Notulen van de bestuursvergadering van 3 april 2014. Aanwezig: Theo, Regitse, Betty, Michel, Henk, Atze, Claudia, Koos en René Afwezig: Rina, Henriëtte. 1. Opening, mededelingen vaststellen agenda Met een woord van welkom opent Theo de vergadering. Er zijn geen opmerkingen over de agenda, behoudens punt 2, het gaat niet om een presentatie maar om de vraag of het bestuur prijs stelt op een inhoudeljke presentatie. Met deze aanvulling wordt de agenda vastgesteld. Koos deelt mee, dat hij contact heeft gehad met Rina. Het gaat redelijk met haar, zij is aan de beterende hand. Volgens Koos heeft ze de vergaderstukken niet ontvangen. Er zou iets met haar e-mail adres aan de hand zijn. Claudia zal een en ander nagaan (actie 1.1. : Claudia) 2. Presentatie NVOG De voorzitter van de NVOG (Nederlandse Vereniging van OIganisatie van Gepensioneerden) heeft zich bereid verklaard om een presentatie te houden en tevens, kosteloos, een lidmaatschap voor de duur van een jaar aangeboden. In het verleden is de VOR lid geweest van deze vereniging en toen is geconstateerd, dat de doelstelling van de NVOG (belangenbehartiging) niet past bij de doelstelling van de VOR. Een en ander was voldoende aanleiding om het lidmaatschap te beëindigen. Daarom besluit het bestuur geen gebruik te maken van het aanbod. René zal de NVOG in bovenstaande zin berichten (actie 2.1.: René). 3. Vaststellen concept verslag 6 maart 2014. Tekstueel zijn er enige opmerkingen, die door de secretaris zullen worden verwerkt (actie 3.1.: René). Naar aanleiding van zijn er op bladzijde 1 de volgende opmerkingen: Het verzorgen van rondleidingen op objecten: Koos trekt deze actie maar constateert dar er binnen de regionale diensten geen eenduidigheid is met betrekking tot een aanspraakpunt. Koos zal deze problematiek bespreken met Henriëtte en proberen om te komen tot een centraal aanspreekpunt. (actie 3.2.: Koos). Depot Erfgoed Rijkswaterstaat: voor de vergoeding van de onkosten, die vrijwilligers in het kader van hun werkzaamheden voor het beschrijven van de goederen in het depot erfgoed Rijkswaterstaat maken, dient de Dienstverleningsovereenkomst te worden gebruikt. Deze is te downloaden van de VOR site. Koos deelt mee, dat er per onderwerp teams zijn gevormd die de beschikking hebben over een laptop. Ook beschikken zij over een sleutel van de locatie, zodat zij op passende momenten de werkzaamheden kunnen verrichten. Voor alle vrijwilligers zal een startbijeenkomst worden gehouden. Koos zal hieraan aandacht besteden in het VOR bericht en op de VOR site (actie 3.3.: Koos). Kenniskring site: er is nog geen afspraak gemaakt om de kosten in relatie tot het aantal bezoekers inzichtelijk te maken. Henk en Michel zullen samen met Daan Wiebes (KK) en Marjanne Keijzer (CoCo) een en ander bespreken (actie 3.4.: Michel en Henk). Naar aanleiding van bladzijde 2 wordt opgemerkt, dat E&A elke maand zal nagaan of de feitelijk gerealiseerde inkomstem in lijn zijn met de in de begroting opgenomen inkomsten. (actie 3.5.: Betty). - 1 -
Naar aanleiding van bladzijde 3 wordt het volgende opgemerkt: Mobility Mixx: het blijkt voor Claudia moeilijk om inzicht te krijgen in de kosten van de Mobility Mixx card door OR leden. Die kosten zijn immers voor rekening van de VOR. Theo zal bij Henriëtte nagaan, of er sprake is van een knelpunt en, indien dat het geval blijkt te zijn, met haar nagaan op welke wijze dit knelpunt kan worden opgelost. (actie 3.6.: Theo). Gastleden: Claudia heeft een overzicht gekregen van personeelsleden, die de dienst hebben verlaten. Voor deze mensen geldt niet het aanbod van de directeur-generaal om de kosten van het lidmaatschap voor het eerste jaar te betalen. De uittreders zullen schriftelijk worden benaderd met de vraag of zij lid willen worden van de VOR. (actie 3.7.: Claudia). Naar aanleiding van bladzijde 4 wordt opgemerkt, dat Rina inhoudelijke informatie aan Henk zal geven met betrekking tot de sponsor kliks. (actie 3.8.: Rina). Concept brief directeur-generaal: er is een tekstuele opmerking, die door René zal worden verwerkt. (actie 3.9.: René) Gewijzigd rooster van aftreden: de tekst is akkoord. Wel ontstaat er een discussie over de vraag of het wenselijk is de zittingstermijn te beperken tot één termijn van 3 jaar. René zal hiervoor een notitie opstellen (actie 3.10.: René). Aanpassen huishoudelijk Reglement m.b.t. help desk: het bestuur kan instemmen met het voorstel. Voor het opheffen van de help desk is geen wijziging van het huishoudelijk reglement noodzakelijk. René zal de leden hierover informeren door een stukje op de VOR site (actie 3.11.: René). Besloten wordt om de telefoon ter beschikking te stellen van de commissie E&A, omdat het organiseren van activiteiten de nodige telefoontjes kost. (actie 3.12.: Betty). 4. Financiën - stand van zaken begroting 2014 Atze heeft geen informatie ontvangen van de portefeuillehouders en kan dus geen inzicht geven in de stand van zaken, in het bijzonder voor wat betreft de problematiek van de ontvangen eigen bijdrage van leden die deelnemen aan VOR activiteiten. Naar aanleiding hiervan ontstaat een discussie over de vraag of de portefeuillehouder tevens budgethouder is. Dit zal de volgende vergadering aan de orde worden gesteld. René zal daarvoor een notitie maken. (actie 4.1.: René). Afgesproken wordt dat in de vergadering van 1 mei a.s. de stand van zaken gepresenteerd kan worden. (actie 4.2.: Betty, Regitse, Michel, Henk en Atze). Verder deelt Atze mee, dat de accountant in mei 2014 de controle over het boekjaar 2013 zal uitvoeren. - stand van zaken ontvangsten E&A Betty zegt toe, dat zij elke vergadering over de actuele stand van zaken met betrekking tot de gerealiseerde ontvangsten en de in de begroting opgenomen ontvangsten zal beschikken. 5. VOR Samen Verder De vergadering spreekt haar waardering uit voor de door Henk gemaakte impressie van deze bijeenkomst. Ook de begeleiding van Marjolein de Graaf werd als inspirerend en stimulerend ervaren. Naar het gevoel van de deelnemers is er een belangrijke slag gemaakt. Wel moeten een aantal punten nog inhoudelijk worden uitgediept, waarbij de ondersteuning van Marjolein de Graaf gewenst is. - 2 -
Deze follow up zal binnen afzienbare termijn zijn beslag moeten krijgen. Theo zal met Marjolein, waarmee hij voor 9 april een afspraak heeft, een datum proberen te vinden. Omdat de vakanties in zicht komen, zal iedereen zijn vakantie voor 9 april aan Claudia doorgeven (actie 5.1.: allen). Om zicht te krijgen op de wijze hoe andere verenigingen van gepensioneerden de financiële middelen beschikbaar krijgen, zal een verkenning worden georganiseerd, waarbij een delegatie van het bestuur een aantal verenigingen zal bezoeken. Daarbij is het van belang om expliciet aan te geven, aan welke kennis behoefte is. Hier zal tijdens de follow up aandacht aan worden besteed. (actie 5.2.: allen. bespreken tijdens follow up). 6. Nieuws uit de commissies - Communicatie Henk deelt mee, dat Anke Vonk op een uitstekende manier de werkzaamheden van Frank de Wit heeft overgenomen tijdens zijn ziekte. Overigens is Frank nu weer in staat om de werkzaamheden uit te voeren. De introductiedag voor nieuwe leden is door middel van een programma van Hans Petit geëvalueerd. Het programma geeft een beeld van de waardering door de deelnemers. Henk heeft een aantal - naar de mening van het bestuur - uitstekende aanbevelingen gedaan met betrekking tot de vorm, die door Betty zullen worden besproken met de organisatoren. (actie 6.1.: Betty). Henk zal nagaan of de door Cor Huijgens gemaakte film ingezet kan worden als promotiefilm voor de VOR. (actie 6.2.: Henk). Betty zal nagaan of het door Hans Petit ontwikkelde programma vaker gebruikt kan worden als evaluatiemiddel. (actie 6.3.: Betty). - commissie Evenementen en Activiteiten Volgens Betty bestaat er bij een aantal leden van de commissie onvrede over het besluit van het bestuur om het declaratiebesluit aan te passen. Tot concrete personele wijzigingen heeft een en ander niet geleid. Het bestuur stelt vast, dat van de organisatoren geen eigen bijdrage wordt gevraagd. - Commissie Kenniskring Michel deelt mee, dat het uitzendbureau ervaren jaren de administratieve afhandeling van de inzet van VOR leden voor RWS verzorgt. Michel vindt het opmerkelijk, dat voor een aantal deeltijdklussen geen enkele VOR sollicitant door de eerste selectieronde is gekomen. Van de 9 sollicitanten zijn er 7 in die ronde afgewezen en 2 op de reservelijst geplaatst. Michel zal nagaan, of dit veroorzaakt wordt door de procedure (de wijze van presenteren sluit niet aan op het RWS systeem ) of door de inhoud (de presentatie als zodanig voldoet niet aan de RWS eisen). (actie 6.4.: Michel). Om de inhoud, waar mogelijk, te verbeteren, zal de Kenniskring een workshop organiseren, waarin aandacht besteed wordt aan het opstellen van een c.v. en komt er een themamiddag, waarin voor ZZPers de do s en de don ts op een rij worden gezet. In Maastricht is er wel een bodem voor een vruchtbare samenwerking ontstaan, omdat er tijdens een boottocht in een informele sfeer de nodige kennis uitgewisseld kon worden. Voor het project Veiligheid Vaarwegen is er voldoende aanbod van actieve VOR leden, maar de inzet van die leden verloopt moeizaam. - 3 -
De workshop over de Google code heeft geleid tot de uitgave van een boekje, waarvoor ook binnen RWS belangstelling is. Rita Blijdorp, die bij de uitgave van dit boekje betrokken is, zal het aan de directeur-generaal overhandigen. Het bestuur is van mening, dat individuele leden geen VOR gerelateerde onderwerpen met de directeur-generaal kunnen bespreken. Dit is een exclusieve bevoegdheid van het bestuur. De uitgave van dit boekje heeft echter geen relatie met de VOR. Omdat er binnen RWS (staf d.-g.) eerder misverstanden zijn gerezen met betrekking tot contacten tussen individuele VOR leden en de directeur-generaal, zal Theo de directeurgeneraal duidelijk maken, dat er tussen het bezoek van Rita Blijdorp en de VOR geen relatie is. (actie 6.5.: Theo). Koos verlaat de vergadering vanwege een afspraak in het ziekenhuis. - Commissie Sociaal Regitse deelt mee, dat er geen bijzonderheden te melden zijn. Met de gezondheid van Tjalling Dijkstra gaat het de goede kant op. 7. Vrijwilligers - waardering vrijwilligers Het bestuur benadrukt, dat zonder vrijwilligers de vereniging niet aan de verwachtingen van de leden kan voldoen. Daarom hebben vrijwilligers recht op waardering door de leden voor hun inzet. Het declaratiebesluit geeft de vrijwilligers de mogelijkheid om alle kosten die ze voor een goede uitoefening van hun werkzaamheden hebben moeten maken, bij de VOR te declareren. Alleen is de vergoeding voor het gebruik van de eigen auto en de mogelijkheid om met de trein eerste klas te reizen, beperkt. Als blijk van waardering biedt de vereniging de vrijwilligers en hun partner de vrijwilligersdag aan. Aan deelname aan deze dag zijn voor de vrijwilliger en hun partners geen kosten verbonden. Omdat het hier om een immaterieel blijk van waardering gaat, waaraan voor de VOR kosten zijn verbonden, besluit het bestuur om de kosten van de vrijwilligersdag inzichtelijk te maken. (actie 7.1.: Betty). Verder worden er een aantal ideeën geopperd om de vrijwilligers te laten merken, dat de vereniging hun inzet waardeert en ze daarvoor erkentelijk is. Michel en René zullen een en ander nader uitwerken. (actie 7.2.: Michel, René). - nieuwe vrijwilligers Henk heeft uit e-clubs een overzicht gehaald van leden, die belangstelling hebben getoond voor vrijwilligerswerk. Hij vraagt zich af, of hiervoor een procedure moet worden ontwikkeld, omdat hij min of meer bij toeval deze gegevens heeft ontdekt. René zal een en ander met Claudia en Willy nagaan. (actie 7.3.: Claudia, Willy, René). Aan de hand van het beschikbare overzicht wordt aangegeven, wie deze potentiële vrijwilligers actief gaat benaderen. René zal dit overzicht completeren. (actie 7.4.: René). - vaststellen leden commissies Michel heeft eerder een aanvulling doorgegeven en er worden nog enige correcties aangegeven, die René zal verwerken. (actie 7.5.: René). Met deze correcties wordt het overzicht vastgesteld. 8. Inzet secretariaat René doet verslag van zijn gesprek met Wieka Gilli. Van belang is, dat de huidige omvang van de ondersteuning voorlopig niet wordt beperkt. René zal in samenspraak met Willy en Claudia nagaan, op welke punten er onduidelijkheid is over de te hanteren procedures. (actie 8.1.: René). - 4 -
9. Rondvraag Henk: vraagt zich af, of de huidige vergaderfrequentie moet worden gehandhaafd. Hij is van mening, dat het een frequentie van 1 x per 2 maanden voldoende moet zijn. Desgewenst kan het dagelijks bestuur elke maand bij elkaar komen, maar deze vorm heeft ook nadelen. René zal met een voorstel komen. Daarbij zal ook de vergaderlocatie worden meegenomen. (actie 9.1.: René). Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter onder dankzegging voor ieders inbreng de vergadering. De volgende vergadering is op donderdag 1 mei 2014 om 10.30 uur in Den Haag, de vergaderlocatie wordt door Claudia bekend gemaakt. Deze notulen zijn vastgesteld in de bestuursvergadering van 1 mei 2014. - 5 -