wettelijke uitvoeringsbepalingen en controleprotocollen van diverse ministeries en andere overheden, raadsbesluiten en gemeentelijke verordeningen, concernrichtlijnen etc. van toepassing. Het verrichten van de werkzaamheden is voorbehouden aan de beroepsgroep der Registeraccountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek). De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrags- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). De opdrachtgever verlangt deugdelijke rapportages over de controlewerkzaamheden. Naar aanleiding van de interim controle wordt een managementletter en een boardletter (een samenvatting van de managementletter) uitgebracht. Dit gebeurt doorgaans in het najaar. De managementletter/boardletter concentreert zich vooral op processen, terwijl het verslag van bevindingen zich richt op de jaarrekening. De accountant zal, binnen de controlewerkzaamheden, tevens voor de opdrachtgever de natuurlijke adviesfunctie vervullen over alle van belang zijnde zaken die voortvloeien uit de controlewerkzaamheden, evenals het voeren van overleg met en het geven van presentatie aan de opdrachtgever. De opdrachtgever gaat er van uit dat deze zaken in alle redelijkheid in de aanbieding zijn ingesloten. De accountant zal gedurende de looptijd van de overeenkomst geen belangen behartigen die in conflict zijn met de belangen van de gemeente Heusden. Gedurende de looptijd van de overeenkomst kunnen werkzaamheden wijzigen naar aard en omvang als gevolg van politieke en wettelijke ontwikkelingen en wijzigingen in de interne planning van de gemeente Heusden. De opdrachtnemer dient hier flexibel mee om te kunnen gaan. De werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaglegging dienen plaats te vinden binnen de planning en control cyclus van de gemeente en de daarbij door de opdrachtgever vastgelegde tijdslimieten. Voor de certificerende functie dient te worden uitgegaan van de percentages voorgeschreven in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten en controleprotocol. Deze percentages zijn ook van toepassing op de (deel)verklaringen. 2.2 Certificerende functie De certificerende functie is vastgelegd in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten en in de betreffende verordening van de gemeente Heusden. Bij de certificerende functie bepaalt de accountant zelfstandig de noodzakelijk geachte werkzaamheden om te komen 4

8 tot een deugdelijke grondslag voor zijn oordeel. De accountantscontrole is gericht op de gemeente Heusden en zal jaarlijks dienen te resulteren in: Accountantsverklaring als bedoeld in artikel 4 Besluit accountantscontrole gemeenten. Verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 5 Besluit accountantscontrole gemeenten. Managementletter/boardletter. Rapport inzake bevindingen van het specifieke deel van de controle, als bedoeld in artikel 2 lid 4 van de controleverordening van de gemeente Heusden. De eventuele rapportages zoals vermeld in artikel 6 en artikel 7 van de controleverordening van de gemeente Heusden. De jaarrekening dient te worden beoordeeld op: Rechtmatigheid. Getrouwheid. In het kader van de single-audit gedachte dient bij de controle ook een oordeel over de juiste toepassing van de regelgeving te worden gegeven. Tevens dienen risico s voor de gemeente, gerelateerd aan de opgemaakte jaarrekening, gesignaleerd te worden. 2.3 Overige verantwoordingen De accountant dient ook aanvullende werkzaamheden te verrichten in het kader van het afgeven van verklaringen bij (deel)verantwoordingen ten behoeve van Ministeries en Provincie. Voor het grootste deel zijn deze werkzaamheden op jaarbasis in te plannen. Daarnaast zijn er deelverklaringen van meer incidentele aard, afhankelijk van de activiteiten in de loop van het jaar. 2.4 Natuurlijke adviesfunctie Deze onlosmakelijk aan de certificerende functie verbonden activiteit omvat adviezen van beperkte omvang die een directe relatie hebben met de activiteiten van de certificerende functie. Deze advisering vindt plaats op eigen initiatief van de accountant, dan wel op verzoek van de gemeente. Hierbij valt te denken aan adviezen op basis van controlebevindingen en adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de (concept)rapportages, alsmede adviezen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen. Ook het op mondeling dan wel schriftelijk verzoek adviseren over de ontwikkeling van instrumenten voor de controlfunctie kan tot de natuurlijke adviesfunctie gerekend worden. Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt ook gerekend het gevraagd en ongevraagd informeren en adviseren inzake actuele ontwikkelingen op o.a. het gebied van planning & control, fiscale aangelegenheden, administratieve organisatie, risicobeheer, etc. Van de inschrijver wordt dus een proactieve houding verwacht, waarbij afstemming plaatsvindt met concerncontroller. Ook dient er op basis van bedrijfseconomische kennis van buiten de branche gemeenten te worden geadviseerd. De accountant zorgt tevens actief voor een informatiestroom richting de organisatie met betrekking tot het vakgebied. Verder worden onder deze functie verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de gemeentelijke organisatie voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. De natuurlijke adviesfunctie is onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie en dient volledig deel uit te maken van de aanbieding. 5

9 2.5 Overige advisering en ondersteuning Eventuele aanvullende opdrachten, anders dan voortvloeiend uit de natuurlijke adviesfunctie, zullen in nader overleg worden besproken. In de inschrijfstaat dient u de uurtarieven voor de verschillende functieniveaus aan te geven. Voor overige dienstverlening en ondersteuning is er geen automatisme om in te huren bij de gecontracteerde accountant. 2.6 Accountantsteam De accountant dient bij inschrijving opgave te verstrekken van het kwaliteitsniveau (naar opleiding, ervaring en functie) van de samenstelling van het team van deskundigen dat voor de gemeente Heusden ingezet zal gaan worden. De dienstverlener is verplicht om in geval van wijziging hierin, gedurende de looptijd van de overeenkomst, de opdrachtgever terstond hiervan in kennis te stellen. De gemeente heeft het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van de dienstverlener te verlangen een teamlid door een ander persoon te vervangen. De onafhankelijke, onpartijdige en kritische rol van het team dient in de aanbieding aannemelijk gemaakt te worden. Het team dient professioneel te zijn: d.w.z. kennis van zaken hebben, ervaring uitstralen, afspraken nakomen, communicatief goed onderlegd zijn, een zakelijk en open houding ten opzichte van de dienst en het concern hebben In geval van wijziging door het accountantsbureau van de leidinggevende accountants heeft de gemeente het recht om het lopende contract binnen 6 maanden na deze wijziging eenzijdig te ontbinden. Er moet sprake zijn van een directe (ook fysieke) bereikbaarheid van de teamleiding, duidelijkheid moet bestaan over responstijden bij spoedvragen, het werken met vaste teams en aanspreekpunten. 2.7 Rapportages en besprekingen Naast het normaal overleg conform de fasering in de certificerende functie, kan aanvullend overleg plaatsvinden voor de adviesfunctie wanneer de opdrachtgever of de accountant dit nodig acht. Deze overleggen worden geacht te vallen onder de natuurlijke adviesfunctie. In de rapportages besteedt de accountant, behalve aan de te rapporteren fouten en onzekerheden, in elk geval aandacht aan de bevindingen over het financieel beheer, de geautomatiseerde gegevensverwerking en de planning en control - instrumenten. In de managementletter besteedt de accountant aandacht aan de verbeterpunten in de opzet en de werking van de AO/IC en meer specifiek van het financieel beheer (inclusief budget- en kredietbewaking), de geautomatiseerde gegevensverwerking en de planning en control - instrumenten en het risicomanagement, echter slechts indien en voor zover de accountantscontrole daartoe aanleiding geeft (natuurlijke adviesfunctie). De boardletter wordt aangeboden aan de auditcommissie, de managementletter aan het college. De controlewerkzaamheden worden regelmatig door het jaar uitgevoerd en uiterlijk 2 weken na aanlevering van de conceptjaarrekening afgerond. Het definitieve accountantsverslag en de accountantsverklaring worden binnen 3 weken na afronding van de controlewerkzaamheden aangeleverd. De hiermee verband houdende activiteiten zijn: Ambtelijke bespreking van het controleplan en managementletter/boardletter; Bespreking van het controleplan en boardletter met auditcommissie; Ambtelijke bespreking van de jaarrekening; Bespreking van de jaarrekening met de auditcommissie. 6

10 2.8 Plan van aanpak Bij de aanbieding dient de accountant een volledig, doch kort en krachtig weergegeven, plan van aanpak in te dienen voor de uit te voeren werkzaamheden. Het plan van aanpak dient de volgende elementen te bevatten in onderstaande volgorde: het inzicht in de wijze waarop de accountantsdienstverlening wordt uitgevoerd, waaronder continuïteit van het controleteam (gedurende een periode van vier jaar), een visie op de samenstelling van het controleteam (bij aanvang van de opdracht), interne afstemming dossierkennis, kennisoverdracht naar de ambtelijke organisatie de filosofie over controle op rechtmatigheid. de vormgeving van de natuurlijke adviesfunctie de eventuele betrokkenheid en aantoonbare ervaring bij actuele ontwikkelingen ervaring met accountantsdienstverlening aan gemeenten de ervaring met toezichthoudende organen de controlefilosofie (de controleaanpak, de eisen/ wensen met betrekking tot interne controle en administratieve organisatie etc.) de eventuele betrokkenheid en aantoonbare ervaring bij actuele ontwikkelingen, zoals single audit en EDP-audit methoden en technieken en de wijze van communicatie met de ambtelijke en bestuurlijke organisatie, inclusief enkele voor de gemeente Heusden vergelijkbare voorbeelden van managementletters de wijze waarop invulling wordt gegeven aan maatschappelijk verantwoord (duurzaam) ondernemen. 2.9 Looptijd overeenkomst en contract De opdrachtgever heeft het voornemen een overeenkomst aan te gaan. De overeenkomst is gebaseerd op het Programma van Eisen. De accountant dient de hierin vastgestelde en bedoelde zaken te realiseren. Op de overeenkomst zijn de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Heusden van toepassing (zie bijlage 1) voor zover niet anders geregeld in dit Programma van Eisen. De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode die noodzakelijk is voor de accountantsdienstverlening over het boekjaar Voor de boekjaren 2012, 2013 en 2014 wordt het contract verlengd, behalve als expliciet voor 1 april voorafgaand aan het betreffende boekjaar de overeenkomst wordt opgezegd. De overeenkomst eindigt na 4 jaar zonder opzegging Prijzen en prijsaanpassingen Prijzen en tarieven dienen te worden aangegeven in (exclusief BTW), geldend per aanbiedingsdatum en dienen vast te zijn tot en met de vergoeding van de activiteiten voor het jaar

11 3. AANBESTEDING 3.1 Aanbestedingsprocedure De aanbesteding vindt plaats volgens een onderhandse aanbestedingsprocedure. Twee partijen zijn uitgenodigd om in te schrijven op het programma van eisen. Bij de aanbesteding worden door de opdrachtgever uitdrukkelijk transparantie, objectiviteit en non-discriminatie als grondbeginselen gehanteerd. Alle partijen krijgen de mogelijkheid om naar aanleiding van het aangevraagde Programma van Eisen schriftelijk aanvullende vragen te stellen. De vragen en antwoorden worden schriftelijk in een Nota van Inlichtingen verstrekt aan alle uitgenodigde partijen. De offertes worden door de opdrachtgever beoordeeld op zowel kwalitatieve als prijstechnische aspecten. De definitieve gunning geschiedt door de raad van de gemeente Heusden. Het Programma van Eisen inclusief alle bijlagen, de nota van inlichtingen en de ingediende aanbieding zullen integraal deel uit maken van de af te sluiten overeenkomst. De aanbiedingen moeten vergezeld gaan van de gevraagde aanvullende informatie en dienen uiterlijk op de gestelde datum (datum aangeven) in het bezit te zijn van de gemeente. De door de inschrijver gemaakte kosten voor het aanbieden van de inschrijving en eventuele onderhandelingen worden niet vergoed. Aan de inschrijving kunnen op geen enkele wijze rechten of plichten worden ontleend. De offerteaanvraag is geen opdracht, impliceert het niet en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om zonder opgaaf van redenen niet tot gunning over te gaan. Alle informatie dient vertrouwelijk te worden behandeld. De opdrachtgever zal de contacten met de inschrijvers laten verlopen via een vaste contactpersoon van de inschrijver en / of een vervanger daarvan. Beide dienen volledig beslissingsbevoegdheid te hebben en gemachtigd te zijn namens inschrijver op te kunnen treden. De namen, adressen en telefoonnummers van deze personen dienen in de inschrijving vermeld te worden. De offerte dient minimaal een geldigheid van 180 dagen te hebben vanaf datum verzending. 3.2 Uitsluitingsgronden De accountant dient bij zijn inschrijving de volgende recente (niet meer dan 6 maanden oud) rechtsgeldige bescheiden te overleggen. Het niet aanleveren van een van onderstaande bescheiden leidt tot directe uitsluiting van verdere deelname van de aanbestedingsprocedure. a. een verklaring dat hij niet in staat van faillissement, vereffening, surseance van betaling of akkoord verkeert; b. een verklaring dat zijn faillissement niet is aangevraagd en geen procedure van vereffening of surseance van betaling of akkoord tegen hem is aangespannen; c. een verklaring dat hij nooit veroordeeld is geweest voor een delict dat door zijn aard zijn beroepsmoraal ernstig heeft aangetast d. een verklaring van de bedrijfsvereniging dat hij aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringslasten; e. een verklaring van de belastingdienst dat hij aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen f. inschrijving in beroeps of handelsregister ( bijvoegen uittreksel) 8

12 3.3 Nadere informatie Aanvullende vragen kunnen alleen schriftelijk gesteld worden en moeten uiterlijk op XXXXX in het bezit zijn van de Gemeente Heusden. De aanvullende vragen moeten gericht worden aan: Aanbesteding Accountantsdienstverlening t.a.v. Mevr. D. Bruurmijn Postbus AA Vlijmen Vragen die na datum binnenkomen worden niet meer beantwoord. De gemeente zal zich inspannen binnen 10 werkdagen na genoemde datum de Nota van Inlichtingen te versturen aan alle gegadigden. Hierbij worden de gestelde vragen geanonimiseerd en ontvangen alle gegadigden dezelfde informatie op dezelfde tijd. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan eventuele mondelinge uitspraken. Contact opnemen met anderen dan de aangegeven contactpersoon wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken u daarom alleen schriftelijk of via met de genoemde contactpersoon te communiceren. 3.4 Inschrijving op de aanbesteding Iedere aanbieder dient in te schrijven op de totale dienstverlening volgens het Programma van Eisen. Inschrijving op een deel van de dienstverlening is niet toegestaan en zal als zodanig niet worden meegenomen in de procedure. De inschrijvingen dienen in de Nederlandse taal te zijn geschreven en tenminste te bevatten: a b c d e Een Plan van Aanpak, zoals beschreven in het programma van eisen, hoofdstuk 2.8. Er wordt gevraagd de volgorde van het Programma van Eisen aan te houden en op ieder onderdeel in te gaan. In geval van niet behandelde artikelen wordt er van uit gegaan dat de inschrijver niet kan voldoen aan het gestelde in het betreffende artikel. Een opgave van de maatregelen van inschrijver om kwaliteit in zijn organisatie te waarborgen, onder vermelding van het hebben van een kwaltiteitwaarborgingssysteem, de externe bewaking die daarop toegepast wordt en kopieën van eventuele ISO-certificaten c.q. de aanvraag daarvoor dan wel daarmee overeenstemmende certificaten. Een beschrijving te geven van de organisatie, met tenminste een organogram van de aanbieder, de personele omvang, de opleidingsgegevens en de locatiegegevens, van waaruit gewerkt zal gaan worden. Naam, plaats in de organisatie, opleiding, ervaring en referenties van de voorgenomen leidinggevende accountants (vennoot en controlemanager(s) / controleleider(s)) bij deze opdracht. Een referentielijst welke in elk geval drie (3) opdrachten voor vergelijkbare gemeenten ( ) moet bevatten die naar de aard en omvang in verhouding staan met de gevraagde dienstverlening. De referentielijst moet melding maken van de namen en adressen van opdrachtgevers. 9

13 De opdrachtgever behoudt zich het recht voor informatie in te winnen bij opdrachtgevers vermeld op de referentielijst. De inschrijver dient melding te maken van de eventuele betrokkenheid en ervaring bij actuele ontwikkelingen op zijn vakgebied. f Een ingevulde en rechtsgeldig ondertekende inschrijfstaat, volgens bijlage 2. Prijzen en tarieven dienen te worden aangegeven in (exclusief BTW). Indien de inschrijving niet alle bovengenoemde elementen bevat, kan dat feit alleen al, er toe leiden dat deze niet wordt beoordeeld en dat de offerte wordt afgewezen. De inschrijvingen dienen rechtsgeldig ondertekend te zijn en uiterlijk op XXXX op het gemeentehuis of in de postbus van de Gemeente Heusden te zijn bezorgd. Op de enveloppe dienen de volgende gegevens te worden vermeld: - Zaaknummer - Prijsaanbieding - Inschrijvingsdatum De offerte kunt u sturen naar: Gemeente Heusden t.a.v. mevr. D. Bruurmijn Postbus AA Vlijmen Julianastraat 34 Vlijmen De aanbieder is zelf verantwoordelijk voor het tijdig inleveren van zijn inschrijving. 3.5 Toelichting en presentatie Aan de genodigde partijen kan gevraagd worden een toelichting en presentatie te geven op de ingediende aanbieding. Het is aan de opdrachtgever te bepalen welke inschrijvers hiervoor worden uitgenodigd. 3.6 Gunningcriteria De beoordeling van de inschrijvingen geschiedt op basis van de economisch meest voordelige aanbieding. De aanbiedingen worden op de volgende punten met de hierbij genoemde wegingsfactoren beoordeeld: Uitvoering en kwaliteit dienstverlening 55 % Financieel aanbod 45 % 10

14 BIJLAGE 1 Inkoopvoorwaarden gemeente Heusden Invoegen inkoopvoorwaarden 11

15 BIJLAGE 2 Inschrijfstaat (behorend bij Aanbesteding Accountantsdienstverlening gemeente Heusden Alle bedragen in Euro s, exclusief BTW Ingevuld en rechtsgeldig ondertekend meesturen met de inschrijving Nr. Omschrijving Omvang Inschrijfprijs totaal per boekjaar volgens het programma van eisen BTW percentage 1 All-in tarief voor jaarrekeningcontrole (incl. verantwoordingen) per jaar Volgens Programma van Eisen % 2 Uurtarieven (eventuele) aanvullende advieswerkzaamheden uitgesplitst in functieniveau Volgens Programma van Eisen % Inschrijver verklaart, zonder voorbehoud, dat hetgeen aangeboden wordt inhoudelijk volledig volgens het programma van eisen zal zijn, behalve op die punten welke uitdrukkelijk en duidelijk als afwijking in de aanbieding vermeld staan. Prijzen en tarieven dienen te worden aangegeven in (exclusief BTW), geldend per aanbiedingsdatum en dienen vast te zijn tot en met de vergoeding van de activiteiten voor het boekjaar 2014 Naast bovengenoemde kosten worden geen aanvullende kosten in rekening gebracht, zoals noodzakelijke bijkomende zaken voor de aangeboden functionaliteit, reis- en verblijfkosten, voorrijkosten, opleidingskosten, kosten voor presentaties, kantoorkosten e.d. Plaats: Datum: Firma: Naam: Functie: Ondertekening: 12

16 BIJLAGE 3 Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Heusden + relevante onderdelen Controleprotocol voor de controle 2005 van de gemeente Heusden Invoegen verordening en protocol 13