Verslag Algemene Ledenvergadering COC Haaglanden donderdag 20 maart 2014 19:30 uur Aanwezig: 28 stemgerechtigde leden. Afwezig met bericht: Rob Kragten en N. El Habouria.. 1. Opening door de voorzitter Harry Derksen opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Hij feliciteert Kim Waanders met het behaalde resultaat van haar partij bij de Gemeenteraadsverkiezingen op 19 maart. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Behalve de twee afmeldingen zijn geen mededelingen of ingekomen stukken voor deze vergadering binnengekomen. Jan Lutje Schipholt meldt dat Hans Beijersbergen van Henegouwen verhinderd is. 3. Vaststellen agenda De agenda wordt vastgesteld zoals deze is ingediend. 4. Installatie stembureau Harry stelt Peter van Koesveld voor als voorzitter van het stembureau. Jan van Leeuwen en Renate den Heijer treden toe als lid. 5. Verslag B.A.L.V. d.d. 18 december 2013 Er zijn geen opmerkingen bij de notulen. De voorzitter bedankt namens de vergadering de secretaris voor zijn verslag. 6. Jaarverslag en jaarrekening 2013 COC Haaglanden Jaarrekening 2013 Penningmeester Bert Omvlee geeft een toelichting op de jaarrekening. Het bestuur wilde de jaarrekening dit jaar op tijd presenteren. Dat wil zeggen de boekhouding op tijd afsluiten, de gesprekken met de accountant zo plannen dat de financiële resultaten op tijd aan de leden van COC Haaglanden en de Gemeente Den Haag gepresenteerd konden worden. De beleidsvoornemens die in maart 2013 met de Gemeente Den Haag zijn afgesproken, namelijk de vrijgekomen gelden die ontstaan zijn door het opheffen van de directeursfunctie, eenmalig, in te zetten voor een opknapbeurt van het gebouw, zijn gerealiseerd. 2012 was een saneringsjaar, 2013 een jaar van wederopbouw. Bij de totstandkoming van de jaarrekening is steeds nauw overleg geweest met de accountant en de betrokken medewerkers van de Gemeente Den Haag. Dit overleg is steeds in goede harmonie verlopen. De verslaglegging vindt plaats conform de daarvoor geldende richtlijnen uit de subsidieverordening. De trends die in 2013 gesignaleerd konden worden hebben ook geholpen bij het opstellen van de begrotingen voor dit en volgend jaar. Bert licht toe dat een volledige goedkeuring van de accountant bij een organisatie als COC Haaglanden niet mogelijk is. De geldstromen in het horeca-gedeelte van de vereniging - de bar - zijn niet 100% te controleren. Het bestuur heeft de accountant in zijn verslag wel laten 1 van 6
benadrukken dat: 1. de administratie goed is gevoerd; 2.dat de subsidies zijn aangewend voor het bereiken van de doelstellingen waarvoor ze verstrekt zijn; 3. de controle heeft plaatsgevonden conform de daarvoor door de Gemeente Den Haag opgestelde richtlijnen. Tenslotte zijn ook in de controle van de kasgelden uit de bar duidelijke verbeterslagen gemaakt ten opzichte van vorige jaren. Het Handboek administratieve organisatie en beschrijving processen is bijna klaar. Het bestuur doet een oproep aan belangstellenden voor de kascommissie. De leden van deze commissie kunnen zich in detail door de penningmeester en desgewenst de accountant laten informeren over het financiële reilen en zeilen van de vereniging en kunnen daar vervolgens hun oordeel over aan de ledenvergadering presenteren. Jan Lutje Schipholt: in de vergadering van 18 december 2013 heeft de vergadering besloten dat we de accountant aanhouden als controle instrument van de vereniging op de financiën. En als zodanig dus ter vervanging van de kascommissie. Het door de ledenvergadering installeren van een kascommissie is daarom niet nodig. Het staat leden verder vrij zich bij het bestuur te melden om eens over de schouder van de penningmeester mee te kijken naar het financiële reilen en zeilen van de vereniging, Jan constateert dat de accountant nu voor het vijfde jaar op rij zijn goedkeuring aan de jaarrekening onthoudt. In de periode 2004 2008 is dat wel gebeurt. Waarom lukte dat in die jaren wel? Zijn de eisen veranderd of is onze administratieve organisatie anders ingericht? Bert weet niet waarom dit in de genoemde periode wel lukte. Bert heeft niet de indruk dat onze betrouwbaarheid bij de Gemeente hierdoor in het geding is. Er is veel energie gestoken in het verbeteren van de relatie met de Gemeente. Het bestuur is ook volledig transparant geweest in de communicatie over de financiën. Jan Lutje Schipholt wil met name Harry en Bert complimenteren met de bereikte resultaten in het overleg met de Gemeente: extra subsidies voor het opknappen van het gebouw, het anders mogen aanwenden van de reeds verstrekte subsidie. Jan vindt dit een geweldig resultaat en vraagt de vergadering hiervoor om een applaus. Het bestuur zegt toe te onderzoeken waarom de goedkeuring in de genoemde periode wel kon plaatsvinden. De voorzitter nodigt de vergadering uit haar goedkeuring te verlenen aan de jaarrekening. Deze wordt unaniem verleend. De voorzitter bedankt Bert voor zijn inspanningen. Bert bedankt de vergadering voor het in hem gestelde vertrouwen. Algemeen jaarverslag 2013 Harry licht toe: het is een vrij lijvig stuk geworden. Het bestuur wilde een zo compleet mogelijk beeld geven van de activiteiten in en rondom de vereniging. Renate den Heijer heeft een aanvulling op het verslag van het IDAHO congres op 16 en 17 mei 2013: op 16 mei heeft er s morgens een meet and greet plaatsgevonden met de Oostenrijkse Kanzleramtsministerin für Frauenangelegenheiten und Öffentlichen Dienst, mevrouw Gabriele Heinisch-Hosek. Het verslag wordt verder goedgekeurd. De vergadering bedankt de secretaris voor zijn inspanningen. Jaarverslagen van de werkgroepen Ook bij dit verslag verder geen opmerkingen. Het verslag wordt unaniem goegekeurd. 2 van 6
7. Accountantsrapport 2013 en verlening decharge penningmeester Zoals besproken is er een voorbehoud van de accountant gemaakt op het kasgedeelte van het café. Waar mogelijk is getracht de procedures sluitend te maken. De penningmeester wordt met algemene stemmen decharge verleend. Peter van Koesveld: ik ben blij dat er een kascommissie komt. We geven nu decharge met te weinig informatie. Met een kascommissie kan dat in de toekomst anders gaan. Harry benadrukt dat de penningmeester en de desgewenst de accountant ter beschikking van de leden van de provisorische kascommissie zullen staan voor het verstrekken van gedetailleerde informatie.. 8. Begroting 2014 en begroting en werkplan 2015 Begroting 2014 Harry licht toe: een aantal belangrijke onderdelen in de begroting 2014 hebben betrekking op de renovatie van het gebouw, de lift en het café. Verder overweegt het bestuur een administratieve medewerker aan te trekken en staan ook de kosten die gemaakt worden voor de tweede maatschappelijk werker, Marianne Steijnis, in de cijfers opgenomen. Een overschot van 14.000 euro is conform de subsidieverordening van de Gemeente Den Haag toegevoegd aan de egalisatiereserve zodat wij als vereniging iets meer vet op de botten hebben voor eventualiteiten in de bedrijfsvoering van de vereniging. Jan Lutje Schipholt meldt dat hij een aantal technische vragen heeft maar dat hij deze buiten de vergadering met de penningmeester zal bespreken. De begroting 2014 wordt unaniem aangenomen. Begroting 2015 De voorzitter: begroting en werkplan 2015 zijn eigenlijk een voortzetting van de plannen voor 2014. Goedkeuring van de leden is nodig omdat het bestuur vóór 1 april deze begroting met de subsidieaanvraag in moet dienen bij de Gemeente Den Haag. De begroting 2015 wordt aangenomen met één blanco stem uitgebracht door het lid Jan Lutje Schipholt. Werkplan 2015 Het werkplan 2015 wordt unaniem aangenomen. 9. Bestuursverkiezing Harry: helaas nemen wij afscheid van een drietal bestuursleden. Deborah Landman is bereid gevonden de functie van secretaris binnen het bestuur van Wilbert van Diemen over te nemen. Deborah stelt zich voor: ik ben 55 jaar, getrouwd en woon in Voorburg. Ik ben 3 jaar voorlichter in het team voorlichting van COC Haaglanden en als zodanig een bekend gezicht op diverse scholen in Den Haag en omstreken. Ik heb een aantal bestuursvergaderingen bijgewoond en wat rondgesnuffeld. Eerlijk is eerlijk: het is een hoop werk. Het is dus een flinke uitdaging. Ik zit in de automatisering en ben gewend van zwart/wit en recht door zee. Kleuren en ingewikkelde dingen doet mijn partner altijd, dus daarvoor moet je niet bij mij zijn. Ik heb er zin in! Harry: Sabbah Hindawey is twee jaar lid van het bestuur en stelt zich herkiesbaar. 3 van 6
Sabbah Hindawey: de twee jaar zijn omgevlogen. Ik zit in maart ook al vijf jaar in het team voorlichting. Ik heb het heel druk: ik doe een fulltime studie en werk daarnaast drie dagen bij Vodafone. Maar het COC Haaglanden is mijn kindje geworden. Er gaan al drie bestuursleden weg en ik doe het nog heel graag. Ik ben een beetje verliefd op de vereniging. We zijn vanuit een diep dal gekomen en ik wil niet alleen tijdens een crisis bestuurslid zijn, maar ook nu het wat beter gaat. Er wordt gestemd. Peter van Koesveld heeft de uitslag: er zijn 28 stemgerechtigde leden aanwezig en die hebben allemaal hun stem uitgebracht. Voor Sabbah Hindawey hebben twee leden blanco gestemd, 1 tegen en 25 voor. Sabbah is herkozen. Op Deborah Landman is 1 blanco stem uitgebracht en 27 stemmen voor. Deborah is gekozen als secretaris. Harry benadrukt dat het bestuur hiermee nog niet volledig is: er gaan drie leden weg en er komt er één voor terug. Er hebben zich geen nieuwe kandidaten aangemeld en het bestuur zal nu extern, via bureau PEP, op zoek gaan naar kandidaten voor een bestuursfunctie. Daarnaast doet Harry een oproep aan alle aanwezige leden om op zoek te gaan naar mogelijke kandidaten. Harry neemt afscheid van Bram: Bram is de afgelopen twee jaar algemeen bestuurslid geweest. Hij is toegetreden in een periode dat het COC Haaglanden door een moeilijke tijd ging. Er was veel puin te ruimen, veel werk te verzetten en ondank is in een dergelijke tijd vaak s werelds loon. Bram heeft de afgelopen periode meer dan voortreffelijk ingevuld. Tot de hoogtepunten behoorden o.a. het congres over ouderenbeleid en de samen met Poz and Proud georganiseerde avond Op z n Zwitsers, op 7 maart j.l. Daarnaast heb ik nog vele andere dingen van Bram voorbij zien komen in het jaar dat ik voorzitter ben. Bram bedankt! Bram heeft beloofd dat hij wel bestuurslid af is, maar wel voor een aantal activiteiten beschikbaar blijft. Bram: er zijn een aantal zaken die mij wel aan het hart gaan en die wil ik wel blijven volgen. Dank jullie wel voor het vertrouwen in mij, de afgelopen twee jaar. Harry neemt afscheid van Roxanne: ook Roxanne is twee jaar geleden als algemeen bestuurslid aangetreden. Roxanne had in haar portefeuille o.a. de vrouwen en zij heeft zich daar met meer dan hart en ziel ingeworpen. Het hoogtepunt bij haar activiteiten was het LesBian Festival in maart 2013. Daarnaast is het gelukt een nieuwe vrouwengroep op te richten: DARE! Ook Roxanne verdwijnt niet uit beeld: Roxanne wordt de eerste COC Haaglanden ambassadrice. Roxanne: ik wil graag mijn medebestuursleden bedanken voor de samenwerking. Zoals Bram al zei: we zijn niet van de radar verdwenen en als ambassadeur kan ik het lijntje van COC Haaglanden naar buiten toe vergroten. Ik zou het ook heel leuk vinden als er meer vrouwen actief worden. Ik ben ook nog steeds actief in de Roze Règâhs. Er is nog veel werk aan de winkel rondom homoseksualiteit in de sport, maar ook op het gebied van discriminatie op andere gronden. Nieuwe bestuursleden zijn dus hard nodig bij COC Haaglanden en ik hoop dat dat vrouwen zullen zijn. Harry neemt afscheid van Wilbert: Wilbert is begonnen als lid van de Haagse Interaktiegroep Homofiele Jongeren. Aan het woord homofiel kun je al zien hoe lang dat geleden is! Toen in 2011 het fout dreigde te lopen met COC Haaglanden heeft Wilbert de schouders eronder gezet 4 van 6
om de zaak weer op de rails te krijgen. Hij heeft er min of meer voor gezorgd dat er een nieuw bestuur kwam in mei 2012. Zonder Wilbert hadden we het niet gehaald. Het is jammer dat je weg gaat maar er rest ons niets anders dan afscheid van je te nemen. Sabbah Hindawey: toen Wilbert vertelde dat hij ging stoppen als bestuurslid was dat voor het bestuur maar ook voor mij persoonlijk een grote ramp. Wij rekenden heel veel op hem. Hij was ons steunpunt, wist veel, pakte zaken op als wij die een beetje verwaarloosden. Hij heeft het ruim van tevoren aangekondigd, al in juni 2013. Ik heb dezelfde avond een speech geschreven, ook om uiting te geven aan mijn boosheid. Toen ik die speech vanmorgen weer las, dacht ik: nee, dat ga ik zo niet voorlezen. Maar veel wat erin stond is nog steeds van toepassing. Wilbert heeft veel voor mij en de vereniging betekent. Hij pakte naast de werkzaamheden rondom het secretariaat veel zaken op. Wilbert heeft aangegeven dat hij na zijn vertrek nog rustig gebeld kan worden als we hem nodig hebben. Als lid van de vereniging en als lid van het bestuur wil ik Wilbert graag voordragen als lid van verdienste. De vergadering stemt hier unaniem mee in. Wilbert: ik vind het teveel eer. Ik was niet van plan weer actief te worden in Basta. In de genoemde periode vond ik het echter de verkeerde kant op gaan. De middelen die ons door de Gemeente Den Haag ter beschikking werden gesteld, uniek in Nederland, werden naar mijn mening op een verkeerde manier gebruikt. Samen met Jurgen heb ik nagedacht over hoe het anders zou kunnen. Voor die inzet ben ik Jurgen maar ook veel anderen in de vereniging dankbaar. In je eentje red je zoiets nooit. Je hebt een groot netwerk nodig van mensen met wie je het samen doet. Dat netwerk is hier. Er zijn veel mensen vrijwilliger, we hebben best veel leden, we werken met veel partijen en organisaties in Den Haag samen. Voor een club als deze ligt er daarom in Den Haag een enorme potentie om iets te bereiken. We moeten het alleen pakken en zoals Roxanne vaak zegt: met een positieve vibe. Als COC Haaglanden me nodig heeft, schroom niet om me te bellen. Veel succes voor het nieuwe bestuur. Het gaat vast lukken. 10. Rondvraag Jurgen Schouten: ik wil graag voorstellen dat we volgend jaar het 30-jarig bestaan van het café van COC Haaglanden, aan het Scheveningseveer, op passende wijze gaan vieren. Wellicht kan dat samen gevierd worden met Vox Rosa. Dat koor bestaat namelijk ook 30 jaar volgend jaar. Het bestuur doet een oproep voor enthousiaste belangstellenden die in een feestcommissie willen plaatsvinden. Volgens Jurgen is Basta in mei 1985 geopend. Jan Lutje Schipholt: zou dat niet met een picknick bij het verplaatste homomonument kunnen? Harry: de gemeenteraad heeft over de verplaatsing een positief besluit genomen, maar er is nog geen planning wanneer deze zal plaatsvinden. Alfred van Mill Didden: Op 4 april komt in het COC Café een filmploeg van de NCRV Man Bijt Hond om opnamen te maken tijdens een bijeenkomst van de Rainbow Train. Op 29 en 30 maart staat de Rainbow Train in de Mega Stores bij de open dagen van de modelspoor vereniging. Renate den Heijer: Zijn er nog ideeën om iets te organiseren rondom het WK Hockey? Harry: Het bestuur is met het vertrek van Roxanne op het onderdeel sport onderbezet. Initiatieven op dit punt zouden vanuit de leden zelf moeten komen of via samenwerking met andere organisaties. Maxim van Ooijen: misschien kan hierin samenwerking gezocht worden met de DWH? 5 van 6
Jan Lutje Schipholt: Zoetermeer heeft een bruispot waarin 100.000 euro zit, aan te wenden om samen met COC Haaglanden een Roze Zaterdag in 2017 te organiseren. 11. Sluiting vergadering Harry dankt de aanwezigen voor hun aanwezigheid en biedt de leden namens de vereniging een drankje aan. 6 van 6