Subsidieregeling Energie en Innovatie EOS: Demonstratie
Inhoud 1. De subsidieregeling EOS: Demonstratie 1.1 Welke demonstratieprojecten komen in aanmerking? 2. Het subsidiebedrag en uw projectkosten 2.1 Hoeveel subsidie kunt u ontvangen? 2.2 Voor welke kosten kunt u subsidie krijgen? 3. Beperkingen, voorwaarden en criteria 3.1 Beperkingen en specifieke voorwaarden 3.2 Beoordelingscriteria Criterium 1: Innovatie Criterium 2: Verduurzaming Criterium 3: Herhalingspotentieel Criterium 4: Samenwerking, slaagkans en kennisoverdracht 4. Subsidie aanvragen 4.1 De procedure in zes stappen 4.2 De onderdelen van de subsidieaanvraag 4.3 Als uw project subsidie krijgt toegekend 4.4 Wat gebeurt er bij afwijzing van uw aanvraag? Bijlage 1 CO 2 -equivalenten Bijlage 2 MKB-toets Bijlage 3 Subsidiabele kosten Verklarende woordenlijst 2 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Demonstratie
Introductie De subsidieregeling EOS: Demonstratie ondersteunt energiedemonstratieprojecten waarmee met name ondernemers in een realistische gebruiksomgeving het functioneren van een nieuwe technologie kunnen aantonen. Het gaat om een eerste toepassing van nieuwe technologie, gericht op energiebesparing of duurzame energie. Agentschap NL voert deze regeling uit in opdracht van het Ministerie van Economische Zaken. EOS: Demonstratie is onderdeel van het programma Energie Onderzoek Subsidie (EOS). De regelingsteksten zijn opgenomen in de Subsidieregeling Energie en Innovatie. Deze subsidieregeling vervangt de Tijdelijke Energie Regeling Markt en Innovatie (de TERM) waaronder EOS:Demonstratie in 2009 viel. Wat vindt u in deze handleiding? In hoofdstuk 1 leest u welke demonstratieprojecten in aanmerking komen voor de subsidieregeling EOS: Demonstratie. Vervolgens leest u in hoofdstuk 2 hoeveel subsidie u kunt ontvangen, en voor welke projectkosten. In hoofdstuk 3 staan beperkingen, voorwaarden en criteria van de subsidieregeling op een rij. In het laatste hoofdstuk staat beschreven hoe u in zes stappen subsidie kunt aanvragen. Het bevat ook een overzicht van de onderdelen waaruit een subsidieaanvraag bestaat. Verder vindt u bij deze handleiding drie bijlagen. In bijlage 1 leest u meer over CO 2 -equivalenten. De tweede bijlage bevat de MKB-toets. Bijlage 3 gaat dieper in op de subsidiabele kosten. Tot slot vindt u een verklarende woordenlijst met een omschrijving van alle onderstreepte begrippen uit deze handleiding. 3 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Demonstratie
1. De subsidieregeling EOS: Demonstratie 1.1 Welke demonstratieprojecten komen in aanmerking? Bij EOS: Demonstratie staan investeringsprojecten centraal met een voor Nederland nieuwe of vernieuwende technologie, functie (met bestaande technologie), aanpak of een nieuw of vernieuwend systeem. Het kan ook gaan om een combinatie van nieuwe en bestaande technologie. Ondernemers kunnen dit combineren met een (nieuwe) aanpak van de maatschappelijke, niet-technologische factoren die een rol spelen bij de toepassing van deze nieuwe technologie. Met deze regeling wil het ministerie van Economische zaken met name ondernemers in staat te stellen om het functioneren van een eerste toepassing van nieuwe technologie, gericht op energiebesparing of duurzame energie, in een realistische gebruiksomgeving aan te tonen. Het gaat om technisch of economisch risicovolle projecten. Een demonstratieproject moet passen binnen een of meerdere van de volgende energiethema s: Groene Grondstoffen Nieuw Gas Duurzame Elektriciteitsvoorziening Ketenefficiency Gebouwde Omgeving Duurzame Mobiliteit Carbon Capture and Storage Kas als Energiebron Is een technologie al in het buitenland gedemonstreerd? Dan moet u aantonen dat technische en/of economische risico s het nodig maken om deze technologie ook in Nederland te demonstreren voor introductie op de markt. Houdt u zich bezig met haalbaarheidof ontwikkelingsactiviteiten? Hiervoor is een andere subsidieregeling: EOS: Korte Termijn Onderzoek. Bezoek onze website voor meer informatie hierover: www.agentschapnl.nl/eos. Laat uw projectidee eerst toetsen! U kunt uw aanvraag voor EOS: Demonstratie bij Agentschap NL indienen. Maar niet alle aanvragen voor demonstratieprojecten komen in aanmerking voor subsidie. Het is daarom verstandig dat u, vóórdat u het aanvraagformulier invult en uw projectplan opstelt, uw projectidee eerst door ons laat bekijken. Na onze analyse krijgt u duidelijke aanbevelingen en kunt u snel beoordelen of het zinvol is een subsidieaanvraag in te dienen. Alle informatie die u ons verstrekt, behandelen we vertrouwelijk. Kijk op www.agentschapnl.nl/eos voor meer informatie over deze dienst. Op deze site vindt u het projectideeformulier. 4 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Demonstratie
2. Het subsidiebedrag en uw projectkosten 2.1 Hoeveel subsidie kunt u ontvangen? U kunt maximaal 800.000 subsidie krijgen per project. U krijgt 40% subsidie over de meerkosten van het demonstratieproject (zie 2.2). MKB-ondernemingen krijgen 10% extra subsidie over hun kosten die in aanmerking komen voor subsidie. Als uw project subsidie krijgt toegekend en het een samenwerkingsverband betreft, krijgt de penvoerder automatisch voorschotten voor alle deelnemers. De penvoerder zorgt voor de verdeling van het subsidiebedrag onder de deelnemers. Per tender is er een subsidiebudget beschikbaar, dat per jaar varieert. Dit subsidiebudget vindt u op de website www.agentschapnl.nl/eos. 2.2 Voor welke kosten kunt u subsidie krijgen? U kunt subsidie krijgen voor de investeringskosten van het project, min de referentiekosten, extra opbrengsten en voordelen gedurende de eerste vijf jaar van de gebruiksduur. De verrekening van besparingen en opbrengsten betreft bijvoorbeeld de besparing op brandstoffen, dakbedekking door het gebruik van PV-panelen, de vermindering van grond- en hulpstoffen en op onderhoud. Of bijvoorbeeld de opbrengst van bijproducten of een afvalstroom met restwaarde. U kunt dus alleen subsidie krijgen over extra investeringskosten, ook wel meerkosten genoemd, ten opzichte van de gangbare technologie. Als u geen BTW in aftrek kunt brengen en subsidie ontvangt, nemen we de kosten inclusief omzetbelasting in aanmerking. Extra investeringskosten hebben betrekking op: Kosten van verwerving of op andere titel dan verwerving in gebruik verkregen bedrijfsterreinen Kosten van verwerving, huurkoop of lease van bedrijfsgebouwen en daartoe te rekenen centrale voorzieningen Kosten van aangeschafte machines en apparatuur Kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen Kosten van onderhoud en inspectie, administratie en beheer, ontmanteling, onvoorziene reparaties, verplichte milieumonitoring en verzekeringen Kosten van geleidelijk opstarten en in gebruik nemen van het project en daartoe te rekenen productiekosten Kosten van tenaamstelling, verwerving en instandhouding van rechten van intellectuele eigendom Aan derden verschuldigde kosten. In bijlage 3 vindt u meer uitleg over de subsidiabele kosten. 5 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Demonstratie
3. Beperkingen, voorwaarden en criteria 3.1 Beperkingen en specifieke voorwaarden De regeling heeft een aantal beperkingen en voorwaarden waar u rekening mee moet houden als u voor subsidie in aanmerking wilt komen. De belangrijkste hebben we voor u op een rijtje gezet: Uw project moet passen binnen één van de acht energiethema s. De subsidie is bedoeld voor het demonstreren van technieken met een technisch en of economisch risico. Het moet gaan om voor Nederland nieuwe apparaten, systemen of technieken, of een voor Nederland nieuwe toepassing hiervan. Heeft uw project al subsidie gehad van een bestuursorgaan of de Europese Commissie? Dan wordt het toegezegde subsidiebedrag in principe afgetrokken van de subsidie die u bij EOS: Demonstratie kunt krijgen. Neem contact op met Agentschap NL om te horen wat dat voor uw situatie betekent. De subsidie voor de projectkosten aan uitbesteding (kosten derden) bedragen maximaal 50 procent van de meerkosten van het project. De maximale looptijd van de projecten is drie jaar. Het project dient te worden uitgevoerd in Nederland. Ook moet de subsidieontvanger in Nederland zijn gevestigd. 3.2 Beoordelingscriteria Een doelmatige en duurzame energiehuishouding bevorderen in Nederland : dat is de doelstelling voor het energiebeleid van het ministerie van Economische Zaken. Met de regeling EOS: Demonstratie wil het ministerie investeringsprojecten onder steunen die technisch en/of economisch risicovol zijn. De projecten worden daarom beoordeeld op de volgende vier criteria: 1. De innovatie ten opzichte van de huidige praktijk in Nederland. 2. De bijdrage aan de verduurzaming van de energiehuishouding in absolute en relatieve CO 2 -reductie of PJ per jaar op projectniveau. 3. Het herhalingspotentieel, gebaseerd op kostprijsontwikkeling en marktverwachting. 4. De kwaliteit van het samenwerkingsverband, de slaagkans van het project en het feit of kennisoverdracht een structureel onderdeel is van de demonstratie. Bij de beoordeling telt criterium 1 eenmaal mee, en het gemiddelde van de criteria 2 tot en met 4 tweemaal. Hieronder lichten we elk criterium toe. Criterium 1: Innovatie Het is voor de beoordeling van uw project belangrijk dat u de innovatie van het project in technische termen beschrijft. Bepalend is in hoeverre uw project innovatief is ten opzichte van de huidige techniek binnen Nederland. Alleen een functionele beschrijving van de innovatie, of een opsomming van voordelen van de nieuwe technologie of toepassing is dus onvoldoende. Maak duidelijk op welke technische aspecten het project innovatief is, waarom het nieuw is voor Nederland en de sector waarin u werkt. Maak bijvoorbeeld een technologische vergelijking tussen het nieuwe proces en de huidige techniek. Of geef aan welke nieuwe technische kennis het project oplevert. Criterium 2: Verduurzaming Bij de verduurzaming van de energiehuishouding gaat het om: de besparing van primaire energie (PJ) en/of de besparing van CO 2 -emissie(equivalent) op projectniveau. Geef daarom een duidelijk herleidbare berekening van deze besparing bij een (eerste) toepassing in de praktijk. De energiebesparing wordt gerelateerd aan het energiegebruik bij de referentietechnologie. Komt er een combinatie voor van verschillende energiebesparingstechnieken? Maak de besparingsberekening dan inzichtelijk met een proces- of flowschema. het herhalingspotentieel en de benutting hiervan. Bereken en onderbouw op een herleidbare manier het herhalingspotentieel van het project en de kans dat dit herhalingspotentieel wordt benut binnen een termijn van 10 jaar. Richt u zich hierbij eventueel op verschillende product-marktcombinaties. Criterium 3: Herhalingspotentieel Bij het herhalingspotentieel gaat het om de verwachte economische ontwikkelingen na afloop van het project. Daarbij wordt gekeken naar: kostprijsontwikkeling en marktverwachting van de techniek en/ of het eindproduct. Bereken de economische terugverdientijd van het project en/of de technologie. Zet dit af tegen de referentiesituatie. De economische terugverdientijd geeft weer wat de investeringskosten en de opbrengsten zijn voor andere gebruikers van de nieuwe techniek. Welke kostprijsontwikkeling verwacht u bijvoorbeeld de komende vijf tot tien jaar? En wat zijn de marktverwachtingen? Let hierbij ook op sociaal economische of andere niet-technologische aspecten die een rol kunnen spelen bij de marktintroductie. kostenbesparing ten opzichte van de referentietechnologie. Geef een berekening van de kostenbesparing ten opzichte van de referentietechnologie Criterium 4: Samenwerking, slaagkans en kennisoverdracht Hier licht u toe welke partijen bij het project betrokken zijn en wat hun inbreng en toegevoegde waarde is. Hiermee bedoelen we enerzijds de partners en derden die het project uitvoeren en medeinvesteerders zijn. Anderzijds betreft het partijen die op een andere manier betrokken zijn bij implementatie van de nieuwe technologie. Deze partijen kunnen bijvoorbeeld een potentiële afnemer van de nieuwe technologie zijn of zorgen voor kennisoverdracht. De slaagkans betreft de technische slaagkans van het project. Hier kunt u ook een toelichting geven op eventuele andere verdiensten dan de direct met het project in verband staande sociaal economische aspecten. Denk hierbij aan milieuverdiensten, werkgelegenheid en arbeidsomstandigheden. Geef ook uw plannen weer om uw kennis te delen. Kennis die voortvloeit uit het demonstratieproject moet zijn weg vinden naar andere geïnteresseerden en/of marktpartijen. Dat kan bijvoorbeeld door publicatie in vakbladen, lezingen en workshops. 6 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Demonstratie
4. Subsidie aanvragen 4.1 De procedure in zes stappen Stap 1 - Agentschap NL benaderen Heeft u een projectidee? Het is verstandig om uw projectidee voor te leggen aan Agentschap NL voordat u het aanvraagformulier invult en een projectplan opstelt. Op de website www.agentschapnl.nl/eos-advies kunt u uw projectiedee in één à twee A4-tjes invullen. Bij het beoordelen van uw projectidee letten we op het volgende: Is het idee technisch (waarschijnlijk) haalbaar? Dit beoordelen de Agentschap NL-adviseurs op grond van hun expertise. Is het idee economisch interessant? Een idee moet een reëel probleem oplossen en de concurrentie met andere oplossingen aankunnen. Past het idee binnen de subsidieregeling EOS: demonstratie, of is er een andere geldgever (subsidieregeling, marktpartijen) waar uw project een betere kans maakt? Vertrouwelijkheid van gegevens Agentschap NL gaat vertrouwelijk om met uw (soms concurrentiegevoelige) gegevens. Verzoeken van derden om informatie hierover wijzen we dan ook af. Maar als het om milieu-informatie gaat, dan moeten we bij de behandeling van informatieverzoeken een belangenafweging maken. U kunt over de gedragslijn van Agentschap NL meer lezen op www.agentschapnl.nl onder de zoektermen Wob, milieuregister, vertrouwelijk en bedrijfsgegevens. Stap 2 - Subsidieaanvraag indienen Een subsidieaanvraag bestaat uit een aanvraagformulier en de benodigde bijlagen, waaronder een projectplan en een modelbegroting. Sla het projectplan als Word-document op en de begroting als Excel document. Dien uw subsidieaanvraag bij voorkeur via internet in (www.agentschapnl.nl/ediensten). U kunt uw aanvraag ook per post naar Agentschap NL sturen of persoonlijk afgeven aan de balie van Agentschap NL in Utrecht. Als u uw aanvraag op papier indient, ontvangen we graag twee extra kopieën (enkelzijdig en losbladig). Als aanvulling op uw papieren aanvraag ontvangen we ook graag een CD-rom of e-mail (maximaal 7 MB). In principe is er minimaal één tender per jaar. Tijdens de openstellingstermijn van deze tender kunt u een subsidieaanvraag voor EOS: Demonstratie indienen. Een overzicht van de tenderperiode met de bijbehorende sluitingsdata vindt u op www.agentschapnl.nl/eos. Zorg dat uw aanvraag uiterlijk voor 17.00 uur op de sluitingsdatum binnen is bij Agentschap NL. Dit geldt ook voor aanvraag die u per post verstuurt. Wij adviseren u dringend om uw aanvraag ruim van tevoren in te dienen. Stap 3 - Is uw aanvraag volledig? Als uw aanvraag bij Agentschap NL binnen is, controleren wij of deze aan alle formele voorwaarden voldoet. Bijvoorbeeld of de aanvraag volledig is ingevuld, ondertekend en voorzien van alle benodigde bijlagen. Als uw aanvraag compleet is, nemen we uw aanvraag in behandeling. Stap 4 - Toetsing aan de vereisten Vervolgens toetsen wij of uw aanvraag voldoet aan de vereisten van de regeling. Is dit het geval, dan komt uw project in aanmerking voor beoordeling. Is dit niet het geval, dan wordt uw aanvraag afgewezen. Stap 5 Beoordeling van de aanvraag AgentschapNL legt de ingediende projecten ter beoordeling voor aan de Adviescommissie EOS: Demonstratie. Deze commissie rangschikt de voorstellen aan de hand van de vier criteria die in paragraaf 3.2 beschreven staan: 1. De innovatie ten opzichte van de huidige praktijk in Nederland. 2. De bijdrage aan de verduurzaming van de energiehuishouding in absolute en relatieve CO 2 -reductie of PJ per jaar op projectniveau. 3. Het herhalingspotentieel, gebaseerd op kostprijsontwikkeling en marktverwachting. 4. De kwaliteit van het samenwerkingsverband, de slaagkans van het project en het feit of kennisoverdracht een structureel onderdeel is van de demonstratie. Bij de beoordeling telt criterium 1 eenmaal mee, en het gemiddelde van de criteria 2 tot en met 4 tweemaal. Stap 6 - Uitsluitsel over toekenning of afwijzing De beoordeling van en berichtgeving over Energie Onderzoek Subsidie: demonstratie neemt na de tendersluiting maximaal dertien weken in beslag. Binnen deze termijn laten we u weten of uw aanvraag is afgewezen of is toegekend. 4.2 De onderdelen van de subsidieaanvraag Om projecten inhoudelijk en financieel te kunnen beoordelen, is het nodig dat u alle onderdelen van de subsidieaanvraag aanlevert. Daarbij is het belangrijk dat alle projectplannen en begrotingen op dezelfde manier zijn opgesteld. Daarom is er een model beschikbaar voor het aanvraagformulier, deelnemersformulier, projectplan en de begroting. Deze modellen kunt u downloaden via www.agentschapnl.nl/eos of opvragen bij Agentschap NL. Een subsidieaanvraag bestaat uit: Het aanvraagformulier Bijlage 1: Deelnemersformulier (indien van toepassing) Bijlage 2: Projectplan Bijlage 3: Begroting Bijlage 4: Jaarverslag, jaarrekening en een accountantsrapport Bijlage 5: Overige bijlage(n) 7 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Demonstratie
Het aanvraagformulier Het aanvraagformulier is het eerste officiële stuk van de aanvraag. Op het aanvraagformulier staan de gegevens van de aanvrager (penvoerder) en de namen van eventuele projectpartners. De penvoerder moet het aanvraagformulier rechtsgeldig ondertekenen. Op het aanvraagformulier vindt u een toelichting bij de vragen. De penvoerder ontvangt alle correspondentie van Agentschap NL, die na uw subsidieaanvraag volgt. Bijlage 1: Deelnemersformulier Is er sprake van een samenwerkingsverband? Vul dan de deelnemergegevens in op het deelnemersformulier. Iedere deelnemer ondertekent dit formulier en machtigt hiermee de penvoerder voor de subsidieaanvraag en verdere correspondentie hierover. Deze ondertekening is ook een verklaring dat er een samenwerkingsovereenkomst of uitbestedingovereenkomst komt als het project subsidie krijgt toegekend. Bijlage 2: Projectplan Uw subsidieaanvraag wordt inhoudelijk beoordeeld op grond van uw projectplan. Het projectplan moet een gedetailleerd beeld geven van het project en volgens een vast stramien zijn opgesteld. Hiervoor is een modelprojectplan beschikbaar. Wij adviseren u, voordat u een aanvraag indient, uw projectidee te bespreken met een adviseur van Agentschap NL. Bijlage 3: Begroting In het begrotingsmodel geeft u de kosten van uw project aan en maakt u deze kosten aannemelijk. Dit kunt u doen door in de begroting een onderbouwing te geven en bijvoorbeeld offertes te sturen. Binnen EOS: Demonstratie zijn de meerkosten van de investering ten opzichte van een referentiesituatie subsidiabel. U moet in ieder geval voldoen aan de volgende verplichtingen: Stuur van alle aanvragers (penvoerder en deelnemers) een aparte begroting op. De penvoerder geeft een samenvatting van de totale projectkosten. Bijlage 4: Jaarverslag, jaarrekening en accountantsrapport Stuur ons per aanvrager of deelnemer een jaarverslag of -rekening en een accountantsrapport over het laatst afgesloten boekjaar. Als dit via internet verkrijgbaar is, of als u dit al eerder aan Agentschap NL heeft verstrekt, kunt u hiernaar verwijzen. Bedrijven jonger dan één jaar moeten een businessplan en openingsbalans bijvoegen. Deze stukken gebruiken we bij de beoordeling van uw eigen aandeel in de financiering van het project. Blijkt uit deze stukken niet dat u het eigen aandeel kunt financieren? Stuur dan andere bewijsstukken mee, bijvoorbeeld een bankafschrift. Bijlage 5: Overige bijlagen Wij raden u aan stukken, die belangrijk zijn voor het project, ter onderbouwing mee te sturen. Voorbeelden hiervan zijn: Offertes Toezeggingen van de bank Uitbestedingsovereenkomst Samenwerkingsovereenkomst Is er nog geen samenwerkingsovereenkomst tussen alle betrokken partijen? Dan adviseren wij u dringend om deze zo snel mogelijk te sluiten. Goede gezamenlijke afspraken zijn nodig een project goed uit te voeren. Bovendien bent u verplicht een samenwerkingsovereenkomst op te stellen als u subsidie krijgt toegekend. Mochten er problemen bij de samenwerking ontstaan, dan is het handig om op de gemaakte afspraken te kunnen terugvallen. In een samenwerkingsovereenkomst zijn rechten en plichten van alle betrokkenen vastgelegd. Zo kunt u hier bepaalde aansprakelijkheden regelen. Wij adviseren om de volgende punten in deze overeenkomst op te nemen: De deelnemers in het samenwerkingsverband De doelstelling van de samenwerking De manier waarop u samenwerkt De duur van de samenwerking De onderlinge verdeling van kosten en risico s De onderlinge verdeling van de subsidie De onderlinge verdeling van de intellectuele eigendomsrechten. Dit is verplicht als een van overheidswege gefinancierde onderzoeks organisatie deel uitmaakt van het samenwerkingsverband. 4.3 Als uw project subsidie krijgt toegekend Als uw project voor subsidie in aanmerking komt, krijgt u dit bedrag in delen uitgekeerd. Aanvragers en partners krijgen automatisch een voorschot binnen twee weken na aanvang van de activiteiten. U krijgt dan 90 procent van het bedrag waarvoor u dat kwartaal maximaal in aanmerking komt. Vervolgens krijgt u twee weken na de start van een nieuw kwartaal (1 januari, 1 april, 1 juli, 1 oktober) op dezelfde manier een voorschot. Het totaal van de voorschotten bedraagt maximaal 90 procent van de subsidie. De laatste 10 procent van het subsidiebedrag wordt pas na afsluiting en bij vaststelling van het project uitbetaald. 8 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Demonstratie
Houd er rekening mee dat als uw project subsidie krijgt, u aan een aantal verplichtingen moet voldoen. De belangrijkste zijn: U houdt een adequate projectadministratie bij, inclusief sluitende urenadministratie (ook voor machines of apparatuur die niet uitsluitend zijn aangeschaft voor het project). U voert het project uit volgens het projectplan en conform de bepalingen in de beschikking. Voor eventuele wijzigingen in de uitvoering van het project vraagt u vooraf schriftelijk toestemming aan Agentschap NL. U dient tot vijf jaar na de subsidievaststelling te zorgen voor een verantwoord gebruik van de uit het project voortvloeiende resultaten overeenkomstig de subsidieaanvraag. Dit gaat onder andere om een adequate tenaamstelling en bescherming van de uit het project voortvloeiende intellectuele eigendomsrechten. Tijdens het project rapporteert u ieder jaar schriftelijk over de voortgang van het project. Het model van een voortgangsrapportage vindt u op www.agentschapnl.nl/eos. Aan het einde van het project verstrekt u binnen dertien weken een eindverslag en een eindafrekening. Als een aanvrager of deelnemer meer dan 125.000 subsidie ontvangt over zijn deel, dan moet hij een accountantsverklaring aanleveren. 4.4 Wat gebeurt er bij afwijzing van uw aanvraag? In het geval van een afwijzing van uw subsidieverzoek ontvangt u schriftelijk bericht in de vorm van een beschikking. U kunt dan telefonisch een nadere toelichting krijgen op de afwijzing. Afhankelijk van de reden voor afwijzing, bekijken wij samen met u of opnieuw indienen (in een volgende tender) zinvol is. Hierbij dient u er rekening mee te houden, dat bij een eventuele tweede indiening al gemaakte kosten niet voor subsidie in aanmerking komen. Ook kunnen wij u informeren over mogelijkheden van andere subsidieregelingen. 9 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Demonstratie
Bijlage 1 CO 2 -equivalenten Een CO 2 -equivalent is een rekeneenheid om de bijdrage van broeikasgassen aan het broeikaseffect onderling te kunnen vergelijken. Het is gebaseerd op het Global Warming Potential (GWP): de mate waarin een gas per gewichtshoeveelheid bijdraagt aan het broeikaseffect. Zo heeft methaan een GWP van 21, de fluorverbinding zwavelhexafluoride (SF6) een GWP van 23.900. Dat houdt in dat 1 kilo methaan over een periode van 100 jaar 21 maal zoveel aan het broeikaseffect bijdraagt dan 1 kilo CO 2. Zwavelhexafluoride is zelfs per gewichtshoeveelheid 23.900 keer schadelijker dan CO 2. Het GWP is ontwikkeld door het International panel on climate change (IPCC), een organisatie van de Verenigde Naties. Door het GWP kan de emissie van een broeikasgas worden omgerekend naar zogenaamde CO 2 - equivalenten (CO 2 eq.). In de tabel vindt u van veel broeikasgassen het GWP. Hierbij wordt - conform de afspraken in Kyoto - een tijdhorizon van 100 jaar gehanteerd. Omrekeningsfactoren broeikasgassen volgens IPCC Broeikasgas Chemische formule CO2 equivalent CO 2 CO 2 1 HFC-23 CHF 3 11.700 HFC-32 CH 2 F 2 650 HFC-41 CH 3 F 150 HFC-43-10mee C 5 H 2 F 10 1,300 HFC-125 C 2 HF 5 2.800 HFC-134 C 2 H 2 F 4 1.000 HFC-134a CH 2 FCF 3 1.300 HFC-152a C 2 H 4 F 2 140 HFC-143 C 2 H 3 F 3 300 HFC-143a C 2 H 3 F 3 3.800 HFC-227ea C 3 HF 7 2.900 HFC-236fa C 3 H 2 F 6 6.300 HFC-245ca C 3 H 3 F 5 560 Methaan CH 4 21 Lachgas N 2 O 310 Perfluorobutaan C 4 F 10 7.000 Perfluorocylcobutaan c-c 4 F 8 8.700 Perfluoroethaan C 2 F 6 9.200 Perfluorohexaan C 6 F 14 7.400 Perfluormethaan CF 4 6.500 Perfluorpentaan C 5 F 12 7.500 Perfluorpropaan C 3 F 8 7.000 Stikstoftrifluoride NF 3 10.800 Zwavelhexafluoride SF 6 23.900 Uitgebreide informatie kunt u vinden op de website van ROB (Reductieplan Overige Broeikasgassen) http://www.agentschapnl.nl/rob 10 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Demonstratie
Bijlage 2 MKB-toets MKB-definitie gebaseerd op EG-Verordening 70/2001 en Verordening 364/2004 Binnen de regeling EOS: Lange termijn krijgen MKB-ondernemingen extra aandacht. MKB-ondernemingen die deelnemen aan een onderzoeksproject (i.e. hun eigen projectaandeel betalen) krijgen een toeslag van 10 procent voor hun aandeel in de projectkosten voor industrieel onderzoek. Aan de hand van het schema hieronder kunt u zien of uw onderneming wordt aangemerkt als MKB-onderneming. 1. Heeft de aanvrager meer dan 250 medewerkers in dienst? ja nee 1. Heeft de aanvrager meer dan 2. Bedraagt de jaaromzet meer dan 50 miljoen? of Bedraagt het balanstotaal meer dan 43 miljoen? nee ja Beschikken (geen MKB-er) 3. Is de aanvrager een verbonden onderneming (zie schema 2)? ja nee 4. Is de aanvrager een partner onderneming (zie schema 3)? nee ja Blijven de opgetelde waardes van de ondernemingen onder de bij 1 en 2 genoemde grenzen? ja nee MKB-er 11 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Demonstratie
Bijlage 3 Subsidiabele kosten Algemeen: 1. Voor subsidie komen de redelijk gemaakte kosten in aanmerking die direct verbonden zijn met de uitvoering van een activiteit. 2. Vóór indiening van de aanvraag door de subsidieontvanger gemaakte kosten komen niet voor subsidie in aanmerking. 3. De eventuele restwaarde van specifiek voor de subsidiabele activiteiten aangeschafte apparatuur maakt geen deel uit van de subsidiabele kosten. 4. De kosten worden in aanmerking genomen met inbegrip van omzetbelasting, indien de subsidieontvanger die de kosten heeft gemaakt, omzetbelasting niet in aftrek kan brengen. 5. Winstopslagen bij transacties binnen een groep worden alleen in aanmerking genomen voor zover het gebruikelijk is die winstopslagen ook bij soortgelijke transacties buiten de groep in rekening te brengen. 6. Bij subsidie aan een ondernemer waar een Europees steunkader op van toepassing is, komen alleen de kosten voor vergoeding in aanmerking die voldoen aan de eisen van het desbetreffende steunkader. 7. Afschrijvingskosten van apparatuur en gebouwen worden lineair berekend als fractie van de aanschafprijs op basis van bedrijfseconomische grondslagen en normen, met een minimale afschrijvingstermijn van vijf jaar. 8. Voor subsidieontvangers die geen BTW in aftrek kunnen brengen, worden de kosten inclusief omzetbelasting in aanmerking genomen. EOS: Demonstratie: De subsidiabele projectkosten of meerkosten worden als volgt berekend: Investeringskosten (A) Referentiekosten (B) Besparingen en opbrengsten (C) voordeel uit EIA en exploitatiesubsidie, o.a. SDE (D) (zie ook 2.2 van deze handleiding) A. Extra investeringskosten hebben betrekking op 1 : a) kosten van verwerving of op andere titel dan verwerving in gebruik verkregen bedrijfsterreinen; de koopsom en overdrachtskosten met uitzondering van overdrachtsbelasting of de gekapitaliseerde erfpachtcanon exclusief de kosten van vestiging van de erfpacht, indien de grond van een gemeente of enig ander van overheidswege opgericht lichaam in erfpacht is verkregen; b) kosten van verwerving, huurkoop of lease van bedrijfsgebouwen en daartoe te rekenen centrale voorzieningen; de koopsom en de overdrachtskosten of de aan derden verschuldigde bouwkosten met uitzondering van de financieringskosten en de overdrachtsbelasting c) kosten van aangeschafte machines en apparatuur; i) voor zover deze na afloop van het project voor dezelfde doeleinden worden ingezet als beoogd met het project en blijven bijdragen aan een duurzame energiehuishouding: kosten voor de aanschaf ervan; ii) als de betreffende machines en apparatuur tijdens of na afloop van het project voor andere doeleinden wordt ingezet dan waar het project voor opgezet was, dan mogen alleen afschrijvingskosten opgevoerd worden. De afschrijvingskosten moeten zijn berekend op basis van de historische aanschafprijzen en worden afgeschreven in afschrijvingstermijnen zoals ook door de belastingdienst wordt geaccepteerd, met een minimum afschrijvingstermijn van 5 jaar (zie punt 7). In het geval van lease worden de afschrijvingskosten berekend op basis van de historische aanschafprijzen en lease-termijn. In het geval van lease zijn financieringskosten niet subsidiabel. Zowel afschrijvings termijnen als lease-termijnen moeten bovendien gebaseerd zijn op de bedrijfseconomische levensduur (in het geval van afschrijvingstermijnen met een minimum van 5 jaar). Indien de betreffende machines en apparatuur al voor indienen van de subsidieaanvraag zijn aangeschaft, dan is er ook sprake van gedeeltelijke inzet voor het project. Ook in dat geval mogen alleen afschrijvingskosten opgevoerd worden zoals hierboven beschreven. d) kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen; het verbruik ervan, gebaseerd op historische aanschafprijzen e) kosten van onderhoud en inspectie, administratie en beheer, ontmanteling, onvoorziene reparaties, verplichte milieumonitoring en verzekeringen; voor zover zij geactiveerd zijn op de fiscale balans: i) wat betreft onderhoud en inspectie alsmede beheer en administratie met inbegrip van de voortgangsrapportages en het eindverslag: kosten die rechtstreeks zijn toe te rekenen aan onderdeel a tot en met d; ii) wat betreft verzekeringen: kosten die rechtstreeks zijn toe te rekenen aan onderdeel a tot en met d; iii) wat betreft onvoorziene reparaties: kosten die rechtstreeks zijn toe te rekenen aan onderdeel b tot en met d; iv) wat betreft monitoring: kosten die rechtstreeks zijn toe te rekenen aan voortgangscontrole op een project; v) wat betreft ontmanteling: kosten ervan voor zover gehele of gedeeltelijke verwijdering van een project in verband met milieubescherming verplicht is, te berekenen over een periode van ten hoogste 20 jaar; f ) kosten van geleidelijk opstarten en in gebruik nemen van het project en daartoe te rekenen productiekosten; voor zover zij geactiveerd zijn op de fiscale balans: kosten ervan die rechtstreeks zijn toe te rekenen aan capaciteitsverlies en gederfde inkomsten. g) kosten van tenaamstelling, verwerving en instandhouding van rechten van intellectuele eigendom; h) aan derden verschuldigde kosten. Van de som van de per kostensoort berekende investeringskosten van het project verminderd met de referentiekosten maken de aan derden verschuldigde kosten, ten hoogste 50 procent deel uit. 1 Dit is een samengevoegde versie van artikel 14a uit het Kaderbesluit EZ-subsidies en artikel 1.4 van de Subsidieregeling energie en innovatie. De regelingteksten zoals gepubliceerd in de staatscourant zijn echter leidend. 12 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Demonstratie
Verklarende woordenlijst Deelnemer (mede-aanvrager) Een natuurlijke persoon of rechtspersoon neemt deel aan het samenwerkingsverband voor eigen kosten en risico en hanteert geen commerciële tarieven. Derden (subcontractant) Derden voeren een deel van het project uit in opdracht en op kosten van de aanvrager of een deelnemer. Met een derde kan een uitbestedingsovereenkomst gesloten worden. Groep Een groep is een economische eenheid waarin organisatorisch zijn verbonden: een natuurlijke persoon of privaatrechtelijke rechtspersoon, die direct of indirect: - meer dan de helft van het geplaatste kapitaal verschaft aan, - volledig aansprakelijk vennoot is van, of - overwegende zeggenschap heeft over een of meer rechtspersonen of vennootschappen, en laatst bedoelde rechtspersonen of vennootschappen. MKB-onderneming Onder een kleine of middelgrote onderneming in de zin van de verordeningen 70/2001 en 364/2004 van de Europese Commissie inzake staatssteun voor kleine of middelgrote onderneming wordt verstaan een onderneming die: minder dan 250 werknemers heeft en een jaaromzet heeft van niet meer dan 50 miljoen óf een jaarlijks balanstotaal heeft van niet meer dan 43 miljoen, en niet voor 25 procent of meer van het kapitaal of van de stemrechten in handen is van één of meerdere ondernemingen die niet aan deze definitie voldoen, met uitzondering van openbare participatiemaatschappijen, van ondernemingen van risicokapitaal of van institutionele beleggers, indien deze individueel noch gezamenlijk in enig opzicht zeggenschap over de onderneming hebben (zie ook de MKB-toets). Ondernemer Een natuurlijke persoon of rechtspersoon (niet zijnde een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld) die een onderneming in stand houdt (niet zijnde een onderneming die bij regeling van de Minister van Economische Zaken is uitgesloten). Penvoerder Eén van de deelnemers in een project dat uitgevoerd wordt door een samenwerkingsverband. De penvoerder dient mede namens de andere deelnemers de aanvraag in verzorgt de correspondentie en de rapportage. De penvoerder zorgt ook voor de verdeling van de subsidie over de deelnemers. Projectkosten Kosten die een subsidieontvanger na de indiening van de aanvraag heeft gemaakt en betaald en die noodzakelijk zijn en rechtstreeks aan de uitvoering van het samenwerkingsproject zijn toe te rekenen. Referentiekosten Voor een project voor hernieuwbare energie betreffen de referentiekosten de kosten voor een in Nederland gangbaar apparaat, systeem of techniek die dezelfde hoeveelheid energie kan opwekken als met het nieuwe project beoogd wordt. Het gangbare apparaat maakt meestal gebruik van fossiele brandstoffen. Voor een project gericht op energiebesparing gaat het om kosten voor een investering in een in Nederland gangbaar systeem, apparaat of techniek die in technisch opzicht vergelijkbaar is met het project. Het gangbare systeem is echter meer milieubelastend omdat die (veel) meer energie verbruikt. Samenwerkingsverband Een verband dat bestaat uit ten minste twee niet in een groep verbonden natuurlijke personen of rechtspersonen, dat geen rechtspersoonlijkheid bezit. In een samenwerkingsverband kunnen, naast bijvoorbeeld een ondernemer, kennisinstituten deelnemen. Deze fungeren in dat geval als volwaardige partners in een samenwerkingsverband. Sluitingsdatum Dit is de datum waarop u uiterlijk uw subsidieaanvraag kunt indienen. Aanvragen dienen uiterlijk om 17.00 uur op de sluitingsdatum van de betreffende indieningstermijn bij Agentschap NL binnen te zijn. De sluitingsdatum kunt u ook vinden op http://www.agentschapnl.nl/eos/ financiele_steun/index.asp. Te laat ingediende aanvragen worden afgewezen. Dit geldt ook voor aanvragen die u (aangetekend) per post verstuurt. Tender Periode waarin u een subsidieaanvraag kunt indienen. Uitbesteding Een relatie tussen de aanvrager, die een project voor eigen rekening en risico uitvoert, en een derde aan wie de aanvrager een deel van de activiteiten van dat project uitbesteedt. De aanvrager dient zelf werkzaamheden in het (samenwerkings) project uit te voeren. De aanvrager mag dan overigens niet met de derde in een groep, commanditaire vennootschap, vennootschap onder firma of een maatschap zijn verbonden. De uitbestedingsrelatie moet zijn vastgelegd in een overeenkomst tot uitbesteding. Uitbestedingsovereenkomst Bij uitbesteding van essentiële onderdelen van het project aan derden moet u een overeenkomst tot uitbesteding sluiten als u subsidie krijgt toegekend. Essentiële uitbestedingen zijn uitbestedingen die een belangrijke bijdrage leveren aan het slagen van het project. Ook uitbestedingen met een grote omvang (meer dan 10 procent) ten opzichte van het totale project vallen hieronder. Niet essentiële uitbestedingen worden bij de beoordeling van de samenwerking buiten beschouwing gelaten. 13 Handleiding - De subsidieregeling EOS: Demonstratie
Dit is een publicatie van: Agentschap NL NL Energie en Klimaat Croeselaan 15 Postbus 8242 3503 RE Utrecht T 088 602 25 33 www.agentschapnl.nl/eos Agentschap NL februari 2010 Publicatie-nr. 2EOSD1001 Hoewel deze publicatie met de grootst mogelijke zorg is samengesteld kan Agentschap NL geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten. Agentschap NL is een agentschap van het ministerie van Economische Zaken. Agentschap NL voert beleid uit voor diverse ministeries als het gaat om duurzaamheid, innovatie en internationaal. Agentschap NL is hét aanspreekpunt voor bedrijven, kennisinstellingen en overheden. Voor informatie en advies, financiering, netwerken en wet- en regelgeving. De divisie NL Energie en Klimaat versterkt de samenleving door te werken aan de energie- en klimaatoplossingen van de toekomst.