Inkomsten en uitgaven Fotografica 2013 Totaal jaar Totaal jaar Inkomsten Uitgaven Resultaat Begroting +/- 2012 2013 Begr 2014 Contributie binnenland leden 27.736 Contributie buitenland leden 3.946 Contributie jeugd 8 Contributiekorting half jaar -236 Betalingsverschillen 24 Totaal contributies 31.478 31.478 30.000 1.478 31.563 31.478 30.000 Diversen 65 65 0 65 8 65 0 Verkoop artikelen 548 548 200 348 389 548 200 Rente 2.140 2.140 1.800 340 1.405 2.140 1.800 Totaal overige inkomsten 2.753 2.753 2.000 753 1.802 2.753 2.000 Kaartverkoop 3.413 3.413 3.600-187 3.923 3.413 3.600 Tafelhuur 8.715 8.715 9.500-785 8.965 8.715 9.300 Publiciteitskosten 986-986 -2.200 1.214-2.314-986 -1.500 Locatie kosten 8.901-8.901-9.000 99-10.467-8.901-9.600 Overige kosten 1.443-1.443-1.400-43 -1.736-1.443-1.300, Totaal voorjaarsbeurs 12.128 11.330 798 500 298-1.630 798 500 Kaartverkoop 3.357 3.357 3.600-243 4.065 3.357 3.600 Tafelhuur 9.510 9.510 9.500 10 9.604 9.510 9.300 Publiciteitskosten 887-887 -2.200 1.313-1.304-887 -1.500 Locatie kosten 9.879-9.879-9.000-879 -9.598-9.879-9.600 Overige kosten 721-721 -1.400 679-1.191-721 -1.300 Totaal najaarsbeurs 12.867 11.487 1.380 500 880 1.576 1.380 500 Bievres 0 0 0 0 0-722 0 0 PHT 19.358-19.358-19.400 42-18.630-19.358-19.400 Porto & handling 3.927-3.927-4.200 273-3.742-3.927-4.200 Advertentie inkomsten 1.300 1.300 1.400-100 1.050 1.300 1.400 Totaal publicaties 1.300 23.285-21.985-22.200 215-21.322-21.985-22.200 Bestuurskosten 3.392-3.392-2.500-892 -1.857-3.392-2.500 Regionale beurzen 60-60 -500 440-235 -60-500 Publiciteit algemeen 986-986 -500-486 -1.403-986 -600 Drukwerk algemeen 406-406 -500 94 0-406 -500 Betalingsverkeer/ inning contr. 618-618 -800 182-954 -618-800 Administratiekosten 1.009-1.009-300 -709-356 -1.009-300 Verzekeringspremies 127-127 -116-11 -116-127 -116 Overige kosten 540-540 -1.384 844-272 -540-1.684 Totaal bestuurs- en beheerskosten 0 7.138-7.138-6.600-538 -5.192-7.138-7.000 Reservering jubileum 2.000-2.000-2.000 0-1.561-2.000-2.000 Resultaat 5.286-5.286-2.200-3.086-4.514-5.286-1.800 Reserveringen 0 7.286-7.286-4.200-3.086-6.075-7.286-3.800 Totaal 60.526 60.526 0 0 0 0 0 0
Balans Fotografica per 31 december 2013 ACTIVA Bankrekeningen 8.124 Spaarrekeningen 84.998 Kasgeld 0 Totaal liquiditeiten 93.122 Debiteuren 0 Te ontvangen bedragen 0 waarborgsom Post NL 314 Vooruitbetaald drukwerk 542 Overige vooruitbetalingen 140 Totaal vorderingen 996 Totaal Activa 94.118 PASSIVA Eigen vermogen begin 2013 76.589 Resultaat 2013 5.286 Totaal eigen vermogen 81.875 Voorziening jubileum 2013 2.000 Crediteuren 963 Vooruitontvangen bedragen 8.530 Overige te betalen kosten 750 Totaal schulden op korte termijn 10.243 Totaal Passiva 94.118
Toelichting op resultaten en balans Fotografica 2013 Contributies De contributie inkomsten waren dit jaar vrijwel gelijk aan hetgeen we hadden begroot. Ten opzichte van 2012 is het ledenaantal met 3 gestegen. In 2013 konden we 58 nieuwe leden verwelkomen, maar er zegden er 47 op, 6 leden zijn overleden en 2 leden die ondanks een aanmaning hun contributie niet hebben betaald zijn uitgeschreven. Het totaal aantal betalende leden in 2013 was 996, waarvan 21 nieuwe halfjaarleden, die dus voor een half jaar betaald hebben. Overige inkomsten De rente inkomsten vallen dit jaar mee doordat het bedrag in 2013 is verantwoord, dat al in 2012 op deposito is gezet bij ING bank. De rente op direct opvraagbare spaarrekeningen was in 2013 onveranderd laag. Exploitatie beurs Voorjaar De voorjaarsbeurs was de derde die op onze nieuwe locatie bij Home Boxx Nieuwegein werd gehouden. De locatiekosten waren flink lager dan de begroting. Dat kwam doordat was verzuimd om elektriciteit aan te vragen, om een EHBO-post te bemannen en om een vergunning aan te vragen. Het was sterk de vraag of de beurs wel door had kunnen gaan omdat de eigenaar van Home Boxx betrokken raakte bij een faillissement. De ruimte kon door de lage buitentemperatuur nauwelijks goed verwarmd worden. De kaartverkoop was minder tijdens deze beurs dan in voorgaande jaren; in totaal 1.067 betalende bezoekers, waarvan 725 niet-leden. Hetzelfde gold voor het aantal betaalde tafels: 242 betaalde tafels, terwijl we in de begroting van 270 waren uitgegaan. De publiciteitskosten bestaan slechts uit een advertentie in het blad Verzamelen en de kosten van het drukken van flyers en affiches. Daarnaast wordt op de web site en via de elektronische Nieuwsbrief reclame gemaakt voor de beurs. De overige kosten bestaan voor 357 uit kosten van het drukken van toegangskaarten, deze kosten zijn niet opgenomen voor de najaarsbeurs en voor 275 uit portikosten voor correspondentie naar tafelhouders. Door de lagere locatiekosten was het resultaat van deze beurs financieel gezien positief ( 798). Najaar Bij de najaarsbeurs zijn opnieuw de locatiekosten naar beneden gebracht; een niveau van 9.000 wordt acceptabel geacht. De overige kosten waren aanmerkelijk minder dan bij de voorjaarsbeurs; geen drukkosten van toegangskaarten, maar wel kosten van toegangsbadges. In het najaar 2013 is voor het eerst gewerkt met toegangsbadges voor tafelhouders. Daarmee wordt bespaard op de portokosten en is de controle op de toegang tot de beurs vereenvoudigd. Bovendien kunnen beursbezoekers zien met welke tafelhouders zij zaken hebben gedaan. De kaartverkoop was vrijwel gelijk aan die van de voorjaarsbeurs: in totaal hadden we 1.058 bezoekers, waarvan 708 niet leden. Het aantal betaalde tafels was met 270 stuks weer op het gebruikelijke niveau en gelijk aan het budget. Na de financieel gezien wat tegenvallende voorjaarsbeurs liet deze beurs weer een flink positief resultaat van 1.380 zien. Kosten busreis Bièvres De busreis naar Bièvres ging ook in 2013 niet door, omdat er geen 40 betalende leden konden worden gevonden. Kosten Publicaties De kosten van het drukwerk van de PHT s waren vrijwel gelijk aan de begroting. De advertentieopbrengsten en de kosten van porto en handling waren iets lager dan begroot. Bestuurs- en beheerskosten In de bestuurskosten zitten met name de kosten van de ALV ( 600), km-vergoedingen ( 1.775), kosten afscheid bestuurslid ( 841) en printkosten ( 175). Een deel van de km vergoedingen betreft de reiskosten naar regionale bijeenkomsten. Door gebruik te maken van verzending van correspondentie via e-mail en het bedrukken van standaard-enveloppen met een printer is op dat
drukwerk bespaard. De overschrijding van de bestuurskosten is veroorzaakt door de hogere kosten van het afscheid van de penningmeester en de hotelhuur van de ALV. De kosten van regionale bijeenkomsten betreffen de kraamhuur voor de beurs in Zoetermeer. In publiciteit algemeen zitten de kosten van het drukwerk en het verdelen van flyers en affiches. De kosten van drukwerk algemeen betreffen het drukken en verzenden van de contributienota s aan leden die niet beschikken over een mailadres. Gebruik is gemaakt van de drukwerkservice van Post.nl ( 406). De kosten van contributie inning bedroegen 318, voornamelijk portokosten. De bankkosten bedroegen in totaal 300. Het bedrag aan administratiekosten van 1.009 betreft volledig de aanschaf en onderhoud van een nieuwe versie van het gebruikte boekhoudpakket van Davilex. De overige kosten bestaan voornamelijk uit de aanschaf van een beamer om regionale activiteiten te ondersteunen. Per saldo zijn de bestuurs- en beheerskosten in totaal 1.080 hoger uitgekomen dan begroot. Jubileumreserve Voor het 40-jarig jubileum in 2017 is in het voorgaande boekjaar (2012) een bedrag van 2.000 gereserveerd. Over 2013 is opnieuw een bedrag van 2.000 aan de jubileumreserve toegevoegd. Resultaat Het jaar 2013 wordt afgesloten met een positief resultaat van 5.286. Daarmee blijft de financiële situatie van de vereniging zich uitermate gunstig ontwikkelen en is het eigen vermogen inmiddels gestegen tot bijna 82.000. Het bestuur ziet dan ook vooralsnog geen aanleiding de contributie voor 2014 of 2015 naar boven bij te stellen. Wat zorgen blijft baren is de trend van de terugloop van het aantal leden. Hetzelfde geldt voor de dalende trend van het beursbezoek en de tafelverhuur. Wanneer de trend niet wordt omgebogen zal een contributieverhoging in de toekomst onvermijdelijk zijn Balans In de post spaarrekeningen zitten direct opvraagbare tegoeden van 36.347 bij Moneyou, 41.153 bij Leaseplan Bank en van 7.498 bij ING. Vooruitbetaald drukwerk van 542 betreft flyers en posters voor de voorjaarsbeurs 2014. De overige vooruitbetalingen betreffen de auteurskosten voor PHT 2014-1. De vooruitontvangen bedragen betreffen de reeds binnengekomen contributie voor 2014 en vooruitbetaalde tafelhuur. In overige te betalen kosten zitten de nog te vergoeden schrijverskosten van in totaal 350 betreffende voorgaande jaren. Er wordt maximaal 3 jaar nog openstaande schrijversvergoeding gereserveerd. Verder zit daarin een bedrag van 400 voor het maken van een plattegrond van Home Boxx.
Toelichting op de begroting 2014 De contributie inkomsten in 2014 zijn gelijk gehouden aan die van 2013. Weliswaar kent het ledental een dalende tendens, maar die kan mogelijk door ledenwerfacties worden omgebogen. De ontvangen rente zal lager zijn dan in 2013 omdat geen rente over een ING jaardeposito wordt uitbetaald. Voor het overige is rekening gehouden met een rentepercentage van 1,3 % voor direct opvraagbare spaartegoeden (gelijk aan de rente op een zakelijke spaarrekening bij ING in februari 2013). Aangezien tafelverhuur en bezoekersaantallen moeilijk te voorspellen zijn, worden de beursinkomsten van de voor- en najaarsbeurs als gelijk verondersteld. Daarbij is van gematigde verwachtingen uitgegaan. Tafelhouders die pas inschrijven (en betalen) na de uiterste sluitingsdatum moeten een hoger tarief betalen. De latere inschrijvingen zorgen voor veel extra werk bij de opening van de beurs. Bovendien is het moeilijk om goed toezicht te houden op tafelhouders die er een sport van maken om onbetaald op de beurs te gaan staan. Bij de najaarsbeurs is de toegang voor de leden gratis, de contributie voor de niet-leden en de introducés is iets verhoogd. De locatiekosten zijn gebaseerd op het nieuwe contract dat met Home Boxx is afgesloten, waarbij kosten als (eind)schoonmaak, tafelhuur en opstellen van tafels in de (vaste) huurprijs zijn verwerkt. De begrote publiciteitskosten bestaan alleen uit een advertentie in het blad Verzamelen. Het kosten van PHT zijn gebaseerd op 4 bladen met 36 pagina s incl. omslag). Ook de portokosten nemen toe wegens tariefverhogingen bij Post NL met name voor buitenlandse zendingen. We hopen weer op 4 advertenties. De geraamde bestuurs- en beheerskosten zijn gebaseerd op extrapolatie. De kosten voor betalingsverkeer en contributie inning zijn gelijk gehouden. Het bestuur wil ledenpassen gaan invoeren, waarmee leden goedkopere toegang kunnen krijgen voor de eigen beurzen (en mogelijk buitenlandse beurzen). Passen worden pas verstrekt wanneer de contributie is voldaan. In 2013 is gestart met het reserveren van 2.000 per jaar voor het 40-jarig jubileum in 2017. Op deze wijze zullen we dan 10.000 beschikbaar hebben voor de viering daarvan. Ook voor 2014 wordt een in totaal een positief resultaat begroot. Sjaak Boone, 22 april 2014