Concept-Jaarrekening 2006 Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden
2
INHOUDSOPGAVE blz 1. Inleiding 4 2. Balans 5 3. Staat van Baten en Lasten 6 4 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 7 5 Toelichting op de balans. 8 6 Toelichting op de staat van baten en lasten. 10 7. Paragrafen. 11 8 Accountantsverklaring 12 9 Ontwerpbesluit vaststelling jaarrekening 2006 13 3
1. INLEIDING. De gemeenschappelijke regeling is op 8 maart 2006 van start gegaan. Zonder personeel, zonder verordeningen en zonder begroting. Op zich logisch. De inrichting van de gemeenschappelijke regeling heeft in 2006 veel aandacht gekregen. Hiernaast richtte de bestuurlijke focus op de beleidsplanning van bureau Drechtsteden en Manden maken. Ook in het samengaan van de sociale diensten in de Sociale Dienst Drechtsteden, de doorstart Regionaal Bureau Leerplicht+ en de ingenieursbureaus van Dordrecht en Zwijndrecht is veel bestuurlijke energie geïnvesteerd. 2006 is een jaar van opbouw geweest. Het opbouwen van de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden (GRD) heeft ook financiële aspecten. Deze aspecten komen in deze beknopte jaarrekening in beeld. Het gaat om de kosten die zijn gemaakt en bij gemeenten in rekening zijn gebracht om de GRD per 1 januari 2007 op een verantwoorde manier van start te laten gaan. Verantwoord uit het oogpunt van financieel beheer. Een start met voldoende borging voor het nakomen van arbeidsvoorwaarden (rechtsposities, personeel- en salarisadministratie). Een begin waar zaken gewoon juridisch op orde zijn. Zoals gesteld komen in deze jaarrekening vooral de lasten en baten en samenhangende balansmutaties in beeld die verband houden met de oprichting en vormgeving van de GRD. Hiertoe heeft het Drechtstedenbestuur op 6 juli 2006 de benodigde budgetten gevoteerd. Deze budgetten zijn niet ter goedkeuring aan de Drechtraad voorgelegd. Dit is min of meer het gevolg van de aandacht die aan andere zaken moest worden besteed. Bovendien is verondersteld dat de regio Zuid-Holland Zuid de uitgaven en de doorberekening in verband met de inrichting in de financiële verantwoording van de subregio zou opnemen. Net zoals voor de andere activiteiten van bureau Drechtsteden over 2006. De veronderstelling om ook de uitgaven voor de bestuurlijke inrichting van Drechtsteden in de jaarrekening van Zuid-Holland Zuid te verwerken, was voor het regiobestuur van Zuid-Holland Zuid een brug te ver. Het financiële resultaat. De jaarrekening 2006 laat een nadelig saldo zien van 228.750. Hiervan heeft 222.474 betrekking op het treffen van een voorziening. De voorziening heeft betrekking op de geclaimde afkoopsom door de regio Zuid-Holland Zuid vanwege de overheadkosten die door het vertrek van Drechtsteden in de exploitatie van de regio blijven. Voor het gemis aan financiële dekking aan overheadkosten is een afkoopsom door de regio berekend. Over de hoogte van de afkoopsom is langdurig met de directie van de regio Zuid-Holland Zuid onderhandeld. Op basis van de onderhandelingen is de afkoopsom van 1,2 miljoen naar ruim 0,2 miljoen teruggebracht. Deze afkoopsom is acceptabel omdat niet kan worden ontkend dat het vertrek van Drechtsteden ongunstige financiële consequenties bij de regio heeft veroorzaakt. Gelet op de belangen van alle deelnemers in Zuid-Holland Zuid is het verzoek van de regio om een afkoopsom terecht. Aangezien de GRD in 2006 is opgericht, moet deze afkoopsom in 2006 worden verantwoord. Hiernaast is in de exploitatie nog een klein tekort van 6.276 tussen de baten en lasten in verband met de inrichtingskosten ontstaan. Het vaststellen van de jaarrekening 2006 door de Drechtraad en het indienen daarvan bij de provincie Zuid-Holland voor 15 juli 2007 houdt in dat aan één van de voorwaarden van repressief toezicht voor 2008 wordt voldaan. 4
2. BALANS PER 31 DECEMBER 2006 ACTIVA Stand per 31 december 2006 PASSIVA Stand per 31 december 2006 Vaste activa Vaste passiva 1. Immateriële vaste activa 0 8. Eigen vermogen a. algemene reserve 0 2. Materiële vaste activa b. bestemmingsreserves zonder specifieke bestemming 0 a. investeringen met een economisch nut 0 c. overige bestemmingsreserves 0 b. investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut 0 d. resultaat na bestemming -228.750 subtotaal 0 subtotaal -228.750 3. Financiële vaste activa a. kapitaalverstrekkingen 0 9. Voorziening ontvlechting ZHZ 222.474 b. leningen woningcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen 0 c. overige langlopende leningen 0 10. Vaste schulden d. overige uitzettingen met rentetypische looptijd >= 1 jaar 0 a. obligatieleningen 0 e. bijdragen aan activa in eigendom van derden 0 b. onderhandse leningen 0 subtotaal 0 c. door derden belegde gelden 0 d. waarborgsommen 0 Totaal vaste activa 0 e. overige vaste schulden 0 subtotaal 0 Totaal vaste passiva -6.276 Vlottende activa Vlottende passiva 4. Voorraden 11. Netto-vlottende schulden rentetypische looptijd < 1jaar a. grond- en hulpstoffen 0 a. kasgeldleningen 0 b. onderhanden werk 0 b. bank- en girosaldi 0 c. gereed product en handelsgoederen 0 c. overige schulden 981.594 d. vooruitbetalingen 0 subtotaal 981.594 subtotaal 0 5. Uitzettingen rentetypische looptijd < 1jaar a. vorderingen op openbare lichamen 1.050.210 b. verstrekte kasgeldleningen 0 c. rekening-courantverhoudingen met niet-financiële instellingen d. overige vorderingen 0 e. overige uitzettingen 0 subtotaal 1.050.210 6. Liquide middelen 0 7. Overlopende activa 12. Overlopende passiva 74.892 Totaal vlottende activa 1.050.210 Totaal vlottende passiva 1.056.485 TOTAAL GENERAAL ACTIVA 1.050.210 TOTAAL GENERAAL PASSIVA 1.050.210 5
3. STAAT VAN BATEN EN LASTEN 4. STAAT VAN BATEN LASTEN Omschrijving (bedragen opgenomen in hele euro's) Lasten FUNCTIE 001 BESTUUR Begroting 2006 Werkelijk 2006 Verschil 1.1 Salarissen en sociale lasten - 2.3 Afschrijvingen 3.0 Personeel van derden 43.000 93.000 50.000-3.4.3 Niet duurzame goederen en diensten 637.000 803.246 166.246-4.2.5. Overige inkomensoverdrachten - 6.0 Reserveringen 222.474 222.474-6.2.2. Overige verrekeningen kostenplaatsen - Totaal lasten 680.000 1.118.720 438.720- Baten FUNCTIE 001 BESTUUR 3.4.3 Niet duurzame goederen en diensten - 4.2.1. Inkomensoverdrachten van het Rijk - 4.2.2. Inkomensoverdrachten van de overheid (excl. Rijk) 680.000 889.970 209.970 4.2.3. Inkomensoverdrachten niet overheid - 6.0 Reserveringen - 6.2.2. Overige verrekeningen kostenplaatsen - Totaal baten 680.000 889.970 209.970 Exploitatieresultaat voor bestemming 228.750-228.750- Reserveringen - - Exploitatieresultaat na bestemming 228.750-228.750-6
4. GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voorzover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Het nadelig saldo wordt gedekt uit de beschikbare budgetten voor 2007. 7
5 TOELICHTING OP DE BALANS. Openstaand Vorderingen op openbare lichamen bedrag Regio Zuid-Holland Zuid 46.605 Gemeente Alblasserdam 65.019 Gemeente Dordrecht 466.091 Gemeente Hendrik Ido Ambacht 83.187 Gemeente Papendrecht 109.960 Gemeente Sliedrecht 84.143 Gemeente Zwijndrecht 160.636 Gemeente 's Gravendeel 30.597 Ingenieursbureau Dordrecht Zwijndrecht 3.973 1.050.210 Vorderingen hebben betrekking op de inrichtingskosten en zijn pas ultimo 2006 in rekening gebracht en waren zodoende per 31december 2006 niet voldaan. Overige schulden: Uitsplitsing overige schulden ultimo 2006 Te betalen crediteuren per ultimo 2006 168.003 Rekening-courant subregio Drechtsteden ZHZ 418.900 Aangegane verplichtingen 394.691 981.594 Te betalen crediteuren per ultimo 2006 ultimo 2006 Regio Zuid-Holland Zuid 25.500 Berenschot 131.138 TMOP Management & Detachering 11.365 168.003 Alle crediteuren zijn per 1 april 2007 voldaan. Rekening-courant subregio Drechtsteden ZHZ 418.900. Dit betreffen de rekeningen die via de bankrekening van de subregio aan diverse dienstverleners is voldaan. 8
Aangegane verplichtingen ultimo 2006 Berenschot, Huntjens en Kokx 25.775 Gemeente Papendrecht inhuur Dhr. Van de Zedde 13.000 Gemeente Papendrecht, inhuur Dhr. Van der Heiden(totale inzet 526 uur) 30.000 Gemeente Dordrecht, communicatie 13.000 Gemeente Dordrecht, inrichting facilitair GRD 10.000 Gemeente Dordrecht, realisatie e-loket 4.500 Gemeente Dordrecht, uitwerking middelen 2.000 Gemeente Dordrecht, stafdiensten financiën 90.000 Gemeente Dordrecht, ICT infrastructuur 62.271 Gemeente Dordrecht, Beaufort 39.735 Gemeente Dordrecht, implementatie informatiesysteem 35.000 Gemeente Dordrecht, inhuur mevrouw Blaas 40.000 Gemeente Dordrecht, mevrouw Vermeer 10.000 Gemeente Dordrecht, abonnement RAP 2.000 Gemeente Dordrecht, loopbaancentrum 5.400 Stichting Breedband 3.890 Dhr. Verhoef, P&O advisering 6.528 Diverse verplichtingen 1.592 394.691 Overlopende passiva 74.890 Deze balanspost betreft het verschil tussen de in rekening gebrachte omzetbelasting op basis van de transparantieregeling en de betaalde omzetbelasting op ontvangen facturen. Aangezien een vrij groot gedeelte van de nota s in 2007 is ontvangen, valt een gedeelte van de ontvangen omzetbelasting in 2007. 9
6 TOELICHTING OP DE STAAT VAN BATEN EN LASTEN. Begroting Bedrag Verschil Project omschrijving (Kosten - Project) Algemeen 190.000 283.112 93.112- Bestuur en sturing 45.000 36.765 8.235 Communicatie 40.000 54.594 14.594- Bedrijfsvoering 180.000 358.377 178.377- Personeel 215.000 152.999 62.001 Onvoorzien 10.000 10.400 400- Totaal generaal 680.000 896.246 216.246- Algemeen Begroting Realisatie Verschil Berenschot, projectbegeleiding/regie,- management, ICT en juridische advisering, secretariaat 177.000 263.188 86.188 Dirkzwager, ingenieursbureau 6.678 6.678 Gemeente Papendrecht, inzake J vd Zedde 13.000 13.000 0 Overige uitgaven 246 246 Nadere uitsplitsing van kosten bedrijfsvoering totaal 190.000 283.112 93.112 Bedrijfsvoering Begroting Realisatie Verschil Deloitte, P&C advisering 4.200 4.200- Gemeente Papendrecht, interim control/financiën 30.000 30.000 - Dordrecht, inrichting stafdiensten financiën 25.000 90.000 65.000- Dordrecht, inhuur inzake P&O - 50.000 50.000- Dordrecht, inrichting personeels- en salarisadministratie 80.000 74.735 5.265 ICT, uitbreiding breedband 34.599 34.599- Gemeente Dordrecht, inrichting ICT 45.000 62.271 17.271- Gemeente Dordrecht, bijdrage facilitaire voorzieningen 10.000 10.000- Overige kosten 2.572 2.572- totaal 180.000 358.377 178.377- Storting voorziening in verband met uitstapverplichtingen regio ZHZ 222.474 Met de directie regio Zuid-Holland Zuid is overeengekomen in het gemis aan dekking voor haar overheadkosten tegemoet te komen. Aangezien deze verplichting direct met de oprichting van de GRD verband houdt, moet het treffen van deze voorziening in 2006 worden gerealiseerd. 10
7. PARAGRAFEN. Als gevolg van het Besluit Begroting en Verantwoording zijn gemeenschappelijke regeling tot het opnemen van paragrafen in de begroting en jaarrekeningen verplicht. Het blijkt uit de balans en de staat van baten en lasten dat nadere rapportage over woonlasten, weerstandsvermogen, kapitaalgoederen, financiering, verbonden partijen en financiering weinig toevoegt en dus niet zinvol is. Voor wat betreft de paragraaf bedrijfsvoering wordt het volgende opgemerkt: De Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD) is op 8 maart 2006 gestart. Sindsdien wordt aan bedrijfsvoering gebouwd. Het opbouwen van de bedrijfsvoering gaat in verband met de komst van het Service Centrum Drechtsteden komende jaren onverminderd door. De GRD heeft in 2007 geen medewerkers op de loonlijst gehad. De medewerkers die zijn ingezet voor het opzetten van de bedrijfsvoering van de GRD waren of in de dienst bij de subregio Drechtsteden van de regio Zuid-Holland Zuid of bij de deelnemende gemeenten of zijn ingehuurd. Met name is gebruik van de expertise en slagkracht van Berenschot gemaakt. Met de meeste dienstverleners zijn vooraf (financiële) afspraken gemaakt. Nacalculatie van dienstverlening door gemeenten heeft niet plaatsgevonden. Met externen zoals Berenschot is de extra en noodzakelijke inzet op basis van vooraf overeengekomen dagtarieven afgerekend. In bestuurlijk opzicht is mede door de inzet van de leden van de technische commissie veel voor de bestuurlijke bedrijfsvoering tot stand gebracht. Te denken valt aan diverse ontwerpbeheersverordeningen, de begroting 2008, het financieringsstatuut, diverse mandaat- en delegatieregelingen. In een fase van opbouw is van een optimale bedrijfsvoering geen sprake. Dat blijkt onder andere ook uit de financiële verantwoording: een niet vastgestelde begroting en een officieuze begroting waarvan diverse posten zijn overschreden. Niet goed maar wel passend in het beeld van een nieuwe en dynamische organisatie. 11
8. Accountantsverklaring 12
9 ONTWERPBESLUIT VASTSTELLING JAARREKENING 2006 DAGELIJKS BESTUUR Als concept-jaarrekening vastgesteld en aangeboden aan de Drechtraad op 10 mei 2007. Het dagelijks bestuur van de Drechtsteden De secretaris G.J. Vogelaar De voorzitter R.J.G Bandell DRECHTRAAD Vastgesteld door de Drechtraad van de Drechtsteden in de openbare vergadering van 27 juni 2007. De coördinerend griffier J.G.A. Paans De voorzitter R.J.G Bandell 13